Modelos de capacitación y entrenamiento en la empresa

Al hablar de capacitación dentro de una organización, siempre se piensa en el esquema tradicional, charlas o conferencias esporádicas, teniendo siempre como finalidad el tema a instruir; sin pensar en cuál es la mejor forma de entregar el contenido en cuestión. Hoy en día los modelos de capacitación y los programas de entrenamiento laboral han evolucionado de tal forma de poder adecuarse a las necesidades y cultura de la empresa; en el siguiente informe se presentará uno de los modelos más utilizados a nivel mundial, donde juegan un papel preponderante las necesidades de capacitación y los métodos de aprendizaje que se han de utilizar en la entrega del contenido seleccionado.

Capacitación laboral

Para comenzar la familiarización con el tema, es adecuado definir el concepto de capacitación laboral; para ello nos basaremos en las definiciones brindadas por los autores Chiavenato y Amaro Guzmán, podemos concluir que:

La capacitación laboral es el acto de proporcionar medios que permitan el aprendizaje en un sentido positivo y beneficioso para que los individuos de una empresa puedan desarrollar de manera más rápida sus conocimientos, aptitudes y habilidades; otorgando beneficios tales como:

  1. Preparar personal para la ejecución inmediata de las diversas tareas peculiares de la organización.
  2. Proporcionar al personal oportunidades para el continuo desarrollo en sus cargos actuales, como en otras funciones para las cuales la persona puede ser considerada.
  3. Cambiar la actitud de las personas, para crear un clima más satisfactorio entre empleados, aumentar la motivación y hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia.

Este entrenamiento asegura la ejecución satisfactoria del trabajo, e igualmente constituye una herramienta para los cambios originados por nuevas tecnologías, también permite al personal de la empresa desempeñar sus actividades con el nivel de eficiencia requerido por sus puestos de trabajo, lo que, consecuentemente, contribuye a su autorrealización y al logro de los objetivos organizacionales; como beneficios específicos para la organización, el entrenamiento ofrece:

  1. Mejorar los sistemas y métodos de trabajo
  2. Mejorar el proceso de comunicación en la empresa
  3. Reducir los rechazos y desperdicios en la producción y/o servicios
  4. Disminuir ausencias y rotación de personal
  5. Reducir costos por mantenimiento de las maquinarias, equipos, etc.
  6. Reducir el tiempo de aprendizaje
  7. Aminorar la carga de trabajo de los jefes
  8. Reducir los costos para trabajos extraordinarios
  9. Reducir los accidentes de trabajo.

Modelo de Capacitación

Ahora que entendemos que es la capacitación y su importancia, cabe preguntarse cuál es la mejor forma de estructurar un programa de capacitación o entrenamiento; para ello es necesario pensar en “¿si es mejor tener al ideal o formar al ideal?”; esta interrogante radica principalmente en el desempeño que se espera del funcionario, el cual está directamente relacionado con las competencias que este posea. Al igual que los procesos de una organización, el desempeño y las competencias deben ser evolutivas, lo cual exige que el modelo de capacitación también lo sea.

El modelo ideal de capacitación de una empresa que basa sus perfiles de cargo en las competencias y donde los procesos operativos juegan un papel preponderante, es el modelo basado en la gestión por competencias, ya que este evoluciona en conjunto con las nuevas exigencias, permitiendo así preparar a los funcionarios para los desafíos de un futuro a corto o largo plazo.

Esquema de modelo de capacitación basado en gestión por competencias

En el modelo de gestión por competencias se hace necesario desglosar y agrupar los temas en las competencias que involucra el mismo; a su vez las competencias que involucra cada tema, deben ser enseñadas de formas particulares, esto para que los conocimientos sean asumidos con mayor facilidad, creando así una base de datos práctica, dinámica y operativa en los capacitandos.

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Métodos de Aprendizaje

Con el fin de ejemplificar la subdivisión de técnicas o herramientas que se pueden utilizar en este modelo de entrenamiento, se han seleccionado dos propuestas de divisiones, las cuales permitirán explicar de una manera clara la antes mencionada subdivisión. El primero es propuesto por el profesor Rolf Arnold, donde se explica el nivel de penetración que posee cada técnica con relación a la competencia que se desea fortalecer o enseñar; y la segunda propuesta es del señor Idalberto Chiavenato, donde se subdivide el entrenamiento en uso, tiempo y aplicación; donde se describe el tipo de entrenamiento, la finalidad y los medios a utilizar, para conseguir el mismo fin que con la primera propuesta.

Métodos de aprendizaje

Modelo de Arnold

Modelo de capacitación de Arnold

Modelo de Chiavenato

Modelo de capacitación de Chiavenato

Los modelos antes descritos permiten realizar una selección aleatoria de diferentes mecanismos o medios de aprendizaje, los cuales tienen por finalidad lograr una mayor compresión y absorción del conocimiento entregado a los capacitando; lo cual hace que las capacitaciones no sean monótonas, aburriendo a los capacitando, haciendo perder el interés en el tema que sé está exponiendo.

Necesidades y Medios

Teniendo claros los modelos antes expuestos, nos encontramos en condiciones de realizar el levantamiento de necesidades de capacitación que posee actualmente la gerencia comercial, donde se consideraron las áreas de: estaciones, seguridad, canal de ventas, personal de aseo y oficinas de atención al cliente. En este levantamiento se han agrupado las necesidades en áreas generales, dejando el detalle específico de los temas para la malla de entrenamiento, la cual se desarrollaría en una segunda etapa, donde ya se tengan claros los objetivos que persiguen las áreas dentro de los temas propuestos.

Junto con presentar las necesidades de entrenamiento que posee la gerencia comercial, también se hace la referencia a los medios o herramientas ideales para conseguir alto nivel de aprendizaje, tal como se mencionara en los párrafos anteriores.

Necesidades y medios de capacitación

Con las bases teóricas ya asentadas, se puede estructurar el programa o esquema bajo el cual se realizarán las capacitaciones, para llevar a cabo el desarrollo de dicha estructura, se deben enumerar los requerimientos necesarios; pensando en la creación de un Centro de Entrenamiento y Capacitación (C.E.C.).

  • Requisitos de Infraestructura
    • Salas (de conferencia, reuniones, de proyecciones, de simulación, de ejercicios y práctica)
    • Bibliotecas
    • Oficinas
  • Requisitos de Materiales
    • Equipos de Computación
    • Equipos de Proyección
    • Equipos de Sonido
    • Ficticios para simulaciones
  • Requisitos de Personal
    • Administrador de Capacitación. Será quien coordine la disponibilidad y mantenimiento tanto de salas como de equipos; por otra parte, deberá estructurar distribución de presupuesto asignado y la dirección del resto del personal de Centro de Entrenamiento.
    • Coordinador de Capacitación. El Coordinador de Capacitación ha de ser la persona encargada de estructurar las planillas de capacitación velando por la continuidad y evolución de los programas de capacitación propuestos para el personal interno y externo de Metro.
    • Relatores o Profesores. En primer lugar, se hará una búsqueda interna y en áreas más específicas se deberá contar con personal externo el cual será contratado con base en su experiencia y conocimiento del tema.

Programa o Estructura

Si bien ya se ha hablado de las directrices teóricas, las necesidades y los requisitos de este proyecto; se debe dejar en claro que el eje central del proyecto es el programa de capacitación; este debe ser continuo y evolutivo, para dar respuesta a las necesidades que se le presenten a la organización. Para que el programa de Entrenamiento sea exitoso, es necesario estructurarlo centrado en el Entrenamiento y en el Reentrenamiento continuos de los funcionarios; a modo de explicar de una manera más sencilla se adjunta la siguiente gráfica:

Esquema de un programa de entrenamiento laboral exitoso

Evaluación

La etapa final de proceso de entrenamiento es la evaluación de los resultados obtenidos, por lo general el problema más común de cualquier programa de entrenamiento. La evolución de un programa de entrenamiento se compone de diversas miradas las cuales a su vez se componen de un número específico de indicadores.

La evaluación sobre el nivel de Eficiencia del programa, se basa en los siguientes aspectos:

  1. Determinar hasta qué punto el entrenamiento produjo en realidad las modificaciones deseadas en el comportamiento de los empleados.
  2. Demostrar si los resultados del entrenamiento presentan relación con la consecución de las metas de la empresa.

Sin duda que las etapas de evaluación de un proceso de capacitación son:

Etapas de evaluación de un proceso de capacitación laboral

Los criterios que se emplean para evaluar la efectividad de la capacitación se basan en los siguientes resultados:

  • Las reacciones de los capacitados al contenido del programa y al proceso general.
  • Los acontecimientos que se hayan adquirido mediante el proceso de capacitación.
  • Los cambios en el comportamiento que se deriven del curso de capacitación.
  • Los resultados o mejoras mensurables para cada miembro de la organización como menor tasa de rotación, de accidentes o ausentismo.

Otro mecanismo de evaluación es la eficacia, la cual se mide bajo los siguientes parámetros:

  1. Aumento de la eficacia organizacional.
  2. Mejoramiento de la imagen de la empresa.
  3. Mejoramiento del clima organizacional.
  4. Mejores relaciones entre empresa y empleado
  5. Facilidad en los cambios y en la innovación.
  6. Aumento de la eficiencia.

El último método y el más importante en la evaluación de un programa de entrenamiento, es el que se realiza en el nivel de tareas y operaciones, en este caso los indicadores deben ser:

  1. Aumento de la productividad.
  2. Mejoramiento de la calidad de los productos y servicios.
  3. Reducción del ciclo de la producción.
  4. Reducción del tiempo de entrenamiento
  5. Reducción del índice de accidentes.
  6. Reducción del índice de mantenimiento de máquinas y equipos

Sin duda que para un sistema tan complejo como el propuesto funcione, la evaluación debe considerar todos los aspectos antes mencionados, generando así una gama de indicadores que incluyan eficiencia, eficacia y operatividad; son estos estándares los que definirán si el programa está funcionando bien o debe ser modificado; o en su defecto el nivel de impacto que tuvo en los capacitando.

Conclusión

Sin duda los procesos de capacitación o entrenamiento, independiente del modelo; son beneficiosos para la organización y para quienes reciben la capacitación.

Mientras más altas sean las metas que se pretendan conseguir con el entrenamiento, más elevados serán los costos de implementación; por ese motivo es bueno aclarar que los costos de implementación del programa se rentabilizaran al mediano plazo, ya que, al contar con personal más calificado, los costos en manutención, entrenamiento y accidentabilidad se reducen ampliamente.

Al pensar en implementar un centro de entrenamiento y capacitación; se debe considerar que es un proyecto a largo plazo por lo cual se deben definir etapas, las cuales han de estar dentro de la capacidad tanto en recursos monetarios como en recursos humanos. Como una primera etapa de acuerdo a la recolección de necesidades sugiero comenzar por las buenas prácticas y el entrenamiento psicoprofesional; mientras en paralelo se comienza a desarrollar las mallas de capacitación para cada tema según los intereses y objetivos que cada área desee reforzar.

Bibliografía

Cita esta página

Castaño Vásquez Andrés Alonso. (2018, enero 22). Modelos de capacitación y entrenamiento en la empresa. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/modelos-de-entrenamiento-y-capacitacion-en-la-empresa/
Castaño Vásquez Andrés Alonso. "Modelos de capacitación y entrenamiento en la empresa". gestiopolis. 22 enero 2018. Web. <https://www.gestiopolis.com/modelos-de-entrenamiento-y-capacitacion-en-la-empresa/>.
Castaño Vásquez Andrés Alonso. "Modelos de capacitación y entrenamiento en la empresa". gestiopolis. enero 22, 2018. Consultado el . https://www.gestiopolis.com/modelos-de-entrenamiento-y-capacitacion-en-la-empresa/.
Castaño Vásquez Andrés Alonso. Modelos de capacitación y entrenamiento en la empresa [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/modelos-de-entrenamiento-y-capacitacion-en-la-empresa/> [Citado el ].
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