Mantener y mejorar la posición competitiva a través del tiempo no es tarea fácil, algunas empresas no saben cómo administrar y transferir el conocimiento de su personal en situación de retiro hacia las nuevas generaciones y cuadros medios de su personal.
Esa inmensa experticia ganada por su personal, hoy en retiro, sobre los procesos de su negocio, las tecnologías utilizadas, los productos y servicios, comportamiento de los mercados, competidores y sus estrategias, no son apropiadamente administradas para asegurar su transferencia y transmisión hacia las nuevas generaciones del personal captado y contratado para sucederlos.
Esta situación muchas veces desmejora la capacidad competitiva de las empresas, y con ello la calidad del servicio y los productos generados, además del desgaste de recursos en re entrenar de manera apresurada.
Planificar y diseñar un Plan de Transferencia de Conocimientos es una estrategia que toda empresa debe acometerse sin espera para preservar ese valioso activo que durante años ha construido y que hoy se encuentra en riesgo de perderse. La Transferencia de Conocimientos es un proceso sistemático, planificado que requiere tiempo en su implementación.
Cada área o proceso de soporte a los servicios y productos debe estar incluida dentro del Plan de Transferencia. Existen algunas estrategias que se han venido adoptando y utilizando durante el desarrollo del Plan de Transferencia de Conocimientos. Entre ellas podemos mencionar:
- Implementar de las Mejores Prácticas, y Lecciones Aprendidas.
- Documentar los Procesos paso por paso, roles y responsabilidades utilizando alguna herramienta comercial como: Workflow Chart, Mapa de Procesos, Mapa de la Cadena de Valor.
- Rotación de Personal, rotando al personal por diferentes roles dentro de su proyección de crecimiento dentro de la organización. Cada empleado debe tener un Plan de Carrera o Desarrollo diseñado para ser ejecutado a lo largo de su permanencia en la organización.
- Coaching, proporcionado continua retroalimentación, guías y ayudas para mejorar la actual pericia del nuevo personal.
- Mentoring a través de la asignación al nuevo personal de un conjunto de actividades planificadas para ser desarrolladas bajo la asesoría y guía de uno o más de los experimentados empleados o gerentes.
- Entrenamiento en el Trabajo a través de la asignación y seguimiento de tareas diarias como parte de las responsabilidades del nuevo personal.
- Entrenamiento guiado a través de páginas web colaborativas diseñadas con el esfuerzo de los expertos, Wiki Site (Website) como son conocidas por sus siglas en ingles.
- Asignándole a los empleados más experimentados un grupo de nuevos empleados a los que debe entrenar en el trabajo y transferir conocimiento y experticia.
- Diseño de Sistemas expertos, base de datos de conocimiento y sistemas computarizados de consultas histórica de los problemas ocurridos y las soluciones dadas.
- Contratación de los empleados retirados o jubilados para participar en los programas y cursos de entrenamiento del nuevo personal.
Para cada una de estas estrategias deben existir en el Plan sus correspondientes acciones y programas específicos con sus responsables, resultados esperados, indicadores para medir el logro de los objetivos y el tiempo estimado para su completación.
La gestión del conocimiento contribuye a:
- Sobrevivir en un mercado cada día más complejo y competitivo.
- Favorece la planificación a mediano plazo ya que se dispone de un personal entrenado y capacitado para ser frente a los retos futuros.
- Asegurar el continuo suministro de productos y servicios de alta calidad a los mercados.
- Contribuye a mejorar el conocimiento en el personal acerca de los Productos y Servicios que se elaboran para estar en capacidad de continuamente mejorarlos.
- Mejorar la Atención al Cliente
- Mejorar la posición competitiva y presencia en los Mercados a través de Productos y Servicios de la más alta calidad.
Se debe cuidar y preservar el conocimiento como el activo más preciado de la empresa porque este representa su mayor fortaleza para mantenerse y mejorar dentro de los Mercados cada vez más interrelacionados, competitivos y exigentes. Este activo representa su pasaporte hacia la sobrevivencia y permanencia.
