Resumen
El concepto de planeamiento de la fuerza laboral (conocido en inglés como Workforce Planning), no es un concepto muy reciente, sin embargo no es un concepto muy conocido en el mundo de las pequeñas o medianas empresas locales ya que el manejo y gestión de su fuerza laboral suele ser poco complejo. Sin embargo, este concepto ha ido adquiriendo importancia entre las grandes corporaciones que tienen presencia global y que se han visto obligadas a pensar y gestionar su capital humano de manera mucho más estratégica dentro de un mercado cada vez más competitivo.
Introducción
El concepto de planeamiento de la fuerza laboral puede ser entendido desde su manera más simple, como lo es el planear el número de personas necesarias para llevar a cabo una operación de una organización de manera adecuada, hasta el enfoque más complejo que provea un acercamiento estratégico y global para no solo asegurarse de tener al personal necesario, sino saber dónde tenerlo, cuando tenerlo, cómo obtenerlo y como evolucionarlo de manera tal que represente una ventaja competitiva para una organización compleja.
El concepto de planeamiento de la fuerza laboral
Como comenta Cunningham (1), “el planeamiento estratégico de la fuerza laboral sirve como un marco de referencia gerencial para tomar decisiones respecto a la dotación de personal…para tener el número adecuado de personas con el conjunto de competencias adecuadas en los puestos y momentos adecuados.”
Unido a esto, tenemos que tomar en cuenta un factor importante para muchas empresas, y es el factor de costo; de esta forma no solamente es saber el cuándo, el cómo, el dónde y las características de la fuerza laboral, sino saber incluir el factor del costo para crear un balance adecuado y permitir a la empresa ser competitiva.
El concepto, por lo tanto es un concepto complejo, que no se basa solamente en una dimensión (calidad, eficiencia, eficacia, costo, etc.) sino en la combinación de todas estas dimensiones, de manera tal que sirvan como un marco de referencia para tomar las decisiones más convenientes de acuerdo a las condiciones del mercado, a la misión de la empresa y a los objetivos y metas de cada una de sus unidades de negocio que colaboren en la consecución de la meta general de la organización.
Basado en lo anterior, por lo tanto se debe de concebir este concepto como una herramienta de sumo valor para toda empresa global en el logro de su estrategia como negocio, y no solamente como una responsabilidad del departamento de recursos humanos, sino como una red de decisiones entre lo operativo, lo táctico y lo estratégico.
Cunningham (1) menciona algo que es sumamente crucial y es el concepto de temporalidad. Los análisis de la fuerza laboral deben de mostrar tendencias, lo cual indica que nada es estático’ las condiciones cambian y por lo tanto la estrategia debe adaptarse a las condiciones presentes y prepararse para condiciones futuras.
Si se toma en cuenta una situación actual, sin considerar el pasado (como cierto fenómeno ha evolucionado) y lo incierto del futuro, muy posiblemente las decisiones que se tomen no sean las acertadas. De la misma forma si solo se analiza una dimensión relacionada con la fuerza laboral, sin tomar en cuenta múltiples dimensiones (geografía, job family, job level, performance ratings, tenure, business unit, etc.) y compararlas con los objetivos de la empresa para lograr un análisis mucho más holístico y eficiente.
Cada organización debe estar alerta sobre la condición de su fuerza laboral y las necesidades del negocio, así como de la demanda de habilidades y conocimientos y desde luego de la disponibilidad (existencia local o global) de personas con esos conocimientos o habilidades requeridas.
Mayo (2) comenta sobre el concepto “headcount” (conocido por el acrónimo HC en muchas empresas) y que se usa como base para hacer los análisis de la fuerza laboral, en donde el presupuesto dicta el “headcount”, basado en el costo promedio de un empleado y lo que se puede costear para un período en particular.
El enfoque basado meramente en el costo, deja de lado aspecto tan crucial como la necesidad de tener el recurso humano adecuado para cumplir con la estrategia del negocio, y como lo apunta Mayo, el problema con los análisis financieros puros es que pueden no distinguir entre las personas que representan solamente un costo para la empresa y aquellas que son en realidad una inversión; o sea, aquellos quienes agregan un valor mediante la investigación y el desarrollo de productos, los servicios y relaciones con clientes y consumidores y hasta aquellos quienes agregan un valor intangible mediante la motivación y el compromiso que general en la fuerza laboral.
Es por lo tanto este, un punto crítico que se desea resaltar en esta reflexión; el no concebir el planeamiento de la fuerza laboral como un mero ejercicio financiero de costo por cabeza porque es en ese enfoque en el que se pierde el principio y valor del planeamiento de la fuerza laboral. Hay muchas otras dimensiones que siempre deben de considerarse, incluido el “know how” que muchas veces se pierde al reducir personal en una organización o trasladar operaciones a otros países.
Mayo comparte un cuadro muy interesante sobre los factores que deben de tomarse en cuente cuando se trabaja en planeamiento de la fuerza laboral.
Planeación de la fuerza laboral en las empresas globales
Mayo, A. (2)
A manera de resumen, hay 5 factores críticos que se deben rescatar:
- La visión y la estrategia
- Los cambios demográficos
- El cambio tecnológico
- Las capacidades que se necesitan
- El suministro de talento tanto interno como externo
La visión y la estrategia son cruciales para definir la estructura, calidades, cualidades y ubicación de la fuerza laboral. Si la fuerza laboral no se alinea con la estrategia de la empresa, todo el ejercicio de planeamiento no tiene valor alguno.
Los cambios demográficos causan un impacto importante para el análisis de la fuerza laboral presente y futura.
Mediante el adecuado análisis de estos cambios se puede determinar como la organización puede obtener ventajas de los nuevos perfiles de trabajadores potenciales (por ejemplo: más tecnológicos, con mayor conocimiento y especialización en ciertos campos, con manejo de uno o más idiomas, con una capacidad de liderazgo y de comunicación distinta los enfoques tradicionales, etc.) y diseñar la estrategia para también permitir la integración de las actuales y futuras generaciones con la fuerza laboral experimentada que ha estado en la empresa por varios años e incluso durante décadas (facilitar la brecha generacional en los ambientes laborales).
El cambio en las tecnologías de la información y de la comunicación incide directamente en la habilidad de la empresa para automatizar procesos y hacerlos mucho más eficientes, reducir la necesidad de ciertas puestos que no generan valor y desarrollar al personal para tomar mayores retos dentro de la organización, aprovechando su experiencia y conocimiento a la vez que le permita evolucionar y crear más valor agregado.
Las capacidades que se necesitan siempre van ligadas con las necesidades y evolución del mercado. Y debido a que el mundo global es cada vez más exigente, toda organización debe estar pendiente de los cambios en la demanda, que a la vez influyen en la necesidad de contar con una fuerza laboral que se adecúe a esos cambios y faciliten el logro de una clara competitividad sobre otras empresas.
Esas capacidades pueden variar desde los conocimientos tecnológicos, la habilidad de investigar y desarrollas nuevos productos y servicios, hasta otras habilidades relacionadas con la capacidad de trabajo en equipos virtuales de colaboración, en lugar de modelos tradicionales jerárquicos.
El suministro de personas capacitadas es sumamente importante puesto que es lo que permite a las organizaciones dirigir su atención a ciertas ubicaciones geográficas donde pueda más fácilmente conseguir personal que cuente con esas habilidades críticas y no correr el riesgo de llegar a un punto en el que pierda competitividad por no contar con el personal adecuado para conseguir sus metas.
Importancia del planeamiento de la fuerza laboral
Como se nota en los puntos anteriores, el planeamiento de la fuerza laboral es mucho más complejo de lo que podría pensarse.
Wilkerson y Oldridge (3) comentan que un proceso efectivo de planeamiento de la fuerza laboral va más allá de unas pocas discusiones sobre lo que la organización necesitará en el futuro, sino que consiste en crear un plano de cómo se va a adquirir, adaptar y lograr la fuerza laboral que la empresa necesita.
Definitivamente este es un aspecto que resume la importancia del planeamiento de la fuerza laboral. Este proceso permita a la organización anticiparse a los cambios, creando un puente entre lo que se tiene en el presente y la visión de lo que se desea tener en el futuro, dentro de la visión general y metas de la empresa.
En resumen, el planeamiento de la fuerza laboral es de suma importancia para toda empresa, ya no solamente aquellas grandes corporaciones, sino cualquier empresa, sin importar su tamaño, puesto que el concepto en sí permite a la organización anticiparse y actuar, no de manera reactiva, sino proactiva, previendo necesidades y preparándose para cubrirlas.
Si la organización comprende la estructura, composición, capacidades y habilidades de su fuerza laboral, puede diseñar un plan de acción para lograr hacer los ajustes necesarios que permitan hacer una diferencia entre un desempeño promedio y ser líder en el mercado en el que se desenvuelve.
Es crucial por lo tanto asegurar en todo momento que al planear la fuerza laboral exista un vínculo directo con los objetivos del negocio, así como asegurarse de tomar acciones mediante un plan estructurado con metas y entregables claramente definidos.
De igual manera, es sumamente importante que la organización sepa cuáles son las métricas que usará como referencia para medir el éxito de la implementación del plan. Métricas que tengan metas claras, así como un sistema para evaluar constantemente el desempeño en el logro de las mismas, siendo un objetivo constante la evolución y cambio en la fuerza laboral.
Wilkerson y Oldridge (3) comparten una tabla de los mecanismos que se pueden utilizar para cambiar e incluso crear una evolución de la fuerza laboral:
Planeación de la fuerza laboral en las empresas globales
Es imperativo mantener un esfuerzo contante en atraer la fuerza laboral necesaria para cumplir con la metas del negocio, y una manera es mediante un proceso adecuado de reclutamiento, selección y contratación de talento.
De igual forma, es ciertamente importante el desarrollo del talento interno para permitir oportunidades de crecimiento y abrir nuevos espacios para gente nueva, mientras que el talento interno pueda agregar valor en toras posiciones más críticas.
En algunos casos se puede trabajar en conjunto con universidades y otras organizaciones en programas de investigación y desarrollo en conjunta, sin necesidad de contratar más personal, sino trabajar en un ambiente de colaboración que beneficie a ambas partes.
En otras instancias, la organización puede adquirir otras empresas que ya cuenten con un talento requerido, en lugar de gastar muchos recursos en crear la fuerza laboral mediante largos y tediosos procesos de búsqueda y contratación.
Y finalmente, en ciertos casos, será necesario hacer reducciones de fuerza laboral en áreas en donde ya no se considere que haya generación de valor y en donde la empresa considere pertinente ahorrar costos o re-invertirlos e otras áreas que sí generen ese valor agregado y le permitan ser mucho más competitivos.
Para ir concluyendo, es evidente entonces la complejidad del proceso de planeamiento de la fuerza laboral y la importancia que representa este mismo para una empresa que desea ser competitiva.
Grandes empresas como IBM, Hewlett Packard, American Airlines, Procter and Gamble y muchas otras, han vuelto sus ojos a este tipo de ejercicio para asegurarse una ventaja competitiva y estar preparadas para el futuro.
Como se ve en el diagrama abajo, la empresa KPMG es una de las empresas que tiene claro el proceso de planeamiento de fuerza laboral, en el cual un análisis aislado no tiene cabida, sino que el proceso involucra múltiple pasos que van desde la preparación (recolección de datos), el planeamiento en sí, hasta la implementación de las acciones del plan.
Steps to Strategic Workforce Planning
Fuente (4): KPMG’s 10 Steps to Strategic Workforce Planning.
Conclusiones
El planeamiento estratégico de la fuerza laboral sirve como un marco de referencia gerencial para tomar decisiones respecto a la dotación de personal y que debe de ser basado en los objetivos y metas del negocio.
El concepto, de planeamiento de fuerza laboral es un concepto complejo. No se basa solamente en planear basado en una dimensión por separado, tales como solo la calidad o la eficiencia o el costo. Se debe basar en la combinación de todas estas dimensiones, que constituyan un enfoque holístico y sirvan de marco de referencia para tomar las decisiones más convenientes de acuerdo a las condiciones del mercado, a la misión de la empresa y a los objetivos y metas de cada una de sus unidades de negocio.
El planeamiento de la fuerza laboral es una herramienta de sumo valor para toda empresa global para que pueda lograr su estrategia de negocio. No es una responsabilidad que le compete solamente al departamento de recursos humanos, sino como que es un trabajo en equipo de RR.HH. junto a los negocios, para crear un balance entre lo operativo, lo táctico y lo estratégico.
El planeamiento de la fuerza laboral es de suma importancia para toda empresa, no solo para las grandes corporaciones con oficinas y operaciones en varios países y con divisiones complejas, sino que es un ejercicio importante para cualquier empresa, sin importar su tamaño, puesto que el concepto en sí permite a la organización anticiparse y actuar proactivamente, reduciendo riesgos y preparándose para cubrir futuras necesidades.
Existe un número creciente de grandes empresas que ha llevado por años esfuerzos estratégicos para planear su fuerza laboral, y conciben este ejercicio como una actividad clave para el éxito de sus operaciones y para contar con una ventaja competitiva, siempre mirando hacia el futuro.
Referencias
- CUNNINGHAM, THERESE. “Workforce Planning Literature Review” Chandler Mcleod Consultants. pp. 7-14, Perth, Australia, 2008.
- MAYO, ANDREW. C Workforce Planning – A Vital Business Activity, disponible en http://mayolearning.com/assets/Uploads/Publications.pdf
- WILKERSON, BRIAN E. & OLDRIDGE, AMANDA. Workforce Planning: Making Organizations More Agile.
- KPMG. KPMG’s 10 Steps to Strategic Workforce Planning. Disponible en: http://www.kpmg.com/global/en/services/advisory/management
