Sistema de gestión medio ambiental para instalaciones turísticas cubanas

En las últimas décadas muchas han sido las voces que se han levantado en defensa del medio ambiente, preocupación centrada no solo en los problemas ambientales, sino también en las causas y origen de los mismos.

Resumen:

El siguiente trabajo esta motivado por la importancia que ha tomado en los últimos años el desarrollo de la actividad turística a nivel mundial y en nuestro país, así como por la necesidad de cuidado y protección del medio ambiente, a través de Sistemas, y programas de gestión medioambiental. Para el desarrollo de esta investigación se realiza una revisión bibliográfica donde se aborda todo lo relacionado con las relaciones existentes entre el hombre y/o actividad turística con el medio ambiente. El Sistema de Gestión (SGMA en lo adelante) Planificado guarda coherencia con lo establecido en las Normas ISO 14001. Para dicha planificación se tomo como modelo el Hotel Melia Cayo Guillermo, siendo fácilmente adaptable a otras instalaciones. Fue estructurado en etapas y acciones definidas, las cuales propiciarán a modo general un desempeño medioambiental adecuado.

A modo general se puede considerar el trabajo como una metodología para la planificación de Sistemas de Gestión Medioambiental, en instalaciones hoteleras enclavadas en ecosistemas frágiles.

Introducción:

En las últimas décadas muchas han sido las voces que se han levantado en defensa del medio ambiente, preocupación centrada no solo en los problemas ambientales, sino también en las causas y origen de los mismos. Las consecuencias de la degradación ambiental no sólo están internacionalizadas, sino que también está afectando al funcionamiento natural del planeta. La preocupación por el medio ambiente es algo cada día más general. Realmente son muchos los ataques que, en su más amplio sentido, sufre el medio ambiente. Sin embargo la humanidad ha tomado conciencia, de una realidad obvia que hasta hoy, ha quedado enmascarada: la Tierra es limitada. Efectivamente, hasta bien entrado el Siglo XX se había considerado que tanto los recursos naturales como la capacidad de nuestro planeta para resistir el impacto provocado por el hombre eran ilimitados. De repente, factores como el espectacular desarrollo de la tecnología, el crecimiento demográfico mundial y la sobreexplotación de los recursos naturales nos han hecho descubrir los límites de la Tierra.

El turismo se ha convertido en una de las actividades económicas más importantes del mundo, considerando los ingresos generados, el número de puestos de trabajo creados, el movimiento de personas, etc, pero esto significa que los impactos de la actividad, a partir del consumo de recursos y de la producción de desechos, también van en aumento. “El turismo es una actividad muy lucrativa. La Organización Mundial del Turismo (OMT) estima que para el año 2010 habrá 1000 millones de turistas internacionales que generarán 1550 millones de dólares, lo cual supone un pellizco bastante notable (Iglesias, 2004).

El desarrollo de esta actividad, en cierta forma desmedido sobre todo de los litorales, sin una política de planificación coherente, adecuada y monitoreada, ha traído como consecuencia una secuela de impactos ambientales, fruto del vertimiento de aguas residuales en el mar, lagos, lagunas, ríos y el manto freático; deforestación de manglares y secamiento de lagunas y humedales litorales para ampliar o crear playas, construir hoteles, restaurantes, marinas y otras plantas e infraestructuras turísticas; construcción de pozos sépticos en litorales calcáreos, las aguas negras que aportan hongos y bacterias que afectan a los bañistas, además de las secuelas generadas a la biodiversidad marina; construcción de espigones y/o muros de contención en las playas para aumentar el volumen de arena o reducir la erosión, sin estudios previos de batimetría, corrientes marinas, granulometría de la arena, condición de los corales, oscilaciones del nivel del mar, entre otras variables; rompimiento de las barreras de corales para permitir el acceso de las embarcaciones al área de playa; construcción de hoteles y otras plantas turísticas sobre las dunas y las playas, generalmente a menos de 60 metros de la pleamar; sobresaturación de la playa con turistas, superando la capacidad de carga de la misma; construcción de torres de hoteles en la costa, variando la dirección de los vientos; construcción de marinas sin estudios previos que determinen sus efectos sobre las playas; mal manejo de los residuos sólidos, especialmente los orgánicos y plásticos; uso de insecticidas no biodegradables para el exterminio de mosquitos y otros insectos que afectan a los turistas; utilización de detergentes no biodegradables para la limpieza; uso intensivo de embarcaciones para las actividades marinas, aportando al mar grandes cantidades de monóxido y bióxido de carbono; agotamiento de los mantos freáticos por uso intensivo y no planificado del caudal existente; son, entre muchas otras razones, las causas que van degradando los recursos naturales del Caribe y en especial de nuestro país, por un uso no adecuado de los mismos por parte del turismo.

De este breve análisis parte la idea del diseño de un Sistema de Gestión Medioambiental que favorecerá el desempeño de la instalación, a través de la disminución de los costos por concepto de electricidad, agua, gas, trabajos exteriores de jardinería, mantenimiento, disminución de aguas residuales, así como su reutilización en la jardinería, disminución de desechos sólidos y líquidos, entre otros.

A su vez mejorara el clima laborar de la instalación, así como la imagen que esta proyecta hacia sus clientes internos y externos. Este Sistema de Gestión Medioambiental permitirá a través de su posterior implantación obtener la certificación o reconocimiento medioambiental de la instalación. Lógicamente esto provocaría un incremento del mercado debido principalmente a que el turista prefiere un destino que sea sano en el aspecto medioambiental y social. Todo lo contrario sucederá si el entorno de la instalación es medioambientalmente inapropiado, el cual influirá en la opinión que este visitante se cree del destino y la instalación lo cual como es lógico dañará la reputación de los mismo.

Planificación del SGMA:

Se realizó la planificación detallada de las acciones y etapas del Sistema de Gestión Medioambiental propuesto, contribuyendo de hecho la descripción del proceso de investigación seguido para lograr una adecuada gestión medioambiental. Para dicha plantificación se tomaron en cuenta, en primer lugar las particulares de las normas ISO: 14000, en particular las 14001 y 14004 así como la revisión del modelo de gestión medioambiental propuesto por la dirección del Grupo Hotelero Gran Caribe, y modelos propuestos por diversos autores, consultados para este trabajo; por otra parte se asumió el carácter gestionable de la actividad medioambiental, por lo que se debe partir de considerar la estructura organizativa sobre la que sostener él mismo. A partir de estos elementos funcionales fueron elaboradas las etapas fundamentales del Sistema, Política Medioambiental, Diagnóstico Inicial, Planeación, Implementación y Operación, Revisión y Acción Correctiva y Revisión de la Gestión. A su vez cada uno de estos puede ser tratado como un Sistema de menor nivel o un Subsistema que tribute al logro del objetivo generar declarado.

Este sistema propuesto, (Figura # 1), se presenta en forma de Ciclo y la continuidad y desarrollo del mismo permite al Sistema ser ejecutado hacia ambas direcciones, o sea, corregir cualquier situación que se presente sin necesidad de tener que terminar de ejecutar todas las etapas. Este sistema, como herramienta empresarial o de dirección está basado en los principios de la administración general, Planificación, Organización, Mando y Control, lo que indica que la mala gestión de alguna de estas etapas, solo nos llevaría a un total fracaso en la futura ejecución del sistema. Es necesario realizar una planificación a lo largo del SGMA, esto abarcará todas las etapas del mismo, en otras palabras se trata de puntualizar las acciones que se acometerán en cada una de sus etapas.

En sentido general el Sistema pretende implicar a todos los representantes de la entidad, en el desarrollo del mismo, partiendo de la concientización y capacitación de los trabajadores y directivos y cliente de la entidad. A continuación se procede a dar una explicación detallada de la planificación realizada del Sistema en cuestión.

Política Medioambiental: La definición de Política Medioambiental debe asegurar el compromiso con su SGMA. La Administración general será quien defina la Política Medioambiental de la empresa, la misma deberá considerar la misión, valores y principios centrales de la organización, establecer una política de mejoramiento continuo, velar por la prevención de la contaminación, asegurar el cumplimiento de reglamentos, leyes y otros criterios medioambientales pertinentes que la organización ha suscrito, debe ser un documento público. El mismo debe asegurar que:

• Este definida al máximo nivel.
• Este documentada, implantada y actualizada.
• Sirva de base para establecer y revisar los objetivos y metas medioambientales.
• Constituya un compromiso de mejora continua y prevención ante situaciones medioambientales.
• Asuma el cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios.

Diagnóstico Inicial.

• Auto evaluación Inicial de la Gestión Medioambiental.
• Diagnóstico Medioambiental Inicial.

Política

• Este disponible a todos los implicados de las actividades de la institución, tanto internos como externos.

Las principales etapas de la Política Medioambiental serán:

• Elaborar la Política
• Dar a conocer la Política.
• Implementar la Política.
• Revisión y mejoramiento de la Política.

Diagnóstico Inicial: Es un aspecto importante a la hora de poner en marcha el Sistema propuesto lo es sin duda determinar el estado actual de la instalación en lo referente a medioambiente. Para el desarrollo de esta fase o etapa es importante realizar de forma crítica un análisis profundo tanto de la gestión ambiental de la instalación, como de los impactos que la actividad desarrollada pueda ejercer sobre el medioambiente. El siguiente diagrama muestra la importancia que reviste un correcto diagnóstico inicial para el desarrollo posterior del SGMA.

Auto Evaluación Inicial de la Gestión Medioambiental: Se trata de establecer una evaluación de las capacidades de Gestión de la Instalación, las Fortalezas, Oportunidades, así como las Debilidades y Amenazas que representan riesgos en el desempeño medioambiental de la instalación. Lo cual permitirá conocer en la posición de la entidad para desarrollar o ejecutar un SGMA.

Diagnóstico Medioambiental Inicial: Para definir la estrategia medioambiental de una empresa es necesario conocer cuál es la situación inicial de la misma, realizando lo que se denomina una diagnosis medioambiental, también denominada revisión inicial o evaluación medioambiental, e incluso impropiamente auditoría medioambiental (Harrison, 1996).

Esta fase tiene un carácter recomendatorio en la elaboración de un Sistema de Gestión Medioambiental. Para la realización de esta evaluación inicial se utilizará: La Metodología para la ejecución de los Diagnósticos Medioambientales y la Verificación del Cumplimiento de los Indicadores Establecidos en la resolución CITMA 135/2004, para la Obtención del reconocimiento Ambiental Nacional (RAN). Compuesta por las siguientes variables e indicadores.

• Condiciones constructivas de la instalación.
• Desempeño básico de la entidad.
• Manejo del agua.
• Manejo de la energía.
• Calidad del aire.
• Ruidos y vibraciones.
• Residuales líquidos.
• Residuos sólidos.
• Productos químicos.
• Desechos peligrosos.
• Equipos de refrigeración y clima
• Áreas verdes, jardinería o áreas exteriores
• Política de compras.
• Condiciones higiénico – sanitarias en general.
• Control de vectores. Drenaje pluvial. Protección e higiene del trabajo, prevención contra incendios y planes de contingencia.
• Prevención contra incendio. Promoción de los valores culturales, naturales e históricos nacionales y locales y vínculos con la comunidad.

Educación, información y capacitación ambiental.

• Atención al hombre.
• Percepción de la comunidad circundante y de las autoridades locales de gobierno sobre el desempeño ambiental de la entidad. Playa-zona costera.

Planeación: Se trata de establecer la estructura organizativa que permita la consecución de los objetivos fijados. El establecimiento de los aspectos legales y de otra índole, los programas de manejo medioambiental supone la definición de las funciones, responsabilidades y autoridad de cada uno de los agentes que van a intervenir en las actividades desarrolladas en el centro en el que se está aplicando un sistema de gestión medioambiental. El Sistema de Gestión que se aplique debe ser simple y flexible para la organización; debe permitir que la misma se pueda adaptar rápidamente a cambios en el medioambiente y, además, ser comprensible para los empleados que deben realizarlos. El SGMA será además compatible con la cultura organizacional de la empresa. Ello deja dos opciones: Hacer al SGMA tolerante con la cultura, o cambiar la cultura de tal manera que sea compatible con el SGMA.

Asuntos Medioambientales: Se trata de la identificación y registro de los aspectos Medioambientales y evaluación de los impactos Medioambientales, que puedan surgir a través del desarrollo del Sistema de Gestión Medioambiental. Se entenderá por Aspecto Medioambiental cualquier elemento de las actividades, productos y servicios de una organización que puedan interactuar con el medioambiente. Por otro lado el impacto medioambiental es cualquier cambio en el medioambiente, ya sea adverso o beneficioso, total o parcialmente resultante de las actividades productos o servicios de una organización surgidos de las actividades, productos, servicios o recursos físicos que puedan tener efectos potencialmente beneficiosos o perjudiciales sobre el medioambiente. La instalación identificará los aspectos que puedan controlar o sobre los que pueden tener alguna influencia. Además de considerar aspectos que normalmente no son regulados como el desaprovechamiento en la producción y el consumo de energía, etc.

Requisitos Legales y de otra Índole: Uno de los compromisos más importantes de la política medioambiental es el cumplimiento de las leyes y reglamentaciones medioambientales. Debe crearse un proceso por medio del cual se identifiquen cuáles son los requerimientos legales, y reglas que deba adoptar la entidad, además de determinar como la afectan en lo que hace. Este proceso debe ser continuo ya que pueden crearse requerimientos nuevos o pueden ser revisados los existentes, por lo cual podría ser necesario modificar los objetivos ambientales u otros elementos del SGMA.

Algunos de los aspectos sujetos a legislación serán:

• Aguas.
• Atmósfera.
• Normas Generales.
• Satisfacción de clientes internos y externos
• Residuos.
• Portadores Energéticos.
• Medio Natural.
• Ruido y Vibraciones.
• Seguridad.
• Sustancias y Desechos Peligrosos.
• Otros.

Entre los requerimientos legales se pueden citar:

• Leyes.
• Regulaciones ambientales.
• Requerimientos nacionales.
• Requerimientos estatales y locales.
• Permisos.
• Normas internacionales.

Se debe garantizar el cumplimiento de la legislación y en todas las situaciones de funcionamiento normal, anormal y accidental. Por su carácter de obligatorio cumplimiento las disposiciones especificas al medioambiente deben estar recogidas en documentos como licencias de apertura y modificación, permisos, autorizaciones, etc. La organización trazará estrategias para lograr dar a conocer todo lo relacionado a este aspecto, de estos aspectos depende en gran medida el futuro de la salud Medioambiental de la instalación, así como los permisos y licencias para su explotación.

Objetivos y metas: Se derivan de la política medioambiental. Las metas medioambientales serán un hito parcial para lograr uno o varios objetivos, en un determinado período de tiempo. Estos generalmente son trazados luego que se identifican y señalan los aspectos ambientales, sus impactos y los requerimientos legales y otras normas asociadas a la empresa.

Los mismos deben tener como principales características.

• Establecerse de acuerdo con los aspectos medioambientales más significativos de la actividad y estarán formulados de una forma clara.
• Deben conseguir una mejora real en la actuación medioambiental y deberán ser revisados corregidos y adaptados periódicamente.
• Deben ser consecuentes con la política medioambiental, realista y razonable.
• Ser medibles y alcanzables.

Los objetivos y metas tendrán una conexión clara y real con los aspectos más significativos, tales como:

• Reducir los residuos y el consumo de recursos.
• Reducción o eliminación de emisiones contaminantes al medio ambiente.
• Tratamiento, y selección de residuos.
• Rediseño de productos o servicios para minimizar su impacto medioambiental durante su producción utilización y eliminación.
• Desarrollo de la conciencia de los empleados y de la comunicación al exterior.

Programas de manejo Medioambiental: El Programa de Manejo o Gestión Medioambiental, es el plan de acción para lograr los objetivos y metas. Este programa debe responder a las siguientes preguntas: Quién hace qué, cuando, cómo, con qué medios, y para cuándo.

El programa de manejo medioambiental constituirá una descripción documentada de las responsabilidades y los medios que la empresa destina a lograr los objetivos y metas medioambientales definidas en un plazo preestablecido.

Se desarrolla priorizando acciones en relación con los procesos, productos, servicios y proyectos que se relacionen con los aspectos medioambientales significativos; establecidos, objetivos y metas, y la Política Medioambiental de la empresa. El programa debe ser documentado, para poder ser sujeto a revisión posteriormente. El programa de manejo medioambiental debe establecer un esquema dirigido a la totalidad de los objetivos medioambientales. Además, para lograr una mayor efectividad la planificación de la Gestión Medioambiental debiera integrarse al plan estratégico organizacional, es decir, un programa que contenga:

• Una estructura administrativa.
• Responsabilidades.
• Organización y autoridad.
• Procesos de controles medioambientales del negocio.
• Recursos (personas y sus habilidades, recursos financieros, herramientas).
• Procesos para establecer objetivos y metas para alcanzar políticas ambientales.
• Procedimientos y controles operativos.
• Capacitación.
• Sistema de medición y auditoría.
• Revisión administrativa y panorama general.

Será un plan de trabajo completo que traducirá la política medioambiental a la práctica diaria. Será usado para integrar la protección medioambiental en la vida diaria y debe llevar a cambios en el comportamiento y la actuación medioambiental. Este programa debe ser dinámico y ha de ser revisable periódicamente para integrar los cambios de los objetivos y metas medioambientales establecidas por la empresa.

Implementación y operación: En etapa del Sistema la organización debe desarrollar capacidades y apoyar los mecanismos necesarios para lograr la política, objetivos y metas medioambientales. En consecuencia, se hace imprescindible contar con un programa de capacitación dirigido a todos los niveles de la empresa. Se garantiza el Aseguramiento de las capacidades para:

• Disponer de los Recursos humanos, físicos y financieros que permitan la ejecución.
• Incorporar los elementos del SGMA en los elementos del sistema de gestión existente.
• Asignar responsabilidades por la efectividad global del SGMA a una o varias personas de alto rango.
• La alta gerencia debe motivar y crear conciencia en los empleados.
• Impartir educación medioambiental permanentemente e incorporar criterios medioambientales en la selección de personal. Además, el personal debe conocer los requisitos reglamentarios, normas internas, políticas y objetivos de la organización.

Estructura y Responsabilidades: Se refiere a la asignación de responsabilidades y la estructuración de personal. Se asignará un representante al más alto nivel, como responsable del SGMA, un “Señor o Señora Medioambiente” quien será el responsable de pilotear el SGMA completo. Los papeles, responsabilidades y autoridades individuales deben ser definidos, documentados y comunicados para facilitar la efectividad del SGMA. Es importante reconocer que las empresas e instituciones tienen diferentes estructuras organizacionales, las cuales deben ser entendidas, para poder definir las responsabilidades medioambientales basadas en su proceso de trabajo. Esto se logra si los recursos son los adecuados y las personas involucradas tienen claramente asignadas sus funciones y responsabilidades. Se asignará responsabilidad al menos para:

• Redacción del plan de gestión medioambiental.
• Asegurar el cumplimiento de la legislación y también una mejora continúa en la actuación medioambiental.
• Coordinar el programa de Gestión medioambiental.
• Aumentar la concientización medioambiental de los empleados y organizar la formación.
• Relación con los clientes.
• Organizar y actualizar la documentación.
• Comunicación a los empleados.
• Inspecciones y/o Auditorias internas de la Gestión Medioambiental.
• Declaración de no conformidades.
• Prescripción de acciones preventivas y/o correctivas.
• Revisión del plan de gestión medioambiental con la gerencia de la instalación y las organizaciones relacionadas con las materias medioambientales, Grupo o cadena Hotelera, CITMA, etc.

Para lograr esto se creará un organigrama y delimitará responsables con autoridad para:

1. Asegurar que los requisitos del SGMA estén establecidos, implantados y mantenidos al día.
2. Informar del funcionamiento del SGMA a la alta dirección.

Los jefes o responsables de cada área implicada en el SGMA tales como RR HH, Áreas Exteriores, Servicios Técnicos, Seguridad y Protección, área Económica, Chef, Maitre, Animación, Recepción, Especialistas de Calidad, Ama de llaves, etc, se ocuparán de los controles correspondientes a las actividades relacionadas con su función, con la frecuencia, métodos y criterios de aceptación y rechazo indicados, los resultados de los mismos serán informados al responsable general del SGMA.

De la correcta realización de esta etapa dependerá el control y organización del Sistema de gestión.

Capacitación Concientización y Competencias: Es de gran importancia la constante capacitación. La formación, concientización y competencia profesional forman el segundo componente de esta etapa del Sistema de Gestión Medioambiental. La organización debe identificar las necesidades de capacitación, pues cada empleado puede tener impactos potenciales en el medioambiente, puede ser muy útil para generar ideas sobre el establecimiento de controles operacionales al proceso, definiendo aspectos medioambientales, o definiendo responsabilidades estructurales.

Debe planificarse en la capacitación de los empleados que éstos comprendan por qué la organización necesita un efectivo Sistema de Gestión Medioambiental, cuál es su papel en él y cómo va ayudar el sistema al control medioambiental desde el punto de vista de costos efectivos. Directa o indirectamente, con más o menos importancia, cada uno puede contribuir positivamente a la innovación con nuevas ideas, cambiar el comportamiento, involucrándolos.

En la tabla se muestra los medios que se utilizarán en la capacitación del personal así como algunas de las temáticas hacia donde puede estar encaminada la misma. Así mismo esta tabla permitirá llevar control de las acciones que se realicen.

Tabla. Control de Acciones de Capacitación.

Comunicación: Ésta debe ser eficiente, tanto en el orden interno como externo. Debe incluir información acerca de la Política Medioambiental y el Perfil Corporativo, Objetivos y Metas establecidos, Evaluación de la medición del funcionamiento medioambiental como indicador de reducción de desechos, esfuerzos de reciclamiento, ahorro de energía, etc.

Se establecerá una comunicación interna que fluya para todas direcciones entre niveles y funciones de la organización, y externa, recibiendo, documentando y respondiendo a las partes interesadas, tales como clientes, agencias de viajes, agencias reguladoras, instituciones públicas, proveedores, etc. La comunicación servirá para demostrar el compromiso de la gerencia con el medioambiente y la calidad del mismo, hacer a otros participes de la Política Medioambiental de la organización y su compromiso con la responsabilidad medioambiental. Conducir la atención de los interesados sobre las actividades medioambientales de la organización, anunciar la estrategia medioambiental de la organización y establecer una línea de comunicación en la cual se definan claramente las responsabilidades en caso de emergencia.

Se hace necesario crear causes y vías para lograr una comunicación hacia todas las direcciones, a través de folletos, información en murales, ubicados en las distintas áreas de la instalación, del mismo modo pueden estar disponibles a los clientes en habitaciones, lobby.

Otra vía de comunicación será a través de la información que los trabajadores puedan brindar sobre la actividad que realizan. La comunicación será fundamental para avanzar en un proceso de mejora continua y se puede conseguir partir de:

• Programas de divulgación.
• Reconocimientos al alcanzar los objetivos y metas medioambientales.
• Sugerencias para mejorar los resultados medioambientales.

Documentación del SGMA: Se debe documentar el SGMA, de tal manera que se presente un resumen de los elementos más importantes y la dirección necesaria para entender la documentación.

Los elementos que deben constituir documentos del SGMA son la política medioambiental, la estructura organizacional y responsabilidades claves, descripción, resúmenes sobre cómo la organización satisfizo los requerimientos del SGMA, procedimientos por niveles del sistema (acciones correctivas), actividades o procedimientos de procesos específicos, instrucciones de trabajo, y otros documentos relacionados con el SGMA, como planes de respuesta, capacitación, proyectos, planes de auditoría, formación, normativas, registros de incidentes, quejas etc. Esto incluye el programa de gestión medioambiental, el cual genera un manual del SGMA; además de éste, se debe contar con otros documentos que presenten actividades específicas por áreas para que los empleados sepan cómo desarrollar las operaciones o actividades. La documentación será la memoria interna de la historia medioambiental de la organización. Es la prueba de cómo se lleva a cabo la gestión medioambiental. Esta será adecuada, bien organizada y eficiente ya sea en documentos, en papel, o en formato electrónico. Es necesario tener presente en este aspecto que no se trata de tener montañas de papel, sino tener referencia escrita de la documentación del SGMA.

Control de la Documentación: “La palabra hablada desaparece, la escrita permanece”. Es indispensable para lograr la eficiencia del Sistema. Dado que no solo existe el manual del SGMA, sino muchos documentos más, debe crearse un mapa de documentación, que funciona como un control que se debe tener sobre los documentos que se utilizan en los diferentes procesos de la entidad.

Este sistema debe estar al alcance de todos los individuos de la empresa; se debe asegurar que cada área opere según los documentos correctos. Para esto, los documentos del SGMA deben estar localizables, deben ser revisados periódicamente.

Es necesario que todo el personal de la empresa utilice los mismos documentos. Las versiones actuales deben estar disponibles donde se necesiten, y los documentos obsoletos deben ser desechados.

La entidad pondrá en marcha un sistema de control documental, su objetivo principal será tener cualquier información importante localizada y disponible en cualquier momento y retirar o identificar adecuadamente la información obsoleta para no hacer uso inadecuado de ella. Más necesario aun resulta el hecho de tener un código de identificación, una fecha y un registro de sus revisiones, firmado por una o varias personas, para la documentación generada. De aquí se deriva la importancia de designar un responsable para el control de la documentación.

Control operativo: El control operacional se deriva de los procesos de la empresa. Se debe identificar las operaciones y actividades asociadas con aspectos medioambientales significativos establecer controles operacionales para identificar las desviaciones de la política medioambiental, objetivos y metas, requisitos legales y otros, y los aspectos medioambientales significativos. Con ese propósito se desarrollarán procedimientos por escrito para controlar las actividades y operaciones claves asociadas; asegurar que los empleados estén capacitados en estos procedimientos y cubran todas las condiciones operacionales normales y anormales, incluyendo emergencias. En una empresa, se pueden identificar los impactos medioambientales del proceso, controlando las operaciones. Por ejemplo, si aumentó el consumo de agua y/o energía según los parámetros establecidos en los criterios del Hotel, o si aumentó la cantidad de desechos sin tratar en una planta; esto hace que se puedan aplicar medidas correctivas al problema identificado mediante el control operacional, lo que hace que la empresa pueda actuar eficientemente. Esto se logra con el control exhaustivo por parte de los empleados y los responsables de cada área de las actividades bajo su responsabilidad y con la simple comparación de los resultados o niveles en el momento con registros históricos de su actividad, de esta forma resultará muy sencillo identificar cualquier anomalía.

El Plan de emergencia y capacidad de respuesta: Es indispensable para la conservación medioambiental, ya que ninguna empresa está exenta de tener accidentes medioambientales. Por otra parte la mayoría de los accidentes e incidentes puede perjudicar al medioambiente y a la salud y seguridad de los empleados y clientes de la instalación. Todos los miembros de la organización serán responsables de cumplir las medidas de emergencia.

El objetivo es minimizar el impacto de eventos incontrolables, es decir, poder responder a eventos no planeados. Las emergencias deben estar definidas en el SGMA, y los procedimientos deben definir mecanismos de control, requerimientos operacionales y otros controles para este tipo de eventos. El programa de prevención de riesgos estará dirigido hacia:

• Identificación y evaluación de accidentes potenciales y situaciones de emergencia como son, fenómenos climáticos, incendios, roturas peligrosas.
• Prevención de accidentes (segregación de materiales peligrosos, derrames, vertimientos de aguas residuales, productos químicos, etc) a lagunas, ríos, aguas subterráneas, suelo, aire; para prevenir el impacto medioambiental resultante.
• Planes emergencia y/o procedimientos “por si acaso”.
• Simulacros para asegurar que los planes y/o procedimientos funcionen adecuadamente.
• Creación de murales contra incendios, áreas de refugios; para la prevención de catástrofes o accidentes medioambientales.
• Planes de capacitación al personal de la entidad, sobre situaciones de emergencia.
• Aprendizaje basado inexperiencias de accidentes anteriores.

La efectiva preparación y respuesta a emergencias puede reducir lesiones, prevenir o minimizar impactos medioambientales, proteger empleados y clientes, reducir probabilidad de pérdida y minimizar el tiempo perdido.

Revisión y Acción correctiva: Esta etapa del Sistema de Gestión realizará las acciones de revisión y corrección del mismo. Evaluará los resultados obtenidos y se compararán con los objetivos y metas que se había trazado la entidad, con el fin de analizar las posibles desviaciones que se pudiesen detectar, estableciendo un mecanismo de diagnóstico de problemas e inicio de acciones correctoras, que podrían incidir tanto en el desarrollo de las acciones establecidas como en la propia planificación.

A partir del análisis de resultados, se debe establecer un proceso de retroalimentación que permita la corrección de las desviaciones que se estén obteniendo, de forma que este análisis de las desviaciones tenga incidencia y sea relevante para establecer nuevos procesos de adecuación a las exigencias medioambientales. Para la concesión de tal propósito es necesario el mantenimiento de una serie de registros sobre las actividades medioambientales desarrolladas, que permitan analizar tanto la bondad de las acciones realizadas, como su conformidad con el programa medioambiental establecido, así como la eficacia y eficiencia del sistema de gestión en lo que respecta al cumplimiento de la política medioambiental de la empresa.

Supervisión y monitoreo: Se debe establecer y mantener procedimientos documentados para monitorear y medir sobre una base regular conforme a regulaciones y legislación, donde se pueda determinar si existe impacto medioambiental. Este sistema es establecido para observar si los objetivos y metas del SGMA se están cumpliendo. Los elementos críticos de esta evaluación deben ser utilizados como indicadores de la realidad y éxito del sistema, así como para identificar las áreas que necesitan, acciones correctivas. El seguimiento y monitorio permanente resultará útil entre otras cosas:

• A la hora de suministrar información relevante a petición de la administración.
• A la hora de informar a los empleados de la empresa sobre la actuación medioambiental.
• A la hora de realizar un seguimiento de la mejora continúa de la gestión medioambiental con indicadores de gestión simples.
• A la hora de comparar la calidad de la gestión medioambiental de la entidad a lo largo de los años.
• A la hora de estimular las diferentes acciones para la sustitución de productos o procesos.

Las actividades de seguimiento y medición se concretan en:

• Control y medición de las características claves de las operaciones y actividades con impacto significativo en el medioambiente.
• Calibración y mantenimiento de equipos de inspección.
• Evaluación del cumplimiento de las legislaciones y reglamentaciones medioambientales aplicables.
• Establecimientos y actualizaciones de los procedimientos y registros pertinentes.

Para la adecuada medición y monitoreo de la actividad se elaborarán listas de chequeo, y documentos mediante los cuales se puedan comparar los planes expresados en la declaración de los objetivos y metas con los resultados obtenidos por la entidad para un período dado. Se identificará las variaciones, las causas y se concretarán las acciones correctivas necesarias para lograr el adecuado desempeño.

Se debe contar con la adecuada documentación para crear registros históricos, los cuales permitirán la adecuada supervisión. Este proceso de chequeo y medición será supervisado por los responsables de las áreas, y a su vez por el responsable del SGMA y la dirección de la instalación, la periodicidad de los mismos puede ser diaria, semanal, mensual, anual o como se establezca por los responsables de la actividad.

Inconformidad, Acción Preventiva y Correctiva: Luego de medir y monitorear las variables medioambientales, se debe evaluar si se está conforme con la norma y según el resultado, aplicar acciones preventivas y correctivas. La no conformidad se refiere a no cumplir con lo estipulado en la norma de una u otra manera. Para esto se presentan las acciones preventivas y correctivas.

Es importante diferenciar las acciones correctivas y acciones preventivas en la organización. Las acciones preventivas deben incluir un análisis del rendimiento de los indicadores medioambientales previamente discutidos, para determinar la probabilidad de disconformidad. Las acciones correctivas son los procesos de cambio o actividades procedentes, que se inician siempre que las acciones preventivas detecten un problema. Es importante destacar que nadie es perfecto y un Sistema de Gestión no funcionará como un reloj desde el primer día. Es importante identificar en caso de mal funcionamiento, las causas de este mal funcionamiento podrá tener su origen.

• Deficiencias en el diseño o SGMA.
• Deficiencias en la implementación de dicho sistema.
• Deficiencias y/o fallos en la propia instalación.
• Deficiencias y/o fallos en los equipos principales y auxiliares.
• Errores Humanos.

Se puede aprender de cada error y beneficiarse de la experiencia. Por lo tanto se debe mantener un libro de registros de todos los incidentes que ocurren, de los problemas que causen y de las soluciones de se encuentre.

El Registros: De los datos resultantes de todos los procesos de la empresa debe establecer y mantener procedimientos para la identificación, mantenimiento y disposición de registros ambientales; éstos son indispensables, con ellos la organización puede demostrar que efectivamente está implementando el SGMA diseñado.

Los registros deben ser legibles e identificar la actividad, producto o servicio involucrado. Deben incluir detalles sobre discordancias y acciones correctivas, registro de incidentes y sus seguimientos, inconformidades y respuestas, información de contratistas y proveedores, inspecciones y mantenimiento de registros y datos monitoreados.

Se crearán registros que cubran:

• Requisitos legales.
• Permisos.
• Aspectos ambientales e impactos.
• Actividades de capacitación.
• Actividades de inspección.
• Calibración y manutención.
• Datos de monitoreo.
• Comunicaciones relevantes.
• Análisis de aguas residuales, emisiones, calidad del aire, etc.
• Consumo de energía, agua, etc.
• Detalles de no conformidades (incidentes, reclamos) y seguimiento.
• Identificación del producto: composición y datos de la propiedad, información sobre proveedores y contratistas.
• Auditorias y revisiones de la gerencia y externas.

Estos registros se gestionarán de la misma manera que el resto de la documentación del Sistema. El coordinador del Sistema de Gestión Medio Ambiental es responsable de mantener actualizado el «Registro de Requisitos Legales» y dicho registro será mantenido en archivos por un mínimo de 3 años.

Las Auditorias del SGMA: Son indispensable para el control real del SGMA. Se debe establecer y mantener programas y procedimientos para realizar auditorias periódicas del Sistema de Gestión Medioambiental. Los objetivos de estas auditorias son:

• Determinar si el SGMA está conforme con lo planeado incluyendo los requerimientos de las norma locales, regionales, nacionales e internacionales; y, además, que haya sido implantada apropiadamente.
• Proveer información de los resultados de la auditoría a la gerencia. “El programa de auditoría de la organización, incluyendo cualquier cronograma debe basarse en la importancia medioambiental de la actividad concerniente y los resultados de auditorias anteriores.

Para ser comprensivos, los procedimientos de auditorias establecerán el rango, frecuencia y metodologías, así como las responsabilidades y requerimientos para su conducción y el reporte de resultados.

Se establecerán auditorias internas y externas. Las internas consistirán en una revisión periódica de cómo funciona el SGMA, también comprobara el grado de conformidad con la legislación. Este proceso sistemático y documentado será llevado a cabo por alguien de la entidad, que audita, que tenga una actitud crítica y puede revisar como funciona el SGMA, el mismo es designado por la dirección de la entidad. Las auditorias internas serán capas de determinar por ella misma y sin ayuda exterior, si el Sistema esta funcionando bien. En el caso de las auditorias externas son llevadas a cabo por auditores independientes pertenecientes a ministerios, grupos, gerencias generales, etc; y, se realizarán con vistas a la certificación del SGMA.

Revisión de la Gestión: La revisión de la gerencia es la última etapa del SGMA, asegura el buen desempeño del sistema de gestión. La gerencia de la organización debe revisar periódicamente el SGMA con intervalos determinados. El proceso de revisión gerencial debe garantizar que la información necesaria sea recabada de manera tal que le permita a la gerencia una adecuada evaluación. Al igual que los demás elementos del sistema, la revisión debe ser documentada.

La revisión gerencial estará dirigida a las posibles necesidades de cambio en la política, objetivos y otros elementos del SGMA, a la luz de los resultados de las auditorias sobre el SGMA. Esta es la clave para el mejoramiento continuo, junto con las acciones preventivas y correctivas, constituye la base para la ejecución del sistema. Se deben incluir los impactos financieros y las oportunidades reales de negocios y mercados para la organización. La dirección definirá la periodicidad con que los resultados de las auditorias, mediciones y otros puntos, serán revisados para planear la futura estrategia medioambiental del SGMA. Es función de la dirección determinar.

• ¿Se esta consiguiendo el cumplimiento de los objetivos y metas?
• ¿Esta actualizada la política medioambiental?
• ¿Siguen siendo relevantes los cargos y responsabilidades designados?
• ¿Se han gestionado los recursos correcta e inteligentemente?
• ¿Se tuvo éxito involucrando a los empleados?
• ¿Cómo esta la comunicación?

Los indicadores de gestión medioambiental son vitales para conducir, gestionar y comunicar su actuación medioambiental. Estos indicadores son información comprimida y herramientas de dirección para la mejora continua y permitirán.

• El seguimiento de los diferentes impactos medioambientales significativos.
• La eliminación de no conformidades y seguimientos de acciones correctoras y preventivas.
• La generación y análisis de datos útiles para los registros.
• La auditoría interna y procesos de auditoría externa.
• El apoyo a la revisión del sistema.
• El incremento del valor de la comunicación interna y externa.
• Permite a la organización compararse con empresas del mismo sector.
• Ofrecimiento de acciones claras de actuación medioambiental a los empleados.

Para la revisión la dirección se auxiliaría de la documentación del SGMA, control de documentos y el control operativo.

La certificación del SGMA: Es el objetivo esencial del establecimiento del SGMA y es la forma de demostrar su conformidad a terceros, este proceso debe realizarse por un organismo de certificación acreditado para que sea creíble. Se establecerán los pasos para lograr la certificación del SGMA.

• Implantación de un sistema de gestión medioambiental.
• Remitir al organismo de certificación acreditado elegido, la solicitud para obtener la certificación del sistema de gestión medioambiental.
• La visita previa del organismo de certificación acreditado a la empresa y examen de la documentación.
• Proceso de auditoría a cargo del organismo de certificación acreditado pertinente.

Mejora continua: Es aquel proceso que evaluará continuamente el comportamiento medioambiental, por medio de sus políticas, objetivos y metas medioambientales. Por lo tanto deberá:

• Identificar áreas de oportunidades para el mejoramiento del SGMA conducentes a mejorar el comportamiento medioambiental.
• Determinar la causa o las causas que originan las no conformidades o deficiencias.
• Desarrollar e implementar planes de acciones correctivas para tratar causas que originan problemas.
• Verificar la efectividad de las acciones correctivas y preventivas, documentar cualquier cambio en los procedimientos como resultado del mejoramiento del proceso.
• Hacer comparaciones con objetivos y metas.

Conclusiones:

1. La interacción de áreas de resultados claves y variables determinantes en el mantenimiento y conservación del entorno contenido en la planificación de un Sistema de Gestión Medioambiental facilita obtener avances en su desempeño ambiental al mostrar las pautas a seguir, determinar las debilidades, amenazas, fortalezas, y oportunidades, los principales problemas ambientales, así como el planteamiento de objetivos, metas y acciones para mitigarlas.
2. La implementación de un SGMA posibilita atenuar los efectos negativos del turismo y las manifestaciones que adquiere en el contexto de la empresa turística a partir del compromiso y la política ambiental, y el proceso de planificación del sistema.
3. Las áreas de resultados claves y variables determinantes el Hotel Meliá Cayo Guillermo fueron: alojamiento, cocinas, restaurantes y bares, áreas exteriores, servicios técnicos, piscina y los recursos humanos, de forma global se determinan como principales problemas ambientales: consumo de agua, manejo de energía, residuos sólidos y líquidos, productos químicos.
4. Se estructura el Programa de Gestión Medioambiental del Hotel Meliá Cayo Guillermo a partir del diagnóstico ambiental sustentado en la determinación de las áreas de resultado clave, las variables determinantes y el planteamiento de dieciocho objetivos, veintiuna meta, así como más de ciento vente acciones a desarrollar con el objetivo de dar cumplimiento a la política medioambiental trazada

Recomendaciones

1. Utilizar los resultados obtenidos como patrón de comparación con otras entidades turísticas similares para estimular el desarrollo de SGMA en empresas hoteleras.
2. Hacer extensiva la metodología utilizada a otros hoteles interesados en obtener avances en su desempeño ambiental.

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