Definiciones y conceptos en un Mapeo de Alcance de Procesos

Instituto Tecnológico de Orizaba
Maestría en Ingeniería Administrativa.
Catedrático: Dr. Fernando Aguirre y Hernández
Alumno: Joab Abisaí rez Huerta
Tema: Mapeo del alcance de procesos.
Introducción.
¿Cómo sabes hacia donde se dirige un individuo, si no conoce la ubicación o la
ruta a seguir hacia su destino? Sin duda, es importante al emprender un viaje, el
contar con un mapa que pueda indicar cuales son los pasos a seguir para poder
llegar a un destino específico, y cuáles son las señales que indiquen que se está
siguiendo la ruta correcta. De igual forma una empresa u organización necesita
conocer cuáles son sus objetivos y metas, y cuál es el camino que debe de seguir
para poder lograr llegar a ellas y cumplirlas, y en general necesita realizar un
mapa” que le pueda facilitar el llevar el control y mantener el orden dentro de ella,
y en cada uno de sus departamentos, así como el saber, cuáles son sus limitantes
o sus áreas de oportunidad en las cuales se puede desarrollar.
Ahora bien, un mapeo de alcances es una metodología que se sigue para la
planificación, el control y la evaluación de las iniciativas que se proponen llevar a
cabo que puedan llegar a generar un cambio, en un sistema, en un proceso o en
un canal de intercambio de información. En el mundo empresarial es mayormente
utilizado en el contexto de proyectos de desarrollo, se ha podido comprobar que
tiene una diversidad de aplicaciones y que puede facilitar el cambio, generado por
la implantación de nuevos sistemas y procedimientos, en donde el
comportamiento del recurso humano es clave para alcanzar las metas y los
objetivos propuestos.
El Mapeo de Alcances, permite analizar y comprende tres puntos clave en
cualquier desarrollo de ideas innovadoras, o en el desarrollo de cambios dentro de
la organización o empresa, los cuales son:
La planificación: ¿Qué es lo que se está haciendo?
El monitoreo: ¿Qué es lo que se desea saber?
La evaluación: ¿Qué es lo que se quiere saber?
Con esto en mente se logra comprender la necesidad que tiene una empresa de
conocer cuáles son los elementos que rodean cualquier situación de cambio que
se pueda presentar, y la forma indicada para poder efectuar esos cambios sin
afectar de manera negativa, la producción o la estabilidad de cada una de las
partes que componen a la organización.
Definiciones y conceptos en un Mapeo de Alcances.
Es necesario conocer cuáles son los conceptos principales que se manejan en un
Mapeo de alcances, para conocer cuál es la mejor forma de interpretarlos y
aplicarlos dentro de una organización. El MA está enfocado en el cambio que
tienen que enfrentar las partes involucradas que se comprometen a poner en
marcha una iniciativa o un proyecto que genere cambios significativos dentro de
una organización. No está basado en el modelo de desarrollo, en vez de ello,
reconoce ltiples posibilidades en el contexto del desarrollo, esto permite facilitar
la realización de propuestas innovadoras, o ideas que puedan mejorar algo dentro
de una empresa.
En este caso, la visión no está restringida a responder situaciones problemáticas,
sino que se inspira en un mundo ideal, promoviendo el entendimiento de los
cambios que se planean poner en marcha para el desarrollo de alguna iniciativa o
idea y la forma en la cual el personal se verá afectada, proponiendo un ambiente
de colaboración, que facilite cualquier nuevo proceso o metodoloa. Es
compatible con el marco lógico que se tiene y con otros métodos de planificación,
de forma tal, que permite, de ser conveniente, ser adaptado para dar un nuevo
enfoque social, que sea más amplio y participativo.
Además permite recopilar la información necesaria que hará énfasis en los
cambios que sufri el recurso humano involucrado, y en el cual se planea
consolidad el desarrollo, haciendo visible el valor de una inversión en términos de
un cambio social.
En el contexto del Mapeo de Alcances se puede decir que no hay un “éxito”
definido como tal, no existe un concepto en el cual se pueda mencionar que ya se
concluyó con el proceso de desarrollo, o que ya no se puede ir mas allá, Sin
embargo, siempre es deseable el poder alcanzar los objetivo y las metas trazadas
desde el diseño original, se puede llegar a implementar las estrategias y las
herramientas a utilizar según el diseño, y de igual forma se pueden llegar a
presentar diferentes variantes o cambios dependiendo de la funcionalidad que se
requiera. En algunos casos, en el momento en el cual se busca llegar a los
objetivos establecidos, se presentan situaciones más favorables o que presentan
mejores expectativas que los resultados que se buscaban, y de esta forma se
pueden acoger o cambiar la dirección que se tenía, siempre como propósito
principal, el poder contribuir con la visión.
En el mapeo de alcances no se busca el tratar de controlar el comportamiento que
los recursos humanos puedan llegar a presentar, pues se define como el cambio
de comportamiento como algo esencial para el desarrollo y se puede asumir que
las personas son quienes tienen la autonomía para poder llegar a cambiar su
conducta o mantenerla sin cambios, dependiendo de cómo las ideas nuevas, o las
ideas de innovación lo requieran. Las señales de que se está en la ruta correcta, y
de que existe cierto progreso reflejan la autonomía y apropiación por parte de las
partes involucradas. El control que puede llegar a tener un equipo administrativo y
técnico en el MA se ejerce sobre sus propios recursos.
El MA no es para todos.
Esta metodología presenta diferentes ventajas competitivas o beneficios que se
pueden llegar a presentar en una empresa o una organización, sin embargo, no
puede controlar todas las cosas o no puede generar resultados en cualquier
situación, por ello es necesario definir en qué situación se puede aplicar y en
cuáles no. Se hace mención de algunos puntos clave:
Se puede utilizar el Mapeo de alcances, si se desea:
Volver transparente la contribución al desarrollo y la transformación social
que existe, dando cuentas integralmente.
Dar apoyo para que se puedan lograr los resultados fundamentales de las
partes involucras para contribuir de esta forma con la sostenibilidad a largo
plazo.
Promover el aprendizaje, la adaptación y la innovación necesaria para el
desarrollo auténtico.
Combinar el seguimiento y la evaluación de carácter inclusivo y
participativo, con las metodologías y las herramientas de planificación que
se desean ocupar.
Dar reconocimiento a la contribución de ltiples participantes sobre el
cambio social y al desarrollo en sus diferentes escalas y ámbitos.
Reconocer y documentar la complejidad de los cambios para el aprendizaje
social y el desarrollo local, ya sean esperados o no, favorables o no
favorables.
Atender y dar un enfoque correcto a la importancia de los cambios de
comportamiento, para la apropiación del desarrollo.
Promover principios de participación y relaciones balanceadas entre
quienes están involucrados.
No es recomendable el uso del Mapeo de Alcances si se pretende:
Realizar una auditoría para rendir cuentas solo de la inversión financiera.
Medir el impacto y otros factores relacionados con el tiempo de
implementación de la iniciativa.
Llevar a cabo un seguimiento con énfasis en datos cuantificables.
Medir algún proyecto referente a la infraestructura o servicios directos.
Demostrar la atribución del proyecto y explicar procesos de causa y efecto.
Características de un Mapeo de Alcances.
Es la metodología que da la base del trabajo para que se pueda llevar a cabo una
planeación y evaluación de las capacidades, por parte de los programas que se
tienen.
Funciona como el complemento a otros métodos de evaluación
Toma en cuenta los cambios de situación que conducen a cambios de
comportamiento de la sociedad.
Toma la perspectiva de evaluación mediante el aprendizaje y el uso.
Facilita y proporciona el uso de las herramientas, técnicas, metodoloas y
recursos a los socios para la contribución del desarrollo.
Ofrece el marco y lenguaje que se necesita para poder interpretar los cambios y
evaluar los esfuerzos que se llevan a cabo.
Etapas del MA.
El Mapeo de Alcances se puede dividir claramente en tres fases:
El diseño intencional.
El seguimiento de alcances y desempeño
La planificación de la evaluación.
El autor Ambrose (2009) presenta una división más completa de las etapas y las
fases que se realizan en la puesta en marcha de un Mapeo de Alcances (Figura
1).
Figura 1. Mapeo de Alcances. (Ambrose, 2009)
La primera etapa lleva por título Diseño Intencional”, ésta sirve para dar
orientación a nivel macro de competitividad sistemática, que incluyen las fortalezas
y las debilidades que se pueden tener, y que determinan las capacidades locales,
regionales e internacionales de desarrollo (Zaffora, 2011) y que de alguna u otra
forma, contribuirá a los cambios para planificar las estrategias. En esta etapa se
responden algunas preguntas, que a su vez, permitirán especificar algunos puntos
clave.
Pregunta
Punto especifico
¿Por qué?
Visión que se tendrá y a la que contribui
el programa
¿Quién?
Hace referencia a los socios directos del
programa
¿Qué?
En qué consisten los cambios que se
generarán. Los alcances deseados y
cuáles son las señales de progreso
¿Cómo?
Misión, Mapas de estrategia, prácticas de
la organización.
La segunda etapa del MA es el “Seguimiento de alcances y desempeño en esta
etapa se genera el marco en el cual se va a trabajar y se llevará el continuo
seguimiento de las acciones del programa establecido y del progreso de los socios
directos. De esta forma se facilitará la forma en la cual se recabarán los datos con
la finalidad de evaluar los resultados que se obtienen a través de ciertas
herramientas como:
- Diario de alcances ( Progreso)
- Diario de estrategias ( Mapa de estrategias)
- Diario de desempeño (Prácticas de la organización)
En la tercera etapa del Mapeo de alcances conocida como la Planificación de la
evaluación se identifican y se le da prioridad a las evaluaciones del programa,
pues es el plan de evaluación que se llevará a cabo.
Bases teóricas y los principios fundamentales.
El proceso de Mapeo de Alcances tiene un fundamento sólido en las bases
teóricas y en los principios que le dan cualidades específicas como la metodología
de planificación, monitoreo y evaluación. Estas bases teóricas no son algo
realmente muy novedoso, sin embargo, el MA permite el uso de herramientas para
que lo que se deriva de ellos como argumentos principales sea llevado a la
práctica.
En muchas ocasiones las empresas u organizaciones que ponen en práctica un
proceso de MA llegan a la conclusión de que el método representa un paradigma
de desarrollo constructivista; pues se puede hacer mención de que el mundo no es
predecible y en muchas ocasiones no presenta las características que se desean,
pero, de esta manera, se pueden construir nuevos entendimientos, ideas y
acciones colectivas cuando se abre el espacio para el dialogo, la participación y la
experimentación.
Se presenta a continuación, una tabla que muestra los principios y las bases
teóricas, que son fundamentales en la aplicación de un sistema de MA. (Figura 2)
Figura 2. Bases teóricas y principios del MA. (Ambrose, 2009)
La manera en la cual se implementa.
Como se ha mencionado, el Mapeo de Alcances tiene tres etapas, son embargo,
es importante el considerar como indispensable anteponer una que se ha
denominado como Análisis de Situación. De esta forma, se traza la ruta que se
ofrece para la poner en práctica esta metodología:
Análisis de la situación (Etapa en la cual se da a conocer el contexto de
iniciativa o de proyecto)
Diseño Intencional (Para realizar lo explicito, es decir, lo que se desea
hacer y la forma en la cual se planea realizar)
Diseño de seguimiento (Dar enfoque, retroalimentar el desempeño, orientar
la reflexión e identificar las lecciones para el desarrollo.
Autoevaluación (Tener la medida de la contribución que se propuso en el
diseño intencional de manera específica)
Los protagonistas.
Se pueden dividir en:
Los Socios Directos.
Realizando la pregunta clave, para conocer quiénes pueden llegar a asumir las
responsabilidades de los cambios: ¿Quiénes se considera que son las personas
que combinan disposición y capacidad para realizar los cambios de los que se
habla en la Visión del proyecto o propuesta?
Normalmente se visualizan en primera instancia las organizaciones o las personas
que aunque pudieran llegar a ser claves, no tiene el interés o no tienen un
pensamiento de cambio o de emprender alguna innovación. Se debe brindar la
información suficiente que puede ayudar a que se vea la iniciativa atractiva, pero si
aun así, no se presenta interés alguno, no se puede considerar como un socio
directo.
Los criterios para poder identificar a un Socio Directo son:
Que puede asumir mejor los cambios que se van a realizar, dentro de su proyecto
de vida.
Que tiene la capacidad de aprovechar el apoyo que se brinda por parte de la
iniciativa.
Que debe tener la capacidad de hacer acuerdos y disposición a respetarlos.
No tiene que ser forzosamente una organización o persona cercana, lo más
importante es que tenga mentalidad de emprender el cambio
Equipo administrativo y Técnico y Socios Estratégicos.
Este equipo debe de estar identificado con claridad una vez que se ha definido
específicamente cuáles son las acciones que se van a desarrollar. Esta parte será
la responsable de llevar a cabo las estrategias y las Practicas de la Organización.
De igual forma se verán inmersos los socios estratégicos debido a que su rol
principal es ayudar a implementar las estrategias que van a facilitar los cambios de
los socios directos, de forma independiente o en conjunto con el equipo
administrativo y técnico. Los socios directos no tienen responsabilidades de
cambio, sino de apoyo.
Se ocupan tres grados de señal de progreso.
Las señales denominadas se espera son las que hacen referencia a los cambios
reactivos, que tienen prioridad debido a que pueden activar la puesta en marcha
de las acciones de cambio en el proceso.
Las señales Seria positivo son las referenciadas a los cambios más elaborados,
resultantes de aprendizajes y transformaciones a partir de intercambios y
experiencias nuevas.
Señales Seria ideal son las señales que indican los cambios por iniciativa de los
socios inspirados en los cambios ya logrados. Se pueden hacer adaptaciones de
procedimientos para las propias necesidades, producir material de consulta,
construir o reconstruir relaciones, proponer nuevos eventos de formación, etc.
Conclusión.
Es necesario, conocer todas las estrategias, herramientas o metodologías que
están al alcance de cualquier persona u organización, de tal forma que se puedan
observar las múltiples soluciones que existen para determinados problemas.
Este mapeo sin duda, permite conocer y definir de forma más precisa cuales son
los objetivos y las metas propuestas, y proponer soluciones a los obstáculos que
se puedan presentar, de esta forma se puede trazar la ruta a seguir para poder
llegar a una condición o una posición especifica.
El cambio siempre generará conflicto en el recurso humano de una empresa, pues
genera cierto grado de incertidumbre y nervio, sin embargo si se aplican
correctamente las estrategias mencionadas, se facilitara el desarrollo de estos
cambios, y n más se podrá fomentar por iniciativa propia del personal, quien
está más en contacto con las diferentes áreas de la empresa, en donde se planea
implementar nuevos sistemas, procesos o formas de trabajo.
Propuesta de tesis.
Mapeo de alcances de los procesos que se llevan a cabo en una empresa de la
región.
Objetivo.
Implementar un sistema de estudios, estrategias y metodologías, que permitan
desarrollar un mapeo de alcances de los procesos que se realizan en una
empresa, de acuerdo a los factores de la región.
Agradecimientos.
Agradecimiento especial al Instituto Tecnológico de Orizaba, al profesor Dr.
Fernando Aguirre y Hernández, quien imparte la materia de Fundamentos de la
Ingeniería Administrativa, por todos los conocimientos que comparte con sus
alumnos y a la Maesta en Ingeniería Administrativa que promueve la cultura del
aprendizaje. Así como agradecer al CONACYT por el apoyo brindado y por las
áreas de oportunidad que genera, con sus distintos programas a los estudiantes
del Posgrado.
Referencias Bibliográficas.
Gómez Suárez Domingo. (2013, Noviembre 14). Mapeo del alcance de procesos
en la estrategia de la empresa. Recuperado de
https://www.gestiopolis.com/mapeo-del-alcance-de-procesos-en-la-estrategia-de-
la-empresa/
Alamillo Reyes Karla. (2013, Mayo 14). Mapeo de alcances de procesos.
Recuperado de https://www.gestiopolis.com/mapeo-de-alcances-de-procesos/
Kaia Ambrose y equipo del Centro Latinoamericano para el Mapeo de Alcances.
(2009). Cuaderno de Mapeo de Alcances UNA GA PARA LA FACILITACIÓN.
Ottawa, Canadá: CLAMA.
Beatrice Briggs. (2009). Mapeando Alcances Un manual práctico para el uso de
Mapeo de Alcances en procesos de Desarrollo en Comunidad. Ottawa, Cana:
CLAMA.

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Pérez Huerta Joab Abisaí. (2017, Mayo 15). Definiciones y conceptos en un Mapeo de Alcance de Procesos. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/definiciones-conceptos-mapeo-alcance-procesos/
Pérez Huerta, Joab Abisaí. "Definiciones y conceptos en un Mapeo de Alcance de Procesos". GestioPolis. 15 Mayo 2017. Web. <https://www.gestiopolis.com/definiciones-conceptos-mapeo-alcance-procesos/>.
Pérez Huerta, Joab Abisaí. "Definiciones y conceptos en un Mapeo de Alcance de Procesos". GestioPolis. Mayo 15, 2017. Consultado el 22 de Mayo de 2017. https://www.gestiopolis.com/definiciones-conceptos-mapeo-alcance-procesos/.
Pérez Huerta, Joab Abisaí. Definiciones y conceptos en un Mapeo de Alcance de Procesos [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/definiciones-conceptos-mapeo-alcance-procesos/> [Citado el 22 de Mayo de 2017].
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