Propuesta para mejorar la gestión de compras en una empresa de alimentos

Lograr eficiencia y competitividad se ha convertido en una necesidad imperiosa de las empresas, las cuales se desenvuelven en un entorno cada vez más cambiante y esto condiciona en gran medida su funcionamiento y estrategias a seguir.

Toda organización, tanto en el sector público como el privado, es dependiente de una manera significativa de los materiales y servicios ofrecidos por otras organizaciones. Aun la oficina más pequeña necesita espacio, calor, luz, energía, comunicación y equipo de oficina, mobiliario, papelería y diversos artículos para realizar sus funciones.

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El presente trabajo propone acciones de mejora para la gestión de compras utilizando los métodos ABC Clasico y ABC multicriterio en una empresa de servicios alimenticios de Angola.   Palabras claves: compras, método, gestión.

Introducción

Las compras son una actividad administrativa que va más allá del sencillo hecho de comprar, incluye actividades de planeación y política que abarca un amplio rango de actividades relacionadas y complementarias. Algunas de estas actividades relacionadas son: la investigación y desarrollo requeridos para la selección adecuada de los materiales y de las fuentes de abastecimiento; la certeza de la entrega; la inspección de los embarques que llegan con objeto de asegurar que su calidad y cantidad sean las adecuadas; el desarrollo de procedimientos para implementar políticas de compra; la coordinación de las actividades de compras con otros departamentos internos relacionados tales como ingeniería, producción y contabilidad; el desarrollo de comunicaciones efectivas con la alta gerencia con el fin de asegurarse una evaluación completa del rendimiento de la función de compras.

El concepto de compras involucra todo el proceso de localización de proveedores y fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de negociaciones de precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento del proceso (seguimiento) con el proveedor escogido y la recepción del material para controlar y garantizar el aprovisionamiento dentro de las especificaciones solicitadas.

La ausencia de políticas de gestión de compras claras y precisas puede ser un factor que afecta el desarrollo del procedimiento, influyendo en la calidad del servicio que se está prestando tanto a sus clientes internos como a los externos.  Para lograr la efectividad del proceso de compras, es necesario concentrar esfuerzos en adquirir los materiales con la mayor calidad posible, al mejor precio, en el momento oportuno, y lo más importante, establecer un compromiso con el proveedor que asegure la continuidad de esas buenas negociaciones.   En tal sentido, es primordial la utilización de técnicas o métodos económicomatemáticos que, dada la diversidad y complejidad del entorno, necesitan ser esquemas cada vez más precisos y flexibles.

Materiales y Métodos

Se propone la aplicación del método ABC Clásico y el método ABC Multicriterio. Método ABC clásico: una técnica cuantitativa ampliamente utilizada para realizar clasificaciones, también llamado análisis ABC, análisis de Pareto o regla 20/80. El mismo se fundamenta en los resultados alcanzados por el economista italiano Wilfredo Pareto en 1897, tras realizar un estudio de la distribución de los ingresos. Este análisis arrojó como resultado que un gran porcentaje de los ingresos estaba concentrado en las manos de un pequeño porcentaje de la población. Este principio se conoció como la ley de Pareto. Se clasifica en base a 3 grupos, A-B-C.

Aplicado a las compras, se tendría:

Los productos del Grupo A: Son aquellos que representan el 20% del total y en ellos se concentra el 80% del valor de las compras.

Los productos del Grupo B: Son aquellos que representan el 30% del total y en ellos se concentra el 15% del valor de las compras.

Los productos del Grupo C: Son aquellos que representan el 50% del total y en ellos se concentra el 5% del valor de las compras.

Vale destacar que, estos porcientos no siempre son aplicables en todas las empresas, pues depende de las características que presente la organización en cuanto a los criterios que se deben utilizar para la clasificación de los productos a comprar.

La clasificación ABC sugiere que a mayor valor de las compras, mayor será el control sobre los productos. En otras palabras:

  • Para productos clasificados como A: Control máximo.
  • Para productos clasificados como B: Control medio.
  • Para productos clasificados como C: Control mínimo.

La clasificación que se establece mediante el método ABC, presupone el uso de un solo criterio o indicador base para establecer la clasificación, con lo cual resulta que, el criterio o indicador elegido, condiciona la importancia del producto. Sin embargo, cuando se habla de gestión de inventarios, no se puede focalizar el problema sólo en función de un solo indicador, pues existen un conjunto de factores, tanto de índole cuantitativo como cualitativo, que resultan de vital importancia para el buen desempeño de la organización. Por ejemplo, existen productos en inventario que, a pesar de no representar en términos de valor invertido un producto importante para la organización, una gestión no adecuada de los mismos podría traer graves consecuencias, por lo que en términos de valor de uso representa. Por tanto, el método ABC, basado en un solo criterio o indicador para clasificar los artículos objeto de inventario, no resuelve el problema en cuestión.

De ahí, la necesidad de utilizar más de un criterio para realizar dicha clasificación.

Para solucionar este problema, la Dra. Maritza Ortiz Torres, a partir de la experiencia alcanzada en la solución de problemas de inventario en organizaciones cubanas, ha desarrollado un método de clasificación multicriterio, cuya aplicación ha sido realizada con resultados muy positivos en numerosas empresas.

Método ABC Multicriterio

El método propuesto consta de 3 pasos:

Paso 1: Determinar los factores que medirán el grado de importancia de cada producto.

Para ello, se utilizará la siguiente notación:

i: Número de fatores o critérios selecionados i=1,2….,m j: Números de productos j=1,2….,n

Paso 2: Evaluar el impacto que cada factor i, tiene en el desempeño de la organización, para cada producto j.

Para ello se utilizará una escala de 1 – 3 de la siguiente forma:

Alto Impacto: 3; Impacto Medio: 2; Bajo Impacto: 1

Paso 3: Determinar los rangos de valores para los diferentes grupos A-B-C, de la forma siguiente:

Se denotará por Xij: Evaluación otorgada al factor i para el producto j (en dependencia del impacto que tiene para la organización).

  • Para cada producto j, se calculará la suma de la evaluación obtenida en cada factor i, denotada por ETj, es decir:

j=1,2,….., n

  • Establecer los rangos para cada grupo de la forma siguiente:

ü Grupo A: Para Valores de ETj = (2*(m-1)+3; 3*m) ü Grupo B: Para Valores de ETj = (m+2; 2*m) ü Grupo C: Para Valores de ETj = (m; m+1)

Los rangos de valores para cada grupo garantizan que, si al menos, un factor es evaluado de alto impacto, aunque el resto sea evaluado de bajo impacto, el producto nunca clasificará dentro del grupo C.

Considerando que resulta conveniente trazarse una estrategia de compras a estos productos, se les aplicara una técnica que se llama Matriz de Impacto en el Beneficio – Riesgo en el Suministro (IB/RS).

Matriz de Impacto en el Beneficio – Riesgo en el Suministro (IB/RS). Otra técnica que puede ser utilizada para la clasificación de los productos es la llamada matriz de Impacto en el Beneficio-Riesgo en el Suministro (IB/RS). La misma se utiliza para la toma de decisiones con relación a la política de inventarios a seguir y para la configuración de una estrategia de compras. En este caso la clasificación de los productos estará en función de la incidencia en los beneficios y del riesgo de su aprovisionamiento.

Utilizando estos criterios, la empresa puede clasificar los productos que compra en las siguientes categorías:

  • Productos estratégicos: Alto impacto y alto riesgo.
  • Productos básicos: Alto impacto y bajo riesgo.
  • Productos no críticos: Bajo impacto y bajo riesgo.
  • Productos cuello de botella: Bajo impacto y alto riesgo.

Para cada una de las cuatro categorías en que se clasifican los productos en la Matriz IB/RS se requiere de un enfoque de compra diferente, cuya complejidad está dada por las consecuencias estratégicas que conllevan.

Para las decisiones sobre el aprovisionamiento de los productos estratégicos, la empresa necesitará apoyarse en técnicas analíticas como análisis de mercado, análisis de riesgo, modelos de simulación, previsión de precios.

Para los productos básicos se pueden emplear técnicas de análisis de proveedores, modelos de previsión de precios y modelos de toma de decisiones. En el caso de los productos cuello de botella se necesitarán modelos específicos de análisis de mercado y de análisis de decisiones.

Las decisiones sobre los productos no críticos pueden efectuarse con sencillos análisis de mercado y el establecimiento de políticas para la toma de decisiones.

Resultados

Para realizar el estudio se escogió una empresa comercial y dentro de ella el grupo de productos, que resultaron ser los de mayor peso en cuanto a volumen de compras durante el año que se realizó la investigación.

Los resultados de la aplicación del método ABC Clásico son los siguientes:

Grupo A (Alto impacto): Compuesto por 30 productos que representan aproximadamente el 28,30% del total de la muestra y el 79,38% del valor total de los productos.

Grupo B (Impacto medio): Compuesto por 31 productos, los cuales representan aproximadamente el 29,25% del total de la muestra y el 14,89% del valor total de los productos.

Grupo C (Bajo impacto): Compuesto por 34 productos que representan aproximadamente el 42,45% del total de la muestra y que acumulan el 5,72% restante.

(Ver tabla en anexo para más detalles)

Para la clasificación en el método ABC Multicriterio se seleccionaron los 30 productos que resultaron clasificados dentro del grupo A en el método ABC clásico, cuyos resultados se muestran a continuación.

Paso 1: Determinar los factores que medirán el grado de importancia de cada producto.

Se han determinado los siguientes factores:

  • Valor del producto.
  • Importancia del producto.
  • Riesgo en el suministro.
  • Riesgo de robo u obsolescencia.
  • Tiempo de entrega.
  • Punto de reorden

Paso 2: Evaluar el impacto que cada factor i, tiene en el desempeño de la organización, para cada producto j. Para ello se utiliza una escala de 1 al 3 de la siguiente forma:

Alto Impacto: 3; Impacto Medio: 2; Bajo Impacto: 1

Paso 3: Determinar los rangos de valores para los diferentes grupos A-B-C.

Se han determinado de la forma siguiente:

Grupo A: Para Valores de ETj = (13; 18) Grupo B: Para Valores de ETj = (8; 12) Grupo C: Para Valores de ETj = (6; 7)

A continuación se muestra en la tabla los resultados obtenidos al aplicar el Método ABC Multicriterio.

Tabla-1 Clasificación según el método ABC Multicriterio

ProductosF1F2F3F4F5F6EtjGrupo
Carne de res33111211B
Queso cheedar tierno33132315A
Cerdo entero33111110B
Mantequia c/sal23211110B
Jamon de pavo33233317A
Jamon cocido33222214A
Chuleta de cerdo33113112B
Jamon barra33132214A
Langosta33121212B
Muslo y contra muslo de pollo1311118B
Queso parmesano33133316A
Ajo1311118B
Queso gouda33233317A
Azúcar1321119B
Arroz consumo23211110B
Carne de res de primera33122213A
Mantequilla sin sal2221119B
Pescado33111110B
Jugo1311118B
Agua natural13113312B
Mortadella1211117C
Lomo ahumado23133315A
Cerveza cristal/ bot2311119B
Aceitunas verdes23213314A
Cerveza super bok/ bot2311119B
Refresco coca cola1321119B
Atún13112210B
Leche en polvo1311118B
Leche entera natural1311118B
Pollo congelado23211110B

Fuente: Elaboración propia.

Al ser aplicado el método ABC Multicritero a los 30 productos seleccionados quedaron clasificados 9 productos A, 20 productos B y 1 producto C.

Considerando que resulta conveniente trazarse una estrategia de compras a estos productos, se les aplico la técnica llamada matriz de Impacto en el Beneficio-Riesgo en el Suministro (IB/RS). Esta matriz puede ser utilizada para este fin, pues en este caso la clasificación de los productos que son adquiridos estará en función de la incidencia en los beneficios y del riesgo en su suministro, lo que permite analizar el mercado de suministros de los productos, determinar cuál es su posición estratégica en cuanto a las compras y elaborar las consecuentes estrategias y planes de acción.

Aplicada la Matriz IB/RS, la organización puede clasificar los productos que compra en los siguientes grupos:

  • Productos estratégicos: Alto impacto y alto riesgo.
  • Productos básicos: Alto impacto y bajo riesgo.
  • Productos no críticos: Bajo impacto y bajo riesgo.
  • Productos cuello de botella: Bajo impacto y alto riesgo.

Para la evaluación del Impacto en el Beneficio y del Riesgo en el Suministro se consideraron los siguientes criterios:

Para el Impacto en el Beneficio se utilizan los siguientes factores:

  • Valor del producto.
  • Importancia del producto.

Para el Riesgo en el Suministro se utilizan los siguientes factores:

  • Riesgo en el suministro.
  • Tiempo de entrega del suministrador.

Como la matriz IB/RS clasifica tanto el impacto en el beneficio como el riesgo en el suministro en alto y bajo, y para la evaluación de los factores considerados se utilizó la escala de alto, medio y bajo impacto, entonces para clasificar cada producto en la matriz se utilizará el siguiente procedimiento:

Se considerará que el producto tiene alto impacto:

  • Si obtuvo calificación de alto en ambos factores.
  • Si obtuvo un factor con calificación de alto y otro factor con calificación de medio.
  • Si obtuvo un factor con calificación de alto y otro factor con calificación de bajo.
  • Si obtuvo calificación de medio en ambos factores.

Se considerará de bajo impacto:

  • Si obtuvo calificación de bajo en ambos factores.
  • Si obtuvo calificación de bajo en un factor y medio en el otro factor.

Tabla-2 Matriz del Impacto en Beneficio/Riesgo en el Suministro

 Impacto en el Beneficio Riesgo  en el Suministro Clasificación
Productos F1F2IB F5F6RS IB/RS
Carne de res33Alto12BajoBásico
Queso cheedar tierno33Alto23AltoEstratégico
Cerdo entero33Alto11BajoBásico
Mantequia c/sal23Alto11BajoBásico
Jamón de pavo33Alto33AltoEstratégico
Jamón cocido33Alto22AltoEstratégico
Chuleta de cerdo33Alto31AltoEstratégico
Jamón barra33Alto22AltoEstratégico
Langosta33Alto12BajoBásico
Muslo y contra muslo de pollo13Alto11BajoBásico
Queso parmesano33Alto33AltoEstratégico
Ajo13Alto11BajoBásico
Queso gouda33Alto33AltoEstratégico
Azúcar13Alto11BajoBásico
Arroz consumo23Alto11BajoBásico
Carne de res de primera33Alto22AltoEstratégico
Mantequilla sin sal22Alto11BajoBásico
Pescado33Alto11BajoBásico
Jugo13Alto11BajoBásico
Agua natural13Alto33AltoEstratégico
Mortadella12Alto11BajoBásico
Lomo ahumado23Alto33AltoEstratégico
Cerveza cristal/ bot23Alto11BajoBásico
Aceitunas verdes23Alto33AltoEstratégico
Cerveza súper bok/ bot23Alto11BajoBásico
Refresco coca cola13Alto11BajoBásico
Atún13Alto22AltoEstratégico
Leche en polvo13Alto11BajoBásico
Leche entera natural13Alto11BajoBásico
Pollo congelado23Alto11BajoBásico

Fuente: Elaboración propia.

Al conformar la matriz IB/RS, que se muestra a continuación, se obtuvo que de los 30 productos que conformaron la muestra, 12 son productos estratégicos, 18 son productos básicos, no existiendo productos cuello botella tan poco productos no críticos.

Productos estratégicos: Son los más importantes de la organización, los que pueden paralizar el servicio, o los que representan mayor utilidad y volumen de las ventas para el servicio, o los que son fundamentales para dar un adecuado nivel de servicio al cliente. Sin embargo, también son los productos que tienen mayor probabilidad de sufrir rupturas de inventario (por lejanía, escasez o poca fiabilidad de los proveedores), por lo que se convierten en el grupo de productos más críticos de la organización. Deben tener un seguimiento intenso, día a día y se les debe garantizar un adecuado inventario de seguridad; además se debe establecer relaciones duraderas con los proveedores y buscar alternativas con otros proveedores para disminuir riesgos, en caso posible.

Productos no críticos: Son productos que tienen relativamente poco peso en la actividad de la empresa, y a su vez no representan un problema para su ubicación y compra, quizás porque sean productos de uso difundido y que pueden ofertarse por varios proveedores, o sea de fácil adquisición, por lo que su aprovisionamiento no representa ninguna preocupación. No se requiere para éstos, inventario de seguridad.

Productos básicos: Es el grupo de productos que siendo importantes para la empresa, no presentan riesgo en el suministro, son fáciles de adquirir, por ello dan cierta «tranquilidad» a los empresarios.

Artículos cuello de botella: sin ser el más demandado por los clientes, ni aportar de forma significativa a los niveles de ventas, requiere de grandes esfuerzos para su adquisición. Para ellos se debe garantizar que los inventarios estén protegidos contra la aleatoriedad del tiempo de entrega.

Conclusiones

Con el presente artículo, se ha pretendido presentar algunos resultados de investigaciones realizadas en Angola respecto a la clasificación de los productos, con métodos económicos matemáticos a la realidad de la empresa angolana actual, con el fin de contribuir a una mayor eficiencia en la gestión de compras en un escenario totalmente convulso e incierto.

Bajo estas circunstancias, resulta indispensable la aplicación de estos métodos a los problemas de gestión económica, razones por las cuales el empleo de dichas técnicas se acrecienta y extiende a todas las áreas empresariales.

Bibliografía

  • Castellanos Dayana Beatriz Reyes: Diseño de Políticas de Gestión de Compras para Nardi Venezuela C.A una Propuesta para Mejorar la Calidad del Servicio, Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado, Barquisimeto 2000
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  • Perdomo Ania Regalado: La gestión de compras en Tegos Clima Diagnostico y propuesta de mejora. Universidad de Habana, 2011. Universidad de la Habana, Facultad de Economía 2007.
  • Yohany Martínez Pérez: La Gestión de Compras en la Unión Cupet: Diagnóstico y propuesta de mejoras: Universidad de la Habana, Facultad de Economía, La Habana – Cuba, Junio 2010.

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Vasco Stover Leticia Raquel. (2016, marzo 21). Propuesta para mejorar la gestión de compras en una empresa de alimentos. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/propuesta-mejorar-la-gestion-compras-una-empresa-alimentos/
Vasco Stover, Leticia Raquel. "Propuesta para mejorar la gestión de compras en una empresa de alimentos". GestioPolis. 21 marzo 2016. Web. <https://www.gestiopolis.com/propuesta-mejorar-la-gestion-compras-una-empresa-alimentos/>.
Vasco Stover, Leticia Raquel. "Propuesta para mejorar la gestión de compras en una empresa de alimentos". GestioPolis. marzo 21, 2016. Consultado el 19 de Septiembre de 2019. https://www.gestiopolis.com/propuesta-mejorar-la-gestion-compras-una-empresa-alimentos/.
Vasco Stover, Leticia Raquel. Propuesta para mejorar la gestión de compras en una empresa de alimentos [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/propuesta-mejorar-la-gestion-compras-una-empresa-alimentos/> [Citado el 19 de Septiembre de 2019].
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