Las herramientas de planeación, cuantitativas y cualitativas, facilitan una toma de decisiones más acertada en todos los niveles y áreas de las organizaciones. La planeación es un peldaño en toda organización y es parte fundamental para la toma de decisiones. En este artículo se identificarán y clasificarán algunas de las herramientas de planeación, sus beneficios y relevancia.
Herramientas de planeación
Las herramientas son técnicas que pueden utilizarse durante todas las etapas del proceso administrativo, específicamente en el momento de tomar decisiones. Se dividen en cuantitativas y cualitativas.
Herramientas cuantitativas de planeación
Aplican un conjunto de reglas matemáticas o modelos estadísticos a una serie de datos anteriores para predecir datos futuros.
- Generales
- Investigación de mercados
- Redes CPM y PERT
- Árboles de decisión
- Estudios de factibilidad
- Simulación
- Las siete herramientas de Ishikawa
- Análisis del entorno
- Gráfica de Gantt
- Modelos matemáticos
- software
- Finanzas
- Estados financieros y estados de costos
- Presupuestos
- Estados proforma
- Razones financieras
- Estados de origen y aplicación de recursos
- Punto de equilibrio
- software
- Mercadotecnia
- Pronósticos y tendencias.
- Presupuestos
- Ecuación de utilidades y ventas.
- Software
- Producción
- Tiempos y movimientos (ingeniería del trabajo)
- Justo a tiempo.
- Ingeniería económica.
- Programación lineal (investigación de operaciones)
- Software
- Recursos Humanos.
- Pronósticos e inventarios de RH.
- Valuación de puestos.
- Encuesta regional de salarios.
- Software
Gráfica de Gantt
Consiste en una representación gráfica sobre dos ejes; en el vertical se disponen las tareas del proyecto y en el horizontal se representa el tiempo (RODRÍGUEZ).
Este gráfico consiste simplemente en un sistema de coordenadas (Ver Ilustración 2) en que se indica:
En el eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc.
En el eje Vertical: Las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. A cada actividad se hace corresponder una línea horizontal cuya longitud es proporcional a su duración en la cual la medición efectúa con relación a la escala definida en el eje horizontal conforme se ilustra.
Símbolos Convencionales: En la elaboración del gráfico de Gantt se acostumbra a utilizar determinados símbolos, aunque pueden diseñarse muchos otros para atender las necesidades específicas del usuario. Los símbolos básicos son los siguientes:
- Iniciación de una actividad.
- Término de una actividad
- Línea fina que conecta las dos “L” invertidas. Indica la duración prevista de la actividad.
- Línea gruesa. Indica la fracción ya realizada de la actividad, en términos de porcentaje. Debe trazarse debajo de la línea fina que representa el plazo previsto.
- Plazo durante el cual no puede realizarse la actividad. Corresponde al tiempo improductivo, puede anotarse encima del símbolo utilizando una abreviatura.
- Indica la fecha en que se procedió a la última actualización del gráfico, es decir, en que se hizo la comparación entre las actividades previstas y las efectivamente realizadas.
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Punto de equilibrio
Es aquel punto de actividad (volumen de ventas) en donde los ingresos son iguales a los costos (Ver Ilustración 3), es decir, es el punto de actividad en donde no existe utilidad ni pérdida (VÁQUIRO).
El procedimiento para hallar el punto de equilibrio es:
- Definir los costos.
- Clasificar costos en fijos y variables.
- Hallar el costo variable unitario.
- Aplicar la fórmula de punto de equilibrio Pe=CF/(PVU-CVU)
- Graficos
- Analizar los resultados
Pronóstico
Es la predicción de lo que sucederá con un elemento determinado (Ver Ilustración 4) dentro del marco de un conjunto dado de condiciones (EXPERTO, 2002).
Para seleccionar el método de pronóstico que se adecue mejor, se consideran los siguientes factores
- El contexto del pronóstico
- La relevancia y disponibilidad de datos históricos
- El grado de exactitud deseado
- El periodo de tiempo que se va a pronosticar
- El análisis de costo-beneficio del pronóstico
- El punto del ciclo de vida en que se encuentra el producto.
Algunos son:
- Análisis de series tempo
- Promedio móvil
- Promedio simple
- Suavización exponencial
- Curvas de crecimiento
- Estacionales
- Causales
- Regresión simple
- Regresión múltiple
Ingeniería económica
Es una especialidad que integra los conocimientos de ingeniería con los elementos básicos de la microeconomía. Su principal objetivo es la toma de decisiones basada en las comparaciones económicas de las distintas alternativas tecnológicas de inversión. Las técnicas empleadas abarcan desde la utilización de planillas de cálculo estandarizadas para evaluaciones de flujo de caja (Ver Ilustración 5), hasta procedimientos más elaborados, tales como análisis de riesgo e incertidumbre, y pueden aplicarse tanto a inversiones personales como a emprendimientos industriales (FAO).
Los conceptos que manejan son:
- Valor del dinero en el tiempo.
- Interés.
- Tasa de interés.
- Periodo de interés.
- Tasa de rendimiento.
- Valor de salvamento.
- Flujo de efectivo.
Ejemplo de la aplicación de Ingeniería Económica.
Valuación de puestos
Es un proceso (Ver Ilustración 6) que se auxilia de un conjunto de técnicas especiales, para determinar el valor individual de un puesto dentro de una empresa con relación a los demás puestos de esta (VALUACIÓN DE PUESTOS).
Algunos de los beneficios son:
- Proporcionar las bases científicas para lograr una buena administración de sueldos y salarios.
- Implantar datos precisos para alcanzar una correcta planeación y control sobre los costos de fuerza y trabajo.
- Formar una base para negociar cuotas de trabajo con el sindicato o con otras autoridades.
- Reducir quejas y rotación de personal.
- Alcanzar la realización de los objetivos para la empresa y para los trabajadores, mejorando la moral y las relaciones.
- Mejorar la imagen externa que tenga la empresa.
Herramientas cualitativas de planeación
Utilizan el juicio, las experiencias y las opiniones de conocedores. Generalmente, se usan cuando los datos precisos son limitados o difíciles de conseguir.
- Generales
-
- Círculos de calidad y equipos de mejora
- Lluvia de ideas
- Método Delphi
- Técnica de grupo nominal
- Mercadotecnia
-
- Entrevistas y encuestas.
- Mezcla de mercadotecnia.
- Sistema de información de mercadotecnia
- Investigación de mercados.
- Producción
-
- Distribución de planta.
- Tablero de control.
- Diagrama de proceso.
- Diagrama de hilos.
- Diagrama de flujo.
- Diagrama binomial.
- Diagrama recorrido
- Simplificación del trabajo.
- Recursos Humanos.
-
- Evaluación del desempeño
- Análisis de puesto.
- Encuesta de actitud, de opiniones y de clima.
- Entrevistas
Lluvia de ideas
Es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvia de ideas, es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado (LICENCIATURA EN RR. HH., 2002). Pasos para llevar a cabo este método:
- Se define el tema o el problema.
- Se nombra a un conductor del ejercicio
- Antes de comenzar la “tormenta de ideas” se explicarán las reglas
- Se emiten ideas libremente sin extraer conclusiones en esta etapa
- Se listan las ideas
- No se deben repetir
- No se critican
- El ejercicio termina cuando ya no existen nuevas ideas
- Se analizan, evalúan y organizan las mismas, para valorar su utilidad en función del objetivo que pretendía lograr con el empleo de esta técnica.
Mezcla de mercadotecnia
El conjunto de herramientas tácticas controlables de mercadotecnia que la empresa combina para producir una respuesta deseada en el mercado meta. La mezcla de mercadotecnia incluye todo lo que la empresa puede hacer para influir en la demanda de su producto (MERCA2.0, 2013).
- Se refiere a los bienes, productos, servicios, organizaciones, etcétera, que se ofrezcan en un mercado en particular. Dentro es esta categoría se puede hablar de la cartera de productos, la diferenciación de estos, así como la marca y la presentación.
- Se trata del valor de intercambio del producto y se establece previo al lanzamiento. El precio es fijado sin base en estudios que determinan si tal o cual producto serán adquiridos por el público, así como el precio de sus competidores.
- También conocida como distribución, en este apartado se busca hacer que el producto llegue a manos del consumidor. Aquí se recurre a diferentes canales de distribución, a una planificación de esta, así como a diversas técnicas de comercialización o merchandising.
- Promoción. En esta categoría se engloban todas aquellas estrategias de comunicación que tengan como propósito difundir un mensaje a la audiencia que esperamos que se convierta en consumidor de los productos de nuestra marca.
Diagrama de flujo
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso (AITECO).
El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales. Facilita también la selección de indicadores de proceso.
Entrevista
Es un acto de comunicación oral que se establece entre dos o más personas (el entrevistador y el entrevistado o los entrevistados) con el fin de obtener una información o una opinión, o bien para conocer la personalidad de alguien. En este tipo de comunicación oral debemos tener en cuenta que, aunque el entrevistado responde al entrevistador, el destinatario es el público que está pendiente de la entrevista (ROMEO & DOMENECH).
Atendiendo a la finalidad con que ha sido escrita, podemos distinguir dos tipos de entrevistas:
- Informativas: conocer la opinión sobre un determinado tema.
- Psicológicas: conocer la personalidad o el ambiente que rodea al entrevistado.
Conclusión
Las herramientas de planeación generan un aporte estratosférico de información, la cual permitirá que el plan se encuentre sustentado y tenga una mayor confiabilidad en el momento que se presente una toma de decisiones.
Una planeación adecuada catapultará al éxito a una empresa, siempre y cuando identifique la herramienta correcta con base en la información que desea obtener.
Tenemos que entender que una organización es un sistema que se encuentra en constante cambio y que a su vez necesita estar constantemente alineada a sus objetivos, metas y propósitos para lo cual el uso combinado de herramientas generara una adecuación mayor al sistema y así predecir los cambios futuros.
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