Ambiente Externo y Entorno de las Organizaciones

Introducción

Las organizaciones están en constante cambio, tienen que saber adaptarse a estos, o simplemente no podrán seguir teniendo permanencia en el mercado y estarán destinadas a perecer.

Algo que es vital para las organizaciones, es el análisis de su ambiente externo, ya que es necesario para poder desarrollar estrategias de diferente índole, como podrían ser para la implementación de un nuevo producto, penetrar un nuevo mercado, darle una nueva forma a sus campañas de mercadotecnia, entre otras cosas. Con esto podrán visualizar diversos escenarios posibles, las dificultades y amenazas que hay en el ambiente, que pueden beneficiar o perjudicar a la organización.

Dentro del ambiente externo de las organizaciones, podemos encontrar el macroentorno y el microentorno, los cuales se describirán a fondo dentro de este articulo para poder comprender mejor como es que afecta y en que beneficia el que una organización analice estas situaciones.

Una organización que está enterada de lo que ocurre tanto dentro como fuera de su entorno, estará mejor preparada para adaptarse a los cambios y tener bien respaldada cualquier decisión que realicen.

Conceptos clave

A continuación se citaran algunos conceptos que se consideran clave, para una mejor comprensión del artículo.

Organización. 

“son estructuras administrativas y sistemas administrativos creadas para lograr metas u objetivos por medio de los organismos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por sistemas de interrelaciones que cumplen funciones especializadas. También es un convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico.” (Wikipedia , 2018)

Ambiente Externo.

“Aquellos elementos ajenos a la organización que influyen de manera directa o indirecta el cumplimiento de objetivos, siendo este concepto, la base de la presente investigación.” (Rosas, 2011).

Macroentorno.

La principal meta de cualquier organización, es la de generar ganancias a través de productos y/o servicios que ofrecen a los consumidores y al público en general, pero para lograr que se adquiera lo que ofrece, debe saber localizar y ver cuando se presenten ciertas oportunidades, en caso contrario cuando se esté frente a una amenaza potencial que dificulte la meta de la organización, estas se pueden originar en el macroentorno, el cual está formado por el entorno económico, entorno tecnológico, entorno político y legal , entorno medioambiental, entorno demográfico y en entorno sociocultural, partes necesarias que intervienen en todo lo que se hace día a día en las organizaciones, a continuación se hablara un poco sobre cada uno de estos entornos, para que queden comprendidos de una forma mejor, con información de Yánez & Pazmiño (2015).

Entorno económico.

El entorno económico se define como la fuerza que determina el poder de adquisición, y como son los estándares de compra de las personas. Quiere decir que el estado como se encuentre la economía, será una pieza esencial para que se logren cumplir los objetivos de la organización. Los salarios de los colaboradores, la cantidad que se pagan a los proveedores y el precio que maneja la competencia, como las leyes que surgen por parte del gobierno, intervienen en el costo total que le cuesta a la organización producir su producto u ofrecer su servicio y las condiciones en que se encuentre el mercado en el cual se participe.

Los factores económicos que pueden indicarnos cuál es la situación económica de un país son los siguientes: Producto Interno Bruto (PIB), la inflación, la devaluación de la moneda, tasas de empleo y desempleo, deuda externa, entre otros. Cada uno de estos factores deben de ser evaluados por parte de la organización para poder determinar cómo se actuara ante ciertas situaciones.

Entorno tecnológico.

Algo que tiene mucho auge en la actualidad, es el entorno tecnológico que rodea a las organizaciones, ya que esta será una oportunidad para crear nuevos productos y poder tener nuevas oportunidades en el mercado.

La tecnología se ha convertido en un estandarte para cualquier organización que presume de tener un gran crecimiento y que puede afianzarse en los mercados tanto nacionales como internacionales. Los cambios tecnológicos exigen a las organizaciones constante actualización sobre sus productos y/o servicios, a su vez los procesos necesarios para realizarlos, tienen que ser mejorados.

Los colaboradores, o mejor dicho la alta gerencia dentro de una organización, no deben de ver nunca a la tecnología como una amenaza, todo lo contrario, debe ser vista como una gran oportunidad de ser más competitiva en el mercado, garantiza muchas mejorías sobre sus competidores, como pueden ser, agilizar sus procesos, ahorro de recursos, precios más competitivos, entre muchas otras ventajas.

Entorno político y legal.

Las leyes y normas que rigen dentro de una sociedad o país, los servidores públicos y las diferentes dependencias gubernamentales que representan, son parte de este entorno. Un gobierno puede tener un juicio severo o accesible ante la gerencia de una organización dentro de su jurisdicción, empleara con severidad las leyes o promoverá el desarrollo de la organización.

El entorno político y legal es algo que la organización debe de tener en cuenta para su estabilidad, y esto descansa en gran parte, de la forma de ser de todo el sector político, del momento en que se encuentren sus procesos, entro otros factores.

Podemos definir a la política como el  lugar donde se concentra el “poder”, quiere decir  la facultad que disponen una o más personas para poder tomar decisiones en nombre de una sociedad y que tendrán repercusiones en el comportamiento de esta.

En la política se decidirá cuáles serán las leyes o normas que deben de seguir todas las personas y las organizaciones que se encuentren en la jurisdicción de esta. En el caso de las organizaciones, le interesa cuales son las leyes que actúan sobre el sector donde ejerce, quien está ejerciendo el poder, que partidos políticos son los que tienen más representación. Quien este al mando dentro de la organización, debe de hacer un análisis minucioso sobre leyes, reglamentos que tenga en vigor el gobierno, ya que estos pueden ser tanto una oportunidad o una amenaza si no se cumplen.

Entorno medioambiental.

El entorno medioambiental, son todos aquellos recursos naturales que rodean a la organización,  de aquí la organización se puede proveer de recursos o verse afectada por la naturaleza.

Este entorno lo conforman las peculiaridades físicas del ambiente, la naturaleza, los insumos que esta provea, los fenómenos naturales, el tipo de clima, entre otros. Las organizaciones deben reflexionar sobre el impacto que esta genera al medio ambiente, al interactuar con ella, ya sea cuando utiliza los recursos que esta le da, los cambios climáticos derivados del exceso de contaminación, poniendo en la balanza si será una temporada de mucha o poca agua por ejemplo. Todos estos factores intervienen en todas las acciones que realiza la organización día con día.

Al igual que los otros entornos del macroentorno con los que tiene que coexistir la organización, se debe hacer el estudio para determinar si el medioambiente podría ser una oportunidad o amenaza para la organización.

Entorno demográfico.

El entorno demográfico es la población que rodea a la organización, sus características, las cuales podrían ser: Cantidad de personas que viven en determinado lugar, su ubicación, promedio de edad, predomina más el sexo masculino o femenino, a que se dedican, por mencionar algunos.

Al realizar la investigación sobre la demografía, se debe de tener en cuenta que cualquier población no crece o disminuye de forma constante, sino que cambia rápida o lentamente, dependiendo la situación en que se encuentre el país. También los ingresos de cada persona no son los mismos y esto afecta su poder adquisitivo, si el producto o servicio está destinado para hombres o mujeres, en fin, son varios factores que se deben considerar para que la organización pueda cumplir con sus objetivos.

Entorno sociocultural.

Las creencias y costumbres que tiene cada sociedad, es un factor determinante para cualquier actividad que realice la organización, esto se debe por los valores, la cultura, la forma de apreciar alguna situación (si está bien o mal determinada acción), entre otras cosas. Costumbres que se heredan de generación en generación y son muy arraigadas por la comunidad, algo que toda organización debe de tener en cuenta y conocer cuáles son las costumbres que predominan en la comunidad con la que interactúa. Cualquier cultura posee seis importantes elementos, los cuales de acuerdo a Yánez & Pazmiño (2015) son los siguientes:

  • Creencias, conjunto de ideologías que tiene la comunidad
  • Valores, convicción que tiene cada persona
  • Normas, conjunto de reglas que debe de seguir la comunidad para que todos puedan coexistir tranquilamente
  • Símbolos, una representación perceptible que posee un significado
  • Lenguaje, método de comunicación a través de símbolos hablados y escritos
  • Tecnología, grupo de conocimientos, dispositivos y métodos

El entorno sociocultural inquieta al progreso de las actividades de la organización, ya que se tiene que hacer un estudio minucioso para poder establecer si será una amenaza o una oportunidad, determinar la conducta de los consumidores, ya que ellos son los que pagan los productos y/o servicios que ofrece la organización, son nuestra fuente de ingresos.

Herramientas para analizar el macroentorno.

Existen diversas herramientas que ayudaran a cualquier organización a determinar cómo es su macroentorno, que la ayuden a encontrar situaciones de oportunidad o poder evitar futuras amenazas. Algunos ejemplos que podemos utilizar son los siguientes:

Análisis PEST

El análisis PEST, es un estudio del entorno político, económico, social y tecnológico con el que vive la organización, los cuales puede llegar a alterar su comportamiento y  sus acciones.

Este análisis es un instrumento fácil de usar para valorar la situación por la que esté pasando la organización y así poder determinar los principales factores externos (macroentorno) que pueden dañar a la organización y evitar que cumpla con su objetivo. También se puede dar el caso en que se encuentren oportunidades que la organización pueda aprovechar para poder mejorar su situación. De acuerdo a Riquelme (2017) algunos objetivos que persigue el análisis PEST son los siguientes:

  • Hallar los factores externos que dañan a la empresa.
  • De los factores externos que se encontraron, determinar cuales tienen más probabilidades de cambiar en el futuro.
  • Aprovechar al máximo las oportunidades que se llegaran a presentar. o Saber evitar o defenderse de posibles amenazas mejor que su competencia.

Martin (2017) habla de que si una empresa sabe usar correctamente el análisis PEST le traerá diversas ventajas, las cuales son:

  • Ayuda en la toma de decisiones.
  • Orientación proactiva, la organización podrá ir un paso por delante que sus competidores, ayudara a facilitar la proyección de su futuro inmediato.
  • Diversas aplicaciones, puede ser usada para darle un nuevo enfoque a la marca, determinar si es factible abrir una nueva oficina o sede, entre otras.
  • Fácil de adaptar a diferentes situaciones.

Análisis ETOP (Perfil de amenaza ambiental y oportunidad).

Este análisis forma un perfil de amenazas y oportunidades derivadas del ambiente externo de la organización.

El objetivo primordial del análisis ETOP es auxiliar a la alta gerencia a decidir la dirección futura de la organización. El orden de los problemas ambientales es necesario para que tengan un significado pleno para la formulación de estrategias.

Entender la estrategia de gestión o la política y efectividad de la organización no es tan fácil; requiere mirar cómo se enfrentan los desafíos de la compañía, analizar las amenazas y oportunidades y encontrar soluciones para enfrentarlo. Requiere una evaluación adecuada de la posición de una organización, si la estrategia adoptada está funcionando bien y si no, por qué y cómo debe avanzar.

ETOP implica segmentar el entorno en diferentes sectores. Cada sector se puede subdividir en subsectores.

“Por ejemplo, el sector de petróleo y gas se puede dividir en subsectores como exploración y producción, petróleo y gas integrados, equipos y servicios petroleros, tuberías, equipos de energía renovable, productores de combustibles alternativos, equipos, servicios y distribución de petróleo, energía alternativa, entre otros. ETOP analiza adicionalmente el impacto de cada sector y subsector en la organización.” (Hattangadi, 2017)

Microentorno.

El microentorno está formado por los elementos más próximos a las organizaciones y que influyen para su toma de decisión. Entre estos elementos que formas al microentorno podemos encontrar el mercado, los proveedores, los clientes, los intermediarios y la competencia. Este microentorno tiene diversos tipos de inclinación sobre diferentes aspectos, por lo cual intervienen directamente con el progreso de las tareas de la organización y están ligadas al desarrollo de la misma, tanto en su estructura como en el mercado con el cual interactúa.

Competencia.

Una organización, si quiere aumentar su  intervención en el mercado al cual pertenece o inclusive entrar a uno nuevo, debe estudiar minuciosamente las oportunidades que esto le traiga, al tener la oportunidad de atraer nuevos consumidores, esto lo lograra solamente si logra penetrar el mercado antes que sus principales competidores, mejorando el producto y/o servicio que ya se ofrece, teniendo una campaña de mercadotecnia más eficiente, entre otras cosas.

La organización tendrá que compararse con su competencia, para establecer cuál es la mejor estrategia a seguir, que les garantice que el consumidor los va a preferir a ellos sobre cualquier otra organización.

Clientes.

El cliente es otro elemento dentro del microentorno que afecta el rumbo de las organizaciones, por cliente podemos entender a la persona o inclusive otra empresa la cual está comprando los productos o servicios de otra por medio de una remuneración económica.

Poder cubrir las expectativas de los clientes que posee una organización, podría considerarse una de sus actividades más transcendentales, ya que a través de ellos es de donde se obtendrán las ganancias que percibirá la organización.

Complementando un poco de lo que se habló anteriormente, podríamos nombrar como clientes “consumidores” a los que adquieren el producto y/o servicio para uso personal y clientes “empresariales” a las demás empresas que adquieren el producto y/o servicio para añadirlo en su sistema de producción, hacer un aditamento al producto o algún otro requerimiento. El total de los clientes reales de la organización y futuros posibles clientes representan su mercado.

Es importante que la organización este en constante contacto con sus clientes, pudiendo usar diversas herramientas como las encuestas, con la finalidad de conocer tu satisfacción o su opinión que tienen de la organización.

Proveedores. 

Por proveedores podemos entender que son el resto de empresas que interactúan con nuestra organización, otorgándole los insumos necesarios para la elaboración de los productos que fabrica o los servicios que presta, pudiendo ser: materia prima, algún accesorio, diferentes tipos de energía, entre otros. Los proveedores nos darán capital intelectual, recursos tecnológicos, recursos económicos o insumos.

Los proveedores son elementos sumamente necesarios para poder cumplir con las actividades diarias de cualquier organización, ya que serán lo que les suministraran todos los recursos que la organización requiera.

La organización debe de evaluar si sus proveedores pueden ser una fortaleza o una debilidad, ya que podría ser que no le entregan los insumos a tiempo o son de una calidad inferior a la que el cliente requiere.

Intermediarios. 

El intermediario será aquella organización que auxilian a nuestra organización a la hora de promover, comerciar o distribuir nuestros productos y/o servicios a los clientes reales y a los potenciales, ya sea a través de medios físicos, servicios de mercadotecnia o mediadores bancarios.

También podríamos definir a los intermediarios como el “puente” que ayuda a llegar el producto y/o servicio ofrecido desde la empresa de origen hasta el cliente final.

“Dentro de los intermediarios se incluyen los mayoristas y minoristas, los medios de comunicación, agencias publicitarias, cooperativas de ahorro y crédito, bancos públicos

y privados, entre otros” (Yánez & Pazmiño, 2015)

Herramientas para analizar el microentorno.

Existen diversas herramientas que ayudaran a cualquier organización a determinar cómo es su microentorno, que la ayuden a encontrar situaciones de oportunidad o poder evitar futuras amenazas. Un ejemplo que podemos utilizar es el de las cinco fuerzas de Porter.

Cinco fuerzas de Porter. 

El estudio  de las cinco fuerzas de Porter, es un instrumento para la administración estratégica, (también usada para estudiar el microentorno de la organización) que fue creada por el Ingeniero Michael Porter[1], el cual nos dará la capacidad de estudiar la parte deseada del entorno de la organización, por medio del estudio y análisis de cinco fuerzas.

De una forma más concreta, este estudio nos dará la información sobre la competitividad que prevalece entre las organizaciones o bien, pudiendo ser también dentro de una organización, se debe hacer un estudio externo que sea el cimiento para establecer estrategias que permitan tomar las oportunidades que se presentan y la empresa no usa y combatir a las amenazas antes de que la dañen.

Las cinco fuerzas de Porter son:

  1. Rivalidad entre competidores.
  2. Amenaza de entrada de nuevos competidores.
  3. Amenaza de entrada de productos sustitutos.
  4. Poder de negociación de los proveedores.
  5. Poder de negociación de los consumidores. (Arturo, 2014)

Matriz FODA. 

La matriz FODA es un instrumento para el análisis de diferentes puntos de la gestión de las empresas, de su macroentorno y microentorno o inclusive para el análisis de alguna persona o situación.

Se analizara un estudio interno (Fortalezas y Debilidades) y externo (Amenazas y Oportunidades), que de las primeras letras de estos conceptos se deriva el nombre de FODA.

Fortalezas. 

Las particularidades o habilidades que posee la organización con la cual podrá lograr las metas que se ha establecido y que actualmente las está haciendo bien.

Debilidades. 

Las debilidades que actualmente posee la organización, elementos poco positivos que están provocando que la empresa no alcance su meta.

Oportunidades. 

Las situaciones externas, en las cuales la organización podría encontrar un área de apoyo para conseguir su meta.

Amenazas. 

Como su nombre lo indica, las amenazas que la organización ya tiene o que podrían presentarse y que la perjudican.

Ejemplo de una Matriz Dofa
Ejemplo de una Matriz Dofa

 

Ejemplo del contenido de una Matriz FODA, tomada de (Leiva, 2016)

Propuesta de tesis.  

Aplicación del Análisis PEST en una Pyme de la Zona Orizaba – Córdoba.

Objetivo.  

Al aplicar el análisis PEST, se podrá conocer el entorno Político, Económico, Social y Tecnológico de la Pyme y se determinaran áreas de oportunidad.

Agradecimientos. 

Agradezco a mi familia, por darme todo el apoyo y el impulso para seguir día con día, al Instituto Tecnológico de Orizaba por abrirme sus puertas y permitirme continuar mis estudios con la Maestría en Ingeniería Administrativa y al Doctor Fernando Aguirre y Hernández por motivarme con su conocimiento en el seminario de Fundamentos de Ingeniería Administrativa para realizar cada uno de los artículos asignados.

Conclusión.  

A través de la lectura, se pudo comprender el macroentorno y microentorno de la organización, así como diferentes herramientas que sirven para poder analizarlo. Que una organización pueda saber cómo está posicionada con respecto a todo lo que la rodea, le servirá para poder determinar qué tan competitiva es, si hay áreas de oportunidad en las cuales podría incursionar, si hay amenazas como las debe enfrentar, entre muchas otras cosas más.

En conclusión, es muy importante que una empresa sepa cuál es su ambiente externo y que sepa como poder “interpretarlo” con las diferentes herramientas que existen, ya que esto les aumentara sus posibilidades de tomar la mejor decisión posible.

Bibliografía. 

Arturo. (2014). CreceNegocios . Obtenido de https://www.crecenegocios.com/elmodelo-de-las-cinco-fuerzas-de-porter/

Hattangadi, V. (23 de Enero de 2017). VH. Obtenido de http://drvidyahattangadi.com/etop-analysis/

Leiva, M. R. (Diciembre de 2016). Análisis FODA . Obtenido de http://www.analisisfoda.com/

Martín, J. (15 de Mayo de 2017). cerem International Bussiness School . Obtenido de https://www.cerem.mx/blog/estudia-tu-entorno-con-un-pest-el

Riquelme, M. (2017 ). Web y empresas . Obtenido de https://www.webyempresas.com/el-analisis-pest/

Rosas, V. I. (30 de Noviembre de 2011). Gestiopolis . Obtenido de https://www.gestiopolis.com/ambiente-externo-de-las-organizacionesempresariales/

Wikipedia . (9 de Marzo de 2018). Wikipedia La enciclopedia libre . Obtenido de https://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n

Wikipedia . (17 de Enero de 2018). Wikipedia La enciclopedia libre . Obtenido de https://es.wikipedia.org/wiki/Michael_Porter

Yánez, J. F., & Pazmiño, J. F. (2015). Consideración de los factores o fuerzas externas e internas a tomar en cuenta para el análisis situacional de una empresa. Revista Publicando, 163-183.

[1] “Es una autoridad globalmente reconocida en temas de estrategia de empresa, consultoría, desarrollo económico de naciones y regiones y aplicación de la competitividad empresarial a la solución de problemas sociales, de medio ambiente y de salud.” (Wikipedia , 2018)

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Baranda Pacheco Martín. (2018, marzo 30). Ambiente Externo y Entorno de las Organizaciones. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/ambiente-externo-y-entorno-de-las-organizaciones/
Baranda Pacheco, Martín. "Ambiente Externo y Entorno de las Organizaciones". GestioPolis. 30 marzo 2018. Web. <https://www.gestiopolis.com/ambiente-externo-y-entorno-de-las-organizaciones/>.
Baranda Pacheco, Martín. "Ambiente Externo y Entorno de las Organizaciones". GestioPolis. marzo 30, 2018. Consultado el 16 de Agosto de 2018. https://www.gestiopolis.com/ambiente-externo-y-entorno-de-las-organizaciones/.
Baranda Pacheco, Martín. Ambiente Externo y Entorno de las Organizaciones [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/ambiente-externo-y-entorno-de-las-organizaciones/> [Citado el 16 de Agosto de 2018].
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