En el presente trabajo se identifica como problema a resolver: las insuficiencias en el proceso de contextualización a las características particulares de cada organización, con respecto al componente Supervisión y Monitoreo del SCI. Como objetivo se especifica: Elaborar un Procedimiento que permita cumplir con lo establecido respecto a las acciones de monitoreo del SCI, con la peculiaridad de que se pueda adecuar a los contextos temporales, espaciales y personales de las organizaciones.
El resultado científico de la investigación se concreta en un Procedimiento para la implementación del proceso de monitoreo del SCI. Entretanto, su significación práctica es que provee a la organización, de una herramienta que permite a los directivos, ejecutar el proceso de monitoreo del SCI de manera eficiente y eficaz para, de esta forma, garantizar la efectividad del SCI en la organización.
La novedad científica de la investigación está dada en develar que, la pertinencia del monitoreo se hace posible gracias a la consideración de las características contextuales, espaciales, temporales y personales de las organizaciones particulares donde el control interno se implanta.
La experiencia positiva de la aplicación del procedimiento en empresas del territorio de Camagüey, valida los resultados del trabajo.
Summary
The present work is identified as a problem to be solved: the inadequacies in the contextualization process to the peculiar characteristics of each organization, with regard to the Supervision and Monitoring component of the System of Internal (SCI) Control. The specific objective consists of the following: To elaborate a Procedure that complies with the monitoring of the SCI actions, with the peculiarity that you can adapt them to the temporary space and personal contexts of the organizations.
The scientific result of the investigation is summed up in a Procedure for the implementation of the process of monitoring of the SCI. In the meantime, it provides to the organization, a tool that allows him/her, to execute the process of monitoring of the SCI in an efficient and effective way for this to guarantee the effectiveness of the SCI in the organization.
The scientific novelty of the investigation is to expose that, the relevancy of the monitoring becomes possible thanks to the consideration of the contextual characteristics of time, space, and personal, of the particular organizations where the internal control would be implemented.
The positive experience of the application of the procedure in companies of the territory of Camagüey will merit the results of this work.
Introducción
El reconocimiento de la importancia que posee la implantación de un buen sistema de control interno (SCI) en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años en el ámbito internacional, debido a lo práctico que resulta como herramienta de dirección, pues permite medir la eficiencia y la productividad sistemáticamente, lo cual se refuerza si el control interno se centra en las actividades básicas que dichas organizaciones realizan y de las cuales dependen para lograr el cumplimiento de sus objetivos.
Asimismo, se reconoce la importancia que reviste para las organizaciones la implementación de un SCI eficaz, que las proteja ante la posibilidad de manifestación de riesgos que atenten contra el logro de sus objetivos. Así, por ejemplo, en el Informe COSO (COSO, 1992), se advierte la importancia del SCI para la organización porque asegura qué tanto son confiables sus estados contables, la información ejecutiva y la aplicación de las regulaciones y legislaciones frente a los fraudes, eficiencia y eficacia operativa para garantizar el cumplimiento de los objetivos.
De acuerdo con el Informe COSO, el sistema de control interno (SCI) está integrado por cinco componentes que interactúan entre sí de manera sistémica, aportando, cada uno, elementos imprescindibles para el correcto funcionamiento y estabilidad del sistema (el Entorno de Control, la Evaluación de Riesgos, las Actividades de Control, la Información y Comunicación y el Monitoreo). El componente Monitoreo es el encargado de evaluar el comportamiento del SCI en el tiempo. La aplicación correcta del monitoreo condiciona la continuidad del funcionamiento del sistema y la actualización en el tiempo de cada uno de los componentes y del propio monitoreo en sí mismo. De acuerdo con el Informe COSO (2006), no es posible llegar a la implementación del SCI sin haber logrado, antes, la aplicación de un monitoreo eficaz.
El examen de lo escrito por diferentes autores reconocidos por sus aportes al estudio del control, así como la consulta de trabajos referidos al control interno en las organizaciones relacionados en la bibliografía del trabajo; y el análisis de documentos tales como: la Resolución No. 297 del Ministerio de Finanzas y Precios 2003, el Informe COSO (2006), la Ley 107 y la Resolución 60/11 de la CGR, etc.; permitió a los autores de este trabajo concluir que:
– La teoría no ofrece una respuesta precisa sobre la forma en que transcurre la integración de los componentes del SCI.
– A pesar de reconocerse la importancia que tiene para la efectividad del SCI la sinergia e interrelación que debe existir entre los componentes del sistema, no se ofrece una explicación concreta de cómo se manifiesta este proceso, ni acerca de cómo tiene lugar la retroalimentación entre sus componentes, así como la actualización y adaptación del SCI a los cambios del entorno.
– En la literatura consultada, no se establecen pautas para el desarrollo práctico del proceso de control interno.
– No se describe la forma en que las organizaciones pueden llevar a cabo el monitoreo del SCI, ni se reconocen variables e indicadores precisos que permitan evaluar la efectividad del SCI.
La ley 107/2009 “De la Contraloría General de la República de Cuba” en su Capítulo III “Del Sistema de Control Interno”, en el Artículo 15, puntualiza: “Los órganos, organismos, organizaciones y entidades sujetos a las acciones de control que por esta Ley se establecen están obligados a mantener sistemas de control interno, conforme a sus características, competencia y atribuciones institucionales.”
En complementación de esta ley la Contraloría General de la República (CGR) emitió, el 1 de marzo de 2011, la Resolución 60/11 sobre el Sistema de Control Interno (SCI), con el objetivo de continuar perfeccionando el control interno en el país, estableciendo además, sus principios básicos y características generales (2011, pág. 2).
En plena correspondencia con todo esto, los lineamientos 08, 11 y 12 de la política económica y social del Partido y la Revolución (2011, pág. 11) establecen la necesaria elevación de la responsabilidad de los directivos sobre la eficiencia, eficacia y el control en el empleo del personal, los recursos materiales y financieros que manejan; unido a la necesidad de exigir la responsabilidad a aquellos directivos que con sus decisiones, acciones u omisiones causen daños y perjuicios a la economía; así como la reducción de la carga de los controles externos haciendo más racionales los sistemas de información y la exigencia sobre la actuación ética de las entidades y sus jefes, fortaleciendo su sistema de control interno, para lograr los resultados esperados en cuanto al cumplimiento de su plan con eficiencia, orden, disciplina y el acatamiento absoluto de la legalidad.
El SCI lleva consigo la característica de aplicarse como un “traje a la medida” de cada organización. Por tanto, el hecho de no poderse implementar con eficacia en el contexto de las organizaciones, constituye, un problema de importancia vital a resolver que permitiría una garantía razonable para el logro de sus objetivos y cumplimiento de su misión.
A partir del establecimiento de la aplicación del SCI, en numerosas organizaciones del país se ha venido trabajando en su implantación sin embargo, en muchas de ellas, los resultados no se corresponden con los esperados en cuanto al cumplimiento de sus componentes. Como parte de las asesorías para la implantación del SCI, efectuadas por los autores, a varias organizaciones del territorio, se pudo comprobar que:
• Es necesario monitorear permanentemente la implementación del SCI y
• No existe definición precisa de las variables e indicadores que permitan valorar la eficiencia y eficacia del monitoreo del SCI.
A partir de la información aportada por la teoría, la observación de los hechos y sus relaciones, los datos empíricos disponibles y la experiencia práctica de los autores, se formuló, como Problema científico de la presente investigación la elevación de la eficiencia y eficacia del SCI en el contexto organizacional cubano.
Como Objeto de la investigación se define: El Sistema de Control Interno; y como CAMPO: El componente Monitoreo como elemento integrador y esencial para el funcionamiento eficaz y eficiente del SCI en varias entidades del municipio de Camagüey.
Como Objetivo General: Diseñar un procedimiento de monitoreo que contribuya a la elevación de la eficiencia y eficacia de la aplicación del SCI en el contexto organizacional cubano.
Como Hipótesis: El diseño y aplicación de un procedimiento para el monitoreo del SCI, que considere sistemáticamente la forma en que transcurre la integración de los componentes y las variaciones en los contextos temporales, espaciales y personales de las organizaciones, facilitará la implementación y funcionamiento de un Sistema de Control Interno pertinente en su funcionamiento.
El resultado científico fundamental de la investigación se concreta en el diseño de un procedimiento para la el monitoreo del Sistema de Control Interno, contextualizado a las condiciones concretas de actuación de las empresas cubanas. Entretanto, la significación práctica de esta investigación es que provee a las organizaciones objeto de estudio, de una herramienta que facilita, a los directivos, comprender y llevar a cabo la implementación del Sistema de Control interno de manera eficiente y eficaz, y a la vez, evaluarlo y actualizarlo en el tiempo como proceso de mejora continua. Este procedimiento proporciona métodos y herramientas encaminados a dirigir el proceso de implementación del monitoreo en las condiciones individuales de cada entidad.
La novedad científica de la investigación, está dada en develar la manera en que transcurre la integración de los componentes del SCI durante el proceso de monitoreo del mismo y cuya pertinencia se hace posible gracias a la consideración de las características contextuales, espaciales, temporales y personales de las organizaciones particulares donde el control interno se ejecuta.
Desarrollo
De acuerdo con COSO (2006) los primeros cuatro componentes del SCI se relacionan con el diseño y la operación del sistema del control interno: ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, y la información y comunicación. El quinto componente, el monitoreo, es concebido para asegurar que el control interno continúe funcionando de manera eficaz, es el encargado de evaluar el comportamiento del SCI en el tiempo. Su aplicación correcta condiciona la continuidad del funcionamiento del sistema y la actualización en el tiempo de cada uno de los componentes y del propio monitoreo en sí mismo. Según COSO (2006), no es posible llegar a la implementación del SCI sin haber logrado, antes, la aplicación de un monitoreo eficaz. Sin el monitoreo el SCI se convierte en algo estático que no se actualiza en el tiempo, dejando de ser un sistema. El proceso de monitoreo transcurre a lo largo de todos los procesos de la organización y sus áreas, corrigiendo las desviaciones y retroalimentando, además, cada uno de los componentes del SCI, de esta forma se asegura su actualización y adecuación a las nuevas condiciones. De la misma manera que el componente Entorno o Ambiente de Control es considerado como la base del SCI, y se expresa la importancia que posee para la planificación y organización de la empresa; el proceso de monitoreo puede ser considerado como el motor que lleva al SCI a un funcionamiento eficiente y eficaz convirtiéndolo realmente en “un proceso integrado a las operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo” como se expresa en la Resolución 60/11 de la CGR.
Ningún SCI puede garantizar la prevención y detección de todas las deficiencias de control que puedan dar lugar a la incapacidad de lograr los objetivos organizacionales. Sin embargo, cuando se diseña y ejecuta convenientemente, el monitoreo ayuda a asegurar que el control interno continúe funcionando eficazmente. El proceso de monitoreo requiere de una planificación correcta que conduzca a la fiabilidad de la información que maneja la dirección para la toma de decisiones, y que debe ser además apropiada, oportuna y actualizada. La falta de un monitoreo eficaz, con la probabilidad real de cambio en uno o todos los componentes, podría llevar al SCI a dejar de funcionar, o ser ineficaz debido a los cambios operados no detectados. El monitoreo debe ser diseñado correctamente para detectar tales cambios en el momento oportuno.
El monitoreo es más eficaz y eficiente cuando considera cómo el SCI en su conjunto, es capaz de manejar los riesgos, relacionados con los diferentes tipos de contextos, para lograr el cumplimiento de los objetivos de la organización. Por el contrario, es menos eficiente y efectivo, cuando se concentra en una lista o guía de verificación de actividades de control seleccionadas, basada en un listado de procesos, procedimientos, regulaciones, etc., sin tener en cuenta, el nivel del riesgo real que estas representan para la organización, o su importancia relativa. Sin embargo, en el país se insiste en la aplicación de las Guías de Comprobación al SCI, las cuales ofrecen una evaluación subjetiva de la efectividad del SCI y no evalúan el SCI de cada organización, como sistema único e irrepetible que es. Lejos de ejecutar un monitoreo eficaz adecuado a sus contextos, la mayoría de las organizaciones cubanas basan la evaluación del funcionamiento de su SCI en estas guías que conduce a interpretaciones erróneas sobre el SCI, su objetivo y funcionamiento, trayendo como consecuencia, resultados contrarios a los deseados, como por ejemplo:
– Las guías, en la mayoría de los casos, no se adecuan a las condiciones de cada organización en particular y se aplican directamente, tornándose su aplicación compleja, y requiriendo elevados gastos en recursos, lo que convierte al monitoreo en una herramienta ineficiente e ineficaz.
– El ceñimiento estricto de muchos auditores a las guías existentes, sin tener en cuenta las características individuales de cada organización, su objeto empresarial y misión, da lugar a evaluaciones que no se corresponden con la realidad. Por un lado, organizaciones que obtienen evaluaciones satisfactorias de su SCI de acuerdo con la guía, pues aparentemente cumplen con los indicadores medidos en las preguntas de esta, y sin embargo, muestran resultados negativos en el cumplimiento de sus objetivos y objeto empresarial. Por otra parte, organizaciones que muestran muy buenos resultados en su gestión y cumplimiento de sus objetivos, así como de su objeto empresarial, obtienen evaluaciones deficientes, producto de no cumplir alguno de los indicadores reflejados en las guías que, sin embargo, no implican una prioridad en sus riesgos para el cumplimiento de los objetivos, misión y visión.
– La aplicación mecánica de las guías de comprobación por los directivos y funcionarios en los diferentes niveles, conduce a evaluar los puntos sin llevar a cabo ningún tipo de prueba o revisión, producto de la operatividad o premura con que se tienen que efectuar.
– Se jerarquizan determinados aspectos de las guías por encima de los demás sin tener en cuenta la incidencia real que pueden tener estos en el logro del cumplimiento de los objetivos y misión de la organización.
Las insuficiencias referidas anteriormente, precisan la necesidad de revisar el proceso de monitoreo del sistema de control interno en la organización y elaborar un procedimiento que posibilite el desarrollo del proceso con eficacia y eficiencia; que tenga en cuenta los riesgos del control, internos y externos, más relevantes para el logro de los objetivos organizacionales en cada uno de sus procesos, áreas y actividades, a partir de la consideración de sus contextos.
Tanto COSO (2006, 2008) como INTOSAI (2001, 2004) han desarrollado estudios respeto al tema del proceso de monitoreo, reconociendo la importancia de este componente para el funcionamiento efectivo del SCI. Ambos han elaborado informes, guías o manuales donde describen de forma muy similar el desarrollo del proceso de monitoreo y sus particularidades. Tomando como base algunos elementos de estos estudios se puede fundamentar, teóricamente, las fases del sistema para la implantación del proceso de monitoreo en las organizaciones.
Las interrelaciones expresadas entre los componentes en la guía de COSO 2006 se pueden representar en un gráfico (Figura 1) donde se presenta el componente monitoreo como un proceso que evalúa la capacidad del sistema de control interno, en su conjunto para prevenir o mitigar los riesgos relevantes existentes y potenciales para el cumplimiento de los objetivos de la organización.
La prevención de riesgos de la empresa, incluye la estrategia como un objetivo adicional. Los conceptos de monitoreo expuestos de en este documento pueden ser aplicados íntegramente al monitoreo del control interno sobre la estrategia.
Figura 1. Modelo para desarrollar el proceso de Monitoreo. (Fuente: Guía COSO 2008)
De esta forma el monitoreo no se propone asegurar la eficacia de los componentes del control interno de manera individual y funcionando aisladamente, sino se compromete con el funcionamiento del control interno como sistema, es decir todos sus componentes funcionando de manera interrelacionada y representados todos a la vez en cada uno de ellos en función del objetivo del sistema.
Esta representación del proceso de monitoreo muestra que el control interno se desarrolla en respuesta a uno o más riesgos identificados que afectan el logro de los objetivos de la organización (1), dentro del contexto de un ambiente de control eficaz (2), actividades de control relacionadas con el proceso organizativo (3) y con la correcta información y comunicación (4).
Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente, se puede considerar la implementación del proceso de monitoreo, como:
Un proceso a través del cual se establecen las bases, diseña y pone en ejecución el proceso de monitoreo, para ello emplea la información relativa a los contextos espaciales, coyunturales y personales, así como lo especificado en el resto de los componentes del SCI.
La implementación del proceso de monitoreo constituye un sistema cuyos componentes coinciden con las fases del referido proceso. Ellas son:
1. Establecer las bases para el proceso de monitoreo.
2. Diseñar el proceso de monitoreo.
3. Implementar el proceso de monitoreo.
Tales elementos: establecimiento de las bases, diseño e implementación del monitoreo, se consideran fases en tanto constituyen procesos flexibles, variables, vivos. La consideración de tales elementos como fases, permite subrayar que las relaciones entre ellos no tienen lugar de manera unidireccional, rectilínea, ni secuencial. Más bien pueden coexistir, interrelacionarse multidireccionalmente y, los componentes de cada una de ellas, estar presentes en las otras. Estas fases se repiten perpetuamente, insertas en una espiral, en continuo desarrollo, crisis, retrocesos y avances. (Figura 2)
Figura 2. Elementos del sistema de implementación del proceso de monitoreo.
Para garantizar que la cualidad resultante de la integración de las referidas fases, sea un proceso de monitoreo pertinente y, consecuentemente, eficiente y eficaz, es preciso garantizar una adecuada relación de dicho proceso con el contexto en que opera el monitoreo, que está constituido por el resto de los componentes del SCI.
Cada una de estas fases está compuesta por elementos que permiten el desarrollo de estas y la continuidad del proceso de una fase a la siguiente, partiendo de resultados de la fase anterior:
La implementación del procedimiento de monitoreo en la organización, se lleva a efecto a través de un proceso compuesto por cuatro etapas que van consolidando resultados y culminan con el conocimiento de la efectividad de la operación de los controles diseñados en la organización, de su SCI y la actualización y mejora continua de dicho sistema. El diseño se representa en un diagrama (Ver Figura 3) que permite observar, de conjunto, las características de cada etapa.
Figura 3. Etapas del procedimiento para la implementación del proceso de monitoreo al SCI.
Los elementos que aparecen representados en la figura 3 formando parte de cada una de las fases, constituyen los pasos que se siguen en el proceso para la implementación del monitoreo del SCI en las organizaciones. Para cada uno de estos pasos han sido especificados los objetivos, la información requerida, las indicaciones metodológicas para llevarlos a efecto y las salidas.
Fase 1: Establecer las bases para el monitoreo.
Este fase implica la ejecución de cuatro acciones fundamentales, ellas son: reconocimiento por la alta dirección, de la necesidad del monitoreo del SCI; precisión de los contextos en los cuales tiene lugar el control interno; determinación de la estructura organizativa del proceso y establecimiento de los fundamentos de eficacia del SCI.
Reconocimiento por la alta dirección, de la necesidad del monitoreo del SCI. Significa que los directivos de la organización interiorizan, comprenden, distinguen en qué consiste el monitoreo, y aceptan, entienden y se percatan de la necesidad de su aplicación para el logro de los objetivos de la organización.
Precisión de los contextos en los cuales tiene lugar el control interno
Teniendo en cuenta que el monitoreo debe garantizar la pertinencia del SCI, es imprescindible que, al establecer las bases del mismo se consideren los contextos en los cuales tiene lugar tal sistema.
Determinación de la estructura organizativa del proceso.
El director es el principal responsable de la eficacia del SCI de la organización. El director instituye el sistema y se asegura de que este continúe funcionando eficazmente. El equipo directivo es, en última instancia, responsable de determinar si la dirección ha implementado el control interno de manera eficaz (incluyendo el monitoreo). La atribución de esta responsabilidad, se fundamenta en el conocimiento que tiene el equipo directivo acerca de los riesgos que enfrenta la organización, y acerca de cómo la alta dirección maneja o mitiga esos riesgos que son significativos para los objetivos de la organización.
Establecimiento de los fundamentos de eficacia del SCI.
Los cambios en el ambiente externo, o en la manera en la que los controles funcionan, crean riesgos para el cumplimiento de los objetivos de la organización que, si el SCI no los reconoce de manera sistemática, pudiera perder efectividad. Los cambios en las legislaciones y regulaciones, en las demandas del cliente, y las nuevas líneas de productos, son ejemplos de algunos de los eventos, en el ambiente externo, que pueden crear nuevos riesgos al logro de los objetivos, si el SCI deja de reconocerlos y reaccionar apropiadamente. De igual forma, los cambios no reconocidos o incorrectamente manejados, en la operación de controles existentes, por ejemplo personas nuevas en su operación, en los procesos, y tecnología, podrían hacer el SCI ineficaz.
La efectividad del control interno depende de la calidad con que se hayan definido y se lleven a efecto, los cuatro elementos básicos que se relacionan a continuación:
– Controles claves.
– La identificación del Cambio
– El manejo del Cambio
– La revalidación del Control.
Fase 2: Diseñar el proceso de monitoreo.
Todo monitoreo eficaz y eficiente, es consecuencia de un diseño económicamente factible de dicho monitoreo, que evalúe el funcionamiento de los controles sobre los riesgos más significativos que puedan incidir en el logro de los objetivos de la organización, a través de la evaluación de la información veraz sobre los procesos de la organización.
Para diseñar un monitoreo que garantice razonablemente la eficacia del SCI, se deberá tener bien claro: qué controles monitorear, qué procedimientos de monitoreo emplear y con qué periodicidad emplearlos. El proceso de diseño del monitoreo se compone de cuatro acciones representadas en la Figura 4.
Figura 4. – Acciones para el diseño del proceso de monitoreo.
– Revisión y actualización de la evaluación de riesgos.
El diseño del proceso de monitoreo comienza con la revisión y actualización de la evaluación de los riesgos más importantes que inciden en el logro de los objetivos organizacionales. Esto se fundamenta en que la calidad del proceso de monitoreo depende, en gran medida, de la eficacia de la evaluación de riesgos efectuada con anterioridad.
– Identificación de los controles claves.
Un control que es clave en el manejo de un riesgo que es significativo a un director de una Unidad Empresarial de Base, puede no ser clave para la alta dirección al abordar el riesgo en la organización en conjunto. El objetivo es identificar los controles que, cuando son monitoreados, proveerán el nivel necesario de eficacia del SCI. Los controles claves, son los más importantes a monitorear para fundamentar la capacidad del SCI de operar eficazmente.
– Identificación de la información veraz.
Una vez identificados los controles claves, es necesario identificar la información veraz que va a fundamentar si estos han sido implementados y están funcionando para lo que fueron diseñados. Identificar esta información implica saber cómo podría ocurrir la falla de control y qué información sería veraz para determinar si el sistema de control está o no trabajando apropiadamente.
La información veraz es tanto apropiada como suficiente dadas las circunstancias y ofrece al comprobador una base razonable, pero no necesariamente rotunda, respecto a la efectividad continuada del SCI en una zona de riesgo en particular. Para ser apropiada, la información debe ser relevante, confiable, y oportuna. Suficiente es una medida de la cantidad de la información (ejemplo, Ya sea que el comprobador tiene una cantidad suficiente de información apropiada).
Fase 3: Implementación del proceso de monitoreo.
Para llevar a efecto la implementación del proceso de monitoreo, es importante que toda la organización esté plenamente comprometida con la realización de este componente del SCI de manera eficaz. Es en este momento cuando la dirección de la entidad ejerce su mayor influencia para lograr los objetivos planteados por el proceso de monitoreo, actuando adecuadamente, comprometiendo a los demás miembros de la organización, declarando de manera explícita sus objetivos y promoviendo la importancia del proceso. La dirección debe establecer las instrucciones necesarias o procedimientos operativos para que se cumplan las evaluaciones y se logre la eficacia del proceso, determinando la forma en que se realizará el proceso de monitoreo con cada uno de sus pasos, los responsables del proceso de monitoreo en la organización y en cada una de sus actividades, dándole a conocer por escrito cuáles son sus funciones, y las evaluaciones a realizar.
Diseñar el proceso de monitoreo.
Una vez revisada y actualizada la evaluación de los riesgos, los controles claves seleccionados, y la información veraz disponible identificada, la organización está en condiciones de diseñar los procedimientos de monitoreo necesarios para evaluar la eficacia de la capacidad del SCI para manejar o mitigar los riesgos identificados. El monitoreo involucra el uso de procedimientos de actividades de monitoreo permanente y/o evaluaciones puntuales para recoger y analizar la información veraz para soportar las conclusiones sobre la eficacia del control interno a través de los cinco componentes.
Las actividades de monitoreo permanente, que usan información tanto directa como indirecta, son desarrollados en las actividades operativas normales y se repiten en la organización. Incluyen la dirección regular y las actividades de control, la realización de comparaciones de semejanzas y el análisis de tendencias usando datos internos y externos, las conciliaciones, y las otras acciones de rutina. También podrían incluir herramientas automatizadas que monitorean los controles y/o las transacciones electrónicamente. Debido a que son llevados a cabo con regularidad, a menudo en tiempo real los procedimientos de monitoreo permanente pueden brindar la primera oportunidad de identificar y corregir deficiencias de control.
Las evaluaciones puntuales pueden emplear las mismas técnicas que las actividades de monitoreo permanente, pero son diseñadas para evaluar los controles periódicamente y no están engranadas con las operaciones diarias de la organización.
Las evaluaciones puntuales generalmente son llevadas a cabo por personas que no son responsables directamente de los controles que serán monitoreados. Así mismo, pueden proveer un análisis más objetivo de la eficacia del control que los procedimientos de actividades de monitoreo permanente, que son llevados a efecto, por lo general, por personal menos objetivo. Las evaluaciones puntuales también pueden proveer una retroalimentación periódica valiosa respecto a la eficacia de los procedimientos de actividades de monitoreo permanente.
El empleo combinado de las actividades de monitoreo permanente y las evaluaciones puntuales, ofrece a la organización una mayor garantía de eficacia en su SCI. Las actividades de monitoreo permanente proporcionan a la dirección el soporte primario diario respecto a la eficacia del control y, las evaluaciones puntuales, proporcionan la confirmación periódica. Esta combinación, funciona mejor cuando la información usada en los procedimientos de actividades de monitoreo permanente es veraz.
Muchos factores pueden influir en el tipo, la oportunidad, y el alcance del monitoreo de una organización. Dos factores que ameritan una mención especial son: la dimensión y la complejidad de la organización. La forma de ejecutar las evaluaciones debe adecuarse a las características propias de la organización.
La dimensión de la organización influye en el diseño y la conducción del monitoreo. En la mayoría de las organizaciones grandes, ni la alta dirección ni el equipo directivo están próximos a la ejecución de muchos controles. Por consiguiente, con frecuencia, dependen de los procedimientos de monitoreo llevados a cabo por otro personal, que se desenvuelve a otros niveles de dirección. Estos procedimientos se desarrollan en el trabajo diario, mediante las actividades de monitoreo permanente que funcionan en cada nivel de la organización y, generalmente, resultan incrementados por las evaluaciones puntuales efectuadas por una función de auditoría interna restringida, o externa efectuada por otras entidades. Estas evaluaciones puntuales periódicas ofrecen el necesario testimonio acerca de que los sistemas de monitoreo en los niveles inferiores de la organización están funcionando eficazmente.
Por otro lado, en organizaciones más pequeñas, el monitoreo al nivel de la dirección ocurre mucho más cerca del riesgo y los controles relacionados con este, ofreciendo al comprobador conocimientos más implícitos de la operación de los controles. El monitoreo en la organización más pequeña se asemeja mucho al monitoreo de los niveles más bajos de una organización grande. La diferencia principal es que el comprobador más pequeña tiene mayor conocimiento implícito sobre el funcionamiento de los controles directos. Este incremento en conocimientos implícitos sobre la operación del control interno, puede permitir al comprobador en una organización más pequeña soportar sus conclusiones de control a través de un monitoreo menos intenso que el que se necesita en una organización más grande donde el comprobador está más alejado de la operación de controles.
El nivel de la complejidad tiene correlación con el nivel del riesgo en general. Por lo tanto, en áreas donde la complejidad organizativa es mayor, se necesitarán evaluaciones más intensas usando información directa. Por el contrario, en áreas donde la complejidad es menor, las actividades de monitoreo permanente que utilizan información indirecta, al mismo tiempo que la confirmación periódica a través de las evaluaciones puntuales que usan información directa, podría ser apropiada.
Algunas organizaciones son más complicadas que otras. Los factores que influyen en la complejidad incluyen las características de la industria, los requisitos reguladores, el número de productos o las líneas del servicio, el nivel de la centralización o la descentralización, el uso de tecnología de avanzada, etc. El nivel de la complejidad podría variar igualmente, en una organización, de acuerdo con las áreas, por esta razón, adaptar el monitoreo sobre la base de la complejidad es más difícil de aplicar a una organización entera, que sobre la base de la dimensión.
Evaluación de la efectividad del SCI.
Para evaluar la efectividad del funcionamiento del SCI son reconocidas en la literatura dos dimensiones fundamentales: la eficacia y la eficiencia.
Normalmente en las entidades, se considera la eficacia como el cumplimiento de actividades y acciones, sin tener en cuenta que la eficacia realmente mide el grado de alcance de los efectos deseados. La eficacia es el grado o porcentaje del logro del efecto deseado, si lo analizáramos en una ecuación simple matemática, en el numerador tendríamos el número de casos positivos de alcance del efecto deseado y en el denominador el número de intentos. No podemos afirmar entonces, que el SCI es eficaz solo con el logro de los objetivos, cuando los objetivos y metas se refieren única y exclusivamente a la ejecución de acciones o actividades. La eficacia del SCI debe medirse mediante indicadores determinados por el funcionamiento correcto de este para el fin que fue creado.
Una vez realizado el monitoreo, es importante establecer el vínculo que tiene cada deficiencia con los componentes del SCI y en qué grado estas deficiencias pueden incidir en el nivel de vulnerabilidad de la organización para el cumplimiento de sus objetivos.
Si durante la realización de auditorías externas o internas se detectan deficiencias que se relacionan con riesgos relevantes para la consecución de los objetivos de la organización, si estas inciden en varios de los componentes del SCI y se encuentran en una o varias áreas o procesos claves para el logro de los objetivos de la organización y la organización no está preparada para enfrentarlas, entonces el SCI no es eficaz para manejar los riesgos, en esas áreas o en la organización, en dependencia de la magnitud de las deficiencias detectadas. Asimismo si son detectadas varias deficiencias relacionadas con riesgos relevantes para el logro de los objetivos de la organización, o si ocurren cambios que pueden incidir en el logro de los objetivos organizacionales y estos no han sido tenido en cuenta por la entidad, el SCI en la organización no está funcionando con eficacia.
Si los costos de operación del SCI a través del proceso de monitoreo y del funcionamiento de sus cinco componentes en general, es más elevado que el costo de los riesgos que este debe manejar, entonces el SCI no está funcionando de manera eficiente.
Actualización del SCI
El proceso de monitoreo culmina con la actualización del SCI, se adecua a los principios del enfoque a procesos de mejora continua. Una vez definidas las deficiencias y relacionadas con los componentes y normas del SCI, es posible actualizar el sistema. Las deficiencias detectadas durante el proceso de monitoreo del SCI deben relacionarse con los componentes y determinarse el grado de afectación o de incumplimiento existe en los componentes relacionados, por ejemplo y las deficiencias detectadas se relacionan con la ausencia de documentos, políticas, reglamentos, etc., entonces se involucrarían con los componentes entorno de control, actividades de control e información y comunicación, y la corrección de estos conllevaría a la actualización del SCI.
Conclusiones y recomendaciones
– La experiencia positiva de la aplicación del procedimiento confirma que es posible la utilización de otras vías para lograr el funcionamiento efectivo del SCI, con la utilización eficiente de los recursos y con eficacia en la comprobación y actualización de sus componentes. Además, se logra una mejor comprensión por los directivos y demás miembros de la organización, de la forma en que opera el SCI y cómo, con su implementación, se garantiza de manera razonable el cumplimiento de los objetivos, motivándolos e incentivándolos trabajar en ello. A la vez, rompe con la imagen creada sobre la complejidad, burocratismo y “papeleo” arraigada en las organizaciones sobre el SCI.
– El proceso descrito resulta pertinente debido a que considera las características contextuales espaciales, coyunturales y personales de las organizaciones particulares donde el control interno se implanta, cuestión poco abordada hasta el momento.
– A través del proceso descrito se fundamenta qué hacer en las organizaciones cubanas para lograr hacer funcionar de manera sistemática el SCI y llevar a efecto, de manera práctica, su implementación como sistema, que se actualiza en el tiempo y se adapta a las nuevas condiciones de los cambios que operan en el entorno.
– La determinación de indicadores de medición como se describen en el proceso permiten evaluar en la práctica la efectividad del SCI en las organizaciones.
– Generalizar la aplicación del trabajo, realizando las adecuaciones pertinentes para, a la vez que se generalicen los resultados obtenidos, se pueda mejorar en aquellos aspectos que así lo necesiten.
– Promover el estudio y discusión de este tema en las acciones de superación impartidas a directivos y sus reservas sobre el SCI.
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