Propuesta de indicadores de gestión que permita evaluar el rendimiento de las pequeñas empresas industriales de Piura

Autor: CPC Ricardo Valdiviezo Perez

Pequeñas y Medianas Empresas PyMEs

14-05-2008

La presente investigación tiene como campo de aplicación la Pequeña Empresa Industrial de Piura a quienes se les propone la aplicar de indicadores de gestión para evaluar su rendimiento como herramienta gerencial sencilla y de fácil aplicación.

En nuestro país la pequeña empresa (incluyendo la micro empresa) produce el 40% del PBI y tiene alta capacidad generadora de puestos de trabajo ya que representa el 75% de la Población Económicamente Activa. Pero aun así su crecimiento es limitado, su periodo de permanencia y estabilidad en el mercado es de corta duración por la falta de una adecuada administración y organización de los recursos humanos, recursos económicos y materiales.

La misma situación se presenta a nivel local, La Pequeña Empresa Industrial de Piura forma parte del desarrollo económico pero carece de cultura empresarial, de organización y de una administración acorde a su necesidad,

Ante relevante problema se creyó necesario observar la parte interna de la Pequeña Empresa Industrial de Piura, a través de encuestas, entrevistas y revisión bibliográfica, donde se pudo identificar tres aspectos importantes en toda empresa: Recursos Humanos, Abastecimiento (Proveedores) y Ventas (Clientes), pero que se presentan con diversos problemas ya sea de gestión como de organización.

Para poder mejorar la situación actual de la Pequeña Empresa Industrial de Piura, la presente investigación propone aplicar indicadores de gestión utilizando parámetros cualitativos y cuantitativos, especialmente en los rubros de Recursos Humanos, Abastecimiento y Ventas como una herramienta de gestión, económica, de aplicación sencilla, que permita evaluar resolver los problemas tanto de gestión como de organización dentro de la empresa y que entregue como resultado final un movimiento coordinado y equilibrado de estos tres rubros.

La presente investigación busca fomentar un cambio de cultura empresarial en el pequeño empresario a través de la aplicación de una herramienta de gestión sencilla, como punto de partida para incentivar y eliminar las barreras prejuiciosas que existe en el pequeño empresario hacia este tipo de herramientas de gestión. Es necesario para que en el futuro se puedan aplicar herramientas de gestión modernas implementadas de acuerdo a su necesidad.

La presente investigación esta conformada por tres capítulos: el primero, es la base bibliografiíta donde encontramos los conceptos necesarios para el desarrollo de la investigación. El segundo capítulo comprende el diagnóstico que se realizó a la Pequeña Empresa Industrial de Piura, a través de encuestas y entrevistas, con previa presentación de algunos datos estadísticos. Y el último capítulo presenta la Propuesta de los Indicadores de Gestión teniendo en cuenta las Fases Primordiales para Aplicar los Indicadores de Gestión y la Estructura de la Planificación Empresarial.

El Autor.

3.1. IMPLEMENTACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN:

A. ASPECTOS GENERALES DE LA IMPLEMENTACIÓN:


El punto 2.3.1 que trato el problema de evaluación dentro de la empresa nos permite observar la necesidad del empresario en aplicar herramientas de gestión y su disponibilidad de aplicar nuevas propuestas.

Además se debe aclarar que el problema del pequeño empresario industrial no es la falta de evaluación sino que la hace de una manera inadecuada al no saber como utilizar la poca información que puede obtener a través de los Estados Financieros y los Registros de Compra y Ventas así como de otros controles adicionales que Él mismo implemento de acuerdo a su necesidad de recopilar información.

En cuanto a disponibilidad económica es sabido que no realizar una gestión correcta de los recursos de la empresa genera mucho costo y poca capacidad competitiva. La pequeña empresa si tiene capacidad de inversión y debe destinar parte de ella hacia herramientas de gestión que se ajusten a su realidad, y así, en el mediano y largo plazo podrá obtener mayor rendimiento de todos sus recursos utilizados dentro de su empresa.

Un aproximado de 69.23% de los pequeños empresarios industriales cuenta con asesoramiento para la gestión de su empresa. Es necesario que el propietario o dueño así como asesor con el que cuenta la empresa tengan disponibilidad de aplicar nuevas herramientas de gestión para que pueda asimilar el objetivo de los indicadores de gestión propuestos, para luego extenderlo hacia todo el personal de dicha entidad económica.

A. DISEÑO DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN Y TENDENCIAS

Para poder aplicar indicadores de gestión como herramienta de evaluación es necesario saber que tipo de indicadores debo aplicar, en que área se aplicara, cómo será el proceso de evaluación y de dónde se obtendrá dicha información. Es necesario entonces conocer los pasos básicos para diseñar indicadores de gestión:

Contar con Objetivos a Corto Plazo`:
Mejorar la gestión y organización de la empresa
Lograr alianzas con los principales proveedores de la empresa
Fidelización del cliente
Optimizar la producción

Identificar los factores críticos del éxito.
Recurso Humanos
Abastecimiento.
Ventas

Establecer los indicadores para cada factor critico.

Para definir un buen indicador de control o evaluación de un proceso es importante desarrollar un criterio de selección con una técnica muy sencilla que consiste en responder estas preguntas:

¿Es fácil medir?
¿Se mide rápidamente?
¿ Proporciona información relevante en pocas palabras?
¿Se grafica fácilmente?

Si las respuestas a todas las preguntas son positivas ya se puede definir el indicador apropiado.
Una vez definido cada indicador debemos identificar el tipo de control que se desea aplicar sobre el factor clave de éxito, de esta manera se establece la naturaleza del indicador a construir, y una vez identificada la naturaleza del indicador se procede a identificar las variables del sistema que serán evaluadas periódicamente para calcular el indicador.

INDICADOR DE EFICIENCIA

Cuando la naturaleza del control más apropiado es la eficiencia, las variables estarán más relacionadas con el uso de los recursos por parte del proceso:

= CANTIDAD DE RECURSO DESPERDICIADO
CANTIDAD DE RECURSO UTILIZADO

Cuando la naturaleza del control más apropiado es la eficacia, las variables estarán relacionadas con el cumplimiento de los recursos esperados por parte de dicho proceso:

INDICADOR DE EFECTIVIDAD

= VALOR DE UN ATRIBUTO DE SALIDA DE UN PROCESO
VALOR ESPERADO DEL ATRIBUTO

Establecer tendencias y referencias a los indicadores.
Toda evaluación es realizada a través de la comparación y esta no es posible si no se cuenta con un nivel de referencia para comparar el valor de un indicador.
Para la aplicación de los indicadores a presentar se tomara en cuenta como punto de referencia la tendencia para un primer periodo y posteriormente con una mayor base de datos aplicar la referencia de tipo histórico para ser de fácil aplicación y la que más de adapta a la pequeña empresa industrial al momento de comenzar a implementar indicadores.

A. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS

ABASTECIMIENTO / PROVEEDORES

Analizar y evaluar el proceso de abastecimiento nos permite detectar los errores o amenazas existentes en el proceso, lo cual ocasionaría desequilibrio en el desarrollo de la Empresa no logrando alcanzar su máximo rendimiento y generando altos niveles de costo; nos permite además detectar si estamos recibiendo un servicio adecuado por parte de nuestros proveedores en cuanto a calidad, rapidez de entrega y eficiencia del servicio.
Todo ello, necesario para poder brindar por parte de nuestra Empresa un servicio competitivo, eficiente y de total calidad para lograr satisfacer las exigencias de nuestros clientes.

POR LO TANTO ABASTECIMIENTO TIENE COMO OBJETIVOS:

– COMPRAR MATERIA PRIMA DE CALIDAD
– TENER UN PROCESO DE ABASTECIMIENTO RÁPIDO
– TENER UN PROVEEDOR IDENTIFICADO CON NUESTROS OBJETIVOS

Los indicadores propuestos para evaluar el proceso de abastecimiento son.

_ Indicador de Pedidos Mal Realizados
_ Indicador de Cumplimiento del Pedido
_ Indicador Burocrático
_ Indicador de Rapidez de Atención por parte del Proveedor

VENTAS / CLIENTES

Analizar y evaluar nuestro proceso de ventas nos permitirá detectar los errores o amenazas existentes en el proceso, nos permite además detectar si estamos ofreciendo un servicio adecuado en cuanto a calidad, rapidez de entrega y eficiencia del servicio para lograr satisfacer las exigencias de nuestros clientes. Y de no ser así poder tomar las medidas necesarias para corregir parte del proceso o su totalidad de ser necesario.

POR LO TANTO VENTAS TIENE COMO OBJETIVO:

– OFRECER PRODUCTOS Y SERVICIO DE CALIDAD
– RAPIDEZ EN EL PROCESO ENTREGA DE PEDIDOS
– BUSCAR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Los indicadores propuestos para evaluar el proceso de abastecimiento son.

_ Indicador de Pedidos Mal Recibidos
_ Indicador de Cumplimiento al Cliente
_ Indicador Burocrático
_ Indicador de Rapidez de Atención al Cliente

RECURSOS HUMANOS:

Debemos resaltar la importancia de este rubro en una organización, recursos humanos se refiere a seres humanos. Los seres humanos que forman parte de una organización crean y ponen en práctica las estrategias e innovaciones de sus organizaciones, por tanto un uso eficiente y eficaz de todos los recursos y en especial el recurso humano ayuda a éstas y a las organizaciones a lograr sus metas y generar productividad.

Al obtener mayor productividad los costos bajan así como las utilidades crecen y esto ocasiona que exista calidad en el entorno laboral logrando obtener empleados motivados para aumentar la productividad de la empresa. Es por ello que la empresa debe dedicar parte de su tiempo en analizar y evaluar el manejo de este recurso.

POR TANTO TIENE COMO OBJETIVOS:

– TENER RECURSOS HUMANOS CAPACITADOS.
– LOGRAR EQUILIBRIO ENTRE LA SATISFACCIÓN LABORAL Y LOS RESULTADOS DE PRODUCCIÓN.
– MANTENER CONSTANTE COMUNICACION DE LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS QUE DISEÑA LA EMPRESA.

Es necesario resaltar que este rubro debido a su complejidad de análisis ha sido necesario su división de acuerdo a los aspectos en los que se consideran necesarios evaluar: Productividad, capacitación y satisfacción laboral.

RECURSOS HUMANOS / PRODUCCIÓN

Los indicadores propuestos para evaluar los recursos humanos:

_ Indicador de Cumplimiento de Producción Proyectada
_ Indicador de Frecuencia de Mantenimiento
_ Indicador de Rendimiento de Producción

RECURSOS HUMANOS / CAPACITACIÓN

Los indicadores propuestos para evaluar los recursos humanos:

_ Indicador del Nivel Total de Capacitación
_ Indicador del Nivel de Inversión en Capacitación
_ Indicador de Frecuencia de Capacitación

RECURSOS HUMANOS / SATISFACCIÓN LABORAL

Los indicadores propuestos para evaluar los recursos humanos:
_ Indicador de comunicación Interpersonal
_ Indicador de Inversión en Programas de Incentivos
_ Indicador de Inversión en Implementos para el Personal

PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL

Al momento de presentar la propuesta de indicadores de gestión se ha tenido presente el orden de la estructura de la Planificación Empresarial

En toda empresa es importante planificar estrategias para así poder demostrar su crecimiento y desarrollo como entidad económica ante el mismo personal de la empresa, los clientes, lo proveedores, la sociedad y el estado.

POR LO TANTO ES INDESPENSABLE:

– PLANIFICAR ESTRATEGIAS DE ACUERDO A LA MAGNITUD DE SUS ACTIVIDADES ECONOMICAS.
– GENERAR LA PARTICIPACIÓN DE TODO EL PERSONAL DE LA EMPRESA Y DE LOS PROVEEDORES COMO DE LOS CLIENTES.
– APLICAR CONTROL Y EVALUACIÓN CONSTANTE DEL DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA IMPLEMENTADA.

Los indicadores propuestos para evaluar la Planificación Estratégica son:

_ Indicador de Cumplimiento Estratégico
_ Indicador de Participación en Estrategias Implementadas
_ Indicador de Supervisión Estratégica
_ Indicador de Rapidez de Comunicación

3.1. VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN

INDICADORES DE ABASTECIMIENTO / PROVEEDOR:


Recibir materia prima y servicio de calidad, mediante la evaluación y selección adecuada de los proveedores.

Proveedor identificado con los objetivos de nuestra empresa, a través de la comunicación constante de nuestros objetivos y estrategias con los proveedores.

Obtener productos y servicio de calidad, si recibimos materia prima y servicio de calidad estamos en la capacidad de ofrecer productos de calidad y un mejor servicio a nuestros proveedores.

Reducir costos de producción, si recibimos la materia prima adecuada a un tiempo adecuado entonces se reduce nuestro costo de producción, en cuanto ahorro de tiempo, tramite de devoluciones, solución de contratiempos de entrega, etc.

Satisfacción del cliente, ofrecer productos y servicio de calidad el cliente logra sentirse satisfecho e identificado con la empresa, pues sabe que no estará haciendo una mala inversión de su dinero ni de su tiempo.

INDICADORES DE VENTAS / CLIENTES:

Ofrecer productos y servicio de calidad, mediante la evaluación y selección adecuada de los procesos de venta y atención al cliente.

Clientes identificados con nuestra cultura empresarial, a través de la comunicación constante de nuestros objetivos, estrategias, visión y misión a nuestros clientes.

Incrementar las ventas y el movimiento de efectivo, pues mientras exista calidad de producto y del servicio los clientes aumentaran y con ello el movimiento del efectivo lo que generaría liquidez a la empresa en un mediano plazo.

Satisfacción del cliente, ofrecer productos y servicio de calidad el cliente logra sentirse satisfecho e identificado con la empresa, pues sabe que no estará haciendo una mala inversión de su dinero ni de su tiempo.

INDICADORES DE RECURSOS HUMANOS:

Personal calificado, para el desarrollo adecuado de sus labores dentro de la empresa.
Proporcionalidad entre la satisfacción laboral y los resultados económicos obtenidos.
Desarrollar la comunicación, y la buena relación interna entre el personal de la empresa, genera ahorro de costos y de tiempo en los procesos de cada actividad que desarrolla su empresa.

Satisfacción laboral, tener personal identificado con la empresa genera una mejor atención al cliente y mejor imagen en el entorno de la empresa.

INDICADORES DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA:

Desarrollo empresarial, de acuerdo al logro de sus objetivos planteados dentro de las estrategias implementadas.

Mayor rendimiento en la gestión de la empresa, al lograr alcanzar la efectividad y eficacia de las actividades programadas y desarrolladas por la empresa.

Establecer una cultura empresarial de comunicación y trabajo en equipo, al comunicar los objetivos y hacer sentir al personal identificado con la empresa.

Proveedores y clientes comprometidos con la cultura empresarial establecida por la empresa, al demostrar que el desarrollo de la empresa se debe a la participación de aquellos que rodean a la empresa y que el desarrollo de la empresa genera beneficios de manera directa o indirecta para entorno donde se encuentra ubicado la empresa.

3.2. COSTO DE APLICACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN

Lo más importante para un empresario antes de tomar una decisión es saber cuanto le costará la decisión a elegir, mas misma interrogante se formulara al decidir aplicar indicadores de gestión como lo hemos propuesto en mejora de la empresa.

Implementar los indicadores de gestión y todo lo que ello implica demanda muy por encima de lo demás inversión de tiempo y de recurso humano y para conocer lo que nos costara invertir estos elementos que posee la empresa es necesario traducirlo a términos numéricos.
Para ello se utilizará como unidad de medida las horas invertidas por el recurso humano y el costo de cada hora trabajada en las actividades de la empresa teniendo en cuenta el tipo de personal que estará involucrado.

La aplicación de los indicadores está dividida en fases:

1° Análisis FODA, para realizar diagnostico de la empresa.
2° Reestructurar la Gestión de la empresa, para definir la Visión y Misión establecer Objetivos y programar Estrategias.
3° Reestructurar la Organización de la empresa, para diseñar el organigrama, establecer los procesos operativos principales y encontrar los puntos críticos de cada uno, establecer funciones y responsabilidades, etc.
4° Diseñar e implementar los indicadores.
5° Capacitar y coordinar con el personal de la empresa.
6° Periodo de prueba.

De acuerdo al Control de Ejecución al cumplirse los ocho meses de Implementación de los Indicadores de Gestión se habrá logrado en un 100% todo el proceso de implementación, lo cual nos indicara que se está listo para la Aplicación de los Indicadores de Gestión. Para ello estableceremos el costo de aplicación durante un año la aplicación de estos indicadores.

CONCLUSIONES

El Recurso Humano es el elemento de mayor participación dentro de la Pequeña Empresa Industrial de Piura, siendo ésta la base para crear valor agregado intangible que le permita sobresalir en un mercado competitivo y exigente, sin embargo esta ventaja no es aprovechada.

La Pequeña Empresa Industrial de Piura desperdicia información que tiene a su alcance, la cual debe ser recopilada, procesada y analizada realizando una Evaluación de origen Cualitativa como complemento de la Evaluación Cuantitativa.

Para aplicar los indicadores de gestión en la Pequeña Empresa Industrial de Piura es necesario mejorar tanto la gestión como la organización de las mismas. Siendo la presente propuesta el primer paso para fomentar la cultura empresarial en la Pequeña Empresa Industrial de Piura.

Es necesario aplicar los indicadores de gestión basado en los rubros de Recursos Humanos, Abastecimiento y Ventas ayudaran al pequeño empresario a poder crear una cadena de valor donde el punto de partida es el Rubro Abastecimiento has al Cliente pero el rubro base será el Recurso Humano.

RECOMENDACIONES

Establecer los puntos críticos de evaluación; entre los más resaltantes tenemos Producción, Capacitación y Satisfacción Laboral, desde el punto de vista de Comunicación, Incentivos e Infraestructura. Para de esta forma aprovechar el Recurso Humano siendo éste el elemento de mayor participación en la Pequeña Empresa Industrial.

Capacitar a la Pequeña Empresa Industrial de Piura en temas de uso de herramientas informáticas para que pueda hacer un manejo adecuado de la información que pueda recopilar, para esto ya cuenta con la ayuda del estado que se ha encargado de fomentar la capacitación a los MYPEs mediante el bonopyme así como otros programas de apoyo.

Utilizar los Indicadores de Gestión para una adecuada Organización y Administración de la Pequeña Empresa Industrial de Piura y alcanzar una Cultura Empresarial dirigida hacia la Gestión de Recursos Humanos, Atención al Cliente y Gestión de Recursos Materiales que posee la Pequeña Empresa Industrial de Piura.

Implementar los ratios de gestión en los principales procesos operativos, del Recurso Humano depende que sean cumplidos con eficiencia y eficacia, esto permitirá valorar el Recurso Humano por su conocimiento, capacidad y habilidades en el desempeño de sus funciones. Generando cultura empresarial con capacidad competitiva en corto y largo plazo.

CPC Ricardo Valdiviezo Perez

llana_sonkoarrobahotmail.com

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