La evolución del mundo de los negocios y el interés creciente por una administración eficiente y efectiva, cambió el enfoque del control en Cuba, sujeto en la actualidad a variaciones en materia de control interno a partir de la aprobación de la Resolución 60 del 2011 de la Contraloría General de la República, que trajo como consecuencia en todas las organizaciones del país la realización de un estudio y evaluación de cada uno de los componentes que la integran a partir de herramientas diseñadas a tal efecto.
Durante el transcurso de la actual investigación, se realizó una evaluación del control interno en el hotel Meliá Cayo Coco utilizando para ello la guía de autocontrol, arrojando 5 deficiencias detectadas en el componente actividades.Se realizan recomendaciones en función de estas deficiencias.
Palabras claves: control interno, auditoría, eficacia
Abstract
The businesses’s worldly evolution and the increasing interest for an efficient and actual administration,he changed the focus of the control in Cuba, subject at the present time to variations on the subject of internal control starting from the resolution’s approval 60 of the 2011 of the República’s Contraloría General that brought as a result in all the organizations domestic a study’s realization and evaluation out of every one of the components that integrate it starting from tools designed for that purpose.
During the present-day investigation’s passing, Meliá Cay Coco utilizing for it the self-checking guide accomplished an evaluation of the internal control in the hotel himself, affording 5 deficiencies detected in the component activities. Se they accomplish recommendations in terms of these deficiencies.
Key words: inter control, auditing, efficacy.
Introducción
En la medida en que las empresas se han ido desarrollando, y que las operaciones financieras y sus ramificaciones son más importantes, la labor de control de las operaciones económicas se ha hecho más necesaria, producto a la existencia de irregularidades que posibilitan el enriquecimiento ilícito de algunos miembros de la sociedad. Por esto el control y fiscalización de los bienes estatales es un factor esencial dentro del proceso económico.
En la actualidad Cuba realiza profundas transformaciones en la esfera económica con el justo fin de atenuar los embates del denominado período especial y sentar las bases para el desarrollo productivo del país, salvaguardando las conquistas sociales de los últimos decenios. La nación se abre con mayor agilidad a los mercados internacionales y a la inversión extranjera, donde ocurren unas serias reformas en el redimensionamiento de la economía, en estructura y perfeccionamiento de los mecanismos financieros y tributarios.
En este sentido, manifiestan un valor extraordinario las palabras de CASTRO, R. al plantear que: “La batalla económica constituye hoy, más que nunca, la tarea principal y el centro del trabajo ideológico de los cuadros, porque de ella depende la sostenibilidad y preservación de nuestro sistema social.”[1]
El control interno ha sido preocupación de las entidades, en mayor o menor grado, con diferentes enfoques y terminologías, lo que ha permitido que al pasar del tiempo se hayan planteado diferentes concepciones acerca del mismo, sus principios y elementos que se deben conocer e instrumentar en las entidades cubanas.
Desde finales del siglo pasado se viene resaltando con mayor fuerza dentro de la entidad cubana la necesidad del control, es así que en el año 1995 se dicta el Decreto Ley No. 159 de la auditoría el que declara como tarea fundamental del Estado el fortalecimiento del control económico y administrativo de las entidades.
Ocho años después, el 23 de septiembre de 2003, el Ministerio de Finanzas y Precios dicta la Resolución 297, mediante la cual se amplía el significado de control interno en la entidad, quitando las barreras que hasta ese entonces lo limitaban al área contable solamente y abriendo el camino de control a la totalidad de los departamentos o actividades de la entidad.
Jugando su papel primordial en las funciones y objetivos para lo que fue adaptada en la esfera económica del país, fue necesario continuar perfeccionando el control interno por lo que es creada por la Contraloría General de la República de Cuba la Resolución No. 60, puesta en vigor a partir del 1ro de marzo del 2011. Esta resolución da a conocer las nuevas normas del “sistema de control interno”, la cual está atemperada a las disposiciones que regulan esta actividad y a los requerimientos del desarrollo económico administrativo del país.
Esta nueva resolución va acorde con lo establecido en el IV Congreso del PCC, al retomarse lo planteado en las conclusiones por el Presidente de los Consejos de Estados y de Ministro CASTRO, R.: ¨…hoy más que nunca los sistemas de control interno tienen que ser adecuados para que las administraciones sean más eficientes, marcando el camino de la rectificación y necesaria actualización del modelo económico social.¨
Esto se refleja en el lineamiento general No. 12 del Modelo de Gestión Económica al plantear se que: “La elevación de la responsabilidad y facultad de las empresas hace imprescindible fortalecer su sistema de control interno, para lograr los resultados esperados en cuanto al cumplimiento de sus planes y metas con eficiencia, orden, disciplina y el acatamiento absoluto de la legalidad”.
El control se convierte hoy, en la tarea económica y política más importante que tienen que enfrentar nuestros cuadros y demás trabajadores y especialmente, los profesionales de la economía, la Contabilidad y la Auditoria, quienes deben luchar contra toda manifestación de corrupción, delito, acciones ilícitas y otras conductas que impidan el aprovechamiento de los escasos recursos de que dispone el país.
Para estar acorde a las exigencias actuales que requiere la alta dirección del país, el Hotel Meliá Cayo Coco traza varias estrategias para cumplimentar lo antes expuesto, ya que presenta un sistema de control interno que comprende el plan de organización, así como los métodos debidamente clasificados y coordinados, además de las medidas adoptadas para proteger sus recursos pero, no posee mecanismos idóneos que la retroalimenten sobre el nivel de efectividad del sistema implementado teniendo en cuenta las regulaciones establecidas por la Contraloría General de la República de Cuba.
Partiendo de estas limitaciones presentadas y la necesidad de dar solución a la misma se precisa el siguiente problema científico: ¿Cómo evaluar el sistema de control interno en el Hotel Meliá Cayo Coco?
Para resolver lo planteado anteriormente, el objetivo general es el siguiente: Evaluar de la Guía de Autocontrol General los aspectos básicos por componentes y normas que correspondan implementar para una mejor competitividad del Hotel Meliá Cayo Coco.
En la presente investigación se utilizará como técnica para la Evaluación del Sistema de Control Interno el método de cuestionarios, adaptado a las condiciones propias de la entidad para cada una de las áreas operacionales.
Evolución del control interno.
En la antigüedad se desarrollaban formas de controlar y comprobar la seguridad de los bienes, los más eficientes se encontraban en los grandes emporios comerciales.
Disímiles autores consideran que el primer procedimiento formal de control interno fue establecido por los faraones en el antiguo Egipto, cuya causa estaba dada en lo fundamental por la cantidad de robos que realizaban los ayudantes que manejaban el trigo, oro y diferentes riquezas del faraón.
Para resolver esta situación eligieron a dos personas o escribas para que de forma independiente registraron todas las operaciones que se realizaban con sus riquezas.
En caso de no coincidir ambos escribas eran condenados a muerte. Este hecho fue más que suficiente para que los escribas controlaran a las demás personas evitando la ocurrencia de robos, lo que aparentemente creó unas de las funciones del control interno: control de los recursos de la entidad.
Por otro lado, Candau recuerda que en Atenas, en el año 300 A.C, se les encargó a un grupo de expertos, la verificación de las cuentas de los tesoros públicos y a otros las cuentas de las personas que manipulaban los fondos públicos.
Otros autores expresan que entre los múltiples papiros de Zenón, encontrados en Egipto, en 1951, que se conservan en la Biblioteca de la Universidad del Cairo y en las Universidades de Colombia, Harvard y Cornell, en los EE.UU, existen datos que permiten conocer que, en el año 254 a.n.e, se inspeccionaron y comprobaban las cuentas.
Se considera también que cuando fue publicado en 1494 el famoso libro del matemático Fray Luca Pacciolo titulado “Suma de Aritmética, Geometría, Proportioni, et Proportionalita”, donde se estructuraron y desarrollaron los principios, procedimientos y sistemas contables, ya los mercaderes venecianos y otros habían desarrollado sistemas de control interno eficientes.
Uno de los clásicos de la contabilidad, Robert H. Montgomery publica el libro Auditing Theory and Practice en el año 1912 donde se muestra la noción de que la actividad fundamental de un auditor es la prevención y detección del fraude así como de errores.
Sin embargo, textos posteriores y la teoría contable tomaron otro camino, grandemente presionados por la necesidad. La creación de grandes conglomerados económicos financieros produjeron gran cantidad de transacciones financieras que no podían revisarse todas; la Contabilidad en base acumulativa se hizo común y como resultado, la emisión de informes con dictamen se convirtió en la primera prioridad para la profesión.
La verificación de cada transacción de la cuna a la tumba, (procedimiento que descubre y previene muchos fraudes), fue descontinuado y la detección o prevención del fraude fue relegada a un rol secundario.
El fraude financiero se incrementa a partir de las primeras décadas del siglo XX hasta la actualidad. En el boletín de la Reserva Federal de EE.UU: Verificación de estados financieros publicado en 1929, (versión revisada del artículo publicado por la misma entidad en 1917), se expone que en algunos casos el auditor podría encontrar necesario verificar una parte sustancial de todas las transacciones registradas, pero en otros casos, donde el sistema de comprobación y control interno[2](Internal check and control) sean confiables,pueden ser suficientes las pruebas.En este documento también se estableció que en la auditoría, mediante el muestreo, no siempre se descubren desfalcos o sub valoraciones de activos.
Evolución del control interno en Cuba
En la Resolución Económica del V Congreso del Partido Comunista, 1997, se señaló: “condición indispensable en todo este proceso de transformaciones del sistema empresarial será la implantación de fuertes restricciones financieras que hagan que el control del uso eficiente de los recursos sea interno al mecanismo de gestión y no dependa únicamente de comprobaciones externas.” [3]
Demostrando que al igual que en el resto del mundo, en Cuba ha sido necesario incluir dentro de la política económica, líneas de acción e investigación vinculadas al control y al papel que deben desempeñar los cuadros de dirección en todas las instancias sobre la custodia de los bienes y recursos que el Estado pone en sus manos.
En Cuba, tomando los antecedentes que se venían desarrollando en el mundo, el Ministerio de Finanzas y Precios emitió la Resolución 297 en el año 2003, el cual formulaba todos los requerimientos necesarios para implementar en las empresas socialistas el sistema de control interno, pero la necesidad de continuar perfeccionando dicho control trajo consigo la emisión de una nueva norma atemperada a las disposiciones que regulan esta actividad y a los requerimientos del desarrollo económico-administrativo del país, y es cuando surge en el 2011 la Resolución 60 dictada por la Contraloría General de la República de Cuba.
Conceptualización del control interno
Son varias las definiciones de control interno que se han abordado en diferentes literaturas, pero para hablar de control interno antes hay que conocer qué es control.
En las Normas Internacionales de Auditoría (1957), el control interno se define como el conjunto de políticas y procedimientos adoptados por la administración para lograr los objetivos de la entidad; y así garantizar la salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraude y error y la oportuna preparación de la información financiera confiable.[4]
GÓMEZ Morfin (1968) considera que “El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la adherencia a las políticas prescritas por la administración”. [5]
Por su parte WILLNGHAM J. (1983) profesor de contabilidad de la Universidad de Houston expresa que: “El control interno comprende el plan de organización y la coordinación de todos los métodos y medidas adoptadas por una empresa para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, para promover la eficiencia operativa y estimular la adhesión a las políticas administrativas prescritas por la dirección de la empresa.”[6]
En el informe COSO (1997) se da una definición más integradora de control interno con el objetivo de facilitar un modelo en base al cual las empresas y otras entidades puedan evaluar sus sistemas de control y decidir cómo mejorarlos. En el mismo se plantea: …”El control interno es un proceso que lleva a cabo el Consejo de Administración, la dirección y los demás miembros de una entidad, con el objeto de proporcionar un grado razonable de confianza en la consecución de objetivos en los siguientes ámbitos o categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones, Fiabilidad de la información financiera y Cumplimiento de las leyes y normas aplicables…”[7]
En el 2003, en Cuba el Ministerio de Finanzas y Precios establece la Resolución 297 del sistema de control interno, definiendo al mismo como: ¨El proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes: Confiabilidad de la información, eficiencia y eficacia de las operaciones, cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas y el control de los recursos a disposición de la entidad.¨[8]
Los cambios que se han venido desarrollando en el modelo económico y social cubano, y tras la necesidad de perfeccionar los mecanismo de control establecidos, la Contraloría General de la República de Cuba deroga la Resolución 297 y emite la 60 de las normas del sistema de control interno, definiéndolo en su artículo tres como: “El proceso integrado a las operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo, extendido a todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y el resto del personal; se implementa mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que contribuyen a prever y limitar los riesgos internos y externos, proporciona una seguridad razonable al logro de los objetivos institucionales y una adecuada rendición de cuentas”.[9]
El sistema de control en el marco de la Resolución 60 de la Contraloría General de la República de Cuba
La Resolución 60 se pone en vigor a partir del 1 de marzo del 2011, dejando sin efectos legales a las Resoluciones No. 297, de 23 de septiembre de 2003, dictada por la Ministra de Finanzas y Precios y No. 13, de 18 de enero de 2006, dictada por la Ministra de Auditoría y Control, su objetivo fundamental se centra en establecer normas y principios básicos de obligada observancia para la Contraloría General de la República y los sujetos a las acciones de auditoría, supervisión y control de este órgano. Constituye un modelo estándar del sistema de control interno y flexible de ser aplicado a las características particulares de cualquier organización.
La Guía de Autocontrol General contiene 109 aspectos básicos (348 menos que la anterior) está desarrollada por componentes y normas incluyendo temas fundamentales de los subsistemas contables vigentes establecidos por el MFP, así como se anexa al documento una relación con las disposiciones y normativas jurídicas que impactan con mayor incidencia en las inobservancias legales detectadas en las acciones de control.
Los principios básicos por lo que se rige la misma son:
- Legalidad
- Objetividad
- Probidad administrativa.
- División de funciones.
- Fijación de responsabilidades
- Cargo y descargo.
Dicha Resolución tiene la característica de ser integral, flexible y razonable. Además el sistema de control interno que en ella se plasma está formado por cinco componentes interrelacionados entre sí, en el marco de los principios básicos y las características generales, los cuales son: Ambiente de control, gestión y prevención de riesgos, actividades de control, información y comunicación y supervisión y monitoreo, los que se encuentran estructurados en normas.
La evaluación del control interno.
El control se evalúa durante todo el proceso, de forma preliminar durante la exploración o etapa de familiarización para definir el alcance de las pruebas a diseñar y después durante la propia ejecución a partir de los resultados de ésta.
Considerándose que entre los objetivos fundamentales de la evaluación del control interno se encuentra verificar el grado de eficiencia del sistema, deficiencias o irregularidades de los elementos estructurales que se examinan a una unidad determinada de la organización e indicando las pautas de corrección que correspondan a cada caso.
El conocimiento y evaluación del Control Interno debe permitir al auditor establecer una relación específica entre la calidad del control interno de la entidad y el alcance, oportunidad y naturaleza de las pruebas de auditoría, por otra parte el auditor deberá comunicar las debilidades o desviaciones al control interno del auditado.
Sobre la evaluación del control interno en las entidades diferentes autores se han pronunciado, a continuación relacionamos alguno de ellos:
Para DE MIRANDA y TORRAS (2006), el sistema de control interno, establecido en la entidad, debe ser estudiado y evaluado al iniciarse, con el objetivo de comprobar su cumplimiento, validez y suficiencia así como para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas a las que deberán concretarse los procedimientos de auditoría. Los resultados proporcionarán al auditor la base para formular recomendaciones, para corregir desviaciones o para introducir mejoras en los controles insuficientes.[10]
Según MEIGS (1976), existen diferentes técnicas a utilizar por el auditor para recopilar la información necesaria para el estudio y evaluación del sistema de control interno y verificar el cumplimiento de los principios generales de control interno en el segmento de la empresa sujeta a la auditoría[11], entre las más utilizadas se encuentran:
- La narración escrita de control interno.
- Los cuestionarios de control interno.
- Los cuadros de flujo de control interno.
Los auditores llevaran a cabo pruebas de cumplimiento, para determinar si los controles internos descritos en sus papeles de trabajo (P/T) realmente se usan y funcionan efectivamente, o sea, a través de estas, pueden determinar la validez de las respuestas de cuestionarios, descripciones u otro método empleado para evaluar el sistema de control interno y el grado de cumplimiento de los procedimientos y normas de la empresa establecidos en sus manuales, precisar las áreas de fuerza y debilidad en el sistema, evaluarán el sistema para determinar el grado en que pueden confiar en el mismo, basados en esa evaluación, se hacen modificaciones en el programa de auditoría y se amplían los procedimientos de auditoría. Sólo después de una evaluación del control interno están los auditores en posibilidad de trazar un programa de auditoría completo.
CASHIN, NEUWERT y LEVY (1985) plantean que: “Para revisar y evaluar los controles sobre los que se ha de depositar un alto grado de fiabilidad, el auditor debe obtener primero una imagen clara de cómo se supone que funciona el sistema. A continuación debe recopilarse la evidencia en forma de resultados de pruebas destinadas a mostrar si el sistema funciona tal y como se espera. Por último, debe evaluarse el sistema real para cerciorarse de que satisface las normas de un buen control interno.”[12]
COOK y WINKLE (1994) opinan que: “En la etapa preliminar de revisión el auditor debe lograr comprender el ambiente de control del cliente. Sobre la base del conocimiento del ambiente de control y del flujo de operaciones el auditor debe decidir si confiará en el sistema de control interno…” [13]
Caracterización del Hotel Meliá Cayo Coco.
La construcción del hotel Arena Real (Nombre constructivo de la obra del Hotel Meliá Cayo Coco) constituyó la primera obra con un estudio previo del impacto ambiental en el destino, lo que permitió desde su concepción lograr una integración de la obra con el entorno sin grandes afectaciones para el mismo, donde para la Gestión Empresarial se tiene siempre en cuenta la Gestión Ambiental como elemento imprescindible para el desarrollo del producto.
Iniciando la construcción del hotel en el año 1996 y con un retraso de un año a la fecha de entrega, abre sus puertas a los clientes el 1 de agosto de 1999, comenzando con modalidad Todo Incluido y brindando un servicio destinado fundamentalmente a familias donde los mercados emisores eran Canadá, Alemania, y Reino Unido.
El hotel Meliá Cayo Coco se crea mediante Contrato de Administración y Comercialización, de fecha 15 de julio de 1999.
En 2003, la instalación redefine sus objetivos comerciales y lanza estrategias de mercado destinados a un turismo solamente dedicado a adultos, fundamentalmente a parejas. Comienza desde ese momento un nuevo segmento en la instalación: la celebración de bodas y renovación de Votos Matrimoniales, lográndose del 2004 hasta el 2010 mantener la supremacía en la celebración de bodas en el destino, momento en el cual por la apertura de otras ofertas más atractivas en el mismo polo y en otros territorios del país disminuye considerablemente.
Conectado por un pedraplén de 17 km sobre el agua desde la Isla Grande, a 65 km. del poblado de Morón y a 13 km. del Aeropuerto Internacional “Jardines del Rey” el Hotel Meliá Cayo Coco se encuentra ubicado en la playa “Las Coloradas”.
Donde el 30% de los bungalows están construidos sobre pilotes en una laguna natural de agua salada.
Es una instalación que cuenta con 250 habitaciones, de ellas 12 Suite, 8 Junior Suite, 62 dobles Superior y el resto estándar. Solo para adultos y mayores de 18 años. Ofrece Oferta Especiales como: Lunas de Miel, celebración de cumpleaños, atenciones especiales para clientes repitentes y celebraciones de Bodas.
Cuenta con una amplia diversidad de flora y fauna lo que trajo consigo que la instalación recibiera en el 2005 la Distinción Ambiental que entrega el CITMA a las empresas que logran un desarrollo de sus productos sin la afectación del Medio Ambiente y un impacto antrópico mínimo, así como disímiles reconocimientos por la preservación del entorno.
Distribuidos en 12 áreas o departamentos y con un total de 294 trabajadores contratados, el hotel Meliá Cayo Coco cuenta con una fuerza de trabajo calificada que permite brindar un servicio de excelencia y profesionalidad donde el nivel de fluctuación laboral es uno de los más bajos en el territorio, lo que ha permitido consolidar el sentido de pertenencia y compromiso de los trabajadores con el objetivo de la instalación. Provenientes todos de la Agencia Empleadora del Turismo en el territorio, la mayoría son graduados de especialidades básicas en la Escuela de Hotelería y Turismo de la provincia. El nivel de escolaridad predominante es el Medio Superior, seguidos por el universitario y el técnico Medio.
El hotel cuenta con una dirección consolidada y compenetrada con más de 8 años de experiencia, en la dirección de la instalación, que ha sabido colocar el hotel en un lugar cimero.
El objeto empresarial del Hotel consiste en: “Prestar, promover y comercializar, servicios de alojamiento y gastronómicos en Moneda Libremente Convertible, bajo los mecanismos de cobros y pagos establecidos en nuestro país”.
Cuenta con toda la profesionalidad de Meliá aplicada a la variada oferta gastronómica y de servicios, brindando diferentes opciones de comidas y bebidas las 24 horas. El Lobby Bar “Los Flamencos” funciona durante las 24 horas del día, brindando servicios de bebidas nacionales e internacionales, café, variada coctelería y pastelería. El Restaurante Buffet “Del Sol” ofrece los servicios de desayuno, almuerzo y cena.
Una oferta gastronómica muy especial la constituye el Restaurante A la Carta “Las Caletas”, categorizado como 5 tenedores.
Si se prefiere la comida italiana, puede visitar el Restaurante “La Terraza”. Además, el Ranchón Parrillada “Arena Real” en la playa, le brinda servicio de almuerzo, y en la noche le brinda servicio de cena, operando como un restaurante a la carta con un menú típicamente cubano, ofertando la rica langosta de la plataforma cubana.
A la orilla de la playa, se puede degustar refrescantes cócteles y cervezas cubanas en el bar “Coco Sol”, una construcción con una línea rústica similar a la de nuestro Ranchón Cubano. También se encuentra a su disposición el Snack Bar las 24 horas, donde puede disfrutar de un ambiente acogedor e informal, próximo a la piscina.
El Bar Billar “Carambola” es el lugar idóneo para jugar billar y terminar la noche con la buena coctelería cubana.
Dentro de las opciones generales que se facilitan están: servicios de cambio de toallas, lavandería, piscina exterior con jaccuzzi y duchas en el área, sauna, masaje, asistencia médica 24 horas, servicio de bodas, alquiler de motocicletas, autos, tiendas, buró de turismo.
Propuesta de un Cuestionario a aplicar para evaluar el control interno en el hotel Meliá Cayo Coco.
Existen diferentes métodos para evaluar la eficacia del sistema de control interno en una entidad. Teniendo en cuenta las características de la entidad objeto de estudio se decidió aplicar el cuestionario como instrumento evaluador. La cual se encuentra estructurada basándose en los cinco componentes con sus normas correspondientes según establece la Resolución 60/2011.
La aplicación de este cuestionario tiene como objetivo incidir directamente en los errores y deficiencias que sean detectadas, abarcando la totalidad de las áreas con la que cuenta la entidad. El mismo está constituido de tal manera que las respuestas positivas indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las negativas señalan una falla o debilidad en el sistema establecido.
Esta herramienta de control le sirve al Hotel Meliá Cayo Coco para conocer, medir y rectificar su sistema de Control Interno y detectar cualquier incumplimiento o violación que impida el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Resultados obtenidos de la aplicación del Cuestionario.
Teniendo en cuenta los objetivos de la investigación, se realizó en el mes de agosto de 2015 una evaluación del sistema de control interno implementado, con el objetivo de detectar las debilidades y fortalezas existentes.
En la evaluación se particularizó en cada una de las normas de los 5 componentes del Control Interno y para tener una información más confiable se realizó una revisión detallada de las operaciones ejecutadas desde enero hasta julio de 2015.
Se comprobó la existencia del Expediente Único de Auditoría y del Manual de Control Interno, verificando los informes que muestran los resultados de las acciones de control recibidos en los últimos cinco años y los planes de medidas derivados de estas.
A continuación se definen los principales resultados obtenidos por cada uno de los componentes:
AMBIENTE DE CONTROL
Norma: Planeación, planes de trabajo anual, mensual e individual:
Están definidos y elaborados los objetivos de trabajo de todos los departamentos de la instalación; existe correspondencia entre el plan anual de actividades y los objetivos de trabajo, las actividades y los recursos de la entidad; respondiendo a la instrumentación de las actividades recogidas en el plan de actividades principales de la Representación de Gran Caribe en Ciego de Ávila.
Para la elaboración del plan anual de actividades se tuvo en cuenta la misión de la instalación, los objetivos de trabajo, las funciones definidas de cada área y puesto de trabajo, las actividades a realizar en cada proceso o subproceso y los riesgos más relevantes (Plan de Prevención de Riegos) conteniendo a su vez las tareas de consulta y discusión del Plan Económico y el Presupuesto anual con los trabajadores.
Se cumple con lo elaborado en el plan de trabajo mensual sobre la base de lo aprobado en el plan anual de actividades de cada nivel de dirección, puntualizando las actividades que hayan sufrido cambios y las nuevas, como resultado del proceso de dirección, teniendo en cuenta también que en el cumplimiento del mismo se incluyan las acciones de control y seguimiento a realizar por la propia entidad para solucionar las deficiencias o limitaciones que se detecten, lo que debe incidir en la actualización de los planes de Prevención de Riesgos.
Ejemplos de planes anuales:
- Plan de Vacaciones: Se conserva en Recursos Humanos y en Empresas Mixtas.
- Plan de Preparación y Superación de cuadros y dirigentes: Se conserva en Recursos Humanos.
- Plan de Capacitación y Desarrollo: Se conserva en Recursos Humanos
- Plan de Ingresos y Gastos: Se conserva en el Departamento Económico.
- Plan de Inversiones: Se conserva en Inversiones y Servicios Técnicos.
- Plan de Portadores Energéticos: Se conserva en Servicios Técnicos y Dirección.
- Plan de Prevención de Riesgos: Se conserva en la dirección y en el Departamento Económico.
Cada cuadro, funcionario y especialista elabora su plan de trabajo individual, teniendo presente el plan de trabajo mensual del nivel de dirección a que se subordina, el aseguramiento de los objetivos y tareas que responda a su responsabilidad y a las misiones asignadas, además los mismos están supervisados por el jefe inmediato superior el cual revisa, aprueba y analiza el cumplimiento del plan aprobado e informa a los niveles que corresponda el cumplimiento de los mismos.
Norma: Integridad y valores éticos:
Esta firmado por los cuadros el Código de Ética de los Cuadros del Estado cubano. Se evalúan las rendiciones de cuenta y en las evaluaciones la observancia de los preceptos éticos. Los trabajadores tienen identifican los valores éticos de la entidad. La instalación cuenta con un Código de ética específico para la actividad en la que se desarrolla.
Los trabajadores conocen sobre el Reglamento Disciplinario y su aplicación, es válido destacar que existe un registro de medidas disciplinarias el cual se archiva en Recursos Humanos y en la Dirección Jurídica del Hotel, el mismo esta actualizado y posee un registro consecutivo de las medidas disciplinarias. A pesar que el Reglamento Disciplinario está aprobado, el mismo no cuenta con una vigencia ya que este quedó derogado con el nuevo Código del Trabajo, vigente desde junio, pero las organizaciones pertinentes no se han pronunciado en la actualización del mismo.
Se cumple con el Convenio Colectivo de Trabajo elaborado conjuntamente entre la dirección del Hotel Meliá Cayo Coco, el Departamento de Empresas Mixtas y la organización sindical, habiendo sido discutido y aprobado por los trabajadores, el que debe mantener su vigencia por un periodo máximo de tres años.Es necesario acotar que este queda derogado con la implementación del nuevo Código del trabajo, desde junio, pero para su actualización se necesita que Empresas Mixtas en conjunto con Gran Caribe se pronuncien sobre esto.
Existe evidencia de la preparación general de los cuadros y reservas, su vinculación con los demás trabajadores, para lograr una cultura de responsabilidad administrativa.
Norma: Idoneidad demostrada:
Está creado el comité de expertos y se conservan las actas de las reuniones, así como las recomendaciones emitidas en cada caso y cualquier otra información o documentación probatoria del asunto en cuestión. El hotel cuenta con los perfiles de competencia de cada cargo establecido según las normas cubanas y cada trabajador conoce sus tareas o funciones establecidas en el calificador de cargos y en los contenidos específicos de trabajo, y se refleja su cumplimiento en las evaluaciones de desempeño.
La instalación tiene elaborado y actualizado el registro de la plantilla de personal, el registro de trabajadores y el plan anual de capacitación de acuerdo con la legislación vigente del MTSS, considerando además la integración del diagnóstico o determinación de las necesidades de preparación y el plan individual de capacitación.
Norma: Estructura organizativa y asignación de autoridad y responsabilidad:
La entidad cuenta con la disposición que aprueba la constitución de la entidad y su objeto social o encargo estatal, la cual consiste en la escritura notarial # 132 de 1997 del notario Bernardo Misubai Piñeiro de la notaría especial de MINJUS, constitución de la empresa Mixta Cien Amigos S.A en la que se define el objeto social: construcción del hotel denominado Arena Real para su posterior explotación, hoy Meliá Cayo Coco. Además está inscrito en Registro Mercantil, en el Registro de la Propiedad y en el Registro de la Sociedad Anónima.
El contrato de administración y comercialización y la disposición de 20 de 1996 de Gran Caribe también refleja el marco jurídico y comercial del hotel Meliá Cayo Coco, todo se encuentra archivado en el Expediente Legal del hotel.
Poseen los certificados de inscripción en los registros públicos correspondientes según la actividad que realiza la entidad (Registros de la Oficina Nacional de Estadística e Información y la Oficina Nacional de Administración Tributaria, entre otros).
Se cuenta con la documentación que aprueba la plantilla de cargos, la misma es la Resolución No 1 del 2014, así como con el organigrama de la entidad, los que se corresponden con la estructura organizativa de la entidad y sus necesidades.
Identificados los procesos, actividades y sus responsables, a partir de las funciones de la entidad, para dar cumplimiento a los objetivos trazados.
Se encuentra elaborado y aprobado por Gran Caribe Casa Matriz, el manual de procedimientos y funcionamiento interno, donde se relacionan los procedimientos a seguir en cada uno de los procesos fundamentales y donde se establecen las funciones y relaciones entre las áreas y puestos de trabajo de acuerdo con los procesos y actividades que se desarrollan para el cumplimiento de los objetivos de trabajo de la entidad, así como la autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo, encontrándose aprobado por la Casa Matriz.
Se aplica el sistema de información del Gobierno, conforme a lo establecido en la legislación vigente, aplican las normas obligatorias emitidas por la Oficina Nacional de Normalización para los procesos que lo requieran, además cuentan con asesoramiento jurídico y le dan seguimiento a los dictámenes sobre aspectos legales de la gestión que desarrolla la entidad.
En los casos que proceden, se controla y exige la tramitación ágil y oportuna de las demandas judiciales para el reconocimiento de deudas entre las partes del contrato. Existiendo obligaciones de cobro no ejecutadas, obligaciones de pago reconocidas por la entidad deudora, se ha instado ante el tribunal y en el proceso correspondiente de no estar documentadas las obligaciones, se han adoptado medidas obtenidas antes fallos favorables y desfavorables del tribunal.
Se elaboran y controlan los diferentes tipos de contratos derivados de las relaciones de trabajo, monetarias y mercantiles, pactados con personas naturales y jurídicas, según lo establecido en las normas vigentes. Los mismos poseen calidad en el proceso de negociación, elaboración, firma, ejecución, reclamación y control de los contratos.
Están elaborados y actualizados los planes de seguridad informática y el de seguridad y protección física de acuerdo con la legislación vigente.
Los cuadros, funcionarios y trabajadores designados cuentan con las resoluciones de nombramiento y los trabajadores con los contratos de trabajo, los mismos tiene definido por escrito sus deberes, derechos y la responsabilidad material de los recursos que custodian.
Existe evidencia del proceso de entrega y recepción del cargo y se evalúa con rigor el plan de medidas elaborado para solucionar las deficiencias y limitaciones presentes en la organización.
Cuentan con las disposiciones que aprueban la constitución de los órganos de dirección, colegiados y consultivos como: Comité de Compra, Comité de Calidad, Consejo de Dirección, Comité de Control y Comité de Expertos. Se cuenta con la conservación de las actas de sus respectivas reuniones.
La estructura y organización del área económica y contable se corresponde con la misión y el volumen de las operaciones para garantizar los procesos de revisión sobre la elaboración, ejecución y cumplimiento del Presupuesto Anual asignado, la veracidad de la información administrativa, el cumplimiento de los deberes formales del Sistema tributario y el análisis económico-financiero y su situación de producirse cambios técnico – organizativos. La situación económica financiera del hotel es analizada mensualmente en los Consejos de Dirección evidenciándose en las Actas del mismo, las cuales están redactadas con orden consecutivos definiendo los puntos a tratar según los temas del año apareciendo los acuerdos con fecha de cumplimiento y responsables, dando seguimiento a los mismos en cada reunión.
Los sistemas de gestión que aplica la entidad están integrados y armonizados al sistema de control interno.
Norma: Políticas y prácticas en la gestión de los recursos humanos:
Tienen los procedimientos, las políticas y prácticas en la gestión de los recursos humanos para el reclutamiento, selección y aprobación del personal.
Se conservan las actas de conformación de los órganos de justicia laboral de base, este radica en Empresas Mixtas, y las correspondientes a las asambleas con los trabajadores para el análisis de la eficiencia.
Está elaborado y se cumple un programa de salud y seguridad de los trabajadores, así como el procedimiento de acogida a nuevos trabajadores.
GESTION Y PREVENCION DE RIESGOS
Norma: Identificación del riesgo y detección del cambio:
Está conformado el grupo para la identificación y análisis de los riesgos que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos y metas de la organización, sean externos e internos, clasificados por procesos, actividades y operaciones de cada área, con la participación de los trabajadores.
Se analizan periódicamente los riesgos identificados en cada proceso, actividad y operación, que afectan el cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad.
Norma: Determinación de los objetivos de control:
En reuniones presididas por la máxima autoridad, el dirigente sindical, representantes de las organizaciones políticas y los trabajadores, se realiza un diagnóstico utilizando el informe emitido por el grupo de trabajo y se realiza la determinación de los objetivos de control.
Se conservan las actas de las reuniones por áreas con los trabajadores para la determinación de los objetivos de control y fueron antecedidas de un trabajo de información y preparación de los trabajadores.
Norma: Prevención de riesgos:
Existe evidencia de la elaboración, aprobación, evaluación y actualización sistemática del Plan de Prevención de Riesgos de la entidad, por parte del órgano colegiado de dirección y los trabajadores, dejando evidencia documental mediante acta de la reunión, a partir de los riesgos más relevantes contenidos en los respectivos planes de Prevención de Riesgos de las áreas y considerando el autocontrol como una de las medidas, garantizándose la debida transparencia y el suficiente control en los procesos de acceso a acciones de formación y/o capacitación y sobre los resultados que se aportan conforme a las regulaciones existentes.
Se consideran los riesgos más relevantes relacionados con la seguridad informática, la seguridad y protección física, la protección de la Información Oficial en la entidad y la actuación ética. Además los riesgos identificados y el Plan de Prevención elaborado identifican la existencia y efectividad de las contrapartes.
Los riesgos financieros en el hotel, son administrados para la toma de decisiones, considerando lo siguiente: pérdidas por el impacto del cambio en la política cambiaria, pérdidas por variación de precios, pérdidas por variación de la tasa de interés y otros.
ACTIVIDADES DE CONTROL
Norma: Coordinación entre áreas, separación de tareas y responsabilidades y niveles de autorización:
Se garantiza la división de funciones y la contrapartida en las tareas y responsabilidades esenciales, relativas al tratamiento, autorización, registro y revisión de las transacciones y hechos, incrementándose las acciones de supervisión y control, en los casos que no es posible la división de tareas y responsabilidades.
Está realizado el levantamiento de relaciones de familiaridad y en este se encuentran identificando las relaciones que afectan la contrapartida. Además está elaborado y se cumple el plan de acción para dar solución a las relaciones de familiaridad cuando se afecta la contrapartida.
Se comprobaron las responsabilidades por áreas y los niveles de autorización definidas en el Reglamento Orgánico y en el Manual de Funcionamiento, según corresponda así como las firmas autorizadas para las diferentes transacciones y operaciones de la entidad.
Norma: Documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos:
Las transacciones, operaciones y hechos cuentan con un soporte documental demostrativo, fiable y que garantiza la trazabilidad de la misma.
El sistema de costo implantado se corresponde con el tipo de actividad que realiza la entidad e incluye: áreas de responsabilidad y centros de costo definidos, métodos de cálculo del costo empleado, análisis de las desviaciones del costo y su aplicación en la toma de decisiones y fichas de costo y precio.
Se utiliza como herramientas de dirección los resultados obtenidos en el cálculo de las razones financieras (liquidez, actividad, endeudamiento y rentabilidad) con la situación real de la entidad.
Existe una buena administración financiera del inventario. Además la estructura del inventario y sus respectivos ciclos se corresponderse con las necesidades de la entidad. Posee una existencia de inventarios ociosos y de lenta rotación.
Se demostró el conocimiento de los instrumentos de cobros y pagos que se emplean haciendo un análisis de antigüedad de las cuentas por cobrar y pagar garantizando que sus saldos estén conciliados y documentados.
Los procedimientos contables cumplen con las normas de control interno de los subsistemas contables vigentes por el Ministerio de Finanzas y Precios.
Se comprueba la efectividad del control interno de acuerdo a las especificaciones definidas en los subsistemas contables siguientes sin detectarse irregularidades en:
- Efectivo en Caja
- Efectivo en Banco
- Inventarios
- Activos Fijos
- Nóminas
- Inversiones
- Combustible y otros portadores energéticos
- Faltantes, pérdidas y sobrantes
- Costos
Las irregularidades se localizan en:
- Cuentas por Cobrar: no se mantiene actualizados los submayores de Cuentas por Cobrar Diversas y presentan saldos envejecidos.
- Cuentas por Pagar: no se mantiene al día los submayores de Cuentas por Pagar a suministradores, los de Cuentas por Pagar Diversas y los de Cobros Anticipados y presentan saldos envejecidos.
Norma: Acceso restringido a los recursos, activos y registros:
Se cumplen los procedimientos de seguridad realizados para proteger y conservar los recursos y registros que constituyen evidencia de los actos administrativos, se cumplen los niveles de acceso a las áreas y dependencias y las personas autorizadas para acceder a los recursos, activos, registros y comprobantes rinden cuenta de su custodia y utilización.
Norma: Rotación del personal en áreas claves:
No existe un plan de rotación del personal que tiene a cargo las tareas con mayor probabilidad de irregularidades. No existe evidencia documental de la rotación sistemática del personal de dichas tareas.
Cuando se cuenta con pocos trabajadores y se dificulta el cumplimiento de esta norma, se aumenta la periodicidad de las acciones de supervisión y control.
Norma: Control de las tecnologías de la información y las comunicaciones:
Se cumplen las políticas, normas y procedimientos escritos para la planificación, ejecución, evaluación y control del uso de las tecnologías de Información para el logro de los objetivos de la entidad.
Se comprueba el cumplimiento del Plan de Seguridad Informática para todos los procedimientos que contiene.
El sistema contable financiero utilizado por la entidad (E-Hotel) cuenta con certificado actualizado emitido por la entidad autorizada (DATYS).
Igualmente se realizan inspecciones sorpresivas para detectar extracciones o préstamos no autorizados de bienes informáticos y verificar el control y uso adecuado de los servicios informáticos y telefónicos.
Norma: Indicadores de rendimiento y desempeño:
Están establecidos indicadores cualitativos y cuantitativos para medir el desempeño del personal. Además existen y se cumplen los procedimientos escritos de cómo aplicar los indicadores de rendimiento y de desempeño.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Norma: Sistema de información, flujo y canales de comunicación:
Se ha implementado un sistema para la gestión de la información que garantiza la elaboración del diagrama del flujo de la información de la entidad, definiendo el: emisor, receptor, canales de comunicación, frecuencia, formato, almacenamiento y soporte de los documentos y bases de datos relevantes.Además garantiza el procedimiento a llevar a cabo con la información clasificada oficial de la entidad, identificando su contenido, períodos de conservación y otros aspectos específicos y están determinados los accesos a la información.
La entidad cuenta y cumple con el programa de comunicación institucional que define el contenido informativo, su origen, destino y periodicidad, y posibilite en lo fundamental con su gestión.
El sistema para la gestión de la información logra que la comunicación tanto descendente, ascendente y horizontal cumpla sus objetivos.
Norma: Contenido, calidad, responsabilidad:
Están definidos los responsables de la información y comunicación y se aplican las políticas establecidas para garantizar la calidad de la información relevante, su organización y conservación, permitiendo ser auditada en cualquier momento.
Existe una adecuada disciplina informativa que garantice el cumplimiento de lo establecido para el sistema informativo y el intercambio entre sus integrantes.
Norma: Rendición de cuenta:
Se aplica las buenas prácticas para el tratamiento de la evidencia documental prevista en la legislación archivística cubana y las normas del sistema de gestión documental que permita, de forma transparente y responsable la rendición de cuenta de los cuadros y funcionarios, estos a su vez informan de forma integral acerca de la probidad de su gestión y toma de decisiones, según cronograma aprobado, quedando evidenciado en el acta.
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
Norma: Evaluación y determinación de la eficacia del sistema de control interno:
El sistema de control interno implementado se corresponde con los principios y características que se refrendan en la Resolución No. 60/11 de la Contraloría General de la República.
Existe una adecuada la Guía de Autocontrol General a las condiciones y características de la entidad.
Se analizan los resultados de las acciones de control interna y externas con los trabajadores y se elabora el plan de medidas correspondiente. Igualmente se realizan periódicamente autoevaluaciones del sistema de control interno y se deja evidencia documental de su análisis con los trabajadores.
Se realiza por parte de los trabajadores el control permanente sobre las actividades que ellos mismos llevan a cabo. Se controla la aplicación del Sistema de Control Interno en las unidades subordinadas. Se conforma el expediente de las acciones de control de acuerdo con la legislación vigente.
Existen auditores internos en la entidad y han elaborado un plan de auditoría interna que se cumple.
Se logra medir el impacto sobre el control y cumplimiento de las tareas, constatando mayor calidad, motivación y mejores resultados de trabajo, producto del cambio en la mentalidad de los directivos en cuanto al desarrollo de sus funcionen a partir de la implementación y actualización del modelo de gestión económica aprobado en los Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución.
Norma: Comité de prevención y control:
Está constituido el Comité de Prevención y Control, presidido por el Subdirector General, mediante un documento legal.
La composición, permanencia y periodicidad de las reuniones, del Comité de Prevención y Control están definidas por la máxima autoridad, mediante evidencia documental, así como el cronograma de reuniones y de los temas tratados, acuerdos adoptados y su seguimiento en las sesiones de trabajo. Se conservan las actas y acuerdos como evidencia de los análisis realizados.
Se analizan con la rigurosidad requerida los casos de indisciplinas, ilegalidades y presuntos hechos delictivos y de corrupción. Se aplican las medidas disciplinarias pertinentes.
Los hechos o conductas que pueden ser constitutivas de delitos, se dan a conocer a las autoridades correspondientes, independientemente de la medida disciplinaria que se decida imponer al infractor.
Con el fin de ofrecer una calificación al control interno existente en la entidad se aplicó una escala donde se evalúa cada aspecto chequeado de la siguiente forma: se divide las respuestas positivas entre la cantidad de preguntas de cada componente y el cociente se multiplica por cien y de acuerdo a los resultados se otorga el siguiente criterio de calificación:
- satisfactorio si obtiene entre 91-100%,
- aceptable de 81-90%,
- deficiente entre 71-80%
- malo menos de 70%.
Los resultados por componente son como a continuación se muestran:
- Ambiente de Control se califica de satisfactorio con 100.00%.
- Evaluación de Riesgos se califica de satisfactorio con 100.00%.
- Actividades de Control se califica de aceptable con 84.84%.
- Información y Comunicación se califica de satisfactorio con 100.00%.
- Supervisión y Monitoreo se califica de satisfactorio con 100.00%.
En sentido general el sistema de control interno implantado en la entidad se evalúa de aceptable con 96.97%.
Conclusiones
- Para lograr el control estricto de todos sus bienes, impedir que se cometan fraudes y errores, para promover una operación más eficiente aumentando la eficiencia de la dirección administrativa, es que las empresas implementan el sistema de control interno.
- La aplicación de esta Guía de Autocontrol adecuada a las características, estructura, misión y objetivos de trabajo del Hotel Meliá Cayo Coco, contribuyo de forma efectiva a lograr mejores resultados en la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa.
- Se detectaron 5 deficiencias localizadas en el componente de Actividad de Control las cuales están relacionadas con las cuentas por pagar y por cobrar y sus saldos envejecidos, la existencia de inventarios ociosos y la no existencia de un plan y evidencia de rotación sistemática del personal con mayores responsabilidades.
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[1]CASTRO Ruz, R.: “Clausura del IX Congreso de la Unión de Jóvenes Comunistas”, Periódico Granma, 6 de abril de 2010. p. 13.
[2]Internal Check and control”, en cuba en los años 40” y 50” se considera internal check como “comprobación interna” o control interno contable y internal control como “control interno” o control interno administrativo.
[3]Partido Comunista. Resolución Económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba.1997. Periódico Granma, La Habana, 7 de Noviembre, Tabloide, p.4.
[4]Colectivo de Autores.” Instituto Mexicano de Contadores Públicos, “Examen del Control Interno” Boletín 5 de la Comisión de Procedimientos de Auditoría, México. 1957. p 3.
[5]GÓMEZ Morfin, J. El Control Interno de la Empresa y la Auditoría Interna .México: Instituto de Auditores Internos de México. El Control Interno en los negocios. México: Fondo de Cultura Económica. 1968. p. 45.
[6]WILLNGHAM J.Publicación del SIAS, número 1 del Institute of Internal Auditors. 1983. p. 12.
[7]Informe COSO, [En línea] 1997. Disponible en: International.Business.Consultants.network. Informe Coso. www.netconsul.com, [Consultado: 14 de enero del 2013]. p. 25.
[8]Ministerio de Finanzas y Precios. Resolución No. 297 del sistema de control interno. 14 de noviembre del 2003. p.4.
[9]Contraloría General de la República. Resolución 60 “Normas del sistema de control interno” Capitulo 1, Disposiciones Generales Artículo 3. 2011. p 1.
[10]DE MIRANDA González, Antonio y TORRAS, Oscar. “Auditoría de las Empresas” Tomo I. 2006. p 200-215.
[11]MEINGS, W.B. Principios de Auditoría. Tomo I. Sexta edición, (s.l), (s.n) 1976. p-316, 320.
[12]CASHIN, J.A.; NEUWERT, P.D. y LEVY J.F. Enciclopedia de la Auditoría. Barcelona: Grupo Editorial Océano, 1985. p. 350.
[13]COOK, J.W. y WINKLE G.M. . Auditoría. México: Impresora y Editora Latinoamericana. 3ra Edición, 1994. p. 20.
