Procedimiento para la gestión de planes estratégicos de capacitación

Autor: Alain Díaz Guilarte

Formación y capacitación

02-03-2011

Las empresas se enfrentan a un entorno caracterizado por niveles crecientes de complejidad, globalización y cambios rápidos y profundos como consecuencia del cambio tecnológico y del conocimiento cada vez mayor que este incorpora. Para anticiparse y lograr adaptarse a estos cambios, las organizaciones necesitan prestar atención al desarrollo y conservación de las competencias relacionadas a los puestos de trabajo, principalmente a aquellos involucrados directamente en el proceso fundamental.

En las grandes empresas, el fenómeno se hace mayor dado el gran número de cargos y de trabajadores implicados en las áreas de servicio y producción. En este sentido las áreas de formación y desarrollo necesitan establecer procedimientos que permitan lograr estandarizar el conocimiento para que los trabajadores que ocupan el mismo puesto y las mismas funciones obtengan el mismo conocimiento, en función de las estrategias de la empresa y de las necesidades derivadas de la evaluación de sus competencias.

Introducción

En el mundo empresarial moderno las direcciones de formación y desarrollo, elaboran de forma tradicional las estrategias de capacitación y los planes correspondientes sobre la base de las estrategias de desarrollo de las organizaciones, asociadas a cambios tecnológicos, organizativos o al crecimiento de nuevos productos y servicios, y de las necesidades de capacitación determinadas en la evaluación de las competencias de cada trabajador.

Los planes de capacitación se diseñan con acciones que toman como base de la evaluación que realiza el jefe inmediato del trabajador tomando como referencia las estrategias de desarrollo de la organización, estas acciones se realizan y después de un tiempo de finalizadas se evalúa su influencia sobre el trabajador, es decir el impacto de la capacitación (Figura 1).

Sin embargo en las Empresa que cuentan con una estructura compleja, con representación en varias regiones y territorios y que además está constituida por disimiles cargos y puesto de trabajos que coinciden en cada una de las unidades de las regiones o territorios, tiende a comportarse de manera difusa la elaboración de estos planes de capacitación, ya que la propuestas de acciones formativas tienden a realizarse de manera diferente aún cuando la necesidad es común para los trabajadores que ocupan el mismo puesto pero en diferentes unidades de diferentes regiones o territorios.

Procedimiento de Capacitación, Fte: Normas ISO 9000.

Fig. 1. Procedimiento de Capacitación, Fte: Normas ISO 9000.

En este sentido, Sierra Quesada y Taimy Hernández, 2010, han propuesto una nueva concepción para los procesos de capacitación “La Capacitación por Proyectos”, que asocia la actividad que se realiza para una Inversión Empresarial, de Desarrollo Tecnológico o una Construcción Civil, a los planes de capacitación, tomando como referencia que en cualquier proyectos inversionistas se fusionan todas las actividades o áreas para lograr un objetivo o meta común, Carlos Sierra define la Capacitación por Proyectos como “el diseño, puesta en marcha y evaluación de un programa de capacitación que responde a los objetivos de una acción o proyecto estratégico de la Empresa o Unidad y está encaminado a garantizar que las personas implicadas reciban los conocimientos y habilidades que les permitan materializar los cambios organizacionales o tecnológicos que la acción o proyecto producirá en la Empresa o Unidad”. Esta definición establece la base sobre la cual se realiza el sub-proceso de planificación en la Empresa y cumple con la premisa de no ver la capacitación como un momento o con un fin físico, sino como un proceso continuo y cíclico en el cual están inmersos todos los trabajadores en función de lograr el desarrollo de la organización:

Capacitación pro Proyectos. Fte. Conferencia, Capacitación Efectiva. ETECSA 2010.

Figura 2 – Capacitación pro Proyectos. Fte. Conferencia, Capacitación Efectiva. ETECSA 2010.

Esta nueva concepción es la que utilizamos para proponer un procedimiento que permita:

• Una estandarización en la gestión de los planes de capacitación y formación, específicamente en la planificación y determinación de necesidades de capacitación.

• Una estandarización y homogeneidad del conocimiento según el área, cargo, puesto y las funciones que realice el individuo, materializado en las competencias declaradas para el mismo.

• Una retroalimentación entre las áreas operativas y rectoras, estas últimas divorciadas, hasta el momento, de la atención en materia de capacitación a la base.

Desarrollo

El procedimiento para la elaboración estratégica de planes de capacitación difiere del proceso estándar en la incorporación de nuevo elemento, el catálogo de programas, el cual permite la relacionar las competencias de los cargos y puesto con los proyectos de capacitación que defina la organización, está desarrollado, principalmente, para utilizarse en Empresas caracterizadas por estructuras dispersas, con representación en varias regiones o territorios y con un gran numero de trabajadores ocupando cargos y puestos iguales.

Nuestra propuesta no contempla la medición del impacto de capacitación, aunque si establece los indicadores de eficiencia y eficacia del proceso, y conforma una base que permita a la organización crear las herramientas para medirlo.

De manera similar a todos los procedimientos este barre los cuatro sub-procesos de la Gestión de la Capacitación.

• Planificación.
• Organización.
• Ejecución
• Control.

Procedimiento para la gestión de planes estratégicos de capacitación.

Fig. 3 Procedimiento para la gestión de planes estratégicos de capacitación.

Planificación

Sub-proceso de planificación.

Fig. 4. Sub-proceso de planificación.

La etapa de planificación, representa para cada proceso el momento más complejo pues supone tener una visión estratégica de los eventos que deben suceder en el futuro, de ahí que este sea, en la actividad de capacitación, la más importante.

El sub proceso de planificación dentro de la gestión estratégica de la capacitación incluye las siguientes actividades.

• Definición y aprobación de proyectos de capacitación.
• Actualización y elaboración programas de estudio
• Determinación de Necesidades de Capacitación (DNC).
• Análisis de acciones y DNC.
• Propuestas de Plan de Capacitación.
• Coordinaciones (Negociaciones)
• Aprobación del Plan.

La definición de los proyectos inician el proceso de capacitación, estableciendo las metas que se deben alcanzar en cuanto a la preparación de los trabajadores, estableciendo el nivel de conocimientos y/o habilidades para afrontar determinadas tareas o funciones con el fin de cumplir los objetivos estratégicos de la Empresa, de aquí que cada proyecto esté asociado a los distintos objetivos estratégicos de la organización y con una definición clara del alcance que se quiere tener, cada proyecto está caracterizado entre otros elementos por:

• Nombre del proyecto o sub-proyecto: Se determinará por el grupo de proyecto el nombre que recibirán los proyectos y sub-proyectos.

• Objetivos estratégicos a los que responde: Los proyectos y sub-proyectos deben tener definido a que objetivos estratégicos de los establecidos por la empresa responden los programas que se diseñaran y las acciones correspondientes.

• Área responsable: Se declara el área dentro de la Unidad Organizativa rectora de la actividad así como el nombre del directivo al frente del proyecto.

• Fundamentación: Se establece la necesidad de creación del proyecto, el estado actual del personal al que van dirigida las acciones asociadas respecto al los conocimientos que se quieren impartir.

• Expectativas. Cada proyecto debe tener declarados los objetivos que se pretenden alcanzar con las acciones de capacitación que se van a ejecutar, especificando el conocimiento que deben poseer los trabajadores que aprueben el o los programas.

• Conocimientos y Habilidades que deben ser alcanzados: Desglosados por los programas de estudio que se deberán diseñar y el nivel de conocimientos u habilidades que otorgan a los participantes una vez graduados.

Preparar las acciones es una exigencia del procedimiento, pues permite estandarizar, organizar la capacitación; “la estandarización e institucionalizar del conocimiento fortalece la identidad”, además de buscar una mayor calidad en la multiplicación de las acciones. La actualización o diseño de programas de estudio que formarán parte del catálogo de cursos de la Empresa es la actividad que posibilita que todos los trabajadores que se desempeñen en una función determinada puedan recibir el mismo conocimiento. La elaboración de los proyectos de capacitación brinda la información de los conocimientos y habilidades que requiere un cargo o puesto determinado para afrontar las nuevas estrategias de la empresa, y también establece las acciones formativas que debe cursar el trabajador para alcanzar el estado deseado, por lo que al realizar la Determinación de Necesidades de capacitación se podrá contar con los programas de las acciones formativas necesarios para la preparación de los trabajadores.

Paralelamente el proceso con la Determinación de Necesidades de Capacitación, la cual se puede considerar la actividad más importantes dentro del proceso de capacitación, se materializa con la evaluación por parte del jefe inmediato del estado real del trabajador, teniendo como referente o criterio de comparación el nivel de conocimientos y/o habilidades que exige y determina el proyecto de capacitación que debe tener para el desempeño de su puesto en función de los objetivos estratégicos de la empresa en el desarrollo de nuevos servicios, procesos o implementación de nuevas tecnologías. De la Determinación de Necesidades de capacitación se obtiene la actualización del modelo resumen del Mapa de Determinación de Recursos Humanos en el cual se refleja la brecha de conocimientos que tiene el trabajador para alcanzar el estado deseado, brecha que debe ser satisfecha por acciones formativas, que no necesariamente serán cursos formales en aulas o locales preparados para tal efecto.

Después de la actualización de los Mapas de Determinación de Necesidades de Capacitación se realizan un conjunto de actividades que permiten planificar y coordinar todas las demandas y necesidades emanadas de las diferentes unidades en cada uno de los niveles de la estructura funcional de capacitación en nuestra Empresa hasta su aprobación final, en este sub-proceso se obtienen los siguientes modelos oficiales:

• Mapa de Determinación de Necesidades de Capacitación
• Planes de Capacitación Individual.
• Plan de Capacitación de la Unidad Organizativa.
• Catálogo de Cursos / Plan de demanda de programas de estudios.

Organización y ejecución

La organización y ejecución del Plan de Capacitación es propiamente la actividad operativa dentro de la capacitación, el Procedimiento elaborado permitirá, a través del orden y descripción de cada una de las actividades estandarizar las acciones, así como los mecanismos y modelos a utilizar parón en garantizar y ejecutar una acción formación en cualquier modalidad y modo de formación.

Propiamente la actividad de organización inicia con la actualización del plan de capacitación y finaliza con la entrega de los materiales y recursos necesarios al instructor de la acción:

Sub-proceso de organización.

Fig. 5. Sub-proceso de organización.

• Actualización del Plan de Capacitación.
• Comunicación.
• Aseguramiento.
• Entrega al Instructor.

Al culminar este sub – proceso deben quedar como modelos oficiales del proceso: la solicitud de aseguramiento logístico y la ficha de curso. Se da paso entonces a la ejecución del curso con la Ejecución de la acción:

Sub-proceso de ejecución.

Fig. 6. Sub-proceso de ejecución.

El sub-proceso de ejecución llega hasta la estandarización de los certificados que se deben entregar en función del tipo de acción de capacitación, así como los criterios y elementos a tener en cuenta cuando se realiza la medición de la satisfacción a través de la técnica PNI.

Durante la Ejecución de la acción juega un rol muy importante el instructor o tutor según corresponda, por lo que debe dominar las actividades para posibilitar que el proceso se realice con calidad:

• Inauguración de la acción.
• Ejecución.
• Evaluación de los Participantes.
• Certificación.
• Evaluación de la Acción.
• Cierre de la Acción.

El cierre de la acción, última actividad de este sub-proceso, describe como se debe confeccionar el expediente de una acción formativa, los documentos que lo componen y el período de validez, elementos auditables por organismos externos y forma parte del registro documental de la actividad de capacitación.

Control

El control es una de los elementos fundamentales dentro de la actividad de dirección de cualquier proceso, con este objetivo el procedimiento concluye estableciendo los indicadores de la actividad y los modelos e informes estándares que se establecen para llevar el estado de la actividad en cada Unidad Organizativa de la Empresa. Son indicadores de la actividad los siguientes:

• Acciones del Plan de Capacitación.
• Participantes.
• Trabajadores Capacitados.
• Presupuesto.

Aunque el procedimiento no incluye la totalidad de la medición del impacto de la capacitación si establece la evaluación de entrada de los participantes, la evaluación en función del contenido y la medición del nivel de satisfacción de los usuarios sobre la acción formativa, y establece la base para continuar trabajando sobre la metodología para la medición del impacto de la actividad de capacitación en la Empresa.

Conclusiones

La actividad de capacitación es un eslabón clave si queremos contar con especialistas y técnicos capaces de afrontar el desarrollo tecnológico. Como proceso sistémico e ininterrumpido la capacitación debe lograr la preparación óptima de un trabajador para el desempeño en su puesto y contribuir al desarrollo de la organización. Para que esto ocurra el proceso de capacitación debe ser organizado y controlado en toda su gestión, estableciendo las actividades y acciones que se deben realizar para garantizarlos, así como la estandarización y normalización de los documentos de esta forma el procedimiento de capacitación permite alinear, estandarizar y homogeneizar las actividades y acciones de la actividad.

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Lic. Alain Díaz Guilarte - alain.diazarrobaetecsa.cu

Licenciado en Educación en la Especialidad de Física (2001) Instituto Superior Pedagógico Enrique José Varona de Ciudad de la Habana. Especialista en Gestión de los Recursos Humanos, de la Dirección de Capacitación de la Empresa de Telecomunicaciones de Cuba. Con ocho años de experiencia en la actividad de formación y desarrollo y en el diseño e implementación de sistemas automatizados para la Gestión de la Capacitación y en el diseño de aplicaciones de capacitación a distancia.

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