Técnicas y Herramientas de Planeación

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En el proceso administrativo se tiene como una etapa inicial la planeación y
esta consisten en la formulación del estado que sea desea en un futuro para la
organización y con base en este se plantean algunos cursos alternativos de acción,
para evaluarlos y así definir cuáles son las estrategias adecuadas para alcanzar los
objetivos propuestos.
La planeación implica la creación de un futuro desde el presente con una
visión prospectiva, es decir, como una prolongación de éste, por lo que comprende
el establecimiento anticipado de los objetivos y metas.
Para llevar a cabo una planeación adecuada, existen distintas técnicas y
herramientas que permiten que ésta se lleve a cabo, por ello, en este artículo se
analizarán todas y cada una de ellas.
La aplicación de una u otra dependerá de algunos factores importantes, como
lo son el tamaño de la organización, el giro de la misma, etc.
Palabras clave:
- Planeación
- Técnicas
- Herramientas de planeación
- Planeación estratégica
- Administración
- Planeación táctica u operacional
HERRAMIENTAS DE LA PLANEACIÓN
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HERRAMIENTAS DE LA PLANEACIÓN
Generalidades
La planeación es una función administrativa que se encarga de suministrar
los medios con los que los recursos humanos manejan los problemas de un
ambiente ya sea complejo, dinámico y/o siempre constante.
Es decir, todo un conjunto de estrategias, programas, procedimientos, metas,
políticas y objetivos de una organización.
En otras palabras, planear significa determinar en el presente cuáles son las
acciones futuras que se van a realizar, a partir de un objetivo que sea fijado con
anterioridad.
Así, entonces los objetivos y propósitos de la planeación son:
De objetivos: Para que sean significativos, estos deben de ser claros,
alcanzables y medibles.
De contribución al objetivo: Promover al cumplimiento de los objetivos
empresariales.
De primacía de la planeación: La planeación precede a todas las demás
actividades administrativas.
De eficiencia de los planes: La eficiencia de los planes se mide según su
contribución a propósitos y objetivos en la empresa.
(UNAM, 2014)
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Tipos de planeación
Planeación estratégica
Es un proceso permanente y continuo a través del tiempo, que pone en
marcha la dirección de las organizaciones para abordar con el mínimo de riesgos en
el futuro.
Posee su fundamento en el análisis de la organización, desde un punto de
vista interno y contemplado desde el contexto del mismo, los resultados derivados
de este análisis plasmados en objetivos a largo plazo, los cuales deben de ser
medibles y viables, además de que materializan las estrategias con sus indicadores
respectivos y metas, las cuales permiten hacerle un seguimiento al proceso.
(Gutiérrez Betancur, 2007)
Herramientas de la planeación estratégica
Metodología FODA
El acrónimo de FODA define cuatro conceptos que son fundamentales para la
organización:
Fortalezas: Aspectos positivos de la organización y que son dignos de
mantener.
Oportunidades: Aspectos o situaciones que ofrece el medio y que son
favorables para la empresa.
Debilidades: Son de carácter interno ya que son los puntos débiles de la
organización.
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Amenazas: Son los obstáculos que se presentan a largo plazo que evitan el
logro de los objetivos organizacionales.
Pasos para la implementación de una planeación estratégica
1. Misión de la empresa
2. Identificación de las unidades estratégicas del negocio
3. Investigación de mercado
4. Fijación de los objetivos para cada unidad estratégica del negocio
5. Cálculo de la tasa de crecimiento de la organización
6. Comparar el crecimiento sostenible con el crecimiento esperado de la
demanda
7. Cambio en las políticas de la organización
8. Matriz de BCG (Boston Consulting Group)
9. Estudio de la competencia
10. Estrategia corporativa
(Universidade de Clea, s.f.)
La estrategia corporativa es «un patrón de decisiones que determina y
revelas los objetivos, propósitos o metas, así mismo, se encarga de producir las
políticas y planes para alcanzar las metas, define la esfera de negocios a que aspira
la organización» (Gutiérrez Betancur, 2007)
Planeación Operacional
Consiste en establecer la aplicación del plan estratégico conforme a los
objetivos específicos, al igual que la estratégica, debe de ser sencilla, fácil de
entender para todas las personas o participantes, y permitir que sepan las
actividades que se deben de realizar y el tiempo del que disponen para
completarlas.
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Estos planes operativos pueden variar desde cronogramas simples que
identifiquen los eventos s importantes hasta los más complejos que sean
capaces de señalar con gran detalle qué va a suceder en fechas determinadas.
(UNAM, 2014)
Planeación Táctica
Este tipo es efectuado en el ámbito departamental, ya que consiste en
efectuar planes a corto plazo (un año o menos) hacia el futuro, suele usarse para
describir lo que la organización debe de hacer para tener éxito en ese tiempo.
Sus características principales son:
Es proyectada para el mediano plazo, regularmente anual.
Cubre cada departamento, sus recursos y además se preocupa por alcanzar
objetivos.
Esta planeación se define en cada uno de los elementos de la empresa.
A continuación se presenta un cuadro comparativo entre los principales tipos de
planeación:
Figura 1 Cuadro comparativo tipos de planeación (Universidade de Clea, s.f.)
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Herramientas y técnicas de planeación
De acuerdo a Münch Galindo, los tipos o métodos de planeación se dividen
en tres categorías:
Cualitativos: O comúnmente conocidos como métodos de investigación, entre
los más conocidos se encuentran los grupos T, lluvia de ideas, técnicas de
juegos, puntos débiles, puntos fuertes, en su mayoría son estudiados a través
de casos y dramatizaciones.
Cuantitativos: Como la investigación de operaciones, apoyada en los árboles
de decisión, teoría de colas, redes, etc. Pueden ser computarizados o
manuales.
De ingeniería económica: Utilizando métodos o cnicas financieras como el
VPN (Valor Presente Neto), análisis de recuperación, punto de equilibrio y la
tasa interna de retorno.
(Münch Galindo, 2006)
Entre sus principales herramientas y técnicas se encuentran:
Diagramas de flujo
Manuales de políticas y objetivos
Gráficas de Gantt
Ruta crítica o Método de Camino Crítico
Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT)
Todas estas técnicas de igual manera sirven para el control. (UNAM, 2014)
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Gráfica de Gantt
Es una herramienta que le permite a un usuario modelar la planificación de
tareas necesarias para la realización de un proyecto, fue inventada por Henry L.
Gantt en el año de 1917.
Debido a la relativa facilidad con la que se puede crear, esta herramienta es
utilizada por casi todos los directores de proyectos, ya que le permite realizar una
representación gráfica del progreso del proyecto, pero también es un excelente
medio de comunicación entre las personas que estén involucradas en el proyecto.
(Kioskea.net, 2014)
Los pasos para llevarla a cabo son:
1. Detallas las actividades que se realizarán
2. Colocarlas en orden
3. En el eje horizontal se colocarán las unidades de tiempo
4. En el eje vertical, las actividades en forma ordenada
5. Determinar el tiempo para cada actividad
6. Representar ese tiempo con barras horizontales
(UNAM, 2014)
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Ruta crítica (CPM)
El método de Ruta crítica (equivalente a sus siglas en inglés CPM, Critical
Path Metod) es muy utilizado para el desarrollo y control de proyectos, su objetivo
principal es determinar la duración de un proyecto, entendiendo éste como una
secuencia de todas las actividades que están relacionadas entre sí, en donde cada
una tiene duraciones estimadas. (Investigación de operaciones.net, s.f.)
Esta técnica es utilizada para planear y llevar a cabo un control del tiempo
acerca de las actividades a desarrollar en un proyecto, asimismo, se determinan los
costos que se esperan para cada una de ellas. En la ruta crítica, solo se hace una
estimación probable del tiempo para cada actividad. (UNAM, 2014)
Figura 2 Elementos para diseñar una ruta crítica (UNAM, 2014)
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Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT)
Tiene un parecido con la cnica de CPM, pero su principal diferencia radica
en además de las actividades, se determinan los costos esperados para cada una
de las actividades, además en lo que se refiere al tiempo, se lleva a cabo en base a
tres estimaciones (el tiempo óptimo, el probable y el pesimista) para obtener un solo
tiempo de estimación.
El PERT es utilizado cuando no se tiene experiencia previa para realizar
programas, o cuando existe diferencia de opiniones con respecto a los tiempos.
La red PERT (a veces llamada gráfico PERT) consta de los elementos
siguientes:
Tareas (actividades o etapas), son representadas por una flecha. Se le
asigna a cada una un código y una duración, aunque la longitud de la flecha
es independiente de la duración de la tarea.
Etapas, inicio y final de cada tarea, cada tarea tiene una etapa en la que
inicia y otra en la que finaliza, generalmente están representadas por un
círculo.
Tareas ficticias, son simbolizadas con una flecha punteada, que indica las
limitaciones de las cadenas de tareas entre ciertas etapas.
(CCM High-Tech, s.f.)
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Boston Consulting Group
Esta matriz se encarga de mostrar los vínculos entre la tasa de crecimiento
de un negocio y la posición relativa competitiva de la organización, la cual está
identificada por su participación en el mercado.
Por lo general, los negocios que se encuentran en el cuadrante del signo de
interrogación tienen una débil posición en el mercado y una elevada tasa del
crecimiento, requieren de inversiones en efectivo para que puedan convertirse en
estrellas, que es donde se encuentran los negocios con una gran posición de
crecimiento y que son muy competitivos, tienen además oportunidades de
crecimiento y utilidades.
Las vacas, tiene una posición competitiva fuerte y una tasa de crecimiento
baja, están bien establecidas en el mercado y tienen posibilidades de fabricar
productos a un bajo costo, por lo que estos negocios proporcionan el efectivo
necesario para su operación.
Los perros, son negocios que tienen una tasa baja de crecimiento y una
escasa participación en el mercado, además no son muy rentables por lo que deben
liquidarse. (UNAM, 2014)
Figura 3 Matriz de Boston Consulting Group (UNAM, 2014)
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Conclusión
La utilización de estas técnicas dependede varios factores como lo son el
tamaño de la organización, factores externos, internos; dependerá también de las
decisiones que tome el administrador, del giro de la empresa, la posición en el
mercado, los recursos y la proyección de los resultados esperados.
La planeación es una actividad que es inherente a todos los seres humanos y
por lo tanto, al desarrollo de toda función.
Su función e intervención en todas las áreas es muy importante, ya que todas
tienen objetivos y metas a alcanzar, las áreas funcionales son: mercadotecnia,
finanzas, producción y recursos humanos.
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Propuesta de tema de tesis
Implementación de una estrategia Océano Azul en una PyMe de la región.
Objetivo General
Analizar la viabilidad e implementación de una estrategia de océano azul en una
organización de la región de Orizaba para la creación de una ventaja competitiva.
Agradecimientos
Al Tecnológico Nacional de México por ser mi alma máter y al Dr. Fernando Aguirre
y Hernández por su apoyo y motivación para realizar estos artículos en la materia de
Fundamentos de Ingeniería Administrativa.
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Referencias
CCM High-Tech. (s.f.). Recuperado el Mayo de 2016, de
http://es.ccm.net/contents/582-metodo-pert
Gutiérrez Betancur, J. F. (2007). Herramientas diagnosticas para la planeación.
Ponencia IV Simposio mundial de actividad física y empresa deportiva (pág.
29). Melilla, España: Esp. Administración Deportiva .
Investigación de operaciones.net. (s.f.). Recuperado el Mayo de 2016, de
http://www.investigaciondeoperaciones.net/cpm.html
Kioskea.net. (Julio de 2014). Recuperado el Mayo de 2016, de
http://es.ccm.net/contents/gestion-de-proyectos-1343593641#580
Münch Galindo, L. (2006). Fundamentos de Administración. México: Editorial Trillas.
UNAM. (20 de Marzo de 2014). Universidad Nacional Autónoma de México.
Recuperado el Mayo de 2016, de Facultad de Contaduría y Administración:
http://fcaenlinea.unam.mx/2006/1231/docs/unidad3.pdf
Universidade de Clea. (s.f.). Educación Online México-Bogotá. Recuperado el Mayo
de 2016, de
http://clea.edu.mx/biblioteca/Seminario%20de%20teoria%20administrativa%2
0capI.pdf
HERRAMIENTAS DE LA PLANEACIÓN
Fundamentos de Ingeniería Administrativa
Por: Sánchez Ávila María Fernanda
2016
Instituto Tecnológico Nacional de México
Maestría en Ingeniería Administrativa
Índice
Introducción ................................................................................................................ 2
Generalidades ............................................................................................................ 2
Tipos de planeación ................................................................................................... 3
Planeación estratégica ........................................................................................... 3
Herramientas de la planeación estratégica ............................................................. 3
Metodología FODA ............................................................................................. 3
Pasos para la implementación de una planeación estratégica ............................... 4
Planeación Operacional .......................................................................................... 4
Planeación Táctica ................................................................................................. 5
Herramientas y técnicas de planeación...................................................................... 6
Gráfica de Gantt .................................................................................................. 7
Ruta crítica (CPM) ............................................................................................... 8
Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT) .................................. 9
Boston Consulting Group .................................................................................. 10
Conclusión ............................................................................................................... 11
Índice de Ilustraciones
Figura 1 Cuadro comparativo tipos de planeación (Universidade de Clea, s.f.) ......... 5
Figura 2 Elementos para diseñar una ruta crítica (UNAM, 2014) ............................... 8
Figura 3 Matriz de Boston Consulting Group (UNAM, 2014) .................................... 10
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Sánchez Ávila María Fernanda. (2016, mayo 20). Técnicas y Herramientas de Planeación. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/tecnicas-herramientas-planeacion/
Sánchez Ávila, María Fernanda. "Técnicas y Herramientas de Planeación". GestioPolis. 20 mayo 2016. Web. <http://www.gestiopolis.com/tecnicas-herramientas-planeacion/>.
Sánchez Ávila, María Fernanda. "Técnicas y Herramientas de Planeación". GestioPolis. mayo 20, 2016. Consultado el 1 de Octubre de 2016. http://www.gestiopolis.com/tecnicas-herramientas-planeacion/.
Sánchez Ávila, María Fernanda. Técnicas y Herramientas de Planeación [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/tecnicas-herramientas-planeacion/> [Citado el 1 de Octubre de 2016].
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