Naturaleza de los grupos y formación de equipos de trabajo en la organización

Actualmente, las organizaciones para consolidar sus metas y objetivos de una tarea o proyecto, requieren de esfuerzo colectivo para obtener resultados satisfactorios. Las organizaciones de ahora se están transformando, buscan ser más participativas y dejar a un lado el autoritarismo; pues se ha demostrado que si se tiene una buena organización de los grupos laborales y una adecuada formación de equipos de trabajo, se puede alcanzar más fácil, rápido y eficientemente lo deseado.

Si se sabe distinguir cómo operan, cuáles son sus ventajas y desventajas, la importancia de que estén presentes y cómo pueden afectar a la organización; se tendrá una mejor y mayor administración. No solamente a partir de este conocimiento se producirán mejoras individuales y organizacionales, sino también en la calidad, productividad de los productos y servicios que se ofrecen, además de facilitar la gestión de la información y del conocimiento. En el siguiente artículo se hará alusión a comprender la existencia tanto de los grupos que tienen presencia manera natural en una organización, tanto como la formación equipos de trabajo; dado a que es de vital importancia saber manejar e identificar los grupos y equipos trabajo.

Antecedentes.

Haciendo un viaje a la historia, desde la época de la prehistoria el hombre tuvo la necesidad de agruparse con otras personas, entonces se da la formación grupos. Con los años los grupos se fueron consolidando y formaron pequeñas sociedades, surgiendo así a mediados del siglo XVII en las artes plásticas, el concepto formal de Grupos por Charles Fourier quien dio la atribución en un sentido psicosocial; él organizó a las personas o marejadas de colectivos en grupos, todo con la finalidad de lograr una sociedad más organizada, desarrollada, y principalmente que ésta fuera más feliz.

Posteriormente Taylor, recordado y reconocido como el padre de la organización científica,  hace una relación estructural de distintos grupos; estratificándolos  según su nivel, especialidad y unidad productiva. Ya para el Siglo XX se cataloga a un grupo como elemento que aporta motivación a los miembros que este lo integren, propiciando la formación de grupos autónomos de trabajo. Ya años más adelante, surge el trabajo en equipo como una estrategia por la que las organizaciones optan libremente para facilitarse sus tareas.

Sin dejar a un lado el estudio de los equipos de trabajo, en los años 20, Elton Mayo realiza una investigación del comportamiento de los grupos y la relación en la formación de equipos de trabajo.

Conceptos principales.

Para poder entender fácilmente el desarrollo del artículo, es primordial destacar como se conceptualizan los “Equipos de trabajo” y los “Grupos de trabajo”. A continuación se describe cada uno.

Grupos.

Estos se encuentran presentes de manera natural en una organización, según Steers los define como un “conjunto de individuos que comparten unos fines comunes, que generalmente representan diferentes roles entre ellos y que interaccionan unos con otros, con el objeto de conseguir unos propósitos”, (1991). En otras palabras y de manera más concreta se puede decir que son un conjunto de personas que interactúan entre sí, con alguna particularidad o algo que los identifique; sin embargo, aunque naturalmente se encuentren en la empresa es importante se tengan bien identificados y organizados de la manera adecuada para sacar un buen provecho de estos.

Equipos.

Estos son grupos para su composición, requieren de una previa formación. Los equipos de trabajo son un “conjunto de personas que interactúan directamente, con una finalidad perseguida por todos, para cuya consecución establecen unas normas de funcionamiento acordadas por todos los miembros” (Esther, 2010). Por lo que se comprende, que es un conjunto de personas previamente organizadas; ya sea por alguien más o seleccionados entre los propios miembros, de una forma determinada, para lograr un objetivo común.

En ambos conceptos se encuentran inmersos ciertos factores que es importante hacer mención, como lo son:

• Conjunto de personas: Son los integrantes o participantes tanto de un grupo o equipo, que aportan a los mismos características diferenciales que influyen particularmente y decisivamente en los resultados que se deseen obtener.
• Organización: Es la manera en la que tanto grupos como equipos, trabajan de manera simultánea, la forma organizar para el logro de una determinada meta u objetivo.
• Objetivo: Es el motivo de que surgen o existan equipos y grupos de trabajo. Este debe ser compartido por los miembros de cada sistema, y es lo que hace que se muevan.

Taxonomía de la naturaleza de los Grupos de trabajo.

Como anteriormente se explico, desde la prehistoria el hombre con su instinto de socializar, formó los grupos; con el paso de los años los estudiosos del tema han estudiado y deducido que tipos de grupos existen, y a su vez estos como se clasifican.  Se encuentran dos tipos de grupos de trabajo: los grupos primarios o informales y los grupos secundarios o formales.

Grupos primarios (Informales).

Este tipo de grupo, está basado en alianzas que carecen de estructura formal ni determinación por parte de la organización. Se dan de manera natural como respuesta a la necesidad de socializar. Los grupos informales “emergen sin una designación oficial por parte de la organización. Se forman espontáneamente y se basan en las relaciones personales o intereses especiales, y sin ningún aval organizacional específico” (Schermenhom, Hunny, & Osborn, 2005). Están dados dentro de varios grupos formales y equipos en relaciones interpersonales, por lo que favorecen para agilizar el trabajo ya que se da por la afinidad de las personas y es más fácil que se ayuden entre ellas. Dentro de este tipo, existe una sub clasificación :

1. Interés y de clase: En esta categoría los individuos que no pertenezcan a la misma jerarquía pero sus tareas pueden coordinarse o manejarse en conjunto para conseguir algún objetivo común. Pueden formarse por la formación profesional, nivel intelectual, búsqueda de beneficios individuales, etc.
2. Personales y de Amistad: Los miembros tienen algo en común, como lo puede ser la edad, familia, carácter, ideologías, religión, simpatía, etc. se basan y fundamentan en sentimientos. Sus relaciones y comunicaciones continúan fuera de su ambiente laboral. En la organización, es necesario que los jefes intenten influir positivamente en ellos, porque suelen tener lazos muy fuertes este tipo de grupos.

Las principales características de los grupos informales es que se agrupan de acuerdo su propia estructura interna y la relación con la organización. Los grupos informales cumplen cuatro funciones básicas: Perpetúan los valores sociales y culturales comunes; Proporcionan satisfacción social, status y seguridad; Ayudan a sus miembros a comunicarse; y Ayudan a resolver problemas (Garcia, s/f).

Grupos formales.

Este tipo de grupo es creado deliberadamente por los gerentes, los miembros tienen responsabilidad de realizar tareas específicas para que la organización a la que conforman consiga sus metas. Este grupo está oficialmente “designado para servir a un propósito organizacional específico. La organización crea un grupo de este tipo para que desempeñe una tarea específica, que normalmente implica el uso de recursos con el fin de crear un producto o servicio” (Schermenhom, Hunny, & Osborn, 2005). Autores como Gibson, Ivancevich y Donnely, señalan que los procesos organizativos de las empresas tienden a formar dos categorías de grupos dentro de este tipo (2001):

1. Mando: Están formados por los trabajadores subordinados que reportan su labor a jefe o supervisor, se presenta la jerarquía.
2. Tareas: En este grupo los trabajadores colaboran y trabajan en conjunto para cumplir un proyecto o completar una tarea.

Características de los grupos.

Tanto los grupos formales, como los informales, pueden ser permanentes o temporales. Los grupos de trabajo permanente, están definidos por un lazo de tiempo abierto a fin de desempeñar una función específica y continua, en el caso de los formales aparecen dentro de los organigramas como departamentos, divisiones o equipos; en los informales, se dan por la fuerza de lo que comparten. Por otra parte, los grupos de trabajo temporales son por un periodo corto, en el caso de los formales son creados para resolver un problema o desempeñar una tarea definida; en los informales, son los mas característicos ya que suelen ser esporádicos  y están juntos por las circunstancias del momento.

Algo que cabe destacar es que existen ciertas etapas por las que pasa cualquier tipo de grupo antes de establecerse, las etapas son (Gelabert, 2008):

1. Etapa de formación:En el caso de los grupos informales, los individuos se descubren y conocen las actitudes de los demás, para saber que rol juega cada uno; en tanto, los grupos formales con establecidos por la dirección de la empresa y determinara que funciones y tareas realizará y como debe comportarse.
2. Etapa conflictual: Esta etapa dentro de los grupos formales seda cuando se introduce a un nuevo colaborador, pudiéndose dar que el grupo no lo acepte pero debe acostumbrarse; en los grupos informales si el grupo lo rechaza puede sacarlo o el propio individuo se va.
3. Etapa de cohesión:En esta parte es cuando se da la atribución de roles para cada miembro, aquí ya todos están motivados por lo que se vuelven eficientes en sus roles; ya se adoptó una forma de trabajar y actuar. En esta parte ya suele un líder o la posición dominante que influyen en los demás, o algunos otros forman parte de la posición semidominante porque si influyen pero no al grado de un líder.

Técnicas grupales.

Para desarrollar la eficacia y hacer realidad sus potencialidades de los grupos de trabajo es necesario del uso de técnicas grupales. Esto les permitirá un alcance más concreto y práctico a través de medios y procedimientos que les servirán para lograr un doble objetivo: productividad y gratificación grupal.

La elección de la técnica adecuada, en los grupos está en función de la empresa o del objetivo, las técnicas de grupo son aptas para determinadas circunstancias. Para seleccionar la correcta se sugiere hacerla en función de ya sea los objetivos, la madurez del grupo, tamaño, el ambiente físico, características del contexto, características de los miembros y características del que desarrollará la técnica. Las técnicas aplicables pueden ser:

• Iniciación. Propicia el conocimiento mutuo, la integración y desinhibición en el grupo, creando un grupo de confianza y buena comunicación, gratificante para los miembros que se encuentran involucrados.
• Técnicas de producción grupal. Facilitan las tareas del grupo y organizan las formas de discusión, toma de decisiones y responsabilidades de los miembros del grupo.
• Medición y Evaluación. Busca evaluar periódicamente los procesos que el grupo está viviendo, los resultados o logros obtenidos, métodos y procedimientos empleados, nivel de satisfacción personal y relaciones humanas.
• Cohesión. Propician el desarrollo, refuerzan y buscan mantener fuerzas integradoras.

Taxonomía de formación de Equipos de trabajo.

Los equipos de trabajo pueden clasificarse comúnmente por cuatro formas en las organizaciones, estos pueden son (Administración del capital humano, 2010):

Equipos Funcionales.

Este tipo de equipo está conformado por un gerente y los empleados de una unidad. Facilita cuestiones como la autoridad, la toma de decisiones, el liderazgo y las interacciones; suelen participar por mejorar las actividades laborales o por resolver problemas al interior de su unidad funcional.

Equipo para resolver problemas.

Están integrados entre 5 y 12 empleados de un mismo departamento o contratados, los cuales se reúnen pocas horas a la semana para encontrar formas de mejorar la calidad, la eficiencia y el entorno laboral. Los miembros comparten ideas y presentan sugerencias.  Suele estar conformado por gente experta, jefes y supervisores.

Equipo autoadministrado.

También llamado de autogestión. Es un grupo formal de empleados que opera sin un gerente y que constituyen su propio equipo para la buena ejecución del proceso de trabajo. Este equipo controla el ritmo de su trabajo, determina las asignaciones y dice cuando tomar descansos e inspeccionar su trabajo. Seleccionan a sus miembros y evalúan su rendimiento.

Equipos interfuncionales.

Está compuesto por empleados del mismo nivel jerárquico, pero provienen de distintos campos de trabajo y se reúnen para realizar una tarea concreta. Los equipos interfuncionales son eficaces para que los empleados de diversas áreas puedan intercambiar información, innovar y resolver.

Equipos de trabajo de Alto rendimiento.

Los equipos de trabajo de alto rendimiento los miembros están sumamente comprometidos por cumplir objetivos y entienden con claridad la meta, pero en ocasiones lo hacen por la importancia de esas metas preocupándose por los intereses personales. Los miembros poseen habilidades técnicas como para las relaciones interpersonales con una buena comunicación. 

Características de los Equipos de trabajo.

Cuando se va a constituir un equipo de trabajo es importante tener en cuenta lo siguiente:

• Deben estar formados, de preferencia, por personas con diferentes experiencias, edades, actitudes, etc.
• La interacción entre los diferentes miembros, debe ser con comunicación y entre estos se relacionan.
• Todos los miembros deben perseguir y tener una misma finalidad u objetivo y respetar las normas establecidas por todos.
• Cada miembro debe sentirse con un sentimiento de pertenencia al equipo y cada miembro debe jugar roles diferentes, es decir, cada persona debe representar un papel y una función en el equipo; pero sobre todo en un equipo debe contar con un representante o un líder, quien será quien coordine las actividades y pueda solucionar diferencias.

Los equipos de trabajo suelen tener diferentes etapas en su formación, y varios autores aportan sus conclusiones. A continuación se muestran a groso modo las etapas que comúnmente pasan los equipos de trabajo (Esther, 2010).

1. Creación y orientación:Es la primera fase cuando los miembros del equipo no se conocen o no han trabajado juntos. El conocimiento toma protagonismo, el coordinador o líder debe disipar todas las dudas, se fijan  los objetivos del grupo y la forma de trabajo.
2. Establecimiento de normas: Tomando en cuenta aspectos de conducta y responsabilidad compartida y consensuada, para el buen desarrollo del trabajo.
3. Solución de conflictos:Es común que surjan conflictos entre los miembros, después de que ya se conozcan y trabajen, para ello es muy importante el líder o coordinador mantenga orden, buen clima de trabajo y proponer alternativas.
4. Eficiencia y rendimiento:Cuando se superan los conflictos, el equipo alcanza una madurez que lo fortalece y le permite superar los retos con creatividad y eficacia.

Técnicas de los equipos de trabajo.

Para que trabajen los equipos es importante el uso de técnicas para conformar equipos capaces de identificar el problema, buscar las soluciones, optimizar y decidir cuál solución es la más adecuada. Además permiten orientar al equipo, algunas técnicas generales utilizadas son (Galeon, s/f):

1. Técnicas explicativas. Aquí el líder o coordinador, o en su caso especialistas, exponen el tema o asunto a tratar. La intervención de los miembros del equipo es mínima.
2. Técnica interrogativa o de preguntas. Busca establecer comunicación en tres sentidos (Conductor – Equipo; Equipo – Conductor y Dentro del Equipo). Intenta conocer las experiencias de los individuos y explorar sus conocimientos. Fomenta el intercambio de opiniones y ayudan a detectar la comprensión que se va teniendo.
3. Mesa redonda. En esta técnica los miembros aprenden a expresar sus propias ideas, defender su punto de vista, inducir a que el individuo investigue. Se necesita un grupo seleccionado de personas de 3 a 6 personas, un moderador y un auditorio. La atmósfera puede ser formal o informal.
4. Buscar enseñar a sistematizar los hechos observados y a reflexionar sobre ellos. Intercambia opiniones entre lo investigado con el especialista en el tema. Sobre todo fomenta y ayuda a analizar los hechos, a la reflexión de los problemas antes de exponerlos, y al pensamiento original.
5. Estudio de casos. Busca aplicar conocimientos teóricos de la disciplina estudiada en situaciones reales. A demás propicia a realizar tareas de fijación e integración del aprendizaje y llevar a la vivencia de hechos. Consiste en el relato de un problema o un caso incluyendo detalles suficientes para facilitar a los equipos el análisis. El caso debe de ser algo que requiera diagnosis, prescripción y tratamiento adecuado.
6. Permite la libre expresión de ideas de todos los miembros del equipo y Propicia la integración, el espíritu crítico y participativo. El foro se lleva casi siempre después de una actividad (película, teatro, simposio, etc.) con un moderador que lo inicia explicando con precisión el tema o problema a tratar, señala las formalidades a las que habrán de ajustarse y formula una pregunta concreta y estimulante referida al tema.

Diferencias entre equipos y grupos de trabajo.

Se puede comenzar haciendo mención que un equipo de trabajo responde en conjunto del trabajo realizado; mientras que en el grupo de trabajo, cada persona responde individualmente.  En el grupo de trabajo sus miembros tienen una formación y conocimientos similares ya que realizan el mismo tipo de trabajo, y en un equipo cada miembro está en una determinada actividad y realiza una parte especifica. Algunas características más específicas son las siguientes:

Diferencias entre grupo y Equipo. Fuente: (Losrecursoshumanos.com, 2008).

En el grupo de trabajo cada miembro tiene una manera particular y específica de funcionar, además de que es dirigido por otros niveles jerárquicos como lo son los jefes. En un equipo es necesaria la coordinación, por lo que hay estándares comunes de actuación, es fundamental la cohesión generando una colaboración fuerte entre los miembros. No existen jerarquías pero hay la presencia de un líder de equipo con colaboradores, elegidos por sus conocimientos funcionando con igualdad aunque sus categorías sean diferentes.

Desventajas y Ventajas.

A continuación se muestran algunas ventajas y desventajas de los grupos y equipos de trabajo.

Ventajas

Para los individuos que trabajan en equipos y grupos tienen con menos tensión al compartir los trabajos más duros y difíciles; se comparten la responsabilidad y buscan soluciones por sus diferentes puntos de vista. Si hay incentivos económicos y reconocimientos profesionales los comparten. Una decisión que se toma en equipo o grupo es mejor que la tomada por una sola persona, ya que se dispone de más información de cada miembro y se intercambian opiniones.

Desventajas.

Al estar en equipo o grupo se pueden tomar las decisiones de forma prematura, igualmente puede imperar el dominio del líder sobre los demás. Cuando hay equipos y grupos se consume mucho tiempo en reuniones discutiendo soluciones y acciones, retrasándolos.  Se pueden dar presiones entre los propios miembros para aceptar soluciones. La responsabilidad puede disiparse en el grupo.

Conclusión.

Indudablemente las organizaciones por naturaleza tienen grupos en sus sistemas, pero desde luego para funcionar de manera más eficiente necesitan formar equipos de trabajo, donde deben considerar las capacidades intelectuales de sus posibles miembros y sus características socio-psicológicas y de personalidad. En este sentido, la empresa debe  intentar reunir un grupo de individuos capaces de realizar sus funciones y cumplir los objetivos, consolidando la creación de un equipo de trabajo.

Propuesta de Tesis.

“Análisis de los distintos grupos de trabajo que conforman una empresa, a partir de una segmentación por equipos, para un rendimiento potencial”

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