Cómo hacer para que sus reuniones comiencen y terminen puntualmente

Autor: Mujeres de empresa

Otros conceptos administración

29-04-2008

Scott Berkun tiene un blog muy interesante sobre Management, diseño e Innovación, además es autor del libro The Art of Project Management del que puede leer la reseña en nuestro blog.

Se desempeñó en Microsoft desde 1994 a 2003 como líder de proyecto, por lo que indudablemente la gestión de proyectos y los temas de innovación son su especialidad.

Según un reciente post en su blog, comenzar y terminar una reunión a la hora pautada es sencillo, se necesita contar con una persona que tenga el poder suficiente para marcar el ritmo, el resto de la gente simplemente va detrás.

5 consejos para organizar una reunión

Si usted es quien convoca la reunión, entonces ¡haga su trabajo por favor!
Si usted convocó a la reunión, entonces es su obligación:

1. Estar presente a tiempo para comenzar
2. Escribir un punteo de la agenda del día a la vista de todo el mundo (puede pegarla en la pared)
3. Encauzar la conversación de manera que nadie la acapare y que la gente indicada pueda expresar su opinión a su debido tiempo.
4. Asegurarse de que los asuntos secundarios queden fuera de la reunión.
Si no hace cumplir estos 4 puntos, entonces sepa que cualquier problema será por su causa.

La reunión comienza cuando Su Majestad llega

Tenga en cuenta la conducta de la persona de más jerarquía en la reunión. La mayoría de las reuniones no comienzan hasta que esa persona se hace presente y el resto de la gente lo sabe. Si esa persona nunca llega tarde, entonces la reunión comenzará puntualmente. Si usted es el líder y siempre llega tarde, téngalo en cuenta y cúlpese por la conducta de los demás.

Alguien debe hacer cumplir el horario

En toda reunión debe haber alguien encargado de hacer cumplir el horario. Alguien cuya responsabilidad sea “vigilar el reloj”: “Nos quedan 15 minutos”, “Ya llevamos 20 minutos de reunión”, “Faltan 5 minutos, comencemos con las conclusiones”. Muchísimas reuniones se van por las ramas y ocupan la mitad del tiempo en asuntos ajenos al motivo de la reunión.

Planifique para terminar 5 minutos antes de lo previsto

Por loco que parezca una y otra vez planificamos reuniones con un horario tan apretado que no tenemos tiempo de llegar a otra reunión. Si sus reuniones siempre se estiran hasta el último segundo (ni hablar de que se atrasen) perjudicará a la gente que tiene que concurrir a la reunión B. Seguramente hará amigos inesperados si siempre termina temprano, lo que es más sencillo si controla el reloj.

Sólo convoque a reuniones que importen

Si el tema de la reunión es: “Conversemos sobre cuán maravillosos son y cómo podemos triplicarles el salario” la gente se hará presente sin demoras. Si una persona llega siempre tarde lo que le está diciendo es: esta reunión no es importante. A usted le queda buscar la forma de hacer que la reunión valga el tiempo de la gente o directamente no convoque a la reunión.

Busque opiniones entre los que llegan siempre tarde o no aportan mucho: ¿Por qué consideran que esas reuniones son una pérdida de tiempo? ¿Cómo podrían ser más útiles? ¿Hay una forma mejor de… (Complete aquí con el motivo de la reunión)?.