Gestión de inventario, stocks y almacenes

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En este modulo en primer lugar se revisa lo que es un almacén y un sistema de almacenamiento y como se lleva a cabo la Gestión de almacenes. A continuación  se presenta lo que es un Inventario Fisico, como se clasifican los inventarios y como se valoran las existencias. Seguidamente se define lo que es un stock y como se lleva a cabo la gestion de stocks. Finalmente se presentan algunos de los sitemas de programacion empleados y la seleccion de piezas, brevemente se muestra el sistema FMS, MRP, Kanban, JIT y Jidoka.

gestion-de-stocks-y-almacenes

OBJETIVOS

Brindar a los participantes las herramientas y conocimientos que les permitan la aplicación eficaz de conceptos y criterios en la Gestión de Stocks y Almacenes

UNIDAD 1

EL ALMACEN

  • Definición de Almacén
  • El Sistema de almacenamiento
  • Evolución del sistema de almacenamiento.
  • Objeto de un sistema de almacenamiento
  • Objetivos e importancia de un sistema de almacenamiento
  • Gestión de almacenamiento.

La Planificación y Organización en la Gestión de Almacén

La Dirección en la Gestión de Almacén:

Recepción de los materiales

Almacenamiento de los materiales

Movimiento de los materiales

El control en la Gestión de Almacén: Información

DEFINICION DE ALMACEN

El almacén es el local, área o espacio, ubicado estratégicamente y adecuadamente donde se guardan  los diferentes tipos de materiales necesarios para la buena marcha y operatividad de la organización. Ellos están sujetos en este lugar a controles de inventario, operaciones de ingreso, salida, reubicación, modificaciones de presentación, registros, custodia y conservación transitoria o temporal, etc.

  • El almacén es esencial en todo negocio y por ello su manejo y funcionamiento es motivo de perfeccionamiento constante y profesionalización.
  • Hay almacenes cubiertos, descubiertos y cobertizos (mix de abierto y cerrado)

El SISTEMA DE ALMACENAMIENTO

Es el conjunto ordenado de normas y procedimientos diseñados para salvaguardar  los diferentes tipos de materiales necesarios para la buena marcha y operatividad de la organización.

  • En este conjunto de elementos interrelacionados, existe una cierta cohesión y unidad de propósito

EVOLUCIÓN DEL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO

DECADASISTEMA
1940Manual
1950Mecanizado
1960Automatizado
1970Integrado
1980Inteligente

OBJETO DE UN SISTEMA DE ALMACENAMIENTO

OBJETO CAUSAS
Solución a requerimientos propios del negocio•        Adaptación a la demanda – interna / externa – (tiempos de proceso, estacionalidad, servicio al cliente…)

•        Características de los materiales / productos (perecederos, peligrosos, reciclado…)

Optimización de los recursos financieros•        Reducción de costes a través del aumento del volumen operado ( descuentos en compras, consolidación de transportes..)

•        Reducción de costes a través de necesidades productivas (grupos utilizados en diferentes unidades de proceso..)

OBJETIVOS E IMPORTANCIA DE UN SISTEMA DE ALMACENAMIENTO

La importancia de contar con un almacén se puede reflejar en los siguientes objetivos:

  • Disminución de los niveles de stock
  • Disminución del espacio físico y maximización del volumen disponible
  • Optimización de la Gestión de compras
  • Obtención de una producción flexible con minimización de operaciones de manipulación y transporte.
  • Reducción de los tiempos de proceso
  • Mejoramiento de la calidad del producto
  • Agilización de los procesos logísticos: Rapidez de entregas
  • Maximización del nivel de satisfacción del cliente
  • Fiabilidad
  • Reducción de tareas administrativas
  • Optimización de costos. Disminución de los costos asociados a la gestión
  • Optimización de la Gestión del nivel de la inversión del circulante

Un buen sistema de almacenamiento

  1. Mantiene los materiales a salvo de incendios, robos y deterioros. En el almacén se debe establecer y mantener el resguardo físico de los materiales allí ubicados, tomando las precauciones necesarias que protejan los artículos de algún daño por uso inapropiado, mala manipulación, defectos en el procedimiento de rotación de inventarios, robos, etc.
  2. Permite llevar a cabo la distribución física adecuada de los artículos, facilitando a las personas autorizadas el rápido acceso a los materiales almacenados. En almacén se debe llevar un registro de la ubicación de todos los materiales para facilitar su localización inmediata.
  3. Facilita el control de existencias y permite mantener constante información sobre la situación real de los materiales disponibles. En el almacén se realiza el control físico de todos los artículos que forman parte de su inventario, llevando para ello controles en forma minuciosa sobre la rotación de materiales (entradas, salidas, transferencias).

GESTIÓN DE ALMACÉN

Proceso logístico que trata la recepción, almacenamiento y movimiento de cualquier material dentro de un mismo almacén  hasta el punto de consumo, así como el tratamiento e información de los datos generados

Proceso de la gestión de almacenes 

1- La Planificación y Organización en la Gestión de Almacén

2- La Dirección en la Gestión de Almacén

  1. La recepción de los materiales
  2. El Almacenamiento de los materiales
  3. El Movimiento de los materiales

3- El control en la Gestión de Almacén (Información)

LA  PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN EN LA GESTION DE ALMACEN

(Actividades de carácter estratégico y Táctico)

Las actividades de planificación y organización en la Gestión de Almacenes tienen que ver con

  • Diseño de la Red de Distribución y Almacenamiento
  • Ubicación de los Almacenes
  • Tamaño de los Almacenes
  • Modelos de organización física de los Almacenes
  • Diseño y Layout de los Almacenes

LAYOUT

LA DIRECCION EN LA GESTION DE ALMACEN

Esta relacionada con

  1. La recepción de los materiales.
  2. El almacenamiento de los materiales
  3. El movimiento de los materiales

LA RECEPCIÓN DE LOS MATERIALES

Proceso de vital importancia referido a las entradas de productos, descarga y verificación; del mismo depende en buena parte la Calidad del producto final.

Esta estrechamente ligado con las compras, ya que almacén debe coordinar con el área de compras aspectos tales como el tipo de embalaje para la conservación de la mercadería en el almacén, el rotulado o bultos requeridos, fecha y horario de recepción, etc.

El material recibido debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de ser introducido en el área de almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial se detecte materiales de calidad inferior  o en malas condiciones se debe rechazar.

Aunque la tendencia es eliminar el Control, al recibir un envío se debe tener en cuenta que el mismo debe ser  sometido a verificación para comprobar si esta en orden y en buenas condiciones, si esta dañado o no, si se recibió el numero de unidades requeridas. Cualquier salvedad se debe hacer  inmediatamente y no se podrá dar recibo de conformidad por el envío. El objeto es poder  sustentar cualquier reclamo.

Proceso de la recepción

Se recepciona y almacena los productos en buenas condiciones, firmando y sellando los documentos en señal de conformidad

1- Llegada del producto.

2- Comprobación y control.

3- Sellado, informe, pruebas

Los productos recibidos deben ser registrados y controlados, clasificándolos, codificándolos y ubicándolos dentro del almacén.

4- Registro. Se ingresan los documentos correspondientes al ingreso de mercadería al sistema o base de datos en forma inmediata.

5- Etiquetado. Todos los productos recibidos son rotulados y sus ubicaciones son colocadas en el sistema.

EL ALMACENAMIENTO DE LOS MATERIALES

Es el subproceso concerniente a la guarda y conservación de los productos con los mínimos riesgos optimizando el espacio físico.

Sus funciones básicas son:

  • Informa a compras sobre las existencias.
  • Controla y mantiene los artículos inventariados
  • Vigila que no se agotan los materiales

Zonas de un almacén

  • Recepción: Zona donde se realizan las actividades del proceso de Recepción.
  • Almacenamiento, reserva o stock: Zona destino de los productos almacenados. Incluye zonas especificas de stock para mercancías especiales, devoluciones, etc.
  • Preparación de pedidos: Zona donde son ubicadas las mercancías para su expedición.
  • Salida, verificación o consolidación: Donde se produce la expedición y la inspección final de las mercancías.
  • Paso maniobra: zonas destinadas al paso de personas, máquinas y la maniobrabilidad de las máquinas.
  • Oficinas: zona destinada a la ubicación de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones propias de almacén

Formas de  almacenamiento de los materiales

El aspecto físico de un almacén de materiales depende de la dimensión y características de los materiales. Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que involucren grandes inversiones y complejas tecnologías.

La elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores:

  • Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.
  • Tipos de materiales que serán almacenados.
  • Numero de artículos guardados.
  • Velocidad de atención necesaria.
  • Tipo de embalaje.

Los materiales se pueden almacenar de las siguientes formas:

  • Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para posibilitar su manipulación, transporte y almacenamiento como si fuese una unidad. La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo único en cuanto a la manipulación, almacenamiento o transporte. La formación de cargas unitarias se hacen a través de pallets (plataformas), que son estrados de madera esquematizados de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales básicas son 100 mm y 1,100 mm como patrón internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento.
  • Cajas o cajones: Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como bolígrafos, lápices entre otros. Algunos materiales en proceso, semiacabados se pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas. Las dimensiones deben ser esquematizadas y sus tamaños pueden variar según las necesidades.
  • Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaño y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden tener diferentes tamaños y dimensiones. Los materiales que se guardan en ellas deben estar identificados y visibles. Las estanterías constituyen el medio de almacenamiento mas simple y económico. Es una técnica adoptada para piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes.
  • Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otros. Pueden se montadas en rueditas para facilitar su movimiento. Su estructura puede ser de madera o de acero.
  • Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apiladas unas sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas. Es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la practica, forman un gran y único estante. El apilamiento favorece la utilización de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos.

Tipos de almacenamientos de los materiales

  • Racking: Permite utilizar de manera eficiente el espacio vertical, almacenando existencias en grandes racks, sin embargo puede requerir mayor trabajo y ser mas caro. Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado al sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes
  • Por Zonas: Agrupa las existencias de características comunes juntos en lugares de fácil acceso
  • Aleatorio: Agrupa productos de acuerdo al tamaño de los lotes y el espacio disponible sin relacionar las características de los productos, se usa eficientemente el espacio pero no ayuda para el despacho
  • De temporada o promocionales: Destinados a productos de fácil recogido y abastecimiento para minimizar los costos de manipulación
  • Cuarentena de Alto Riesgo: Para productos como sustancias controladas, existencias de alto valor o armas de fuego que requieren condiciones especiales de almacenamiento
  • De temperatura controlada: Es importante tener en cuenta la seguridad de los empleados y protegerlos de los repentinos cambios de temperatura. La manipulación es lenta

Tipos de almacenes

Según la naturaleza de los elementos almacenados
  • Materias Primas
  • Productos en proceso
  • Productos terminados
  • Repuestos
  • Materiales auxiliares
  • Etc.
Según su estructura y técnicas de manipulación
  • Paletizado
  • En bloque
  • Semiautomáticos y automáticos
  • Móviles
  • Autoportantes
  • Compactos
Según su régimen jurídico
  • Propio
  • En alquiler
  • Leasing
Según su función logística
  • Central
  • Local
  • Regional
  • En transito

Como debe realizarse el proceso de almacenamiento

El proceso de almacenamiento debe realizarse de manera tal que se lleven los registros apropiados, utilizando base de datos, planos, control de inventarios, todo ello teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

1- Prevención de problemas: Verifique si el almacén o espacio donde se almacenaran los productos cumple con las normas básicas tales como ventilación y luz, salida de emergencia, paredes incombustibles, pesajes, etc.

2- Capacitación del personal: El personal de almacén debe estar debidamente capacitado y conocer los cuidados que se deben tener en la manipulación de estos productos.

3- Verificación de sistemas de comunicación y manejo de información: Estos deben funcionar adecuadamente permitiendo el flujo adecuado de información, facilitar la actualización de datos, hacer mas eficiente el manejo de inventarios, evitando que se adquiriera mas producto del que se necesita por fallas de comunicación, convirtiéndolas en “materiales que ocupan espacio de forma innecesaria”.

4- Recopilación de la siguiente información:

  • Elementos que se proyecta almacenar
  • Cantidad máxima que requieren almacenar en épocas de alta demanda.
  • Tipo de envase que se maneja para cada producto.

5- Agrupación de productos: Agrupe los productos por tipo de presentación. En este punto, los líquidos se separaran de los sólidos, de otra manera deberán proveerse los medios de protección para evitar que un derrame liquido dañe un producto sólido, los cuales se embalan comúnmente en empaque impermeables.

6- Productos especiales: Identifique dentro de los diferentes tipos de productos o materiales aquellos que requieran condiciones especiales de almacenamiento como: refrigerados, inflamables, etc. Evalúe si debe sacarlos del almacén a un lugar mas seguro de acuerdo con las cantidades y las condiciones actuales.

7- Separadores: Ubique separadores entre los diferentes tipos de presentación de la siguiente forma:

  • Productos que dentro de su mismo tipo de presentación son de diferente denominación o nombre.
  • Productos del mismo tipo e igual nombre comercial que tienen diferente tamaño.

8- Ubicación: Actualice la ubicación física de los productos o materiales en su sistema o plano del almacén, la posición final que ocuparan los productos considerando áreas de desplazamiento de personal, movimiento de estibadores, montacargas, salidas de emergencia, zona de despacho, etc.

9- Movimiento de materiales: Realice los movimientos físicos de los materiales de acuerdo con el plano obtenido y haga los ajustes que considere necesarios.

EL MOVIMIENTO DE LOS MATERIALES

Es el subproceso del almacén relativo al traslado de los materiales de una zona a otra de un mismo almacén o desde la zona de recepción a la ubicación de almacenamiento

Factores  a considerar, para el tipo de herramienta a emplear en el movimiento

  • Volumen del almacén
  • Volumen de los productos
  • Vida de los productos
  • Costo del equipo
  • Cantidad de manipulaciones y expediciones requeridas
  • Distancia de los movimientos

EQUIPOS DE MANIPULACION

EL CONTROL EN LA GESTION DE ALMACEN: LA INFORMACION

Su ámbito se extiende a todos los procesos que se dan en la Gestión de Almacén.

Tipos de información

  • Información para Gestión
  • Identificación de Ubicaciones
  • Visibilidad y trazabilidad de los productos

Información para Gestión

  • Configuración del Almacén
  • Datos relativos a los medios disponibles
  • Datos técnicos de los productos almacenados
  • Informes de actividades
  • Evolución de Indicadores
  • Procedimientos e instrucciones de trabajo.
  • Perfiles y requisitos de los puestos
  • Registros de la actividad diaria

Identificación de Ubicaciones

  • Por Estantería: Es el mas simple y económico. Cada estante tiene una codificación correlativa
  • Por Pasillo: Los pasillos se codifican con números consecutivos

Visibilidad y trazabilidad de los productos

  • Los productos almacenados deben ser codificados.
  • Esta codificación debe estar relacionada con la utilizada para identificar las ubicaciones y con el resto de los procesos de la empresa

Tecnología en la Gestión de Almacenes

  • Códigos de Barras
  • Radiofrecuencia
  • Ordenadores de a bordo
  • Terminales portátiles
  • Reconocimiento de voz

Sistemas integrados de gestión logística

UNIDAD 2

LOS INVENTARIOS Y SU VALORACION

  • Inventario
  • Clasificación de los inventarios: Físico y Contable.
  • Inventario Fisico
    • Medicion y conteo fisico
    • Las tarjetas de control de inventario
    • Condiciones para una toma de inventarios exitosa
  • Inventario Contable
    • Valoracion del stock.

INVENTARIO

El inventario es la comprobación de los productos existentes en el almacén, en cantidad y valor en determinado momento.

Con el se consigue:

  • Conocer la situación exacta de los productos (en cantidad y estado de conservación)
  • Controlar, confrontar y definir la situación física y la contable.

CLASIFICACION DE LOS INVENTARIOS

El inventario puede ser físico o contable.

INVENTARIO FÍSICO

Consiste en la determinación de las cantidades estoqueadas, a través de la medición y conteo, en determinada época. Esta época en general es cada fin de año, aunque también se puede extender durante todo el año.

El inventario físico es el elemento de control de utilidad básica para la gestión de producción y la gestión financiera. Esta utilidad básica es justamente la de informar, con la mayor precisión posible, la cantidad de material realmente estoqueado.

  • Para la gestión financiera, el inventario sirve de base para la evaluación de los stocks cuyos valores serán llevados al balance y a la demostración de las utilidades o perdidas.
  • Para la gestión de producción, el inventario informa sobre las disponibilidades para la producción y sirve de base para la determinación de las cantidades a producir, teniendo en cuenta las ventas planeadas.

El inventario físico es imprescindible al inventario contable periódico. El inventario contable perpetuo precisa también ser periódicamente confirmado a través del inventario físico, porque el saldo contable puede no coincidir con el saldo físico, sea por error en la anotación (o no anotación) o en el cálculo.

Inventario físico rotativo o cíclico

La rotatividad del inventario físico consiste en la determinación de un orden de prioridad entre los ítems inventariados y la determinación de las épocas del inventario, es decir, se realiza durante un periodo considerado, por ejemplo trimestralmente, contándose todos los artículos que registraron movimiento durante ese intervalo de tiempo.

Tiene la ventaja de reducir al mínimo el tiempo en que la organización debe parar por causa de inventario físico, siendo incluso posible que no precise parar totalmente.

La desventaja del inventario rotativo es que al finalizar el año solamente los ítems de stock que fueron inventariados en aquellos días son los que tendrán la mayor probabilidad de tener sus saldos correctos, mientras que los saldos de los ítems inventariados rotativamente en otras épocas serán solamente ese fin de año, saldos contables extraídos de las fichas del stock. Esta situación puede llevarnos a para la empresa durante varios días para inventariar físicamente todos los ítems del stock.

MEDICION Y CONTEO FISICO

La determinación del número de unidades de cierto ítem de stock es hecha naturalmente por un simple conteo. Si ese numero de unidades fuere muy grande, seria interesante el pesarlos y dividir el peso total por el peso de uno, obteniéndose así, indirectamente, el numero de unidades. El pesaje es una forma de medición.

La medición consiste esencialmente en la comparación del ítem que se desea medir con un objeto de medida conocida, como por ejemplo el metro. Así se mediría la cantidad de determinado ítem de stock en forma lineal. También dicha cantidad puede ser obtenida por pesaje: por ejemplo, pesando un rollo de alambre, y conociéndose el peso de un metro de dicho alambre, se puede conocer indirectamente, y de manera más fácil, el metraje del rollo. Esto significa sustituir una forma de medición por otra.

En general, es mas rápido medir que contar, porque el conteo solo es eficaz cuando es rápido. Los métodos de medición son métodos aproximados mientras que los de conteo pueden ser exactos si no hubiese error humano causado por la fatiga o poca atención. La eficiencia del conteo puede aumentarse por medio de dispositivos mecánicos, electromecánicos o electrónicos. Sin embargo, en estos casos puede también ocurrir errores causados por defectos de lo equipos.

El inventario físico será tanto más rápido cuanto mas lo fueren los métodos de conteo y medición. De ahí el interés por los modernos aparatos electrónicos, cuyas posibilidades son casi ilimitadas

Las Tarjetas de Control de Inventario:

En estas tarjetas se registran los movimientos de ingresos y salidas de los materiales y la obtención inmediata de los saldos existentes. Para esto el almacenero debe tener sus archivos ordenados y actualizados de toda la documentación que origine movimiento de materiales.

Al margen de los actuales programas computarizados, sea a través de los ingresos (compras) y salidas (ventas), es importante que las tarjetas se continúen llevando, en vista de que estos programas no son tan perfectos, pues tienden a solucio­nar una parte del problema más no su totalidad.

Todo artículo una vez que ingresa a los almacenes debe ser ubicado correctamente y, para que pueda ser localizado, algunas empresas utilizan tarjetas de identificación en la que se descri­ben el artículo, fecha de ingreso y cantidad.

A continuación se presenta el siguiente modelo de una tarjeta de control valorizado de mercaderías, conocido también como tarjetas “Kardex”.

CONDICIONES PARA UNA TOMA DE INVENTARIO EXITOSA

La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que maneja el área contable. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirá el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la Empresa.

Un Inventario Físico realizado con una buena metodología tendrá siempre  como valor agregado el tener el stock totalmente ordenado y almacenado en el lugar elegido por la Empresa.

Esto nos ayudara a:

  • Tener los almacenes con el stock totalmente ordenado y codificado, respecto a un Sistema de Código de Ubicación del Almacén.
  • Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha del inventario.
  • Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las autoridades tributarias.

INVENTARIO CONTABLE

Es aquel hecho por medio de cuentas en la ficha de stock, sumándose las entradas y restándose las salidas.

El inventario contable puede ser periódico o permanente

  • Inventario contable periódico. Consiste en registrar solamente las entradas. Periódicamente se determina el saldo a través de un inventario físico del stock y entonces por diferencia se conoce las salidas.
  • Inventario contable permanente. Consiste en registrar todas las entradas o salidas del stock, a través de anotaciones en la ficha de stock, y en calcular el saldo existente en stock inmediatamente, después de cada entrada o salida 

VALORACIÓN DEL STOCK

Valorar un stock puede parecer una tarea simple, en efecto, basta con multiplicar las unidades existentes por su valor unitario.

  • Las dificultades se inician cuando se pretende determinar el valor unitario a considerar.
  • Por otra parte, hay que tener en cuenta la dificultad de valoración que implica el hecho de que las unidades actualmente existentes son el resultado de entradas y salidas de cantidades parciales realizadas en momentos diferentes.

Valuar los materiales, es de mucha importancia, puesto que si su costeo es correcto, también lo serán sus resultados en cuanto de ella dependan.

El problema de valuar un inventario debe ser resuelto de acuerdo a las reglas establecidas  ya  que  generalmente las empresas adquieren un determinado artículo sin haberse agotado sus inventarios, pero difícilmente se adquieren al mismo precio o a las mismas cantidades.

Es conveniente para las empresas determinar una política uniforme y constante de valorización, es decir, es conveniente que la empresa tome en consideración las  reglas  establecidas  y  de  acuerdo a los principios contables de la consistencia, no debe variar la valuación en lo futuro, salvo autorización del ministerio de hacienda.

REGLAS DE VALUACION

Si el material fue adquirido específicamente para usarse en una determinada orden de producción o encomienda, no habrá dudas en el reconocimiento de cuanto atribuirle: será su precio especifico de adquisición.  Entretanto, si diversos materiales iguales fueren comprados por precios diferentes, principalmente por haber sido adquiridos en fechas diversas, y fueren intercambiables entre si, algunas alternativas surgen:

  • Método del costo promedio o precio medio
  • Precio medio ponderado móvil.
  • Precio medio ponderado fijo
  • Método del costo PEPS – FIFO
  • Método del costo UEPS – LIFO

Regla del Precio Promedio

Para desarrollar  esta  regla, se debe considerar las variaciones que se producen en el Inventario Continuo, o sea, que del Inventario Inicial que tienen  un precio unitario y total, se deduce las ventas. En el momento que se efectúa un nuevo ingreso por compras se aumenta las unidades y varía el precio total al considerarse los nuevos precios entre el nuevo saldo y así se sigue hallando nuevos costos cada vez que se efectúa una nueva compra.

Precio Medio Ponderado Móvil

Es así llamado aquel mantenido por la empresa con control constante de sus stocks y que por eso actualiza su precio medio después de cada adquisición.

Ejemplo

Supongamos que en un determinado mes ocurrieron las siguientes compras y consumo de un determinado material

Precio Medio Ponderado Fijo

Se utiliza cuando la empresa calcula el precio medio apenas después de haber cerrado el periodo, o cuando decide apropiar a todos los productos elaborados en el ejercicio o en el mes único un precio por unidad

Ejemplo

Supongamos que en un determinado mes ocurrieron las siguientes compras y consumo de un determinado material

Regla del Costo P.E.P.S.(PRIMERO AL ENTRAR, PRIMERO AL SALIR)

Conocido también como el «COSTO MENOS VIEJO», consiste en considerar los Inventarios finales de las últimas compras, o sea, de abajo hacia arriba y se determina: Las Inventarios finales proceden de las últimas compras

En este criterio, el material es costeado por los precios mas antiguos, permaneciendo los mas recientes en el stock.

El primero en entrar es el primero en salir (FIRST IN – FIRST OUT)

Regla del Costo U.E.P.S.(ULTIMO AL ENTRAR, PRIMERO AL SALIR)

Esta regla del ultimo , primero en salir (LAST IN – FIRST OUT), conocida también como la de los «COSTOS MÁS VIEJO», afirma que toda empresa en marcha mantiene un volumen equilibrado de artículos para atender a su clientela, por lo tanto, debe considerarse como una inversión y en consecuencia, toda inversión se valoriza al precio de adquisición y en este caso proviene de la primera compra.

Esta teoría es considerada demasiada conservadora porque mantienen activos bajos y determina consecuentemente menores utilidades, menores impuestos y menores dividendos y sólo ofrece mayores beneficios a la empresa en cuanto a su disponibilidad o liquidación.

Con la adopción del UEPS – LIFO, existe la tendencia a apropiar los costos mas recientes a los productos hechos, lo que provoca normalmente una reducción del lucro contable. Probablemente por esta razón, esa forma de apropiación, pese a ser aceptada por los principios contables, no es admitida por los recaudadores del impuesto a la renta.

Existe un riesgo en la adopción del LIFO, mirando el ejemplo, verificamos que el stock de materiales esta evaluado por precios antiguos. En el día en que hubiere utilización de ese stock. Sin que hubiese existido compras adicionales, será el cargado al producto, este entonces estará subvaluado en comparación con precio0s recientes y todo resultado no presentado anteriormente será contabilizado ahora.

COMBINACIONES

Existe también la posibilidad de adoptar criterios mixtos para la evaluación del precio de materiales utilizados.

Lo importante, desde el punto de vista de costos para evaluación de resultados, es que, adoptado un criterio, este no sea modificado de jercici0o en ejercicio (Doctrina de Consistencia), para que no haya alteraciones forzadas en la obtención del lucro.

Si por cualquier razón, existiese interés o necesidad de ese cambio, deberá hacer la empresa mención en su balance, de esa modificación y del valor de la diferencia introducido en el resultado.

  • Para PEPS, los valores durante y después son iguales.
  • El PEPS, presenta los menores costos de los materiales utilizados.
  • Para UEPS, los valores durante y después son iguales.
  • El UEPS, presenta los mayores costos de los materiales utilizados.
  • El precio medio queda entre los extremos

Queda claro, que esas situaciones diferenciadas, son compensadas después.

Cuando todo el stock de materiales tuviere que ser utilizado, la suma de los costos de los materiales aplicados por los diversos ejercicios será igual, cuando aplicamos un mayor valor, es porque el stock remanente quedo en menor importancia, y cuando este fuera utilizado provocara el aparecimiento de un costo aplicado también menor. Las diferencias existen cuando existen los stocks de materiales.

Sistema de Control Permanente, Físico o Periódico:

Este sistema implica la ejecución de un inventario físico cada cierto tiempo, es decir se efectúa un conteo físico de los artículos. Por el recuento físico de las mercaderías existentes al cierre del ejercicio se determinaría el costo final y por diferencia el costo de las mercaderías vendidas.

Mediante este sistema se determina la existencia de las mercaderías en poder de la empresa, en un determinado período contable, contando materialmente o físicamente unidad por unidad y valorizando al precio de costo, determinando así la existencia final de las mercaderías. Este control debe comprender a todos los artículos que la empresa tiene, cualquiera sea el lugar en donde se encuentre.

De la misma manera se debe tener en cuenta los artículos que se han vendido pero que no han sido registrados.

Por otro lado se debe tener en cuenta los artículos solicitados (pedido) pero que no se han recibido, los artículos despachados en consignación, etc.

Dado que el inventario físico del fin del año, es el inventario inicial del año siguiente,  por  ello cualesquier error puede afectar al resultado y consecuentemente al estado de resultados. 

Sistema de Control Perpetuo, Valorizado ó Continuo:

Bajo este sistema se lleva un registro contable detallado de los ingresos y salidas de cada ítem o rubro que se tiene inventarios que constituye una cuenta de mayor analítico, donde se llevan tanto los importes en unidades monetarias como las cantidades físicas que se complementan para efectos de ajustes con un inventario físico. Al cierre de cada ejercicio el saldo es la cantidad de ese ítem en el inventario final, y la suma de los saldos de todos los ítems será el inventario final de inventarios de la empresa. Igualmente, el costo de las mercaderías vendidas sería el resultado de la sumatoria de todas las salidas que han sido asentadas en cada tarjeta o mayor auxiliar.

Es un control permanente de entradas y salidas de los artículos, mediante las tarjetas de valorización de inventarios “kardex”, libros auxiliares, computadoras, que indican de inmediato la existencia de mercaderías en cualquier momento, según consta en los libros de contabilidad.

La importancia de este sistema de control, consiste en la representación exacta tanto en el balance general, como en el estado de resultados.

Cualquier error en la valuación de los inventarios afecta a los dos estados financieros. En el caso del estado de resultados, una sobrevaluación de los inventarios origina una aumento en las utilidades en el 1º año y una disminución de la utilidad en el siguiente año.

UNIDAD 3

LA GESTION DE STOCKS

  • Introducción
  • Definición de Stock
  • Función de los stocks
  • Clasificación del stock
  • Definición de Gestión de Stocks
  • Objetivo de la Gestión de Stock
  • Síntomas usuales de una Gestión de Stocks deficiente
  • Niveles del stock

INTRODUCCION

Desde el punto de vista de la gestión de producción, la finalidad principal del stock es alimentar el flujo producción – venta, en forma continua y uniforme, evitando las interrupciones. En general, los stocks se han convertido en un instrumento para satisfacer las necesidades de los clientes, asegurando que los productos les lleguen en el momento que los precisa y en la forma y cantidad adecuada.

Por otro lado, si la gestión financiera de la empresa informa que la misma no dispone de capital suficiente para mantener ciertos niveles de stocks, esta tendrá que adaptarse  a los recursos financieros disponibles, ocurriendo, por tanto, un riesgo mayor de perturbación en el flujo producción – venta.

Puede  también suceder, contrariamente,  que la empresa disponga de capital suficiente y desee invertirlo en stocks, sea para uso propio, o para revenderlo. En este ultimo caso, se trata entonces de otra actividad de la empresa de carácter comercial. Ósea la compra y reventa de determinado material, que puede ser una de las materias primas de la empresa o uno de los productos semiacabados, utilizado también por otras empresas.

Como consecuencia de las tensiones financieras y crisis económicas de los últimos años, las empresas se han percatado que las inversiones en stock constituyen una masa financiera inmovilizada que incrementa los costos sin aumentar el valor del producto. La tendencia actual es hacia la reducción general del nivel de los stocks, e incluso hacia su posible eliminación, lo que ha provocado una auténtica revolución en las técnicas de organización de las empresas. En efecto, el análisis de los orígenes de dichos niveles de stock o de las causas de su creación, demuestran, en la mayoría de los casos, defectos en la estructura de la propia empresa o en su operación.

Una reducción en el nivel de las existencias de ciertos artículos, hace aflorar los orígenes de los problemas organizativos que anteriormente quedaban ocultos por su excesiva disponibilidad. De entre los más comunes cabe destacar: defectos en la calidad de los productos obtenidos o en la organización para su control, plazos de entrega excesivamente largos o inconsistentes, medios productivos obsoletos o poco flexibles, cadena logística insuficiente o poco fluida, etc.

DEFINICIÓN DE STOCK

Se considera stock aquella cantidad de un producto que se encuentra acumulada en un lugar determinado, fija o bien en movimiento hacia sus centros de distribución..

FUNCIÓN DE LOS STOCKS

Su función es la de servir de instrumento de regulación de toda la cadena logística, con el fin de conseguir un flujo de materiales continuo.

Los stocks también permiten:

  • Absorber las diferencias entre las previsiones de demanda hechas y los movimientos reales que se producen.
  • Evitar rupturas del flujo de materiales por circunstancias diversas, como por ejemplo los desajustes en los sistemas de transporte de reposición, de transportes a clientes, demandas imprevistas, incumplimiento por parte de proveedores.
  • Especialización en la producción.
  • Utilizar economías de escala.

CLASIFICACIÓN DEL STOCK

DEFINICIÓN DE GESTIÓN DE LOS STOCKS

Se entiende por Gestión de Stocks el planificar, organizar, dirigir, controlar y retroalimentar el conjunto de stocks pertenecientes a una empresa.

Planificar consiste en la determinación a priori de los valores que el stock tendrá con el transcurrir del tiempo, así como la determinación de las fechas de entrada y salida de los materiales del stock y la determinación de los puntos de pedido del material; es decir significa:

  • Establecer los métodos de previsión.
  • Determinar los momentos y las cantidades de reposición.

Organizar significa

  • Fijar los criterios y políticas para su regulación.
  • Definir las técnicas a utilizar.
  • Determinar las cantidades más convenientes de cada uno de los artículos.

Se han de Dirigir (y Controlar)

  • Los movimientos de Entrada / Salida a los almacenes.
  • El stock valorado.

El control consiste en el registro de los datos reales, correspondientes a lo planeado, estos podrán naturalmente diferir de aquellos y tanto más cuanto mayor fuerte el periodo abarcado entre el planeamiento y el control.

La retroalimentación consiste en la comparación de los datos del control con los datos del planeamiento, con la finalidad de constatar los desvíos de este, determinar las causas del desvío y, cuando fuere el caso, corregir lo planeado, de modo, a volverlo mas realista, haciendo que el planeamiento y el control sean cada vez mas coincidentes.

OBJETIVOS DE LA GESTION DE STOCKS

La propia definición de gestión de stocks, muestra que sus objetivos son esencialmente, planear, controlar y replanear el stock, esto es, las cantidades de materiales que entran y salen, las épocas en que ocurren estas entradas y salidas, el tiempo que transcurre entre estas épocas, y los puntos de pedido de los materiales.

Las relaciones entra las cantidades que entran y salen, y las épocas en que esto ocurre, proveen también los ritmos de la demanda (entradas) y del consumo (salida) de los materiales.

Estos objetivos de la gestión de stocks pueden ser prácticamente alcanzados a través del ejercicio de las siguientes funciones principales:

  1. Hacer el cálculo del lote demandado (Lote económico).
  2. Hacer el cálculo del stock mínimo.
  3. Hacer el calculo del stock máximo
  4. Emitir la ficha de stock completa.
  5. Mantener actualizada la ficha de stock.
  6. Replanear los datos cuando surjan razones para modificarlos.
  7. Emitir solicitudes de compra para los materiales que les han sido delegados.
  8. Proveer a los demás órganos de la empresa, los datos que les son solicitados.
  9. Recibir el material que entra juntamente con la nota de entrega (o Nota Fiscal)
  10. Identificar el material con el código interno de la empresa, en el caso de que no lo tenga.
  11. Guardar el material.
  12. Colocar la entrada del material en la ficha de stock.
  13. Conservar el material en las condiciones mas seguras.
  14. Entregar el material mediante la requisición.
  15. Colocar la salida del material en la ficha de stock.
  16. Reservar el material de acuerdo a pedido aceptado.
  17. Guardar la documentación de entrada y salida.
  18. Organizar el almacenamiento y mantener su organización.

Estas funciones principales se pueden agrupar en:

Movimientos de entrada

Los movimientos de entrada al stock se dividen fundamentalmente en cuatro tipos:

  • De proveedor: en ellos se incluyen todas las recepciones de los distintos productos comprados por la empresa. Pueden ser de producto acabado para su comercialización, de materias primas, de repuestos y de nuevos envases y embalajes.
  • Devolución de cliente: recogen todo el material rechazado por clientes por algún tipo de defecto o malentendido.
  • Recepción de otros almacenes / centros de la misma empresa.
  • Regularización de recuento físico: al procederse al mismo puede que, para ajustar existencias, se tengan que realizar entradas de productos.

Para el correcto tratamiento de los movimientos de entrada es necesario registrarlos en un documento en el que es necesario hacer constar por lo menos:

  • Referencia de la orden de compra.
  • Denominación del material recibido.
  • Resultado del control de calidad (calidad / cantidad).
  • Referencia de colocación de los materiales.

Movimientos de salida

Como movimientos de salida se tienen fundamentalmente cuatro tipos:

  • A cliente, con o sin cargo.
  • Devolución a proveedor: aquí se engloban tanto los enviados por problemas de calidad, como las devoluciones de envases y embalajes.
  • Envíos a otros almacenes / centros de la misma empresa.
  • Regularización de recuento físico, para ajustar los valores de stock en menos.

Al igual que los movimientos de entrada, los de salida deben ser recogidos en algún tipo de documento, en el que debe constar como mínimo:

  • Identidad de la persona que retira el producto.
  • Denominación y clasificación del material.
  • Cantidad retirada.
  • Destino del material.
  • Fecha y firma del encargado.

Saldos

El saldo recoge las existencias reales del articulo. El documento que lo soporta es la ficha de almacén, con ella se consigue:

  • Controlar los movimientos de los artículos.
  • Indicar los niveles de stock para planificar su reaprovisionamiento.
  • Facilitar las operaciones de inventario.
  • Cumplir disposiciones legales.

Normalmente, en la Ficha se registran las entradas y salidas, con datos referentes a la cantidad, fecha, etc 

SÍNTOMAS USUALES DE UNA GESTIÓN DE STOCKS DEFICIENTES

  • Incremento de pedidos pendientes de servir.
  • Incremento de la inversión en stock manteniéndose constante el número de pedidos pendientes.
  • Alta rotación de clientes.
  • Incremento del número de pedidos anulados.
  • Escasez periódica de espacio suficiente de almacén.
  • Grandes diferencias de rotación de stocks entre los diferentes centros de distribución, y entre la mayoría de los productos.
  • Deterioro de la relación con los intermediarios de la cadena de distribución, cuantificada por compras canceladas y disminución de pedidos.

NIVELES DE STOCKS

El manejo del stock en nuestros almacenes es un proceso que requiere de mucho cuidado, ya que si no contamos con el inventario adecuado, no podremos surtir la mercadería que requieren nuestros clientes.

Normalmente, el tener faltantes de mercancías para la venta constituye del 4% al 10% de las ventas de una empresa. Esta cifra es importante ya que muestra lo que se deja de percibir en ventas. Por lo general los faltantes se producen por errores internos de la empresa. En consecuencia el cliente se ve forzado a buscarlas con otros proveedores y es posible que nunca lo volvamos a ver. El mantener un inventario balanceado y bien determinado asegura que podamos atender adecuadamente a nuestros clientes.

Por otro lado, el balance de los inventarios impacta la operación de flujo de capital de la empresa.

  • Si el inventario es muy grande, los costos de operación se incrementan debido a costos financieros sobre la mercancía, es decir se tiene dinero estático sentado en un anaquel, que pudiera ser productivo.
  • Si el inventario es pequeño, entonces se incurren en costos de transporte, mano de obra, colocación de varias órdenes de compra y mayor estrés.

Por ello analizaremos el inventario óptimo a mantener y después la forma de realizarlo correctamente por medio de la fijación de:

  • El stock mínimo – el stock de seguridad
  • El stock máximo.
  • El lote demandado (Lote económico).

EL STOCK MÍNIMO

Es la cantidad que debemos consumir durante el plazo de aprovisionamiento, es decir durante el tiempo que transcurre desde el momento que hacemos un pedido hasta el momento en que el proveedor nos indica que dicho será entregado a nuestro almacén.

Ejemplo

Supongamos que hacemos un pedido de un material en una determinada fecha y nuestro proveedor nos indica que puede entregarnos  dicho pedido solo después de transcurrido diez días útiles. Si sabemos que en promedio durante esos diez días vamos a consumir 25 unidades/día. ¿Cuál será nuestro stock mínimo?.

Solución

Stock mínimo = Plazo de aprovisionamiento * Consumo promedio

Stock mínimo = 10 * 25 = 250 unidades.

EL STOCK DE SEGURIDAD

Viene a ser la cantidad adicional que debemos añadir al stock mínimo para estar protegido en el caso que ocurra lo siguiente:

  1. Atraso en la entrega del proveedor.
  2. Aumento anormal y en situación extraordinaria de la cantidad estimada de consumo para el plazo de aprovisionamiento.

Aunque algunos autores se han preocupado de elaborar formulas matemáticas para el calculo del stock de seguridad, la mejor fórmula consiste en conocer bien a nuestro proveedor y en conocer o saber prever el comportamiento de consumo de nuestro mercado. De esta manera se llega a un estimado del stock de seguridad en función del tiempo.

Ejemplo

En el ejemplo presentado para el calculo del stock mínimo, supongamos que si bien es cierto nuestro proveedor nos ha indicado 10 días útiles como plazo de entrega, nosotros sabemos por experiencia que este proveedor cuando dice 10 días es porque realmente se va a demorar 15 días, además previendo según análisis realizado, un posible incremento de un 20% en la demanda, estimamos 2 días adicionales. ¿Cuál será el stock de seguridad?.

Solución

Atraso del proveedor           =          5 días

Incremento del consumo    =          2 días

Stock de Seguridad             =          7 días

Stock de seguridad = 7 * 25 = 175 unidades

NIVEL DE REPOSICIÓN O PUNTO DE PEDIDO

Es el nivel del Stock en el cual se debe proceder a un pedido del material, con la finalidad de que el stock no llegue a su punto de ruptura (ninguna unidad en el almacén). Este punto se calcula sumando el Stock Mínimo más el Stock de Seguridad.

Ejemplo

Siguiendo el caso presentado en el stock mínimo y el stock de seguridad, el nivel de reposición sería

Nivel de reposición   = Stock mínimo + Stock de seguridad

Nivel de reposición = 250 + 175 = 425 unidades

Este punto nos indica que no debemos bajar de 425 unidades en el almacén para hacer un nuevo pedido de compra; en el caso que así no lo hiciésemos estaríamos arriesgando quedarnos en algún momento sin ninguna unidad en el almacén, esperando el ingreso de nuestro pedido por parte del proveedor, con las consecuencias que esta situación acarrearía.

STOCK MÁXIMO

El stock máximo se calcula sumando el nivel de reposición al lote económico de compra.

Ejemplo

Stock máximo = Nivel de reposición + Lote económico

Stock máximo = 425 + 3.000 = 3.425 unidades

COMO SE PUEDE CONSEGUIR UN NIVEL ÓPTIMO DE INVENTARIO

1- Primero tenemos que dividir las ventas de una empresa en

  1. Productos de línea. Son todos aquellos en los cuales sus ventas tienen una regularidad constante, Dia a día, semana con semana y mes con mes.
  2. Productos fuera de línea. Son todos aquellos que salen de la primera lista; es decir productos esporadicos, sobre pedido, de uso único.

Dependiendo a la rotación que tengan.

2- Una vez divididas las ventas de la empresa, aplicamos el método de optimización de inventario solamente a los productos de línea. Sabemos que estos productos, en caso de devolución, se pueden revender a otros clientes sin tener que dejarlos en el almacén mucho tiempo. Es decir, su tiempo de almacenaje es relativamente corto y permite rotarlos adecuadamente.

Los productos fuera de línea solo se tienen que comprar cuando el cliente lo solicite. Evite tener inventarios de estos productos. En caso de que los tenga, prepárese a tener productos obsoletos y de baja rotación.

3- A continuación se muestra la metodología usada para programar y proyectar los niveles de inventario requeridos, los ritmos de crecimiento, la cuantificación de los niveles máximos, mínimos y puntos de reorden. También se muestra como debe hacerse el análisis sobre la determinación del punto óptimo de inventario basado en los costos financieros y material desplazado.

Ritmo de Crecimiento

Para poder describir el proceso empecemos con un ejemplo que nos ayudara en la presentación. Supongamos que los datos de la tabla siguiente se obtienen al vender dos productos diferentes. (en piezas/mes)

Esta información nos permite observar que para el producto 1 en los meses de Junio y Agosto se presentaron ventas extraordinarias.

  • Estos datos producirán un incremento en las expectativas que son irreales.
  • Por ello se tienen que reemplazar por el promedio de los meses adjuntos:
  • Junio =(3326+3724)/2 = 3525
  • Agosto = (4660+3724)/2 = 4192.

Para poder estimar las ventas de Diciembre es recomendable el graficar estos valores en una escala. En Microsoft Excel existen gráficos y funciones  que realizan este calculo directamente (fue visto en el modulo anterior)

Con la información presentada el ritmo de crecimiento para el producto 1 es de 4,238% mensual que corresponde a un ritmo de crecimiento compuesto del 57,88% anual. De igual forma para el producto 2 es de 2,314% mensual o 28,80% anual.

Podemos ver que el producto 1 crece a casi el doble de velocidad que el producto 2. El ritmo de crecimiento de estos productos es alto, por lo que es necesario estar revisando los niveles de inventario con más cuidado. Los resultados se muestran en la grafica siguiente.

En algunos casos, cuando se tienen mercados cíclicos, por ejemplo uniformes escolares, artículos navideños, artículos de ocasión y novedades es difícil el aplicar esta técnica y se tienen que usar datos con un mayor lapso de tiempo y en algunos casos es inaplicable.

Máximos, Mínimos y Punto de Reorden

Por otro lado tenemos que los niveles de inventario dependen de otros factores como son la estimación de ventas y el tiempo de resurtido. El tiempo de resurtido es el tiempo que transcurre en días laborables desde que se coloca una orden de compra con el proveedor y que llegue la mercancía al almacén. Esto incluye todos los días de fabricación transporte y desaduanamiento (si es el caso).

En la grafica siguiente se observa la cantidad de piezas en el inventario como función de los días laborables.

  • Observamos que el inventario inicial empieza en 6000 y conforme pasan los días el producto se va vendiendo.
  • La línea amarilla corresponde a las ventas mensuales estimadas.
  • La línea azul representa el punto de reorden,
  • La línea roja el mínimo.

Un máximo es la cantidad de producto que se tendrá que solicitar al proveedor cuando se dispare una orden de compra.

  • Este valor esta ligado al consumo mensual.
  • En el ejemplo se ha considerado que el máximo corresponde a 2 meses de inventario; Así que, si el consumo mensual es de 3000 piezas, el máximo será del doble 6000 piezas.
  • Esta cantidad tiene en consideración el tiempo requerido para que el proveedor pueda surtir el material. Cuanto mayor sea el tiempo de resurtido mayor será la cantidad máxima de producto en stock.
  • En el ejemplo anterior se ha considerado 5 días hábiles. El punto de reorden, en la línea azul, se ha marcado como el momento cuando las existencias alcancen la mitad del consumo mensual.
  • Para un periodo de resurtido de 5 días se observa que casi en todos los casos se puede mantener un sistema funcional.
  • La línea Roja corresponde al minino. Cuando el inventario llega a este nivel, provoca una alarma en el sistema que avisa a los usuarios que ese producto se va a terminar.
  • Vemos en el primer periodo que las existencias se terminaron. Esto sucede cuando hay una sobre-demanda del producto. Como medida preventiva y para mantener las ventas, cuando se llega por debajo del mínimo, la empresa debe adquirir ese producto, aun con la competencia cuidando el margen de operación.

Las ventas perdidas pueden producir una perdida de clientes. Como observamos en los demás periodos, aunque el nivel de inventarios cruzo el mínimo, la mercancía estaba por llegar al almacén y se opto por esperarla sin llegar a tener faltantes.

Si el inventario llega a un Mínimo implica que se tiene que conseguir la mercancía en cualquier lugar; Muchas veces pagando mas por ella.

Para productos perecederos el concepto es el mismo aunque se tienen que usar valores de tiempo de resurtido mucho menores. Este análisis se tiene que hacer con cada uno de los productos de línea.

Como se puede observar, todos los valores de Máximos Mínimos y Puntos de reorden dependen del desplazamiento real de la mercancía, Es decir se tiene que basar en valores históricos. Muchas veces los vendedores, por su afán de realizar las ventas estiman valores que muchas veces son irreales. Los estimados de ventas son solo esto…. estimados. Si los niveles de inventario empiezan a reducirse y se espera un pedido grande, se puede adelantar el punto de reorden, siempre y cuando se cumplan con los compromisos de venta.

Pedido Optimo

Como último punto tenemos que considerar el valor optimo de una orden de Compra. Dentro de esta categoría se encuentran los modelos de administración de inventarios. Aquí nos preocupa la cantidad óptima de inventario que debe tener una empresa.

Este problema se tiene que ver desde dos puntos de vista

  1. El primero es de acuerdo a la cantidad de costos fijos
  2. El segundo de acuerdo a el costo de colocar una orden de compra.

De acuerdo a la cantidad de costos fijos

Por un lado los costos fijos se incrementan con la cantidad de inventario.

  • Al incrementar los inventarios se requiere más espacio que genera una renta; se tiene más capital invertido en los inventarios que deja de pagar intereses y más personal para poder manejarlos.
  • Cuando el inventario es excesivo se tiene capital atado que tiene que pagar intereses o se puede utilizar para pagar deuda.
  • Tenemos que incluir aquí los costos de obsolescencia, seguros, maltrato, deterioro.

Costo de colocar una orden de compra

Por el otro lado los costos de colocar una orden de compra se reducen cuando el volumen de una orden se incrementa.

  • Es decir el colocar una orden de compra por 10,000 piezas tiene un costo menor que el colocar 10 ordenes de compra de 1000 unidades cada una.
  • El incremento en costo se genera principalmente por el incremento en papeleo, transferencias bancarias, cuentas telefónicas, personal que realiza los pagos, agentes aduanales, entre otros.

A esto hay que agregar a la perdida de descuentos por volumen que se pueden obtener con ordenes grandes.

CASO: Compra por cantidades constantes

Una casa comercial que opera en el medio, tiene como política trabajar todos los días del año (de lunes a lunes), ella se dedica a comprar y comercializar productos de fabricantes nacionales. A la fecha esta realizando el estudio de las compras y almacenamientos que debe realizar durante el año 2.003. El producto P1 es uno de los productos que normalmente mas compra y vende y le interesa conocer cuantas unidades deberá comprar el próximo año, cual será la cantidad ideal de compra que le de el máximo beneficio, así como la cantidad de veces que tiene que comprar dicho producto durante el año, cual será el stock mínimo y de seguridad así como el nivel de reaprovisionamiento relacionado con cada uno de los pedidos a realizar.

Esto significa que debemos comprar 12 veces en el año la siguiente cantidad (compras por cantidades constantes)

Lote económico = 52.760 / 12 = 4.397 unidades

De acuerdo a esto para cada compra calculamos:

  1. La fecha de ruptura del stock
  2. La fecha en que tendremos que hacer el pedido
  3. La fecha en que deberá ingresar el pedido
  4. El stock mínimo
  5. El stock de seguridad
  6. El nivel de reposición
  7. El stock máximo

Aplicando el método contable, para cada caso, habrá que calcular el stock y rectificar los stocks generados después del ingreso de lo comprado, atendiendo los puntos de ruptura del stock.

CASO DE APLICACION – DIAS ORDINARIOS

Para el año 2.007 una Empresa de Confecciones desea conocer el lote económico y la forma de comprar telas para confeccionar Jeans, la forma de consumo de las telas en metros se prevé de la siguiente manera (en días ordinarios).

Sabemos que:

  • El precio promedio de compra previsto para el 2.007 es de 6.800/metro.
  • La tasa de posesión considerada es de 36%.
  • El costo de realizar una compra es de 1.000.000
  • Se cuenta con un stock inicial de 620 metros.
  • El plazo de aprovisionamiento es de 7 días.
  • El stock de seguridad es de 7 días.

Se pide calcular:

  1. Cuantas veces debemos comprar durante el año 2.007.
  2. Cuántos metros de tela para Jean debemos comprar para el año 2.007.
  3. Especificar para cada pedido de compra:
  • La fecha de ruptura del stock.
  • Fecha en que realizaremos el pedido.
  • Cantidad de unidades del stock mínimo.
  • Cantidad de unidades del stock de seguridad.
  • Nivel de reposición o reaprovisionamiento. 

Considerar:

  • Compras por cantidades constantes
  • Compras por periodos regulares.

Caso 1: Compras por cantidades constantes

En el caso de compras por cantidades constantes, el lote económico de compra es:

Lote económico = 11.832 / 4

Lote económico = 2.958 metros

Como la tela de jean viene en rollos de 100 metros, el lote económico será de 3.000 metros (30 rollos). Esto quiere decir que compraremos 4 veces al año, en periodos irregulares, pero cada vez que hagamos una compra esta deberá ser de 3.000 metros, en total se comprara entonces 12.000 metros (120 rollos).

Cuando calculamos el primer punto de ruptura del stock (Momento en que nos quedamos en el almacén sin ninguna unidad), en este caso 31 de Enero, procedemos a calcular a continuación:

  • Fecha en que realizaremos el pedido.
  • Fecha en que ingresara el pedido
  • Cantidad de unidades del stock mínimo.
  • Cantidad de unidades del stock de seguridad.
  • Nivel de reposición o reaprovisionamiento.

Stock máximo

A continuación procedemos a calcular el segundo punto de ruptura, para ello primero ingresamos lo comprado, luego rectificamos el stock y a continuación comenzamos a descontar lo consumido hasta que no tengamos mas unidades en el almacén:

La nueva fecha de ruptura se calcula de la siguiente manera:

  1. Tenemos 1.131 unidades para consumir en Abril.
  2. En Abril se consume a razón de 40 unidades /día.
  3. 131/40 = 28, ósea el 28 de Abril es la ruptura del stock

Cuando calculamos el segundo punto de ruptura del stock (Momento en que nos quedamos en el almacén sin ninguna unidad), en este caso 28 de Abril, procedemos a calcular a continuación:

  • Fecha en que realizaremos el pedido.
  • Fecha en que ingresara el pedido
  • Cantidad de unidades del stock mínimo.
  • Cantidad de unidades del stock de seguridad.
  • Nivel de reposición o reaprovisionamiento.
  • Stock máximo

A continuación procedemos a calcular el tercer punto de ruptura, para ello primero ingresamos lo comprado, luego rectificamos el stock y a continuación comenzamos a descontar lo consumido hasta que no tengamos mas unidades en el almacén:

La nueva fecha de ruptura se calcula de la siguiente manera:

  1. Tenemos 295 unidades para consumir en Agosto.
  2. En Agosto se consume a razón de 28 unidades /día.
  3. 295/28 = 28, ósea el 10 de Agosto es la ruptura del stock

Cuando calculamos el tercer punto de ruptura del stock (Momento en que nos quedamos en el almacén sin ninguna unidad), en este caso 10 de Agosto, procedemos a calcular a continuación:

  • Fecha en que realizaremos el pedido.
  • Fecha en que ingresara el pedido
  • Cantidad de unidades del stock mínimo.
  • Cantidad de unidades del stock de seguridad.
  • Nivel de reposición o reaprovisionamiento.
  • Stock máximo

A continuación procedemos a calcular el cuarto punto de ruptura, para ello primero ingresamos lo comprado, luego rectificamos el stock y a continuación comenzamos a descontar lo consumido hasta que no tengamos mas unidades en el almacén:

La nueva fecha de ruptura se calcula de la siguiente manera:

  1. Tenemos 383 unidades para consumir en Noviembre.
  2. En Noviembre se consume a razón de 40 unidades /día.
  3. 383/40 = 9, ósea el 9 de Noviembre es la ruptura del stock

Cuando calculamos el cuarto punto de ruptura del stock (Momento en que nos quedamos en el almacén sin ninguna unidad), en este caso 9 de Noviembre, procedemos a calcular a continuación:

  • Fecha en que realizaremos el pedido.
  • Fecha en que ingresara el pedido
  • Cantidad de unidades del stock mínimo.
  • Cantidad de unidades del stock de seguridad.
  • Nivel de reposición o reaprovisionamiento.
  • Stock máximo

Finalmente calculamos el stock final (al 31 de diciembre), para ello procedemos a ingresar lo comprado, luego rectificamos el stock y a continuación comenzamos a descontar lo consumido hasta llegar al mes de diciembre:

De donde el stock final al 31 de Diciembre será de 788 unidades

Caso 2: Compras por periodos regulares

En el caso de compras por periodos regulares, el lote económico de compra es el consumo previsto para el siguiente periodo, el último mes se compra lo que se desea dejar como inventario final.

Cuando calculamos el primer punto de ruptura del stock (Momento en que nos quedamos en el almacén sin ninguna unidad), en este caso 31 de Enero, procedemos a calcular a continuación:

  • Fecha en que realizaremos el pedido.
  • Fecha en que ingresara el pedido
  • Cantidad de unidades del stock mínimo.
  • Cantidad de unidades del stock de seguridad.
  • Nivel de reposición o reaprovisionamiento.
  • Cantidad a comprar (febrero, marzo, y abril)
  • Stock máximo

A continuación procedemos a calcular el segundo punto de ruptura, para ello primero ingresamos lo comprado (se calcula 3.100 y no 3.069 porque sabemos que se compra en rollos de 100 metros), luego rectificamos el stock y a continuación comenzamos a descontar lo consumido hasta que no tengamos mas unidades en el almacén:

La nueva fecha de ruptura es ahora el 30 de Abril (pese a que aun tenemos 31 unidades a esa fecha), a continuación  procedemos a calcular.

  • Fecha en que ingresara el pedido
  • Cantidad de unidades del stock mínimo.
  • Cantidad de unidades del stock de seguridad.
  • Nivel de reposición o reaprovisionamiento.
  • Cantidad a comprar (Mayo, junio y Julio)
  • Stock máximo

Realmente se compra 2.700 metros (porque los rollos vienen de 100 en 100 metros)

A continuación procedemos a calcular el tercer punto de ruptura, para ello primero ingresamos lo comprado, luego rectificamos el stock y a continuación comenzamos a descontar lo consumido hasta que no tengamos mas unidades en el almacén:

La nueva fecha de ruptura es ahora el 31 de Julio (pese a que aun tenemos 95 unidades a esa fecha), a continuación  procedemos a calcular.

  • Fecha en que ingresara el pedido
  • Cantidad de unidades del stock mínimo.
  • Cantidad de unidades del stock de seguridad.
  • Nivel de reposición o reaprovisionamiento.
  • Cantidad a comprar (Agosto, setiembre y Octubre)
  • Stock máximo

UNIDAD 4

LOS SISTEMAS DE PROGRAMACION Y LA SELECCIÓN DE PIEZAS

  • IIntroducción: Coeficiente de repetitibilidad y Coeficiente de variación
  • Sistema FMS
  • Sistema MRP
  • El Programa de Mínimo Inventario en Proceso
  • El Sistema Kanban
  • El Sistema JIT
  • El Sistema de Automatización Humanizada (JIDOKA)

INTRODUCCION – Coeficiente de repetitibilidad y Coeficiente de variación

Si bien es cierto el ideal de una empresa es el reducir a cero el stock, la realidad nos muestra que en nuestro medio lo que puede hacerse es minimizar el inventario, para ello debemos de evaluar en que mercaderías debemos mantener stock y  en cuales solamente debemos adquirir sobrepedido.

Que es lo primero a tener en cuenta al momento de decidir el stoqueamiento o no de una mercadería, esto será el hecho de tratarse de una mercadería que siempre adquirimos y que normalmente va a variar poco; en este caso, debemos de mantener un stock de la misma. Pero si se trata de una mercadería que muy raras veces o nunca utilizamos; o si se trata de mercaderías que no sabemos vamos a utilizar en ese caso no debemos mantener stock de la misma y solo adquirirla sobrepedido.

Es decir la selección de las piezas  a comprar, deberán basarse en dos índices:

  • Coeficiente de repetitibilidad
  • Coeficiente de variación

Coeficiente de repetitibilidad

Es un coeficiente que indica la cantidad de veces que se repite el consumo de una mercadería. Viene a ser la relación entre el valor medio del consumo de las piezas y el valor del lote económico. Mientras mas alto sea este coeficiente mas nos estará indicando la necesidad de mantener un stock de la mercadería y mientras mas bajo sea tendera a ser adquirida sobrepedido.

Coeficiente de variación

Es un coeficiente que nos indica la variación o estandarización de la mercadería que consumimos. Viene a ser la relación entre el valor de la desviación standard del consumo de las piezas y el valor medio de este consumo. Mientras mas alto sea este coeficiente mas nos estará indicando la necesidad de ser adquirida sobrepedido y mientras mas bajo sea. Nos indicara la necesidad de mantener un stock de dicha mercadería

Estos dos coeficientes los llevamos a un sistema de ejes cartesianos.

Al observar la figura del sistema de eje cartesianos consideramos lo siguiente:

  • Las piezas encuadradas en el segundo cuadrante, ósea aquellas que poseen alto coeficiente de repetitibilidad y bajo coeficiente de variación, son adecuadas para la aplicación del Sistema MRP.

Dependiendo del coeficiente de repetitibilidad, se podrá usar un Sistema de ordenes a intervalos fijos o un sistema de ordenes en cantidades fijas.

  • En el cuarto cuadrante se encuentran las piezas de bajo coeficiente de repetitibilidad y alto coeficiente de variación. Para ellas el más adecuado es un sistema por encomienda, atendiendo pedido a pedido. (Sistema FMS).

EL SISTEMA  F.M.S.

  • Es el sistema de producción de fabricación pedido a pedido
  • Este sistema busca acelerar los sectores productivos en un sentido de rápida atención al cliente. Este procedimiento es diametralmente opuesto al sistema MRP
  • Este sistema busca transformar una operación que actúa sobre encomienda en una fabricación ágil, flexible, con plazos de entrega reducidos.
  • Siguiendo el criterio de Programación de las Operaciones FMS, el mantenimiento de inventarios no es un asunto de vital importancia para cualquier tipo de negocio, ya sea que este orientado a la producción o a los servicios
  • Si bien es cierto los materiales o productos terminados incluidos en este sistema no están disponibles en el momento que se les necesita, esto no implica que los trabajadores no podrán realizar sus actividades o la empresa no podrá realizar las ventas que necesita, dado que son materiales o productos con alto coeficiente de variación y bajo coeficiente de repetitividad.

EL SISTEMA MRP

  • Es el sistema de producción en serie.
  • Es el sistema tradicional de programación semanal, mensual, y hasta trimestral, donde los productos son fabricados siguiendo la tendencia histórica del consumo, con poca posibilidad de cambio durante la ejecución del programa.
  • Siguiendo el criterio de Programación de las Operaciones MRP (Planeamiento del requerimiento de Materiales), el mantenimiento de inventarios es un asunto de vital importancia para cualquier tipo de negocio, ya sea que este orientado a la producción o a los servicios.
  • Si los materiales o productos terminados necesarios para el buen funcionamiento de las operaciones de la empresa no están disponibles en el momento que se les necesita, los trabajadores no podrán realizar sus actividades o la empresa no podrá realizar las ventas que necesita.
  • Pero si se eleva en exceso la cantidad almacenada, esto hará que se eleven los costos financieros de la empresa y por consiguiente la empresa pierda competitividad antes sus competidores.
  • Por consiguiente es necesario que se logre un equilibrio proporcionando inventarios adecuados con un mínimo de impacto financiero para el consumidor.

Razones para mantener inventarios bajo el sistema MRP

La razón fundamental por la que se deben llevar inventarios es que resulta físicamente imposible y económicamente impráctico el que cada artículo llegue al sitio donde se necesita y cuando se necesita. Aunque para un proveedor le sea físicamente posible suministrar materias primas con intervalos de unas cuantas horas, por ejemplo, esto resultaría prohibitivo debido al costo involucrado. Por tanto el fabricante debe mantener inventarios adicionales para utilizarlos cuando lo requiera.

Ejemplo de requerimiento de materiales en una Organización Productiva bajo el Sistema MRP 

1- La Previsión de Ventas

La Previsión de ventas, es básica, porque a través de ella podremos ordenar nuestra forma de operar y producir en la organización productiva, conocer los productos y las cantidades de cada uno de ellos que debemos producir y   sobretodo calcular las necesidades de mano de obra, materiales y máquinas, para llevar adelante dicha producción.

Las cantidades a fabricar tienen una importancia definitiva en el costo del producto, por lo que es necesario conocer el consumo previsto.

Cuando administramos las operaciones de una organización productiva, lo primero que debemos realizar es hacer coordinar a ventas y producción, de manera que coordinen en forma perfecta los planes comerciales con los planes de producción.

La previsión de ventas se puede realizar:

  • Por estimación basada en los datos históricos y las informaciones sobre la situación futura.
  • Calculando la tendencia de las series cronológicas de consumos anteriores.
  • Por extrapolación del consumo medio en los periodos anteriores (mes, trimestre, etc.).

Por alisado exponencial o previsión a corto plazo basada en la media ponderada de consumos anteriores, aplicando coeficientes decrecientes en razón geométrica a la antigüedad de la información.

2- PROGRAMACION DE LA PRODUCCION

A partir de esta información podemos proyectar nuestras operaciones en el área de producción, para lo cual debemos calcular la cantidad a producir.

La cantidad a producir se calcula en función de la producción terminada a mantener como stock al inicio de cada periodo. En este caso la política de la empresa es contar entre 15 a 30 días de la venta promedio mensual del periodo o año que inicia.

EL PROGRAMA DE MÍNIMO INVENTARIO EN PROCESO

( MINIMIZED INVENTORY PRODUCTION SYSTEM – MIPS)

En 1971, La Mitsubishi Electric Company, estaba sufriendo una fuerte crisis de endeudamiento. Buscando la solución, se estableció dos metas:

  • Vitalizar los sistemas de control de stocks.
  • Mantener control rígido en los plazos de entrega de los pedidos de compra, eliminado faltas o excesos de piezas o de materia prima.

Este programa trajo algunos beneficios y, redujo el endeudamiento de la empresa. Después de 1975, los problemas se volvieron a acentuar, esta vez quedo claro que el tratamiento tradicional usado para reducir los stocks no había sido suficiente para compensar las violentas dificultades. Fue cuando SHINDO, presidente de la empresa, hizo las siguientes preguntas a sus subordinados :

  1. Son los almacenamientos de materiales, realmente necesarios para la producción ?.
  2. Seria posible sincronizar los sectores de fabricación y montaje de modo a eliminar los almacenamientos de piezas fabricadas ?.

En busca de la respuesta a estas preguntas, los ejecutivos de la Mitsubishi descubrieron que la Toyota Motor Company, buscaba eliminar totalmente los stocks de piezas fabricadas, mientras que ellos pretendían reducirlo por la mitad. A partir de esta constatación, fue desarrollado en la Mitsubishi el PROGRAMA DE MINIMO INVENTARIO EN PROCESO.

Conceptos Básicos del programa de mínimo inventario en proceso

1- Limpieza y orden

El programa de limpieza y orden tiene  como principales etapas :

  • Determinación del local para cada material
  • Eliminación completa de máquinas, herramientas y materiales obsoletos.
  • Programa regular de revisión y pintura de máquinas e instalaciones.
  • Limpieza de piso tipo hospital.
  • Limpieza y orden como sinónimo de disciplina

2- Máquinas siempre disponibles.

El tradicional concepto usado en los sectores productivos de que la máquina no puede parar, trae generalmente, como consecuencia, la producción de excesos, lo que ocasiona puntos de estrangulamientos durante el ciclo de fabricación.

En forma inversa el concepto de maquina siempre disponible, enfoca el ángulo de la eficiencia máxima del conjunto hombre – máquina – herramienta , en el momento exacto del surgimiento de la necesidad . Producir en la hora cierta, en la cantidad correcta, con calidad, sin interrupción, pasa a ser la orientación seguida por el sector de producción.

En busca de ese objetivo, se hacen necesarias las siguientes etapas:

  • Programa riguroso de mantenimiento preventivo.
  • Mantenimiento y lubricación diaria ejecutados por el operador.
  • Operación en un único turno de trabajo.
  • Operación cadenciada sin forzar el desgaste.
  • Mantenimiento proporcional al tiempo de uso del equipo.

3- Calidad – Círculos de Control de calidad

Los principales puntos de este proceso son :

  • Programa de circulo de control de calidad.
  • Inspección realizada por el operario.
  • Producción exenta de fallas.

Funciones  del  mínimo  inventario  en  proceso

1- Cambio rápido de herramienta

Ventajas del cambio rápido de herramienta

  • Reducción del lote económico de producción.
  • Aumento del tiempo de utilización de la máquina.
  • Reducción del ciclo de fabricación.

2- Operador polivalente

Ventajas del operador polivalente

  • Reducción del inventario en proceso.
  • Reducción del ciclo de fabricación.
  • Mayor productividad y flexibilidad.

3- Automatización de bajo costo

Requisitos :

  • Debe ser compatible con el costo del equipamiento
  • Debe adecuarse a las limitaciones de espacio del equipamiento.
  • Debe aprovechar el equipamiento existente.
  • Debe poder operar manualmente.

Ventajas  de la automatización de bajo costo

  • Complemento del Programa Operador Polivalente.
  • Reducción del inventario en proceso.
  • Reducción del ciclo de fabricación.
  • Aumento de productividad.
  • Menor inversión.

4- Producción en lotes pequeños

Todas las etapas hasta ahora presentadas tienen como principal objetivo establecer la base para la producción en pequeños lotes, transformando la fabricación en un sistema extremadamente flexible. Durante muchos años los sectores de fabricación  operaron siguiendo la premisa de que los altos costos de preparación de máquinas deberían ser compensados por grandes lotes de producción.

Los japoneses desafiaron esa  teoría y, a través de las etapas anteriormente descritas crearon la condición de producir en lotes pequeños de manera económica. Este hecho contribuyo grandemente a descongestionar las áreas de fabricación ,eliminado los cuellos de botella y posibilitando  al sector de producción una rápida atención de las necesidades del mercado

El Sistema de Producción en pequeños lotes, se constituyo en el primer paso para la implantación de programas de mayor amplitud, tales como el Kanban y  el F.M.S.

Ventajas de la Producción en lotes pequeños

  • Control de las cantidades producidas.
  • Mejor calidad y reducción de rechazos.
  • Mejor atención a la programación.
  • Es complemento para las funciones Cambio rápido de herramienta, operador polivalente y automatización de bajo costo.

EL SISTEMA KANBAN

El sistema de producción Toyota, más conocido como “Sistema Kanban”, es una técnica originalmente desarrollada en la Toyota Motor Company. Este sistema enfocado en su parte logística es también denominado sistema de programación justo a tiempo ( JIT – Just in Time), o Inventario cero, y la idea básica del mismo es que los inventarios sólo existen para ocultar problemas, por lo que prioriza la reducción de los inventarios, quedando de esta manera los problemas expuestos, por lo que deben comenzar a resolverse antes de hacer otra reducción de inventarios.

La palabra Kanban en Japonés posee varios significados:

  • Cartón
  • Símbolo
  • Panel

Desde el punto de vista genérico Kanban es un sistema de control de producción

  • Tradicionalmente, la programación de producción busca en diversas ordenes de servicio, la fabricación de los diferentes tipos de piezas que componen un determinado producto. Cada sección ejecuta operaciones independientes de acuerdo con las ordenes de fabricación en su poder y las provee al sector subsiguiente. Este método es hoy conocido como PUSH METHOD. Ósea, un método que podría ser entendido como EMPUJAR LA PRODUCCION.
  • En el sistema Kanban, la producción es comandada por las líneas de montaje. Solamente después del consumo de las piezas en la línea de montaje se genera la autorización de fabricación de un nuevo lote.
  • El KANBAN, es un sistema de producción en lotes menores. Cada lote es almacenado en recipientes estandarizados (containers), conteniendo un número definido de piezas. Para cada lote existe un cartón Kanban correspondiente.
  • Las piezas dentro de los recipientes estandarizados, acompañadas de su cartón correspondiente son movidas a través de las secciones , sufriendo las diversas operaciones del proceso hasta llegar sobre la forma de pieza acabada a las líneas de montaje.
  • En la medida en que las piezas son consumidas en el montaje del producto terminado, y se vacían los containers, los cartones Kanban correspondientes se colocan en ficheros colocados en el local siguiente.
  • Una o dos veces al día, los cartones se retiran y juntamente con los containers, se envían a la sección donde se inicia el proceso de fabricación de aquella pieza.
  • Cada cartón Kanban representa una autorización para la fabricación de un nuevo lote de piezas, en cantidades bien definidas.
  • El nuevo lote de piezas, nuevamente dentro de los containers, juntamente con su cartón Kanban, recorre otra vez todas las etapas del proceso de fabricación hasta llegar a montaje, completando el ciclo.
  • Si por algún motivo se interrumpiese el consumo de piezas en la línea de montaje, los cartones Kanban no serán mas colocados en los ficheros, interrumpiéndose en consecuencia el flujo.
  • Las secciones de inicio de la fabricación, no teniendo mas cartones Kanban, autorizando la fabricación de nuevos lotes , suspenden automáticamente la producción.
  • Literalmente ninguna inversión adicional en stocks es hecha hasta que surjan nuevas necesidades con el reinicio del consumo en las líneas de montaje.

Origen del Kanban

La idea de kanban, fue copiada del sistema de funcionamiento de un supermercado, siendo por eso también conocido como SUPERMARKET SYSTEM.

  • En un supermercado, las mercaderías, están distribuidas en góndolas, con las informaciones necesarias colocadas en un cartón.
  • Cuando un consumidor desea adquirir determinado producto, el va al supermercado y retira la mercadería en la cantidad necesaria.
  • El supermercado de acuerdo con la demanda, repone la mercadería vendida. El supermercado también se responsabiliza por la reposición en el plazo, en la calidad , en la cantidad y a precios compatibles.
  • Por el sistema Kanban, se eliminan los almacenamientos de piezas acabadas, que son sustituidos por pequeños supermercados próximos a los locales de consumo.
  • A medida que los cartones Kanban son cambiados por piezas en los supermercados, se inicia, automáticamente, su reposición por los sectores de fabricación.
  • La sincronización entre fabricación y montaje puede eliminar las necesidades del supermercado.

Características del Sistema

Existen dos características distintas en el sistema:

  • Una es la producción Just in Time, donde solamente los productos necesarios, en el momento exacto, en las cantidades requeridas, deben ser producidos, manteniendo los stocks en niveles mínimos.
  • La otra busca obtener la plena utilización de los recursos humanos, por medio de la exploración de su capacidad, participación activa en la producción, mejoría de la productividad y de las condiciones generales del trabajo. Se debe esperar como consecuencia de la participación de los trabajadores en la solución de los problemas, una ampliación de sus habilidades y aumento de su motivación.

Stocks elevados

En el sistema de producción convencional, el más importante factor condicionante de los stocks elevados es aquel proveniente de la descoordinación entre las sucesivas etapas de fabricación. La excesiva interdependencia y libertad incentivan la eficiencia por sector aisladamente. Este sistema contribuye para el aumento de los inventarios, considerándose que deben suplir las deficiencias en la fluctuación de la demanda, ocasionadas por problemas de producción, fallas en la calidad y roturas de equipos.

En contraposición, el stock en el sistema Kanban, es mencionado como una colección  de problemas e ineficiencias. En este caso los stocks son considerados como responsables por el desbalanciamiento entre las diversas operaciones del proceso de producción, provocando exceso de máquina y de mano de obra. De este modo, los inventarios y los stocks  resultantes del exceso de producción, fueron reconocidos como los peores causantes del desperdicio, una vez que contribuyen para encubrir sus diferentes configuraciones.

Desperdicio en las actividades operativas

Se presenta en siete diferentes formas:

  1. Por exceso de trabajo
  2. Por tiempo ocioso.
  3. Por fabricación indebida
  4. Por stock
  5. Por transporte
  6. Por producción rechazada
  7. Por actividades improductivas 

Descripción del Funcionamiento del Sistema Kanban

El cartón Kanban es responsable por la comunicación y funcionamiento de todo el sistema. No existe un modelo estandarizado del cartón. El debe contenerlas informaciones necesarias para la perfecta operación, atendiendo a las características propias de cada empresa.

El cartón debe contener las siguientes informaciones :

  • Nombre y código de la pieza.
  • Nombre y localización de las secciones donde son producidas las piezas. (flujo del proceso).
  • Nombre y localización del sector donde se consume las piezas (líneas de montaje).
  • Localización de las áreas de estoqueamiento (supermercado).
  • Cantidad representada por el cartón.
  • Cantidad total del lote de producción.
  • Número secuencial del cartón u número total de cartones del ítem en cuestión.
  • Tipo de containers.
  • Tiempo total del proceso y tiempo por operación.

Esquema de implantación del sistema Kanban

El esquema de implantación del Sistema Kanban , aunque no sea rígido, debe pasar por algunas etapas consideradas fundamentales :

  1. Introducción del Programa Mínimo Inventario en Proceso (MIPS)
  2. Definir los ítems a ser controlados por el Kanban.
  3. Determinar los tipos de containers y cantidades de piezas por containers.
  4. Calcular el número de cartones Kanban.
  5. Instalar las facilidades necesarias.
  6. Preparar los manuales de entrenamiento.
  7. Entrenar al personal directamente involucrado.
  8. Expandir el sistema.

Selección de los ítems para el Kanban

Pese a que no existe limitaciones para la implantación del Kanban, a través del uso de cartones, se verificó que el sistema es más eficiente cuando los ítems controlados poseen alta actividad, repetitibilidad y pequeña variación en las cantidades consumidas.

Recordemos que el objetivo del Kanban es minimizar los stocks de material en proceso, produciendo en pequeños lotes solamente lo necesario, con calidad, productividad y en el tiempo cierto.

El Kanban se basa en el concepto de reducción de los costos de preparación de máquinas (setup), lo que trae como consecuencia la reducción del lote económico de producción. (Este concepto puede ayudar en la selección de los ítems para el uso del Kanban).

Determinación del número de cartones Kanban

El número de cartones Kanban  y la cantidad representada por cartón están directamente relacionados con la velocidad de consumo en la línea de montaje y el tiempo de reposición necesario al reaprovisionamiento de los lotes.

Lo ideal es el balanceamiento perfecto entre producción y consumo. En el caso mas desfavorable en el que el consumo sea más rápido que la velocidad de reposición de los lotes, ocurrirá la inevitable interrupción de la línea de montaje. En el caso inverso , habrá un aumento del stock de materiales en proceso, que será tan grande cuanto mayor fuere el desfasaje.

Los ítems seleccionados  deberán haber pasado a través de las etapas del Programa MIPS , de tal modo que los costos de montaje hayan sido reducidos, los tiempos de proceso disminuidos, las herramientas revisadas y los operadores entrenados para garantía de los plazos y de la calidad.

Las variables iniciales usadas en la determinación del número de cartones Kanban , fueron reunidas en una fórmula simple y que puede ser calculada manualmente o a través del computador :

Variables iniciales:

Df        = Ciclo de fabricación en días.

De        = Tiempo de espera en días.

N         = Demanda o consumo por día.

C         = Cantidad de piezas del Container.

Y         = Número de cartones Kanban.

EJERCICIOS DE CALCULO DE DETERMINACION DE NUMERO DE CARTONES KANBAN

  • Calcular la cantidad de cartones Kanban necesarios para una producción a la que se le ha calculado un ciclo de fabricación de 1 día, una demanda o consumo de 24.000 piezas/día, un tiempo de espera de 0,25 días y una cantidad de 300 piezas en cada Container. El factor de seguridad(a) considerado es 0,5.

Solución

Y = 24.000 ( 1 + 0,25 ) ( 1+ 0,5 )

300

Y  = 150 cartones Kanban

  • Calcular la cantidad de cartones Kanban necesarios para una producción a la que se le ha calculado un ciclo de fabricación de medio día, una demanda o consumo de 30 piezas/día, un tiempo de espera de 1 día y una cantidad de 15 piezas en cada Container. El factor de seguridad(a) considerado es 0,7.

Solución

Y = 30 ( 0,5 + 1 ) ( 1+ 0,7 )

15

Y  = 5 cartones Kanban

Por los ejemplos vistos, observamos que las variaciones de consumo irán a reflejarse en mayor o menor velocidad en el uso de cartones Kanban, obligando a reposiciones en ritmo mas o menos acelerado. Variaciones dentro de límites razonables son perfectamente absorbidas por la operación, pero nos cuesta recordar que uno de los puntos mas significativos para la mayor eficiencia del Kanban es el balanceamiento de la producción.

En la medida en que mejora el equilibrio entre el consumo y la producción disminuyen las vulnerabilidades en la fabricación, se reduce el tiempo de proceso y el número de cartones Kanban puede ser también reducido.

De preferencia, los ítems controlados por el Kanban deben ser producidos en sectores  o equipamientos separados de los demás, de modo a minimizar las interferencias con los ítems fabricados por el sistema convencional.

La ocurrencia de problemas de calidad en las piezas del Kanban, exige la inmediata interrupción del proceso y eliminación de las causas antes de reiniciar la fabricación. Piezas en los containers, acompañadas del cartón Kanban , deben tener la garantía de buena calidad.
SISTEMA DE PROGRAMACIÓN JUSTO A TIEMPO ( JIT – JUST IN TIME)

En el sistema Just in time, se atienden los siguientes puntos:

  1. Producción comandada por el proceso posterior , lo que hace que la necesidad de fabricación fuese generada después del consumo, en la hora cierta y en las cantidades necesarias.
  2. Producción en pequeños lotes y movimientos acelerados en las diversas fases del proceso, evitando acumulación de stocks, disminuyendo los cuellos de botella creados durante la operación, y tornando el sector ágil y flexible a los requerimientos de ventas.
  3. Balanceamiento de la producción diaria de los sectores de montaje, trayendo como consecuencia el nivelamiento de las áreas de fabricación.

AUTOMATIZACIÓN HUMANIZADA ( JIDOKA )

Significa que el equipo no solamente opera automáticamente, sino que si alguna anormalidad ocurre, la interrupción de la operación es automática, con envío de información a la persona responsable.

Los principales objetivos del JIDOKA son:

  • Evitar exceso de producción por la paralización del equipo, cuando la cantidad necesaria es alcanzada. Ningún exceso debe ser producido.
  • Prevenir la producción de piezas defectuosas, interrumpiendo la producción, siempre que ocurriere alguna falla.

Facilitar la identificación de las anormalidades, con la paralización e inmediata investigación para levantamiento y corrección de las causas.

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Portal Rueda Carlos Antonio. (2011, junio 22). Gestión de inventario, stocks y almacenes. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/gestion-de-inventario-stocks-y-almacenes/
Portal Rueda, Carlos Antonio. "Gestión de inventario, stocks y almacenes". GestioPolis. 22 junio 2011. Web. <https://www.gestiopolis.com/gestion-de-inventario-stocks-y-almacenes/>.
Portal Rueda, Carlos Antonio. "Gestión de inventario, stocks y almacenes". GestioPolis. junio 22, 2011. Consultado el 13 de Diciembre de 2019. https://www.gestiopolis.com/gestion-de-inventario-stocks-y-almacenes/.
Portal Rueda, Carlos Antonio. Gestión de inventario, stocks y almacenes [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/gestion-de-inventario-stocks-y-almacenes/> [Citado el 13 de Diciembre de 2019].
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