Manejo de información difusa. Herramienta indispensable para la toma de decisiones

Autor: Lorena Rosas Sánchez

Comunicación organizacional

14-03-2012

Introducción

El desconocimiento de información fundamental de algunas áreas de la organización la vuelve cada vez más vulnerable ante la inmensa ola de factores internos y externos. Por tal motivo se reconoce como prioridad la realización de esfuerzos para adquirir nuevos conocimientos, que se darán a través de la obtención de información.

Esta información que se obtiene desgraciadamente viene en grandes cantidades, sin forma, poco clara y precisa, es decir, es información difusa a la cual se le tiene que dar forma, coherencia, se tiene que verificar su autenticidad, etc. con el propósito de servir de apoyo fundamental en la toma de decisiones.

En el presente trabajo se abordara la forma de manejar esta información para que resulte benéfica para la organización, ahorrando mucho tiempo y esfuerzo, pero sobre todo para una correcta toma de decisiones.

Definición

Información:

La información es un conjunto organizado de datos, que constituye un mensaje sobre un cierto fenómeno o entidad. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su uso racional es la base del conocimiento”.

Difusa:

Que es poco clara, exacta o concreta.

Información difusa: es el conjunto organizado de datos que constituye un mensaje sobre un cierto fenómeno o entidad pero que tiene la característica de ser poco clara, exacta o concreta.

Para la mayoría de las organizaciones la información constituye un elemento que no se podría obviar ni improvisar. En la actualidad el correcto manejo de la información permite afrontar con muchísimas más probabilidades de éxito el futuro y la competencia empresarial.

El proceso para llegar al punto en donde la información de la que dispone la empresa sea lo suficientemente confiable para la toma de decisiones es muy complejo y se puede llevar a cabo con la ayuda de los siguientes elementos:

Proceso del manejo de la información difusa

Proceso del manejo de la información difusa

El proceso tiene que abarcar toda la organización y es punto clave el que se implemente desde la alta dirección de la empresa, quien es la encargada de plantear las necesidades de información de la organización desde el punto de vista estratégico.

Necesidad de información

Es aquí donde nace la inquietud por el conocimiento sobre:

- Entorno interno y externo de la empresa:

Reconocer las situaciones ambientales, socioculturales, la posición que tiene la competencia, planes de mercadotecnia, situaciones laborales, economía nacional, local, etc.

- Intereses y objetivos organizacionales

Intereses, necesidades, inquietudes o carencias de la propia organización para así lograr establecer objetivos y metas organizacionales.

- Clientes y/o usuarios

Principalmente para tener el conocimiento de las necesidades que la organización pretende satisfacer

- Sistemas de producción y/u operación

Son los sistemas en los que se centra la capacidad y éxito de la empresa ya que estos sistemas son los que se encargan de proveer de productos a los clientes, por lo que la información que se refiere a los sistemas es muy importante ya que se debe de contar con el ideal para el tipo de necesidades a satisfacer.

- Tecnología

La información sobre la tecnología debe estar al día y a la vanguardia ya que se pueden ahorrar costos de producción y pueden hacer mas eficiente la atención al cliente.

Búsqueda de información

Para la búsqueda de la información se debe de tener muy en claro cuáles son las necesidades de información, es aconsejable elaborar un cronograma de actividades que contenga:

- Las tareas para alcanzar los objetivos organizacionales.

- Ordenar las actividades con orden lógico de acción.

- Determinar los medios y recursos a utilizar.

- Determinar el tiempo de ejecución.

Es necesario reconocer las instituciones que manejan el tipo de información que nos interesa como por ejemplo:

INEGI: Instituto Nacional de Estadística y Geografía

IFAI: Instituto Federal de Acceso a la Información

INFOMEX: información pública del Gobierno Federal.

INFONAVIT: instituto de Fondo Nacional para la Vivienda de los Trabajadores

Se deben definir estrategias, armar mapas de prioridades y tácticas de búsqueda para no trabajar de más y ahorrar tiempo, además es aconsejable reconocer algunas de las características de los motores de búsqueda en internet para agilizar aun más la búsqueda de la información.

Obtención de todo tipo de información (información difusa).

Durante el proceso donde surge la necesidad de información y posteriormente se busca obtenerla, es muy común que el resultado es una gran cantidad de información, sin clasificar, desorganizada, inestable, con la impresión que carece de fondo y forma.

Para determinar si la información obtenida es difusa se deben plantear los siguientes cuestionamientos:

¿Es adecuada a las necesidades del negocio o empresa?

¿Es lo suficientemente accesible para aquellos miembros de la organización que la necesitan tomando en cuenta el momento y lugar adecuado?

¿Es precisa y completa?

¿Es segura refiriéndose a accesibilidad, integridad y confiabilidad?

¿Presenta o no duplicidades?

Uso de herramientas para localizar y obtener información clara y precisa

Para hacer frente a tanta información, y a tal desorganización, es aconsejable implementar algunas herramientas que harán de ese gran “cuasimodo” una importante fuente de información.

- Identificar las palabras clave

- Conocer y aplicar técnicas de lectura rápida

- Aplicar alguna técnica de selección para resaltar las ideas principales

- Elaborar fichas de contenido

- Usar índices y buscadores temáticos

- Preguntar a personas expertas en el tema

- Implementar un método que registre, concentre, clasifique, organice y jerarquice la información.

- Asignar personal en la organización que se haga responsable de cada tarea

- Determinar la especialidad, giro o perfil de las fuentes de información

- Evaluar la confiabilidad de las fuentes de información

- Ser capaz de identificar los tipos de fuentes y su contenido

- Saber cómo recopilar información

Evaluación de la información

La evaluación de la información es extraordinariamente importante ya que la eficiencia y efectividad con la que se desarrolla la organización depende en gran medida de esta parte del proceso ya que determina como se responde o reacciona frente a los objetivos y necesidades de información de los clientes para disponer de los diferentes indicadores.

Para llevar a cabo esta evaluación se deben:

- Establecer objetivos de evaluación

- Distinguir lo general a lo particular de la información

- Aplicar los criterios adecuados para captar, seleccionar, integrar y organizar

- Dar congruencia a la información

- Distinguir hechos de opiniones

- Encontrar puntos de vista diferentes sobre la información y discutirlos

- Saber identificar la postura que tiene la fuente en la información

- Usar categorías de confiabilidad, validez y niveles de profundidad para la manipulación de la información

- Retroalimentar las acciones que se van realizando

- Ser lo suficientemente capaz de ver la evolución del trabajo de la información

- Distinguir entre fuentes primarias y secundarias

Razones para llevar a cabo la evaluación de la información

- Porque algún alto directivo lo ha pedido

- Para permitir modificaciones

- Para dar información que pueda ser contrarrestada durante algún periodo de tiempo

- Como parte de la planeación

- Para la aportación de opiniones que den perspectivas nuevas

- Para documentar resultados o impactos sobre la organización

Procesamiento y producción de la información

En esta etapa se procesa la información para posteriormente usarla para que beneficie de alguna manera a la organización. En este procesamiento y producción de la información se lleva a cabo con la finalidad de comprender, significar, ubicar y diferenciar en el tiempo y el espacio, conocer, participar, expresarse y convencer para lograr el éxito organizacional.

Estas son algunas de las acciones a realizar en esta etapa:

• Sintetizar, organizar y presentar la información

• Ser capaz de llevar a cabo un análisis y síntesis de información

• Reflexionar y concluir

• Dominar técnicas básicas de expresión escrita

• Saber hacer reportes

• NO copiar y pegar

• Integrar parafrasear, transformar y representar de alguna manera la información

• Utilizar esquemas

• Utilizar cuadros sinópticos

• Utilizar tablas

• Utilizar graficas

• Saber escribir un ensayo

Todo esto será capaz de generar instrumentos de comunicación veraces y oportunos que respondan a necesidades reales de información o comunicación. Capaces de atender a las características propias del medio de comunicación empleado y toma en cuenta las características del usuario.

Toma de decisiones

En esta época de globalización de información, económica y financiera, de internacionalización y de alta competitividad hay que hacerle frente a tantos cambios y variar estrategias. Las organizaciones tienen la obligación, si desean tener éxito, de plantear estrategias y tomar decisiones con gran rapidez.

El instrumento básico para la toma de decisiones es la información clara, oportuna y veraz. La información es la materia prima y fundamental en la toma de decisiones de los altos directivos de una organización ya que a mayor calidad de información, mejor es la calidad en la toma de decisiones

Se pueden adoptar criterios analíticos exactos en las organizaciones si se tiene una información perfecta, ya que la información vale tanto como el beneficio o ausencia de pérdidas que se obtengan en base a esa información.

La toma de decisiones basándose solo en los hechos nos conduce a aplicar el principio de aproximación que se basa en los datos e información asegurando de que estos sean precisos y confiables, ya que con unos datos precisos, es posible aplicar algunos métodos de evaluación correctos para tomar decisiones correctas.

Todo esto hace que la información obtenida sea accesible para cualquiera que la necesite, ahorrándose así mucho tiempo en resolver los problemas y resalta el conocimiento de las necesidades de los procesos de la organización, permitiendo así lograr más eficientemente los objetivos de la organización.

Un directivo debe tomar muchas buenas decisiones todos los días. Algunas de ellas son decisiones de rutina o intrascendentes mientras que otras tienen una repercusión drástica en las operaciones de la organización. Algunas de estas decisiones repercuten en la ganancia o pérdida de los objetivos cumplimiento o incumplimiento de la misión y las metas de la organización.

Conclusiones

• INFORMACIÓN DIFUSA: es el conjunto organizado de datos que constituye un mensaje sobre un cierto fenómeno o entidad pero que tiene la característica de ser poco clara, exacta o concreta.

• Se debe utilizar una buena metodología y procedimiento para analizar grandes cantidades de información poco clara y precisa para ahorrar tiempo y esfuerzo.

• El análisis de los datos y la información difusa es fundamental en la toma de decisiones.

Bibliografía

Aumatell, C. S. Auditoría de la información: análisis de la información generada en la empresa.

Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española. (s.f.).

Kramer, M. P. Estrategia y Sociedad .

Tejedor, V. J. (2012). LA INFLUENCIA DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN EN LA SOCIEDAD CONTEMPORÁNEA. mundoculturalhispano.com.

UDLAP, c. (2011). Colección de Tesis Digitales. Recuperado el 5 de Nov de 2011.

UNLZ., D. C. (s.f.). UNLZ. Recuperado el 7 de marzo de 2012.

Tesis sugerida:

“PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DIFUSA COMO HERRAMIENTA EN LA TOMA DE DECISIONES DE LA EMPRESA “PRACTIKA S.A.”

Objetivo: manejar la información difusa para que sirva de apoyo a los directivos en la toma de decisiones que posicionara a la empresa en mejor lugar en el mercado.

1 http://definicion.de/informacion/

2 http://buscon.rae.es/draeI/SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=DIFUSA

Ing. Lorena Rosas Sánchez - pelirro82arrobahotmail.com

Instituto tecnológico de Orizaba.

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