Propuesta para mejorar la gestión de compras en una empresa de alimentos

Lograr eficiencia y competitividad se ha convertido en una necesidad imperiosa de las empresas, las cuales se desenvuelven en un entorno cada vez más cambiante y esto condiciona en gran medida su funcionamiento y estrategias a seguir.

Toda organización, tanto en el sector público como el privado, es dependiente de una manera significativa de los materiales y servicios ofrecidos por otras organizaciones. Aun la oficina más pequeña necesita espacio, calor, luz, energía, comunicación y equipo de oficina, mobiliario, papelería y diversos artículos para realizar sus funciones.

propuesta-para-mejorar-gestion-compras-empresa-alimentos

El presente trabajo propone acciones de mejora para la gestión de compras utilizando los métodos ABC Clasico y ABC multicriterio en una empresa de servicios alimenticios de Angola.   Palabras claves: compras, método, gestión.

Introducción

Las compras son una actividad administrativa que va más allá del sencillo hecho de comprar, incluye actividades de planeación y política que abarca un amplio rango de actividades relacionadas y complementarias. Algunas de estas actividades relacionadas son: la investigación y desarrollo requeridos para la selección adecuada de los materiales y de las fuentes de abastecimiento; la certeza de la entrega; la inspección de los embarques que llegan con objeto de asegurar que su calidad y cantidad sean las adecuadas; el desarrollo de procedimientos para implementar políticas de compra; la coordinación de las actividades de compras con otros departamentos internos relacionados tales como ingeniería, producción y contabilidad; el desarrollo de comunicaciones efectivas con la alta gerencia con el fin de asegurarse una evaluación completa del rendimiento de la función de compras.

El concepto de compras involucra todo el proceso de localización de proveedores y fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de negociaciones de precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento del proceso (seguimiento) con el proveedor escogido y la recepción del material para controlar y garantizar el aprovisionamiento dentro de las especificaciones solicitadas.

La ausencia de políticas de gestión de compras claras y precisas puede ser un factor que afecta el desarrollo del procedimiento, influyendo en la calidad del servicio que se está prestando tanto a sus clientes internos como a los externos.  Para lograr la efectividad del proceso de compras, es necesario concentrar esfuerzos en adquirir los materiales con la mayor calidad posible, al mejor precio, en el momento oportuno, y lo más importante, establecer un compromiso con el proveedor que asegure la continuidad de esas buenas negociaciones.   En tal sentido, es primordial la utilización de técnicas o métodos económicomatemáticos que, dada la diversidad y complejidad del entorno, necesitan ser esquemas cada vez más precisos y flexibles.

Materiales y Métodos

Se propone la aplicación del método ABC Clásico y el método ABC Multicriterio. Método ABC clásico: una técnica cuantitativa ampliamente utilizada para realizar clasificaciones, también llamado análisis ABC, análisis de Pareto o regla 20/80. El mismo se fundamenta en los resultados alcanzados por el economista italiano Wilfredo Pareto en 1897, tras realizar un estudio de la distribución de los ingresos. Este análisis arrojó como resultado que un gran porcentaje de los ingresos estaba concentrado en las manos de un pequeño porcentaje de la población. Este principio se conoció como la ley de Pareto. Se clasifica en base a 3 grupos, A-B-C.

Aplicado a las compras, se tendría:

Los productos del Grupo A: Son aquellos que representan el 20% del total y en ellos se concentra el 80% del valor de las compras.

Los productos del Grupo B: Son aquellos que representan el 30% del total y en ellos se concentra el 15% del valor de las compras.

Los productos del Grupo C: Son aquellos que representan el 50% del total y en ellos se concentra el 5% del valor de las compras.

Vale destacar que, estos porcientos no siempre son aplicables en todas las empresas, pues depende de las características que presente la organización en cuanto a los criterios que se deben utilizar para la clasificación de los productos a comprar.

La clasificación ABC sugiere que a mayor valor de las compras, mayor será el control sobre los productos. En otras palabras:

  • Para productos clasificados como A: Control máximo.
  • Para productos clasificados como B: Control medio.
  • Para productos clasificados como C: Control mínimo.

La clasificación que se establece mediante el método ABC, presupone el uso de un solo criterio o indicador base para establecer la clasificación, con lo cual resulta que, el criterio o indicador elegido, condiciona la importancia del producto. Sin embargo, cuando se habla de gestión de inventarios, no se puede focalizar el problema sólo en función de un solo indicador, pues existen un conjunto de factores, tanto de índole cuantitativo como cualitativo, que resultan de vital importancia para el buen desempeño de la organización. Por ejemplo, existen productos en inventario que, a pesar de no representar en términos de valor invertido un producto importante para la organización, una gestión no adecuada de los mismos podría traer graves consecuencias, por lo que en términos de valor de uso representa. Por tanto, el método ABC, basado en un solo criterio o indicador para clasificar los artículos objeto de inventario, no resuelve el problema en cuestión.

De ahí, la necesidad de utilizar más de un criterio para realizar dicha clasificación.

Para solucionar este problema, la Dra. Maritza Ortiz Torres, a partir de la experiencia alcanzada en la solución de problemas de inventario en organizaciones cubanas, ha desarrollado un método de clasificación multicriterio, cuya aplicación ha sido realizada con resultados muy positivos en numerosas empresas.

Método ABC Multicriterio

El método propuesto consta de 3 pasos:

Paso 1: Determinar los factores que medirán el grado de importancia de cada producto.

Para ello, se utilizará la siguiente notación:

i: Número de fatores o critérios selecionados i=1,2….,m j: Números de productos j=1,2….,n

Paso 2: Evaluar el impacto que cada factor i, tiene en el desempeño de la organización, para cada producto j.

Para ello se utilizará una escala de 1 – 3 de la siguiente forma:

Alto Impacto: 3; Impacto Medio: 2; Bajo Impacto: 1

Paso 3: Determinar los rangos de valores para los diferentes grupos A-B-C, de la forma siguiente:

Se denotará por Xij: Evaluación otorgada al factor i para el producto j (en dependencia del impacto que tiene para la organización).

  • Para cada producto j, se calculará la suma de la evaluación obtenida en cada factor i, denotada por ETj, es decir:

j=1,2,….., n

  • Establecer los rangos para cada grupo de la forma siguiente:

ü Grupo A: Para Valores de ETj = (2*(m-1)+3; 3*m) ü Grupo B: Para Valores de ETj = (m+2; 2*m) ü Grupo C: Para Valores de ETj = (m; m+1)

Los rangos de valores para cada grupo garantizan que, si al menos, un factor es evaluado de alto impacto, aunque el resto sea evaluado de bajo impacto, el producto nunca clasificará dentro del grupo C.

Considerando que resulta conveniente trazarse una estrategia de compras a estos productos, se les aplicara una técnica que se llama Matriz de Impacto en el Beneficio – Riesgo en el Suministro (IB/RS).

Matriz de Impacto en el Beneficio – Riesgo en el Suministro (IB/RS). Otra técnica que puede ser utilizada para la clasificación de los productos es la llamada matriz de Impacto en el Beneficio-Riesgo en el Suministro (IB/RS). La misma se utiliza para la toma de decisiones con relación a la política de inventarios a seguir y para la configuración de una estrategia de compras. En este caso la clasificación de los productos estará en función de la incidencia en los beneficios y del riesgo de su aprovisionamiento.

Utilizando estos criterios, la empresa puede clasificar los productos que compra en las siguientes categorías:

  • Productos estratégicos: Alto impacto y alto riesgo.
  • Productos básicos: Alto impacto y bajo riesgo.
  • Productos no críticos: Bajo impacto y bajo riesgo.
  • Productos cuello de botella: Bajo impacto y alto riesgo.

Para cada una de las cuatro categorías en que se clasifican los productos en la Matriz IB/RS se requiere de un enfoque de compra diferente, cuya complejidad está dada por las consecuencias estratégicas que conllevan.

Para las decisiones sobre el aprovisionamiento de los productos estratégicos, la empresa necesitará apoyarse en técnicas analíticas como análisis de mercado, análisis de riesgo, modelos de simulación, previsión de precios.

Para los productos básicos se pueden emplear técnicas de análisis de proveedores, modelos de previsión de precios y modelos de toma de decisiones. En el caso de los productos cuello de botella se necesitarán modelos específicos de análisis de mercado y de análisis de decisiones.

Las decisiones sobre los productos no críticos pueden efectuarse con sencillos análisis de mercado y el establecimiento de políticas para la toma de decisiones.

Resultados

Para realizar el estudio se escogió una empresa comercial y dentro de ella el grupo de productos, que resultaron ser los de mayor peso en cuanto a volumen de compras durante el año que se realizó la investigación.

Los resultados de la aplicación del método ABC Clásico son los siguientes:

Grupo A (Alto impacto): Compuesto por 30 productos que representan aproximadamente el 28,30% del total de la muestra y el 79,38% del valor total de los productos.

Grupo B (Impacto medio): Compuesto por 31 productos, los cuales representan aproximadamente el 29,25% del total de la muestra y el 14,89% del valor total de los productos.

Grupo C (Bajo impacto): Compuesto por 34 productos que representan aproximadamente el 42,45% del total de la muestra y que acumulan el 5,72% restante.

(Ver tabla en anexo para más detalles)

Para la clasificación en el método ABC Multicriterio se seleccionaron los 30 productos que resultaron clasificados dentro del grupo A en el método ABC clásico, cuyos resultados se muestran a continuación.

Paso 1: Determinar los factores que medirán el grado de importancia de cada producto.

Se han determinado los siguientes factores:

  • Valor del producto.
  • Importancia del producto.
  • Riesgo en el suministro.
  • Riesgo de robo u obsolescencia.
  • Tiempo de entrega.
  • Punto de reorden

Paso 2: Evaluar el impacto que cada factor i, tiene en el desempeño de la organización, para cada producto j. Para ello se utiliza una escala de 1 al 3 de la siguiente forma:

Alto Impacto: 3; Impacto Medio: 2; Bajo Impacto: 1

Paso 3: Determinar los rangos de valores para los diferentes grupos A-B-C.

Se han determinado de la forma siguiente:

Grupo A: Para Valores de ETj = (13; 18) Grupo B: Para Valores de ETj = (8; 12) Grupo C: Para Valores de ETj = (6; 7)

A continuación se muestra en la tabla los resultados obtenidos al aplicar el Método ABC Multicriterio.

Tabla-1 Clasificación según el método ABC Multicriterio

Productos F1 F2 F3 F4 F5 F6 Etj Grupo
Carne de res 3 3 1 1 1 2 11 B
Queso cheedar tierno 3 3 1 3 2 3 15 A
Cerdo entero 3 3 1 1 1 1 10 B
Mantequia c/sal 2 3 2 1 1 1 10 B
Jamon de pavo 3 3 2 3 3 3 17 A
Jamon cocido 3 3 2 2 2 2 14 A
Chuleta de cerdo 3 3 1 1 3 1 12 B
Jamon barra 3 3 1 3 2 2 14 A
Langosta 3 3 1 2 1 2 12 B
Muslo y contra muslo de pollo 1 3 1 1 1 1 8 B
Queso parmesano 3 3 1 3 3 3 16 A
Ajo 1 3 1 1 1 1 8 B
Queso gouda 3 3 2 3 3 3 17 A
Azúcar 1 3 2 1 1 1 9 B
Arroz consumo 2 3 2 1 1 1 10 B
Carne de res de primera 3 3 1 2 2 2 13 A
Mantequilla sin sal 2 2 2 1 1 1 9 B
Pescado 3 3 1 1 1 1 10 B
Jugo 1 3 1 1 1 1 8 B
Agua natural 1 3 1 1 3 3 12 B
Mortadella 1 2 1 1 1 1 7 C
Lomo ahumado 2 3 1 3 3 3 15 A
Cerveza cristal/ bot 2 3 1 1 1 1 9 B
Aceitunas verdes 2 3 2 1 3 3 14 A
Cerveza super bok/ bot 2 3 1 1 1 1 9 B
Refresco coca cola 1 3 2 1 1 1 9 B
Atún 1 3 1 1 2 2 10 B
Leche en polvo 1 3 1 1 1 1 8 B
Leche entera natural 1 3 1 1 1 1 8 B
Pollo congelado 2 3 2 1 1 1 10 B

Fuente: Elaboración propia.

Al ser aplicado el método ABC Multicritero a los 30 productos seleccionados quedaron clasificados 9 productos A, 20 productos B y 1 producto C.

Considerando que resulta conveniente trazarse una estrategia de compras a estos productos, se les aplico la técnica llamada matriz de Impacto en el Beneficio-Riesgo en el Suministro (IB/RS). Esta matriz puede ser utilizada para este fin, pues en este caso la clasificación de los productos que son adquiridos estará en función de la incidencia en los beneficios y del riesgo en su suministro, lo que permite analizar el mercado de suministros de los productos, determinar cuál es su posición estratégica en cuanto a las compras y elaborar las consecuentes estrategias y planes de acción.

Aplicada la Matriz IB/RS, la organización puede clasificar los productos que compra en los siguientes grupos:

  • Productos estratégicos: Alto impacto y alto riesgo.
  • Productos básicos: Alto impacto y bajo riesgo.
  • Productos no críticos: Bajo impacto y bajo riesgo.
  • Productos cuello de botella: Bajo impacto y alto riesgo.

Para la evaluación del Impacto en el Beneficio y del Riesgo en el Suministro se consideraron los siguientes criterios:

Para el Impacto en el Beneficio se utilizan los siguientes factores:

  • Valor del producto.
  • Importancia del producto.

Para el Riesgo en el Suministro se utilizan los siguientes factores:

  • Riesgo en el suministro.
  • Tiempo de entrega del suministrador.

Como la matriz IB/RS clasifica tanto el impacto en el beneficio como el riesgo en el suministro en alto y bajo, y para la evaluación de los factores considerados se utilizó la escala de alto, medio y bajo impacto, entonces para clasificar cada producto en la matriz se utilizará el siguiente procedimiento:

Se considerará que el producto tiene alto impacto:

  • Si obtuvo calificación de alto en ambos factores.
  • Si obtuvo un factor con calificación de alto y otro factor con calificación de medio.
  • Si obtuvo un factor con calificación de alto y otro factor con calificación de bajo.
  • Si obtuvo calificación de medio en ambos factores.

Se considerará de bajo impacto:

  • Si obtuvo calificación de bajo en ambos factores.
  • Si obtuvo calificación de bajo en un factor y medio en el otro factor.

Tabla-2 Matriz del Impacto en Beneficio/Riesgo en el Suministro

  Impacto en el Beneficio Riesgo  en el Suministro Clasificación
Productos F1 F2 IB F5 F6 RS IB/RS
Carne de res 3 3 Alto 1 2 Bajo Básico
Queso cheedar tierno 3 3 Alto 2 3 Alto Estratégico
Cerdo entero 3 3 Alto 1 1 Bajo Básico
Mantequia c/sal 2 3 Alto 1 1 Bajo Básico
Jamón de pavo 3 3 Alto 3 3 Alto Estratégico
Jamón cocido 3 3 Alto 2 2 Alto Estratégico
Chuleta de cerdo 3 3 Alto 3 1 Alto Estratégico
Jamón barra 3 3 Alto 2 2 Alto Estratégico
Langosta 3 3 Alto 1 2 Bajo Básico
Muslo y contra muslo de pollo 1 3 Alto 1 1 Bajo Básico
Queso parmesano 3 3 Alto 3 3 Alto Estratégico
Ajo 1 3 Alto 1 1 Bajo Básico
Queso gouda 3 3 Alto 3 3 Alto Estratégico
Azúcar 1 3 Alto 1 1 Bajo Básico
Arroz consumo 2 3 Alto 1 1 Bajo Básico
Carne de res de primera 3 3 Alto 2 2 Alto Estratégico
Mantequilla sin sal 2 2 Alto 1 1 Bajo Básico
Pescado 3 3 Alto 1 1 Bajo Básico
Jugo 1 3 Alto 1 1 Bajo Básico
Agua natural 1 3 Alto 3 3 Alto Estratégico
Mortadella 1 2 Alto 1 1 Bajo Básico
Lomo ahumado 2 3 Alto 3 3 Alto Estratégico
Cerveza cristal/ bot 2 3 Alto 1 1 Bajo Básico
Aceitunas verdes 2 3 Alto 3 3 Alto Estratégico
Cerveza súper bok/ bot 2 3 Alto 1 1 Bajo Básico
Refresco coca cola 1 3 Alto 1 1 Bajo Básico
Atún 1 3 Alto 2 2 Alto Estratégico
Leche en polvo 1 3 Alto 1 1 Bajo Básico
Leche entera natural 1 3 Alto 1 1 Bajo Básico
Pollo congelado 2 3 Alto 1 1 Bajo Básico

Fuente: Elaboración propia.

Al conformar la matriz IB/RS, que se muestra a continuación, se obtuvo que de los 30 productos que conformaron la muestra, 12 son productos estratégicos, 18 son productos básicos, no existiendo productos cuello botella tan poco productos no críticos.

Productos estratégicos: Son los más importantes de la organización, los que pueden paralizar el servicio, o los que representan mayor utilidad y volumen de las ventas para el servicio, o los que son fundamentales para dar un adecuado nivel de servicio al cliente. Sin embargo, también son los productos que tienen mayor probabilidad de sufrir rupturas de inventario (por lejanía, escasez o poca fiabilidad de los proveedores), por lo que se convierten en el grupo de productos más críticos de la organización. Deben tener un seguimiento intenso, día a día y se les debe garantizar un adecuado inventario de seguridad; además se debe establecer relaciones duraderas con los proveedores y buscar alternativas con otros proveedores para disminuir riesgos, en caso posible.

Productos no críticos: Son productos que tienen relativamente poco peso en la actividad de la empresa, y a su vez no representan un problema para su ubicación y compra, quizás porque sean productos de uso difundido y que pueden ofertarse por varios proveedores, o sea de fácil adquisición, por lo que su aprovisionamiento no representa ninguna preocupación. No se requiere para éstos, inventario de seguridad.

Productos básicos: Es el grupo de productos que siendo importantes para la empresa, no presentan riesgo en el suministro, son fáciles de adquirir, por ello dan cierta «tranquilidad» a los empresarios.

Artículos cuello de botella: sin ser el más demandado por los clientes, ni aportar de forma significativa a los niveles de ventas, requiere de grandes esfuerzos para su adquisición. Para ellos se debe garantizar que los inventarios estén protegidos contra la aleatoriedad del tiempo de entrega.

Conclusiones

Con el presente artículo, se ha pretendido presentar algunos resultados de investigaciones realizadas en Angola respecto a la clasificación de los productos, con métodos económicos matemáticos a la realidad de la empresa angolana actual, con el fin de contribuir a una mayor eficiencia en la gestión de compras en un escenario totalmente convulso e incierto.

Bajo estas circunstancias, resulta indispensable la aplicación de estos métodos a los problemas de gestión económica, razones por las cuales el empleo de dichas técnicas se acrecienta y extiende a todas las áreas empresariales.

Bibliografía

  • Castellanos Dayana Beatriz Reyes: Diseño de Políticas de Gestión de Compras para Nardi Venezuela C.A una Propuesta para Mejorar la Calidad del Servicio, Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado, Barquisimeto 2000
  • Diez de Castro, E; Fernández, J. C: Distribución Comercial. McGrawHill Interamericana de España S.A. 1994.
  • Emilio Rodríguez, Moya: Gestión de Compras. Negociación y estrategia de Aprovisionamiento, Madrid 1999.
  • Felipe Valdés, Pilar: Indicadores logísticos para la evaluación del desempeño del proceso de compras. Evento 45 Aniversario de los Estudios Económicos. Ortiz Torres, Maritza: Procedimiento para la gestión de inventario con demanda independiente en empresas comerciales y de servicios. Tesis Doctoral. Diciembre 2004.
  • Perdomo Ania Regalado: La gestión de compras en Tegos Clima Diagnostico y propuesta de mejora. Universidad de Habana, 2011. Universidad de la Habana, Facultad de Economía 2007.
  • Yohany Martínez Pérez: La Gestión de Compras en la Unión Cupet: Diagnóstico y propuesta de mejoras: Universidad de la Habana, Facultad de Economía, La Habana – Cuba, Junio 2010.

Cita esta página

Vasco Stover Leticia Raquel. (2016, marzo 21). Propuesta para mejorar la gestión de compras en una empresa de alimentos. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/propuesta-mejorar-la-gestion-compras-una-empresa-alimentos/
Vasco Stover Leticia Raquel. "Propuesta para mejorar la gestión de compras en una empresa de alimentos". GestioPolis. 21 marzo 2016. Web. <https://www.gestiopolis.com/propuesta-mejorar-la-gestion-compras-una-empresa-alimentos/>.
Vasco Stover Leticia Raquel. "Propuesta para mejorar la gestión de compras en una empresa de alimentos". GestioPolis. marzo 21, 2016. Consultado el . https://www.gestiopolis.com/propuesta-mejorar-la-gestion-compras-una-empresa-alimentos/.
Vasco Stover Leticia Raquel. Propuesta para mejorar la gestión de compras en una empresa de alimentos [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/propuesta-mejorar-la-gestion-compras-una-empresa-alimentos/> [Citado el ].
Copiar

Escrito por:

Imagen del encabezado cortesía de 100005244@N06 en Flickr