Teoría de la auditoría

TEORÍA DE LA AUDITORÍA
CAPITULO I
“AUDITORÍA”
1.1 ¿Qué es Auditar?
Auditar es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizado por una persona
independiente y competente acerca de la información cuantitativa de una entidad
económica específica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de
correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios establecidos.
Un concepto más comprensible sería el considerar a la auditoría como un examen
sistemático de los estados financieros, contables, administrativos, operativos y de
cualquier otra naturaleza, para determinar el cumplimiento de principios económico-
financieros, la adherencia a los principios de contabilidad generalmente aceptados, el
proceso administrativo y las políticas de dirección, normas y otros requerimientos
establecidos por la organización.
Debe aclararse que la Auditoría no es una subdivisión o continuación del campo de la
Contabilidad, Por el contrario, la Auditoría es la encargada de la revisión de los estados
financieros, de verificar la vigencia del proceso administrativo y del cumplimiento del
ordenamiento jurídico y de las políticas de dirección y procedimientos específicos que
relacionados entre sí, forman la base para obtener suficiente evidencia acerca del objeto
de la revisión, cuyo propósito es poder expresar una opinión profesional sobre todo ello.
1.2 Concepto general de auditoría
Inicialmente, la auditoría se limito a las verificaciones de los registros contables,
dedicándose a observar si los mismos eran exactos.
Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo
acontecido y las respectivas referencias de los registros.
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Con el tiempo, el campo de acción de la auditoría ha continuado extendiéndose; no
obstante son muchos los que todavía la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto
remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros.
En forma sencilla y clara, escribe Holmes:
"... la auditoría es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor
observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y
documentos."
Por otra parte tenemos la conceptuación sintética de un profesor de la universidad de
Harvard el cual expresa lo siguiente:
"... el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, así
como la veracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones producen."
Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoría es la actividad
por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros; Es la
revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad
de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.
1.3 Antecedentes
La auditoría es una de las aplicaciones de los principios científicos de la contabilidad,
basada en la verificación de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su
exactitud; no obstante, este no es su único objetivo.
Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos
de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria.
Acreditase, todavía, que el termino auditor evidenciando el titulo del que practica esta
técnica, apareció a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I.
En diversos países de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones
profesionales, que se encargaban de ejecuta funciones de auditorías, destacándose entre
ellas los consejos Londinenses (Inglaterra), en 1.310, el Colegio de Contadores, de
Venecia (Italia), 1.581.
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La revolución industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimió
nuevas direcciones a las técnicas contables, especialmente a la auditoría, pasando a
atender las necesidades creadas por la aparición de las grandes empresas ( donde la
naturaleza es el servicio es prácticamente obligatorio).
Se preanuncio en 1.845 o sea, poco después de penetrar la contabilidad de los dominios
científicos y ya el "Railway Companies Consolidation Act" obligada la verificación anual de
los balances que debían hacer los auditores.
También en los Estados Unidos de Norteamérica, una importante asociación cuida las
normas de auditoría, la cual publicó diversos reglamentos, de los cuales el primero que
conocemos data de octubre de 1.939, en tanto otros consolidaron las diversas normas en
diciembre de 1.939, marzo de 1.941, junio de 1942 y diciembre de 1.943.
El futuro de nuestro país se prevé para la profesión contable en el sector auditoría es
realmente muy grande, razón por la cual deben crearse, en nuestro circulo de enseñanza
cátedra para el estudio de la materia, incentivando el aprendizaje y asimismo organizarse
cursos similares a los que en otros países se realizan.
1.4 Fundamentos de Auditoría.
Desde los inicios de la Contaduría Pública en nuestro país, los miembros de la profesión
sintieron la necesidad de agruparse no solo para unificar su práctica profesional y auto
imponerse una serie de normas de carácter ético y técnico, sino también para proteger los
intereses de sus servicios y del público en general.
1917 Se forma la Primera agrupación
profesional, la cual fue denominada
Asociación de Contadores Públicos
contando con 11 miembros.
6 de Octubre de 1923 Se constituyó el Instituto de Contadores
Públicos titulados de México, cuya
finalidad era agrupar a los miembros de la
profesión.
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Con el crecimiento de la profesión y el
nacimiento de la Ley General de
Profesiones originaron el nacimiento de
agrupaciones regionales de contadores.
1965 El Instituto Mexicano de Contadores
Públicos adquirió el carácter de organismo
nacional con el propósito de representar a
la población contable nacional.
1977 Obtiene el reconocimiento oficial de
Federación de Colegios de Profesionistas.
30 de Octubre de 1987 Estatutos y reglamentos del IMCP
Objetivos fundamentales del IMCP:
Propugnar por la unificación de criterios y lograr la implantación y aceptación de normas,
principios y procedimientos básicos de ética y actuación profesional por parte de sus
asociados.
Para cumplir con este objetivo el IMCP cuenta con un Comité Ejecutivo Nacional, el cual
incluye una Vicepresidencia de legislación para coordinar y vigilar el trabajo de comisiones
emisoras de disposiciones fundamentales en materia de:
² Estatutos.
² Ética Profesional.
² Principios de Contabilidad.
² Normas y Procedimientos de Auditoría.
Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría. (CONPA).
Una de las comisiones más antiguas y trascendentes del Instituto es la Comisión de
Normas y Procedimientos de Auditoría, denominada así desde 1971, con el propósito
fundamental de determinar los procedimientos de auditoría recomendable para el examen
de los Estados financieros que sean sometidos a la opinión del contador público.
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Dicho propósito fue ampliado a 4 objetivos principales que son:
1. Determinar las normas de auditoría a que deberá sujetarse el contador público
independiente que emita dictámenes para terceros con el fin de confirmar la veracidad,
pertinencia o relevancia y suficiencia de la información.
2. Determinar los procedimientos de auditoría para el examen de los estados financieros
que sean sometidos a dictamen de contador público.
3. Determinar procedimientos a seguir en cualquier trabajo de auditoría, en sentido amplio
que lleva a cabo el contador público cuando actúa en forma independiente.
4. Hacer las recomendaciones de índole práctica que resultan necesarias como
complementos de los pronunciamientos técnicos de carácter general emitidos por la
propia comisión, teniendo en cuenta las situaciones particulares que con mayor frecuencia
se presentan a los auditores en la práctica de su profesión.
Integración de la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría (CONPA)
Los integrantes de esta comisión serán propuestos a la membresía por el Comité
Ejecutivo Nacional del Instituto, con la indicación de quiénes ocuparán los puestos de
Presidente y Secretario, conforme a un procedimiento establecido en el reglamento
correspondiente.
Una vez satisfecho este requisito, se procederá a hacer la designación oficial de sus
miembros, quienes desempeñarán sus cargos durante un período de 2 años.
Para ser miembro de la Comisión se deberá reunir ciertos requisitos de calidad, como
son:
Gozar de prestigio profesional en el desempeño de sus actividades.
Tener cuando menos 6 años de desempeño profesional.
Ser el responsable del área técnica o tener una posición destacada en la entidad en que
se desarrolle.
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Ser socio de la firma a la que pertenezca en el desempeño de la Contaduría Pública
Independiente.
Haber actuado como expositor o conferenciante en cursos o seminarios o haber sido
profesor en Instituciones de Enseñanza en donde se imparta la carrera de Contaduría.
1.5 Clasificación de la Auditoría y sus diferencias
Clasificación de la Auditoría.
Ø Auditoría Fiscal.
Ø Auditoría Interna.
1. Auditoría Administrativa.
2. Auditoría Operacional.
3. Auditoría Financiera.
1.1.5 Auditoría Externa y sus objetivos
Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría Externa es el examen
crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica,
realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas
determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como
opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su
mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros,
pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la
figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la
información examinada.
La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una
organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas
generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información financiero en
forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo
cual tradicionalmente se ha asociado el término Auditoría Externa a Auditoría de Estados
Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir
Auditoría Externa del Sistema de Información Tributario, Auditoría Externa del Sistema de
Información Administrativo, Auditoría Externa del Sistema de Información Automático etc.
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La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad,
integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella
información producida por los sistemas de la organización.
Una Auditoría Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto
del sistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo una opinión
independiente que le dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha información tomar
decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.
Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional
reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y
profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoría, basándose en el hecho
de que su opinión ha de acompañar el informe presentado al término del examen y
concediendo que pueda expresarse una opinión basada en la veracidad de los
documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor
en su trabajo de investigación.
Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una
combinación de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables,
juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y
razonable.
1.2.5 Auditoría Interna
La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de
información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales
con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y
formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación
interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la
Fe Publica.
Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene
a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se
preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno
que redunden en una operación más eficiente y eficaz. Cuando la auditoría está dirigida
por Contadores Públicos profesionales independientes, la opinión de un experto
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desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garantía
de protección para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público. La
imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno,
puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administración,
y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser
cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no
solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del
Público.
La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la
organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no puede ni
debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los
que forman parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo alguno
involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues
su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección toma las
medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditoría interna solo interviene en
las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y
decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una
función asesora.
La auditoría interna abarca los tipos de:
1. Auditoría Administrativa.
2. Auditoría Operacional.
3. Auditoría Financiera.
1. Auditoría administrativa: es la que se encarga de verificar, evaluar y promover el
cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso
administrativo y lo que incide en ellos es su objetivo también el evaluar la calidad de la
administración en su conjunto.
2. Auditoría operacional: es la que se encarga de promover la eficiencia en las
operaciones, además de evaluar la calidad de las operaciones.
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3. Auditoría financiera: es el examen total o parcial de la información financiera y la
correspondiente operacional y administrativa, así como los medios utilizados para
identificar, medir, clasificar y reportar esa información.
1.3.4 Ø Auditoría Fiscal.
Ø Auditorías por programas.
Son aquellas que emanan de un programa normal o especial, diseñado por autoridades
específicas. Los programas normales se conforman por lo regular sobre BASE ANUAL y
en él se establecen las metas a alcanzar por ese período con base en los recursos
humanos, materiales y económicos con que se disponga para el efecto, establecidos con
base en los recursos presupuestales asignados de manera regular para tales propósitos.
Ejemplo:
Las auditorías realizadas por la SHCP. (Fiscalización)
Las auditorías del SAT.
Las del Gobierno Estatal o Federal (aplicación de recursos)
Auditorías derivadas de estudios económicos.
El gran avance en el campo de la Informática y la aplicación de la estadística, las
autoridades fiscalizadoras se están interesando cada vez más por desarrollar programas
de medición de factores económicos o estadísticos que permiten detectar, con el uso de
modelos matemáticos manejados a través del uso de computadoras, casos de evasión de
pagos de impuestos o tributaciones, al no darse, con base en los modelos referidos, los
supuestos que deberían alcanzarse derivados del conocimiento de determinados factores
económicos.
Ejemplo:
Cuando la autoridad tiene estimados los márgenes brutos mínimos de utilidad que se
pueden esperar de una actividad comercial o industrial y las declaraciones de los
contribuyentes reportan márgenes inferiores a los esperados.
En el caso del comercio de zapatería donde la autoridad espera que el margen de utilidad
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bruta deba ser menor del 40% y en la declaración anual de ISR del contribuyente este giro
comercial.
Encuentra que su margen de utilidad bruta es del 15%, es de esperar, que se están
omitiendo ingresos o se están aumentando los costos, salvo que hubieran sucedido
planes especiales de venta, perfectamente demostrables donde el comerciante abatió con
promociones especiales su margen bruto de utilidad.
Pero estas promociones no pueden durar todo el año porque simplemente el negocio
dejaría de serlo.
1.4.5 LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
La auditoría administrativa interna, independientemente de ser ella misma parte integrante
del sistema total de control superior, es la principal herramienta para la revisión y
evaluación de los resultados logrados.
Cumple con una doble misión: primero, como parte integrante del control superior; es
decir, un medio para obtener y mantener el control; el segundo es; el medio principal para
la medición y evaluación de resultados.
Por tanto la dirección superior, propietarios, accionistas, auditores financieros y otros
interesados deben confiar en ésta para la prevención de inconvenientes, y para garantizar
la adecuada marcha del sistema.
ADSCRIPCION DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
La auditoría administrativa, como función interna, puede verse desde el punto de vista de
la organización como:
1. una extensión de la auditoría interna financiera
2. función independiente de la administración financiera
3. forma departamental con la auditoría interna
4. órgano asesor del consejo de administración
FUNCIONES A DESARROLLAR POR UNA UNIDAD DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
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Las funciones de a auditoría administrativa deben quedar enmarcadas dentro de la
organización de una empresa en una unidad que, por su situación jerárquica le permita la
consecución de sus fines.
El nivel donde deberá quedar la unidad departamental de auditoría administrativa reunirá
las características:
Jerarquía suficiente para poder inmiscuirse en cualquier unidad administrativa de
la empresa
Que el tipo de funciones de dicha unidad sea relacionado con la dirección, control
y coordinación
Que tenga suficiente autoridad sobre los demás departamentos
FUNCIONES A DESARROLLAR:
1. investigación constante de planes y objetivos
2. estudio de las políticas y sus prácticas
3. revisión constante de la estructura orgánica
4. estudio constante de las operaciones de la empresa
5. analizar la eficiencia de la utilización de recursos humanos y materiales
6. revisión del equilibrio de las cargas de trabajo
7. revisión constante de los métodos de control
1.5.5 Auditoría Operacional.
La Auditoría Operacional es una actividad que conlleva como propósito fundamental el
préstamo de un mejor servicio a la administración proporcionándole comentarios y
recomendaciones que tiendan a mejorar la eficiencia de las operaciones de una entidad.
Aún cuando la costumbre ha asignado el nombre de Auditoría Operacional, en el ejercicio
de su práctica el auditor operacional no únicamente debe revisar la operación en habrá
de extenderse a la función de esa operación.
Ejemplo:
Si se revisa la operación de
facturación, esta se inicia, en el
departamento de embarques y
concluye al enviarse la factura
para su cobro, en este
momento el auditor debe
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cerciorarse que efectivamente es recibida y automáticamente ya alcanzó la operación de
crédito y cobranzas.
La Auditoría Operacional debe ser una función operacional dada, en el ejemplo se
denominará Auditoría operacional a la función de Facturación.
La Auditoría Operacional es un gran reto a la capacidad profesional del Contador Público
como Auditor Operacional.
Para una buena ejecución de esta técnica requiere de:
Ø Introducirse en otras disciplinas como son: Análisis de sistemas, Ingeniería Industrial
(para revisar costos y producción), Mercadotecnia (para revisar ventas), Relaciones
Industriales, etc.
Con la conclusión anterior puede surgir la duda de cómo un individuo, como el auditor
operacional, que no tiene ningún entrenamiento específico sobre cierta área, puede ser
útil. La respuesta a esta duda descansa en los aspectos de control, es decir, que se
requiere de una definición clara de los objetivos, así como contar con elementos para
comparar lo que se está realizando contra esos objetivos con el propósito de determinar
desviaciones y analizar y evaluar éstas para así poder tomar medidas correctivas acordes
a las circunstancias.
METODOLOGÍA.
No existe aun una metodología que aplique un auditor operativo en la realización de su
labor; el auditor operativo utilizara su criterio de acuerdo a su experiencia como auditor.
Básicamente se aplican cuatro características de la auditoría operativa:
FAMILIARIZACIÓN.
Los auditores deben conocer cuales son los objetivos de la actividad, como van a lograrse
y como van a determinar los resultados.
VERIFICACIÓN.
Requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta de transacciones,
seleccionada preferiblemente por muestreo estadístico; el tamaño de esta dependerá de
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su propio criterio basado en el grado de confianza que sea necesario para que represente
razonablemente la población de la cual se seleccionó. Al realizar la verificación los
auditores usualmente están interesados en tres temas: Calidad, Periodo correcto y costo.
EVALUACIONES Y RECOMENDACIÓN.
El auditor debe reservarse para la conclusión del examen, los auditores proporcionan un
mejor servicio a la Gerencia y mantienen mejores relaciones con la dirección
departamental cuando comentan los hechos que han encontrado. Cualquier informe
formal que le muestre a la Gerencia que todas las diferencias se corrigieron antes de que
se emitiese, encontrará una aceptación amistosa tanto por parte de la dirección General
como de la Operativa.
Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor está totalmente
seguro; como resultado de su examen.
INFORMAR DE LOS RESULTADOS A LA DIRECCIÓN.
La auditoría operativa por su propia naturaleza está orientada hacia el futuro la
justificación de su existir, se basa en las recomendaciones y planteamientos que hace
para un futuro más saludable para la empresa, a través del logro de una mayor eficiencia,
eficacia y economía empresarial.
Alguno de los beneficios a derivarse de la auditoría operativa incluye la oportunidad de:
Reducir los Costos
Incrementar los ingresos
Crear una política para llenar un vacío que a causa de la ausencia de política afecta
adversamente al organismo
Modificar una política que no satisface las necesidades del organismo
Volver a definir los objetivos de unidades cuando hayan dejado de integrarse o ser
compatible con las metas de largo plazo del organismo.
1.6.5 Auditoría Financiera.
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Quien cuenta con información confiable, veraz, oportuna, completa, adquiere un poder.
Poder para hacer, para cambiar cosas y situaciones, para tomar mejores y bien
soportadas decisiones.
Un navegante no puede decidir rumbos para llegar a un destino si no cuenta con
instrumentos que le informen cual es la situación o lugar donde se encuentra y los
elementos de que disponen para alcanzar su propósito.
Un administrador no alcanzará los objetivos, metas y misión de su organización si no tiene
a su alcance los elementos informativos básicos e indispensables que le ayuden y
soporten sus decisiones.
De aquí surge la vital importancia de la Auditoría Financiera como elemento de la
administración que ayuda y coadyuva en la obtención y proporcionamiento de información
contable y financiera y su complementaria operacional y administrativa, base para
conocer la marcha y evolución de la organización como punto de referencia para guiar su
destino.
Objetivos de la Auditoría de los Estados Financieros.
Para que la información financiera goce de aceptación de terceras personas, es necesario
que un Contador Público Independiente le imprima el sello de confiabilidad a los estados
financieros a través de su opinión escrita en un documento llamado Dictamen.
Dictamen:
Documento en el cual el Contador Público Independiente emite su opinión sobre las cifras
presentadas en los Estados Financieros de una entidad en el sentido si son o no
razonables.
La información financiera de una entidad económica se presenta a través de Estados
Financieros que se integran básicamente por:
1. Estado de Situación Financiera o Balance General.
2. Estado de Resultados.
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3. Estado de Variaciones en el Capital Contable.
4. Estado de Cambios en la Situación Financiera.
Estado de Situación Financiera o Balance General:
Documento que presenta la situación financiera de una empresa a una fecha
determinada, incluyendo los recursos de la misma, representados como bienes y las
cuentas de dichos recursos, representadas por obligaciones o aportaciones de los
propietarios o dueños, es un estado financiero estático por estar elaborado a una fecha
específica.
Estado de Resultados:
Documento que presenta el resultado obtenido de las operaciones efectuadas por una
empresa en un período determinado, incluyendo los ingresos generados, los costos y
gastos efectuados para la obtención de los mismos, presentados por diferencia entre
estos la utilidad o pérdida del ejercicio. Es un estado financiero dinámico por referir a un
período.
Estado de Variaciones en el Capital Contable.
Son movimientos a una fecha determinada del patrimonio de la entidad identificado como
el Estado de Variaciones en el Capital Contable.
Estado de Cambios en la Situación Financiera.
Documento que presenta el origen de los recursos de la empresa y la aplicación de los
mismos durante un período determinado, clasificándolos por la fuente y el destino. Es un
estado financiero dinámico por referirse a un período.
Características de la Información Financiera.
Utilidad: es la cualidad de adecuarse al propósito del usuario, es decir, que la
información financiera esté encauzada en función a los requerimientos, planes, objetivos
del usuario.
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Esta en función de: o Su contenido informativo: que sea claro, específico y
conciso.
Su oportunidad, que se tenga en momento oportuno para tomar decisiones.
Confiabilidad: Característica por la que el usuario la acepta y utiliza para tomar
decisiones basándose en ella. Esta fundamentada en que el proceso de cuantificación
tenga las características de:
Objetividad; que las cifras que se reflejen en la información financiera sean reales.
Verificabilidad: que la información financiera tenga la capacidad de ser verificada,
para tomar en cuenta si las cifras obtenidas concuerdan con las situaciones reales.
Provisionalidad: Significa que el usuario general de la información financiera,
utiliza este medio para:
La toma de decisiones pudiendo provisionar y preveer el futuro del ente económico que se
trate, tomando en cuenta que la información financiera es un medio y no un fin.
1.7.5 Auditorías Consecuencias de otras Auditorías (compulsas).
Uno de los procedimientos de auditoría más usuales en la Auditoría Fiscal es el conocido
con el nombre de compulsa. Compulsa, se puede entender el aplicar con más profundidad
la técnica de la confirmación.
Compulsa: Comparar copias de documentos contra su original, es aplicar las técnicas de
confirmación, declaración y certificación por una autoridad legalmente facultada para ello.
Para comprender este concepto veamos el siguiente ejemplo:
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La Empresa A le compra mercancía a la empresa B por 15 millones de pesos amparada
con 27 facturas; vende 12 millones de pesos en servicios a la empresa C en 19 facturas
ambos volúmenes de transacciones efectuados durante el año 2000.
El auditor fiscal que está interviniendo a la empresa A solicita COMPULSA por correo a la
empresa B le informe cuanto le vendió a la empresa A y a la empresa C le solicita
compulsa también por correo, le informe a cuanto ascendió el importe de los servicios que
le proporcionó la empresa A en ambos casos también por el ejercicio de 1995.
La empresa B informa que efectivamente le vendió a la empresa A lo reportado por ésta.
La empresa Con da respuesta al auditor. Ante tal circunstancia, el auditor fiscal decide
apersonarse en el domicilio de la empresa C para solicitar compulsar la información
aludida y se encuentran que en los registros contables de esta empresa efectivamente
aparece el registro del pago de las 19 facturas por servicios prestados a la empresa A,
solo que en vez de 12 millones tiene registrado un costo de 22 millones de pesos, al
comparar el original de estas facturas con la copia fiscal de las mismas en poder de la
empresa A, el auditor encuentra que 2 de estas fueron alteradas por la empresa C para
incrementar sus costos precisamente en 10 millones de pesos.
Ante esta clara evidencia de evasión tanto del IVA por acreditarse un impuesto superior al
que tiene derecho, como al ISR por aumentar el monto de sus deducciones autorizadas
ordena auditar a la empresa C.
Clasificación de la Auditoría Interna.
Objetivo.
El objetivo de la Auditoría Interna consiste en apoyar a los miembros de la organización
en el desempeño de sus actividades para ello la Auditoría Interna les proporciona análisis,
evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente con las actividades
revisadas.
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Es objetivo de la Auditoría Interna la promoción de un efectivo control aún costo
razonable.
Alcance.
El alcance de la Auditoría Interna considera el examen y evaluación de la adecuación y
eficiencia del sistema de control interno de la organización y la calidad de ejecución en el
desempeño de las responsabilidades asignadas.
El alcance de la Auditoría Interna:
a) Revisión de la veracidad e integridad de la información financiera, operativa y los
medios utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa información.
b) Revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento de políticas, planes,
procedimientos y ordenamientos legales que pueden tener un impacto significativo en las
operaciones y en los reportes y determinar si la organización cumple con tales sistemas.
c) Revisar las medidas para salvaguardar activos y si son adecuadas verificar la
existencia de tales activos.
d) Evaluar el aspecto económico y la eficiencia con que los recursos están siendo
utilizados.
e) Revisar aquellas operaciones o programas que tiendan a asegurar que los resultados
sean acordes con los objetivos y metas establecidas y si esas operaciones y metas,
programas están siendo llevados a cabo según lo planeado.
1.8.5 Diferencias entre auditoría interna y externa:
Existen diferencias substanciales entre la Auditoría Interna y la Auditoría Externa, algunas
de las cuales se pueden detallar así:
En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa,
mientras que en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil.
En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, esta destinado para la empresa;
en el caso de la Auditoría Externa este dictamen se destina generalmente para terceras
personas o sea ajena a la empresa.
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La Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación
contractual laboral, mientras la Auditoría Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública.
1.6 Tipos de auditoría
Auditoría Financiera:
Es un proceso cuyo resultado final es la emisión de un informe, en el que el auditor da a
conocer su opinión sobre la situación financiera de la empresa, este proceso solo es
posible llevarlo a cabo a través de un elemento llamado evidencia de auditoría, ya que el
auditor hace su trabajo posterior a las operaciones de la empresa.
Auditoría de cumplimiento:
Es la comprobación o examen de operaciones financieras, administrativas, económicas y
de otra índole de una entidad para establecer que se han realizado conforme a las
normas legales, reglamentarias, estatuarias y de procedimientos que le son aplicables.
Esta auditoría se practica mediante la revisión de documentos que soportan legal, técnica,
financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos
utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son
aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son
adecuados para el logro de los objetivos de la entidad.
Auditoría de Gestión y resultados:
Tiene por objeto el examen de la gestión de una empresa con el propósito de evaluar la
eficacia de sus resultados con respecto a las metas previstas, los recursos humanos,
financieros y técnicos utilizados, la organización y coordinación de dichos recursos y los
controles establecidos sobre dicha gestión.
Es una herramienta de apoyo efectivo a la gestión empresarial, donde se puede conocer
las variables y los distintos tipos de control que se deben producir en la empresa y que
estén en condiciones de reconocer y valorar su importancia como elemento que repercute
en la competitividad de la misma. Se tiene en cuenta la descripción y análisis del control
estratégico, el control de eficacia, cumplimiento de objetivos empresariales, el control
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operativo o control de ejecución y un análisis del control como factor clave de
competitividad.
Auditoría Administrativa:
Es el revisar y evaluar si los métodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas
las fases del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con políticas, planes,
programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en
operación de los reportes y asegurar que la organización los este cumpliendo y
respetando.
Es el examen metódico y ordenado de los objetivos de una empresa de su estructura
orgánica y de la utilización del elemento humano a fin de informar los hechos
investigados.
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Su importancia radica en el hecho de que proporciona a los directivos de una
organización un panorama sobre la forma como esta siendo administrada por los
diferentes niveles jerárquicos y operativos, señalando aciertos y desviaciones de aquellas
áreas cuyos problemas administrativos detectados exigen una mayor o pronta atención.
Auditoría Operativa:
Es el examen posterior, profesional, objetivo y sistemático de la totalidad o parte de las
operaciones o actividades de una entidad, proyecto, programa, inversión o contrato en
particular, sus unidades integrantes u operacionales específicas.
Su propósito es determinar los grados de efectividad, economía y eficiencia alcanzados
por la organización y formular recomendaciones para mejorar las operaciones evaluadas.
Relacionada básicamente con los objetivos de eficacia, eficiencia y economía.
Auditoría de gestión ambiental :
La creciente necesidad de controlar el impacto ambiental que generan las actividades
humanas ha hecho que dentro de muchos sectores industriales se produzca un
incremento de la sensibilización respecto al medio ambiente. Debido a esto, las simples
actuaciones para asegurar el cumplimiento legislativo han dado paso a sistemas de
gestión medioambiental que permiten estructurar e integrar todos los aspectos
medioambientales, coordinando los esfuerzos que realiza la empresa para llegar a
objetivos previstos.
Es necesario analizar y conocer en todo momento todos los factores de contaminación
que generan las actividades de la empresa, y por este motivo será necesario que dentro
del equipo humano se disponga de personas cualificadas para evaluar el posible impacto
que se derive de los vectores ambientales. Establecer una forma sistemática de realizar
esta evaluación es una herramienta básica para que las conclusiones de las mismas
aporten mejoras al sistema de gestión establecido.
La aplicación permanente del concepto mejora continua es un referente que en el campo
medioambiental tiene una incidencia práctica constante, y por este motivo la revisión de
todos los aspectos relacionados con la minimización del impacto ambiental tiene que ser
una acción realizadas sin interrupción.
21
Auditoría informática de sistemas:
Se ocupa de analizar la actividad que se conoce como técnica de sistemas en todas sus
facetas. Hoy, la importancia creciente de las telecomunicaciones ha propiciado que las
comunicaciones. Líneas y redes de las instalaciones informáticas, se auditen por
separado, aunque formen parte del entorno general de sistemas.
Su finalidad es el examen y análisis de los procedimientos administrativos y de los
sistemas de control interno de la compañía auditada. Al finalizar el trabajo realizado, los
auditores exponen en su informe aquellos puntos débiles que hayan podido detectar, así
como las recomendaciones sobre los cambios convenientes a introducir, en su opinión, en
la organización de la compañía.
Normalmente, las empresas funcionan con políticas generales, pero hay procedimientos y
métodos, que son términos más operativos. Los procedimientos son también sistemas; si
están bien hechos, la empresa funcionará mejor. La auditoría de sistemas analiza todos
los procedimientos y métodos de la empresa con la intención de mejorar su eficacia.
Sistemas Operativos.
Engloba los Subsistemas de Teleprocesos, Entrada/Salida, etc. Debe verificarse en primer
lugar que los Sistemas están actualizados con las últimas versiones del fabricante,
indagando las causas de las omisiones si las hubiera. El análisis de las versiones de los
Sistemas Operativos permite descubrir la posible incompatibilidad entre otros productos
de Software Básicos adquiridos por la instalación y determinadas versiones de aquellas.
Deben revisarse los parámetros variables de las librerías más importantes de los
Sistemas, por si difieren de los valores habituales aconsejados por el constructor.
Software Básico
Es fundamental para el auditor conocer los productos de software básico que han sido
facturados aparte de la propia computadora. Esto, por razones económicas y por razones
de comprobación de que la computadora podría funcionar sin el producto adquirido por el
cliente. En cuanto al software desarrollado por el personal informático de la empresa, el
auditor debe verificar que este no agreda ni condiciona al Sistema Igualmente, debe
considerar el esfuerzo en términos de costes, por si hubiera alternativas más económicas.
22
Auditoría a los planes de desarrollo empresarial
La acción de planear las actividades permite al individuo fijarse metas, delinear los cursos
de las acciones a seguir, establecer las reglas de juego, para que el lugar de estar a la
defensiva, reaccionando a las circunstancias y eventualidades, haga que las
circunstancias y eventualidades se ajusten a su voluntad mediante el establecimiento de
un buen plan que le permita prever todos los posibles factores y elementos que pudieran
incidir en las acciones, fijarse objetivos que deseen alcanzar, establecer las políticas que
deban normar las operaciones y reglamentándolas en sistemas, métodos y procedimiento,
que allanen el camino para el buen logro de esos objetivos, colocándolo a la ofensiva,
atacando en vez de esperar a ser atacado; es decir, actuando, en vez de estar
reaccionando. Anticiparse a los hechos es evitar sorpresas, que en la mayoría de los
casos son desagradables.
La auditoría, al igual que cualquier otra actividad, requiere de una buena planeación, que
le permita desarrollarse eficientemente y oportunamente.
1.7 Normas De Auditoría generalmente aceptadas
Definición de las Normas.
Las normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS) son los principios
fundamentales de auditoría a los que deben enmarcarse su desempeño los auditores
durante el proceso de la auditoría. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad
del trabajo profesional del auditor.
Las NAGAS tienen su origen en los boletines (Statement on Auditing Estándar-SAS)
emitidos por el comité de Auditoría de Instituto Americano de Contadores públicos de los
estados Unidos de Norteamérica en el año 1948.
Estas normas por su carácter general se aplican a todo el proceso del examen y se
relacionan básicamente con la conducta funcional del auditor como persona humana y
regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor.
La auditoría debe ser efectuada por personal que tiene el entrenamiento técnico y pericia
como auditor como se aprecia de esta norma, no solo basta ser contador Público para
23
ejercer la función de auditor, sino que además se requiere tener entrenamiento técnico
adecuado y pericia como auditor. Es decir además de los conocimientos técnicos
obtenidos en la universidad, se requiere de la aplicación práctica en el campo de una
buena dirección y supervisión. Este adiestramiento, capacitación y práctica constante
forma la madurez del juicio del auditor, a base de la experiencia acumulada en sus
diferentes intervenciones, encontrándose recién en condiciones de ejercer la auditoría
como especialidad. Lo contrario seria negar su propia existencia por cuanto no
garantizará calidad profesional a los usuarios, esto a pesar de que se multiplique las
normas para regular su actuación
En todos los asuntos relacionados con la Auditoría, el auditor debe mantener
independencia de criterio. La independencia puede concebirse como la libertad
profesional que le asiste al auditor para expresar su opinión libre de presiones (políticas,
religiosas, familiares, etc.) y subjetividades (sentimientos personales e intereses de
grupo).
Se requiere entonces objetividad imparcial en su actuación profesional. Si bien es cierto,
la independencia de criterio es una actitud mental, el auditor no solamente debe ¨serlo¨,
sino también ¨parecerlo¨, es decir. Cuidar su imagen ante los usuarios de su informe, que
no sólo es el cliente que lo contrató sino también los demás interesados (bancos,
trabajadores, estados, pueblo, etc.)
Normas De Auditoría
Definición
Normas de auditoría son los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del
auditor, al trabajo que desempeña y la información que rinde como resultado de este
trabajo.
De acuerdo con lo anterior, las normas de la auditoría se agrupan en:
Normas personales.
Se refiere a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir, dentro de las
exigencias que el carácter profesional de la auditoría impone, un trabajo de este tipo.
24
Existen cualidades que el auditor debe tener preadquiridas antes de poder asumir un
trabajo profesional de auditoría y cualidades que deben de mantener durante toda su vida
profesional.
1- Entrenamiento y capacidad profesional: El trabajo de auditoría debe ser
desempeñado por personas que, teniendo titulo profesional legalmente expedido y
reconocido, tenga entrenamiento técnico adecuado y capacidad profesional como
auditores.
2- Independencia: El auditor está obligado a mantener una independencia mental en
todos los asuntos relativos a su trabajo profesional.
3- Cuidado o esmero profesional: El auditor esta obligado a ejercitar cuidado y
diligencia razonable en la realización de su examen y en la preparación de su dictamen o
informe.
El trabajo de auditoría debe ser realizado por persona o personas que, teniendo formación
técnica adecuada, puedan demostrar experiencia y capacidad profesional como auditores.
La formación técnica se obtiene, generalmente, en la universidad, escuelas técnicas e
institutos profesionales.
La Octava Directiva de la UE establece que la formación profesional de los auditores
requiere el poseer un nivel universitario, seguido por un curso de enseñanza
especializada avanzada y pasar un examen de competencia profesional. Personas con
formación educativa diferente a la universitaria pueden tener acceso al examen de
competencia profesional siempre que demuestren que tienen 15 años de experiencia o
bien 7 años, pero en este caso deberán pasar por una experiencia práctica de 3 años con
un auditor profesional.
Experiencia profesional: la Octava Directiva exige una experiencia práctica de tres años,
dos de los cuales al cargo de otro auditor autorizado para practicar la profesión, habiendo
quedado igualmente establecido en nuestra Ley de Auditoría.
Capacidad profesional: la formación técnica es un fundamento indispensable de la
capacidad profesional; sin embargo, ésta última requiere una madurez de juicio que no se
logra simplemente con la formación técnica.
25
El auditor o auditores están obligados a mantener una posición de independencia en su
trabajo profesional con objeto de lograr imparcialidad y objetividad en sus juicios.
Si una auditoría ha de ser efectiva y digna de confianza debe ser realizada por alguien
que tenga la suficiente independencia con respecto a las personas cuya labor está
examinando, y por tanto puede emitir una opinión totalmente objetiva.
El auditor deberá evitar cualquier relación con su cliente que haga dudar a un tercero de
su independencia.
Cualidades principales referentes a esta norma:
Conducta: La conducta del auditor externo debe ser tal que no permita que se exponga a
presiones que lo obliguen a aceptar o silenciar hechos que alterarían la corrección de su
informe.
Ecuanimidad: La actitud del auditor externo debe ser totalmente libre de prejuicios. Debe
colocarse en una posición imparcial respecto al cliente, a sus directivos y accionistas.
Parentesco y amistad: El auditor externo debe evaluar si por razones de parentesco o
amistad puede verse afectada su posición de independencia.
Independencia económica: El auditor externo no debe tener intereses comunes con su
cliente. No puede tener relación de dependencia ni ser directivo del ente examinado, ni
tampoco ser accionista, deudor, acreedor o garante del mismo por importes significativos
en relación al patrimonio de la compañía o del suyo propio, que comprometan su libertad
de opinión.
En la realización de su examen y preparación de su informe el auditor deberá ejercer
una adecuada responsabilidad profesional.
Esta norma requiere que el auditor desempeñe su trabajo con el máximo de atención,
diligencia y cuidado que pueda esperarse de una persona con sentido de la
responsabilidad.
26
Exige al auditor la obligación de cumplir con las normas relativas a la realización del
trabajo y preparación del informe y a cumplir con los códigos de ética profesional
establecidos por la profesión.
Normas de ejecución del trabajo
El trabajo de auditoría debe planificarse y ejecutarse adecuadamente y en el caso de que
existan ayudantes se les debe supervisar de forma satisfactoria.
El trabajo de auditoría exige una correcta planificación de los métodos y procedimientos a
aplicar así como de los papeles de trabajo que servirán de fundamento a las conclusiones
del examen.
No es posible, ni sería conveniente, que la totalidad del trabajo sea realizado
personalmente por el auditor. Existen labores rutinarias que no requieren la capacidad
profesional del auditor y que pueden ser realizadas por ayudantes; por ejemplo, un arqueo
de caja, comprobación de operaciones matemáticas, etc. Sin embargo, esta delegación
de funciones en los ayudantes no libera al auditor de la responsabilidad personal que
tiene en todo el trabajo.
El auditor deberá estudiar, comprobar y realizar el sistema de control interno existente
en la empresa para conocer dos aspectos fundamentales:
La confianza que le merece como medio de generar información fiable.
Determinar el alcance, la naturaleza y el momento de aplicación de los diferentes
procedimientos de auditoría.
Las condiciones de la empresa, su forma de operar, la manera de tramitar interiormente
los asuntos, las medidas que tiene para controlar la exactitud de las operaciones y su
pase a los libros y a los estados financieros son circunstancias particulares de cada
empresa que modifican la naturaleza de las pruebas de auditoría que se van a realizar y
la extensión y oportunidad con que esas pruebas pueden realizarse.
De ahí que sea absolutamente necesario que el auditor, para poder realizar un trabajo
satisfactorio, deba tomar en cuenta esas particularidades de la empresa cuyos estados
financieros está examinando.
27
Por ello es necesario que el auditor estudie y evalúe el control interno de la empresa
cuyos estados financieros va a examinar. Este estudio tiene por objeto conocer cómo es
dicho control interno no solamente en los planes de la dirección, sino en la ejecución real
de las operaciones cotidianas.
El trabajo de auditoría requiere obtener, mediante la aplicación de procedimientos de
auditoría, elementos de juicios válidos y suficientes, tanto en cantidad como en calidad,
que permitan obtener una opinión objetiva sobre los estados financieros.
Los elementos de juicio para poder opinar deben ser objetivos y ciertos, deben
fundamentarse en la naturaleza de los hechos examinados, habiéndose llegado al
conocimiento de los mismos con una seguridad razonable; el juicio definitivo sobre el
trabajo de auditoría consiste en decidir si el mismo ha suministrado al auditor material
suficiente para fundamentar su opinión profesional.
El material o los elementos de juicio a los que nos referimos se llaman evidencia
comprobatoria, y debe ser suficiente en cantidad y calidad.
La evidencia es suficiente en cantidad cuando, por los resultados de una sola prueba, o
por la concurrencia de varias, el auditor puede llegar a adquirir la certeza moral de que los
hechos que se están tratando de probar o los criterios cuya corrección se está juzgando
han quedado satisfactoriamente comprobados.
Existe un grado de seguridad en el que se pueden afirmar hechos y cosas con plena
confianza de que no se está haciendo una declaración arriesgada, aun cuando no se
tenga la certeza absoluta de ellas. A este grado de seguridad se le llama certeza moral.
Ésta es la certeza que el auditor debe lograr para que le sea posible dar su opinión
profesional de una manera objetiva y cumpliendo con los deberes de su profesión.
La calidad de la evidencia depende de las circunstancias en que se obtiene.
La evidencia que se obtiene de fuentes externas a la empresa proporciona una confianza
superior a la obtenida dentro de la empresa.
La evidencia que surge de un sistema de control interno fiable es mayor que la que resulta
de un sistema de control deficiente.
28
El conocimiento personal que el auditor obtiene de forma directa a través de exámenes
físicos, inspecciones, cálculos, etc., es más persuasivo que la información que se obtiene
de forma indirecta.
En la realización del trabajo, el auditor siempre debe guiarse por los criterios de
importancia relativa y riesgo probable.
El auditor debe enfocar su examen conforme a la importancia de las diferentes partidas.
Por otra parte, el auditor debe aplicar sus procedimientos según el riesgo relativo de error
que corre en cada uno de los grupos sometidos a examen.
Al tratar las normas personales, se señalo que el auditor esta obligado a ejecutar su
trabajo con cuidado y diligencia. Aun cuando es difícil definir lo que en cada tarea puede
representar un cuidado y diligencia adecuados existen ciertos elementos que por su
importancia, deben ser cumplidos. Estos elementos básicos, fundamentales en la
ejecución de trabajo, que constituyen la especificación particular, por lo menos al mínimo
indispensable, de la exigencia de cuidado y diligencia, son los que constituyen las normas
denominadas de ejecución del trabajo.
1- Planeamiento y supervisión: El trabajo de auditoría debe ser planeado
adecuadamente y, si se usan ayudantes, estos deben ser supervisados en forma
apropiada.
2- Estudio y evaluación del control interno: El auditor debe efectuar un estudio y
evaluación adecuados del control interno existente, que le sirvan de base para determinar
el grado de confianza que va a depositar en él, asimismo, que le permita determinar la
naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar los procedimientos de auditoría.
3- Evidencia suficiente y competente: Mediante sus procedimientos de auditoría, el
auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que
requiera para suministrar una base objetiva para su opinión.
Normas de Información
El resultado final del trabajo de un auditor es su dictamen o informe. Mediante él pone en
conocimiento de las personas interesadas los resultados de su trabajo y la opinión que se
29
ha formado a través de su examen. Es en lo que va a reposar la confianza de los
interesados en los estados financieros para presentarle fe a las declaraciones que en
ellos aparecen sobre la situación financiera y los resultados de operación de la empresa.
Por último, es principalmente, a través del informe, como el público y el cliente se dan
cuenta del trabajo del auditor y, en muchos casos, es la única parte, de dicho trabajo que
queda a su alcance.
1- Aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados
2- Consistencia
3- Revelación suficiente
4- Opinión del auditor
1.8 El auditor
Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditoría habitualmente con
libre ejercicio de una ocupación técnica.
El auditor socio-laboral puede ser interno o externo a la empresa y provenir de las más
diversas disciplinas: ingeniería, derecho, sociología, economía,...etc. Pero en cualquier
caso deberá contar con una serie de características:
- Deberá dominar las técnicas y metodologías del proceso auditor
- Que sea abierto en sus relaciones personales y que sepa dialogar
- Que posea diversas actitudes como la independencia, la objetividad, la creatividad, el
espíritu crítico, la diplomacia, etc.
La auditoría puede ser realizada por un consultor externo que conozca las experiencias
de otras organizaciones y sea considerado como una autoridad en investigación de
recursos humanos. También las organizaciones pueden recurrir a su propio personal y
constituir comités evaluadores, que puede estar compuesto por el director del
departamento de recursos humanos y otros actores implicados en la organización:
directivos de línea y trabajadores y otra forma es la combinación de ambas figuras:
30
consultor externo y comité evaluador, trabajando en conjunción y de manera coordinada.
La misión del auditor es la de ayudar a los miembros de la dirección a ejercer eficazmente
sus responsabilidades, proporcionándoles los análisis, las apreciaciones y las
recomendaciones pertinentes sobre las actividades examinadas que recogerá en un
informe.
1.1.8 Funciones generales
Para ordenar e imprimir cohesión a su labor, el auditor cuenta con un una serie de
funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento
general de una organización.
Las funciones tipo del auditor son:
Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y
programas de trabajo.
Desarrollar el programa de trabajo de una auditoría.
Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoría.
Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los
procesos, funciones y sistemas utilizados.
Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.
Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información.
Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.
Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de filiación,
corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras.
Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar
la efectividad de la organización
Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y
niveles
Revisar el flujo de datos y formas.
Considerar las variables ambientales y económicas que inciden en el
funcionamiento de la organización.
Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina.
Evaluar los registros contables e información financiera.
31
Mantener el nivel de actuación a través de una interacción y revisión continua de
avances.
Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el
cambio organizacional.
Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoría.
1.2.8 Conocimientos que debe poseer
Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparación acorde con los
requerimientos de una auditoría administrativa, ya que eso le permitirá interactuar de
manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se
emplearán durante su desarrollo.
Atendiendo a éstas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de
formación:
Académica
Estudios a nivel técnico, licenciatura o postgrado en administración, informática,
comunicación, ciencias políticas, administración pública, relaciones industriales, ingeniería
industrial, psicología, pedagogía, ingeniería en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones
internacionales y diseño gráfico.
Otras especialidades como actuaría, matemáticas, ingeniería y arquitectura, pueden
contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitación que les permita
intervenir en el estudio.
Complementaria
Instrucción en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de
diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.
Empírica
Conocimiento resultante de la implementación de auditorías en diferentes instituciones sin
contar con un grado académico.
32
Adicionalmente, deberá saber operar equipos de cómputo y de oficina, y dominar él ó los
idiomas que sean parte de la dinámica de trabajo de la organización bajo examen.
También tendrán que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional
cifrado en su cultura.
Una actualización continua de los conocimientos permitirá al auditor adquirir la madurez
de juicio necesaria para el ejercicio de su función en forma prudente y justa.
1.3.8 Habilidades y destrezas del auditor
En forma complementaria a la formación profesional, teórica y/o práctica, el equipo auditor
demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, referidas a
recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrínsecos a su carácter.
La expresión de estos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser
de cada caso en particular, sin embargo es conveniente que, quien se a la tarea de
cumplir con el papel de auditor, sea poseedor de las siguientes características:
Actitud positiva.
Estabilidad emocional.
Objetividad.
Sentido institucional.
Saber escuchar.
Creatividad.
Respeto a las ideas de los demás.
Mente analítica.
Conciencia de los valores propios y de su entorno.
Capacidad de negociación.
Imaginación.
Claridad de expresión verbal y escrita.
Capacidad de observación.
Iniciativa.
Discreción.
Facilidad para trabajar en grupo.
33
Comportamiento ético.
1.4.8 Responsabilidad profesional
El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y
criterio para determinar el alcance, estrategia y técnicas que habrá de aplicar en una
auditoría, así como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes.
Para éste efecto, debe de poner especial cuidado en:
Preservar la independencia mental
Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional
adquiridas
Cumplir con las normas o criterios que se le señalen
Capacitarse en forma continua
También es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a
sus juicios, por que debe preservar su autonomía e imparcialidad al participar en una
auditoría.
Es conveniente señalar, que los impedimentos a los que normalmente se puede enfrentar
son: personales y externos.
Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen específicamente en el auditor y
que por su naturaleza pueden afectar su desempeño, destacando las siguientes:
Vínculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organización que
se va a auditar
-Interés económico personal en la auditoría
-Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas
-Relación con instituciones que interactúan con la organización
34
-Ventajas previas obtenidas en forma ilícita o anti-ética
Los segundos están relacionados con factores que limitan al auditor a llevar a cabo su
función de manera puntual y objetiva como son:
Ingerencia externa en la selección o aplicación de técnicas o metodología para la
ejecución de la auditoría.
Interferencia con los órganos internos de control
Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditoría
Presión injustificada para propiciar errores inducidos
En estos casos, tiene el deber de informar a la organización para que se tomen las
providencias necesarias.
Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su función está sujeta a
la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas profesionales
tales como:
Objetividad.- Mantener una visión independiente de los hechos, evitando formular
juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga.
Responsabilidad.- Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus
encargos oportuna y eficientemente.
Integridad.- Preservar sus valores por encima de las presiones.
Confidencialidad.- Conservar en secreto la información y no utilizarla en beneficio
propio o de intereses ajenos.
Compromiso.- Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la
organización para la que presta sus servicios.
Equilibrio.- No perder la dimensión de la realidad y el significado de los hechos.
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Honestidad.- Aceptar su condición y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus
propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.
Institucionalidad.- No olvidar que su ética profesional lo obliga a respetar y
obedecer a la organización a la que pertenece.
Criterio.- Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.
Iniciativa.- Asumir una actitud y capacidad de respuesta ágil y efectiva.
Imparcialidad.- No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su
objetividad al margen de preferencias personales.
Creatividad.- Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.
1.5.8 La Ética y el Auditor
La ética profesional es una parte de la ética, que estudia los deberes y los derechos de
los profesionales. La ética general comprende las normas mediante las cuales un
individuo decide su conducta. Por lo general la ética, como código de conducta, influye en
las personas y además, en su ámbito profesional y en las relaciones que establecen con
terceros.
Ética es una palabra derivada del vocablo griego ethikos, que define aquella parte de la
filosofía que trata de la moral y de las obligaciones del hombre en un contexto de entregar
las reglas de conducta que deben seguirse para hacer el bien y evitar el mal; es en esta
línea que podemos inferir que no hay éticas especificas, sino una sola ética, la del ser
humano, la de la persona, y que solo encuentra especificaciones diversas, atendiendo a
las distintas circunstancias en las que el hombre se encuentra.
Es evidente que este tema, considerando sus características y consecuencias en su
aplicación, es inagotable y solo se tratara de abarcar las cuestiones más relevantes. Las
reglas o normas que rigen la conducta humana, no pueden ser definidas sino en función
de la naturaleza del hombre; las diferentes actitudes humanas, es decir, las
predisposiciones a pensar, sentir y actuar con relación a algo, se las comprende
vinculadas a la estructura del carácter de la persona, a quien atribuimos una virtud o un
vicio, precisamente estos aspectos están inmersos en las disciplinas de la ética y la moral.
36
El objetivo es abordar, en forma breve y para su reflexión, el tema de la ética del auditor.
Puesto que en cualquier acción disciplinaría contra los auditores daña su reputación
profesional, por lo tanto, tenemos que tener un gran cuidado al realizar nuestras
actividades como auditores, de modo que se apeguen a los ideales del código de ética.
Un código de ética sirve para organizar y entender mejor las reglas de conductas del
auditor, es por ello que en esta oportunidad tomaremos como referencia el código de ética
del colegio de contadores auditores universitarios de Chile.
1.9 Pasos de informe de auditoría y tipos de encuestas
PASOS A SEGUIR
Se requieren varios pasos para realizar una auditoría. El auditor de sistemas debe evaluar
los riesgos globales y luego desarrollar un programa de auditoría que consta de objetivos
de control y procedimientos de auditoría que deben satisfacer esos objetivos. El proceso
de auditoría exige que el auditor de sistemas reúna evidencia, evalúe fortalezas y
debilidades de los controles existentes basado en la evidencia recopilada, y que prepare
un informe de auditoría que presente esos temas en forma objetiva a la gerencia.
Asimismo, la gerencia de auditoría debe garantizar una disponibilidad y asignación
adecuada de recursos para realizar el trabajo de auditoría además de las revisiones de
seguimiento sobre las acciones correctivas emprendidas por la gerencia.
INFORME
En si todos los encuestados respondieron la totalidad de las preguntas. Todos tienen la
misma respuesta en la pregunta sobre la inteligencia artificial, todos dicen prácticamente
lo mismo acerca de lo que es la auditoría de sistemas en que es un sistema de revisión,
evaluación, verificación y evalúa la eficiencia y eficacia con que se está operando los
sistemas y corregir los errores de dicho sistema. Todos los encuestados mostraron una
características muy similares de las personas que van a realizan la auditoría; debe haber
un contador, un ingeniero de sistemas, un técnico y que debe tener conocimientos,
práctica profesional y capacitación para poder realizar la auditoría.
37
Todos los encuestados conocen los mismos tipos de auditoría, Económica, Sistemas,
Fiscal, Administrativa.
Para los encuestados el principal objetivo de la auditoría de sistemas es Asegurar una
mayor integridad, confidencialidad y confiabilidad de la información mediante la
recomendación de seguridades y controles.
Mirando en general a todos los encuestados se puede ver que para ellos la auditoría de
sistemas es muy importante porque en los sistemas esta toda la información de la
empresa y del buen funcionamiento de esta depende gran parte del funcionamiento de
una empresa y que no solo se debe comprender los equipos de computo sino también
todos los sistemas de información desde sus entradas, procedimientos, controles,
archivos, seguridad y obtención de información.
La auditoría de los sistemas de informática es de mucha importancia ya que para el buen
desempeño de los sistemas de información, ya que proporciona los controles necesarios
para que los sistemas sean confiables y con un buen nivel de seguridad.
Encuesta No 1
Hotel Nutibara
Auditora
5115111
¿Sabe usted que es la inteligencia artificial?
Creo que la Inteligencia Artificial es una ciencia que intenta la creación de programas para
máquinas que imiten el comportamiento y la comprensión humana, que sea capaz de
aprender, reconocer y pensar.
¿Qué sabe usted de la Auditoría de sistemas?
La auditoría de sistemas es la revisión y la evaluación de los controles, sistemas,
procedimientos de informática; de los equipos de cómputo, su utilización, eficiencia y
seguridad, de la organización que participan en el procesamiento de la información, a fin
38
de que por medio del señalamiento de cursos alternativos se logre una utilización más
eficiente y segura de la información que servirá para
Una adecuada toma de decisiones.
¿Cree usted que el personal participante en la auditoría es importante si o no?
Si por que una de las partes más importantes dentro de la planeación de la auditoría
sistemas es el personal que deberá participar y sus características.
¿Qué características cree usted que debe tener estas personas?
Se debe considerar las características de conocimientos, práctica profesional y
capacitación que debe tener el personal que intervendrá en la auditoría. En primer lugar
se debe pensar que hay personal asignado por la empresa. Como el ingeniero en
sistemas y Técnicos
¿Cómo planificaría usted una auditoría de sistemas?
Yo la haría siguiendo una serie de pasos previos que me permitan dimensionar el tamaño
y características de área dentro del organismo a auditar, sus sistemas, organización y
equipo.
¿Qué haría Usted para que la planeación de los sistemas de auditoría fueran cada vez
mejor?
Pues yo haría una planeación cada vez mejor y eficaz.
¿Haría usted antes de cada auditoría de sistemas una investigación preliminar si o no y
como la haría?
Si la haría observando el estado general del área, su situación dentro de la organización,
si existe la información solicitada, si es o no necesaria y la fecha de su última
actualización.
¿Qué diferencia y semejanza ve usted en la auditoría de sistemas y la auditoría
financiera?
39
Que la financiera se enfoca en la Veracidad de estados financieros preparación de
informes de acuerdo a principios contables, evalúa la eficiencia, operacional y Eficacia y la
de sistemas Se preocupa de la función informática
¿Cómo sería una Evaluación de Sistemas?
La evaluación debe ser con mucho detalle, para lo cual se debe revisar si existen
realmente sistemas entrelazados como un todo o bien si existen programas aislados. Otro
de los factores a evaluar es si existe un plan estratégico para la elaboración de los
sistemas o si se están elaborados sin el adecuado señalamiento de prioridades y de
objetivos.
¿Cree usted que debería haber un control de proyectos en la auditoría de sistemas?
Si debe haber un control ya que debido a las características propias del análisis y la
programación, es muy frecuente que la implantación de los sistemas se retrase y se
llegue a suceder que una persona lleva trabajando varios años dentro de un sistema o
bien que se presenten irregularidades en las que los programadores se ponen a realizar
actividades ajenas a la dirección de sistemas. Para poder controlar el avance de los
sistemas, ya que ésta es una actividad de difícil evaluación.
¿Qué clases de auditoría conoce?
Financiera, Económica, Sistemas, Fiscal, Administrativa.
¿Cuáles cree usted que son los objetivos principales de una auditoría de sistemas?
Buscar una mejor relación costo-beneficio de los sistemas automáticos o computarizados
diseñados e implantados por el PAD
Incrementar la satisfacción de los usuarios de los sistemas computarizados
Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y confiabilidad de la información
mediante la recomendación de seguridades y controles.
Conocer la situación actual del área informática y las actividades y esfuerzos necesarios
para lograr los objetivos propuestos.
40
Seguridad de personal, datos, hardware, software e instalaciones
Apoyo de función informática a las metas y objetivos de la organización.
Encuesta No 2
Hotel Nutibara
Marta
Contadora
5115111
1. ¿Sabe usted que es la inteligencia artificial?
Es un programa por lo cual los aparatos tecnológicos pueden pensar por si mismos.
2. ¿Qué sabe usted de la Auditoría de sistemas?
Es la verificación de controles en el procesamiento de la información, desarrollo de
sistemas e instalación con el objetivo de evaluar su efectividad y presentar
recomendaciones a la Gerencia.
¿Cree usted que el personal participante en la auditoría es importante si o no?
Si por que dentro de la planeación de la auditoría de sistemas hay personal idóneo para
desarrollar y orientar en esta tarea.
3. ¿Qué características cree usted que debe tener estas personas?
Debe tener conocimientos, práctica profesional y capacitación
¿Cómo planificaría usted una auditoría de sistemas?
Pues yo la Planificaría con Controles Preventivos, Controles detectivos, y Controles
Correctivos.
41
¿Qué haría Usted para que la planeación de los sistemas de auditoría fueran cada vez
mejor?
Yo haría una mejor planeación o una planeación con mas tiempo, haría una mejor
investigación de la empresa, trataría que todo lo planificado para la auditoría fuese lo mas
eficiente posible
¿Haría usted antes de cada auditoría de sistemas una investigación preliminar si o no y
como la haría?
Si la haría para saber bien la Descripción general de los sistemas instalados y de los que
estén por instalarse que contengan volúmenes de información.
¿Qué diferencia y ve usted en la auditoría de sistemas y la auditoría financiera?
Que La financiera se audita es los estados financieros y la de sistemas se preocupa es
por la parte de informática
¿Como seria una Evaluación de Sistemas?
Se haría teniendo en cuenta Cuáles son servicios que se implementarán, Cuándo se
pondrán a disposición de los usuarios, Qué características tendrán, cuántos recursos se
requerirán en la evaluación
¿Cree usted que debería haber un control de proyectos en la auditoría de sistemas?
Si porque cuyo fin es vigilar las funciones y actitudes de las empresas y para ello permite
verificar si todo se realiza conforme a los programas adoptados, órdenes impartidas y
principios admitidos.
¿Qué clases de auditoría conoce?
Financiera, Económica, Sistemas, Fiscal, Administrativa.
¿Cuáles cree usted que son los objetivos principales de una auditoría de sistemas?
Buscar una mejor relación costo-beneficio de los sistemas automáticos o computarizados
diseñados e implantados por el PAD
42
Incrementar la satisfacción de los usuarios de los sistemas computarizados
Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y confiabilidad de la información
mediante la recomendación de seguridades y controles.
Creo que estos serian los más importantes.
Encuesta No 3
Intimidades Nataniela
Sergio García
Contador
5121034
1. ¿Sabe usted que es la inteligencia artificial?
Es el sistema por lo cual una maquina piensa
¿Que sabe usted de la Auditoría de sistemas?
La auditoría de sistemas es evaluar la eficiencia y eficacia con que se está operando para
que se tomen decisiones que permitan corregir los errores, en caso de que existan, o bien
mejorar la forma de actuación.
¿Cree usted que el personal participante en la auditoría es importante si o no?
Si porque pienso que más que un trabajo del auditor es un trabajo del jefe de sistemas.
¿Qué características cree usted que debe tener estas personas?
Personal idóneo independiente expertos en área de sistemas
¿Como planificaría usted una auditoría de sistemas?
Pues yo en el caso de la auditoría en sistemas, lo haría mediante la evaluación de los
sistemas y procedimientos y evaluación de los equipos de cómputo.
43
¿Qué haría Usted para que la planeación de los sistemas de auditoría fueran cada vez
mejor?
La haría mediante la investigación preliminar solicitando y revisando la información de
cada una de las áreas de sistemas
¿Haría usted antes de cada auditoría de sistemas una investigación preliminar si o no y
como la haría?
Si la haría entraría en un conocimiento más profundo del tema y un conocimiento más que
todo en que es lo que quiere o busca la empresa.
¿Qué diferencia ve usted en la auditoría de sistemas y la auditoría financiera?
Pues la diferencia que yo veo es que la auditoría de sistemas no tiene nada que ver con la
parte financiera o estados financieros.
¿Cómo sería una Evaluación de Sistemas?
Yo la haría revisando primero si existen realmente sistemas entrelazados como un todo o
bien segundo existen programas aislados y tercero evaluando es si existe un plan
estratégico para la elaboración de los sistemas o si se están elaborados sin el adecuado
señalamiento de prioridades y de objetivos.
¿Cree usted que debería haber un control de proyectos en la auditoría de sistemas?
Si por que el fin de la auditoría de sistemas es controlar y vigilar que todo se este
haciendo correctamente
¿Qué clases de auditoría conoce?
Financiera, Sistemas, Fiscal, Administrativa.
¿Cuáles cree usted que son los objetivos principales de una auditoría de sistemas?
Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y confiabilidad de la información.
Seguridad del personal, los datos, el hardware, el software y las instalaciones.
44
Minimizar existencias de riesgos en el uso de Tecnología de información
Conocer la situación actual del área informática para lograr los objetivos.
Encuesta No 4
Accesorias contables
Nelson Cardona
Contador Público
3103955407
1. ¿Sabe usted que es la inteligencia artificial?
Es un emulador que trata de imitar la inteligencia humana
¿Qué sabe usted de la Auditoría de sistemas?
Pues la auditoría de sistemas es evaluar la eficiencia y corregir los errores, en caso de
que existan, en los sistemas de la empresa.
¿Cree usted que el personal participante en la auditoría es importante si o no?
Éste es un punto muy importante ya que, de no tener el apoyo de la alta dirección, ni
contar con un grupo multidisciplinario en el cual estén presentes una o varias personas
del área a auditar, sería casi imposible obtener información en el momento y con las
características deseadas.
¿Qué características cree usted que debe tener estas personas?
Se deben tener personas con las siguientes características:
Técnico en informática.
Experiencia en el área de informática.
Experiencia en operación y análisis de sistemas.
45
¿Cómo planificaría usted una auditoría de sistemas?
Se Planificaría en base del conocimiento que se tenga de la empresa a auditar.
¿Qué haría Usted para que la planeación de los sistemas de auditoría fueran cada vez
mejor?
Investigaría más sobre el tema y así haría una buena auditoría de sistemas.
¿Haría usted antes de cada auditoría de sistemas una investigación preliminar si o no y
como la haría?
Si la haría identificaría primero los recursos y destrezas que necesitara para realizar el
trabajo así como las fuentes de información para pruebas o revisión y lugares físicos o
instalaciones donde se va auditar.
¿Qué diferencia ve usted en la auditoría de sistemas y la auditoría financiera?
La auditoría de sistemas vela por el buen manejo de los equipos y software de la
compañía mediante que la financiera vela es controla los estados financieros de la
empresa.
¿Cómo sería una Evaluación de Sistemas?
Yo la haría mediante lo que se va auditor o lo auditado
¿Cree usted que debería haber un control de proyectos en la auditoría de sistemas?
Si porque así habrá mayor control y eficiencia.
¿Qué clases de auditoría conoce?
Financiera, Sistemas, Fiscal, Administrativa.
¿Cuáles cree usted que son los objetivos principales de una auditoría de sistemas?
Apoyo de función informática a las metas y objetivos de la organización.
46
Seguridad, utilidad, confianza, privacidad y disponibilidad en el ambiente informático.
Incrementar la satisfacción de los usuarios de los sistemas informáticos.
Capacitación y educación sobre controles en los Sistemas de Información.
1.10 DESARROLLO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA.
Un programa de auditoría es un conjunto documentado de procedimientos diseñados para
alcanzar los objetivos de auditoría planificados. El esquema típico de un programa de
auditoría incluye lo siguiente:
Tema de auditoría: Donde se identifica el área a ser auditada.
Objetivos de Auditoría: Donde se indica el propósito del trabajo de auditoría a realizar.
Alcances de auditoría: Aquí se identifica los sistemas específicos o unidades de
organización que se han de incluir en la revisión en un período de tiempo determinado.
Planificación previa: Donde se identifica los recursos y destrezas que se necesitan para
realizar el trabajo así como las fuentes de información para pruebas o revisión y lugares
físicos o instalaciones donde se va auditar.
Procedimientos de auditoría: para:
Recopilación de datos.
Identificación de lista de personas a entrevistar.
Identificación y selección del enfoque del trabajo
Identificación y obtención de políticas, normas y directivas.
Desarrollo de herramientas y metodología para probar y verificar los controles existentes.
Procedimientos para evaluar los resultados de las pruebas y revisiones.
Procedimientos de comunicación con la gerencia.
47
Procedimientos de seguimiento.
El programa de auditoría se convierte también en una guía para documentar los diversos
pasos de auditoría y para señalar la ubicación del material de evidencia. Generalmente
tiene la siguiente estructura:
Procedimientos
de
Auditoría
Lugar
Papeles Trabajo
Referencia_______
Realizado por:__________________
Fecha_________________________
Los procedimientos involucran pruebas de cumplimiento o pruebas sustantivas, las de
cumplimiento se hacen para verificar que los controles funcionan de acuerdo a las
políticas y procedimientos establecidos y las pruebas sustantivas verifican si los controles
establecidos por las políticas o procedimientos son eficaces.
Asignación de Recursos de auditoría.
La asignación de recursos para el trabajo de auditoría debe considerar las técnicas de
administración de proyectos las cuales tienen los siguientes pasos básicos: Desarrollar un
plan detallado: El plan debe precisar los pasos a seguir para cada tarea y estimar de
manera realista, el tiempo teniendo en cuenta el personal disponible. Contrastar la
actividad actual con la actividad planificada en el proyecto: debe existir algún mecanismo
que permita comparar el progreso real con lo planificado. Generalmente se utilizan las
hojas de control de tiempo. Ajustar el plan y tomar las acciones correctivas: si al comparar
el avance con lo proyectado se determina avances o retrasos, se debe reasignar tareas.
El control se puede llevar en un diagrama de Gantt.
48
Así mismo las hojas de control de tiempo son generalmente como sigue:
Los recursos deben comprender también las habilidades con las que cuenta el grupo de
trabajo de auditoría y el entrenamiento y experiencia que estos tengan. Tener en cuenta la
disponibilidad del personal para la realización del trabajo de auditoría, como los períodos
de vacaciones que estos tengan, otros trabajos que estén realizando, etc.
Técnicas de recopilación de evidencias.
49
La recopilación de material de evidencia es un paso clave en el proceso de la auditoría, el
auditor de sistemas debe tener conocimiento de cómo puede recopilar la evidencia
examinada. Algunas formas son las siguientes:
Revisión de las estructuras organizacionales de sistemas de información.
Revisión de documentos que inician el desarrollo del sistema, especificaciones de diseño
funcional, historia de cambios a programas, manuales de usuario, especificaciones de
bases de datos, arquitectura de archivos de datos, listados de programas, etc.; estos no
necesariamente se encontrarán en documentos, si no en medios magnéticos para lo cual
el auditor deberá conocer las formas de recopilarlos mediante el uso del computador.
Entrevistas con el personal apropiado, las cuales deben tener una naturaleza de
descubrimiento no de acusatoria.
Observación de operaciones y actuación de empleados, esta es una técnica importante
para varios tipos de revisiones, para esto se debe documentar con el suficiente grado de
detalle como para presentarlo como evidencia de auditoría.
Auto documentación, es decir el auditor puede preparar narrativas en base a su
observación, flujogramas, cuestionarios de entrevistas realizados. Aplicación de técnicas
de muestreo para saber cuándo aplicar un tipo adecuado de pruebas (de cumplimiento o
sustantivas) por muestras.
Utilización de técnicas de auditoría asistida por computador CAAT, consiste en el uso de
software genérico, especializado o utilitario.
Evaluación de fortalezas y debilidades de auditoría.
50
Luego de desarrollar el programa de auditoría y recopilar evidencia de auditoría, el
siguiente paso es evaluar la información recopilada con la finalidad de desarrollar una
opinión. Para esto generalmente se utiliza una matriz de control con la que se evaluará el
nivel de los controles identificados, esta matriz tiene sobre el eje vertical los tipos de
errores que pueden presentarse en el área y un eje horizontal los controles conocidos
para detectar o corregir los errores, luego se establece un puntaje (puede ser de 1 a 10 ó
0 a 20, la idea es que cuantifique calidad) para cada correspondencia, una vez
completada, la matriz muestra las áreas en que los controles no existen o son débiles,
obviamente el auditor debe tener el suficiente criterio para juzgar cuando no lo hay si es
necesario el control. Por ejemplo:
En esta parte de evaluación de debilidades y fortalezas también se debe elegir o
determinar la materialidad de las observaciones o hallazgos de auditoría. El auditor de
sistemas debe juzgar cuales observaciones son materiales a diversos niveles de la
gerencia y se debe informar de acuerdo a ello.
Informe de auditoría.
Los informes de auditoría son el producto final del trabajo del auditor de sistemas, este
informe es utilizado para indicar las observaciones y recomendaciones a la gerencia, aquí
también se expone la opinión sobre lo adecuado o lo inadecuado de los controles o
procedimientos revisados durante la auditoría, no existe un formato específico para
exponer un informe de auditoría de sistemas de información, pero generalmente tiene la
siguiente estructura o contenido:
51
Introducción al informe, donde se expresara los objetivos de la auditoría, el período o
alcance cubierto por la misma, y una expresión general sobre la naturaleza o extensión de
los procedimientos de auditoría realizados.
Observaciones detalladas y recomendaciones de auditoría.
Respuestas de la gerencia a las observaciones con respecto a las acciones correctivas.
Conclusión global del auditor expresando una opinión sobre los controles y
procedimientos revisados.
Seguimiento de las observaciones de auditoría.
El trabajo de auditoría es un proceso continuo, se debe entender que no serviría de nada
el trabajo de auditoría si no se comprueba que las acciones correctivas tomadas por la
gerencia, se están realizando, para esto se debe tener un programa de seguimiento, la
oportunidad de seguimiento dependerá del carácter crítico de las observaciones de
auditoría. El nivel de revisión de seguimiento del auditor de sistemas dependerá de
diversos factores, en algunos casos el auditor de sistemas tal vez solo necesite inquirir
sobre la situación actual, en otros casos tendrá que hacer una revisión más técnica del
sistema.
1.11 Riesgos en Auditoría
Cada vez que un auditor ejecute una auditoría, no importando como se llame ésta,
vera enfrentado a una serie de riesgos los cuales deben ser identificados, evaluados y
considerados adecuadamente, para lograr en forma satisfactoria su labor, es decir, con
eficiencia y eficacia profesional.
Hoy en día, cuando un auditor se enfrenta al tema de los riesgos en la auditoría, su mayor
dificultad no está en el conocimiento y manejo de la teoría que lo sustenta, sino más bien
en como evaluarlos para así poder minimizarlos al máximo. El auditor cada vez que se
enfrenta a una auditoría debe considerar la posible existencia de riesgos, los que tienen
relación con su actividad profesional y los relacionados con el trabajo de la auditoría como
proceso.
52
Riesgo; cualquier variable importante de incertidumbre que interfiera con el logro de los
objetivos y estrategias del negocio. Es decir es la posibilidad de la ocurrencia de un hecho
o suceso no deseado o la no - ocurrencia de uno deseado.
Amenaza; es el evento, situación u acontecimiento considerado como posible fuente de
materialización del riesgo.
Vulnerabilidad; es el grado de impacto que puede sufrir un determinado objeto por la
exposición de éste a los riesgos.
Ocurrencia; nivel cuantitativo, de efecto relativo o probabilístico, de materialización de un
riesgo de acuerdo a hechos estadísticos y/o históricos.
Control / mitigación; es la acción de corregir o reducir la incertidumbre de los eventos
significativos de riesgo a través de la administración, la transferencia o eliminación del
riesgo.
Exposición; susceptibilidad de los objetivos y estrategias de negocio frente a la
materialización de los riesgos aun después de haber ejecutado las actividades de
mitigación y control.
53
1.12
54
Si visualizamos la figura podríamos decir que la auditoría es un proceso a través del cual
un sujeto (auditor) lleva a cabo la revisión de un objeto (situación auditada), con el fin de
emitir una opinión acerca de su razonabilidad (o fidelidad), sobre la base de un patrón o
estándar establecido.
Sujeto; es el auditor que realiza la revisión del objeto bajo examen, que puede ser una
cuenta contable determinada, un departamento en forma completa, un procedimiento,
etcétera.
Objeto; es la situación auditada, esta puede ser muy diversa, ya que en algunos casos se
da que sea una empresa en forma completa y en otros, solo se realiza esta revisión a una
situación precisa.
Estándar; es el punto de comparación que tiene el auditor, para poder evaluar si la
situación bajo examen cumple o no, con un determinado patrón establecido con
anterioridad a la ocurrencia de la situación. Este estándar puede ser por ejemplo,
principios de contabilidad generalmente aceptados, normas de auditorías generalmente
aceptadas, ley de la renta, ley de impuesto al valor agregado, manuales de procedimiento,
en otras palabras cualquier documento que nos permita apoyar el dictamen final del
auditor.
1.13 Iniciar una auditoría
Al iniciar una auditoría, se sugieren los siguientes pasos:
Paso uno. Primer encuentro. Reunirse con el presidente y/o junta directiva para
establecer que:
La organización está interesada en mejorar su reputación.
La organización comprenda/intente comprender el caso empresarial para la diversidad en
el lugar de trabajo.
La organización tiene declaraciones de política que trata los temas de la igualdad de
oportunidades y la diversidad
55
Paso dos. Requerir la preparación de los trámites antes de la primera visita.
Proporcionar huna lista de materiales, que la organización pueda recopilar para la
inspección de los asesores.
Paso tres. Segundo encuentro
Inspeccionar los documentos y empezar a otorgar una puntuación.
Establecer que documentos claves pudieran faltar según la lista entregada durante la
primera visita.
Decidir cuáles son grupos de objetivos y las reuniones individuales a mantener `para
solicitarlas ante la organización con el fin de completar la valoración global.
Paso cuatro. Dirigir grupos de enfoque y realizar entrevistas
Paso cinco. Terminar el proceso de puntuación.
1.14 La evaluación de necesidades de capacitación como herramienta de
crecimiento
“Cuál es la importancia que se le da a establecer correctamente cuáles son las
necesidades de capacitación de una organización, y los graves perjuicios que ocasiona
generar políticas de capacitación sobre diagnósticos mal realizados.”
Comenzando por un análisis poco profundo, podemos afirmar que en todas las
organizaciones existen necesidades de capacitación. El por qué de esta aseveración es
muy sencillo: siempre hay alguien que no hace algo porque no sabe como hacerlo.
Partiendo de este punto podría considerarse muy simple la tarea de detectar cuáles son
las necesidades de capacitación, pero la compleja realidad de las personas insertas en un
ámbito organizacional, hace que este proceso requiera un análisis de gran profundidad.
La primera premisa y quizá, la mas importante es poder detectar, evaluar y separar las
necesidades de capacitación de aquellas que no lo son.
56
Este punto es de gran importancia ya que, establecer problemáticas que pueden ser
resueltas con capacitación, y que esto no coincida con la realidad, es efectuar mal el
diagnóstico y partir de un punto equivocado.
Si esta situación no se corrige y se realiza un plan de capacitación basado en un
diagnóstico erróneo, tendrá como resultado: el reclamo de la organización, la frustración
de los participantes y el descrédito del área de capacitación.
Teniendo en cuenta estas posibles consecuencias se hace sumamente importante
evaluar qué problemáticas "no se solucionan con capacitación"
El comienzo del análisis debe orientarse, no solo por la descripción de cuales son las
necesidades existentes, que puedan brindar quienes solicitan la evaluación, sino que es
necesario un meticuloso y pormenorizado trabajo de campo con quienes están
involucrados en el proceso.
Este análisis mostrará a quienes presentan necesidades de capacitación por falta de
conocimientos, habilidades o actitudes para determinada labor. Pero, también surgirán,
quienes, estando en condiciones de hacerlo (contando con los conocimientos habilidades
y actitudes) no lo hacen.
Esta será la primer gran división del diagnóstico, donde se deberán dejar sentadas qué
problemas aparecieron cuya solución no depende de la implementación de programas de
capacitación y sí, deberán ser motivo de estudio del análisis organizacional.
Igualmente importante, es analizar y definir la cultura de la organización que solicita el
proceso y su comportamiento histórico y actual, en relación a hábitos vinculados a la
capacitación.
Es necesario establecer si esa cultura previa permite que se perciban y se manifiesten
problemas de capacitación o si acostumbran a relacionar sus problemas con otros
factores.
Si este análisis, no es correctamente realizado, aun efectuando un trabajo de campo muy
detallado, no surgirán necesidades de capacitación, ya que los involucrados no las verán
como tales.
57
En este punto podemos adentrarnos más en el análisis, y establecer quiénes son los que
se deben dar cuenta de que realmente, existe una necesidad de capacitación.
En primer lugar, podríamos ubicar al capacitador, ya que por ser un profesional con
autonomía e independencia dentro de la empresa, es quien primero las verá, por no estar
condicionado por la cultura de la misma.
Luego el sistema de poder de la organización que es quien requiere algo, que no puede
ser realizado en las condiciones actuales, está exponiendo una necesidad.
También los jefes o supervisores directos de los involucrados tienen que comprender ese
"algo" que la organización necesita y no se puede llevar a cabo, tiene un por qué
relacionado con la falta de alguna aptitud para realizarlo. Ellos, deberán comunicar con
claridad qué necesita la organización de las personas involucradas, motivar para
solucionar esa situación por medio del aprendizaje y estimular, durante el proceso de
implementación de lo aprendido.
Por último, es fundamental que la propia persona perciba la necesidad de modificar o
incorporar conocimientos, habilidades o actitudes que permitan llevar a la práctica lo que
la organización le requiere y no puede hacer por desconocimiento.
Debemos destacar que no siempre es sencillo que quien realiza una tarea pueda
reconocer que la tarea está mal realizada o que puede ser mejorada. Estas necesidades
por discrepancia, son sin duda, las mas difíciles de establecer.
En cuanto a aquellas necesidades que surgen por cambios en la organización o
incorporaciones, llevan en si mismas la importancia de ser materia de aprendizaje.
De todas formas y sin entrar en contradicciones con todo lo dicho anteriormente no
debemos olvidar que una necesidad de capacitación no es importante por si misma sino
que, lo que le asigna valor es lo que posibilitará hacer.
Es en este punto donde nos acercamos a nuestra conclusión, afirmando que, cualquier
aprendizaje dentro del ámbito organizacional, tiene no solo un valor intrínseco, sino que
58
se transforma en un recurso estratégico de la gestión empresaria. Mucho más en aquellas
organizaciones que basen el crecimiento en el desarrollo de su capital intelectual.
1.15 ¿Cómo Determinar las Necesidades de Capacitación en las empresas?
El inventario de necesidades de capacitación es un diagnóstico que debe basarse en
información pertinente, gran parte de la cual debe ser agrupada de modo sistemático, en
tanto que otra reposa disponible en manos de ciertos administradores de línea. El
inventario de necesidades de capacitación es una responsabilidad de línea y una función
de staff: corresponde al administrador de línea la responsabilidad de detectar los
problemas provocados por la carencia de capacitación. A él le compete todas las
decisiones referentes a la capacitación, bien sea que utilice o no los servicios de asesoría
prestados por especialistas en capacitación.
Los principales medios utilizados para efectuar el inventario de necesidades de
capacitación son:
· Evaluación del desempeño: Mediante ésta, no sólo es posible descubrir a los empleados
que vienen ejecutando sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio, sino averiguar
también qué sectores de la empresa reclaman una atención inmediata de los
responsables de la capacitación.
· Observación: Verificar dónde hay evidencia de trabajo ineficiente, como daño de equipo,
atraso en el cronograma, pérdida excesiva de materia prima, número elevado de
problemas disciplinario, alto índice de ausentismo, rotación elevada, etc.
· Cuestionarios: Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificación (check list)
que evidencien las necesidades de capacitación.
· Solicitudes de supervisores y gerentes: Cuando la necesidad de capacitación apunta a
un nivel más alto, los propios gerentes y supervisores son propensos a solicitar la
capacitación para su personal.
· Entrevistas con supervisores y gerentes: Contactos directos con supervisores y gerentes
respecto de problemas solucionables mediante capacitación, que se descubren en las
entrevistas con los responsables de los diversos sectores.
· Reuniones ínter departamentales: Discusiones acerca de asuntos concernientes a
objetivos organizacionales, problemas operativos, planes para determinados objetivos y
otros asuntos administrativos.
· Examen de empleados: Resultados de los exámenes de selección de empleados que
59
ejecutan determinadas funciones o tareas.
· Modificación del trabajo: Cuando se introduzcan modificaciones parciales o totales en las
rutinas de trabajo, es necesario capacitar previamente a los empleados en los nuevos
métodos y procesos de trabajo.
· Entrevistas de salida: Cuando el empleado va a retirarse de la empresa, es el momento
más apropiado para conocer su opinión sincera acerca de la empresa y las razones que
motivaron su salida. Es posible que salgan a relucir deficiencias de la organización,
susceptibles de corrección.
CAPITULO II
“AUDITORÍA SOCIAL”
2.1 ¿Qué es Auditoría social?
La auditoría social “es un proceso que permite a una organización evaluar su eficacia
social y su comportamiento ético en relación a sus objetivos, de manera a que pueda
mejorar sus resultados sociales o solidarios y dar cuenta de ellos a todas las personas
comprometidas por su actividad.”
La trabajadora social, especialista en Gerencia del Desarrollo Humano, Mery
Gallego F., define la Auditoría Social como aquella que “surge como estrategia que
permite a las organizaciones evaluar, medir y controlar, con fines de mejoramiento
progresivo, la gestión de lo social, entendiendo ésta como la aplicación de políticas y
prácticas relacionadas con las personas tanto al interior como al exterior de ésta.”
Referencias de Auditoría Social puede encontrarse desde las décadas tempranas del siglo
XX, pero su mayor desenvolvimiento ocurre recientemente. El desarrollo de la auditoría
social en los últimos años ha resultado en ampliación del beneficio que nos ofrece,
convirtiéndose en un medio para el fortalecimiento de la democracia y la lucha contra la
corrupción. Es por ello que podemos decir con propiedad que además de evaluar, medir y
controlar la gestión social, busca hacerlo sobre la gestión política y de administración
pública. Incluye de tal manera, la participación activa de las organizaciones de la sociedad
60
civil en la auditoría de la gestión pública y se sigue denominando social, por originarse
desde la sociedad civil.
La auditoría social va más allá de la simple auditoría financiera y contable. Esta incluye
planes, estrategias, proyectos, políticas, procedimientos y practicas ejercidas por la
organización o institución auditada. Revisa el sistema de información, contratos y
programas, estructura y funcionamiento de las unidades organizacionales, sus productos
y servicios, además de los estados financieros, cumplimiento de leyes y regulaciones. De
este ejercicio, total o parcial, debe resultar un producto con propuestas de mejoramiento
institucional.
La auditoría social entendida de tal manera, con cuyos resultados mejora sus
procedimientos y actuación, se considera como un componente importante en varios
ambientes.
La Auditoría Social se convierte en el proceso por el que una organización pasa cuentas
de su acción social, dando cuentas de ésta y mejorando su acción. Evalúa el impacto y el
comportamiento ético de la organización en relación a sus objetivos y a sus "stakeholders"
o implicados. (Los "stakeholders" son aquellas personas, grupos o entidades afectados o
que pueden afectar a las organizaciones).
Para poder pasar cuentas de su acción social, las organizaciones, primero tienen que
recopilar y registrar determinada información que será la que les dirá como se esta
llevando a cabo su acción: esto es la "contabilidad social" o llevar las cuentas sociales.
Cuando estas cuentas sociales son analizadas (resultado de 'pasar cuentas'),
comprobadas y verificadas por alguien 'independiente' al finalizar el año y entonces
publicadas, el ciclo de la Auditoría Social se ha completado.
2.1.1 El principio fundamental
Consiste en generar una mejora permanente del resultado solidario de la empresa
contando con el punto de vista de todas las personas afectadas por su actividad,
controlando todos los aspectos del resultado social y ambiental de la empresa,
comparando los resultados con los de organizaciones similares y con las normas sociales
establecidas, garantizando un proceso duradero, estableciendo controles externos
realizados por entidades independientes y emitiendo informes periódicos sobre los
61
resultados de la auditoría social que se ponen a disposición de todas las personas
afectadas (incluidos los empleados y vecinos de la empresa).
2.2 Ambientes en donde se aplica
2.2.1 Empresarial
Los pioneros de las auditorías sociales fueron las grandes empresas y corporaciones
transnacionales privadas. Aries TSE-Reports, nos dice que la más representativa y citada
es la compañía británica Body Shop International, productora de cosméticos. La Ben and
Jerrys Homemade Inc de USA, la cooperativa de consumo italiana Holding, que agrupa a
otras 16 cooperativas más. Las auditorías sociales en estas empresas capacitan al
personal ejecutivo, administrativo y operario en su accionar para la inclusión, participación
y transparencia. Organismos internacionales están buscando difundir y aplicar la Auditoría
Social a empresas sociales o de la economía social.
2.2.2 Social
El otro ambiente en que se considera importante la auditoría social es en las
organizaciones sociales gremiales y de desarrollo socio económico. Solamente que, como
en muchas empresas privadas, en estas organizaciones hay bastante resistencia de
realizar la Auditoría Social, particularmente por los líderes o dirigentes de las mismas.
Debido a que la auditoría social interna conlleva exponer, por parte de la dirigencia a los
afiliados, los procedimientos en la toma de decisiones, la distribución y ejecución de
presupuestos y el mejoramiento de procesos de control, los dirigentes consideran esto
una amenaza a su estabilidad política interna.
Pareciera más fácil realizar auditoría social en organizaciones para el desarrollo, o las
denominadas ONGs/OPDs, y en las Fundaciones. Normalmente son organizaciones con
estructuras sencillas, lo que puede pensarse en auditorías sociales sencillas. No obstante,
la mayoría de ellas mantiene en cuartos obscuros sus manejos internos, excepto para las
agencias madrinas que les financian sus proyectos, quienes las obligan a realizar
auditorías, más que todo contables. La auditoría social para estas organizaciones debería
hacerse y exigirse desde los mismos beneficiarios de los fondos en nombre de quién se
62
solicitan a las agencias financieras. Debe ser esta población la más interesada en que
estas fundaciones y ONGs funcionen bien o mejor.
2.2.3 Político
El tercer ambiente para la auditoría social es el ambiente político y público. Bajo este
ambiente, el concepto se dirige al proceso evaluativo (eficiencia y calidad del (rendición
de cuentas) y control (transparencia), ejercido
desde lo externo del Sector Público por la ciudadanía organizada, a la acción y al ejercicio
administrativo de un ente privado o público, destinado a producir un servicio de interés
social o colectivo, con recursos del Estado y de la comunidad internacional.
Entre otras, las funciones de la Auditoría Social en lo político administrativo son:
1. Velar por el adecuado funcionamiento de la administración pública; por la transparencia
y eficacia en todos sus actos.
2. Atender toda denuncia sobre violación al derecho público, al derecho de ser servido con
prontitud, eficiencia, sencillez y claridad.
3. Atender toda denuncia sobre violación al derecho humano, a la seguridad económica, a
la seguridad e integridad física y moral por parte de agentes del Estado.
4. Solicitar y obtener información sobre los proyectos, planes y acciones concernientes a
la inversión pública, las fuentes de inversión y la ejecución de presupuestos destinados al
bien público o colectivo.
5. Coordinar con las instancias gubernamentales, privadas, locales, nacionales e
internacionales el intercambio de información confiable y clara, para lograr evaluar los
resultados de los proyectos y programas de interés público.
6. Contribuir al buen gobierno local, regional y nacional, estimulando a los gobernantes al
cumplimiento transparente de sus funciones y sus promesas de campaña y a mantener su
legitimidad de autoridad y gobernante.
2.3 Importancia de las Auditorías Sociales
63
Para cualquier persona versada en el mundo político actual es comprensible que las
Auditorías Sociales, o como se le denomine en los diferentes ambientes, regiones o
países, constituyen un medio a la democratización y su fortalecimiento. Abren paso a la
participación ciudadana y con mayor énfasis en la ciudadanía pobre y desprotegida.
Entre las potencialidades que encontramos en las Auditorías Sociales, podemos
mencionar las siguientes:
1. Son un medio de participación activa de la ciudadanía.
2. Levanta la auto estima de la ciudadanía al obtener los medios idóneos de hacerse
escuchar, tanto en la queja, en la protesta, como en la propuesta.
3. Llena los espacios no cubiertos por los entes contralores del Estado.
4. Son un complemento de investigación, evaluación y control para los entes contralores
del Estado.
5. Con una visión integradora, contribuyen al mejoramiento económico, social y político de
las comunidades.
6. Fortalecen las organizaciones de la sociedad civil.
7. Contribuyen al fortalecimiento de la democracia y la gobernabilidad.
2.4 LAS FUNCIONES DE LA AUDITORÍA SOCIAL
Fundamentalmente la auditoría social tiene la función de prevenir que sucedan hechos
incorrectos en la utilización de los recursos destinados a la ejecución de los proyectos de
bien común. Procura corregir las malas actuaciones e incidir a favor del establecimiento
de reglas y políticas sanas y transparentes en beneficio de la sociedad. Además se
propone:
1 a. Velar por el adecuado funcionamiento de la administración pública,
fundamentalmente con respecto a su actuación transparente en el manejo de los
64
recursos, el cumplimiento de las funciones encomendadas y el logro de los objetivos
institucionales y nacionales.
1 b. Atender toda denuncia sobre violación al derecho público, al derecho de ser
servido con prontitud, eficiencia, sencillez y claridad.
2 c. Atender denuncias sobre violación al derecho humano, a la seguridad
económica, a la seguridad e integridad física y moral por parte de agentes del Estado.
3 d. Solicitar y obtener información sobre los proyectos, planes y acciones
concernientes a la inversión pública, las fuentes de inversión y la ejecución de
presupuestos.
4 e. Coordinar con las instancias gubernamentales, privadas, locales, nacionales e
internacionales el intercambio de información confiable y clara, para lograr evaluar los
resultados de los proyectos y programas de interés público.
5 f. Contribuir al buen gobierno local, regional y nacional, estimulando a los
gobernantes al cumplimiento transparente de sus funciones y sus promesas de campaña
y a mantener su legitimidad de autoridad y gobernante.
6 g. Ser un medio de participación activa de la ciudadanía.
7 h. Levantar la autoestima de la ciudadanía al obtener los medios idóneos de
hacerse escuchar, tanto en la queja, en la protesta, como en la propuesta.
8 i. Llenar los espacios no cubiertos por los entes contralores del Estado.
9 j. Ser un complemento de investigación, evaluación y control para los entes
contralores del Estado.
10 k. Contribuir al mejoramiento económico, social y político de las comunidades.
11 l. Fortalecer las organizaciones de la sociedad civil.
La auditoría social constituye una forma concreta de contribuir a la gobernabilidad local,
definida como la capacidad de una sociedad determinada para producir el cambio y la
sostenibilidad de los procesos. En ese sentido su función no se limita solamente hacia el
ámbito del Estado y el municipio, sino hacia toda la población y sus organizaciones.
2.4 LAS FUNCIONES DE LA AUDITORÍA SOCIAL
Fundamentalmente la auditoría social tiene la función de prevenir que sucedan hechos
incorrectos en la utilización de los recursos destinados a la ejecución de los proyectos de
bien común. Procura corregir las malas actuaciones e incidir a favor del establecimiento
65
de reglas y políticas sanas y transparentes en beneficio de la sociedad. Además se
propone:
2 a. Velar por el adecuado funcionamiento de la administración pública,
fundamentalmente con respecto a su actuación transparente en el manejo de los
recursos, el cumplimiento de las funciones encomendadas y el logro de los objetivos
institucionales y nacionales.
12 b. Atender toda denuncia sobre violación al derecho público, al derecho de ser
servido con prontitud, eficiencia, sencillez y claridad.
13 c. Atender denuncias sobre violación al derecho humano, a la seguridad
económica, a la seguridad e integridad física y moral por parte de agentes del Estado.
14 d. Solicitar y obtener información sobre los proyectos, planes y acciones
concernientes a la inversión pública, las fuentes de inversión y la ejecución de
presupuestos.
15 e. Coordinar con las instancias gubernamentales, privadas, locales, nacionales e
internacionales el intercambio de información confiable y clara, para lograr evaluar los
resultados de los proyectos y programas de interés público.
16 f. Contribuir al buen gobierno local, regional y nacional, estimulando a los
gobernantes al cumplimiento transparente de sus funciones y sus promesas de campaña
y a mantener su legitimidad de autoridad y gobernante.
17 g. Ser un medio de participación activa de la ciudadanía.
18 h. Levantar la autoestima de la ciudadanía al obtener los medios idóneos de
hacerse escuchar, tanto en la queja, en la protesta, como en la propuesta.
19 i. Llenar los espacios no cubiertos por los entes contralores del Estado.
20 j. Ser un complemento de investigación, evaluación y control para los entes
contralores del Estado.
21 k. Contribuir al mejoramiento económico, social y político de las comunidades.
22 l. Fortalecer las organizaciones de la sociedad civil.
La auditoría social constituye una forma concreta de contribuir a la gobernabilidad local,
definida como la capacidad de una sociedad determinada para producir el cambio y la
sostenibilidad de los procesos. En ese sentido su función no se limita solamente hacia el
ámbito del Estado y el municipio, sino hacia toda la población y sus organizaciones.
2.5 El Mercado de los Recursos Humanos como un Aspecto Social
66
La Administración de Recursos Humanos tiene (y necesita) un sistema multivariado por el
hecho de tratar directamente con personas y organizaciones para lograr la eficacia y la
eficiencia dentro de una empresa. Esto lo logra actuando dentro y fuera de la empresa
mediante diferentes técnicas, como selección, reclutamiento, análisis de puestos,
auditoría del Mercado de recursos humanos, etc.
La contingencia en la ARH es necesaria ya que ésta puede ser centralizada o
descentralizada dentro de la organización, teniendo la primera como ventaja que las
decisiones sean uniformes y como desventaja que no se tomen las decisiones apropiadas
por la distancia que existe entre las áreas de la empresa y la segunda tiene como ventaja
la rapidez en la toma de decisiones pero como desventaja la diversificación de punto de
vista en éstas. Las políticas obligan a la ARH a ser sistemática, ya que deber verificar su
cumplimiento mediante la alimentación de los recursos humanos, mediante su análisis, su
evaluación, su mantenimiento, desarrollo y control. Las políticas servirán para guiar la
forma de aplicación de los recursos humanos en la organización, por lo tanto, habrá
políticas generales y dirigidas a puestos específicos.
2.6 La auditoría social como instrumento de gestión
La auditoría Social se ha convertido en una herramienta de ayuda al managment, puesto
que esta ha pasado de la verificación y el control de la conformidad a poner en evidencia
los riesgos de la gestión de recursos humanos y del personal en la empresa. Se ha
encontrado en esta herramienta un control para que no existan disfuncionamientos con
relación a los objetivos y estrategias de la empresa, y por tanto controlar que estos
riesgos no alcancen a las competencias o motivación personal.
Por tanto esta auditoría social
1.- Refuerza la dirección en circunstancias de cambio, involucrando a las personas con
los valores de la empresa y haciéndolos participes de los proyectos y estrategias
decididos.
2.- Valora la adecuación estratégica del equipo directivo. Esto supone que la dirección
estará dispuesta a tomar en seguida cualquier decisión difícil que redunde en el beneficio
futuro de la empresa. La evaluación establecerá el equilibrio entre capacidades y
necesidades, sobre una base previamente definida de criterios de éxito.
67
3.- Obtiene un rendimiento máximo del despliegue de los recursos humanos. Al cuestionar
las ideas preconcebidas sobre la descripción de cada tarea y destacar la relativa
importancia de los conocimientos que se requerirán en el futuro, pone el acento en la
experiencia presente más que en los logros pasados.
4.- Destaca otros valores organizativos;
Líneas de contacto informales
Aspiraciones de promoción personal
Red de comunicaciones
Espíritu de la empresa.
Estos valores cualitativos son importantes y necesarios en la conducción del cambio que
otros más concretos y cuantificables.
Según Sainz, J., la auditoría social es algo más que un informe de los aspectos sociales.
En concreto, busca:
1.- Que sea un instrumento de medición-evaluación, que nos permita objetivizar y
cuantificar la realidad de la organización.
2.- Que sea una herramienta para la gestión social, que nos posibilite crear políticas de
influencia en los actores de la organización para crear nuevos contextos organizativos.
3.- Que sea un elemento de diagnóstico, que nos faculte detectar corrosiones en la
articulación socio-técnica (sistema social y sistema organizativo).
4.- Que sea un elemento operacional de actuación, que nos permita establecer los planes
y objetivos del sistema social.
5.- Que sea un elemento integrador que origine feedback, que nos ayude en el
acercamiento del sistema social y subsistema técnico.
68
La auditoría social se convierte en un instrumento de gestión a través de la inclusión de la
dimensión estratégica, organizacional y cultural.
2.7 Tipos de dimensiones de la auditoría social
2.1.7 La dimensión estratégica de la auditoría social
La Auditoría social debe servir para controlar y evaluar las acciones de la empresa, es
decir, dotando las acciones que surgen de aplicar la estrategia de Recursos Humanos con
coherencia y eficacia.
El proceso estratégico:
Hay que controlarlo
Hay que hacer un seguimiento y
Hay que evaluar las acciones.
Las Empresas buscan tener ventajas competitivas y estas deben apoyarse en estrategias
apropiadas que necesitan el establecimiento de diferentes actividades u operaciones,
donde la ayuda del personal es fundamental. Así los Recursos humanos aparecen como
un recurso estratégico, fuente de ventajas competitivas en el establecimiento de; políticas
de Recursos humanos tales como; prácticas de reclutamiento, promoción, clima laboral,
remuneración, planes de carrera profesional...
Por tanto si el personal es un recurso estratégico importante dentro de la empresa, hay
que tener en cuenta las posibles desviaciones o disfunciones (que son fuentes de riesgo)
que pueden aparecer tales como; competencias insuficientes en ciertas categoría del
personal, desmotivación, insatisfacción...
¿Por qué es necesaria la auditoría social en un proceso estratégico?
Posibilita que el responsable de recursos humanos verifique la eficacia de la estrategia.
Permite realizar un verdadero pilotaje estratégico, tomar rápidamente decisiones correctas
cuando se observan desviaciones de los objetivos.
69
Genera una imagen externa de rigor y de coherencia, como por ejemplo el balance, el
plan de marketing...
2.2.7 La dimensión organizacional de la auditoría social
Se incluye la dimensión organizacional puesto que muchas ocasiones los riesgos
constatados a nivel estratégico se derivan de los sistemas de planificación, decisión,
comunicación, repartición de roles y controles, en definitiva de la organización y de la
estructura. La mayoría de los problemas de estructura son debidos a problemas humanos,
de ahí la justificación de la inclusión en el campo de la auditoría social.
Cuatro ejemplos, en los cuales la auditoría social tiene en cuenta las dimensiones
organizacionales, son en:
1.- La repartición de responsabilidades y roles. El análisis de esto nos suele demostrar la
existencia de disfuncionamientos, tales como; tareas o roles no asumidos, dobles
empleos, desviaciones entre roles y responsabilidades...
2.- El análisis de los sistemas de control. Se trata de analizar los sistemas de control
aplicables o ver la eficacia de los sistemas. El objetivo es poner de manifiesto si el control
es adecuado, si existen riesgos... En este sentido, la auditoría puede ser entendida como
el control de los controles, por eso debe ser concebida como una herramienta del
managment.
3.- El análisis del sistema de información del personal. Su objetivo es servir de ayuda para
la toma de decisiones y de control. El auditor comprobará si este sistema permite
suministrar informaciones necesarias y previamente definidas en la realización de los
objetivos de la empresa. Entre los principales disfuncionamientos pueden destacarse
entre otros:
Ausencia de indicadores sociales adecuados
Ausencia de cuadros de mando
70
Pérdidas de tiempo debido al tratamiento manual
Redundancia de informaciones
Ausencia de controles...
4.- Análisis de la comunicación interna y del clima social de la empresa. La consideración
de estos aspectos, por parte del auditor, tiene como fin conseguir reforzar la
comunicación, motivación del personal, para alcanzar los objetivos fijados.
2.3.7 La dimensión cultural de la auditoría social
En una auditoría de este tipo la labor principal para el equipo auditor es conocer la cultura
de la organización. Esta es una herramienta muy útil para la gestión.
La consideración de la dimensión cultural varía según los tipos de misiones, por ejemplo:
En una auditoría del equipo directivo, que concierne no solamente a la organización
interna de un equipo de dirección, sino también a sus valores, a su estilo de dirección y
sus orientaciones. Para realizar esta se van a considerar a la vez dimensiones
organizacionales (clarificación y fijación de objetivos, programación y resolución de
problemas...) y dimensiones culturales destacando diversos puntos como la comunicación
ascendente, la aceptación de ideas, el clima de grupo, el interés en el desarrollo de los
subordinados...
En una Auditoría y proyecto de empresa. La toma en consideración de la dimensión
cultural se revela particularmente útil cuando la empresa decide la realización de un
proyecto de empresa en cual se expresa la filosofía y, así pues, los valores que se espera
alcanzar por la firma.
En una Auditoría de formación. La política y procedimientos de formación pueden
tener como objetivos no solamente la adquisición de conocimientos y aptitudes, sino
también la clarificación de nuevos roles, la satisfacción de necesidades emocionales, es
decir, la formación tiene igualmente un rol cultural, en el sentido que disminuye las
tensiones debidas al cambio y puede favorecer la socialización, reducir la ansiedad y
satisfacer ciertas necesidades.
71
2.4.7 La dimensión social de la auditoría social, propiamente dicha
Es aquella que evalúa la llamada acción social de la empresa. Es decir; la relación con los
colectivos que influyen o son influidos por ella desde una perspectiva social. (Son los
llamados grupos de interés o stakeholders)
Ejemplo: estudia la existencia de guarderías de empresa, fondos de pensiones, becas
para los trabajadores...
2.8 La Auditoría Social: Un Derecho Ciudadano
La auditoría social se constituye en una práctica fundamental que a su vez hace parte de
los requisitos para que la modernización de la política y de las relaciones entre los
ciudadanos y sus comunidades con los gobernantes, sea una realidad. La auditoría social
potencia las posibilidades de una sociedad más democrática y participativa.
El ejercicio de la auditoría social como un derecho y deber ciudadano busca la
conformación de un liderazgo social que se preocupe por cumplir con las
responsabilidades ciudadanas en la vida pública. Es una forma de articulación entre
gobernantes y gobernados; estos últimos incorporándose activamente en la vida social y
política.
La observancia de una gestión pública transparente y la demanda de la ciudadanía sobre
el destino que debe dársele a los recursos públicos, es expresión de un país que se
moderniza y que afianza su democracia.
Lo que se promueve con la búsqueda de la transparencia en última instancia, es que
Guatemala funcione con mayores niveles de eficiencia y eficacia que permitan promover
el bienestar de la gente en materia de calidad de vida; el abatimiento de la pobreza; el
desempleo; la desintegración social y otros flagelos sociales.
Es por ello impostergable la auditoría social como una forma de control ciudadano que
limite las practicas de corrupción, abuso de poder y el enriquecimiento ilícito de los
funcionarios públicos.
72
Las organizaciones de la sociedad civil deben demandar permanentemente de los
gobiernos, explicaciones acerca de su gestión publica y que se informe sobre el destino
dado a los recursos públicos.
Con frecuencia, la falta de capacitación específica de los liderazgos sociales y las
dificultades de acceso a la información, impiden que esta valiosa participación ciudadana
pueda llevarse a término de manera sistemática, pero además, de manera eficaz en la
sociedad.
Contemporáneamente se entiende que la gobernabilidad es un acto que reclama cada
vez más del concurso de la sociedad civil, y, en materia de políticas sociales, las
experiencias documentan que pequeños pero activos, informados y capacitados grupos
de ciudadanos, se pueden constituir en un valladar contra eventuales actos de corrupción.
A su vez, son fuente de propuestas serias para las diversas etapas del diseño, ejecución y
monitoreo o evaluación de las políticas publicas.
Una de las inequidades más fuertes en sociedades como la guatemalteca, se encuentra
en la enorme diferencia de posibilidad de acceso que tienen los sectores populares ante
los centros de decisión gubernamental, tanto en el ámbito nacional como local.
Entre otras medidas fundamentales para disminuir aquella desigualdad, es dotar a los
líderes sociales de los conocimientos, las técnicas y la información especializada (el
funcionamiento del aparato estatal y la legislación vigente) para poder dialogar,
cuestionar, proponer y fiscalizar con conocimiento y responsabilidad social, la actuación
de sus autoridades.
…“El Balance Social es una herramienta de Auditoría Social en cuanto permite, mediante
la aplicación de una metodología especifica, medir cuantitativa y cualitativamente la
gestión social de cualquier organización (pública, privada, de manufactura o de servicios,
grande mediana o pequeña) dentro del marco de su Responsabilidad Social respectiva.
Su aplicación permitirá un mejor desempeño, lo cual redundará sin lugar a dudas en una
mayor rentabilidad del negocio”…
…”Nadie puede ser ajeno hoy a los retos que deben enfrentar las organizaciones,
fenómenos como la globalización, los altos costos de operación que han caracterizado a
73
nuestras organizaciones, entre otros, exigen replantear sus procedimientos, estilos
gerenciales, productos, minimizar costos y muchas otras…”
…“Existen otros elementos diferentes al entorno económico, que afectan y en muchos
casos determinan el funcionamiento de las organizaciones estos son la calidad y
características del personal que en ellas laboran, y quienes constituyen la fuerza creadora
e innovadora de una organización y el entorno social o sea la dinámica de la sociedad,
que como en el caso colombiano presenta una serie de características que no podemos
desconocer y que inciden directamente en el funcionamiento de las empresas, este
fenómeno se explica más claramente desde la teoría de sistemas la cual nos recuerda
que todo organismo vivo (las organizaciones) es afectado y afecta el ambiente donde se
desenvuelve, con razón se ha dicho que no es posible una organización sana en una
comunidad enferma. Todo lo anterior nos invita a pensar que la competitividad de una
organización no es posible alcanzarla solo desde el manejo de variable económicas sino
desde una visión integral tanto dentro de la organización, su gente, como fuera, la
sociedad y la comunidad donde ésta funciona….”
La Auditoría Social surge como la estrategia que permite a las organizaciones evaluar,
medir y controlar, con fines de mejoramiento progresivo, la gestión de lo social
entendiendo esta como la aplicación de políticas y prácticas relacionadas con las
personas tanto al interior como al exterior de ésta.
2.1.8 El Balance Social como Herramienta de Auditoría Organizacional
· 32 ·
Se habla de balance porque es posible confrontar unos resultados obtenidos con respecto
a unos presupuestos previamente definidos, su resultado al finalizar el período podrá
presentarse en términos de déficit o superávit en materia social. Finalmente con respecto
a la definición se puede agregar que los resultados finales del período respectivo se
constituirán en material de gran importancia para planear la gestión de la organización en
materia de lo social para el período siguiente, por ejemplo: redefinir políticas, priorizar
programas, modificar presupuestos, etc.
Para efectos de una mejor comprensión del tema se precisan algunos términos:
INFORME SOCIAL
74
Descripción pormenorizada de todas las actividades que en materia social desarrolla una
organización en un período determinado (un año).
BALANCE SOCIAL
Estado de pérdidas o ganancias en materia social, comparación entre presupuestos y
resultados después de un período determinado.
CONTABILIDAD SOCIAL
Proceso de cuantificación y medición de todas las cifras y datos referidos a lo social.
AUDITORÍA SOCIAL
Proceso de verificación y control de los resultados presentados en el Balance Social. Dar
fe de contenido.
2.2.8 OBJETIVOS DEL BALANCE SOCIAL
La implementación del Balance Social permite cumplir, entre otros, los siguientes
objetivos:
INFORMACIÓN
Permite brindar información a los diferentes sectores con los cuales tiene relación lo cual
a su vez genera valoración, reconocimiento, sentido de pertenencia, compromiso pero
especialmente es un medio que permite dar a conocer la función social que la
organización cumple no solo con su personal sino con su entorno. Es frecuente encontrar
organizaciones que desarrollan trabajos significativos en materia de protección del medio
ambiente, desarrollo de comunidades aledañas, obras de infraestructura, generación de
tecnología propia, innovación en sus productos, etc. pero que nadie conoce estas obras
pues no se ha tenido la cultura de informar respecto a estas realizaciones, perdiendo así
tanto la organización como la comunidad.
PLANEACIÓN
75
Uno de los beneficios y contribuciones mas significativas que aporta el Balance Social a la
organización es la posibilidad de planear su gestión a partir de la información que aporta
su metodología. Las cifras actualizadas, analizadas e interpretadas permitirán en una
primera instancia elaborar un diagnóstico de la realidad social de la organización y a partir
de este formular, para periodos posteriores planes y presupuestos sociales en aspectos
como: rediseño de políticas, optimización de recursos, priorización de programas o
actividades, todo lo anterior en concordancia con el plan estratégico de la compañía; lo
cual redundará en una gestión social más eficiente y productiva.
CONCERTACIÓN
Hablamos de concertación como acuerdo o convenio entre partes las cuales pueden ser,
en su momento, el sindicato, los proveedores, el gobierno, la comunidad, entre otros
sectores que interactúan con la organización. Lo anterior quiere decir que las cifras que
reporta el Balance Social pueden utilizarse como información valiosa para negociar entre
la organización y algún sector que así lo requiera. Por ejemplo en muchas organizaciones
esta información es de gran utilidad en un proceso de negociación laboral colectiva pues
permite mostrar tendencias, inversiones, demanda de servicios, necesidades reales y
prioritarias, cobertura en beneficios, etc. En otras oportunidades se podrá negociar
acuerdos con proveedores, el gobierno, entre otros.
Uno de los beneficios y contribuciones más significativas que aporta el Balance Social a la
organización es la posibilidad de planear su gestión a partir de la información que aporta
su metodología. Las cifras actualizadas, analizadas e interpretadas permitirán en una
primera instancia elaborar un diagnóstico de la realidad social de la organización y a partir
de este formular, para períodos posteriores, planes y presupuestos sociales.
2.9 REQUERIMIENTOS BÁSICOS PARA SU IMPLEMENTACIÓN
1. Existencia de una filosofía social: Es decir la organización debe otorgar valor a lo social,
lo cual se refleja en la definición de su visión, carta de principios o filosofía o cualquier otra
manifestación formal o informal pero que en el fondo supone compromiso con una gestión
social como parte de las responsabilidades reconocidas por la organización. Este
fundamento es necesario ya que el Balance Social evalúa la gestión social con fines de
76
mejoramiento y no tendría sentido evaluar una gestión si no se le otorga ninguna
importancia.
2. Compromiso de la Alta Dirección: Es importante tener en cuenta que la realización del
Balance Social supone, en ocasiones, cambios internos, ajuste de presupuestos,
redefinición de funciones, etc. todo lo cual es posible realizar si por parte de la alta
dirección existe el conocimiento y convencimiento de su importancia y de la necesidades
de realizarlos.
3. Compromiso Corporativo: El Balance social se concibe como un proyecto corporativo,
es decir involucra a toda la organización no solo en su realización sino en la definición y
cumplimiento de metas o presupuestos lo cual se asume como un compromiso
organizacional. Si bien en su ejecución la coordinación está a cargo de un área especifica,
sus metas y resultados comprometen a toda la organización.
2.10 METODOLOGÍA PARA SU ELABORACIÓN
Se sugiere aplicar una metodología que incluya los siguientes pasos:
1. Definición del área responsable: Si bien la elaboración del Balance Social exige la
participación de todas las áreas, como compromiso corporativo que es, también es cierto
que como proyecto debe ser orientado por un área específica la cual debe coordinar todas
las actividades, y los procedimientos requeridos para su ejecución.
Teniendo en cuenta que el Balance Social busca evaluar la gestión social de la
organización es, desde este punto de vista es lógico que su ejecución esté bajo la
responsabilidad del área que orienta y coordina la política social de la misma. En la
práctica encontramos que este proyecto es coordinado por áreas como Gerencia de
Recursos Humanos, Desarrollo Social, Comunicaciones, Gestión Humana, entre otras.
2. Definición del plan de trabajo: Esta etapa esta orientada a definir el período de tiempo
que se tomará para el diagnóstico inicial, es decir es necesario definir si se hará sobre la
información del año anterior, o sobre tiempo presente o bien pudiera proyectar el período
siguiente. Una vez definido el periodo que se tomará para el estudio, será necesario
elaborar un cronograma que permita orientar las diferentes actividades a seguir, como las
siguientes: elaboración del modelo específico que incluya las variables e indicadores que
77
interpreten las realizaciones de la organización, etapa de recolección de la información,
etapa de análisis e interpretación de cifras elaboración y presentación del documento
final.
3. Conformación del equipo: Teniendo en cuenta que el Balance Social pretende evaluar
el cumplimiento de la responsabilidad de la organización tanto en sus aspectos internos
como externos, y que estas actividades están relacionadas con distintas áreas de la
organización, es necesario conformar un equipo en el cual estén representadas. Algunos
miembros de este pueden ser: área de sistemas, área de contabilidad, administrativa,
gestión humana, relaciones con la comunidad, relaciones públicas, entre otras que serían
más específicas según el tipo de organización y su propio modelo de Balance Social. Es
importante tener en cuenta que después de conformar el equipo que con la orientación del
coordinador será el encargado de sacar adelante este proyecto.
4. Definición del modelo específico según la organización: Teniendo en cuenta que la
responsabilidad social que cada organización debe cumplir es diferente pues esta muy
asociada a su propia razón social, al sector al que pertenezca, al tamaño al área
geográfica donde está ubicada, entre otros aspectos, será necesario definir unas variables
e indicadores que interpreten específicamente la gestión realizada por cada organización.
Valga la aclaración de lo improcedente e inadecuado que seria utilizar por ejemplo el
modelo de variables e indicadores utilizados para evaluar la gestión de una Caja de
Compensación y utilizarlo para evaluar la gestión de una universidad, un banco o una
ONG, esto resultaría no sólo absurdo sino que se perdería el objetivo mismo del Balance
Social como ya se dijo anteriormente. Lo anterior nos permite deducir entonces la
necesidad de diseñar un modelo específico, es así como en la práctica se encuentran
modelos de Balance Social como: ONG, Cajas de Compensación Familiar, Empresas
Manufactureras, de Servicios, Sector Bancario, Sector Salud, Entidades de Servicio
Público, Sector Cooperativo, entre otros.
2.1.10 ¿CÓMO SE ELABORA EL MODELO ESPECÍFICO?
Se ha dicho anteriormente que las organizaciones existen en la medida en que se genera
una dinámica e interacción tanto al interior con su personal como al exterior con los
distintos sectores con los cuales tiene relación y que hacen posible el logro de los
objetivos organizacionales; es esta la razón por la cual se habla de unas variables que
78
miden la gestión en el área interna y otras en el área externa y cuyo objetivo será evaluar
y medir, para mejorar, la gestión integral de la organización.
Veamos cuales pueden ser algunas variables, por lo menos las mas generales, que una
organización puede evaluar en el área interna.
2.11 VARIABLES E INDICADORES DEL ÁREA INTERNA
Al área interna corresponden las distintas realizaciones que en beneficio del personal de
colaboradores realiza la organización; sin embargo es necesario realizar un diagnóstico y
caracterización de todo el personal con el fin de poder interpretar y relacionar
adecuadamente la información. Las variables e indicadores del área interna se han
agrupado o clasificado en tres grupos por afinidad así:
2.1.11 CARACTERÍSTICAS SOCIOLABORALES DEL PERSONAL.
De este grupo hacen parte todas aquellas variables que permiten adquirir un mayor
conocimiento del personal por ejemplo todos los aspectos demográficos: sexo, edad,
estado civil, nivel educativo procedencia geográfica, tipo de contrato; rotación de personal
identificando las diferentes causas; jornada laboral, tiempo extra, vacaciones; ausentismo
y sus diversas manifestaciones como incapacidades por diferentes causas; ausencias con
y sin permiso; régimen salarial incluyendo en éste las diferentes variaciones.
Con respecto a las prestaciones sociales; factor prestacional, tipo de prestaciones
sociales.
Relaciones laborales: huelgas demandas, reclamos, conflictos, porcentaje de participación
sindical. Es importante precisar que la información anterior no sólo es importante en si
misma, sino que permitirá cruzar información con datos posteriores lo cual posibilitara un
mejor diagnóstico y conocimiento de la organización. Por ejemplo la edad, el nivel
educativo o tiempo de servicio no solo son importantes como hechos laborales sino que
permitirán un mejor diagnóstico si se establece la relación por ejemplo con el ausentismo,
el desempeño laboral.
2.2.11 SERVICIOS SOCIALES QUE LA ORGANIZACIÓN PRESTA AL PERSONAL.
79
El propósito es poder evaluar todos los servicios y beneficios que ofrece la empresa como
un diagnóstico preliminar que permitirá realizar los ajustes requeridos para obtener una
mayor eficiencia y eficacia de los mismos. Se evalúan por ejemplo servicios como salud
en sus diferentes manifestaciones; medicina general, primeros auxilios, salud ocupacional
en sus diferentes formas, por ejemplo en medicina ocupacional se pueden evaluar
Controles periódicos, Programas de Medicina Preventiva, Programas de educación en
salud, enfermedades profesionales y sus causas; en Seguridad Industrial se pueden
evaluar por ejemplo los implementos de protección, manuales y normas de seguridad y en
Higiene Industrial factores de riesgo, estudios ergonómicos, entre otros aspectos propios
de cada organización. Otros aspectos que se evalúan en este grupo son por ejemplo la
vivienda; alimentación, transporte. Existen en las organizaciones otros beneficios que
usualmente no se cuantifican pero representan un significativo beneficio para el personal
y representan para la organización inversiones que se desconocen y que si agregan valor
a su desempeño frente al personal como asesorías tributarias, en derecho de familia, etc.
2.3.11 INTEGRACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL.
Existen otros beneficios que ofrece la empresa u organización al personal y que están
relacionados con su crecimiento y desarrollo y no solamente con la satisfacción de
necesidades básicas como puede referirse el ítem anterior. Estas variable e indicadores
corresponde a: comunicaciones, estrategias de participación, capacitación, entre otros. Un
aspecto importante en este punto es que tradicionalmente la capacitación se evalúa en
términos de # de programas e inversión solamente dejando de lado la evaluación de
aspectos cualitativos tan importantes como crecimiento del personal, logro de objetivos,
cambios a partir de la capacitación, maximización de recursos, etc.
2.12 VARIABLES E INDICADORES DEL ÁREA EXTERNA
Hemos dicho ya, que en esta área se pretende evaluar la gestión relacionada con los
diferentes sectores que hacen posible la existencia y desarrollo de la misma organización.
La proyección externa tiene un nivel de impacto diferente; con unos sectores es más
inmediata y con otros más indirecta, por ejemplo existe una relación más obligante con la
familia del colaborador, los accionistas, consumidores, proveedores, canales de
distribución, competencia, jubilados, acreedores, etc.
80
El nivel diferente de relacionamiento de la organización con los diferentes sectores ha
dado lugar a clasificar las variables e indicadores del área externa de la siguiente forma:
2.13 Tipos de relaciones de la auditoría social
2.1.13 Relaciones primarias.
Son aquellas que establece la organización en forma directa con sectores o públicos que
hacen posible su funcionamiento. Frente a cada uno de estos sectores se definen las
variables a estudiar las cuales buscan evaluar el cumplimiento de la responsabilidad
social de la organización con cada uno de ellos. Por ejemplo frente a la familia se pueden
evaluar servicios prestados en materia de salud, educación, recreación, préstamos
económicos, entre otros beneficios.
Frente a cada uno de ellos, y para efectos de su evaluación, se puede determinar por
ejemplo número de servicios, cobertura, inversión, causas que motivaron el servicio, entre
otros.
Los sectores que con más frecuencia se evalúan en el área externa son: jubilados,
accionistas, canales de distribución, acreedores, proveedores, consumidor final,
competencia.
Es importante dejar en claro que frente a cada uno de ellos es necesario identificar las
variables e indicadores que permitirán evaluar la gestión que la organización desarrolla
frente a cada uno de ellos con el propósito de establecer metas de mejoramiento
progresivo.
Aspectos que en general se evalúan son expectativas que estos sectores tienen frente a
la organización, servicios que ésta presta, cobertura, inversión, empleo generado,
programas especiales, créditos, entre otros.
1.2.13 Relaciones con la comunidad.
Uno de los sectores con los que interactúa la organización, y que merece especial
atención es la comunidad entendiendo ésta en tres dimensiones: local, sociedad y sector
público.
81
La comunidad local es el entorno geográfico más inmediato, es quien en muchos casos
recibe directamente los beneficios o perjuicios de la actividad industrial, es la que hace
posible el desarrollo de la organización aportando mano de obra, y quien genera
expectativas como generación de empleo, crecimiento, desarrollo del sector, etc. Algunas
de las variable a estudiar son: empleo generado tanto directo como indirecto, obras de
infraestructura (alumbrado público, escuelas, unidades deportivas, carreteras, puestos de
salud), protección del medio ambiente, desarrollo de líderes, etc.
Con respecto a la sociedad: desarrollo de nuevos productos que pueden implicar
generación de empleo, desarrollo de tecnología propia, sustitución de importaciones lo
cual permite ahorro de divisas, programas especiales de desarrollo de la sociedad como
campañas institucionales de beneficio común, etc.
Frente al sector público: pago de aportes para fiscales, impuestos, participación en
proyectos de interés público.
2.3.13 Relaciones con otras ins