Cómo desarrollar la estrategia de tu negocio en 10 pasos

Descubre en 10 pasos cómo implementar tu estrategia empresarial con los conocimientos que YA tienes.

“…ver lo que está delante de nuestros ojos requiere un esfuerzo constante…” No lo digo yo, lo dijo George Owell (1903-1950) escritor y periodista británico.

Y es que comparto completamente esta afirmación ya que muchísimas veces estamos delante de nuestros negocios y no somos capaces de ver muchas cosas obvias hasta que viene otra persona, te las comenta y te abre los ojos.

En este artículo te voy a hablar precisamente de eso. Te voy a demostrar cómo tienes todas las herramientas y conocimientos para desarrollar tu estrategia empresarial con éxito y conseguir los resultados que esperas.

Tan solo necesitarás trabajo y un poco de orden.

Me encantaría que después de leer este artículo escribieras en los comentarios para comentarme que te has dado cuenta que llevar a cabo una estrategia empresarial no es tan difícil, lo que ocurre es que muchas veces nos saltamos una serie de pasos al ejecutarla y eso hace que no funcione lo que estamos llevando a cabo.

Así que voy a comentarte Paso a Paso todo lo que he aprendido haciendo consultoría iso 9001 en relación a la planificación y consecución de objetivos empresariales para desarrollar una estrategia empresarial.

Aquí te dejo un esquema de todos los pasos para que puedas echar un vistazo a lo que vas a leer a continuación:

Paso 1: Definir lo que se quiere conseguir

Este paso parece muy obvio pero es básico definir bien lo que queremos conseguir. Detrás de cualquier estrategia empresarial existe un objetivo a conseguir, algo que se pretende alcanzar.

Por lo tanto lo que compone cualquier estrategia empresarial es la suma de uno o varios objetivos a conseguir.

Estarás de acuerdo conmigo que si la suma de uno o varios objetivos conforman la estrategia, por donde hay que empezar es por una definición clara de ese objetivo para que realmente sea un objetivo de calidad:

Cuando te digo definir claramente un objetivo es definirlo para que se pueda:

• entender (describirlo de forma específica y no ambigua)
• cuantificar (describirlo de tal forma que se pueda contar y medir)
• acotado en el tiempo (establecer una fecha límite de fin para alcanzar el objetivo)
• alcanzar (debe ser un objetivo realista, puede ser ambicioso pero debe ser alcanzable)

Seguro que has leído en infinidad de ocasiones los objetivos SMART… No quiero entrar en ese asunto ahora porque hay muchísimos artículos en internet acerca de ello.

Lo que sí quiero que veas son objetivos bien y mal planteados:

¿Ves la diferencia? Fácil y lógico ¿verdad?

Si no hacemos este esfuerzo por definir bien el objetivo, ¿crees que se va a hacer bien el resto de pasos para ejecutar correctamente la estrategia?

Paso 2: Con qué producto, servicio o proceso vas a llegar a tu objetivo

Todo lo que tenemos planteado conseguir en nuestra estrategia lo alcanzarás gracias a un producto, servicio o un proceso dentro de tu organización.

Para explicarte esto, me voy a apoyar de los ejemplos anteriores.

• Si quieres aumentar la satisfacción de los clientes en un 5%, lo querrás alcanzar:
  • ¿mejorando el proceso de servicio de atención al cliente?
  • ¿mejorando el proceso de servicio de pos venta?
  • ¿aumentando la calidad del producto (especificaciones y funcionalidades) que entregas?
  • ¿aumentando la calidad del servicio (know-how y experiencia de usuario) que entregas?
• Si quieres aumentar la cuota de mercado en un 7%, lo querrás alcanzar:
  • ¿con un producto específico o con varios?
  • ¿con un servicio específico o con varios?
  • ¿con un producto nuevo o con un producto ya existente en tu organización?
  • ¿con un servicio nuevo o con un servicio ya existente en tu organización?

¿A que cambia la cosa si eliges una u otra opción? Defínela bien en tu estrategia empresarial.

Paso 3: Qué tareas / trabajo hay que realizar

Ya tienes definido lo que quieres conseguir claramente, acotado con qué producto, servicio o proceso vas a conseguirlo y la fecha en la que quieres conseguirlo.

Ahora ya estás preparado para empezar a realizar una lista de tareas que te lleven a conseguir lo que has definido previamente.

En este listado describe todas las actividades/tareas que tendrán que llevar a cabo tu equipo y tú para conseguir el objetivo marcado en tu fecha límite propuesta. Puedes describir todas una detrás de la otra no te preocupes, en el siguiente paso las separarás por cada una de las persona que debe desarrollarlas.

Lo importante en este paso es que las tareas que describas estén alineadas con tu objetivo a conseguir, es decir que la tarea que llevarás a cabo contribuirá a que se consiga el objetivo.

Si lo que quieres es aumentar la satisfacción de los clientes, una tarea alineada con tu objetivo podría ser “realizar un curso de formación/capacitación de atención al cliente”. Por el contrario una tarea no tan buena podría ser “realizar un curso de contabilidad”.

¿Parece obvio verdad? Pero ojo con esto.

Para hacer un listado de tareas puedes apoyarte de plantillas prediseñadas que te ofrece gratuitamente Microsoft Excel. Es una manera rápida de tener un diseño preparado en cuestión de un clic.

Para obtenerla simplemente abre la aplicación Microsoft Excel y antes de hacer clic en nuevo fíjate en las plantillas que tiene prediseñadas. Haz clic en la que te marco que se llama “Lista de Tareas Pendientes para proyectos”.

Ábrelo y lo personalizas un poco. Renombra las columnas como:

• Nombre Tarea
• Única (U) ó Periódica (P)
• Persona que lo desempeñará
• Coste

Para este paso sólo céntrate en listar todas las tareas y en definir si se trata de una tarea Única (U) es decir que solo se va a realizar una vez o una tarea Periódica (P) si es una tarea que se debe repetir periódicamente.

Paso 4: Quien realizará las tareas dentro y fuera del equipo

En este paso es cuando empiezas a enlazar tareas y nombres de las personas de tu equipo.

Lo más importante en este paso es que tengas en cuenta el tipo de tarea que se va a realizar y el perfil de la persona que trabaja contigo (conocimientos, habilidades, experiencia y también la carga de trabajo que tenga cada persona).

Escoge a las personas más apropiadas para realizar cada tarea.

Ten en cuenta que para ejecutar una estrategia empresarial no todos los recursos que emplearás serán tus recursos humanos internos, es decir tu personal. Puede que necesites acudir al mercado para externalizar algunas tareas/actividades en las que tu equipo no es especialista.

Quizás tengas que mejorar tu página web para mejorar la experiencia del usuario al comprar en la web y debas de recurrir a un profesional externo para ello.

O quizás debas contratar un curso de capacitación de atención al cliente, o de optimización de procesos, etc.

Por lo tanto ve asignado cada tarea a cada persona y especifica con el nombre de la persona si es un recurso interno de tu organización o externo.

Llévalo a tu Excel y empieza a asignar la tarea a una persona de tu equipo o profesional externo y lo escribes en la columna “Persona que lo desempeñará”.

Paso 5: ¿Necesidades de formación / capacitación interna y/o externa?

Si la persona que has seleccionado para realizar una tarea no puede ejecutarla por carga de trabajo o algún otro motivo pero posee los conocimientos necesarios para ello podrá impartir esa formación/capacitación a otro miembro del equipo para desarrollar la tarea/actividad que se ha planteado.

Pero en ocasiones, pese a que intentes buscar el mejor perfil dentro de tu organización para desarrollar una tarea de la estrategia no siempre encontrarás la persona ideal. En este caso quizás debas recurrir a contratar una formación / capacitación para esa persona o ese grupo de personas como describí en el paso anterior.

Solicita cotizaciones / presupuestos para analizar en el siguiente paso cuál es el coste de ello.

Paso 6: ¿Cuánto dinero costará?

Estarás de acuerdo conmigo que todo trabajo que hagas tú, tus empleados o un profesional externo tiene un coste.

El realizar todas estas tareas para llevar a cabo tu estrategia está claro que también tiene un coste pero, ¿cuánto? Eso es lo que te voy a ayudar a analizar.

Cuando estamos desarrollando nuestra estrategia empresarial elaborando una serie de tareas, existen bajo mi punto de vista dos tipos de costes:

1. Costes internos: el coste/hora de cada empleado y el tuyo propio como gerente/director.
2. Costes externos: el coste/hora de los trabajos realizados por personal externo.

Este momento, es un momento delicado que tienes que analizar con calma para saber si la estrategia que estás desplegando para luego ser ejecutada es viable o no en tu organización. Esto es una realidad como un templo…

Podemos hacer mil cosas para alcanzar nuestros objetivos empresariales pero es muy probable que muchas de ellas no sean viables.

A cualquier empresario le gustaría aparecer en anuncios de la televisión en los momentos de más audiencia en el que se promocione su producto/servicio pero todos sabemos que este coste no se lo podrían permitir el 95% de las empresas de un país.

Así que lo que toca es hacer un pequeño análisis acerca de lo que te costará llevar a cabo tu estrategia empresarial.

Como en el paso 3 ya definiste las tareas a realizar y en el paso 4 quién las va a ejecutar, lo tienes más fácil para hacer este cálculo.

Llévalo a tu Excel y calcula las horas que empleará la persona en desarrollar esa tarea y multiplícalo por el coste de su precio/hora.

Si es un profesional externo quién realiza la tarea lo tienes más fácil ya que te habrá ofrecido un presupuesto/cotización acerca de cuánto cuesta su trabajo.

Una vez tengas todos los costes asignados, súmalos y tendrás el coste de llevar a cabo tu estrategia en el periodo que has planificado tener tu fecha límite para alcanzar el objetivo.

Una parte de todos estos costes como puedes estar imaginando lo representan los costes internos que son los que generan tus propios trabajadores por las horas en las que se encuentran realizando estas tareas.

Estos costes internos no suponen una salida extra de dinero de tu tesorería ya que está englobado en el salario que les pagas (a no ser que deban hacer horas extras) pero lo que sí supondrá es una merma en la producción de ellos. Si están desarrollando las tareas que componen la estrategia empresarial no estarán desarrollando sus tareas habituales por lo tanto su producción se verá mermada.

Pero, ¿Cuánto de mermada? igual te estás preguntando. Para calcularlo puedes añadir una columna más a tu Excel y llamar esta columna “Horas no producidas”. Lo calculas rápido ya que en la columna anterior has multiplicado (horas * coste de cada persona).

Con toda esta información puedes hacerte estas preguntas:

• ¿Puedo asumir estos costes externos para llevar a cabo la estrategia?
• ¿Puedo asumir estos costes internos traducidos en horas no productivas a nivel global?
• ¿Puedo asumir estos costes internos traducidos en horas no productivas por cada uno de los empleados?

Si todas las respuestas son afirmativas, enhorabuena pasa al siguiente paso.

Si alguna de estas respuestas fueron negativas, entonces tienes que volver al paso 3 o el 4 para eliminar o sustituir tareas o reasignar las tareas en otras personas.

Pero no te asustes porque esto que parece muy complicado y latoso el volver atrás, lo consigues de forma muy rápido con el Excel. Simplemente elimina o sustituye tareas y reasigna a las personas responsables de llevarlas a cabo y calcula de nuevo el coste.

Sin tener que salir de Excel lo haces todo.

Paso 7: Prioriza las tareas:

Ya tienes todas las tareas listadas, tienes el coste y sabes que es viable para tu organización.

Ahora te toca priorizar. ¿Qué tareas se hacen primero? Aquí yo me haría tres preguntas:

1. ¿Existen tareas que para desarrollarse dependan de la consecución de otras primero?
2. ¿Existen tareas que una vez ejecutadas su ratio de rentabilidad (beneficio/inversión) es mayor que otras?
3. ¿Existen tareas que tengan un mayor impacto que otras para alcanzar el objetivo propuesto?

Con estas respuestas ya tienes la forma de ir priorizando las tareas.

Puedes colocar ese orden en tu Excel simplemente copiando y pegando.

Paso 8: Llevar a cabo las tareas:

Este paso es importante porque tienes un listado de tareas y vas a empezar a ejecutarlas pero, ¿qué día de la semana/mes?, ¿a qué hora del día?

Para hacer esto de forma ordenada y así trasmitirlo a tu equipo debes de agendar esas tareas y ponerle día y hora de la semana/mes en la que se van a ejecutar.

Quizás existe algún día y hora de la semana en la que la producción de tu empresa es más baja. Aprovecha y pon estas tareas ahí si puedes.

Puedes reunirte con cada persona para planificar y agendar el día y hora de la semana en la que se van a ejecutar las tareas.

Para hacer esto yo utilizo Google Calendar.

Puedes utilizar un abanico de colores para identificar si son tareas únicas o recurrentes.

Si tú o tus empleados no utilizan esta aplicación yo empezaría a hacerlo porque es muy intuitiva y fácil de usar. Así evitas el llevar agendas en papel y lo puedes tener siempre incluso verlo a través del móvil.

Paso 9: Seguimiento de las tareas y medición del resultado.

El seguimiento en el avance y ejecución de las tareas es algo de lo que no te puedes olvidar nunca. Representa la parte más importante del control de la estrategia para ver si vas bien o no.

Si no hicieses control para obtener feedback de los avances estoy seguro de que te verás al final del periodo que has estipulado para alcanzar el objetivo con un montón de tareas sin hacer, con problemas o errores no detectados, con tareas mal asignadas… En definitiva con tu objetivo sin conseguir.

Haciendo un seguimiento periódico a la estrategia y las tareas asignadas para ello evitas estas sorpresas al final y tienes tiempo de ir encauzando errores, problemas, posibles reorganizaciones de tareas, etc.

Evidentemente, deja registro de este seguimiento en tu Excel. Para ello incluye la última columna con el nombre “Notas de seguimiento”.

En esa columna escribe las notas que creas necesarias cuando estés haciendo el seguimiento a las tareas con la persona responsable de ejecutarlas.

Pregúntale cómo va con cada tarea, si ha tenido algún problema y si la ha ejecutado en el tiempo que tú has previsto.

El nivel de consecución de la tarea lo puedes escribir en la misma columna B, dentro de la celda. Al poner el nivel de porcentaje de ejecución, Excel te completará automáticamente el diagrama de barras verde. Así, con un golpe de vista puedes visualizar cómo está la ejecución de todas las tareas.

No sobrescribas nunca en tu archivo Excel y guardes cambios porque habrás perdido información entre lo que ha pasado en un periodo de medición y otro periodo.

En su lugar pon fecha (día – mes – año) cada vez que realices un seguimiento. Esto lo consigues haciendo doble clic en el nombre de la hoja como puedes ver en este pantallazo.

Para la siguiente medición, copia y pega esta hoja y ponle otra fecha. Así nunca perderás información entre un periodo y otro periodo.

Para hacer esto haz clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre de la hoja, haz clic en “Mover o copiar” y luego marca la casilla “crear una copia”.

Paso 10: tomar decisiones acerca del resultado conseguido

Dado que en el paso anterior te has reunido con las personas que están ejecutando las tareas, aprovecha sus respuestas para saber si te has equivocado o no a la hora de asignar esa tarea a esa persona y el tiempo estimado.

Si tienes que reorganizar alguna tarea o realizar nuevas asignaciones es el momento de hacerlo y modificar tu Excel.

Pues bien, estos son los 10 pasos que quería exponerte para que vieses que tienes todos los conocimientos a tu alcance para llevar a cabo tu estrategia empresarial con garantías de que funcionará.

Si tiene éxito este post escribiré otro post para enseñarte a dibujar un cuadro de mando integral y poder seguir esta estrategia de forma visual.

Bibliografía

• Wikipedia: https://es.wikipedia.org/wiki/George_Orwell