Proceso de manejo de Información Difusa en la Organización

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ORIZABA
DIVISIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN
MAESTRÍA EN INGENIERÍA ADMINISTRATIVA
NOMBRE DE LA MATERIA:
Fundamentos de Ingeniería Administrativa
NOMBRE DEL CATEDRÁTICO:
Dr. Fernando Aguirre y Hernández
NOMBRE DEL ARTÍCULO:
Información difusa
PRESENTA:
Ing. Milton Amaury Robles Domínguez
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Información difusa
Introducción
Desde hace muchos años, los seres humanos poseen una necesidad inherente, el
poder comunicarse con sus similares, por esa razón, a través de la comunicación
se intercambia una enorme cantidad de información, es por ello que se han
logrado grandes avances en áreas como: tecnológicas, sociales, económicas, de
salud, entre otras.
Así como los seres humanos en su entorno social, lo mismo sucede dentro de las
organizaciones, es indispensable mantener a todas las áreas en constante
comunicación y para que una comunicación sea exitosa, el receptor debe contar
con las habilidades que le permitan decodificar el mensaje e interpretarlo, pero
algo muy importante, es que el mensaje debe contener información clara y precisa
para una mejor interpretación.
La información se caracteriza por transmitir un mensaje a través de distintos
medios (orales, escritos y audiovisuales) que ayudan a conocer o saber sobre
algún tema o situación.
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Definición de información
Diversos autores definen a la información de una manera distinta, pero cada uno
de ellos aporta un punto de vista interesante que es importante conocer; a
continuación se hace mención de sus contribuciones sobre el tema:
Según (Chiavenato, 2006) afirma que la información:
“Es un conjunto de datos con un significado, o sea, que reduce la incertidumbre
o que aumenta el conocimiento de algo. En verdad, la información es un
mensaje con significado en un determinado contexto, disponible para uso
inmediato y que proporciona orientación a las acciones por el hecho de reducir
el margen de incertidumbre con respecto a nuestras decisiones”.
De acuerdo con el autor Chiavenato, explica que la información se trata de un
mensaje que contiene una serie de datos y a su vez, abarca un determinado
significado que implica a un tema específico, que puede ser útil para el receptor,
disminuyendo su falta de seguridad o de confianza en la toma de decisiones ante
cualquier situación.
Para (Ferrell & Hirt, 2004) determinan que la información: "comprende los datos y
conocimientos que se usan en la toma de decisiones"
Los dos autores mencionados anteriormente, consideran a la información como un
conjunto de conocimientos y datos que pueden ser usados en la toma de
decisiones; podemos darnos cuenta que, su definición la enfocan de una manera
un tanto simple pero concisa.
Según (Czinkota & Kotabe, 2005) manifiestan que la información: consiste en
datos seleccionados y ordenados con un propósito específico"
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De acuerdo con (Toffler & Toffler, 2006) hacen una diferencia muy interesante
entre lo que son los datos y lo que es información, ya que en ocasiones suelen
confundirse con estos dos términos, por consiguiente afirman que: "Los datos
suelen ser descritos como elementos discretos, huérfanos de contexto: por
ejemplo, «300 acciones». Cuando los datos son contextualizados, se convierten
en información: por ejemplo, «tenemos 300 acciones de la empresa
farmacéutica X»".
Tomando en cuenta el ejemplo que nos citan estos dos grandes autores, nos
hacen comprender de una manera muy clara y sencilla, la diferencia que existe
entre el significado de la palabra datos y el significado de la palabra información,
por lo tanto, al divulgarse un conjunto de datos simples, vacíos y carentes de
contexto, difícilmente o mejor dicho, sería imposible llamar a ese conjunto de
datos información.
Según la (Española) nos brinda varias definiciones con respecto a la palabra
información:
(Del lat. informatio, -ōnis 'concepto', 'explicación de una palabra'. 1. f. Acción y
efecto de informar. 2. f. Oficina donde se informa sobre algo. 3. f. Averiguación
jurídica y legal de un hecho o delito. 4. f. Pruebas que se hacen de la calidad y
circunstancias necesarias en una persona para un empleo u honor. U. m. en pl.
5. f. Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o
precisar los que se poseen sobre una materia determinada. 6. f. Conocimientos
comunicados o adquiridos.
También (Wikipedia) tiene una definición sobre lo que es información y establece
que es: un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje
que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho
mensaje.
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Como podemos darnos cuenta, existe una gran cantidad de autores que han
expresado su punto de vista con respecto a lo que es la información, pero todas y
cada una de ellas tienen algo en común, que la información no podría crearse o
establecerse si no hay un conjunto de datos contextualizados para darle sentido a
lo que se está transmitiendo, y entonces poder usarlos para un propósito
específico, como puede ser en la toma de decisiones.
La información en las organizaciones
La información debe distribuirse por todos los rincones de la organización, de
manera que esté al alcance de todos los miembros de la misma, desde el nivel
más alto del organigrama, hasta el más bajo, solo así, podrán expandirse los
conocimientos necesarios para tomar decisiones acertadas y llevar a la
organización por el camino del éxito.
Una de las estrategias que llevan a cabo las organizaciones, es el manejo y
análisis de la información, tanto de manera interna como externa, ya que en todo
proceso de toma de decisiones es necesaria la información externa, por lo tanto,
esta información se recolecta para su envío a los administradores encargados y
pueda ser tratada de manera interna; también es necesario recalcar, que toda la
información obtenida del exterior, debe ser transmitida con fluidez por todas las
áreas de la empresa, esto con la finalidad de aprovechar al máximo los recursos
informativos que provienen del exterior.
De acuerdo con (Oppenheim, Stenson, & Wilson) reafirman e: “identifican los
atributos de la información y concluyen que a ésta se le puede considerar, en el
ámbito de las organizaciones, como activo informativo”. (Citado en (Martínez
Musiño))
En ese mismo contexto, (Cohen F.) afirma y:
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“Analiza algunos aspectos del uso de la información en la economía de la
información y al igual que (Oppenheim, Stenson, & Wilson) considera que la
información es un activo. Al considerar a la información como activo se
encuentra una denotación económica, mejor dicho en la economía de la
información, la cual concibe una preocupación de la cantidad de información
procesada en una organización, mediante la interacción de sus integrantes,
para la toma de decisiones”. (Citado en (Martínez Musiño))
El punto de vista de los autores mencionados, nos deja en claro que, se debe
considerar a la información como el principal activo en una organización, sin
embargo, Max Cohen infiere con respecto a la “teoría de la información”1 cómo las
organizaciones emplean la información interna (control de inventarios, materia
prima, horas máquina disponibles, tiempo de entrega de productos, etc.) para
mejorar sus costos de operación y producción, con lo cual, se verá reflejado en
una mejor productividad.
La administración de la información
Toda la información que se difunde por la organización, debe ser administrada de
manera profesional, con el objeto de que no se distorsionen los mensajes emitidos
y den paso a la información difusa.
Según (Archaira & Pani, 2008) la administración de la información: tiene ciertos
elementos básicos, tales como el acceso, evaluación, administración,
organización, filtrado y distribución de la información de tal manera que la
información puede ser útil para el usuario final. (Citado en (Martínez Musiño))
De acuerdo con los dos autores mencionados anteriormente, afirman que la
administración de la información dentro de una organización, debe tener acceso a
1 Teoría relacionada con las leyes matemáticas que rigen la transmisión y el procesamiento de la
información y se ocupa de la medición de la información y de la representación de la misma.
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todos sus miembros, de manera que pueda ser organizada, evaluada y
administrada, para posteriormente, todo ese cúmulo de información relevante,
pueda ser filtrada y distribuida por toda la organización, lo que potenciaría su
rendimiento y eficacia.
Definición de difuso
Según la (Española) define la palabra difuso como: (Del lat. diffūssus) 1. adj.
Excesivamente dilatado, superabundante en palabras. Lenguaje, estilo, escritor,
orador difuso. 2. adj. Vago, impreciso. Lógica difusa
Luego entonces, podemos afirmar a lo difuso, como aquello que no tiene bien
definido un dominio, por lo cual, suele presentarse con poca claridad, carencia de
certeza, con un alto grado de imprecisión y muy extenso.
Cuando se establece una comunicación entre dos personas o más, algunas veces,
no llegan a ponerse de acuerdo en cierto tema o situación, suponiendo que sea el
caso, es posible que no intercambiaron el conjunto de datos correctos para llegar
a un fin común, es ahí donde se presenta la información difusa.
Enunciemos algunos ejemplos para poder comprender mejor el significado de
“difuso”:
1) Las ideas que propones no me quedan claras o no las logro entender, me
parecen muy difusas.
2) El límite entre la cordura y la locura es difuso
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Información difusa
Ya que hemos estudiado el concepto de información y cómo se establece, es
necesario hacer hincapié y conocer sobre lo que es la información difusa.
Sabemos que la información es un conjunto organizado de datos que transmite un
mensaje sobre un determinado tema o situación, sin embargo, cuando este
mensaje se transmite de forma inexacta, puesto que su conjunto de datos resultan
ser poco claros e imprecisos, se le cataloga como información difusa.
En todas las organizaciones del mundo, se maneja una cantidad estratosférica de
información, por consiguiente, un adecuado manejo de la información dentro de
una organización, influirá positivamente para el logro de sus objetivos, dentro de
los cuales están: el aumento de la competitividad y posicionarse como líder en el
mercado.
Para las organizaciones, resulta una tarea difícil manejar la información con la que
cuenta, sin embargo, resulta aún más difícil tener la habilidad para determinar si la
información que se maneja, es confiable y veraz, es por esa razón que se
desarrolló un proceso del manejo de la información difusa, con el objetivo de
disminuir la incertidumbre que mantienen las organizaciones en el manejo de su
información.
Proceso del manejo de la información difusa
Este proceso lleva una serie de pasos a seguir, y es necesario que se implemente
en toda la organización, tomando como pieza principal a la alta dirección, ya que
es la encargada de llevar a cabo el plan estratégico para guiar a la organización
hacia el liderazgo en el mercado.
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1.- Necesidad de información
No existe organización en el mundo que no necesite información, porque sin
ella, sinceramente no tendrían la manera de subsistir, es por eso que las
organizaciones tienen la obligación de recolectar información que le ayuden a
combatir sus debilidades y se desarrollen eficazmente, para eso es necesario
conocer su entorno interno y externo.
Las necesidades de información interna, son aquellas que presentan cambios
en su estructura, de los cuales se generan por la revisión de las actividades
organizacionales, tales como:
El inventario de un producto
Precio de venta y costos de un producto
Ingresos y gastos mensuales
Salarios de los colaboradores
Las necesidades de información externa, son aquellas que se refieren al
reconocimiento del medio exterior y saber cómo se posiciona la empresa o
cómo se encuentra respecto a sus competidores:
Nivel de satisfacción de los clientes
Demanda del producto o servicio que ofrece la empresa
Conocimiento de los precios, promociones y estrategias de venta de los
competidores
Cambios en las normas gubernamentales
Información sobre los proveedores
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2.- Búsqueda de información
Para realizar este paso, es necesario tener bien establecidas las necesidades
de información, para que se pueda llevar a cabo el siguiente proceso y no
contemple fallas; de tal manera que, para que rinda frutos la búsqueda de
información es necesario elaborar un cronograma de actividades que contenga
la siguiente información para un mejor control:
Las actividades necesarias para alcanzar los objetivos organizacionales
Estructurar las actividades con un orden lógico de acción
Determinar los medios y recursos a utilizar
Determinar el tiempo de ejecución
3.- Obtención de todo tipo de información (información difusa)
Es muy común que concluido el paso 2 de la squeda de información, se
obtenga una cantidad garrafal de información, después de lo cual, se sabe que
estará completamente desorganizada, inestable y sin clasificar, por lo que
implica una difícil labor para su manejo. Por lo tanto, es necesario saber si la
información recolectada es difusa o no, podemos ayudarnos con una serie de
preguntas:
¿es adecuada a las necesidades de la organización?
¿es de fácil acceso para los miembros de la organización que la
necesiten en un momento dado?
¿es completa y precisa?
¿es segura con respecto a accesibilidad, integridad y confiabilidad?
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¿presenta duplicidades?
4.- Uso de herramientas para el manejo de la información difusa
Una vez que obtenemos la información, es imprescindible hacer uso de ciertas
herramientas que nos facilitarán una mejor comprensión de la información
difusa, las cuales se mencionan a continuación:
Identificar y utilizar palabras clave
Aplicar técnicas de lectura rápida
Resaltar las ideas principales
Elaborar fichas de contenido
Utilizar índices y buscadores especializados
Buscar y cuestionar a personas expertas en el tema
Implementar un método o técnica que registre, concentre, clasifique,
organice y jerarquice la información
Designar a las personas encargadas de gestionar la información
Determinar la especialidad y perfil de las fuentes de información
Evaluar la confiabilidad de las fuentes de información
Tener capacidad de identificar los tipos de fuentes y su contenido
Saber cómo recopilar información
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5.- Evaluación de la información
Este paso tiene un alto impacto en el proceso del manejo de la información,
porque con este paso, permitirá a la organización conocerse a misma, en
cuanto a su eficiencia y productividad, de manera que pueda realizar los
cambios necesarios para lograr sus objetivos; asimismo, la evaluación de la
información consta de:
Establecer objetivos de evaluación
Diferenciar lo general de lo particular relacionado con la información
Aplicar los criterios adecuados para captar, seleccionar, integrar y
organizar
Procurar que la información sea congruente
Distinguir hechos de opiniones
Encontrar puntos de vista diferentes sobre la información y discutirlos
Identificar el punto de vista que tiene la fuente en la información
Usar criterios de confiabilidad, validez y niveles de profundidad en el
manejo de la información
Retroalimentar las acciones que se van realizando
Ser capaz de ver la evolución del trabajo de la información
Distinguir entre fuentes primarias y secundarias
Existen ciertas razones para poder realizar la evaluación de la información, es
por ello que se debe hacer mención del ¿por qué se hace?:
Porque algún miembro de la alta jerarquía lo solicita
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Porque permite hacer modificaciones para mejorar
Porque forma parte del proceso de planeación
Porque aporta opiniones que facilitan nuevas perspectivas
Porque permite documentar resultados o impactos sobre la
organización
6.- Procesamiento y producción de la información
Este paso es trascendental para la organización, ya que se consigue el
procesamiento de la información, con el objeto de usarla para beneficio propio
de la empresa; por esa razón, deben de llevarse algunas acciones necesarias
para la consecución de este paso:
Organizar , resumir y presentar la información
Tener la capacidad y habilidad para analizar la información
Reflexionar sobre la información encontrada
Dominar técnicas de expresión escrita
Tener conocimiento en hacer reportes
Es imprescindible no copiar y pegar
Usar tablas
Usar gráficas
Saber escribir un ensayo
Con estas acciones llevadas a cabo de manera correcta, se podrán desarrollar
instrumentos de comunicación veraz y oportuna, para que puedan
conformarse y adaptarse a las necesidades organizacionales.
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7.- Toma de decisiones
Hay algo que deben considerar y tener en cuenta todas las organizaciones,
que es necesario enfrentar los cambios que se presentan constantemente hoy
en día, debido a la globalización financiera, económica, social, política
tecnológica, etc., y es que no se pueden cometer los mismos errores del
pasado, o errores que le han costado la vida a muchas empresas, por eso, se
deben seguir las estrategias innovadoras para una esencial y correcta toma de
decisiones, con la ayuda de la información clara y precisa.
La toma de decisiones es de suma importancia en la organización, por lo tanto,
debe siempre basarse en hechos para que sea considerada verídica y real, así
como también, debe siempre estar al alcance de todos los miembros de la
organización.
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Conclusiones
Las organizaciones deben poner mucho énfasis en el manejo de su información,
porque como vimos en este artículo, de no llevarse a cabo una buena transmisión
de los mensajes, puede llegarse a presentar la información difusa, que como ya
sabemos, es el conjunto de datos que transfieren un mensaje con información
inexacta, poco clara e imprecisa, lo que conduce a una distorsión de la
información que llega a los receptores impidiendo el desarrollo adecuado de las
actividades, formando una reacción en cadena que impactaría negativamente a la
empresa.
Es por ello que, toda organización necesita poner en marcha las técnicas o
metodologías necesarias para el análisis de la información recolectada, y así,
poder aprovecharla para beneficio propio.
Propuesta de tesis
“Programa de procesamiento de datos para el desecho de la información difusa en
una organización”
Objetivos:
Evaluar y analizar la información para tomar los datos relevantes
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Agradecimientos
Agradezco inmensamente al Instituto Tecnológico de Orizaba por permitirme ser
parte de su programa de Maestría en Ingeniería Administrativa, igualmente, a mi
maestro de la materia de Fundamentos de Ingeniería Administrativa, el Dr.
Fernando Aguirre y Hernández, no solo por su dedicación y esmero a seguirme
superando, también por alentarme a creer en mi capacidad para crear cosas
nuevas que provoquen un impacto positivo en nuestro entorno
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Bibliografía
Archaira, P., & Pani, A. (2008). Gestión de la información. Gestión de la información en el
nuevo milenio: oportunidades y retos para los profesionales de la biblioteca.
Chiavenato, I. (2006). Introducción a la Teoría General de la Administración. McGraw-Hill
Interamericana.
Cohen F., M. (s.f.). Algunos aspectos del uso de la información en la economía de la
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Czinkota, M., & Kotabe, M. (2005). Administración de Mercadotecnia (Segunda ed.). S.A.
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Ferrell, O. C., & Hirt, G. (2004). Introducción a los Negocios en un Mundo Cambiante
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Martínez Musiño, C. (s.f.). El valor de la información, su administración y alcance en las
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https://es.wikipedia.org/wiki/Informaci%C3%B3n

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Robles Domínguez Milton Amaury. (2017, noviembre 8). Proceso de manejo de Información Difusa en la Organización. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/proceso-manejo-informacion-difusa-la-organizacion/
Robles Domínguez, Milton Amaury. "Proceso de manejo de Información Difusa en la Organización". GestioPolis. 8 noviembre 2017. Web. <https://www.gestiopolis.com/proceso-manejo-informacion-difusa-la-organizacion/>.
Robles Domínguez, Milton Amaury. "Proceso de manejo de Información Difusa en la Organización". GestioPolis. noviembre 8, 2017. Consultado el 23 de Noviembre de 2017. https://www.gestiopolis.com/proceso-manejo-informacion-difusa-la-organizacion/.
Robles Domínguez, Milton Amaury. Proceso de manejo de Información Difusa en la Organización [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/proceso-manejo-informacion-difusa-la-organizacion/> [Citado el 23 de Noviembre de 2017].
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