Organización y coordinación dentro de la administración

Introducción

La organización es un término que ha existido desde nuestros ancestros, hay antecedentes que respaldan que se trabajaba en equipo y fomentaba la división de trabajo desde que el humano vivía en sociedad y por tanto ha sido una de las partes fundamentales de la administración.

A lo largo de éste artículo analizaremos los antecedentes, técnicas y principios de la organización y el efecto que produce la coordinación de esfuerzos en ésta etapa del proceso administrativo.

Lourdes  Münch  menciona   que   desde  años   atrás  el  ser  humano   se  ha concientizado que para obtener una alta eficiencia, se debe ir en el camino del orden, organización y coordinación de los  recursos que intervienen en un grupo social o particular en éste caso haciendo referencia a una empresa.

¿Qué es una empresa?

Existen muchas definiciones sobre este concepto, para efectos de éste artículo  se proporcionan elementos que en conjunto definen lo que es la empresa.

  • Es el conjunto de elementos materiales, humanos y económicos que se encarga de satisfacer las necesidades de la sociedad produciendo bienes o servicios.
  • Conjunto de actividades que conjuga esfuerzos humanos organizados que interactúan entre sí para alcanzar un objetivo empresarial común.
  • Es un sistema que materializa una idea mediante el estudio del proceso administrativo, para satisfacer las demandas del cliente, mediante la actividad comercial.
  • Tiene razón de ser establecida en la visión que trabaja en conjunto con todos sus elementos para alcanzar la visión de la empresa, apoyándose de las estrategias, políticas, manuales, técnicas y herramientas, organizados, coordinados y comprometidos con la organización.

¿Qué es la organización?

La etapa de la organización se encarga de diseñar estructuras jerárquicas, que permite una coordinación entre los elementos involucrados tales como recursos materiales, económicos, tecnológicos y humanos, con la finalidad de tomar decisiones oportunas y eficientes, pues estableces responsabilidades de las personas y los departamentos para alcanzar la estrategia general de la empresa.

Antecedentes de la Organización

Como mencionamos la  organización  del  trabajo  ha  sido  visible  desde  que  el hombre ha vivido en sociedad: organización para la caza y la organización para realizar diversos oficios o tareas en la comunidad conforme a la misma evolución de la humanidad.

Durante  la  época  de  la  Revolución  Industrial  los  nuevos  procesos  febriles requieren organizar a su interior la dirección, recursos materiales, financieros y humanos.

Escuela Clásica

Se ve a la empresa como una máquina donde sus partes son piezas por ajustar, el trabajador se mantiene en la misma solo para realizar su trabajo físico y recibir una remuneración a cambio.

Sus  premisas  son:  Toma  de  decisiones  de  forma  centralizada, Jerarquía autocrático (solo la autoridad impone), División del trabajo y especialización, Permanente supervisión y control sobre los trabajadores.

En general presenta un enfoque totalmente mecánico de la empresa, sin embargo supone los primeros intentos de estudiar la empresa como un sistema compuesto por varias partes, en esta escuela de reconocen dos importantes autores:

Frederick Winslow Taylor (Taylorismo)

Para mejorar la productividad propone la división extrema de trabajos especializados por obrero.

Sus premisas son:

  • Separación  total  de  planeación  y  producción  (el  obrero  únicamente produce, no debe opinar).
  • Organización funcional es decir diversos mandos indican al obrero lo que hay que hacer.
  • Racionalización  del  trabajo  que  significa  asignar  un  trabajo  único  y específico a cada obrero para evitar pérdidas de tiempo en cambiar de ubicación o aprendizajes (busca la mejor producción con el menor costo posible).

Actualmente sabemos que tiene aspectos fallidos como no considerar en absoluto al trabajador desde el aspecto psicológico, pero fue empleado por algunas compañías como Ford que en 1913 pudo comercializar autos creados en serie.

Henry Fayol (Fayolismo)

El Fayolismo con base en el estudio anterior continuaba con la visión mecánica de la empresa, sin embargo, comenzó a formular consideraciones para seguir por el personal directivo de la empresa, por eso se ha considerado la primera “escuela de jefes”.

Sus enunciados son:

  • División del trabajo para mayor efectividad
  • Concibe la empresa compuesta por partes como el sector administrativo o gerencial.
  • Indica la importancia de de una estructura con jerarquías.
  • La  dirección  es  la  responsable  de  de  funciones  como  la  planificación, coordinación y toma de decisiones.
  • Unidad de mando.

La escuela de las relaciones humanas

El enfoque clásico tuvo el desacuerdo de muchos trabajadores: se emplazaban  a huelgas y enemistaban con los jefes.

Elton Mayo

En la década de los 20´s comenzó investigaciones en Hawthore una fábrica que ofrecía un mejor trato a los empleados, se observó que en medida que trataran al trabajador con un trato más humano respondía mejor en cuanto a productividad.

Algunas de sus conclusiones son:

  • La  influencia del  grupo  de  trabajo  se  verá  reflejada  en  las actitudes y comportamiento de los trabajadores.
  • El  desempeño  de  un  trabajador  no  depende  de  su  capacidad  o  la remuneración, sino en gran parte del ambiente laboral, su integración al mismo, su consideración como ser humano es decir: condiciones y factores psicosociales.

El caso de Mayo por su parte considera demás el lado humano y deja de lado el aspecto técnico-economico de la empresa; sin embargo, ha dejado claras contribuciones a la organización de empresas y sus procesos.

Nuevas aportaciones a la organización empresarial

Considerando lo aprendido en las escuelas anteriores y sus resultados, actualmente no se habla de un enfoque especifico, sin embargo se guía por el equilibrio entre ambas: buscar la eficacia de la empresa sin dejar de lado el lado humano del empleado.

Empresa Red

Corresponde a una organización de carácter abierto, donde se mantiene la independencia relativa de cada departamento pero a la vez mantiene la comunicación y contacto con sus similares.

Es decir permite la autonomía funcional, descentralización e interconexión de las partes de la empresa para lograr un fin común. Se apoya en gran medida de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC´s).

Empresa Trébol

Se  forma  por la  colaboración  de  tres  partes  permanentes a  lo cual  debe  su nombre.

  1. Núcleo de trabajadores profesionales: corresponde a los directivos y profesionales que conforman la parte medular de la empresa y realizan las actividades principales de trabajo y organización de la misma.
  2. Trabajo flexible: son empleados contratados en muchos casos por tiempo parcial. Realizan tareas que ayuden a los directivos y profesionales, en algunos casos el trabajo es repetitivo pero se deben considerar y tratar como parte de la empresa.
  3. Subcontratos: trabajos o actividades que la empresa requiere realizar pero no es posible o no le interesa realizarla directamente por lo que subcontrata el servicio con una empresa externa.

El esquema de trébol se emplea en gran cantidad de empresas por la disminución  de  costos  que  implica  el  hecho  de  contratar  personal  o servicios cuando se requiere.

Organización inteligente

Se  basa en  la capacidad  de  aprendizaje  de  todas las  persona.  A  través  del aprendizaje continuo es posible que la pirámide organizacional trabaje por un fin común, en base al trabajo interior en cada nivel de la pirámide y su posterior interacción para retroalimentar la pirámide en manera vertical.

Principios de la Organización

Principio de división de trabajo

Indica la división estricta de cada trabajador en una actividad, para lograr producir más y mejor, como lo indicaba la escuela clásica.

Paridad de autoridad y responsabilidad

El grado de responsabilidad debe ser igual al grado de autoridad que se otorgue. Considera  más  aspectos  como  son:  legales,  técnicos  y  morales.  Una  buena autoridad será competitiva desde el aspecto psicológico y moral, es decir, un líder.

Principio del Objetivo

Éste principio establece que todas las actividades de los trabajadores deben perseguir las metas y objetivos organizacionales y que la creación de un nuevo departamento solo es justificable si está en caminado a la meta organizacional.

Especialización

Deben  quedar  bien  delimitadas  las  actividades  de  cada  colaborador  para evitar duplicidad o malos entendidos con el personal. El trabajo será más eficiente si se delimitan bien cada puesto de trabajo.

Unidad de mando

La unidad de mando nos dice, que los subordinados no debe recibir órdenes de más de una persona y que solo deberán reportar a un solo jefe.

Difusión

Cada departamento debe pasar por escrito la responsabilidad, autoridad y obligaciones de cada puesto y debe estar disponible para todos los miembros de la empresa.

Tramo de control

Se refiere al número de trabajadores que puede reportar a un mismo jefe, Lindall Urwick determina que lo conveniente es que el número sea menor a 6. Para garantizar mayor control y eficiencia sobre su trabajo.

Principio de delegación

Comparte la primicia de que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, éste principio manifiesta que el líder bajo éste criterio deja que los colaboradores tomen decisiones libremente sin perder de vista que la responsabilidad total recae en el responsable del departamento.

De la coordinación

Consiste en equilibrar todas las áreas funcionales en la empresa.

Continuidad

La empresa debe mejorarse constantemente, es decir, debe mantenerse y actualizarse constantemente.

Técnicas de la Organización

Estas técnicas corresponden a las herramientas que tenemos disponibles para formalizar la organización en una empresa.

  • Organigramas
  • Manuales
  • Diagramas de flujo

Organigramas

Representación grafica de los componentes de la empresa mediante esquemas sencillos señalando su estructura y jerarquías.

Se puede realizar en 6 tipos de acuerdo a su contenido:

  1. Lineal o militar
  2. Funcional o de Taylor
  3. Lineo funcional
  4. Staff
  5. Matricial
  6. Por comités
Tipos de organigramas: Lineal o militar, Funcional o de Taylor, Lineo funcional, Staff, Matricial, Por comités
Tipos de organigramas: Lineal o militar, Funcional o de Taylor, Lineo funcional, Staff, Matricial, Por comités

La finalidad de los organigramas en presentar de una forma clara y rápida de interpretar la organización de la empresa.

Manuales

Documento  que  se  redacta  para  presentar  de  manera  ordenada,  completa  y sistematizada la organización de la empresa. Así como los procedimientos.

Los  manuales  responden  a  dudas  específicas,  rutinarios,  o  no  rutinarias,  un manual actualizado es útil para cualquier área de la empresa.

Diagrama de flujo

Presenta a través de símbolos determinados el proceso a seguir en la empresa. Los  diagramas  de  flujo  son  de  gran  apoyo  visual  para  facilitar  la  toma  de decisiones  y  solucionar  un  problema  presentada  mediante  una  simbología estandarizada.

Diagrama de flujo
Diagrama de flujo

Coordinación

“La coordinación es  un  proceso  que  consiste  en  integrar  las  actividades  de departamentos independientes a efecto de perseguir las metas de la organización con eficacia” (Stoner, Freeman, & Gilbert, 1996)

Se entiende como la sincronización de actividades, organización, recursos de las distintas áreas de la empresa para lograr en la mejor forma posible el fin deseado.

Mecanismos de coordinación

Estos mecanismos ayudan a conectar la estructura de la organización.

Mintzberg recaba seis mecanismos de coordinación (Gil Estallo & Giner de la Fuente, 2007) que a continuación detallaremos.

Adaptación mutua

Las características más sobresalientes es que la coordinación se da a través de la comunicación  informal,  quienes  controlan  el  trabajo  son  los  mismos  que  lo realizan, es flexible en la ejecución de tareas y principalmente requiere habilidad en las personas para tener la capacidad de adaptarse entre sí o en su caso de desarrollar ésta habilidad.

Supervisión directa

Hace aparición la cadena de mando, donde la premisa es que unas personas mandan o controlan las acciones de otras a través de la supervisión y delimita las responsabilidades. Fomenta la comunicación formal.

Es conveniente para las empresas tradicionalistas que dan mayor énfasis a la división de trabajo.

Normalización

Realiza una programación de trabajo donde se minimiza la comunicación informal, es adecuado pata empresas maduras o de un tamaño considerable.

Este mecanismo maneja diferentes tipos de Normalización

  • De procesos de trabajo
  • Desarrollo de conocimientos para el trabajo.
  • De resultados esperados
De procesos de trabajo

Se refiere a la especialización, programación de contenido de cada tarea en cada fase de la producción y procedimientos que deben seguirse. Asignación de tareas.

Incrementa la producción y simplifica la supervisión directa.

De las habilidades y conocimientos

Toma en cuenta los aspectos calificativos que  debe  reunir un trabajador que desee ocupar una vacante disponible en la empresa y los programa. Reduce la supervisión directa.

Éstos datos pueden obtenerse antes y/o durante el tiempo que el trabajador entra en contacto con la empresa.

Es adecuado implementarlo en actividades complejas de los niveles directivos y operativos.

De los resultados de trabajo

Programa los rendimientos esperados en todos los niveles directivos, permite la coordinación entre niveles y la supervisión directa es mínima. La programación es un instrumento de comunicación entre los niveles.

Éste modelo es útil principalmente para  los medios y los básicos.

Normalización Ideológica

Programa las creencias, valores y ritos que comparte la organización.

El trabajador se identifica con dichas creencias, reduce la necesidad de formalizar los canales de comunicación.

Es útil principalmente en los cargos directivos.

Conclusión

La etapa de la organización y coordinación es vital para poder ejecutar la planeación previamente estudiada.

Es decir, la planeación puede estar bien detallada, pero si no se encuentra al personal adecuado, muy probablemente los resultados esperados no sean lo previsto.

Los organigramas son de apoyo para las empresas y para los mismo trabajadores pues resaltan los tramos de control y la cadena de mando, indispensable para el buen funcionamiento de la empresa.

Por otro, lado existen mecanismos de control funcionales según el lugar jerárquico que ocupan dentro de la organización.

Propuesta de tesis

Creación de Organizaciones Inteligentes en el área de refinación y petroquímica de PEMEX.

Referencias bibliográficas

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Zarate Gallardo Elizabeth del Carmen. (2013, noviembre 7). Organización y coordinación dentro de la administración. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/organizacion-y-coordinacion-dentro-de-la-administracion/
Zarate Gallardo, Elizabeth del Carmen. "Organización y coordinación dentro de la administración". GestioPolis. 7 noviembre 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/organizacion-y-coordinacion-dentro-de-la-administracion/>.
Zarate Gallardo, Elizabeth del Carmen. "Organización y coordinación dentro de la administración". GestioPolis. noviembre 7, 2013. Consultado el 4 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/organizacion-y-coordinacion-dentro-de-la-administracion/.
Zarate Gallardo, Elizabeth del Carmen. Organización y coordinación dentro de la administración [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/organizacion-y-coordinacion-dentro-de-la-administracion/> [Citado el 4 de Diciembre de 2016].
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