Un sistema de información gerencial para selección de personal. Caso Universidad de Carabobo

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Propuesta de un modelo de sistema de
información gerencial para mejorar el proceso de
selección de personal en la dirección de relaciones
de trabajo de la Universidad de Carabobo
Tabla de contenido
ALCANCE .......................................................................................................... 6
OBJETIVOS ....................................................................................................... 8
JUSTIFICACION ........................................................................................... 8
ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS ........................................................................... 10
Niveles de los Sistemas de Información ...................................................... 14
Sistemas de Información Gerencial ............................................................ 15
DIAGNOSTICO ................................................................................................ 18
PROPUESTA .................................................................................................... 29
RECOMENDACIONES ....................................................................................... 37
INTRODUCCION
En la actualidad, nos hemos visto en la necesidad para poder estar en un
mundo globalizado en la utilización de los sistemas, estos a su vez ayudan a dar
respuestas mas efectivas a nuestros clientes.
Esta investigación ayudará a generaciones futuras como base primordial
para el entendimiento de los procesos integrados en la gestión de recursos
humanos, específicamente en el proceso de selección de personal. Este estudio
se realizó en la Dirección de Relaciones de Trabajo, específicamente en el
proceso de Selección de personal.
ANTECEDENTES
Para sustentar esta investigación se tomaron como antecedentes diversos
estudios previos, tesis de grados y opiniones, de algunas teorías relacionadas con
los Sistemas de Información Gerencial.
2
Los antecedentes que a continuación se citan, proporcionan a la
investigación una base teórica que sustenta la problemática planteada.
Propuesta de un Sistema de Información Gerencial para la Toma de
Decisiones de la Gerencia de Recursos Humanos, Granados Andrés,
Universidad de Carabobo Valencia Venezuela (2000). El presente trabajo de
investigación tenia como principal objetivo proponer un Sistema de Información
Gerencial para la Toma de Decisiones en la Gerencia de Recursos Humanos que
facilite la integración de los datos, la almacene y la haga disponible para ayudar en
la toma de decisiones de los Gerentes de Recursos Humanos, a través de un
Sistema de Información Gerencial Integral para la toma de decisiones denominada
WAREHOUSE. El diseño de la investigación estaba conformado por 20 personas
que laboran como Gerentes de Recursos Humanos, los cuales están involucrados
con un uso de los Sistemas de información siendo la muestra censal. La técnica
de recolección de datos consistió en la aplicación de una encuesta estructurada en
10 preguntas para respuestas cerradas y abiertas. La técnica de análisis estaba
basada en la obtención de porcentajes para cada factor que tiene el instrumento y
la complementación de un análisis de preguntas abiertas y reforzado con la
construcción de gráficos De los resultados derivan las conclusiones, las cuales
permitieron presentar una propuesta de un Sistema de Información Integral de la
Gerencia de Recursos Humanos facilitando para ella la integración de la
información con la toma de decisiones sobre la base WAREHOUSE Data Sistem.
3
Diseño de un Sistema Automatizado de Información Gerencial para la
Planificación Estratégica de los Recursos Humanos de Mavesa, S.A., Martell
Migdalia, Universidad Bicentenaria de Aragua Valencia Venezuela (1999). El
objetivo general de este trabajo fue proponer un Diseño de un Sistema
Automatizado de Información Gerencial para la Planificación Estratégica que
facilite la Toma de Decisiones en la Administración de Recursos Humanos de
Mavesa. Este sistema buscaba evaluar y seleccionar el personal que estaba
capacitado para ocupar un cargo determinado, controlar la información referente al
entrenamiento y/o especialización del personal de la empresa, mantener un
archivo del personal elegible, así como obtener, a través de consultas, reportes y
gráficos toda la información necesaria para elaborar un plan estratégico Y realizar
una mejor toma de decisiones, permitiendo de esta forma solventar los problemas
existentes en el sistema estudiado. El resultado que se obtuvo fue el de minimizar
los tiempos de respuestas en la selección del personal, así como un control del
entrenamiento que se realizó la medición de las horas hombres utilizadas en
entrenamiento entre otros, lo que contribuyó con la obtención de la información
precisa y oportuna para una adecuada toma de decisiones En conclusión el
sistema propuesto contribuyó con un cambio radical en el desenvolvimiento de las
actividades para el logro de una mejor Planeación Estratégica de los recursos
humanos; habiendo resultado la propuesta factible económicamente técnicamente
y psicosocialmente.
Diseño de un Sistema de Información Gerencial que sirva de apoyo en
la Toma de Decisiones a la Alta Gerencia del Grupo Químico, Naranjo A.
4
Yubiry G. Universidad Bicentenaria de Aragua Valencia Venezuela (1998). En
esta investigación se propuso un sistema automatizado que permitiera el manejo
de la información en forma gráfica y resumida para dar apoyo a las toma de
decisiones por parte de la alta gerencia del grupo químico para mejorar el manejo
del negocio, para lograr su objetivo se estudio el funcionamiento del sistema actual
que poseían (sus debilidades y fortalezas, los requerimientos de la información por
parte de la gerencia, las áreas que formarían parte del sistema de apoyo
gerencial). La investigación es de tipo descriptiva dentro de la modalidad de
proyecto factible, donde se recomendó al finalizar el diseño del Sistema de
Información Gerencial, su implantación con la finalidad de que la alta gerencia
cuente con una herramienta poderosa en el manejo de información, la creación de
otros modelos por Area del negocio y estudiar la instalación del Sistema de
Información Gerencial, a la gerencia media para ayudarles en su trabajo diario.
Sistema de Información Computarizado para la Gestión del Area de
Reclutamiento y Selección de Gerencia de Recursos Humanos de la Empresa
Elecentro, Orta M. Universidad Bicentenaria de Aragua, 1998; el cual tuvo como
finalidad agilizar el proceso de reclutamiento y selección de personal. Esta
investigación se desarrolló como proyecto factible con una descripción de campo
de carácter descriptivo, utilizando como metodología una recopilación de las
usadas por los autores Kendall y Montilva, tomando como población a la empresa
Elecentro. Dicho trabajo, dio su aporte a la presente investigación en la manera
como automatizaron los procesos involucrados en el estudio, aumentando el
rendimiento de las actividades y proporcionando información confiable.
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Diseño de un Sistema de Información Automatizado para su uso en los
diferentes Departamentos de la Gerencia de Recursos Humanos de la de
Desarrollo de la Pequeña y Mediana Industria (Corpoindustria), Villano,
Marco, Universidad de Carabobo, 1998; el objetivo principal de la fue diseñar un
sistema automatizado que contribuya con la eficiencia de los Recursos Humanos,
a través del suministro oportuno y veraz de información referente al personal. En
relación al diseño de la investigación estaba concebida bajo la modalidad de
proyecto factible, basado en una investigación de campo y de acuerdo a su tipo
corresponde a un estudio descriptivo. La población estaba conformada por
dieciséis personas que laboran en la Gerencia de Recursos Humanos, la muestra
fue censal. La técnica de recolección de datos, consistía en la aplicación de un
instrumento contentivo de tres partes. El aporte de dicha investigación para la
empresa, fue de acuerdo a los resultados obtenidos y se hizo mediante
conclusiones y recomendaciones.
Diseño de un Sistema de Información para Normalizar los Procesos de
Reclutamiento, Selección de Personal y Evaluación de Desempeño en la
Empresa C.A. Papeles Recubiertos, Mora V., Universidad Bicentenaria de
Aragua, 1996; siendo el objetivo general, el desarrollo de un sistema para
normalizar los procesos de reclutamiento, selección de personal y evaluación del
desempeño de la empresa, a fin de integrar el sistema y mantener la confiabilidad
en las claves de acceso al sistema automatizado. Esta investigación fue de tipo
descriptivo en la modalidad de proyecto factible, utilizando la metodología de
6
Senn, tomando como poblaci6n a la empresa CA. Papeles Recubiertos. De esta
manera, el aporte de este trabajo a la investigación en estudio es que pone de
manifiesto la importancia de normalizar los procesos administrativos para
integrarlos, contribuyendo con ello a mejorar los procesos de forma efectiva Por
otra parte, permite visualizar la importancia de controlar el acceso en los sistemas
automatizados.
Sistema de Información Gerencial Orientado a Ia Toma de Decisiones
en el Sector Financiero de Clover International C.A., Barreto, Ignacio
Universidad Bicentenana de Aragua Valencia Venezuela (1994). Esta
investigación planteó como objetivo general desarrollar e implantar un Sistema de
Información Gerencial, especialmente dirigido a dar mayor apoyo al proceso de
toma de decisiones financieras, que conforman ese sistema de administración
total para agilizar dicho proceso con miras a mejorar la calidad de las decisiones
en pro de un mejor servicio y aumentar la satisfacción de la clientela. El presente
estudio aportó conocimientos relevantes a la investigación en cuanto a las
herramientas y técnicas a utilizar sirviendo de base para seleccionar las que serán
utilizadas.
ALCANCE
La Dirección de Relaciones de Trabajo, es una de las Direcciones que tiene
influencia directa en la calidad de vida de todo el personal que conforma la
comunidad universitaria; ya que en ella se realizan todos los trámites relacionados
7
con todos los subsistemas de Recursos Humanos, los cuales incluyen aspectos
socioeconómicos del personal que la integra.
La Dirección de Relaciones de Trabajo, mediante sus procesos,
comunicaciones, asesorías y sus practicas disciplinarias, maneja y genera mucha
información, a través de cada una de sus unidades, departamentos y secciones.
En la Dirección de Relaciones de Trabajo; no existe una administración
eficaz de la información, ya que hay en día para subsistir y tomar decisiones es
necesario manejar información oportuna de diversas fuentes tanto interna como
externa. En la actualidad ésta Dirección no dispone de un Sistema de Información,
que le permita generar, procesar, almacenar y más tarde recuperar la información
necesaria para su eficiente funcionamiento gerencial. Entonces se plantea que el
problemas es que la información que fluye en los subsistemas que la conforman,
con frecuencia se pierden, se distorsionan o se retrasan, y los subsistemas no se
sirven de ella adecuadamente.
Así, un Sistema de Información Gerencial bien diseñado le permitirá a la
Dirección de Relaciones de Trabajo que todos sus subsistemas, se entrelacen a
través de la información que se genere en cada uno y además, se podofrecer
información rápida, menos costosa y más completa para la toma de decisiones
gerenciales; adicionalmente permitirá el aprovechamiento de dos elementos
claves: la información oportuna, veraz, y la eficiencia de la toma de decisiones del
personal que en ella labora. Por lo que este estudio se limitará al análisis de uno
8
de los procesos que se realiza en la Dirección de Relaciones de Trabajo,
específicamente el Proceso de Selección del Personal que ingresará a la
Institución, ya que este proceso permite la recolección de la data o información
que alimente los subsiguientes procesos.
OBJETIVOS
1. Identificar la existencia de un Sistema de Información Gerencial en la
Dirección de Relaciones de Trabajo.
2. Diagnosticar la situación actual de cada una de las unidades que
integran la Dirección de Relaciones de Trabajo con base a los procesos
que se realizan en cada uno de ellos.
3. Determinar el modelo que permita diseñar un Sistema de Información
Gerencial para la Dirección de Relaciones de Trabajo.
4. Proponer la implementación de un modelo de Sistema de Información
Gerencial para mejorar el proceso de Selección de Personal en la
Dirección de Relaciones de Trabajo de la Universidad de Carabobo.
JUSTIFICACION
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El empleo efectivo de una información veraz, oportuna y exacta permitirá a
estas organizaciones una toma de decisiones más acertada y por consiguiente
contribuye al éxito de la organización, tomando en consideración que los Sistemas
de Información Gerencial, son elementos determinantes para el logro de la
eficiencia en las organizaciones modernas.
Es por ello, que mediante este estudio se establecerá una propuesta para la
implementación de un modelo de Sistema de Información Gerencial, para el
Proceso de Selección que le permita a la Dirección de Relaciones de Trabajo,
tomar decisiones, acertadas y oportunas encaminadas al desarrollo de procesos y
sistemas a los fines de satisfacer los requerimientos de aprovisionamiento,
desarrollo, mantenimiento y control del personal, dando respuesta a las exigencias
de la comunidad universitaria y del medio en el cual se encuentran inmersas; en
términos de efectividad y eficiencia, como garante de calidad y permanencia.
Ante dicho compromiso, surge la iniciativa de proponer un modelo de
Sistema de Información Gerencial que facilite el Proceso de Selección y a su vez
que el mismo se interrelacione con los demás subsistemas de Recursos
Humanos, con la finalidad de que todas las informaciones estén almacenadas y
actualizadas para que toda la Dirección maneje de forma continua dicha
información y se oriente hacia el futuro en la toma de decisiones acertadas para
prever y resolver problemas, y así poder dar respuesta a la exigencias del
personal que conforma la Universidad de Carabobo.
10
ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS
El análisis de Sistemas es el proceso por el cual se subdivide en las partes
que lo constituyen, a objeto de poder profundizar en la funcionalidad y
características.
Lo importante de incorporar sistemas a la administración deriva de la
utilización de modelos; un modelo es la representación de una realidad utilizando
variables que se estiman pertinentes e ignorando otras que no sean relevantes, a
fin de facilitar el manejo de un problema.
Al considerar a la organización como un sistema, se hace necesario tomar
en cuenta el entorno que la rodea porque el provee los insumos o entradas de
recursos humanos, materiales, financieros y cnicos que posibilitan los bienes o
servicios que básicamente de las interrelaciones con su medio ambiente, ya que
de nada servirá un magnifico proceso de elaboración de sus productos finales o
servicios si no son aceptados por él o si el medio no le brinda los insumos
necesarios para el proceso; de allí la importancia de prever a través de modelos,
el comportamiento del entorno inmediato y general que rodea a la organización.
Igualmente la organización debe poseer medios de información que le
permitan captar y adecuar sus procesos a cualquier cambio del entorno que pueda
influir, por ejemplo: cambios políticos, económicos, sociales, tecnológicos, etc. A
11
través del análisis de sistemas se obtiene una visión de la interacci6n del sistema
con su medio ambiente a través de la retroalimentación.
Además, quien utiliza el análisis de sistemas puede escoger el nivel de
análisis que requiere para estudiar el sistema interno de la organización, por
ejemplo, partiendo del hecho de que hay un conjunto de subsistemas, los cuales
poseen sus propios insumos, proceso y producto, se puede ver la organización
como un subsistema del sector económico al cual pertenece y sus relaciones; se
pueden analizar el comportamiento del sector en cuanto a su rendimiento, y
comparar el de la organización con este indicador para emitir un juicio, o estudiar
un subsistema en forma aislada, por ejemplo, el subsistema compara que recibe
insumos los cuales van a ser procesados y cuyos resultados órdenes de entrega,
van a ser utilizados por otros subsistemas de la organización.
Al analizar las interrelaciones entre los elementos del sistema se pueden
proponer alternativas de estructura de organización y seleccionar la que satisfaga
mejor el logro de los objetivos.
Con el Análisis de Sistemas se puede explicar y pronosticar la actuación de
los sistemas bajo condiciones variables y así poder prever medidas
administrativas adecuadas y oportunas.
El Análisis de Sistemas tiene que ver sólo con un tipo concreto de sistema,
los Sistemas de Información en un entorno empresarial y organizacional de
12
gestión y dentro de ellos con los Sistemas de Información informatizados o
basados en computadoras electrónica
Análisis de Sistemas y el Desarrollo de un Sistema de Información
La aplicación del Análisis de Sistemas al desarrollo de un Sistema de
Información abarca un periodo más largo que el que se requiere para la resolución
de problemas en general. El desarrollo de un Sistema de Información se puede
denominar como la solución a un problema: la necesidad de saber.
Durante el desarrollo de un Sistema de Información se puede identificar
dicho proceso o actividad en tres etapas:
1. Análisis de Sistemas
2. Diseño de Sistemas
3. Implantación de Sistemas
En el análisis de Sistemas se abarca la definición y descripción de las
metas, objetivos y requerimientos del Sistema.
La etapa de Diseño de Sistemas incluye actividades de: Desarrollo de
diseño de alternativas, construcción de modelo que formalicen los diseños
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alternativos, determinación del cociente costo / eficiencia de los diseños
alternativos, presentación de recomendaciones.
Las actividades de que se compone la etapa denominada implantación de
sistemas se puede también denominar como la implantación de la alternativa
seleccionada.
Estas etapas del Desarrollo de Sistemas se representan en la figura N0 1,
las cuales son constituyentes del Ciclo Vital de los Sistemas. En la misma también
se aprecia las principales actividades de los analistas de sistemas relacionadas
con cada etapa. A través del empleo del concepto de Ciclo Vital, se puede mostrar
la naturaleza viable y dinámica del Sistema de Información. Además, el concepto
de Ciclo de Vital constituye una exposición general de la metodología del
desarrollo de sistemas.
Figura N° 1
Ilustración del ciclo de vida de un sistema de información y las
principales actividades asociadas con cada etapa del ciclo
Diseño de Sistema
Formas/Informes
Banco de datos
Procedimiento de
oficina
Programas
Control de
Procesamiento
Análisis de Sistemas
Recolección de
datos
Análisis de Datos
Implantación de
Sistemas
Capacitación del
personal
Realización de pruebas
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La duración del ciclo equivale a la razón con que el Ciclo Vital del sistema
se repite una y otra vez. Según Burch (1988, p.32) “Muchos expertos calculan que
un ciclo de vida normal para un sistema es dos a diez años, antes de que sea
necesario un rediseño importante o una reparación total”. Pero es importante
destacar que dichos cálculos acerca del Ciclo de Vital de Información está sujeto a
muchas condiciones y es necesario realizarlo por separado para cada Sistema o
Subsistema de Información.
En toda entidad dinámica, la utilidad de la salida del Sistema de
Información, la eficiencia de sus operaciones y la confiabilidad en la operación
global del sistema puede variar de manera considerable con el tiempo.
Los Sistemas de Información están expuestos a deteriorización,
obsolescencia y por último a la sustitución No obstante, rara vez acontece que en
un momento dado, se le hagan mejoras al sistema de información completo. En
consecuencia, es evidente que parte del sistema de la organización, necesitará
continuamente reparación o reconstrucción
Niveles de los Sistemas de Información
El Sistema de Información de una organización no siempre está al mismo
nivel e inclusive dentro de él se pueden encontrar varios niveles o categorías de
sistemas.
15
En un primer nivel los Sistemas de Información, es el operacional o
transaccional, el mismo existe en todas las organizaciones y es el que tiene que
ver con la operativa diaria, en esta etapa los miembros de las organizaciones
disponen de manuales donde de manera cerrada se explican los procedimientos o
normas de cada operación o transacción.
En un segundo nivel, se ubican los Sistemas de Información Administrativa,
o sea las empresas empiezan a pensar; los mismos ayudan a los usuarios de
mayor nivel en las empresas a tomar ciertas decisiones sobre asuntos que pueden
presentarse con alguna regularidad. No son transacciones, pero si consultas
estructuradas a partir de algún lenguaje de manipulación de datos que te permita
obtener informes más o menos complejos.
Un tercer nivel la constituyen los Sistemas para el Soporte de Decisiones.
Su objetivo es ayudar en la toma de decisiones para situaciones poco frecuentes
de alguna manera complicados y sobre todo poco estructuradas.
Sistemas de Información Gerencial
Según Senn (1990, p.12) Los Sistemas de Información Gerencial “se
enfocan al apoyo para la toma de decisiones cuando los requerimientos de
información pueden ser identificados de antemano”.
16
Así mismo Gordon y otros (1987) define Sistemas de Información Gerencial
como:
Un sistema integrado usuario-máquina, el cual implica que
algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras
que otras son muy bien hechas por la máquina, para prever
información que apoye las operaciones, la administración y las
funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema
utiliza equipos de computación y software (se refiere a los
sistemas y facilidades de programación del computador),
procedimientos manuales; modelos para el análisis la
planeación el control y la toma de decisiones y además una
base de datos. El hecho de que sea un sistema integrado no
significa que sea un sistema simple, con estructura monolítica;
por el contrario significa que las partes encajan en el diseño
completo (p. 7)
El sistema de información gerencial se puede ver como una estructura
piramidal. (Ver figura 2)
Figura N° 2
SIG
para la
planeación de
políticas y toma de
decisiones
Información administrativa
para la planeación táctica y la
toma de decisiones
Procesamiento de transacciones
Respuestas a preguntas
17
FUENTE: Gordon Davis, 1.987, p. 7, Sistema de Información Gerencial
En la figura 2, la parte inferior está comprendida por la información
relacionada con el procesamiento de las transacciones, preguntas sobre su
estado, etc; el siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar
las operaciones diarias de control; el tercer nivel agrupa los recursos del sistema
de información para ayudar a la planeación táctica y la toma de decisiones
relacionadas con el control administrativo; el nivel más alto comprende los
recursos de información necesarios para apoyar la planeación estratégica y la
definición de políticas en los niveles más altos de la administración. Cada nivel del
procesamiento de información puede utilizar los datos suministrados por los
niveles más bajos; sin embargo también pueden introducirse nuevos datos.
En un orden sistémico podemos señalar que la gestión de recursos
humanos esta compuesta por varios subsistema, los cuales se enseñaran en
forma esquemática a continuación:
ADMINISTRACION DE
RECURSOS HUMANOS
Procesos de
provisión de
personas
Procesos de
aplicación de
personas
Procesos de
mantenimiento de
personas
Procesos de
desarrollo de
personas
Procesos de
seguimiento de
personas
Reclutamiento
Selección
Planeación de RH
Diseño de cargos
Descripción y análisis
Evaluación de
desempeño
Remuneración
Beneficios
Higiene y Seguridad
Relaciones Laborales
Capacitación
Desarrollo
Desarrollo
Organizacional
Bases de datos
Control
Sistema de
infromación
18
Proceso
de
Selección
Dependencias
Facultades
Dependencias
Facultades
Mercado Laboral * Requerimientos
de personal
* Perfiles de los
candidatos
* Personal con excelente
perfil para ocupar
puestos de trabajo
* Contrato
ENTRADA SALIDA
DIAGNOSTICO
Normas y Procedimientos para el Proceso de Selección del Personal
Administrativo y Obrero (Contratado).
Mediante la observación directa del Proceso de Selección de los
Departamentos de Captación de Recursos Humanos y Dirección Superior de la
Dirección de Relaciones de Trabajo, se recopiló información acerca de las normas
y procedimientos existentes, que regulen y orienten el Proceso de Selección de
Personal de la Institución.
La información recopilada arrojó como resultado que en la actualidad no
existen o se desconoce la existencia de Normas y Procedimientos escritos para
este proceso, y que en su defecto este se rige por las pautas que dictan los
responsables de la gestión de Recursos Humanos para el momento.
19
No obstante, con respecto al procedimiento que se sigue para el Proceso
de Selección se puede organizar la información recolectada en el procedimiento
que se describe a continuación:
1. Las dependencias y/o Facultades solicitan ante la Dirección de
Relaciones de Trabajo (D.R.T.) la contratación, renovación de contrato y
pase a personal ordinario obrero y administrativo, para cubrir vacantes
por: fallecimientos, jubilación, incapacitación, ascensos, creación de
cargos, etcetera, llenando anexo la requisición de personal y verificación
presupuestaria.
2. A través de la Dirección de Relaciones de Trabajo (DR.T.)
Departamentos de Captación de Recursos Humanos y Dirección
Superior, se ubican los candidatos en el archivo de elegibles con su
respectiva oferta de servicio.
3. La Facultad o Dependencia recibe las credenciales de los candidatos,
procede a citarlos para realizar la entrevista y selecciona a la persona
apta para ocupar el cargo.
4. La Dependencia informa a la Dirección de Relaciones de Trabajo
(D.R.T), resultados de la entrevista y el candidato seleccionado.
20
5. La Dirección de Relaciones de Trabajo (D.R.T.) solicita al Centro de
Atención Médica de la Universidad de Carabobo (C.A.M.U.C.), la
evaluación médica al candidato seleccionado.
6. Envía al candidato oficio para la aplicación de la prueba.
7. Envía oficio al psicólogo para administrar la prueba. Prueba
Psicotécnica, aplicaci6n cada 15 días, dependiendo de los grupos
contratados. Dos (2) personas aplican las pruebas (Psicólogo y la
Asistente de R.R.H.H).
8. La Dirección de Relaciones de Trabajo (D.R.T.) espera los resultados de
la evaluaci6n médica y prueba psicotécnica, con base a dichos
resultados se toma la decisión de contratar o no.
9. En caso de proceder, se solicita al Despacho del Rector la autorización
de la contratación; la Dirección de Relaciones de Trabajo (D.R.T.)
realiza los cuadros de autorización con sus respectivos soportes
(Análisis de Personal, Requisición, Evaluaci6n Medica, Psicotécnicas,
Aprobación presupuestaria, etc.).
Observación: “El cuadro de autorización debe ir firmado por la Directora de
Presupuesto y Directora de Relaciones de Trabajo.
21
10. Se envía al Despacho del Rector los cuadros del personal contratado
para su autorización.
11. La Dirección de Relaciones de Trabajo (D.R.T.) recibe la autorización
del Despacho del Rector y procede a realizar los tramites
correspondientes.
Si es contratación se procede a cancelar (Orden de pago o extra
nómina).
Si es renovación de contrato (Orden de pago y/o Movimiento de
Nómina)
Si es pase a personal ordinario (Nombramiento y Movimiento de
Nómina).
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN DEL
PERSONAL DE LOS DEPARTAMENTOS DE CAPTACIÓN DE
RECURSOS HUMANOS Y DIRECCIÓN SUPERIOR DE LA DIRECCIÓN
DE RELACIONES DE TRABAJO DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO
22
Solicitud de personal
Facultades y Dependencias
Solicitud de requisición de
personal y verificación
presupuestaria
Se propone candidato de la
Dependencia solicitantes, o
los candidatos de los
archivos elegibles
D.R.T. verifica el perfil del
candidato con los cargos
solicitados
Cumple los
requisitos del perfil
Proceso externo de
selección
Facultad o Dependencia
entrevista al personal
seleccionado
Cumple los
requisitos
Evaluación Médica y
Psicológica
Cumple
Se envía para autorización
del Rector
Se contrata
SI
No
SI
No
SI
No
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE
SELECCIÓN DE PERSONAL (Actual)
23
A continuación se presenta el diagrama de flujo de procedimientos
administrativos, para el proceso de selección que actualmente se realiza en los
Departamentos de Captación de Recursos Humanos y Dirección Superior de la
Dirección de Relaciones de Trabajo de la Universidad de Carabobo.
Símbolos utilizados para diseñar los diagramas de flujo de procedimientos
administrativos.
LEYENDA
Documento
Proceso
Decisión
Multiformes
Conector dentro de página
Conector de página aparte
Flujos de información
Diagrama de flujo de procedimientos administrativos
Departamento de Captación de Recursos Humanos y Dirección Superior
24
Nombre del Proceso: Selección
RECTORADO
ASESORIA
LEGAL
FACULTAD/DEPENDENCIA OFICINISTA ANALISTA CAMUC/
PSICOLOGO
SOLICITANTE
Curriculum Vitae
Recibe comunicación
para la entrevista
Firma y recibe copia del
contrato
Recibe copia de la
Orden de Pago
Orden de pago
Recibe curriculum vitae
Recaudos
Proceso de selección
interno
Recibe comunicación
para la entrevista del
candidato propuesto
Entrevista
Envia formato de oferta
de servicio y/o
curriculum vitae
Memo
¿Cumple? Concurso interno y
externo
Formato de Oferta de
Servicio
Elaborar comunicación
para candidato
Memo
Memo
L
Q
A B
A
Curriculum Vitae
G
B
H
I
L
Recibe documentación
Elabora expediente
temporal candidato
propuesto
Se elabora y envia
comunicación a la Facult/
Depend para entrevistar
al candidato propuesto
Se recibe informe
Se recibe comunicación
Solicitud de evaluación
médica
F
E
B
Curriculum
Formato de Oferta
de Servicio
Se busca en el archivo legible
otro cantidato y se envia al
analista
L
D
C
Curriculum Archivo
elegible
Curriculum
Facult/Depend
Formato de Oferta de
Servicio
Informe
Expediente
Memo
H G
F
Archivo
Memo
J
C
Curriculum Archivo
elegible
Curriculum
Facult/Depend
Formato de Oferta de
Servicio
Solicitud de entrevista
Análisis de los
candidatos propuestos
¿Cumple
perfil?
Elabora informe
Revisión de Examenes
Recibe
documentación
Curriculum Candidato
propuesto
Formato oferta de
servicios
Informe
E
F
K
D
1 2
J
Evaluación
médica/psico
Informe
N
Evaluación
médica/psico
Contrato
O
Revisión
firma
Contrato
P Q
Ñ
K
Diagrama de flujo de procedimientos administrativos
Departamento de Captación de Recursos Humanos y Dirección Superior
25
Nombre del Proceso: Selección
RECTORADO
ASESORIA
LEGAL
FACULTAD/
DEPENDENCIA OFICINISTA ANALISTA CAMUC/
PSICOLOGO
SOLICITANTE
Elabora contrato
Elabora expediente
definitivo
Proceso de pago
M
Contrato
N
Memo
1 2
Conformación de
contrato
Ñ
O
Solicita eleboración de
contrato
L
M
Contrato
P
R
Expediente
26
Sistema de Información Gerencial (Actual)
A continuación se describe la situación actual del proceso de selección que
se realiza en los Departamentos de Captación de Recursos Humanos y Dirección
Superior:
1. El Proceso de Selección en la Dirección de Relaciones de Trabajo esta
limitado, ya que las Dependencias o Facultades que integran la
Universidad de Carabobo postulan directamente al candidato que ellos
desean para ocupar el cargo vacante.
2. Se incorpora el trabajador o candidato sin verificar si existe
Disponibilidad Presupuestaria.
3. El candidato preseleccionado es integrado a las funciones inherentes al
cargo a ocupar sin haber culminado el Proceso de Selección, es decir,
sin obtener los resultados del Examen Médico y la Prueba Psicotécnica
que avale el ingreso definitivo del mismo.
4. La veracidad de la información suministrada por las Dependencias y
Facultades y las credenciales consignadas por los candidatos en el
Proceso de Selección se obvia la verificación de la autenticidad, es
decir, se carece de los mecanismos de -control que garantice la
autenticidad de los datos suministrados.
5. La ausencia de Normas y Procedimientos hacen susceptible cambios en
el Proceso de Selección, estando sujeto a las directrices establecidas
por la gestión de turno y no a parámetros objetivos.
27
6. Los formatos que se utilizan en el Proceso de Selección realizado en los
Departamentos de Captación de Recursos Humanos y Dirección
Superior de Relaciones de Trabajo, poseen información irrelevante.
7. La multiplicidad de los formatos aplicados en el Proceso de Selección
hace que se obtenga datos o información repetitivas de los candidatos a
seleccionar.
8. El espacio físico y la dotación de equipos son insuficientes para realizar
el Proceso de Selección por lo que no se garantiza la optimización de
los resultados. Esto se evidenció porque se detecto que no existe un
lugar idóneo para aplicar las pruebas y realizar las entrevistas; en
cuanto a los equipos de oficina se pudo detectar que los mismos se
saturan de información lo que ocasiona retraso en el proceso.
9. Existe personal calificado que cumple cabalmente con las funciones
asignadas a fin de garantizar que los procesos se cumplan a un nivel
medio de efectividad.
10. El personal adscrito se siente identificado con el proceso lo que
garantiza disposición de recibir adiestramiento, capacitación ante la
implantación de un Sistema de Información Gerencial para mejorar el
Proceso de Selección.
11. Aun cuando no se cuenta con las condiciones de trabajo idóneo la
dotación de equipos y las herramientas necesarias los trabajadores
muestran disposición para efectuar el Proceso de Selección.
28
12. La existencia de Oficinas Sectoriales de Recursos Humanos en las
distintas Dependencias y Facultades, hacen posible descentralizar y
desconcentrar las políticas de la Universidad de Carabobo.
13. Existe la disponibilidad de asignar de recursos para la automatización de
la Dirección de Relaciones de Trabajo.
14. La existencia de las estructuras de cargo en cada una de las Facultades
y Dependencias permite la sinceración de las vacantes; y como
resultado los Departamentos de Captación y Dirección Superior pueden
conocer cual será la requisición de Recursos Humanos y por
consiguiente mantener actualizado el archivo legible.
15. Desconocimiento de la Dependencia o Facultades de los recaudos o
procedimientos que deben tramitarse o enviarse ante la Dirección de
Relaciones de Trabajo para el proceso de Selección.
16. En algunas oportunidades las Dependencias o Facultades no utilizan el
ente asesor como es la Dirección de Relaciones de Trabajo quien
regula, vela, garantiza, las Normas y Procedimientos para el Proceso de
Selección para el Personal Administrativo y Obrero (Contratado), sino
que canalizan directamente la solicitud y aprobación de la contratación
de un personal ante el Despacho del Rector.
17. La creación de cargos sin justificación lo cual genera ingresos
innecesarios.
29
18. Apoyo de la Gerencia (con poder de decisión) al personal que labora en
la Dirección de Relaciones de Trabajo, de la ventaja que significaría la
automatización de las tareas.
PROPUESTA
El diseño de un Sistema de Información Gerencial produce los detalles que
establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos
identificados durante la etapa análisis, es decir, a la etapa denominada como
diseño lógico.
El proceso de diseño comienza identificando los reportes y demás salidas
que debe producir el sistema. Luego de realizada la identificación se debe
determinar con mucha precisión los datos específicos para cada reporte y salida.
Se realiza un bosquejo del formato o pantalla que pudiera aparecer cuando el
sistema está terminado, el mismo se puede efectuar en papel o en la pantalla de
un terminal utilizando para ello algunas herramientas automatizadas que están
disponibles para el desarrollo de sistemas.
Así como el diseño de un Sistema de Información Gerencial deben producir
reportes o datos de salidas también indica los datos de entrada, los cuales son
calculados y almacenados, dichas estructuras de archivo o almacenamiento
pueden ser como discos, cintas magnéticas o incluso archivos en papel.
Los documentos que contienen las especificaciones de diseño representan
al diseño lógico de muchas maneras como por ejemplo mediante diagramas,
tablas y símbolos especiales.
30
La Dirección de Relaciones de Trabajo específicamente los Departamentos
de Captaci6n de Recursos Humanos y Dirección Superior no poseían un Sistema
de Información ni los recursos humanos con experiencia en Sistema de
Información Gerencial, el reto fue diseñar un Sistema de Información Gerencial
que le permita mejorar la eficiencia en el Proceso de Selección que se realiza en
la Dirección de Relaciones de Trabajo.
Los pasos o procedimientos que se describen a continuación indican como
se disefi6 el Sistema de Información Gerencial.
Primero: Se establecieron los objetivos a corto y largo plazo de los
Departamentos involucrados en el Proceso de Selección. Quedando establecido el
siguiente objetivo: Proveer oportunamente a la Institución de los recursos
humanos idóneos para cubrir los requerimientos de personal de las diferentes
Dependencias y Facultades de la Universidad de Carabobo.
Como se puede observar dentro de este objetivo juega un papel muy
importante el Proceso de Selección.
Segundo: Se identificó la Información que se requiere para ayudar a las
diferentes personas que intervienen en el Proceso de Selección, con el fin de que
se desempeñen efectiva y eficientemente, y eliminar toda aquella Información que
se recolecta pero que no se utiliza.
Tercera: Se determinó cuáles de los formatos y procedimientos actuales
para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar Información, eran sencillos, no
requerían demasiado tiempo para su llenado o análisis y cuales cubrían las
necesidades de los diferentes trabajadores y que formatos y procedimientos
necesitaban mejorarse.
31
Cuarto: Revisar todos los formatos y procedimientos existentes para
recolectar y registrar Información que se necesite en el Proceso de Selección con
el objetivo de mejorarlo o realizar nuevos instrumentos si era necesario. Se definió
por escrito el procedimiento a seguir para la selección de personal
estableciéndose los puntos de control de entrada y salida de Información a fin de
verificar la veracidad, oportunidad y precisi6n de los datos suministrados tanto por
los candidatos como de las Dependencias; todo ello se visualiza en el Diagrama
de Flujo de Datos del Proceso Propuesto.
Quinto: El establecer la existencia o por contrario mejorar los Sistemas de
Información manuales o computarizados, para tabular, analizar, registrar, que les
permitiera ofrecerle la información, para que sean más (útiles en comparación al
resto de los trabajadores. Por lo que la Planilla de Recolección de Información se
diseñará de manera tal que se ajuste a un sistema automatizado.
Sexto: Establecer procedimientos que les permita confirmar la exactitud de
los datos suministrados.
Séptimo: Identificar a todos aquellos trabajadores que deberían utilizar las
distintas informaciones. Los mismos están identificados en el Diagrama de Flujo
de Datos del Proceso de Selección Propuesto.
Octavo: Informar y supervisar al personal en el uso de una nueva planilla o
formato, que permita recolectar, analizar, tabular, presentar y utilizar la información
en el momento oportuno.
32
Es importante destacar que para diseñar o desarrollar un Sistema de
Información Gerencial se requiere un gran esfuerzo, experiencia, dinero y tiempo.
Una vez cumplido los pasos antes mencionados, fue necesario analizar los
resultados con el personal que intervenían en el proceso en estudio (Proceso de
Selección de Personal).
Para el análisis se utilizó algunos enfoques que permitirá demostrar si el
Sistema de Información Gerencial cubriría las necesidades existentes en el
Proceso de Selección o mejor dicho en los Departamentos de Captación de
Recursos Humanos y
Dirección Superior.
Los enfoques utilizados en el análisis fueron:
1. Considerar las necesidades de Información para el Proceso de
Selección.
2. Considerar el tipo de Información disponible en los formatos,
registros y archivos para la Toma de Decisiones.
3. Considerar la Información que se requiere y que no se encuentra
en los formatos, archivos y registros existentes.
4. Determinar que información se necesita frecuentemente y que se
requiere sólo periódicamente.
33
5. Considerar los métodos de recolección de información (simples y
económicos) les permiten complementar la información
suministrada por los formatos.
6. Considerar como los grupos de trabajo pueden utilizar (analizar e
interpretar) la información para lograr mejorar su desempeño.
7. Determinar si los formatos o la planilla reúne la información
apropiada, de utilidad y en el momento en que se requiere.
8. Considerar cómo se utiliza la información para dar una
retroalimentación efectiva al personal.
REQUERIMIENTOS Y PROPUESTAS PARA LOGRAR LA EFICIENCIA A
TRAVÉS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL PROPUESTO
La Facultad o Dependencia debe enviar a la Dirección de Relaciones de
Trabajo (D.R.T.) un informe con todas las funciones o tareas que debe cumplir el
personal que se va a contratar para cubrir la vacante, así como las cualidades y
actividades que debe poseer el mismo.
El formato de oferta de servicio debe estar representado por una planilla
que contenga diversos datos o requisitos de mayor relevancia. Se recomienda el
uso de una Planilla Óptica, dado que permitirá una lectura rápida y precisa de la
información de los aspirantes, es decir, cotejar los requisitos exigidos por el cargo
con los de los candidatos, y generar una base de datos confiable y actualizada. El
diseño de la base de datos quedaría a cargo de la Dirección de Informática de la
Universidad de Carabobo.
34
El Analista de Recursos Humanos deberá analizar y verificar el currículo del
candidato, y este será quien tome la decisión final de seleccionarlo.
La Dirección de Relaciones de Trabajo deberá sugerir determinados días de
entrega de informes médicos y psicológico a fin de permitir la agilización del
proceso.
El Analista de Recursos Humanos evaluará los informes médicos y
psicológicos y procederá a la aceptación o no de los mismos.
Que el Departamento de Asesoría Legal envié al Despacho del Rector, el
contrato visado por la misma, para la autorización del ingreso.
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE
SELECCIÓN DE PERSONAL (Propuesto)
35
A continuación se presenta el diagrama de flujo de procedimientos
administrativos, para el proceso de selección que actualmente se realiza en los
Departamentos de Captación de Recursos Humanos y Dirección Superior de la
Dirección de Relaciones de Trabajo de la Universidad de Carabobo.
Símbolos utilizados para diseñar los diagramas de flujo de procedimientos
administrativos.
LEYENDA
Documento
Proceso
Decisión
Multiformes
Conector dentro de página
Conector de página aparte
Flujos de información
Diagrama de flujo de procedimientos administrativos
Departamento de Captación de Recursos Humanos y Dirección Superior
Propuesta
36
Nombre del Proceso: Selección
RectoradoAsesoría LegalOficinista Analista CAMUC/Psicologo
Dependencia/
Facultad
FE
C
A
Revisión
Autorización
Contrato
H
Visado
Contrato
F
Análisis Médico
Contrato
Análisis y
entrevista
Cumple
requisitos A
Conformación
Análisis de la
evaluación médica
Cumple
requisitos
Informe
SI
NO
A
SI
NO
Curriculum
Información
Proceso de
admisión
Conformación
Elabora
expediente
Solicitud de
examenes
Elabora contrato
Orden de pago
Conformación de
expediente
Curriculum
Memo
Contrato
E
H
Expediente
conforme
Proceso de
admisión
Contrato
A
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Dado el actual crecimiento de información manejada en la Dirección de
Relaciones de Trabajo surge la necesidad de que dicha dirección tenga un
Sistema de Información Gerencial, que facilite a la dirección automatizar los
procesos para lograr manejar de manera eficiente dicha información y la oriente
hacia el futuro en la toma de decisiones acertadas para lograr prever y resolver
problemas.
Dicho sistema estaría estructurado para almacenar, ordenar, procesar y
emitir resultados constituyéndose en herramientas sólidas y consistentes de
decisión.
De acuerdo con la información recolectada, la Dirección de Relaciones de
Trabajo cuenta con un personal convencido de las ventajas que ofrece la
automatización de las tareas y la necesidad de manejar información precisa y
veraz, de manera que la idea de una propuesta de un Sistema de Información
Gerencial tiene una alta posibilidad de éxito en la consecución de los objetivos.
RECOMENDACIONES
Eliminar algunas fases del Proceso de Selección del Personal
contratado, e introducir nuevos procesos para simplificar el trabajo.
Reemplazar algunos formatos por otros que contengan información
exacta, clara, precisa y completa de manera que facilite el registro y
tabulación de la información de manera exacta y que además, proporcione
instrucciones para su respectivo llenado.
Se debe elaborar un Manual de Procedimientos de Selección acorde
con las necesidades, tomando en consideración la base del Diagrama de
Flujo de Procedimientos Administrativos Propuesto en ésta investigación.
Realizar un programa de capacitación o información sobre la
naturaleza del sistema a implementarse. Ya que el Sistema de Información
Gerencial trabaja mejor si todos los miembros del personal están comprometidos
en su desarrollo, si tienen claros los procesos y comprender con facilidad la
información que se utiliza. Y cuando los miembros del personal están interesados
en la información y yen su utilidad recolectan los datos con mayor cuidado,
atenci6n y de una manera más exactos.
Reemplazar los equipos de oficinas obsoletos (computadoras, fax, otros)
por nuevos equipos con tecnología de punta.
Estudiar la factibilidad de instalaci6n de este Sistema de Información
Gerencial en la Direcci6n de Relaciones de Trabajo, instrumentar este Sistema de
Información Gerencial planteado con la finalidad que la Dirección de Relaciones
de Trabajo cuente con una herramienta poderosa de información.
Tomar en cuenta el diseño de una Planilla de Lectura Óptica para los
formatos utilizados, que permitan una lectura rápida y precisa de la información.
Se recomienda, además, el uso adecuado y correspondiente de una Planilla
de Recolección de Información, para que la información que se transmiten sea
veraz y oportuna, lográndose así una comunicación efectiva que influya
directamente en la toma de decisiones, por ser la información uno de los recursos
esenciales en la solución de problemas en una organización cualquiera.
Mientras se desarrolla el Sistema de Información Gerencial Propuesto se
recomienda revisarlo periódicamente, con la finalidad de mejorarlo o por el
contrario obviar pasos innecesarios.
Debe destacarse que el proceso de implantación de un Sistema de
Información Gerencial debe ir acompañado de una serie de Políticas, normas y
procedimientos que permitan consolidar el empleo adecuado y una evaluación
continua de este sistema.
BIBLIOGRAFIA
CHIAVENATO, Adalberto. Administración de Recursos Humanos. Editorial Mc
Graw-Hill, Quinta Edición.
O´BRIEN, James. Sistema de Información Gerencial. Editorial Mc Graw-Hill,
Cuarta Edición.
McLEOD, Raymond, Jr. Sistema de Información Gerencial. Editorial Pearson
Educación, Séptima Edición.
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
ÁREA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS
SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
PROPUESTA DE UN MODELO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN
GERENCIAL PARA MEJORAR EL PROCESO DE SELECCIÓN DE
PERSONAL EN LA DIRECCIÓN DE RELACIONES DE TRABAJO
DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO
INTEGRANTES:
LIC. FELIU ELINEL
LIC. RIOS MARIA.
VALENCIA, ABRIL DE 2002

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Rios María. (2002, abril 30). Un sistema de información gerencial para selección de personal. Caso Universidad de Carabobo. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/sistema-informacion-gerencial-seleccion-personal-caso-u-de-carabobo/
Rios, María. "Un sistema de información gerencial para selección de personal. Caso Universidad de Carabobo". GestioPolis. 30 abril 2002. Web. <http://www.gestiopolis.com/sistema-informacion-gerencial-seleccion-personal-caso-u-de-carabobo/>.
Rios, María. "Un sistema de información gerencial para selección de personal. Caso Universidad de Carabobo". GestioPolis. abril 30, 2002. Consultado el 29 de Julio de 2015. http://www.gestiopolis.com/sistema-informacion-gerencial-seleccion-personal-caso-u-de-carabobo/.
Rios, María. Un sistema de información gerencial para selección de personal. Caso Universidad de Carabobo [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/sistema-informacion-gerencial-seleccion-personal-caso-u-de-carabobo/> [Citado el 29 de Julio de 2015].
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