Conceptos básicos de administración de empresas

Autor: Borys Efraín Burgos Herrera

OTROS CONCEPTOS ADMINISTRACIÓN

06-2006

Tomado literalmente de “El Arte de la guerra de Sun Tzu”

Hay tres formas en que un soberano puede llevar a la derrota a su ejército:
Si, ignorante de que el ejército no debería avanzar, ordena un avance; o si, ignorante de que no debería retirarse, ordena una retirada. Esto se conoce como desequilibrar al ejército.

Si, ignorante de los asuntos militares, interfiere en su administración. Esto causa perplejidad entre los oficiales.

Si, ignorante de los problemas del mando, interfiere en la dirección de la lucha. Esto engendra dudas en la mente de los oficiales.

Con el fin de ofrecer a los administradores, empresarios, estudiantes, interesados y lectores de cultura en general una herramienta más en la compresión de la administración de empresas someto a su evaluación el siguiente glosario del tema en cuestión.
 
Administración: Proveniente de tres vocablos griegos detallados al final de esta definición, la administración de empresas consiste en la unión eficiente, lógica e inteligente de los procesos de planificación, organización, ejecución, dirección, control y evolución de los recursos que destinados para un mismo objetivo u empresa, que se emplean bajo un mismo liderazgo.

La administración de empresas ante todo no es un “conjunto” de los procesos anteriormente detallados, sino más bien es la sumatoria integrada de ellos, con ello se quiere decir que los mismos no son independientes entre si, cada uno guarda especial relación con el resto y para lograr una administración óptima debe ser vista como un equipo que trabaja bajo el concepto de sinergia y dependencia, por igual dentro de la administración de empresas no existe mayor o menor importancia entre los elementos que la componen, el logro de los objetivos propuestos por lo tanto dependerá de integración adecuada que cada componente tenga en su sumatoria.
 
Ad: Comparación u observación de arriba hacia abajo
 
Minus: Comparación u observación de abajo hacia arriba
 
Ter : Delegación de un trabajo o labor de un ser superior hacia alguien de rango o posición inferior.
Control: Consiste en la supeditación, verificación y corrección de los procesos, recursos y resultados provenientes de cada actividad realizada, su puesta en marcha no requiere ningún punto de partida en específico comienza y termina dentro y fuera de cada actividad realizada, esta presente dentro de la misma planificación aún antes de ser ejecutada, partiendo del hecho que la misma planificación consiste en una actividad de la administración, su objetivo es el de ofrecer un diagnóstico constante de la empresa y cada uno de sus componentes; sin embargo, este diagnóstico no se limita a decir cómo esta la organización, sino profundiza mucho más y funciona como una parte correctiva de los errores y desviaciones que si pudieran percibir en la ejecución de las operaciones previstas.

Existen tres tipos de controles similares al mantenimiento de una máquina, el primero de ellos es el Control Preventivo que se dedica a anticiparse a:

Las desviaciones que pudieran tener los planes ya sean estos dispuestos por la dirección o no, Los posibles errores dentro de las operaciones habituales o no habituales, Fenómenos o elementos externos que impidan o alteren el normal desarrollo de las actividades; todo ello creando medidas de contingencia capaces de revertir los daños ocasionados y aprovechando al máximo el aprendizaje de tales situaciones. El siguiente es el Control Recurrente dedicado a estar presente en la realización de cada proceso, consiste en la verificación permanente de todas las actividades, este control no debe ser visto como una carga que evite el buen funcionamiento de la empresa sino por el contrario las herramientas que permitan el desarrollo óptimo de la misma, como ejemplo los adecuados canales de comunicación entre los subalternos hacia los diferentes jefes o demás departamentos de la empresa, sin retrasar ni afectar en los resultados, además la oportuna divulgación de un error hacia las instancias encargadas y el aprendizaje del mismo.

El último es el Control Correctivo: que es el que se encarga de comparar los resultados obtenidos versus los resultados esperados, logrando de las diferencias obtenidas punto de partida para la investigación de los factores que repercutieron, tomando a sus vez las medidas correctivas para que no vuelva suceder de ser diferencias en contra de los resultados planificados y ser maximizadas de ser diferencias a favor.

Ante todo ningún control debe ser obstáculo o impedimento para el efectivo desarrollo de las funciones de la empresa; sino por el contrario herramientas de fácil y oportuno manejo para administración.

Dirección: Consiste en el proceso de liderar la ejecución de las actividades programadas dentro de una empresa, la dirección se vale de la misión, visión y objetivos para establecer su finalidad primordial y no escatimar recursos para conseguirlos, de las políticas y valores empresariales para su guía dentro de la toma de decisiones, de los diferentes tipo de liderazgo para aportar el conocimiento y experiencia necesaria ante cualquier situación, del método científico para el aprendizaje de los perjuicios ocasionados por la mala toma de decisiones, y aprovechamiento de oportunidades maximizando estas últimas.

La dirección empresarial es aquella que llevada a cabo por líderes se encarga de “lidiar” con la unión eficiente de los recursos puestos en marcha para la consecución de los fines u objetivos empresariales. No debemos confundir el lidiar los recursos de la empresa, con una carga de problemas puestos en hombros de los jefes corporativos (como la inconformidad de los empleados por sus sueldos) sino por el contrario encaminar de la mejor manera dichos problemas a soluciones integrales que no afecten al resto de recursos ni hagan perder el equilibrio de la empresa.

La dirección debe ser llevada a cabo por líderes capaces de encarar cualquier situación por la que pudiera atravesar la organización, y cumplir con las características descritas por Sun-Tzu en su obra maestra “El Arte de la Guerra”.

Ejecución: Fin último de la planificación e inicio de una nueva etapa en la empresa, la ejecución comprende la puesta en marcha de las actividades planificadas siguiendo como instrumento guía los planes realizados para cada uno de los objetivos. Consiste en otras palabras en el punto de intersección entre la planificado y lo realizado, se ejecutan en este proceso registros tipo bitácora que sirven de comprobación para el proceso de control y dirección de la empresa, entre los registros más utilizados están los contables resumidos a su vez en los diferentes estados financieros y económicos que forman un espejo clave de la situación financiera de una empresa, por otra parte los registros documentales como la misión, visión, políticas, valores, objetivos, currículos del personal y cualquier documento que pueda ser utilizado dentro del aprendizaje del capital empresarial.

Empresa: Se entiende bajo esta denominación toda aquella unión o conjunto de recursos que agrupados esperan lograr un fin determinado, empresa no es solamente aquella organización que con fines lucrativos se dedica a una actividad de tipo agrícola, industrial, comercial o de servicio; sino que consiste en un concepto mucho más amplio que abarca todas las tareas encaminadas a lograr un fin en especifico, así pues, por empresa podríamos ejemplificar un puesto de trabajo, una jefatura de departamento, una pequeña tienda y desde luego grandes corporaciones que se conforman de otras muchas empresas; derivada del verbo EMPRENDER, empresa constituye entonces todo esfuerzo cuya finalidad u objetivo esta bien definido, llevada a cabo por EMPRENDEDORES.

Evolución: Dentro de la terminología administrativa este término debe ser visto como “todo cambio que implica una mejora”, quiere decir entonces que la evolución no consiste únicamente en cambios trascendentales capaces de mejorar el estado actual de la empresa, sino hasta el mínimo detalle capaz de lograr de manera más efectiva un proceso; la evolución empresarial comprende a su vez dos componentes primordiales ambos basados en el aprendizaje optimo de toda situación el primero el de La Experiencia que aporta todos los conocimientos adquiridos tanto por el capital humano al realizar sus tareas como el de los registros descritos en el Control, que proveen de manera consecuente cómo las decisiones de la administración se han desarrollado presentando si sus consecuencias han sido beneficiosas o de perjuicio para la empresa; el segundo componente de la evolución es el de el La Iniciativa  la cual puede describirse conforme a la siguiente frase: “las facultades puestas en marcha”, no basta con saber qué hacer para ser mejores o cómo hacerlo mejor ningún conocimiento por bueno que este sea es de provecho si no se pone en práctica, existen cientos de nuevas tecnologías y miles más de nuevas formas de hacerlo todo pero si conociéndolos no somos capaces de ponerlos en marcha son inútiles.

Misión: Estructura básica empresarial que describe de manera entendible los siguientes elementos: ¿qué hacer? la misión le dice a los interesados entre ellos administradores, empleados, proveedores, clientes y consumidores qué es lo que hace la empresa por ellos; ¿cómo hacerlo? determina además de forma comprensible cómo la empresa logrará el anterior elemento, ¿para qué hacerlo? implica además el objetivo principal o serie de ellos que la empresa pretende alcanzar al dedicarse a su actividad.

Los tres elementos reunidos describen de manera fácil y lógica cuál es la finalidad de la empresa y sus actividades para alcanzarla, esta diseñada para periodos oscilantes de cinco a diez años por lo que su flexibilidad y objetividad son primordiales. La misión puede ser una frase o un párrafo siempre y cuando cumpla con los tres elementos principales.

Planificación: Proceso de visualización futura de las actividades a realizar para lograr un objetivo; dentro del proceso administrativo la planificación conlleva además a la asignación de recursos para tales actividades, integra además las diferentes medidas de contingencia ante las posibles desviaciones que pudiera tener al momento de su ejecución; entendiéndose como desviaciones cualquier error, imprevisto, deficiencia, déficit o superávit que se pudiera tener durante el desarrollo de las actividades.
 
La planificación de actividades parte de tres estructuras básicas dentro de toda empresa una visión, una misión y objetivos que hagan ver el ¿qué? se espera alcanzar con la utilización de los recursos puestos a disposición; además la planificación se limita y se estructura en las políticas empresariales que orientan el ¿cómo? se realizarán tales actividades, por último dentro de este primer proceso quedan los valores que dicen tanto a los administradores como a sus colaboradores el ¿por qué? se ha seleccionado esa forma de operar y no otra.
 
Objetivos: Distribuidos y clasificados de diferentes maneras, los objetivos constituyen las metas que la administración espera lograr con la utilización de los diferentes recursos; existen muchas formas de clasificarlos la más conocida es la Temporal que determina que los objetivos están distribuidos por tres categorías: la primera de Corto Plazo, donde se establecen los objetivos a cumplirse en el lapso de un año –algunos autores dicen que debe ser en menos de seis meses- a partir de la puesta en marcha de los planes, la segunda de Mediano Plazo donde se agrupan los que se deben cumplir en el periodo de un año a cinco y la última de Largo Plazo donde los objetivos deben ser cumplidos en el lapso de cinco en adelante. Otra clasificación reconocida es la diferenciación por su Origen, la cual diferencia que los objetivos pueden ser clasificados dependiendo de la actividad o giro de la empresa, de tal manera que una empresa de producción o del sector industria puede tener los siguientes objetivos: de Ventas,

Administrativos, de Producción, de Distribución, de Mercadeo entre otros, la clasificación hace énfasis que cada departamento o función de la empresa debe plantear sus propios objetivos derivados del objetivo primordial. Ambas clasificaciones y muchas otras son totalmente válidas e inclusive pueden conjuntarse de tal forma que los objetivos determinados por su Origen estén a su vez diferenciados de forma Temporal.

Lo que no debe olvidarse al momento de establecer los objetivos de la empresa es la raíz o fundamento que da vida a cada uno de ellos: La Productividad de la Empresa.
Organización: Estructura empresarial conformada por diferentes áreas de funcionalidad, motivada a raíz de un objetivo en común cada área representa un recurso de operación dentro de la misma.

Políticas: Son lineamientos de acción dentro de la empresa, limitan el actuar dentro de las actividades normales o no de la empresa, constituyen igualmente una estructura básica que orienta a los administradores y empleados en la toma decisiones; se orientan de acuerdo a las actividades y funciones ya planificadas. Las políticas buscan fomentar el empoderamiento pro activo del personal el cual puede bien tomar una decisión administrativa basándose en las políticas de la empresa, por ejemplo: si Tomás que es el auxiliar de compras de una compañía manufacturera recibe de su proveedor un comunicado donde le informa que los precios de los materiales han subido un 7% del valor ofertado inicialmente, bien podría tomar una decisión –en el caso que su jefe no estuviera disponible- si dentro de las políticas de compañía se establece que: “Ninguna compra será autorizada si el proveedor aumenta los precios por un valor superior al 5% de los ofertados inicialmente”, para el caso expuesto el auxiliar estaría en 1a posibilidad de negarse a 1a transacción e iniciar un nuevo proceso de cotizaciones.
Las políticas deben ser claras y sobre todo especificas en su accionar no dando cabida a ambigüedad o contradicción entre las mismas.
 
Visión: Estructura básica empresarial que define en una Frase o Párrafo a donde quiere llegar la empresa condicionando un tiempo especifico, la visión es el complemento de la Misión y dice a los interesados –administradores, empleados, proveedores, clientes, consumidores, entes supervisores y otros- que posición desea alcanzar la empresa en un lapso que cumpla con lo estipulado en la misión; por ejemplo si una Escuela dice en su misión:

“Proveer durante cinco años servicios educativos de la mejor calidad a la comunidad El Calvario de la ciudad La Divina Concepción por medio del personal docente óptimo y recursos necesarios para que los estudiantes sean formados en la moralidad, ciencia y espiritualidad, esperando lograr ofrecer así ciudadanos productivos para la sociedad”, entonces la visión de la misma debe com1plementar el Por Qué de su objetivo, la cual podría ser:

 “Llegar a ser la mejor institución educativa para la comunidad El Calvario de la ciudad La Divina Concepción en un lapso de cinco años, logrando proveer a la sociedad en general ciudadanos de provecho que ayuden a mejorar la situación actual de la nación”, aunque en extremo similares la visión se diferencia de la misión en que la primera explica con mayor profundidad la finalidad de la empresa, además establece un condicionamiento futuro de comparación para los evaluadores, de tal manera que si los anteriores planteamientos fueran reales los supervisores y encargados de administrar esa escuela partirían –dentro de cinco años- de un punto específico para saber si la empresa esta cumpliendo con su fundamento y no de la subjetividad.

Valores: Estructuras básicas empresariales que guían a los administradores y empleados ante cualquier decisión, los valores son parámetros orientan en el actuar diario de las labores, si por ejemplo uno de los valores que fomenta la empresa es el de la Honestidad un empleado que realiza una compra donde el proveedor le cobra de menos por equivocación y este error le significa una ganancia a la empresa de l0% más sobre la venta de esos productos el empleado no vacilaría en aclarar con su proveedor el error y solventar la situación.

Un valor puede ser cualquier acción o recomendación favorable para la toma de decisiones dentro de 1a empresa facilitando así el procedimiento operativo, ejemplos de valores empresariales: Amabilidad, Sinceridad, Ambición, Pro actividad, Asertividad, Visión de Futuro, entre otros.
 

Borys Efraín Burgos Herrera - Licenciatura en Administración de Empresas Universidad Tecnológica De El Salvador borysburgosarrobayahoo.es 

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