Coaching y Empowerment. Herramientas básicas de la Administración Moderna

INTRODUCCIÓN

En la era actual, las empresa suelen ser cada día más competitivas, los mercados sufren riñas más feroces, como ley de la naturaleza únicamente  sobrevivirán  los más fuertes y que puedan adaptarse al cambio.

Uno de los ejemplos más claros es, en el ámbito de la administración, existen miles de empresas que continúan ejerciendo una administración común, aplicando una fórmula que les ha resultado satisfactoria y rentable, sin embargo las empresas que fomentan  una  proyección  a futuro   empiezan  a  apostar por   las  denominadas herramientas modernas de la administración.

Es un conjunto de técnicas que buscan potenciar los recursos con los que cuenta la empresa, durante este artículo serán descritas dos de las más significativas de ellas, es decir: El Coaching y el Empowerment así como  una descripción clara de ambas para la posible aplicación.

Es importante mencionar que estas dos técnicas o teorías se encuentran completamente direccionadas   a resaltar y exponenciar las características que el capital humano de una empresa posee, con  el fin  de facultar al personal para obtener una mejor capacidad de respuesta y puedan afrontar con  mayor entereza los requerimientos de la organización.

Estas teorías surgen bajo la necesidad de la falta de control sobre el desempeño de los colaboradores, la falta de  compromiso de los mismos al basar sus actividades en recompensas salariales,  bonos o  pensiones,  trabajan  asumiendo  la  mínima responsabilidad  y poseen una gran resistencia al cambio.

LIDERAZGO  ORGANIZACIONAL

Para  que  una organización  resulte  funcional  y  rentable  es necesario  que  se encuentre   bien  direccionada  hacia los objetivos  fijados,    para alcanzar  dichos objetivos  los  recursos con  los  que cuenta la  empresa tienen  que funcionar  en perfecta sincronía, los procesos de producción, de ventas, compras, cobranza, etc. la alta gerencia deberá ser capaz de conducirlos hasta tal fin.

Por  tal motivo es necesario que en ese puesto existan líderes natos, capaces de desarrollar proyectos innovadores, que sean proactivos, empático, pero sobre todo cuenten con apertura adecuada a las ideas de sus colaboradores.

La pronta capacidad de respuesta antes las exigencias y esperanzas de los clientes demandan  una  mayor eficiencia  en los  proceso y  por  lo  tanto en la  toma de decisiones.

Es por eso que las herramientas de la administración moderna hacen la invitación al manejo del empowerment para su desarrollo e implantación en las áreas de interés.

¿QUÉ ES EL EMPOWERMENT? Y ¿CÓMO SE MANEJA?

“El empowerment quiere decir potenciación o empoderamiento que es el hecho de delegar poder y autoridad al personal y de conferirles el sentimiento de que son dueños de su propio trabajo” Johnson (2003).

Es la estrategia de administración que motiva a la formación de equipos de trabajo en los cuales su líder será capaz de tomar decisiones sin necesidad de consultar al superior directo, de esta manera los colaboradores generarán un sentido de pertenencia, sintiéndose más comprometidos con la calidad del trabajo que desempeñan, adquiriendo sus responsabilidades con más entereza.

La característica principal de esta herramienta consiste que derogar a cada grupo de trabajo cierta cantidad de autoridad para tomar las decisiones asociadas con la actividad que se encuentran desempeñando, lo que conlleva a la asignación directa de responsabilidades.

Cada equipo es el encargado de dar solución a los conflictos presentados brindando estrategias creativas, en diversas ocasiones los grupos intercambian integrantes para dar un  “refresh” al ambiente y den pauta a la formulación de nuevas ideas, generando también una actitud  proactiva y positiva por parte de los integrantes.

¿CÓMO MOTIVAR A UN EMPLEADO  EN LA PARTICIPACIÓN DE EMPOWERMENT?

Los colaboradores de una empresa son motivados por la proyección de una carrera mediante:

• Entrenamiento Cruzado: En esta  etapa se brinda  la  oportunidad  a los colaboradores  participantes  de ampliar  sus habilidades  y  conocimientos debido a la colaboración con otros grupos de trabajo, sacándolos así de su zona de confort.
• Rotación de puestos: El colaborador aplicará y afianzará los conocimientos adquiridos en la etapa anterior.
• Participación: Mediante la  generación  de  lluvia  de  ideas  se logra   un consenso para solventar problemas de manera más rápida y eficiente.
• Delegación y enriquecimiento de puestos: El alcance de un determinado puesto se verá incrementado de manera paulatina, generando más responsabilidades mediante la aplicación de nuevos conocimientos pero con ello la proyección de mayores beneficios personales.

El  grupo   de  empowerment  tomará  las  decisiones  con   base  a  experiencias anteriores, es decir el conocimiento se irá acumulando.

Cada uno  de los grupos generados contará con  un dirigente o líder quien será el encargado de buscar además de las soluciones a los conflictos que se les presenten el desarrollo profesional de los colaboradores a su cargo.

CARACTERISTICAS DEL LIDER EMPOWERMENT

• Visionario: Tendrá que prever los posibles problemas con los que se topará el grupo de trabajo,  explotando  las  capacidades  de los  colaboradores  e incentivando la creación de nuevos conocimientos entre ellos.
• Apertura al conocimiento: Debe tener pleno conocimiento de las capacidades y conocimientos que posee, al mismo tiempo de las deficiencias que tiene, brindando apertura a colegas con  mayor noción  del  tema a brindar una solución.
• Facilitador: Será un líder que guíe a los  colaboradores,  que no  imponga obligaciones  o  conductas si  no  que desarrolle  estrategias  para alcanzar objetivos mediante la participación del grupo.
• Instructor: Será capaz de expandir conocimiento entre el grupo, realizando intercambio de información e interacción entre ellos mismos.
• Empático: Brindará apoyo a  los  integrantes  de  su  equipo,  corrigiendo carencias y subsanando deficiencias incluso emocionales.
• Compartido: Será capaz  de  realizar  una  distribución  ecuánime  de las responsabilidades  y  autoridad  a cada uno  de los  integrantes  del  grupo, realizando también estímulos emocionales.

FUNCIONES PRINCIPALES DEL EMPOWERMENT

• Implementar la creatividad entre los colaboradores, así como el desarrollo de la innovación.
• El trabajo en equipo es fundamental para la toma de decisiones.
• La colaboración de los trabajadores es maximizada así como su desempeño laboral.
• La democracia impera en los líderes de grupo.
•  Genera  colaboradores proactivos.
•  Genera sentido de pertenencia y autodisciplina.
• Cada integrante es  responsable   de  resolver   los   problemas   que se  le presenten.
• El trabajo realizado   por   cada  miembro   es  el   adecuado  para  que  la organización funciones de la manera adecuada, no solo llevan a cabo el que se les indica.
•  Se genera un adecuado clima organizacional.

TIPS PARA CONSEGUIR UN ADECUADO TRABAJO DE EMPOWERMENT

• Es importante que la alta gerencia tome muy en serio a los grupos de trabajo, por lo que deberá asistir  de manera recurrente a las  juntas  de trabajo, haciendo reconocimientos al desempeño y objetivos alcanzados.
•  Realizar retroalimentación con los integrantes de los diferentes equipos.

COACHING

El  coaching  está  ligado  estrechamente a la  psicología  tratando de explotar  al máximo las habilidades y características individuales para alcanzar los objetivos establecidos, en la orientación realizada en el rubro  empresarial, dio sus inicios en la década de los 80´s en eventos sobre liderazgo.

Esta técnica abarca grupos de colaboradores, con un tipo de liderazgo determinado, en los cuales se motiva a los participantes a través de “feedback” positivo realizado en base a técnicas de observación

Está técnica  específica que el  término coaching  no deberá ser aplicado  a menos que ocurra alguna transformación positiva en la manera de realizar una actividad, las técnicas de coaching se centran en:

• Visión y planeación estratégica siempre en pro de la mejora empresarial.
• Desarrollo continuo de  la   capacidad   individual   de  los   colaboradores motivando el sentido de pertenencia y la capacidad de asimilar el concepto de calidad como  parte fundamental de las actividades que desarrollan.
• Entendimiento de la fuerza resultante de la sinergia de trabajo en equipo, con la obtención de múltiples beneficios y cumplimiento de metas.

Es realizado por un especialista en diversos rubros cuya finalidad sea realizar una capacitación para alcanzar un objetivo.

“El coaching  es un  proceso de entrenamiento personalizado y confidencial que cubre el vacío existente entre lo que es ahora y lo que se desea ser” Poves, (2005)

Por   lo  que  podemos  discernir  es  que nos ayuda a  desarrollar  capacidades, indicando situaciones o elementos que el individuo se niega a observar, apoya la generación  de  ideologías  de  comportamiento  y  motivantes  para  el   desarrollo profesional y personal, incrementando la confianza en sí mismo y el entorno en el cual se desenvuelve el individuo.

Algunos  autores  manejan  el  hecho  que  el  personal  que  recibe  un  adecuado coaching será capaz  de alcanzar resultados  que pudiesen parecer inalcanzables en otro momento.

OBJETIVOS DE COACHING

• Incrementar la eficiencia del recurso humano dentro de las organizaciones, mediante una estimulación directa del mismo.
• Incentivar la creatividad de los colaboradores dentro de grupos de trabajo, llevando a cabo la ubicación adecuada de cada uno de ellos como  parte de la organización, previa evaluación de habilidades y conocimientos.
• Optimizar la comunicación organizacional realizando una idea general de un gran equipo, trabajando para un solo fin.
• Incrementar las capacidades de los líderes de grupo o sectores, enfatizando en la empatía hacia sus colaboradores cercanos.
• Difundir la motivación  hacia  cada uno  de los  colaboradores,  mejorando  el clima motivacional.
• Fincar el sentido de pertenencia en cada uno de los colaboradores, mediante difusión de la misión, visión y objetivos de la organización.
• Aumentar el valor corporativo de la organización al solidificar valores como lealtad, confianza, respeto mutuo   y  responsabilidad  en cada uno  de los colaboradores de la misma.
• Fomentar un adecuado clima laboral haciendo que el personal se sienta más cómodo y proporcione mejores resultados.
• Eliminar las fronteras o limitaciones  que cada individuo  posee mediante  el estímulo   generando una mejor autoestima.
• Crear interacción  entre todos los  integrantes  de la  organización  para la obtención de conocimiento generado de las experiencias de los demás.
• Eliminar la inseguridad  de los  colaboradores  referente  a cambios  en la estructura organizacional.

GENERALIDADES DEL COACHING

Como  en cualquier  otra herramienta  utilizada,  el  coaching  cuenta con    algunas características especiales, dentro de las cuales podemos mencionar:

• Es una actividad   que  se  realiza   de  manera  personal   por   medio   de conversaciones, cuya finalidad es difundir conocimiento mediante diversas ejemplificaciones y observaciones.
• Las charlas y  consejos  emitidos  son realizados  con   base a conductas previamente observadas que han sido comparadas con experiencias previas o procesos similares,  en síntesis  por  medio  de estas  pláticas  el  individuo logra percatarse de aspectos negativos que forman parte de su cotidianeidad laboral.
• El individuo desarrollará   sus  propias   conjeturas   e  incrementará   sus habilidades por medio de las experiencias generadas, el coach únicamente servirá de guía.
• La empatía es parte fundamental, promoviendo el respeto y comunicación entre todos los integrantes para favorecer el mejor clima laboral creando aprecio entre los integrantes.
• El coach deberá tener la  habilidad  de escuchar las  sugerencias  de los trabajadores,  brindar  retroalimentaciones  para lograr  un  aprendizaje,  su función vital es enfatizar en los puntos que el personal pasa desapercibido y que se encuentran generando algún tipo de problema al desempeño de sus actividades y por ende a la organización.
• Se realiza una división de responsabilidades entre el personal con el cual se está trabajando y el supervisor directo quienes continuaran en constante interacción, delegando en ellos la responsabilidad de mejora continua.

Para que una empresa resulte funcional y siempre en pro  de mejora continua es necesario  que el  papel  de coach sea  adquirido  por  los  supervisores  directos, quienes tendrán la responsabilidad de obtener las capacidades máximas de cada individuo a su cargo.

Por lo que es necesario que ponga en práctica los siguientes principios:

• Claridad: Un coach debe asegurarse que sus  colaboradores  entienden plenamente lo que les desea transmitir, de no  ser así podrían continuar actuando de manera equivocada.
• Apoyo: Facilitar los   medios   y  materiales   necesarios   para  el   correcto desempeño de sus actividades.
• Confianza: Un coach debe creer en su equipo de trabajo y en las habilidades de cada uno de ellos, deberá resaltar  los  éxitos  obtenidos  y  brindar  un reconocimiento adecuado.
• Reciprocidad: Deberá existir tal  principio  que los  ayude a pensar en los trabajadores y viceversa, en definir los objetivos organizacionales y relacionarlos con los individuales.
• Empatía: Conocer las características de los integrantes del equipo, puntos de vista, opiniones, que  reflejen  la  realidad  del  clima  laboral  y  de los procesos.
• Riesgo: Promulgar que los errores cometidos son causantes de aprendizaje y no de  reprimendas,  siempre  y  cuando se  adquiera  conocimiento  y compromiso por parte de los colaboradores implicados.
• Paciencia: La confianza que el equipo de trabajo deposite en un coach no deberá ponerse en riesgo debido a la  toma de  decisiones  viscerales  y espontáneas.
• Confidencialidad: Cada individuo  debe tener la certeza que el  coach no divulgará ninguna información brindada, ya sea de índole personal o laboral.
• Respeto: El coach se conducirá en todo  momento con  respeto hacia  sus colaboradores los cuales lo harán del mismo modo.

¿CÓMO SABER DÓNDE APLICAR EL COACHING?

Es necesario realizar una valoración de la organización antes de aplicar este tipo de herramientas, para tener una certeza si es o no funcional.

• Cuando esté próximo a existir un cambio dentro de las organizaciones, es decir traslado por parte de personal indispensable, por jubilaciones o fusión de empresas, es necesario tomarlo  en consideración  cuando exista  un cambio que represente retos a la compañía
• Cuando la organización  llega  a la  conclusión  que  debe  aumentar las habilidades y conocimientos del capital humano, debido a la necesidad de rotación de puestos o cambios internos.
• Cuando la comunicación organizacional  actual  sea deficiente  y derive  en malos entendidos o interrupción del proceso adecuado de producción.
• Cuando exista deficiencia de motivación  a los  trabajadores  o  sentido  de pertenencia a la organización.
• Cuando existan desavenencias entre los colaboradores que puedan afectar los intereses organizacionales.
•  Como  prevención de posibles desavenencias entre los colaboradores.

PASOS PARA REALIZAR UNA IMPLANTACIÓN

Goldsmith (2003)  señala que para que la técnica del coaching pueda ser implantada de manera adecuada se debe realizar la implantación de los siguientes pasos:

• Saber cuáles son las características principales con las que debe contar un supervisor para realizar de manera correcta sus actividades.
• Diseñar un “feedback” eficaz en las relaciones con los colaboradores.
• Solicitar el análisis de la situación de la empresa a una persona ajena a la compañía.
• Realizar clasificación de resultados y determinar  las  áreas  de oportunidad para mejora.
• Realizar una estrategia donde se intervengan las áreas de oportunidad.
• Realizar conciliación entre los supervisores y los colaboradores directos en busca de ideas para mejorar el desarrollo de las actividades.
• Elaborar un programa de actividades y dar seguimiento a las mismas para identificar las mejoras.
• Analizar los resultados  cada tres meses, si  el  supervisor  ahora coach ha realizado  las  actividades  de forma  adecuada  las  mejoras  deberán  ser significativas, en caso contrario intentar re direccionar el camino, la retroalimentación servirá para incrementar los resultados obtenidos.