Auditoría operativa para una empresa distribuidora en Guayaquil Ecuador

ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DEL LITORAL
Facultad de Ciencias Naturales y Matemáticas
Departamento de Matemáticas
Ingeniería en Auditoría y Contaduría Pública Autorizada
AUDITORÍA OPERATIVA PARA EL DEPARTAMENTO DE
ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE UNA EMPRESA
IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE ARTÍCULOS DE FERRETERÍA
EN LA CIUDAD DE GUAYAQUIL
PROYECTO DE GRADUACIÓN
(Dentro de una materia de la malla)
Previo a la Obtención del Título de:
INGENIERO EN AUDITORÍA Y CONTADURÍA PÚBLICA
AUTORIZADA
Presentado por:
Lissette Johanna Guale De Los Santos
Eduardo Fabián Perero Venegas
GUAYAQUIL ECUADOR
2013
RESUMEN
El presente proyecto tiene como objeto brindar oportunidades de mejoras en el
Área de Logística, que incorpora las operaciones de almacenamiento y
distribución de mercaderías, en una Importadora y Distribuidora de la ciudad de
Guayaquil, mediante una Auditoría Operacional.
Se elige como problemática principal ésta área debido a los requerimientos de la
importadora. La auditoría permitirá que la organización obtenga la eficiencia,
eficacia y economía de sus operaciones y de los recursos utilizados para la
correcta toma de decisiones.
Una vez recopilada la información necesaria en el proyecto se realiza un
análisis de la situación actual de la organización y los resultados obtenidos de la
propuesta de mejoras planteada. A través de la auditoría operacional se
aplicarán técnicas de almacenamiento como lo es el Método ABC, que
clasificará los ítems en categorías para la estructuración de la bodega y ejercer
un mayor control. Además se aplicará el Método del ahorro y el barrido que
ayuda a establecer una ruta adecuada para la distribución de la mercadería.
El proyecto se divide en cuatro capítulos, el primero comprende la justificación
de la realización del proyecto con sus respectivas hipótesis y la importancia de
la aplicación de la auditoria operacional. El segundo constituye el marco teórico,
información de conocimiento para el estudio que se pretende realizar. En el
tercer capitulo, figura la aplicación en el campo, levantamiento de información, el
análisis y diagnostico de cada una de las técnicas aplicadas, realizando el
análisis de la gestión de almacenamiento, análisis volumétrico, análisis rutas de
transporte. En el cuarto y último capítulo se proporcionan las conclusiones y
recomendaciones de todo el estudio realizado de acuerdo con los resultados
obtenidos mediante la aplicación de los métodos y la auditoría operacional.
ÍNDICE GENERAL
AGRADECIMIENTO ............................................................................................ II
AGRADECIMIENTO ........................................................................................... III
DEDICATORIA ................................................................................................... IV
DEDICATORIA .................................................................................................... V
TRIBUNAL DE GRADUACIÓN .......................................................................... VI
DECLARACIÓN EXPRESA .............................................................................. VII
RESUMEN ........................................................................................................ VIII
ÍNDICE GENERAL .............................................................................................. X
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES .........................................................................XVII
ÍNDICE DE TABLAS ......................................................................................XVIII
CAPÍTULO I......................................................................................................... 1
1.1 INTRODUCCIÓN .................................................................................... 1
1.2 ANTECEDENTES ....................................................................................... 4
1.3 JUSTIFICACIÓN ......................................................................................... 7
1.4 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA ............................................................. 8
1.5 PROBLEMA .............................................................................................. 10
1.6 OBJETIVO GENERAL .............................................................................. 12
1.7 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................... 12
1.8 MARCO TEÓRICO ................................................................................... 13
1.8.1 Auditoría Operacional ......................................................................... 13
1.8.2 Importancia de la Auditoría Operativa ................................................ 14
1.8.3 Objetivos de la Auditoría Operativa .................................................... 16
1.8.4 Definiciones Relacionados con la Auditoría ...................................... 17
1.8.5 La Cadena de Suministro ................................................................... 19
1.8.6 Almacenamiento ................................................................................. 20
1.8.7 Transporte .......................................................................................... 21
1.8.8 Formulación De Hipótesis .................................................................. 22
CAPÍTULO II ...................................................................................................... 25
2.1 AUDITORÍA .............................................................................................. 25
2.2 AUDITORÍA OPERACIONAL .................................................................. 26
2.2.1 Aspectos Generales ........................................................................... 26
2.2.2 Propósito ............................................................................................ 27
2.2.3 Alcance ............................................................................................... 28
2.2.4 Funciones ........................................................................................... 29
2.2.5 Limitaciones Y Barreras ..................................................................... 29
2.2.6 Ventajas ............................................................................................. 30
2.2.7 Diferencia entre la Auditoría Operativa y la Financiera ...................... 31
2.2.8 Criterios De Valoración ....................................................................... 31
2.2.9 Programa De Auditoría ....................................................................... 35
2.2.10 Metodología de la Auditoría Operacional ......................................... 36
2.2.11 Técnicas De Auditoría ...................................................................... 39
2.2.12 Riesgo De Auditoría ......................................................................... 41
2.2.13 Hallazgo De Auditoría ....................................................................... 43
2.3 ALMACENAMIENTO ................................................................................ 44
2.3.1 Definición ............................................................................................ 44
2.3.2 Importancia ......................................................................................... 44
2.3.3 Almacenamiento en la Cadena Valor ................................................. 44
2.3.4 Principios De Almacenaje ................................................................... 46
2.3.5 Funciones Del Sistema De Almacenamiento .................................... 46
2.3.5.1 Funciones Del Almacenamiento O Posesión .................................. 46
2.3.5.2 Funciones Del Manejo De Materiales .............................................. 47
2.3.6 Tipos De Almacenes .......................................................................... 48
2.3.7 Control Del Inventario en el Almacenamiento .................................... 50
2.3.8 Distribución Interna de una Bodega ................................................... 52
2.3.9 Pasos para la Identificación en el Área de Almacenamiento .............. 54
2.3.10 Reglas para Ubicar la Identificación ................................................. 54
2.3.11 Algunas Especificaciones Técnicas.................................................. 54
2.3.12 Técnicas De Almacenamiento .......................................................... 58
2.3.13 Consideraciones del Manejo de Materiales ...................................... 63
2.3.14 Método ABC como Técnica de Gestión de Inventario ...................... 66
2.4 PROCESO DE TRANSPORTE ................................................................ 69
2.4.1 Logística Empresarial ......................................................................... 69
2.4.2 Objetivos Principales .......................................................................... 69
2.4.3. Funciones Del Área De Logística ...................................................... 71
2.4.4 La Logística y su Interrelación con otros Departamentos ................... 72
2.4.5 Tipos de Transportes .......................................................................... 74
2.2.6 Capacidad de un Sistema de Transporte ........................................... 74
2.4.7 Actividades del Proceso de Transporte .............................................. 74
2.4.8 Factores Influyentes en el Servicio de Transporte ............................. 77
2.4.9 Importancia de un Sistema Eficaz de Transporte ............................... 80
2.4.10 Métodos De Programación Y Diseño De Rutas ............................... 82
2.5 INDICADORES DE GESTIÓN .................................................................. 87
2.5.1 Indicadores De Almacenamiento ........................................................ 88
2.5.2 Indicadores De Transporte ................................................................. 89
2.5.3 Otros Indicadores Relacionados ........................................................ 90
CAPÍTULO III ..................................................................................................... 91
3.1 CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO............................................................ 91
3.1.1 Historia ............................................................................................... 91
3.1.2 Misión ................................................................................................. 92
3.1.3 Visión .................................................................................................. 93
3.1.4 Organigrama ...................................................................................... 93
3.1.5 Filiales ................................................................................................ 94
3.1.6 Objetivos y Plan Estratégicos ............................................................. 95
3.1.7 Proveedores ....................................................................................... 96
3.1.8 Competidores ..................................................................................... 97
3.2 ESTADÍSTICAS IMPORTANTES ............................................................. 98
3.2.1 Ventas ................................................................................................ 98
3.2.2 Productos Más Vendidos .................................................................... 98
3.3 VALORES INSTITUCIONALES ............................................................. 100
3.4 INFORMACIÓN GENERAL .................................................................... 101
3.4.1información Del Capital ..................................................................... 101
3.4.2 Accionistas ....................................................................................... 102
3.4.3 Base Legal ....................................................................................... 102
3.5 PRINCIPALES FUNCIONES .................................................................. 103
3.6 MERCADO ............................................................................................. 104
3.7 ANÁLISIS FODA..................................................................................... 105
3.8 POLITICAS GENERALES ...................................................................... 106
3.8.1 Políticas Del Área De Logística ........................................................ 108
3.9 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS .......................................................... 111
3.10 ASPECTOS FINANCIEROS ................................................................. 113
3.11 INDICADORES FINANCIEROS ........................................................... 115
3.12 SELECCIÓN DE AREAS CRÍTICAS .................................................... 117
3.13 DESARROLLO DE LA AUDITORÍA ..................................................... 118
3.14 PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA ....................................................... 118
3.14.1 Plan General De Auditoría .............................................................. 119
3.14.2 Objetivos de la Auditoría: ............................................................... 120
3.14.3 Equipo de Trabajo y Tiempos Estimados ....................................... 121
3.14.4 Recursos Materiales y Financieros................................................. 122
3.14.5 Cronograma de Actividades ........................................................... 123
3.14.6 Generalidades y Operaciones: ....................................................... 126
3.15 PROGRAMA ESPECÍFICO DE AUDITORÍA OPERACIONAL PARA
ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE. ...................................................... 128
3.16 ALCANCE DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL .................................. 129
3.17 FAMILIARIZACIÓN ............................................................................... 130
3.17.1 Calendario de Entrevistas .............................................................. 132
3.17.2 Recopilación de Información: Entrevistas ....................................... 132
3.17.3 Procedimientos ............................................................................... 140
3.18 DESARROLLO DE LA FASE DE INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS ........ 141
3.18.1 Control Interno Empresa ............................................................... 144
3.18.2 La Organización Interna y su Gestión ............................................ 144
3.18.3 Análisis de la Gestión Del Almacenamiento y Transporte .............. 148
3.18.4 Análisis de la Clasificación del Inventario ....................................... 156
3.18.5 Análisis Volumétrico ....................................................................... 165
3.18.6 Análisis del Sistema de Transporte ............................................... 170
3.19 DIAGNÓSTICO..................................................................................... 180
3.20 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA
OPERACIONAL ............................................................................................ 186
3.21 HALLAZGOS DE AUDITORÍA OPERACIONAL ................................... 188
CAPÍTULO IV .................................................................................................. 207
4.1 INFORME DE AUDITORÍA ..................................................................... 207
4.1.1 Introducción ...................................................................................... 207
4.1.2 Antecedentes ................................................................................... 208
4.1.3 Objetivo General .............................................................................. 208
4.1.4 Objetivos Específicos ....................................................................... 208
4.1.5 Alcance ............................................................................................. 208
4.1.6 Área Auditada ................................................................................... 209
4.1.7 Base Legal ....................................................................................... 209
4.1.8 Comunicación De Resultados .......................................................... 210
CAPÍTULO V ................................................................................................... 214
5.1 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .......................................... 214
5.1.1 Conclusiones ................................................................................... 214
5.1.2 Recomendaciones ............................................................................ 219
ANEXOS .......................................................................................................... 221
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................... 282
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1: Objetivo de la Auditoria Operativa ................................................ 16
Ilustración 2: Diferencias entre Auditoria Operativa y Financiera....................... 31
Ilustración 3: Fases Auditoria Operacional ........................................................ 37
Ilustración 4: Pasillos Longitudinales ................................................................. 55
Ilustración 5: Pasillos Transversales .................................................................. 55
Ilustración 6: Pasillos Combinados .................................................................... 56
Ilustración 7: Señalización ................................................................................. 57
Ilustración 8: Estibas .......................................................................................... 59
Ilustración 9: Bulk Storage ................................................................................. 60
Ilustración 10: Estantes ...................................................................................... 61
Ilustración 11: Método ABC ............................................................................... 67
Ilustración 12: Tipos de Transporte .................................................................... 74
Ilustración 13 : Método del Barrido .................................................................... 86
Ilustración 14: Organigrama de la Importadora de Artículos ferreteros .............. 94
Ilustración 15: Ventas año2012.......................................................................... 98
Ilustración 16: Productos más vendidos 2012 ................................................... 99
Ilustración 17. Clasificación ABC por Costos de Venta .................................... 157
Ilustración 18. Clasificación ABC por Ventas ................................................... 159
Ilustración 19: Clasificación ABC por Rotación por Margen de Utilidad ........... 161
Ilustración 20: Visualización de la Bodega ....................................................... 166
Ilustración 21: Esquema de Rutas ................................................................... 175
Ilustración 22: Diagrama Ishikawa, No verificar la totalidad y estado de
mercadería ingresada Elaborado por: Los Autores.......................................... 182
Ilustración 23: Diagrama Ishikawa, Preparación y despacho incorrecto de
mercadería ....................................................................................................... 183
Ilustración 24: Diagrama Ishikawa, Exceso de mercadería en la bodega ........ 184
Ilustración 25: Técnica de almacenamiento deficiente ..................................... 185
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: Análisis FODA .................................................................................... 105
Tabla 2: Indicadores de gestión y administrativo ............................................ 111
Tabla 3: Balance General Resumido ............................................................... 114
Tabla 4: Estado de Resultados Resumido ....................................................... 114
Tabla 5: Indicadores Financieros ..................................................................... 115
Tabla 6: Recursos Financieros ........................................................................ 122
Tabla 7: Cronograma de Actividades ............................................................... 123
Tabla 8: Programa fase I ................................................................................. 130
Tabla 9: Fechas de recopilación de información .............................................. 131
Tabla 10: Calendario de Entrevistas ................................................................ 132
Tabla 11: Programa fase II .............................................................................. 142
Tabla 12: Infraestructura .................................................................................. 165
Tabla 13: Distribución Actual de Áreas de la Bodega ..................................... 167
Tabla 14: Ubicación de Principales Clientes .................................................... 171
Tabla 15: Matriz de Distancias Mínimas .......................................................... 171
Tabla 16: Combinación de Clientes ................................................................. 173
Tabla 17: Matriz de tiempos estimados ........................................................... 176
Tabla 18: Obtención de rutas con restricciones ............................................... 177
Tabla 19: Costo de las Rutas obtenidas .......................................................... 179
CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES
1.1 INTRODUCCIÓN
Debido al crecimiento a nivel global de compañías comerciales y al tratamiento
que éstas deben darle al inventario como uno de los activos más importantes de
la institución, su correcta gestión dentro de los procesos que se efectúan y los
recursos destinados a éste; ya sean humanos, tecnológicos y económicos, es
de vital importancia para otros departamentos los resultados que se obtengan
de la correcta valoración y análisis del inventario. Se podría decir que existe una
relación muy estrecha entre el área Financiera, Compras y Ventas; muchas
2
veces, dicho trabajo es un tanto complejo debido a la inexistencia de técnicas o
métodos adecuados, que logren proporcionar información correcta y verificable
acerca de la exactitud, ubicación y costos de las existencias, que conlleve a la
optimización de los recursos que, finalmente es el objetivo a seguir por toda
organización.
La gran variedad y cantidad de productos hace que se tomen en consideración
ciertos aspectos en la bodega, como la capacidad y la logística inmersa en ella.
Ésta debe ser sometida a una constante evaluación para suplir la necesidad de
reestructurarse, y así operar con mayor efectividad en un mundo cada vez más
competitivo. Para ello se determina el lugar exacto en donde debe ubicarse cada
producto para una mejor administración en la bodega; surge entonces la
necesidad de usar un método que aporte resultados claros acerca del lugar y la
forma en donde se almacenan los productos ya sea por su nivel de rotación o el
tamaño de los mismos. El Método del ABC o también conocido como Ley del
menos significativo dará lineamientos a esta problemática clasificando los
productos en tres categorías de acuerdo a su nivel de importancia, dirigiendo los
esfuerzos de la organización hacia los más relevantes.
3
Dado que los costos de transportación normalmente se sitúan en un rango entre
un tercio y dos tercios de los costos logísticos totales-según un estudio realizado
Herbert W. Davis y William H. Drumm; es importante mejorar la gestión del
mismo mediante la máxima utilización del equipo de transportación, así como de
su personal responsable. El reducir los costos de transportación y mejorar el
servicio al cliente es uno de los problemas con mayor frecuencia para la
administración, encontrar las mejores rutas que debe seguir un vehículo en un
sin números de carreteras, avenidas, etc. que minimicen el tiempo o la distancia.
Existen varios métodos que consideran todas estas variables resultantes de una
realidad y nos aproximan a resultados más eficientes, tal es el caso del método
del Barrido o también llamado la Gota de lágrima, en el que se puede diseñar
una ruta de transporte sencilla considerando las variables antes mencionadas.
Para la empresa objeto a estudio dedicada a la comercialización de productos
en la línea ferretera en general, las condiciones actuales de operación del área
de almacenamiento y distribución presentaban ciertas deficiencias, por lo cual la
Gerencia de la empresa solicitó la realización de una auditoría operacional para
establecer las operaciones críticas que impedían el logro de sus objetivos de
comercialización de los productos. Considerando la solicitud de la empresa, a
través del presente Proyecto de Tesis se procedió a realizar la auditoría,
utilizando la metodología que describen la Auditoría Operacional del Manual de
4
Contraloría General del Estado y las pautas básicas que proveen las Normas
Internacionales de Auditoría. De allí que la auditoría operacional es de gran
importancia en toda organización y ésta no es la excepción, puesto que su
aplicación supone un examen y evaluación de las operaciones de la empresa
con el objetivo de determinar si éstas se realizan de forma eficiente, efectiva y
económica; además, permite establecer si las políticas, métodos y
procedimientos congruentes con el giro de negocios y la misión empresarial, se
cumplen en la realidad y dejan de ser sólo una filosofía escrita.
Es importante destacar que este estudio ha sido elaborado en base a la
investigación de fuentes bibliográficas de acuerdo a estas áreas, así como
también de encuestas, entrevistas al personal y del análisis de información
recabada en la empresa, tanto de archivos y reportes de operaciones de
inventario en bodega, como de la observación de los autores dentro de la
empresa en el Departamento de Logística que comprende almacenamiento y
transporte.
1.2 ANTECEDENTES
Las actividades de almacenamiento se remontan a los orígenes de la historia;
desde la antigüedad, los egipcios, persas y demás pueblos milenarios, fueron
5
los primeros en almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados
en tiempos posteriores donde se pronosticaba sequías o siniestros. Es así como
surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a
los periodos de escasez, asegurando la subsistencia de la vida y
el desarrollo de sus actividades normales. Fue entonces como esta necesidad
para sobrevivir, motivó la existencia de los inventarios. La historia continuo su
rumbo y es precisamente en la segunda guerra mundial donde se desarrolla
gran parte de la filosofía logística, sin embargo muchos años después se
aplicarían dichos conocimientos en el mundo empresarial.
Durante las dos décadas posteriores a la segunda guerra mundial se dieron
cambios en las condiciones económicas, sociales y tecnológicas que
favorecieron el desarrollo de la logística; los movimientos demográficos
implicaron la ampliación de las cadenas de distribución, y por tanto el aumento
de los costos de almacenamiento y de transporte fue significativo. En el campo
tecnológico se dieron modalidades y variantes de los servicios de comunicación
y de transporte, y paralelamente la variedad de productos repercutieron en la
gestión del inventario.
El sector ferretero en el país según los índices presentados por el Banco Central
del Ecuador, ha crecido favorablemente en los últimos años debido a la gran
6
demanda en la industria de la construcción; es así como la empresa objeto a
estudio también tuvo su desarrollo; lo que un día empe como un pequeño
comercial en un mercado de la cuidad, con el pasar de los os logró
consolidarse como una mediana empresa ofreciendo a sus clientes un sin
número de productos y herramientas propias de la línea ferretera ya sean
nacionales o importados; es allí donde surge la necesidad del uso de una
técnica correcta para administrar el inventario y su respectiva distribución o
transporte, que canalice la reestructuración del espacio físico de la bodega en
base a métodos que logren optimizar los recursos existentes y mejorar la
gestión empresarial, haciendo los procedimientos más ágiles y oportunos.
En la actualidad la empresa no cuenta con un adecuado sistema técnico de
almacenamiento, ya que se ha observado que existen productos que están
ubicados de forma incorrecta, obstaculizando la circulación de los operarios,
poniendo en riesgo sus vidas y la integridad del inventario; además de ello, se
han presentado diferencias entre el inventario físico y el resultado que arroja el
sistema. La distribución de los productos listos para su entrega se lleva a cabo
de forma empírica y no se ha efectuado un análisis del mismo.
7
1.3 JUSTIFICACIÓN
El presente proyecto tiene como finalidad brindar mejoras en las áreas de
almacenamiento y distribución de una empresa comercial en el sector ferretero,
proporcionando una correcta administración y buen uso de los procedimientos
de dichas áreas para obtener ahorros significativos al medir y controlar la
utilización de recursos.
En la actualidad las organizaciones buscan la eficiencia, eficacia y economía de
sus operaciones, reconociendo que el inventario es un activo que involucra altos
costos y gran vulnerabilidad; y la cuidadosa gestión del almacenamiento de
éste, puede reducir el sentido económico, razón por la cual se elige como
problemática principal. Además de ello, se desea analizar alternativas de un
servicio óptimo de transportación, puesto que representa un costo significativo
para la empresa.
Dicho estudio implica un total compromiso por parte del personal de la
organización para la obtención de mejores resultados, una de las herramientas
de almacenamiento que aportará valor en el presente trabajo es el conocido
Método ABC que permitirá diferenciar los productos en varias categorías y
ayudará a la reestructuración del espacio físico de la bodega en cuanto al
inventario y, para el área de distribución se utilizará el método del barrido para la
8
obtención de un modelo de rutas adecuadas, mejorando así el servicio de
transportación.
La base fundamental del proyecto será la apropiada aplicación de una Auditoria
Operativa, que procura evaluar si existe un control adecuado de los procesos,
es decir si estos logran que las actividades se realicen con eficiencia,
detectando oportunamente las fallas o debilidades. al igual que se establecerán
índices de medición para verificar el cumplimiento de objetivos, y proponer
soluciones, para lo cual se desarrollará un informe en el que se conocerá con
exactitud la situación actual de la organización, se plantearán recomendaciones
y se obtendrá una base para la toma de decisiones.
Finalmente, este estudio representa la oportunidad de poner en práctica los
conocimientos adquiridos durante nuestra formación académica, haciéndonos
participes en la contribución de mejoras de la organización, planteando una
solución factible a una realidad.
1.4 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
Este estudio se enfocará específicamente en las áreas de almacenamiento y
distribución de una Importadora y Distribuidora de artículos ferreteros; cabe
recalcar que dichas actividades están inmersas en el departamento de logística.
9
Se desarrollará el análisis a las transacciones de ventas del último año (2012),
es decir todo el periodo fiscal que comprende del 1 de enero al 31 de diciembre,
tomando en cuenta los ítems que representan el 80% de las ventas.
Se efectuará una Auditoría Operativa para conocer mediante una evaluación el
grado de eficiencia, eficacia y economía en la planificación, utilización y control
de los recursos, se establecerán indicadores para la medición del cumplimiento
de las operaciones y un programa de auditoría en busca de la mejora de las
actividades examinadas.
Luego de ello se elaborará un informe de auditoría donde figurarán las
conclusiones y recomendaciones que serán la base para la toma de decisiones.
Tomando en cuenta un estudio a fondo de estas áreas críticas, para lo cual se
planteará las diferentes técnicas como lo es el método ABC, diferenciando los
ítems por categorías y lograr una reestructuración adecuada de la bodega.
También se pretende establecer un proceso estratégico en la planificación de
rutas de transporte para los despachos que se realizan dentro de Guayaquil;
puesto que la Importadora también distribuye sus ítems fuera de la ciudad y
provincia, dichos servicios lo realiza una tercera compañía, motivo por el cual
estará fuera de nuestro análisis.
10
Esta auditoría pretende comprobar las prácticas ineficientes del control interno
de la organización, mostrando al detalle las causas y condiciones que las
provocan y el efecto que produce, mediante un examen imparcial e
independiente.
1.5 PROBLEMA
Toda organización busca un buen control en el manejo de sus operaciones que
les permita minimizar la utilización de recursos, siendo los principales tiempo,
costo, y el talento humano. Es decir, cada componente debe ser aprovechado a
su máxima eficiencia. De esta manera, las administraciones realizan estudios
para determinar el correcto funcionamiento de las actividades y si se logran los
objetivos establecidos. Al mismo tiempo se procuran añadir mejoras con el uso
de técnicas apropiadas y la medición mediante estándares.
En la actualidad, las diferentes áreas de una organización son de vital
importancia. Las áreas de almacenamiento y distribución son fundamentales
como parte del tratamiento del inventario, ya que la sociedad no solo busca una
cierta cantidad de productos, sino la disposición en todo momento del mismo en
11
óptimas condiciones; y el inadecuado manejo puede conducir a la pérdida de la
venta, que desfavorece a las organizaciones.
La función de almacenamiento comprende una serie de actividades como
diseño y división del almacén, ubicación de los ítems, manipulación de
mercancías y contiene directrices generales tales como coordinación con el
resto de las funciones de sistema productivo, control de volumen, mínimo
esfuerzo en su gestión por lo que se recomienda la estructura adecuada del
almacén, reducción del espacio empleado y así mismo el respectivo control de
las cantidades de los materiales que se almacenan.
El adecuado manejo de las operaciones de distribución logran que la
organización administre sus recursos de manera eficiente, estas actividades
representan un mayor costo, por lo tanto requieren un mejor control, mediante
una planificación de rutas que permitan transportar las mercancías en un tiempo
prudencial, y selección del modo y medio de transporte.
Al lograr que estas dos áreas almacenamiento y distribución funcionen de
manera eficiente, se puede conseguir un factor de diferenciación y la reducción
de los costos incurridos.
12
El problema que afronta la importadora se especifica en las áreas mencionadas,
la organización desea mejorar los procedimientos involucrados debido a la
ausencia de una adecuada estructuración física del espacio de almacenamiento,
al igual que la mala organización de sus ítems, lo que ocasiona pérdida de
tiempo al momento del despacho e inutilización de espacios. Se planea buscar
rutas de transportación que ayuden a optimizar costos de entrega, teniendo en
cuenta los factores de tiempo, peso, capacidad y distancia.
1.6 OBJETIVO GENERAL
Efectuar un estudio y análisis de los procesos de Almacenamiento y Distribución
con el propósito de identificar las deficiencias, brindar oportunidades de mejoras
en los controles operacionales mediante la Auditoría Operativa a la gestión
empresarial.
1.7 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Realizar el análisis volumétrico y contribuir con propuestas de mejoras al
control interno para el área de almacenamiento, aplicando la técnica
existente como el método ABC, que clasifica al inventario según su
importancia.
13
Reestructuración del espacio físico de la Bodega de almacenamiento con
base a las técnicas aplicadas, tomando en consideración ciertas
restricciones propias de la infraestructura que se posee y del inventario;
optimizando recursos (tiempo, espacio y personal).
Efectuar un estudio al área de distribución y aplicar el Método del Barrido
para diseñar una ruta de transporte que considere variables como el
tiempo, distancia, peso y capacidad de los vehículos.
Definir indicadores de gestión para establecer estándares que permitan
disminuir los tiempos de entrega y satisfacer las expectativas del cliente
logrando su respectivo cumplimiento.
1.8 MARCO TEÓRICO
1.8.1 Auditoría Operacional
Definición
“El examen crítico, sistemático e imparcial de la administración de una entidad,
para determinar la eficacia con que logra los objetivos pre-establecidos y la
14
eficiencia y economía con que se utiliza y obtiene los recursos, con el objeto de
sugerir las recomendaciones que mejoraran la gestión en el futuro.”1
1.8.2 Importancia de la Auditoría Operativa
La Auditoría Operativa surge como necesidad de evaluar las decisiones
adoptadas en los distintos niveles jerárquicos respectos de los objetivos,
políticas, planes, estructuras, presupuesto, canales de comunicación, sistemas
de información, procedimientos, controles ejercidos, etc.2
A través de la auditoría operativa se pueden conocer las verdaderas causas de
las desviaciones de los planes originales trazados. La administración superior
necesita conocer objetivamente en qué medida se están cumpliendo los
objetivos y como se están utilizando los recursos en todas las unidades de la
empresa. Por esto se necesitan profesionales que informen en forma objetiva e
independiente de la situación de la empresa.3
1 Nudman, Puyol. Manual de Auditoría Operativa.
2 Auditoría Operativa Forma-Efectiva. Barahona. 20 de Noviembre 2012
3 Auditoría Operativa Forma-Efectiva. Barahona. 20 de Noviembre 2012
15
Entonces la atención de la auditoría operativa recae sobre el ejecutivo,
entendiendo como este la persona que toma decisiones y por ende determina,
afecta o encauza el desempeño de un grupo humano que persigue un objetivo.
16
1.8.3 Objetivos de la Auditoría Operativa
Ilustración 1: Objetivo de la Auditoria Operativa
La Auditoría, Operacional investiga, revisa y evalúa las áreas funcionales de la
empresa con los propósitos de determinar.
1. Si se tienen controles adecuados.
2. Si los controles permiten realizar las actividades con eficiencia; y
3. Si se puede lograr una disminución de costos e incremento de la
productividad.
17
Este concepto permite analizar que en la Auditoría Operacional se debe hacer
una revisión sistemática de los diferentes programas, procedimientos y
controles operativos para detectar fallas en ellos, y proponer soluciones que
conlleven al mejoramiento en la eficiencia de sus operaciones.
El término eficiencia que se incluye en el concepto hace alusión a la capacidad
que debe tener la organización para minimizar costos de los recursos
económicos, técnicos y humanos con el fin de lograr satisfactoriamente los
objetivos programados en el periodo
1.8.4 Definiciones Relacionados con la Auditoría
Operativa
Es necesario identificar ciertos conceptos importantes que son parte de la
auditoría operativa y, para la mejor comprensión del lector; mencionamos las
siguientes definiciones:
Actividades: "Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para
cumplir las metas de un programa o subprograma de operación, que
consiste en la ejecución de ciertos procesos o tareas (mediante la
utilización de los recursos humanos, materiales, cnicos, y financieros
asignados a la actividad con un costo determinado), y que queda a cargo
18
de una entidad administrativa de nivel intermedio o bajo. Es una categoría
programática cuya producción es intermedia, y por tanto, es condición de
uno o varios productos terminales. La actividad es la acción
presupuestaria de mínimo nivel e indivisible a los propósitos de la
asignación formal de recursos. Conjunto de operaciones o tareas que son
ejecutadas por una persona o unidad administrativa como parte de una
función asignada".4
Procesos: "Un proceso se define como un conjunto de tareas,
actividades o acciones interrelacionadas entre que, a partir de una o
varias entradas de información, materiales o de salidas de otros
procesos, dan lugar a una o varias salidas también de materiales
(productos) o información con un valor añadido".5
De allí la importancia de los procesos para la auditoría que se realizará en el
presente trabajo; los procesos pueden comprender diferentes actividades, para
citar un ejemplo podemos decir el proceso de venta, esto a su vez implican
actividades como procesar pedidos y despachar pedidos dándonos como
elemento de salida la respectiva facturación.
4 Mangones, Gustavo Hernández. Diccionario de Economía.
5 Maldonado, Jose Ángel. Gestión de Procesos.
19
1.8.5 La Cadena de Suministro
Una cadena de suministro está formada por todas aquellas partes involucradas
de manera directa o indirecta en la satisfacción de la solicitud de un cliente. La
cadena de suministro incluye no solamente al fabricante y al proveedor, sino
también a los transportistas, almacenistas, vendedores al detalle (o menudeo) e
incluso a los mismos clientes. Dentro de cada organización, como la del
fabricante, abarca todas las funciones que participan en la recepción y el
cumplimiento de una petición del cliente. Estas funciones incluyen, pero no
están limitadas al desarrollo de nuevos productos, la mercadotecnia, las
operaciones, la distribución, las finanzas y el servicio al cliente.6
Es importante reconocer que uno de los principales actores dentro de la
administración de la cadena de suministro es el departamento de logística, ya
que sobre éste recae la gestión del inventario; sea en movimiento o
estacionario; comprende además el almacenamiento y su debida distribución,
agregando valor al producto final y la satisfacción de los clientes.
La cadena de suministro nos ayuda a reconocer los materiales necesarios en la
cantidad, calidad y tiempos requeridos, alcanzando los menores costos posibles;
6 Sunil Chopra y Peter Meindl. Supply Chain Management 3era. Edition. 2006.
20
la ausencia de alguno de estos componentes afectará su correcto desempeño y
por lo tanto el servicio al cliente. En la actualidad muchas instituciones creen
que esta filosofía solo es aplicable a las grandes empresas, sin embargo
independientemente del tamaño y tipo de mercado puede traer favorables
resultados. Sin lugar a dudas muchas organizaciones podrán sobrevivir a la
ausencia de alguno de los requisitos antes mencionados, pero llevarán unas
grandes desventajas con aquellas organizaciones que si los cumplen y tarde o
temprano deberán asumir los resultados.
1.8.6 Almacenamiento
Se constituye en el espacio físico para almacenar los bienes resultantes de la
cadena de suministro, de allí su gestión imprescindible para todas las
actividades económicas, sean éstas comerciales, industriales, importadoras,
exportadora, etc. "Es la función de guardar mercaderías desde el momento que
han sido requeridas o ingresadas a la bodega hasta el momento de ser
entregadas para su utilización, el almacenamiento se prepara con anticipación a
la recepción" 7
La importancia del almacenamiento radica en que permite que todos los
artículos almacenados en una bodega, se mantengan protegidos,
7 Administración de Bodegas. Hernández Sierra, Jorge.
21
conservándose a largo tiempo con un sistema de localización adecuado que
permita el flujo de las operaciones así como también su debida valoración y
contabilización eficiente; para suministrar información efectiva y oportuna a los
demás departamentos de la organización.
1.8.7 Transporte
"El sistema de transporte es el componente más importante para la mayoría de
las organizaciones, debido a que el éxito de una cadena de abastecimiento está
estrechamente relacionado con su diseño y usos adecuados. El transporte es el
responsable de mover los productos terminados, materias primas e insumos,
entre empresas y clientes que se encuentran dispersos geográficamente, y
agrega valor a los productos transportados cuando estos son entregados a
tiempo, sin daños y en las cantidades requeridas. Igualmente el transporte es
uno de los puntos clave en la satisfacción del cliente.
Sin embargo, es uno de los costos logísticos más elevados y constituye una
proporción representativa de los precios de los productos. Los costos asociados
con el transporte son altamente representativos en la cadena de abastecimiento
22
y están involucrados directamente con la relación que se tiene con proveedores,
clientes y competidores". 8
1.8.8 Formulación De Hipótesis
Para efectuar éste trabajo de investigación se mencionan las siguientes
proposiciones, cada una de ellas tendrá relación con los hechos ocurridos en los
procesos de Almacenamientos y Distribución, y todo lo que ello implica con el fin
de encausar nuestros esfuerzos hacia ellos, cabe destacar que las variables
presentadas tienen relación directa con cada hipótesis para determinar
conclusiones concretas y aportar con posibles soluciones al proyecto.
H1: La Aplicación de Técnicas de Inventario como es el Método del ABC nos
permite determinar en forma sencilla cuales artículos son de mayor valor. Se
clasifica en tres grandes grupos: Grupo A, B y C. Con base a estos resultados
se puede realizar una reestructuración del espacio físico de la bodega poniendo
mayor énfasis y un mejor tratamiento al grupo A.
H2: Importancia en establecer rutas de transporte con los lineamientos
requeridos para una entrega oportuna y contribuir así con la optimización de
8 Regulación de los servicios de transporte en Colombia y comercio internacional. Acosta de
Valencia, Zenaida. 2004.
23
tiempo y dinero, para ello el Método del Barrido será de gran aportación a
nuestro trabajo.
H3: El control interno en los procedimientos secuenciales que se realizan para
cada proceso en el área de Logística se desarrolla de manera correcta y a
tiempo.
H4: La infraestructura y los equipos que posee la empresa son adecuados y
ayudan a la eficiencia y agilidad de los procesos.
Variables
Rotación del Inventario
Ventas mensuales
Característica de la infraestructura
Posición de los productos
Tratamiento de los productos
Dimensiones y pesos de los productos
Capacidad máxima de los camiones
24
Tiempo
Recorrido
Número de despachos
Costos relacionados al transporte
Herramientas
Análisis volumétrico
Controles Aplicados a cada Producto
Diagrama del Proceso de Almacenamiento
Diagrama del Proceso de Distribución
Controles realizados en Bodega
Controles aplicados en la distribución
Área de Bodega
Alineación de los pallets.
CAPÍTULO II
2.1 AUDITORÍA
La evolución de la auditoría ha sido continua con el paso de los años, teniendo
como propósito fundamental ayudar cada vez más a la dirección de las
organizaciones, investigando tanto los aspectos financieros como operacionales
y de esta manera poder expresar una opinión de los hallazgos encontrados.
Entre algunas definiciones de auditoría con aspectos similares tenemos:
“El proceso de revisión de las transacciones contables, del Sistema de Control
Interno y del Plan Técnico-Económico a fin de determinar la veracidad de los
Estados Financieros e informaciones económicas emitidas por las demás
26
empresas y demás entidades económicas, evaluar el resultado de su gestión así
como el nivel de organización alcanzada”. 9
“Un examen que pretende servir de base para expresar una opinión sobre la
responsabilidad, consistencia y apego a los principios de la contabilidad
generalmente aceptados de los estados financieros preparados en una empresa
o por otra entidad para su presentación a otras partes interesadas”.10
2.2 AUDITORÍA OPERACIONAL
2.2.1 Aspectos Generales
“Función de dirección cuya finalidad es analizar y apreciar, con vistas a las
eventualidades acciones correctivas, el control interno de las organizaciones
para garantizar la integridad de su patrimonio, la veracidad de su información y
el mantenimiento de la eficiencia de sus sistemas de gestión”. 11
La auditoría operacional es una evaluación independiente de las operaciones de
las organizaciones que permite conocer si se cumplen con los objetivos, metas
políticas y procedimientos establecidos, garantizar la eficiencia, eficacia y
9 Auditoría de las Empresas Socialistas. Estrada, Antonio de Miranda.
10 Detlise, Philip l. Auditoría Montgomery.
11 Yanel, Blanco Luna. Normas y Procedimientos de la Auditoria Integral. 1998.
27
economía de la utilización de recursos, revelando las dificultades que se
presentan, para proporcionar alternativas que ayuden a solucionar las
deficiencias y fortalecer el desarrollo de la organización.
El auditor deberá realizar un examen minucioso y crítico a toda la información
proporcionada por la administración, realizando una planificación del trabajo que
se va a desarrollar para lograr los objetivos, aplicar técnicas o métodos, y
obtener las evidencias competentes y suficientes para emitir una opinión
imparcial y profesional de los resultados obtenidos que serán la base para la
toma de decisiones de la administración.
Por lo tanto, esta auditoría debe especificar claramente sus propios criterios o
reglas razonables para poder comparar y evaluar las circunstancias existentes
en la empresa e implementar los diferentes controles que requiera la
organización.
2.2.2 Propósito
El objetivo de la Auditoría operacional es determinar el grado de eficiencia,
eficacia y economía en la adquisición, protección y utilización de los recursos, al
igual que el cumplimiento de los objetivos que se han establecido,
proporcionando informes confiables que revelan las situaciones encontradas.
28
Entre algunos de los propósitos de la auditoría tenemos que identifica las áreas
críticas que requieren un estudio más profundo para la reducción de costos;
aplica mejores métodos operativos; establece un sistema de control interno
adecuado para realizar una medición, prepara informes; evalúa las causas de
los problemas y alerta su ejecución en términos de economía y eficiencia;
explica los motivos de la ineficiencia de las operaciones estableciendo si los
controles que implementa la empresa son efectivos para una oportuna
corrección.
Se puede concluir que el objetivo principal es aportar al mayor crecimiento y
desarrollo de las organizaciones, una auditoría operativa es opcional pero debe
realizarse como parte de las evaluaciones del sistema de control interno.
2.2.3 Alcance
Todas la áreas de la organización pueden ser auditadas incluyendo que su
operación sea financiera o no, pueden encontrarse diversidad de hallazgos que
implica el requerimiento de personal especializado en las diferentes disciplinas,
generalmente es un trabajo interdisciplinario conducido por profesionales de
auditoría
29
2.2.4 Funciones
Verificar el cumplimiento de las operaciones de acuerdo con los
procedimientos establecidos.
Evaluar el grado de eficiencia, eficacia y economía de la administración y de
los procesos en la organización.
Examinar indicadores de gestión y riesgos existentes.
Evaluar estrategias de control interno para alcanzar los objetivos.
Obtener evidencia suficiente y competente.
Presentar recomendaciones adecuadas de los hallazgos encontrados.
Asesorar a la dirección en el proceso de toma de decisiones.
2.2.5 Limitaciones Y Barreras
Definición del alcance
Tratamiento de información no monetaria ni cuantitativa
Ausencia de normas técnicas concretas
Conflicto de intereses
Elaboración de conclusiones complejas
Incorrecta de Opinión del auditor
Ausencia de experiencia uniforme
Restricciones en el proceso del control interno
30
Colusión
Obsolescencia de procedimientos
2.2.6 Ventajas
Detectar riesgos importantes en el manejo de las operaciones.
Identificación de política, objetivos y procedimientos no definidos para su
posterior creación.
Identificación de posibles áreas críticas o problemáticas y las respectivas
causales que las originan.
Evaluación del cumplimiento de los objetivos, políticas y procedimientos
Evaluación de la efectividad de los controles gerenciales.
Identificación de áreas que contribuyen a posibles aumentos de
ganancias o limitaciones de costos.
31
2.2.7 Diferencia entre la Auditoría Operativa y la Financiera
Ilustración 2: Diferencias entre Auditoria Operativa y Financiera
Elaborado por: Los Autores
2.2.8 Criterios De Valoración
Los criterios de valoración son los parámetros de medición de la auditoría
operacional, por lo tanto es importante conocer claramente el significado de
32
estos términos. La administración es responsable del diseño e implementación
de estos indicadores para efectos de demostrar los resultados obtenidos.
Eficiencia
Criterio principal de la auditoría operacional, se relaciona con la productividad de
las operaciones frente a determinados estándares de medición. La eficiencia se
expresa en términos porcentuales, se basa en la aplicación de técnicas o
métodos que permitan mejorar el desempeño de las actividades gerenciales y
operativas teniendo en cuenta los recursos, limitaciones y objetivos de la
organización.
El análisis de este criterio favorece a la organización, empleados y clientes en
los siguientes aspectos:
Organización: mayor alcance de los objetivos, aprovechamiento de los
recursos mejorando los índices de productividad.
Empleados: satisfacción y condiciones favorables en el trabajo mejorando
la estabilidad, minimiza el esfuerzo laboral
33
Eficacia
“Existe eficacia cuando una determinada actividad o servicio obtiene los
resultados esperados independientemente de los recursos utilizados para
obtener dichos resultados”.12
Conocida también como efectividad, se refiere al cumplimiento de los objetivos
propuestos, metas programadas o resultados deseados por parte de la
administración. El auditor puede concluir que existe un buen nivel de eficacia en
la organización cuando se mide el grado de cumplimiento de los objetivos, es
decir comparando que los objetivos alcanzados se aproximan a los objetivos
esperados.
Por lo tanto, si en la organización no existe un plan o programa con objetivos
claramente definidos no se podrá realizar la medición de este criterio.
Economía
Este parámetro de medición consiste en desarrollar las operaciones de la
organización al menor consto posible, gastando lo razonablemente necesario
para conseguir los objetivos propuestos. Este criterio muchas veces impide
12 Yanel, Blanco Luna. Normas y Procedimientos de la Auditoria Integral. 1998.
34
alcanzar las metas programadas, por eso debe visualizarse como la
optimización del uso de los recursos disponibles. Se expresa en términos
monetarios. El control interno, la auditoría y la administración financiera
brindarán información oportuna sobre los costos en que se deben incurrir para
lograr los objetivos.
Ética
Elemento básico de las organizaciones, expresada en la moral y conducta
individual y grupal, de los empleados, basada en los deberes, en el código de
ética, leyes, normas constitucionales y legales vigentes.
Equidad
Analiza la distribución de los costos y beneficios entre los sectores económicos
y sociales. Promueve el tratamiento justo de los recursos en beneficio de toda la
comunidad.
Ecología
Este criterio evalúa y examina las operaciones relativas al medio ambiente, el
impacto al entorno y la propuesta de soluciones reales y potenciales.
35
2.2.9 Programa De Auditoría
El programa de auditoría describe de manera clara, sencilla, flexible y conciso
de cómo se va a llevar a cabo la auditoría operacional, es de mucha importancia
ya que es el medio que permite verificar que el trabajo se está efectuando en su
totalidad. Representa una secuencia lógica y ordenada de cómo y cuáles son
los procedimientos de auditoría que se implementarán, constará el tiempo de
duración de cada actividad y el total para la implantación, se estima los
requerimientos del personal, equipo, inmobiliario e instalaciones y se delimita
las responsabilidades del personal.
Este documento debe ser planificado con cuidado profesional, ya que se
requiere mantener una actitud amplia e independiente. Se adaptará al tipo de
negocio que desarrolle la empresa y a las áreas que requieran la auditoria,
detalla las instrucciones para la obtención de evidencias, incluyendo procesos,
pruebas, tamaños de muestra a evaluar.
Aspectos relevantes que debe contener un programa de auditoría
Identificación: Nombre del estudio
Responsable(s): Auditor a cargo de su implementación
Área(s): Universo bajo estudio
36
Clave: Número progresivo de las áreas, programas o
proyectos
Actividades: Pasos específicos para obtener y examinar la
información
Fases: Definición del orden secuencial para realizar las
actividades
Calendario: Fechas asignadas para el inicio y terminación de
cada fase
Representación gráfica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes
Formato: Presentación y resguardo de avances
Reporte de avance: Seguimiento de las acciones
Periodicidad: Tiempo dispuesto para comunicar avances.
2.2.10 Metodología de la Auditoría Operacional
No está definida claramente una metodología para diagnosticar el objeto de
estudio y proponer recomendaciones. El auditor debe utilizar su criterio de
acuerdo a su experiencia. Además su existencia no asegura que el trabajo del
auditor se efectué con éxito.
37
Ilustración 3: Fases Auditoria Operacional
Generalmente se aplican cuatro pasos:
Familiarización
El auditor debe familiarizarse con las operaciones e infraestructura que
examinará en la empresa, obtener información básica general de la
organización, conocer cuáles son los objetivos, como se van a lograr y medir
los resultados obtenidos. Igualmente se deberá conocer los antecedentes de
deficiencias detectadas en auditorías anteriores y los problemas que inciden
actualmente en la administración.
Lineamientos que permitirá al auditor familiarizarse con la organización:
38
Estudio Ambiental de la Organización
Estudio de la Gestión Administrativa
Visita a las instalaciones
Investigación y análisis
Analizar las pruebas de auditoría diseñadas y examinar la documentación para
evaluar la eficiencia eficacia y economía de las operaciones auditadas. Se
realizan pruebas detalladas y selectivas por muestreo estadístico o por el
criterio del auditor basado en la experiencia y conocimientos.
Existen una variedad de técnicas que se pueden utilizar para ejecutar la
investigación tales como: entrevistas, observación directa, revisión de
documentos, actualización de estadísticas, evaluación de la gestión
administrativa de la organización, seguimiento y comparación de hallazgos.
Diagnóstico
Luego de la evaluación, se señalan los problemas o hallazgos de mayor
relevancia, identificados en la ejecución de la auditoría con su respectiva
interpretación proponiendo conclusiones y recomendaciones, así la
39
administración poseerá información suficiente y competente para la toma de
decisiones.
Informe
Documento que contendrá el trabajo realizado y los resultados obtenidos, es
decir la conclusión del examen. Su contenido debe dirigirse a los problemas
detectados en relación con la eficiencia y los controles operativos, se plasmará
el alcance, las limitaciones, los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones
que ayudarán a la mejora de sus operaciones.
El informe debe ser claro, simple, evitar expresiones confusas y despertar el
interés del lector mediante propuestas de acciones correctivas de las
observaciones más significativas.
2.2.11 Técnicas De Auditoría
Para la obtención de evidencia suficiente, relevante y competente el auditor
debe utilizar técnicas oportunas para evaluar el control interno de la
organización y sustentar sus conclusiones y recomendaciones.
Entre las más aplicadas por el auditor tenemos:
40
Inspección Documental: es la observación de documentos que no contengan
alteraciones, la revisión de su aprobación y si fueron correctamente registrados
en los libros.
Inspección física: examen físico de los activos u obras, para establecer su
existencia y control de las operaciones.
Entrevistas: herramienta para conocer como se realizan las operaciones de la
organización mediante la elaboración de preguntas al personal de las áreas
auditadas.
Confirmación: validación de la información de la empresa obteniendo
confirmaciones de terceros.
Comparación: determinar la similitud o diferencia de las operaciones, se puede
comparar con información de años anteriores, planificación, o contras empresas
de la industria.
41
Análisis: evaluación objetiva y crítica de las operaciones para lograr una
deducción lógica y determinar el efecto que produce una circunstancia
determinada.
Diagrama de flujo: gráficos que representan la secuencia de los diferentes
pasos de las operaciones de una organización.
Cálculo: verificación de la exactitud de los datos mediante operaciones
aritméticos.
Indagación: realizar averiguaciones a los funcionarios de la entidad o partes
relacionadas sobre las operaciones que no se encuentren documentadas.
2.2.12 Riesgo De Auditoría
La auditoría operativa no estará libre de los errores y omisiones significativos
que influyan en el informe presentado por el auditor. Por lo tanto, al planificarse
la auditoría se debe tener en cuenta la evaluación del riesgo mediante el juicio,
criterio y experiencia del auditor, regulaciones legales y profesionales e
identificar errores significativos.
42
Componentes del riesgo
Riesgo Inherente: errores o irregularidades significativas propios de las
operaciones de la entidad.
“El riesgo Inherente afecta directamente la cantidad de evidencia de auditoría
necesaria para obtener la satisfacción de auditoría suficiente para validad una
afirmación. Esta cantidad puede estar presentada tanto en el alcance de cada
prueba en particular como en la cantidad de pruebas necesarias” 13
Riesgo de control: errores de importancia relativa que no fueron detectados
por el sistema de control. Por lo general, están presenten en los sistemas de
información, contabilidad y control. Los puntos débiles de control incrementan
este riesgo.
Riesgo de detección: errores del control interno que no fueron detectados por
el auditor mediante los procedimientos de auditoría diseñados, es
absolutamente controlable por el auditor.
13 Yanel, Blanco Luna. Normas y Procedimientos de la Auditoria Integral. 1998.
43
2.2.13 Hallazgo De Auditoría
Son las situaciones deficientes y significativas que se han encontrado en la
aplicación de los procedimientos de auditoría, figurarán en un párrafo explicativo
que debe contener los siguientes atributos: 14
Condición: la situación actual de las operaciones de la organización, lo que
sucede en realidad y refleja debilidad.
Criterio: establece como debería efectuarse las debilidades encontradas, son
parámetros que permiten evaluar la condición actual.
Causa: razón por la cual no se cumplió el criterio, lo que originó la diferencia
encontrada.
Efecto: resultado que produce la comparación del criterio con la condición. Es
expresado en términos cuantitativos.
Conclusiones: explicaciones de los hallazgos descubiertos, basado en el juicio
profesional del auditor.
Recomendaciones: Acciones correctivas para la mejora de las operaciones y el
cumplimiento de los objetivos planteados.
14 Contraloria General del Estado. Manual de Auditoría de Gestión. 2002.
44
2.3 ALMACENAMIENTO
2.3.1 Definición
“Función de guardar mercancías en las bodegas de una organización hasta el
momento de ser entregadas o despachadas a algún cliente. El almacenamiento
involucra determinación del espacio, diseño del almacén, la ubicación de los
productos y los elementos de manipulación de las mercancías”.15
2.3.2 Importancia
El correcto almacenamiento permite que los productos se mantengan protegidos
y conservados hasta su uso, las razones básicas para utilizar un espacio de
almacenamiento son: reducir costos de transportación y producción, coordinar la
oferta y demanda, ayudar en el proceso de producción y en el proceso de
marketing. Además ayuda a promover la utilización del espacio físico y a
mejorar la eficiencia en el manejo de materiales.
2.3.3 Almacenamiento en la Cadena Valor
Al final de la cadena de procesos se deben conseguir los objetivos en un uso
eficiente de la logística de las entradas y salidas de las operaciones del
almacén, entre los cuales tenemos:
15 Ballou, Ronald. Logística. Abastecimiento de la Cadena de Suministro.
45
Mantener los errores en un mínimo aceptable
Mejorar la eficiencia
Minimizar el uso del personal
Maximizar la inversión en los inventarios
Este proceso comienza con la recepción de los ítems, el almacén, la
preparación y despacho del mismo. Actualmente la gestión de almacén se
encuentra automatizada con la utilización de algún software que permiten que
las actividades se realicen mediante un flujo continuo y sin interrupciones.
La optimización de la gestión de almacenamiento presenta algunas funciones de
valor agregado en la mayoría de los negocios como la capacidad de comprar en
grandes cantidades, absorber costos de transporte, la gestión de mercancía y
dimensionar los productos. Además contar con una excelente política de
ubicación permite rentabilizar los espacios.
Disponer de una metodología adecuada es fundamental para mejorar la
eficiencia y añadir valor a la organización a través de la excelencia de procesos
y control de costes.
46
2.3.4 Principios De Almacenaje
Coordinación: integración con las otras actividades de la empresa como lo es
el sistema productivo.
Flexibilidad: adaptarse a cambios o la realidad de la organización y con un
costo razonable.
Control del volumen: minimizar los costos del almacenamiento para las
cantidades que se guardan.
Control de inventario: contar con un sistema de registro para el control de los
productos almacenados.
2.3.5 Funciones Del Sistema De Almacenamiento
El sistema de almacenamiento se puede dividir en dos funciones importantes
como lo son la posesión y el manejo de materiales, el primero se refiere al
almacenamiento, es decir la acumulación de inventario en el tiempo, mientras
que el manejo representa las actividades de carga y descargar, traslado de
productos y todo lo que con lleva su manipulación.
2.3.5.1 Funciones Del Almacenamiento O Posesión
Las instalaciones de almacenamiento se pueden diseñar a través de cuatro
principales funciones:
47
Mantenimiento o pertenencia: las instalaciones usualmente se utilizan para
dar protección y cabida a los inventarios. El diseño de las instalaciones depende
de los requerimientos y el tiempo que se estima para guardar las mercancías
que puede ser a largo plazo, temporal o de propósitos generales.
Consolidación: Consiste en establecer un punto de recolección de productos
para consolidar los pequeños envíos en otros más grandes y reducir los costos
de transportación. Por lo tanto las tarifas de transportación influyen en el uso de
las instalaciones de un almacén.
Carga fraccionada: el uso de las instalaciones para fraccionar la carga es lo
contrario a la consolidación, es común en los almacenes de distribución
especialmente cuando los clientes realizan pedidos pequeños o cuando la
distancia entre el fabricante y el cliente es grande.
Mezcla: establecer un punto de mezcla de productos puede reducir costos de
transportación en las organizaciones que compran a una gran cantidad de
fabricantes para surtir una línea de sus productos en sus plantas.
2.3.5.2 Funciones Del Manejo De Materiales
Carga y descarga: estas dos actividades representan la primera y la última en
la cadena de manejo de materiales. La descarga de los productos del medio de
transporte y su movimiento al almacén suelen ser una sola operación. En otros
48
casos se tratará por separado porque luego de descargarse pueden ser
inspeccionados y clasificados antes de ubicarlos en los almacenes. La carga es
el proceso de introducir los productos en el medio de transporte para su
respectiva distribución, se puede realizar tareas adicionales como la
comprobación del contenido del pedido antes de realizar el envío.
Traslado desde y hacia el almacenamiento: el primer traslado es la descarga
de los productos, pero puede suceder que los bienes necesiten ser trasladados
varias veces para el reaprovisionamiento de existencias.
Surtido de pedidos: consiste en la selección de los productos que se
encuentran en la zona de almacenamiento según los pedidos que se hayan
realizado. Suele considerarse una de las actividades más críticas en el manejo
de materiales porque el manejo de pedidos de pequeño volumen es un trabajo
más intenso y costoso.
2.3.6 Tipos De Almacenes
Se puede elegir el tipo de almacén de acuerdo a las condiciones de cada caso:
a) Respecto al proceso productivo
Almacenes de material prima
Almacenes de productos semielaborados
49
Almacenes de productos terminados
Almacenes de recambio (destinados para la venta)
Almacenes de materiales auxiliares
b) Respecto a la logística de distribución
Almacenes de consolidación
Centros de ruptura
c) Respecto a la forma de rotación
Fifo (primero en entrar, primero en salir)
Lifo (ultimo en entrar primero en salir)
d) Respecto a la técnica de manipulación
En bloque
Convencionales
Automáticos
Especiales
e) Respecto a la clasificación de la mercancía
Dedicados
Caóticos
50
f) Respecto a la gestión de los inventarios
Inventario continuo
Inventario periódico
2.3.7 Control Del Inventario en el Almacenamiento
La administración de inventarios es muy amplia dependiendo de cada empresa
y las restricciones que ella maneja; sin embargo cuando la mayor parte de su
inventario es adquirido mediante importaciones es de vital importancia
considerar el almacén como un medio para alcanzar los objetivos establecidos,
una de las características de los productos importados es el lapso de tiempo
resultante entre el momento que se genera el pedido hasta cuando tiene el
disponible para la venta.
En esta ocasión haremos referencia a los aspectos físicos y operacionales del
almacenamiento, que condicionan el tratamiento del inventario facilitando su
control y despacho; para ello debemos considerar lo siguiente:
Espacio Adecuado
El espacio que se dispone es muy importante para realizar un manejo apropiado
del inventario teniendo en cuenta su tipo (Perecedero No Perecedero),
volumen, dimensión, peso, tamaño etc., y sobre todo la rotación de inventarios.
En muchas empresas en la actualidad las políticas de compras están
51
condicionadas a la capacidad de almacenamiento y al nivel de ventas de los
productos, ya que el espacio disponible en muchas ocasiones no es suficiente
para ejercer sobre ellos un control apropiado de inventario.
Localización
El sitio s adecuado para la localización del almacén es que se encuentre
después del área de recibo de mercancías y antes del área de ventas, de esta
forma se facilita el manejo de los artículos, evitando perdidas y agilizando, los
procedimientos de entrada y despachos.
Distribución de Inventario
El inventario debe estar distribuido por grupos, que faciliten elaborar el
inventario físico final. La distribución debe facilitar el manejo del inventario en
cuanto al despacho, de tal forma que siempre se aplique la adecuada rotación
aplicando un correcto sistema de valoración del inventario, para así reducir las
pérdidas de materiales.
Seguridad
Una vez recibido los materiales éstos deben almacenarse inmediatamente, y
bajo los controles establecidos en las políticas internas de la organización, con
el fin de evitar que personas no autorizadas tengan acceso a las mercancías o
al despacho o robo de las mismas, por ello el acceso a la bodega debe ser
restringido.
52
2.3.8 Distribución Interna de una Bodega
Para tener una buena organización en el área de almacenamiento es necesario
distribuir los sectores de acuerdo a las actividades que se realizan en las
mismas, tomando como referencia las principales:
a. Almacenamiento
b. Registro
c. Recepción
d. Entrega
Además de éstas áreas principales debemos considerar los siguientes espacios
complementarios:
Espacio para los pasillos entre las mercancías a las cuales se tienen
acceso directo.
Pasillos transversales y perpendiculares
Espacio para que los equipos existentes puedan circular en la bodega.
Salidas de emergencias.
Las actividades antes mencionadas sirven de guía para distribuir los sectores
que se van a necesitar en el área de bodega; sin embargo debe darse prioridad
al área que requiere mayor capacidad que es la de almacenamiento. Según
estándares internacionales muestran que se debe disponer entre un 60 y 75%
53
del área total de la bodega para el almacenamiento; quedando un 40 y 25%
para el resto de actividades complementarias.
La distribución de la bodega no debe interferir con una u otras actividades y
debe ser lo más funcional posible.
Espacio para la Recepción y Entrega de Mercancías
Para diseñar un almacén una de las áreas prioritarias y con mayor impacto son
la de recepción y entrega; éstas deben estar ubicadas de tal forma que el
transporte de carga pueda acceder a ellas fácilmente, la zona debe ser lo más
optima posible ya que si es muy pequeña lo más probable es que existan
cuellos de botellas que repercutirán en otras áreas de la institución.
Otros Espacios
Se refiere a otras áreas destinadas para el trabajo como lo son los espacios
para oficina y trabajo, baños, sector de embalaje, almacenamiento temporal; por
lo general éstas zonas son tomadas en consideración en muy pocas ocasiones,
es necesario hacer énfasis en que dichas áreas no deben restarle tamaño al
área dirigida para el almacenamiento
54
2.3.9 Pasos para la Identificación en el Área de Almacenamiento
Identificar las secciones mediante letras mayúsculas
Identificar las estanterías con números dentro de cada sección
Identificar las filas con letras mayúsculas dentro de cada estantería
Identificar las columnas con números dentro de cada estantería
2.3.10 Reglas para Ubicar la Identificación
Del frente hacia el fondo
De izquierda a derecha
De abajo hacia arriba
2.3.11 Algunas Especificaciones Técnicas
Para una buena organización dentro del área de almacenamiento se debe
considerar la forma de distribuir las estanterías desde el punto de vista
funcional, de tal manera que facilite la ubicación, recepción y entrega de
materiales. Para este fin se considerará lo siguiente:
Pasillos Longitudinales
Este sistema nos permite ubicar las estanterías a lo largo del área destinada
para el almacenamiento tomando como punto inicial el acceso a la misma, esto
55
hace que el recorrido sea más fácil y ágil para el reconocimiento de los artículos
ahorrando energía y tiempo.
Ilustración 4: Pasillos Longitudinales
Pasillos Transversales
A diferencia del anterior este sistema procede a ubicar las estanterías a lo
ancho del área destinada para el almacenamiento, así mismo facilita el recorrido
por los pasillos.
Ilustración 5: Pasillos Transversales
56
Pasillos Combinados
Se entiende como la mezcla del sistema transversal y longitudinal en las
ubicaciones de las estanterías.
Ilustración 6: Pasillos Combinados
Anchura de los Pasillos
Según estándares técnicos internacionales se debe dejar un espacio periférico
de 70 cm. Entre las mercancías almacenadas y las paredes del almacén lo que
facilita el recorrido por la zona al realizar inspecciones, mitigar los incendios y
derrumbes.
El espacio entre los pasillos dependerá de las actividades que se realizan en
ellos, éstos pueden ser de cuatro tipos:
Reposición o recogida de elementos utilizando el mismo pasillo y
recorridos en un solo sentido.
57
Reposición y recogida de elementos utilizando el mismo pasillo y
recorridos en ambos sentidos.
Reposición y recogida de elementos utilizando pasillos diferentes y
recorridos en un solo sentido.
Reposición y recogida de elementos utilizando pasillos diferentes y
recorridos en ambos sentidos.
Señalización
Es necesario que se coloque carteles y/o avisos en los sitios de ubicación de
los equipos de control como incendios y primeros auxilios, así también las
salidas de emergencia, sitios y elementos que presenten riesgos como
columnas, áreas de almacenamiento de materiales peligrosos y otros.
Ilustración 7: Señalización
58
Demarcación
Para las zonas de almacenamiento y la ubicación de los equipos de control de
incendios y primeros auxilios se debe pintar una franja de 10 cm, con pintura
amarilla en los pasillos.
Embalaje
El embalaje ayuda a mantener compacta la carga ayudando a la estabilidad,
resistencia y protección, se debe tomar especial cuidado con productos líquidos
o granulados puesto que éstos se pueden vaciar.
2.3.12 Técnicas De Almacenamiento
Métodos y equipos convencionales de almacenamiento
Estos métodos requieren un trabajador humano para acceder a los artículos
almacenados por lo que el sistema de almacenamiento resulta estático, inmóvil.
Los métodos tradicionales o no automatizados de almacenamiento son:
Almacenamiento a granel
Son pilas de materiales sin empaquetar, en condiciones libres como: polvos,
granos, escamas o productos originales.
59
En este tipo de almacenamiento existe la probabilidad de explosión sobre todo
en las instalaciones donde se almacena grano, el cual con unas condiciones
especiales de humedad, una determinada temperatura y con la presencia de
una chispa, pueden provocar una explosión.
Apilamiento Compacto
Está formado por contenedores de cartón, cajas, pacas, bolsas, que están en
estrecho contacto los unos con los otros. Solamente existen espacios de aire en
los lugares donde el contacto no es perfecto.
Almacenamiento en Estibas
Pale tizar: Agrupar sobre una superficie (paleta o estiba) una cierta cantidad de
objetos individualmente poco manejables, pesados o voluminosos; o bien
objetos fáciles de desplazar pero numerosos.
Ilustración 8: Estibas
60
El sistema de paletización busca optimizar el tiempo y reducir el esfuerzo
durante el transporte y almacenamiento de materiales.
Estiba: Bandeja, tablero o paleta, generalmente construida con tablones de
madera, que se utiliza para apilar o arrumar materiales u facilitar su transporte
En la paletización, la calidad de la estiba es fundamental, ya que ella soporta
todo el trabajo realizado con la carga.
Almacenamiento de bulto (Bulkstorage)
Las unidades de carga (puestas sobre palés o contenidas en contenedores) se
apilan una encima de la otra. De esta manera aumenta la densidad de
almacenamiento.
Ilustración 9: Bulk Storage
Aunque el almacenamiento de bulto está caracterizado por la ausencia de
equipo de almacenamiento especifico, para colocar materiales o recuperarlos de
su lugar de almacenamiento se suelen utilizar carretas y carretillas.
Por lo tanto el almacenamiento de bulto es utilizado para almacenar grandes
stocks o cantidades de unidades de carga.
61
Sistemas de Estantes (Rack Systems)
Permiten el apilamiento de unidades de carga sin necesidad de que se apoyen
las unas con las otras.
Uno de los sistemas de estante más comunes es el formado por estantes de
pales (plataformas), que consiste en una estructura que incluye vigas
horizontales que sostienen las cargas.
Ilustración 10: Estantes
Otros sistemas de estante son:
Cantilever racks(Estantes voladizos)
Se eliminan las barras verticales de los laterales, dejando únicamente unas
centrales, de la estructura por lo que se proporcionan tramos libres que facilitan
el almacenamiento de materiales con varas, barras, tubos (Figura 3).
Portale rack(Estantes portátiles)
Consisten en estructuras portátiles
62
Estanterías y arcas
Calcular la capacidad y resistencia de la estantería para sostener los materiales
por almacenar, teniendo en cuenta que la altura s apropiada la determina la
capacidad portante del piso, la altura disponible al techo, la capacidad del
alcance del equipo de manipulación y la altura media de la carga en los
entrepaños. Los materiales más pesados, voluminosos y tóxicos, se deben
almacenar en la parte baja. La mayoría de las estanterías tienen entre 6 y 7.5
cm.
En apilamiento ordenado: Se debe tener en cuenta la resistencia, estabilidad y
facilidad de manipulación del embalaje.
Se debe cubrir y proteger el material cuando este lo requiera
Sistemas automatizados de almacenamiento.
Los sistemas automatizados de almacenamiento reducen o eliminan (según el
grado de automatización) la cantidad de intervención humana requerida para
manejar el sistema.
Generalmente, los sistemas automatizados de almacenamiento se dividen en
dos tipos:
Sistemas automatizados de almacenamiento/recuperación.
Sistemas de carrusel.
63
2.3.13 Consideraciones del Manejo de Materiales
El objetivo del manejo de materiales es reducir el costo de dichas actividades e
incrementar la utilización del espacio. Para mejorar la eficiencia en el manejo de
materiales se debe tener en cuenta cuatro aspectos; agrupamiento de la carga
distribución del espacio de almacenamiento, elección del equipo de
almacenamiento y elección del equipo de movimiento.
a) Agrupamiento de la carga
La eficiencia se puede mejora juntando pequeños paquetes en una sola carga,
de esta manera se reduce el número de trayectos que se necesita para
almacenar cierta cantidad de bienes, también se relaciona con la mano de obra
y el tiempo del equipo utilizado en la actividad, todo esto permite una mejor
economía.
El agrupamiento de carga se suele realizar por entarimado y mediante el uso de
contenedores.
Entarimado
La tarima es una plataforma portátil en la cual se apilarán los bienes para su
almacenamiento y transportación. Pueden ser del tamaño que la organización lo
requiera. Este tipo de agrupamiento logra optimizar el espacio de
almacenamiento.
64
Uso de contenedores
Los contenedores son lugares grandes de almacenamiento que pueden ser
transportados. Por lo general se utiliza un equipo estándar para el manejo de
materiales.
b) Distribución del espacio
En el diseño del almacén se considera el espacio de almacenamiento y la
recogida de pedidos. Siendo la ubicación de los inventarios un factor que afecta
directamente a los gastos de manejo de materiales, se intenta lograr un
equilibrio entre los costos de manejo de materiales y el uso del espacio del
almacén.
Distribución para el almacenamiento
Se tendrá en cuenta los niveles incremento o disminución de rotación del
inventario para poder realizar una correcta distribución de los ítems en el
almacén.
Distribución para recolección de pedidos
Una de las formas más sencillas para la distribución del espacio para la
recolección de pedidos es usar las zonas de almacenamiento existentes
65
realizando algunas modificaciones para que sea más eficiente. Además se debe
tener en cuenta disposición de los artículos necesarios para un pedido, es decir
su secuencia, la división en zonas que consiste en la asignación de recolectores
individuales y el procesamiento en lote se refiere a la selección de mas de un
pedido.
c) Elección del equipo de almacenamiento
Los auxiliares de almacenamiento más significativos son las estanterías, cajas
para anaquel, materiales para sujetar cargas horizontales y verticales,
recipientes, bastidores, paneles, ayudan a obtener un manejo ordenado de los
productos.
d) Elección del equipo de movimiento
Actualmente existe una gran variedad de equipos mecánicos de carga y
descarga, recolección de pedidos y traslado de bienes para el almacenamiento.
Se diferencian tres categorías de equipos: equipo manual, el equipo asistido por
motor y el equipo totalmente mecanizado. Las organizaciones no se limitan a la
utilización de una de estas categorías sino una combinación de aquellas.
66
2.3.14 Método ABC como Técnica de Gestión de Inventario
2.3.14.1 Generalidades
El método ABC, regla del 80/20 o ley del menos significativo es una herramienta
que permite determinar de una manera simple y sencilla cuales son los ítems de
mayor valor en una organización, optimizando la administración de recursos del
inventario y logrando que se tomen decisiones oportunas.
Estos artículos no son precisamente los de mayor precio unitario, ni los que se
consumen en mayor proporción, sino aquellos cuyas valorizaciones (precio
unitario x consumo o demanda) constituyen porcentajes elevados dentro del
valor del inventario total. Aproximadamente el 20% del total de los artículos,
representan un 80% del valor del inventario, mientras que el restante 80% del
total de los artículos inventariados, obtiene el 20% del valor del inventario total.
2.3.14.2 Categorías
El método clasifica por lo general en tres clases a los artículos mediante un
orden de prioridad:
Artículos Clase A: muy importantes. Número pequeño de artículos, pero de
elevado costo, se deben disminuir los niveles de existencia en bodega y
67
controlarlos detalladamente. No se recomiendan los stocks de seguridad, pero
eso no quiere decir, que se deba caer en riesgos de posibles
desabastecimientos. Representa el 70-80% del valor total de las existencias.
Artículos Clase B: de importancia secundaria. Estos ítems constituyen
aproximadamente un 30% de las existencias totales y el consumo anual
respectivo en valor representa aproximadamente el mismo porcentaje del total.
Se debe dar un control menos estricto que el de la clase anterior.
Artículos Clase C: importancia reducida. Representan los ítems en bodega con
un valor relativamente bajo. Para su control se utilizan métodos sencillos,
representan en un 5-10% del total del almacén.
Ilustración 11: Método ABC
Fuente: Lic. Elda Monterroso, Junio 1999
68
2.3.14.3 Ventajas de Clasificar el Inventario en Categorías
Mayor Eficiencia en el manejo de las existencias.
Economía en el personal necesario para la administración y control de los
inventarios.
Menores posibilidades de casos de desabastecimiento de artículos
causados por fallas internas de la organización.
Puede crear una base informativa que facilite la implantación de un
proceso de gestión de calidad total, para superar los problemas que
limitan los resultados actuales.
Es aplicable a todo tipo de empresas.
Identifica clientes, productos, servicios u otros objetivos de costos
Posibilita un mejor control y reducción de los costos indirectos, por la
supresión de las actividades que no agregan valor y, en especial, por su
vinculación con la técnica de la administración del costo total.
El ABC es muy útil en la etapa de planeación, ya que suministra abundante
información que sirve de guía para varias decisiones estratégicas tales como:
fijación de precios, búsquedas de fuentes, introducción de nuevos productos
y adopción de nuevos diseños o procesos de fabricación, entre otras.
69
2.4 PROCESO DE TRANSPORTE
2.4.1 Logística Empresarial
Es una disciplina que forma parte de la gestión de la Cadena de Suministro que
planifica, implementa y controla el flujo de materiales, energía e información; a
un sistema que debe proveer los recursos necesarios para prestar el servicio o
llevar el producto: en la cantidad requerida, con la calidad exigida, en el tiempo
exigido, a un bajo costo y en beneficio de la comunidad social.16
2.4.2 Objetivos Principales
La Logística Integral es el conjunto de técnicas y medios destinados a gestionar
los flujos de materiales e información, siendo su objetivo fundamental la
satisfacción de las necesidades en bienes y servicios de un cliente y/o mercado,
en calidad, cantidad, lugar y momento; maximizando la satisfacción del cliente y
la flexibilidad de respuesta, y minimizando los tiempos de respuesta y los
costes.
Los objetivos de la logística es responder a la demanda, obteniendo un óptimo
nivel de servicio al menor coste posible. Dentro de este gran objetivo, podemos
señalar los siguientes:
16 Ballou, Ronald. Logística. Abastecimiento de la Cadena de Suministro.
70
Suministrar: los productos necesarios, en el momento oportuno, en las
cantidades requeridas, con la calidad demandada y al mínimo coste.
Haciendo prioritarias las necesidades del cliente.
Con la flexibilidad necesaria para cubrir las necesidades
del mercado cambiante.
Reaccionando rápidamente ante los pedidos del cliente.
Eliminar todos los stocks innecesarios haciendo que en los pedidos del
cliente “tiren” del proceso productivo.
La misión fundamental de la Logística empresarial es colocar
los productos adecuados (bienes y servicios) en el lugar adecuado, en el
momento preciso y en las condiciones deseadas, contribuyendo lo máximo
posible a la rentabilidad de la empresa.
Tiene como objetivo la satisfacción de la demanda en las mejores
condiciones de servicio, costo y calidad. Se encarga de la gestión de los
medios necesarios para alcanzar este objetivo (superficies, medios de
transportes, informática…) y moviliza tanto los recursos humanos como
los financieros que sean adecuados.
71
Garantizar la calidad de servicio, es decir la conformidad con los
requisitos de los clientes, da una ventaja competitiva a la empresa.
Hacerlo a coste menor permite mejorar el margen de beneficio de la
empresa. Conseguirlo garantizando la seguridad permite a la empresa
evitar sanciones pero también comunicar en temas actuales como el
respeto del medio ambiente, los productos éticos
2.4.3. Funciones Del Área De Logística
La función logística se encarga de la gestión de los flujos físicos (materias
primas, productos acabado, y se interesa a su entorno). El entorno corresponde
en este caso a:
Recursos (humanos, consumibles, electricidad.
Bienes necesarios a la realización de la prestación (almacenes propios,
herramientas, camiones propios, sistemas informáticos).
Servicios (transportes o almacén subcontratados).
La función logística gestiona directamente los flujos físicos e indirectamente los
flujos financieros y de información asociados. Los flujos físicos son
generalmente divididos entre los “de compra” (entre un proveedor y su cliente),
72
“de distribución” (entre un proveedor y el cliente final), “de devolución” (logística
inversa).
2.4.4 La Logística y su Interrelación con otros Departamentos
Marketing
Mercados geográficos
Localización puntos de entrega
Costes de transporte
Unidades de venta
Mínimos de entrega
Tamaño de los pedidos
Tipo de canal de venta
1. Tamaño de pedidos
2. Costes de transporte
3. Servicio exigido
Estacionalidad
Campañas
Promociones
Necesidad de medios
Costes
Puntos de servicio
73
Ventas
Previsiones de ventas
Cálculo de necesidades
Cobertura de stock
Servicios al cliente
Compras
Planificación y gestión
Recursos de Aprovisionamiento
Transporte
Stocks de Materias Primas
Finanzas
Costes: Presupuestos logísticos
Inversiones: Control costes
Márgenes: Inmovilizados
Bodega
Entrega al transportista documentos
como guía de remisión y factura
para el traslado de la mercadería.
En la logística, la reducción de costes se plantea como objetivo básico, pero
debe atenderse a que tal reducción no deteriore el nivel de servicio, buscando la
mejora de costes a través de la reorganización de las actividades y mejorando la
coordinación, pero por sobre todo mejorando de manera continua performance
en materia de calidad y productividad para la empresa en su conjunto.
2.4.5 Tipos de Transportes
Ilustración 12: Tipos de Transporte
El transporte multimodal se refiere al traslado de mercancías desde su origen
hasta su destino utilizando para ello diferentes medios de transporte.
2.2.6 Capacidad de un Sistema de Transporte
La capacidad de un sistema de transporte es el número máximo de vehículos o
unidades de tráfico (pasajeros, toneladas) que pueden pasar por un punto dado
durante un período de tiempo.
2.4.7 Actividades del Proceso de Transporte
1. Selección del modo y medio de transporte.
2. Consolidación de envíos.
75
3. Establecimiento de rutas de transporte.
4. Distribución y planificación de los vehículos de transporte.
5. Seguimiento del pedido (Control)
1.- Determinación del tipo de transporte o Flota
En esta etapa es donde se define qué vehículo debe de usarse para el
transporte de las mercancías, esto puede lograrse por criterio de una persona
especializada, conocedora de las características del vehículo y su capacidad de
carga que optimizaría los recursos. En la actualidad muchas empresas cuentan
con un software de apoyo que ayuda a asignar el vehículo que sea el más
óptimo a ser usado dependiendo del volumen y peso de la carga a ser
transportada.
2.- Consolidación de envíos
Consolidar los envíos es una parte fundamental para este proceso, en esta
etapa se clasifican los envíos o también llamados bultos de tal forma que
puedan ser trasladados conjuntamente dependiendo de muchos criterios como
sector, tipo de envió, medio de transporte etc. Así, se podrán trasladar varios
pedidos en un solo viaje.
3.- Definición de la ruta de distribución
76
La creación de rutas de transporte implica servir a todos los clientes de una
empresa de manera óptima de acuerdo a un criterio preseleccionado (coste,
tiempo, atención y servicio al cliente, entre otros) con unos recursos limitados.
La Investigación Operativa a través de la programación lineal ha tratado de
solventar el problema de forma exacta, es decir, encontrando la solución óptima;
que es aquélla que conseguía generar las rutas de transporte, invirtiendo para
ello el menor coste posible o reduciendo al mínimo la distancia recorrida para
servir a todos los clientes.
4.- Distribución y planificación de los vehículos de transporte
Hacer una planificación de los vehículos de transporte sin lugar a dudas
optimizara muchos recursos en la empresa, por ello en esta etapa se debe
distribuir los transporte utilizando métodos y herramientas de tal forma que se
pueda cumplir con lo planificado, cabe recalcar que las políticas de cada
empresa proporcionan un lineamiento para la distribución de los vehículos de
transporte.
5.- Seguimiento del pedido (Control)
Los planes logísticos se pueden organizar e implementar, para ello, es
necesario pensar en otra función: el control. La función de control sirve para
ajustar o mantener la ejecución planificada de un proceso dentro de los
márgenes previstos. El proceso de control consiste en comparar los resultados
77
reales con los planificados, e iniciar una acción correctiva si es necesario
aproximar más ambos resultados.
2.4.8 Factores Influyentes en el Servicio de Transporte
Tiempo de entrega y su variabilidad.
Repetidos estudios e investigaciones han demostrado que el tiempo medio de
entrega y su variabilidad es el factor más importante a la hora de definir y
evaluar el funcionamiento de un servicio de transporte. Por tiempo de entrega se
suele entender el tiempo medio que lleva trasladar un envío desde su punto de
origen hasta su destino.
Los diferentes medios de transporte difieren en si proporcionan o no una
conexión directa entre los puntos de origen y destino, como puede ser el
transporte aéreo de una carga entre dos aeropuertos. No obstante, a efectos
prácticos es s real medir el tiempo de entrega “puerta a puerta”,
considerando todos los medios implicados en el transporte.
La variabilidad se refiere a las diferencias normales que suele haber en el
tiempo de entrega de los envíos. Incluso si tenemos una serie de mercancías
con el mismo punto de origen y destino, y que van a ser transportadas por el
mismo medio, el tiempo de tránsito no será necesariamente el mismo para cada
78
una de ellas. Esto se debe a diferencias en factores tales como el clima, la
congestión del tráfico, el mero de paradas en el camino o el diferente tiempo
de consolidación de los envíos. Por ello, la variabilidad del tiempo de tránsito es
una medida de la incertidumbre del funcionamiento del servicio de transporte.
Pérdidas y daños.
Dado que los diversos medios de transporte difieren también en su capacidad
de llevar la carga sin pérdidas ni desperfectos, estos dos factores deben tenerse
muy en cuenta a la hora de seleccionar el medio más apto para el transporte de
los productos.
Las empresas de transporte tienen la obligación de llevar las mercancías con
una prontitud razonable y de hacerlo con el suficiente cuidado de manera tal de
evitar daños y desperfectos. Esta responsabilidad se ve mitigada si las pérdidas
o los daños son la resultante del azar, fallos de quien envía los productos o por
cualquier otra causa que esté fuera del control del transportista. Aunque
normalmente las compañías de transporte, tras una presentación adecuada de
un recurso por parte del cliente, asumen las pérdidas que pueda sufrir el envío,
existen cientos costes que la compañía que va a hacer el envío debe conocer
antes de elegir su medio de transporte.
79
En cuanto a la probabilidad de daños y desperfectos, si ésta es alta suele
obligar a hacer un empaquetamiento de mayor protección del envío, con la
incidencia que ello representa en el coste logístico.
Costos del servicio de transporte
La transportación es un área de decisiones clave en la mezcla de la logística.
Exceptuando el costo de adquisiciones, la transportación absorbe, en promedio,
un porcentaje más alto de los costos de logística que cualquier otra actividad
logística.
La función de costo teórica de una empresa puede expresarse, en su forma
causal, de acuerdo al siguiente modelo:
COSTO TOTAL = (a)CFIJO + (b)CFC x NC + (c)CPK x KM +(d) CCAR x t + (e)
CVIAJ x NV
En el segundo miembro de la ecuación anterior se distinguen:
a) El costo fijo de la empresa, asociado a su planta física y a sus costos de
administración, en el primer término.
80
b) Los diversos costos asociados a la propiedad y puesta en uso de los
vehículos que varían, por lo tanto, con el número de ellos, en el segundo
término.
c) Los costos variables de operación por vehículo. Kilómetro, en el tercer
término.
d) Los costos asociados al volumen de carga movilizado (t), en el cuarto
término.
e) Los costos del viaje, como los peajes, en el quinto y último término.
Además, existen costos asociados a las horas trabajadas, como el costo de las
horas extraordinarias de labor del personal.
La peculiaridad de expresar de esa forma los costos totales estriba en que el
número de camiones, de kilómetros recorridos, de toneladas transportadas y de
viajes realizados se multiplica por un factor fijo, en términos unitarios, que
“contiene” a los costos variables.17
2.4.9 Importancia de un Sistema Eficaz de Transporte
Sólo se necesita comparar las economías de una nación "desarrollada" con una
"en desarrollo" para ver la participación que tiene el transporte en la creación de
17 Ballou, Ronald. Logística. Abastecimiento de la Cadena de Suministro.
81
un nivel alto de actividad económica. Es típico de la nación en desarrollo que la
producción y el consumo tengan lugar en un sitio cercano, que mucha de la
fuerza de trabajo participe en la producción agrícola, y que una baja proporción
de la población total vivas en áreas urbanas.18
El sistema de transporte es el componente más importante para la mayoría de
las organizaciones, debido a que el éxito de una cadena de abastecimiento está
estrechamente relacionado con su diseño y uso adecuados. El transporte es el
responsable de mover los productos terminados, materias primas e insumos,
entre empresas y clientes que se encuentran dispersos geográficamente, y
agrega valor a los productos transportados cuando estos son entregados a
tiempo, sin daños y en las cantidades requeridas. Igualmente el transporte es
uno de los puntos clave en la satisfacción del cliente. Sin embargo, es uno de
los costos logísticos más elevados y constituye una proporción representativa de
los precios de los productos. Los costos asociados con el transporte son
altamente representativos en la cadena de abastecimiento y están involucrados
directamente con la relación que se tiene con proveedores, clientes y
competidores.
18 Ballou, Ronald. Logística. Abastecimiento de la Cadena de Suministro.
82
En Ecuador al igual que en muchos países de América latina no existe un
debido tratamiento a los costos relacionados con el transporte, éstos no son
atribuidos y valorados por lo que no se puede efectuar un control preciso de los
mismos.
2.4.10 Métodos De Programación Y Diseño De Rutas
“Las decisiones sobre el transporte se expresan en una variedad de formas, las
principales son la selección del modo, el diseño de la ruta, la programación de
los vehículos y la consolidación del envío. Dado que los costos de
transportación normalmente se hallan entre un tercio y dos tercios de los costos
logísticos totales, mejorar la eficiencia mediante la máxima utilización del
equipo de transportación y de su personal es una preocupación importante. El
tiempo durante el cual los artículos están en tránsito se refleja en el mero de
envíos que pueden hacerse con un vehículo en un periodo dado, así como en
los costos totales de transportación para todos los envíos. Un problema
frecuente en la toma de decisiones es reducir los costos de transportación y
mejorar el servicio al cliente encontrando los mejores caminos que debería
83
seguir un vehículo en una red de carreteras que minimicen el tiempo o la
distancia 19
Aunque hay muchas variaciones dentro de los problemas de diseño de rutas,
podemos reducirlas a unos cuantos tipos básicos. Está el problema de cómo
hallar un camino a través de una red donde el punto de origen es diferente al
punto de destino. Hay un problema parecido cuando existen múltiples puntos de
origen y destino.
En esta ocasión ilustraremos los principales métodos para tratar estas
decisiones, optimizando los recursos de la empresa.
2.4.10.1 MÉTODO DEL BARRIDO
"Cuando se programa en el software de la computadora, este método resuelve
los problemas rápido; para cierto tipo de problemas la precisión se proyecta
para producir una tasa de error promedio de aproximadamente 10 %. Este nivel
de error de cálculo puede ser aceptable cuando los resultados tienen que
obtenerse en pedidos cortos y necesitan buenas soluciones. Los
despachadores a menudo enfrentan la necesidad de generar patrones de diseño
19 Ballou, Ronald. Logística. Abastecimiento de la Cadena de Suministro.
84
de rutas unas horas después de recibir los datos finales sobre las paradas que
tienes que hacer y sobre su volumen." 20
Las desventajas del método tienen que ver con la manera en la que se forman
las rutas. El proceso tiene dos etapas: primero las paradas se asignan a los
vehículos y luego se determina la secuencia de las paradas dentro de las rutas.
Dado este proceso de dos etapas, el tema de sincronización, como el tiempo
total empleado en una ruta y el permiso de momento oportuno, no están bien
manejados.
El método "de barrido" puede describirse como sigue:
1. Localizar todas las paradas, incluyendo el depósito, sobre un mapa o
cuadrícula.
2. Trazar una línea recta desde el depósito en cualquier dirección. Girar la
línea en el sentido de las manecillas del reloj, o en sentido contrario,
hasta que intercepte una parada. Hacer la pregunta: Si la parada
insertada está incluida en la ruta, se excederá la capacidad del vehículo.
Si la respuesta es no, se procede con la rotación de la línea hasta
interceptar la siguiente parada. Hacer la pregunta: Excederá la capacidad
del vehículo el volumen acumulado. Se usan los camiones más grandes
20 Ballou, Ronald. Logística. Abastecimiento de la Cadena de Suministro.
85
primero. Si la respuesta es sí, se excluye el último punto y se define la
ruta. Continuando el barrido de la línea, se empieza una nueva ruta con el
último punto que fue excluido de la ruta previa. Se continúa con el barrido
hasta que todos los puntos se hayan asignado a las rutas.
3. Dentro de cada ruta se efectúa una secuencia de las paradas para
minimizar la distancia. La secuencia puede lograrse aplicando el método
de la gota de lágrima o usando cualquier algoritmo que resuelva el
problema del "agente viajero".
2.4.10.2 MÉTODO DEL AHORRO
El método puede manejar muchas restricciones prácticas, principalmente
porque es capaz de formar rutas y ordenar paradas en las rutas
simultáneamente. 21
El objetivo es minimizar la distancia total viajada por todos los vehículos y
minimizar indirectamente el número de vehículos necesarios para atender
todas las paradas. La lógica del método es empezar con un vehículo simulado
que cubre cada parada y que regresa al depósito.
El método de Ahorro puede describirse como sigue:
21 Ballou, Ronald. Logística. Abastecimiento de la Cadena de Suministro.
86
1. Se empieza con un vehículo que cubre cada parada y regresa al
depósito, esto da como resultado la distancia máxima.
2. Se combinan dos paradas en la misma ruta para que un vehículo pueda
eliminarse y la distancia del viajero se reduzca
3. Se calcula la distancia ahorrada, antes y después de la combinación de
dos puntos (A y B); S= d0A + dB0 - dAB
4. Este lculo se realiza para todos los pares de paradas; el par de
paradas con valor de ahorro más grande se selecciona para la
combinación
5. El proceso puede insertar otra parada en una ruta que contenga más de
una parada.
Fuente: Ballou. Logística. Administración de la Cadena de Suministro- Pág. 241
Ilustración 13 : Método del Barrido
87
2.5 INDICADORES DE GESTIÓN
Uno de los factores determinantes para que todo proceso se lleve a cabo con
éxito, es implementar un sistema adecuado de indicadores para medir la gestión
de los mismos, con el fin de que se puedan implementar indicadores en
posiciones estratégicas que reflejen un resultado óptimo en el mediano y largo
plazo, mediante un buen sistema de información que permita medir las
diferentes etapas de los procesos
Los indicadores son relaciones entre las variables cuantitativas o cualitativas, y
que por medio de estas permiten analizar y estudiar la situación y las tendencias
de cambio generadas por un fenómeno determinado, respecto a unos objetivos
y metas previstas o ya indicadas.
De tal manera se entiende que los indicadores de gestión pueden ser valores,
unidades, índices, series estadísticas y entre otros; es decir, que es como la
expresión cuantitativa del comportamiento o el desempeño de toda una
organización o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algún
nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se
tomaran acciones correctivas o preventivas según el caso.
88
2.5.1 Indicadores De Almacenamiento
a) Costo de Almacenamiento por Unidad
Consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el número de unidades
almacenadas en un período determinado; sirve para comparar el costo por
unidad almacenada y así decidir si es más rentable subcontratar el servicio de
almacenamiento o tenerlo propiamente.

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b) Costo por Unidad Despachada
Porcentaje de manejo por unidad sobre las gastos operativos del centro de
distribución; sirve para costear el porcentaje del costo de manipular una unidad
de carga en la bodega o centro distribución.
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
a) Nivel de Cumplimiento Del Despacho
Consiste en conocer el nivel de efectividad de los despachos de mercancías a
los clientes en cuanto a los pedidos enviados en un período determinado; sirve
para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de
distribución y conocer el nivel de agotados que maneja la bodega.
89

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b) Costo por Metro Cuadrado
Consiste en conocer el valor de mantener un metro cuadrado de bodega; sirve
para costear el valor unitario de metro cuadrado y apoder negociar valores de
arrendamiento y comparar con otras cifras de bodegas similares.
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
2.5.2 Indicadores De Transporte
a) Comparativo del Transporte (Rentabilidad Vs Gasto)
Medir el costo unitario de transportar una unidad respecto al ofrecido por los
transportadores del medio; sirve para tomar la decisión acerca de contratar el
transporte de mercancías o asumir la distribución directa del mismo.
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
b) Nivel de Utilización de los Camiones
Consiste en determinar la capacidad real de los camiones respecto a su
capacidad instalada en volumen y peso; sirve para conocer el nivel de utilización
90
real de los camiones y así determinar la necesidad de optimizar la capacidad
instalada y/o evaluar la necesidad de contratar transporte contratado
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2.5.3 Otros Indicadores Relacionados
Calidad de los Pedidos Entregados
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Entregas perfectamente recibidas
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
CAPÍTULO III
3.1 CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO
3.1.1 Historia
La importadora de artículos ferreteros es una empresa familiar fundada por los
esposos Barros hace más de 45 años, iniciando su actividad en el mercado de
compra y venta de consumo masivo.
Esta empresa empezó como el mayor distribuidor de productos de consumo
masivo en la zona de Pedro Pablo Gómez, luego debido a la regeneración
urbana que llego con la alcaldía de Jaime Nebot, los comerciantes debían ser
trasladados al “mercado de transferencia de víveres”, que nunca funcionó.
Así poco a poco fueron desarrollándose los supermercados y este negocio fue
decayendo debido a la gran competencia; con la salida del líder, incursionó su
92
hijo mayor, el con su nueva visión se inclino más hacia los productos ferreteros y
así empezó a trabajar con artículos importados y junto a su hermana, encargada
del área administrativa, y él como nuevo der de la empresa, dedicándose a los:
productos, clientes, compra-venta, etc. Crearon la importadora.
A partir del 28 de julio de 1995 cambió su razón social a IMPORTADORA la
misma que tiene como objetivo la compra, venta, distribución, comercialización ,
la importación, exportación de herramientas, artículos de ferretería, uso de la
maquinaria agrícola y de hardware.
3.1.2 Misión
Somos una empresa importadora y comercializadora de herramientas de
marcas exclusivas de alta calidad para el sector agrícola, industrial, de la
construcción y del hogar.
Buscamos satisfacer permanentemente a nuestros clientes cumpliendo con los
estándares de servicio ofrecidos y acordados.
Aspiramos mejorar el trabajo y calidad de vida de los habitantes de nuestro país
proveyéndoles de herramientas apropiadas a sus necesidades profesionales.
93
Ser líderes en el mercado agrícola, de la construcción e industria aprovechando
eficientemente los recursos humanos y financieros.
Atender a nuestros clientes con excelencia y generar un valor agregado a
nuestros productos.
3.1.3 Visión
Ser una empresa líder en las marcas actuales con sucursales en el país.
Incrementar marcas propias de alta calidad y reconocimiento contando con una
red de distribuidores en el mercado sudamericano.
3.1.4 Organigrama
La empresa posee una organización estructural sencilla y fácil de comprender,
cabe destacar que la misma es una empresa familiar; el total de empleados de
la empresa es de 43 incluyendo al gerente general; la distribución organo-
funcional se muestra a continuación:
94
Ilustración 14: Organigrama de la Importadora de Artículos ferreteros
Elaborado por: Empresa
3.1.5 Filiales
La empresa objeto a estudio tiene como filial una compañía importadora y
distribuidora de materiales, herramientas y servicios para el mantenimiento de
jardinería, industria, acabados de construcción y obras civiles.
Poseemos una fuerza de ventas bien estructurada, logística, distribución y
mercadeo cubriendo gran parte del mercado ecuatoriano, a más de una
búsqueda constante de la excelencia en el servicio a nuestros clientes, tales
como:
95
• Constructora Thalía Victoria
• Constructora Metrópolis
• Entre otros.
Los recursos materiales: contamos con un portafolio de Marcas de renombre
tales como: Rainbird, Bellota, Nicholson, Famastil, entre otras, unidos al capital
humano que tiene la empresa constituyen un ente rentable posicionado en el
mercado con una cobertura en ventas nacional, con un servicio Garantizado.
La seriedad de políticas y compromisos tanto con proveedores como con
nuestros clientes, nos ha hecho acreedores de un nombre en el mercado y la
garantía de nuestro trabajo nos segura de poderles satisfacer en todos sus
requerimientos.
3.1.6 Objetivos y Plan Estratégicos
La institución apunta en convertirse en una empresa referente a nivel nacional,
entre sus principales objetivos constan:
Mejorar el trabajo y calidad de los habitantes de nuestro país,
proveyéndoles de herramientas apropiadas para sus labores
profesionales
Satisfacer las necesidades de nuestros clientes con productos de calidad,
precios competitivos y una atención personalizada
96
Ser líder en el mercado agrícola, de la construcción e industria,
aprovechando eficientemente los recursos humanos y financieros.
Atender a nuestros clientes con excelencia y generar un valor agregado a
nuestro producto.
La compañía no cuenta con una declaración formal de su plan estratégico,
únicamente se maneja por disposiciones de la gerencia general y en base a
metas presupuestadas.
3.1.7 Proveedores
Entre los cuales constan proveedores locales y Extranjeros para cubrir con la
amplia gama de productos que se posee.
Proveedores Locales
Soyoda
Ferremundo
Disprocol
Ruedas y Garruchos
Importadora Trujillo
Proveedores Externos
Mota
Bellota
97
Principales Clientes
Armijos Edwin (Machala)
Rosa Muso (Daule)
Casa Ferretera Fong (Quevedo)
Wilfrido Vargas (Huaquillas)
Comercial V y V (Local)
Ferretería Jaida (Local)
Clemente Araujo (Local)
Magaly Chang (Local)
Freddy Quimís (Local
3.1.8 Competidores
Ferrisariato
Kywi
Promesa
Ferrimundo
Ferretera Espinoza
98
3.2 ESTADÍSTICAS IMPORTANTES
3.2.1 Ventas
Las ventas de la empresa se muestran en el siguiente diagrama de barras; en el
podemos observar el monto que le corresponde por ventas en dicho mes,
siendo los meses de enero, febrero, marzo y abril los más bajos debido a la
temporada invernal que causa una recesión en la industria de la construcción y
por consiguiente afecta a la empresa.
Ilustración 15: Ventas año2012
Elaborado por: Los Autores
3.2.2 Productos Más Vendidos
El diagrama de barras a continuación muestra los productos que más se
vendieron en el 2012, en necesario destacar que la empresa posee una amplia
99
gama de productos por lo cual lo mostraremos los más importantes según el
volumen de venta.
Ilustración 16: Productos más vendidos 2012
Elaborado por: Los Autores
0 10000 20000 30000 40000 50000 60000 70000
Tomacorrientes de 220V
Carretilla Barrow Neumat. 5"-300Lbs
Rollo de cable 440 (Negro)
Cavahoyos Reforzado con mango redondo de
Cerrojo para entrada principal
Sikaflex #221 600ml Color Gris
Enchufe de 220V
Remache Huck 12 + Collars Aluminio
Bailejo Stand f-50006 Azul Bellota
Sikaflex #221 600ml Color Blanco
Machete Gallo 24" C/Amarilla Hansa
Funda de Amarras
Caja de Mascarilla Descartable
Enchufe de 110V
Escalera de 3,80 mts
Caneca Hempel
Plancha de Acero Inox 1.2mm
Caneca de Aceite R40 15W40
Bisagra de Puerta
Tomacorrientes de 110V
Caneca de Foam
Kit de Podar 8906 Bellota
Galon de Pintura Varios Tipos
Mango de Azadon de Madera
Duchas Electricas
Mango para Azadon plastico
Azadon 3125-4 lbs Herragro
Escoba Regulable
Remache Huck 8 + Collars Aluminio
Mig Weld Maquina
100
3.3 VALORES INSTITUCIONALES
Honestidad
Mantenemos este valor como una filosofía institucional desde la actividad más
pequeña hasta la más grande incentivando a todo nuestro personal y así
demostrar transparencia en todo lo que hacemos.
Respeto
Es el reconocimiento de la dignidad propia y la de los demás; traducido como el
reconocimiento al valor de la vida, la naturaleza, así como la tolerancia a las
distintas ideas y comportamientos de sus semejantes.
Eficiencia
Nos apoyamos en la mejor utilización social y económica de los recursos
administrativos, técnicos y financieros disponibles para que nuestros clientes
salgan satisfechos, sean atendidos en forma adecuada, oportuna y suficiente.
Compromiso
Nos esforzamos cada día por trabajar en pro de nuestros clientes y trabajadores
despertando el espíritu de iniciativa y creatividad; buscando nuevas formas de
servir y nuevas maneras de mejorar la atención al cliente.
Lealtad
Creemos en nuestra gente y en el potencial que hay en cada persona, por ellos
nos direccionamos a cumplir con nuestra misión.
101
Solidaridad
La solidaridad, como la capacidad para reconocer la dignidad humana, de
entregar y de participar del bienestar social.
Progreso
Estamos comprometidos con el desarrollo de nuestra institución y del país y es
ésa nuestra motivación para ser mejores cada día
3.4 INFORMACIÓN GENERAL
Tipo de compañía: Sociedad Anónima
Situación legal: Activa
Estructura corporativa: Privada
Fecha de constitución: 28/05/1995
Nacionalidad: Ecuador
Provincia: Guayas Ciudad: Guayaquil
3.4.1información Del Capital
Capital suscrito $800.00
Capital pagado $800.00
Valor por acción: $1.00
102
3.4.2 Accionistas
La organización cuenta con dos accionistas, el accionista A posee el 60% y el
accionista B el 40% restante, representando $480.00 y $320.00 respectivamente
del capital pagado.
Sus principales administradores son el presidente de la junta general de
accionistas, el gerente general y el gerente de acuerdo con el último
nombramiento dictaminado en Junio del 2012.
3.4.3 Base Legal
Código de Trabajo
Ley de Compañías
Ley de Seguridad Social
Ley de Régimen Tributario Interno
Reglamento de Aplicación a la Ley de Régimen Tributario Interno
Obligaciones
Contribución a la Superintendencia de Compañías
Aportes al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Impuesto 1.5 por Mil
103
Obligaciones tributarias
Declaración de Impuesto a la Renta Anual
Declaración Mensual del IVA
Declaración Mensual de Retenciones en la Fuente
Presentación Mensual de Anexo Transaccional
3.5 PRINCIPALES FUNCIONES
Gerente General: Es la persona encargada de desarrollar y planifica las
metas a corto, mediano y largo plazo, presenta a la Junta Directiva los
planes que se requieran para desarrollar los programas de la Entidad en
cumplimiento de las políticas adoptadas; dirige, coordina y supervisa
mediante evaluaciones periódicas a los diferentes departamentos.
Gerente Administrativo: Es la persona encargada de la gestión
administrativa, de ejecutar y controlar la asignación de los recursos
planificados y presupuestados para la institución. Tiene bajo su
responsabilidad la parte logística de la empresa.
Jefe de Ventas: Persona encargada de gestionar las ventas a través de
nuevos contactos con clientes, organiza a su equipo de Ventas
(vendedores), estableciendo objetivos de ventas de acuerdo a los
intereses de la empresa.
104
Jefe de Mercadeo: Es la persona encargada de revisar la base de datos
de los clientes, así como el mercado local, para determinar la demanda
de productos y servicios ofrecidos por la empresa y la competencia de
este. Promueve los servicios y productos de la empresa a través de
publicidad y promociones.
Jefe Financiero: Es la persona encargada de realizar el presupuesto,
predicciones, manejo del efectivo y la administración crediticia, el análisis
de inversiones y también estudia las posibilidades de capitalización.
Jefe de Contaduría: Es la persona encargada de preparar los Estados
Financieros para presentarlos a la Gerencia General.
Jefe de sistemas: Planea, organiza, dirige y Controla el funcionamiento
del Área de Sistemas.
Jefe de Logística: Persona encargada de supervisar, controlar y
planificar el inventario desde el momento de su ingreso a bodega hasta la
entrega a los clientes, tiene a su cargo la bodega y quienes trabajan allí.
3.6 MERCADO
El mercado de la empresa está direccionado a la industria de la construcción, ya
sea a través de remodelaciones, trabajos de carpintería y empresarios
constructores; además de ello apunta hacia otras vertientes como maquinaria,
105
materiales, herramientas y servicios para el mantenimiento de jardinería,
industria agrícola, acabados de construcción y obras civiles.
La empresa posee varios clientes con los cuales efectúa contratos por ventas
para grandes obras inmobiliarias; los productos que ésta ofrece están
valorados a precios razonables para la economía del cliente y apoder atraer a
un mayor número de ellos que guarden fidelidad con la institución convirtiéndose
en la cartera fija de clientes.
3.7 ANÁLISIS FODA
Tabla 1: Análisis FODA
Fortalezas
Empresa Familiar
Personal experimentado y con
alta formación académica
Poseen un ERP
Asesoramiento continuo
Importadores directos de marcas
conocidas a nivel mundial
Instalaciones muy bien
estructuradas y bodega
Debilidades
No cuentan con un sistema de
código de barra para los
productos
Los operarios no poseen
uniforme adecuado
Solo cuentan con un camión
propio
La seguridad de la empresa
tiene deficiencias en ciertas
106
sectorizada
El trabajo es constantemente
monitoreado bajo indicadores de
eficiencia
áreas
No poseen manuales de
procedimientos ni de funciones
Desviación de clientes
Oportunidades
El mercado ferretero está en
crecimiento
Aumento de la demanda en la
industria constructora
Amenazas
Mucha competencia en el
mercado
Alza de impuestos a las
importaciones
Inestabilidad económica del
país
Elaborado por: Los Autores
3.8 POLITICAS GENERALES
La administración de la compañía ha establecido ciertas políticas generales y
departamentales, los empleados tienen conocimiento de algunas de ellas, pero
no se les proporciona una documentación solo son transmitidas de manera
verbal.
107
A continuación se presentan algunas políticas para el buen funcionamiento de
los aspectos generales y operativos de la importadora ferretera:
Especializar a los empleados con el mercado que nos compete para
conservar la excelencia en el servicio.
Asociarnos a proveedores reconocidos donde podamos conseguir la
mejor calidad en productos.
Cumplir con el horario laboral establecido por la organización.
Estar dispuesto a resolver cualquier inquietud o reclamo que el cliente
manifieste de una manera neutral.
Coordinar proyectos de apertura de nuevas líneas de negocios según las
necesidades del cliente.
Cada área debe definir por escrito el tiempo máximo de respuesta a los
requerimientos solicitados.
Realizar evaluaciones periódicas a los procesos de la organización.
El Gerente General es el único responsable de autorizar y programar
cursos de capacitación.
No consumir alimentos en horarios laborales, por cuestiones de higiene y
evitar eventualidades.
Velar por la correcta administración y uso de los recursos de la empresa.
108
El horario laboral de administración es de lunes a sábado de 08:00 a
17:00 horas, los días sábados es de 08:00 a 14:00
Todo el personal tendrá un día de descanso y a una hora diaria para
almorzar
Los pagos de sueldos y salarios se realizan por medio de crédito a sus
cuentas bancarias.
Un empleado nuevo estará a prueba por el lapso de tres meses, pasado
éste tiempo y si así lo resolviese el jefe será contratado por un año.
Los cheques emitidos deben ser firmados únicamente por la gerente
administrativa , adjuntando las facturas a pagar y con un respectivo
reporte
3.8.1 Políticas Del Área De Logística
Revisión a la salida de la jornada de trabajo de todo el personal que
trabaja en bodega y transporte.
Si se llegase a descubrir la desaparición de algún producto, éste será
cobrado por medio del rol de pagos a los operarios que están dentro de
la bodega.
109
La bodega debe estar distribuida de tal forma que lo más pesado este
abajo y lo más liviano en los pisos de arriba, cada área está distribuida
por códigos que se relacionan directamente con el producto.
Los costos incurridos en el transporte de mercadería por negligencia de
los operarios serán cobrados directamente de su sueldo.
Los camiones de la compañía son de uso exclusivo para el transporte de
la mercadería, bajo ningún otro concepto éstos deberán ser usados
Si un pedido es facturado de 9:00 -14:00PM, éste será entregado el día
siguiente de 10:00 -14:00PM, así mismo si se factura de 14:00 -18:00PM
se entregara el día siguiente 14:00 -18:00PM.
Los camiones harán dos recorridos máximos por días, llevando un
promedio de 120 bultos como máximo.
El primer recorrido de los camiones es de 10:00 -14:00PM y el segundo
14:00 -18:00PM
Si hay un retraso en la hora de llegada de los camiones, ésta deberá ser
notificada al jefe de logística bajo justificación, caso contrario los choferes
serán amonestados.
Los operarios nos podrán tardar más de 30 minutos en armar una orden
de trabajo, salvo excepciones que sean autorizadas por el jefe de
logística.
110
El mantenimiento de los camiones se efectuara los primeros días de cada
mes, alternándose los camiones.
Para las temporadas de alta demanda, el jefe de logística podrá contratar
otros camiones para realizar las labores de entrega, esto deberá ser
aprobado por la dirección administrativa de la empresa.
Esta estrictamente prohibido el ingreso de personas ajenas o sin
autorización a las instalaciones en la bodega o a los camiones.
Ningún bulto podrá salir sin antes ser verificado y sellado por el asistente
de logística.
111
3.9 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
Tabla 2: Indicadores de gestión y administrativo
Elaborado por: Los Autores
112
Observaciones:
1. En la empresa existen políticas establecidas por la administración para el
lineamiento de los objetivos, sin embargo como podemos observar sólo el
65% de los empleados conocen las políticas mientras que el 35% no;
esto se debe a la mala comunicación y falta de compromiso por parte de
la alta gerencia en difundirla.
2. En la organización se han identificado nueve procesos principales, de los
cuales tres pertenecen a procesos logísticos. El proceso logístico
comprende varios subprocesos: Recepción de mercadería, Preparación y
despacho de pedido y, por último el Transporte. Cada subproceso que
termina constituye una entrada para el siguiente. Sólo se observó dos
procedimientos de control, es necesario que para cada subproceso exista
un control.
3. El recurso humano en la empresa está dividida de la siguiente manera: el
79% de los empleados pertenecen al nivel operativo, el 14% de nivel
intermedio y el 7% de nivel directivo. El personal de nivel directivo
corresponde al Presidente Ejecutivo al Gerente General y Gerente
Administrativo. El personal de mandos medios está compuesto por jefe
de ventas, mercadeo, financiero, contaduría general y sistemas.
113
El personal operativo en su mayoría son quienes laboran en el área
logística, allí también se encuentran agrupados otros cargos como
asistentes.
4. Existen 22 funciones de las cuales solo 7 de ellas están definidas
formalmente representando el 33% del total, esto se debe a que muchas
de las funciones se realizan de manera empírica.
5. Existen cuatro tipos de canales de comunicación en la empresa: verbal,
memorandos, fax y mediante correos electrónicos
Cerca del 65% de los trabajadores afirma que la comunicación en la
empresa se realiza de manera verbal, no hay documentación que soporte
aquello; claro ejemplo son los objetivos planteados por parte de la alta
gerencia, disposiciones específicas, tareas encomendadas a
trabajadores, acciones por parte de la gerencia media.
6. Los controles preventivos son muy pocos representan el 42% del total de
controles lo que favorece la existencias de desviaciones e
inconsistencias.
3.10 ASPECTOS FINANCIEROS
A continuación se presentan de una manera sencilla los estados financieros de
la importadora de artículos ferreteros, conociendo cuanto representa el activo,
114
pasivo y patrimonio, al igual que sus ingresos y gastos. Cabe recalcar que
nuestro propósito no es evaluarlos, debido a que nuestro objetivo principal es la
efectividad de los procesos.
Tabla 3: Balance General Resumido
Tabla 4: Estado de Resultados Resumido
IMPORTADORA S.A.
ESTADO DE RESULTADOS INTEGRAL
DEL 01 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012
INGRESOS
$ 1.682.786,66
COSTOS Y GASTOS
$ 1.479.628,34
UTILIDAD DEL EJERCICIO
$ 203.158,32
IMPORTADORA S.A.
BALANCE GENERAL
DEL 01 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012
ACTIVO
Activo Corriente
$ 190.289,45
Activo Fijo
$ 109.227,87
TOTAL DEL ACTIVO
$ 299.517,32
PASIVO
Pasivo Corriente
$ 62.793,33
Pasivo a Largo Plazo
$ 46.268,65
Total del Pasivo
$ 109.061,98
PATRIMONIO
$ 190.455,34
TOTAL DEL PASIVO Y PATRIMONIO
$ 299.517,32
115
3.11 INDICADORES FINANCIEROS
Tabla 5: Indicadores Financieros
Elaborado por: Los Autores
116
1. La organización refleja un índice de liquidez aceptable, tiene la capacidad de
satisfacer las obligaciones a corto plazo, debido a que por cuenta con $$3.03
para pagar $1.00 de dichas obligaciones.
2. La empresa no debe recurrir a la venta de inventario para satisfacer el pago
de obligaciones a corto plazo, por cada dólar que debe pagar cuenta con $2.48
de fácil realización. La solidez de la empresa es razonablemente aceptable.
3. Al efectuar las operaciones del año la empresa obtuvo un déficit de $
127.496,12, considerando solo sus activos y pasivos corrientes.
4. El indicador financiero muestra que por cada lar que la empresa vende
obtiene como ganancia neta aproximada $0.12.
5. Los accionistas de la compañía consiguieron un rendimiento sobre la
inversión realizada en el patrimonio del 107%.
6. El rendimiento obtenido por cada dólar invertido en los activos de la compañía
fue aproximadamente de un 68% considerado bueno para la organización pero
no aceptable.
7. Las cuentas por cobrar de la compañía tienen una rotación aproximada de 74
veces en el año.
8. El cobro de las cuentas pendientes es aceptable se convierten en efectivo
cada 5 días.
117
9. La empresa dispuso en el mercado 15 veces el valor que se invirtió en los
activos fijos.
10. La rotación del inventario durante el año fue de 35 veces.
11. El pago a sus proveedores la empresa los realiza aproximadamente en 30
en días.
12. El nivel de endeudamiento representa un 36% es decir que por cada dólar
que se invierte activos $0.36 son financiados por los bancos, accionistas.
13. El 57.58% de la deuda total corresponde a las obligaciones que han sido
contraídas a corto plazo.
14. en el año el 57.26% representan las aportaciones de terceros por cada
unidad monetaria invertida por los accionistas.
3.12 SELECCIÓN DE AREAS CRÍTICAS
Debido a la petición de los administradores de la organización, las áreas críticas
en las cuales enfocaremos este estudio y análisis mediante la Auditoría
Operacional comprenderá el Área de Logística que abarca el almacenamiento
desde su recepción de los diversos productos y la respectiva preparación para
su despacho y entrega de los productos a los clientes. Los administradores
indican que esta área tiene mayor riesgo y han observado problemas en las
operaciones.
118
3.13 DESARROLLO DE LA AUDITORÍA
Se establece un trabajo de auditoría como propuesta a mejorar la gestión de las
operaciones en las cuales la organización ha mencionado que atraviesa algunos
problemas, se realizará un examen detallado a todas las operaciones
involucradas en el área de logística, área critica de la entidad, permitiendo
identificar las actividades que no agregan valor o afectan a la eficiencia, eficacia
y economía de los recursos y operaciones implementados.
La ejecución de la auditoría se basa en las necesidades y requerimientos de la
importadora de artículos ferreteros de acuerdo con lineamientos de normas
adaptables como las Normas Internacionales de Auditoría.
La metodología de la auditoría operacional utilizada en cada una de las fases se
presenta en los papeles de trabajo y dulas dando soporte a los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones presentadas al final del trabajo.
3.14 PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA
En los capítulos anteriores mencionamos las áreas de riesgos a ser auditadas,
éstas fueron almacenamiento y transporte; por ello los esfuerzos de nuestra
auditoría estarán dirigidos a las mismas, incluyendo los procesos inmersos
como son:
119
Almacenamiento
Preparación de Pedido
Despacho de Pedido
Transporte
3.14.1 Plan General De Auditoría
La evaluación preliminar que se efectuó nos proporcionó varias directrices; en
ellas se pudieron observar que la empresa no ejerce un debido control sobre el
inventario en almacenamiento debido a la amplia variedad del mismo; es difícil
mantener un adecuado control sobre todo y cada uno de ellos, además no
cuenta con un sistema adecuado de almacenamiento lo que impide conocer las
existencias exactas y el lugar en que se encuentran.
El proceso de transporte se realiza de forma empírica sin análisis alguno lo que
hace incurrir en costos adicionales en muchas ocasiones.
INTRODUCCIÓN:
Este plan se elabora como parte de la planificación de la auditoría operacional
aplicada al área de Almacenamiento y Transporte inmersos en el Departamento
de Logística de la empresa; el mismo nos proporcionará información para
120
conocer las actividades que se deberán realizar, los responsables, tiempos,
áreas específicas a evaluar, información a recopilar y otros aspectos que se
necesite conocer.
3.14.2 Objetivos de la Auditoría:
El trabajo como auditores independientes consistirá en revisar los flujos
operativos de Almacenamiento y Transporte de la empresa en el lapso
comprendido entre el 1 de enero y 31 de diciembre del 2012 con el objetivo de:
Identificar las actividades y procedimientos que sean ineficaces, que no
agreguen valor y no contribuyan para mejorar el desempeño de la
institución con la finalidad de proponer mejoras para dichas áreas,
optimizando los recursos existentes ya sean humanos, materiales,
económicos, y tecnológicos.
En base al diagnóstico de auditoría operacional aplicado al área de
almacenamiento y transporte , los resultados de los papeles de trabajo
obtenidos de los procedimientos de auditoría que se aplicaron, se
realizará el informe definitivo para la gerencia de la empresa, el mismo
que contendrá las propuestas de mejora para los procesos que
optimizaran los procedimientos y controles.
121
Promover la eficiencia, eficacia y economía en las actividades de
almacenamiento y transporte contribuyendo con esto al progreso de las
demás operaciones en la administración de la cadena de valor.
3.14.3 Equipo de Trabajo y Tiempos Estimados
Para la realización de la auditoría operativa en el trabajo de campo de cada se
contará con un equipo auditor guiados por un supervisor para la elaboración de
los papeles de trabajo y análisis de la información, obteniendo un informe con
los principales problemas encontrados en las procesos de la organización.
Se ha estimado un tiempo para la ejecución de la auditoría en, considerando la
contribución de información que realice la organización y su cumplimiento
dependerá de la diligencia del personal de la misma.
AUDITORíA A IMPORTADORA S.A
AÑO 2012
EQUIPO AUDITOR
Msc. Antonio Márquez
Supervisor
Sr. Eduardo Perero Venegas
Auditor Senior
Srta. Lissette Guale De Los Santos
Auditor Senior
122
3.14.4 Recursos Materiales y Financieros
Los recursos materiales que se requieren para la realización de la Auditoa se
detallan a continuación:
Tabla 6: Recursos Financieros
EQUIPOS
MATERIALES
Descripción
Cantidad
Descripción
Cantidad
Computadora
2
Esferográfico
4
Impresora
1
Cartucho
2
Pen drive
2
Papel Bond/Resma
5
Los pagos de los honorarios por el contrato de la ejecución de la auditoría y
gastos incurridos por el desarrollo de la misma representan los diferentes
desembolsos de recursos financieros.
123
3.14.5 Cronograma de Actividades
Periodo a revisar: 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2012
Visita Exploratoria:
Entrega del Informe:
Tabla 7: Cronograma de Actividades
AUDITORÍA OPERACIONAL EN EL AREA DE LOGÍSTICA
IMPORTADORA DE ARTÍCULOS FERRETEROS
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012
Descripción del Trabajo
Horas
Est.
Horas
Real
Fecha
FAMILIARIZACIÓN
a) Estudio Ambiental
Solicitar información para establecer y valorar la
rotación de inventarios, razones financieras,
estructura organizacional, procedimientos y
políticas operacionales, verifique y recopile
información sobre normativa y procedimientos
estándares.
b) Visitas
Observar detalladamente cada proceso
concerniente a la administración del área de
logística de la importadora
12
12
26/11/2012
124
Descripción del Trabajo
Horas
Est.
Horas
Real
Fecha
INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS
c) Entrevistas
Efectuar cuestionarios y reuniones con el
personal operativo y gerencial con el propósito
de recopilar información sobre los procesos
involucrados en el área de logística.
Análisis de procesos
Análisis de los procedimientos y las actividades,
mediante la evaluación del control interno:
Observación directa de procesos
Revisión de flujogramas
Reproceso de procedimientos o controles
Revisión de información del sistema
d) Evaluación de la Gestión Administrativa
Con la información recopilada se identificará la
efectividad de la administración para resolver los
problemas, y conocer si la estructura
organizacional es adecuada para el área a
evaluar.
Examen de Documentación
Identificar los hallazgos de auditoría con las
diferencias encontradas.
52
56
5/12/2012
125
Descripción del Trabajo
Horas
Est.
Horas
Real
Fecha
INFORME DE AUDITORÍA
Elaborar un Borrador del informe
Discutir el informe con las personas
involucradas.
Redactar el informe final para la Gerencia
4
3
1/03/2013
FECHA DE FINALIZACION:
ELABORADO POR: Equipo Auditor
REVISADO POR: Msc. Antonio Márquez
Descripción del Trabajo
Horas
Est.
Horas
Real
Fecha
DIAGNÓSTICO
C) Fase Creativa
Establecer un orden de prioridad a los
hallazgos de auditoría operacional.
Establecer estrategias administrativas
beneficiosas para los hallazgos.
D) Revisión de Hallazgos
Comparar esquema con modelo existente y
asegurar la importancia del hallazgo.
Listar las diferencias encontradas.
Analizar hallazgos con las personas
involucradas.
24
24
20/02/2013
126
3.14.6 Generalidades y Operaciones:
Control Interno
Las funciones establecidas para realizar las operaciones no se encuentran
documentadas, el personal realiza sus labores de acuerdo a su experiencia, de
una manera empírica. Estos aspectos nos proporcionan información para
evaluar el control interno del área de logística, verificando si existe desviación de
las directrices que la gerencia establece y los estándares relacionados a la
gestión de almacenamiento y distribución de los productos para determinar su
efectividad.
Se pretende proporcionar flujogramas de los procesos operativos, técnica que
mejorará las actividades cotidianas de dicha área y de esta manera lograr el
cumplimiento de los objetivos del departamento y la misión empresarial.
Trabajo Preliminar
Para llevar a cabo la auditoría operativa es necesario utilizar una metodología
como es la recopilación, procesamiento y evaluación de toda la información
proporcionada por la empresa, con ello daremos pautas a nuestro programa de
auditoría que contendrán entrevistas, cuestionarios, papeles de trabajo. Es
necesario mencionar que la empresa no cuenta con manuales de
127
procedimientos establecidos, existen manuales de funciones pero solo para
ciertos cargos sin embargo se rigen bajo controles y lineamientos establecidos
por la gerencia administrativa, por tal motivo se realizará la auditoría operativa al
área de almacenamiento y transporte de la empresa.
Se efectuará el siguiente trabajo:
Evaluación del control interno en el área de almacenamiento: estructura
organizacional, políticas etc.
Evaluar los métodos usados para clasificar los productos, el control que
se ejerce a los mismos.
Evaluar las condiciones técnicas y físicas del área de almacenamiento
para conocer si éstas son adecuadas.
Entrega de productos, preparación de pedidos y despacho serán
procesos que se analizarán para determinar el grado de efectividad de los
controles sobre los mismos.
Evaluación de los controles de almacén aplicables a la mercadería para
la venta.
Evaluación al proceso de transporte para entrega de mercaderías dentro
de la cuidad con el fin de determinar su grado eficiencia, eficacia y
economía para la empresa y dar propuestas de mejoras al mismo.
128
3.15 PROGRAMA ESPECÍFICO DE AUDITORÍA OPERACIONAL
PARA ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE.
Objetivos de la Auditoría
General:
Analizar los procesos relacionados con el almacenamiento y transporte del
inventario; dar propuestas de mejoras para fortalecer los controles existentes
con políticas y procedimientos establecidos que ayuden a evaluar el desempeño
de los objetivos y lineamientos planteados por los directivos y que éstos puedan
medir su grado de efectividad.
Específicos
Identificar hallazgos de auditoría operacional en las áreas de
almacenamiento y transporte; en los cuáles podamos sustentar nuestro
análisis.
Evaluar el grado de eficiencia y eficacia operacional en las áreas de
almacenamiento y transporte.
Proporcionar recomendaciones para los hallazgos observados,
fortaleciendo así el control interno y atacando a sus debilidades.
Elaborar un informe en el cual consten las conclusiones y
recomendaciones resultantes de nuestro trabajo de auditoría operativa.
129
Sugerir un método matemático para ayudar a optimizar los recursos que
se emplean para el transporte de la mercadería hasta los clientes.
3.16 ALCANCE DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
El presente trabajo de auditoría tendrá como alcance la evaluación de los
controles operativos y administrativos existentes en la empresa; para ser
específicos los contenidos en las áreas de almacenamiento y transporte.
130
3.17 FAMILIARIZACIÓN
Como se indicó en el capítulo número dos, el objetivo de esta fase es recopilar,
clasificar y referenciar la información obtenida.
Tabla 8: Programa fase I
AUDITORÍA OPERATIVA
PROGRAMA ESPECÍFICO DE LA FASE I
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012
PROCEDIMIENTOS BASICOS
Ref.
1.- Preparar un calendario para las entrevistas con el Gerente y
Subgerente o Autoridades de la entidad (si este procedimiento
no se cumplió en la reunión inicial de presentación del Equipo de
Auditoría) y con los directores de áreas y sub-áreas, con el fin de
explicarles el objetivo de la auditoría e identificar y solicitar
información adicional a la ya identificada y que no esté en los
archivos de la Auditoría.
3.17.1
2.- Recopile información escrita sobre:
- Antecedentes,
- Operaciones,
- Razones Financieras
- Planeación, organización, dirección y control.
Clasifique la información recopilada (por cada uno de los
aspectos ya mencionados. Para cada aspecto haga referencia
cada uno de los documentos de la información con una relación
sumaria del respectivo aspecto y arme los siete legajos
correspondientes. (Uno para cada aspecto).
Obtenga información verbal sobre los aspectos que no existiere
información escrita por medio de entrevistas informales.
131
Visite las instalaciones de la entidad a nivel central y establezca
con claridad en que otros lugares o regiones tienen
instalaciones.
En esta visita establezca comunicación con los funcionarios
responsables de las áreas.
Cédula Sumaria Recopilación de Información:
Tabla 9: Fechas de recopilación de información
AUDITORÍA OPERATIVA
Período: del 1 de enero al 31 de Diciembre 2012
Tiempo Empleado:
Fecha de Inicio:
Descripción
Referencia
Fecha
Horas
Antecedentes de la Empresa(Proveedores)
Numeral .1.1
29/10/2012
1
Productos que Ofrece
Numeral 3.1.1
29/10/2012
1
Estructura Social
Numeral 3..1.4
29/10/2012
2
Planificación Administrativa(Misión, Visión)
Numeral 3.1.2 y
3.1.3
29/10/2012
2
Administración de la Empresa
Numeral 3.1.4
29/10/2012
2
Legislación de la empresa
Numeral 3.4.3
29/10/2012
1
Principales Funciones
Numeral 3.5
5/11/2012
3
Principales Políticas
Numeral 3.8
5/11/2012
1
Aspectos Financieros
Numeral 3.10
5/11/2012
1
132
3.17.1 Calendario de Entrevistas
Tabla 10: Calendario de Entrevistas
AUDITORÍA OPERATIVA
Período: del 1 de enero al 31 de Diciembre 2012
Tiempo Empleado:
Fecha de Inicio:
Entrevistas a Realizar
Fecha Realizada
Ref.
Gerente Administrativa
13/11/2012
Anexo E
Jefe de Logística
14/11/2012
Anexo E
Asistente administrativo
de bodega
14/11/2012
Anexo E
Operario
14/11/2012
Anexo E
3.17.2 Recopilación de Información: Entrevistas
Para efectuar la recopilación de información fue necesario entrevistar al
personal clave de la empresa y del Departamento de Logística en el cuál están
inmersos los procesos de Almacenamiento y Transporte; mediante observación
directa se obtuvo la siguiente:
1. PUESTO: GERENTE ADMINISTRATIVO
Es la persona responsable de la administración de la empresa, vela por el
cumplimiento de los lineamientos establecidos por la Gerencia General y el
Directorio.
133
Objetivos del Puesto:
Generalmente es quien planifica, coordina y dirige la empresa junto
con el Gerente General y el Directorio.
Supervisar y autorizar decisiones importantes que se toman en pro de
la empresa para el desarrollo eficiente de todas las actividades y el
crecimiento de la misma
Mantener un ambiente de trabajo en equipo para el logro de sus
objetivos y planes establecidos.
Principales Funciones:
Planificar, dirigir y controlar todas las actividades administrativas de la
empresa.
Proporciona a los empleados las actividades a desarrollarse en un
lapso determinado.
Vela por el cumplimiento de las políticas y normas establecidas por la
empresa.
Responsable del área de Logística de la empresa; una de las más
importantes de la empresa.
Busca constantemente mejorar la gestión de la empresa mediante
proyectos que los beneficien.
134
Responsable de la implementación de procedimientos operacionales y
sus respectivos controles.
Maximizar el valor de la empresa dentro de los parámetros
establecidos; toma acciones correctivas en caso de alguna situación
desfavorable.
Observaciones:
La Gerencia de la empresa está a cargo de familiares; en el caso de la
Gerente Administrativa no tiene funciones definidas y por ende hace
de todo un poco, además de ello también es parte del directorio. No
cuenta con la preparación académica para dicho cargo.
No es comunicativa con los trabajadores en cuanto a nuevas
disposiciones.
2. PUESTO: JEFE DE LOGÍSTICA
Persona responsable de la logística de la empresa; en esta área están inmersos
los procesos de almacenamiento, preparación y despacho de la mercadería,
está a cargo de la bodega.
Objetivos del Puesto:
Responsable de la planificación estratégica-táctica y del cumplimiento
de los objetivos del área de logística a través de la realización de las
operaciones conforme a los procedimientos.
135
Principales Funciones:
Conocer diariamente los resultados alcanzados por el área con base
en los objetivos trazados y reportarlos a la alta dirección.
Sugerir a la alta dirección acciones de mejora en las operaciones.
Garantizar el cumplimiento de procedimientos, normas de seguridad y
perfiles de cargo del área de logística..
Buscar e implementar mejoras en los procesos mediante: Cambios en
procesos, inversiones, etc. que busquen minimizar costos y/o mejorar
el nivel de servicio.
Mantener actualizados los procedimientos
Reglamentar normas de seguridad y buenas prácticas en el área de
Logística.
Asegurar el orden de la bodega y la disciplina del personal.
Hacer el presupuesto anual de gastos e inversiones del departamento
y controlar su cumplimiento.
Diseñar e implementar un plan de capacitación anual para el personal
de Logística.
Mantener informada a la alta dirección las observaciones y novedades
ocurridas en su departamento.
136
Observaciones:
Existe mucho desinterés por parte de la administración y el jefe de
logística por mejorar esta área, no existen metas claras, y muchas de
las actividades que realiza lo hace de forma empírica.
No existen manuales de funciones para los trabajadores del
Departamento incluido el jefe de Logística; quien debe hacer de todo y
en muchas ocasiones no abastece para dicha sobrecarga de trabajo.
3. PUESTO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE BODEGA
Persona responsable de asistir en las tareas al jefe de logística, supervisando al
personal que labora en este departamento, organizar el trabajo diario y también
vela por el cumplimiento de los objetivos establecidos.
Objetivos del Puesto:
Responsable del registro de la información en el sistema, la impresión
de documentos habilitantes para los procesos operativos y archivo de
documentos.
Responsable de supervisar el trabajo del verificador, operarios y
choferes.
137
Principales Funciones:
Ingresar mediante el sistema la información correspondiente a los
movimientos de la mercadería en el sistema.
Imprimir los documentos de respaldo para la gestión operativa de la
bodega:
o Guías de remisión
o Ordenes de armado de carga
o Solicitud de reverso de orden da carga
o Otros documentos
Elaborar las solicitudes de conversión de producto
Verificar que los documentos contengan los requisitos necesarios
según los procedimientos, caso contrario reportar a Jefe de Logística.
Estar pendientes del funcionamiento de los sistemas informáticos y los
procesos de acuerdo a los manuales de procedimiento, e informar a
Jefe de Logística cualquier novedad encontrada.
Velar por los cumplimientos de las metas propuestas para el área de
Logística.
Brindar apoyo a su jefe inmediato en todas las tareas que se
presenten.
138
Observaciones:
En algunas ocasiones se observó que hay ingresos de mercaderías
que no se los realiza el mismo día por falta de tiempo
No existen tareas claras acerca de su trabajo, ya que realiza tareas
que no competen a su alcance.
4. PUESTO: OPERARIO
Persona encargada de las actividades operarias del traslado, embalaje, y todo lo
que implique la recepción, preparación y despacho de pedidos, es el cargo de
menor rango en la estructura organizacional.
Objetivos del Puesto:
Responsable de ejecutar los movimientos de mercaderías que sean
necesarios para cumplir con los objetivos del departamento de
logística.
Principales Funciones:
Armar los pedidos para los clientes en base a las órdenes de carga
emitidas.
139
Descargar y almacenar correctamente los productos que ingresan a la
bodega.
Manipular adecuadamente los productos y velar por el buen estado de
los productos en la bodega.
Brindar apoyo en los procesos de control de inventario, revisión de
inventario, saneamiento y demás procesos operativos.
Estibar las cargas a ser despachadas en los vehículos de repartos.
Cumplir con los procedimientos
Observaciones:
No existe un manual de funciones para este cargo al igual que los
demás, el tiempo que le toma a un operario conocer el lugar exacto de
la mercadería es considerable, ya que los digos de guía en algunas
ocasiones no son los correctos; según declaraciones del Jefe de ésta
área el personal para este cargo siempre es despedido ya que no
llenan las expectativas.
No se observó el uso de uniformes adecuados; como lo son botas,
cascos, fajas, etc. lo que podría ocasionar accidentes.
140
3.17.3 Procedimientos
No existe procedimientos documentados, la información fue recabada por medio
de entrevistas y observación en el área.
Procedimiento para recepción de mercadería
El jefe de logística recibe documentos habilitantes de transportista y los
entrega a verificador
El verificador revisa la carga que llega constatando que el producto este
completo y en buen estado; se debe Llenar el formulario de recepción
detallando el estado de la mercadería.
El verificador debe Firmar y hacer firmar a transportista, la respectiva
entrega-recepción en el formulario de recepción de mercadería.
Todo ingreso de mercadería en bodega debe ser también ingresada en el
sistema con sus respectivo formulario y documentos.
Verificador Entrega formulario de ubicación actual a operario y procede a
almacenar mercadería en ubicación y/o lugar disponible.
Procedimiento para Preparación y Despacho de mercadería
Venta indica modalidad de entrega del pedido: Bodega o transporte de la
empresa; si la entrega es en bodega se procede a verificar de acuerdo
con la documentación respectiva ya sea factura o guía de remisión.
141
El operario debe cargar mercadería hasta cliente/vehículo y hace firmar
documentos habilitantes a cliente, el asistente administrativo de bodega
recibe documento y archiva en carpeta de pedidos entregados.
Procedimiento para transporte de mercadería
Ventas indica que el proceso de entrega de pedido será ejecutado por
transporte de la empresa.
El asistente de bodega planifica la distribución de pedidos en medios de
transporte, verifica que la mercadería sea la que indica los documentos
habilitantes.
Se procede al traslado de la mercadería hacia las instalaciones de los
clientes, cuando se efectúa la entrega se hace firmar al cliente los
documentos: Guía de remisión y Factura
3.18 DESARROLLO DE LA FASE DE INVESTIGACIÓN Y
ANÁLISIS
En esta etapa el Equipo auditor debe examinar la información recopilada en la
etapa anterior con la finalidad de determinar y analizar los objetivos, políticas y
normas de la entidad. Es de importancia en esta etapa determinar los objetivos
principales del ente auditado, la autoridad delegada, los funcionarios
142
principales, procesos principales, fuentes de financiamiento, le ambiente
organizativo y demás aspectos importantes relacionados a la empresa
Tabla 11: Programa fase II
AUDITORÍA OPERACIONAL
DE ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE
PROGRAMA DE LA FASE 3 DE INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS
Periodo del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2012
OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS BÁSICOS
Ref. P/T
OBJETIVO DE LA FASE:
El propósito de esta fase es que el equipo responsable de la
auditoría comprenda la misión principal, los objetivos principales
y las operaciones de importancia de la empresa auditada.
Igualmente, que tenga claridad sobre la organización,
procedimientos generales, fuentes de financiamiento y demás
aspectos de importancia, relativos al ente auditado.
1. PROCEDIMIENTOS
1.1 Analice la información sobre antecedentes recopilada en
la Fase 1 y determine con claridad:
a) Porque y para que se creó la empresa auditada.
b) Si los objetivos iníciales han sido modificados desde
su creación hasta la fecha de inicio de la auditoría.
1.2 Analice los antecedentes, marco legal y planificación
estratégica de la entidad auditada y establezca con
claridad la visión y misión primordial actual y los objetivos
143
principales que debe desarrollar para cumplir su misión.
1.3 Determine cuál es la organización actual que adopta la
entidad para a gestión de los inventarios y el
almacenamiento; establezca cuales son los
procedimientos asociados; evalué a través de la
observación, el flujo del proceso e identifique aéreas
débiles en la ejecución.
2. OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS BASICOS
2.1 Analice la información sobre marco legal; de la entidad
auditada y establezca o liste con precisión las
disposiciones legales vigentes que regulan las
operaciones y actividades.
2.2 Establezca las generalidades del sistema de control
interno y externo para la gestión del área de inventarios y
almacenamientos.
2.3 Elabore el árbol de la misión primordial, objetivos
principales, operaciones y actividades de importancia.
2.4 Establezca las generalidades del sistema de control
2.5 interno y externo para la gestión del área de inventarios y
almacenamientos.
2.6 Analice los datos financieros; calcule razones financieras
y evalúe la eficiencia, eficacia y oportunidad de la
información. Evalúe los inventarios.
2.7 Ejecute cuestionarios de control interno; haga pruebas
selectivas.
2.8 Identifique áreas críticas.
2.9 Deje constancia de los hallazgos.
3.18
3.18
3.10
3.21
144
3.18.1 Control Interno Empresa
Para conocer el Control Interno de la empresa fue necesario recabar
información de las siguientes fuentes:
Organización Interna del Inventario para el área de almacenamiento
Organización interna para el proceso de transporte
Análisis de Flujos de Procesos.
Encuestas a personal de la empresa mediante cuestionarios.
Observación de las instalaciones y del ambiente de trabajo; forma en
que se efectúan las operaciones en la realidad.
3.18.2 La Organización Interna y su Gestión
La empresa cuenta con un organigrama que fue elaborado hace muy poco
tiempo -según nos indicó la gerente administrativa-, sin embargo se evidenció
que muchos de los trabajadores desconocían de ello, especialmente en el área
operativa. Para el área de logística que comprenden algunos procesos que son
objeto de nuestro análisis como el Almacenamiento, preparación y despacho de
pedido, y transporte existe una división organizacional que es conocida
internamente, pero no existe una manual de funciones para cada puesto de
trabajo, tampoco existe un manual de procesos con el cuál puedan guiarse; por
145
ellos y, bajo pedido de la administración realizamos los respectivos manuales de
funciones y procesos que detallaremos más adelante.
Mediante entrevistas realizadas al jefe de logística, encargado de los procesos
antes mencionados pudimos recabar la siguiente información acerca de los
procedimientos que se siguen en esta área con respecto al inventario:
El departamento de logística está directamente relacionado con las áreas
de compras y ventas. Compra informa a Jefe de Logística del programa
de recepción de mercadería por orden de compra con 48 horas de
anticipación y packinglist en caso de importaciones.
En almacenamiento: Los productos solicitados a los proveedores son
recibidos en las bodegas de la empresa, el verificador es quien Revisa la
carga que llega verificando que el producto este completo y en buen
estado además de ello verifica la guía de Remisión con los pedidos
recibidos y la orden de compra, luego de firmados los documentos de
entrega-recepción, el asistente administrativo Envía facturas y/o guías de
remisión (documentos habilitantes) a Gerencia/Contabilidad.
La empresa cuenta con una bodega de 50mts de largo por 20mts de
ancho dividida en tres niveles: Planta baja, primer piso y segundo piso, en
ella están almacenados cerca del 95% de los productos, la empresa
146
cuenta con un montacargas y un ascensor para acceder a los diferentes
niveles.
El flujo del inventario en este departamento es: Recepción,
Almacenamiento, Preparación y Despacho de pedidos, y Transporte.
El jefe de logística tiene a cargo 15 personas las cuales se encargan de
la bodega y el transporte los cuales son:
11 Operarios; ellos realizan labores múltiples entre las que están:
carga y descarga de la mercadería, preparación de pedido,
embalaje, ubicación de los productos en las bodegas, etc.
1 Asistente de Bodega quien es Responsable del registro de la
información en el sistema, la impresión de documentos habilitantes
para los procesos operativos y archivo de documentos.
2choferes y 1oficial encargados del transporte de las mercaderías
2supervisores encargados de verificar el estado y cantidad de los
productos que llegan a las bodegas y también de coordinar a los
operarios.
Otras actividades que se realizan en la bodega son:
Brindar apoyo en los procesos de control de inventario, revisión de
inventario, saneamiento y demás procesos operativos.
Elaborar reportes de inventarios.
147
Mantener la seguridad del almacén restringiendo la entrada a
personas extrañas a esta área en coordinación con los guardias de
seguridad
Clasificar y almacenar los artículos en el lugar donde corresponda
Mantener ordenada y limpia el área de bodega.
Observaciones:
No existen procedimientos escritos de todo lo mencionado anteriormente,
en las visitas que realizamos a las bodegas se pudo evidenciar controles
muy débiles y en algunos casos inexistentes debido a la premura y
rapidez con los que deben hacerse ciertos procesos, esto da lugar a
evadir o dejar en segundo plano controles que son my importantes; un
ejemplo de aquello es no ingresar al sistema las mercaderías, dejándolas
para otro día, lo que conlleva a tener un stock desactualizado.
Según declaraciones de la Gerente administrativa en ésta área ocurren
muchas desviaciones o faltantes de productos, en especial aquellos que
son muy pequeños y de valor significativo; ello se debe los controles
deficientes relacionados a esta clase de productos.
148
Existen diferencias significativas en cuanto al resultado que arroja el
sistema relacionado al stock de clavos y remaches ya que muchas veces
estos productos no son ingresados al sistema.
No se realizan conteos físicos periódicamente; solo lo hacen una vez al
año a los artículos de mayor rotación, tampoco existe un técnica exacta y
rápida de conteo.
3.18.3 Análisis de la Gestión Del Almacenamiento y Transporte
Para realizar un análisis de la gestión en el almacenamiento y transporte se
solicitó información específica de cada uno de estos macro-procesos; el análisis
más detallado de dicha información se presenta a continuación:
Actividades que se realizan en Almacenamiento
Para conocer y poder evaluar las actividades que se realizan en el almacén y
transporte de las mercancías se realizó visitas programas y constatamos lo
siguiente:
Recepción de mercadería
Condiciones Físicas y estructurales del almacén
Disposición, clasificación y resguardo de las mercaderías
Medidas de seguridad del almacén
Logística para el transporte de la mercadería
Conteo del inventario
149
Recepción de mercadería:
Se observó que en algunas ocasiones debido a la premura y la cantidad
del descargue no se concilia la orden de compra versus la factura y guía
de remisión para saber si realmente lo que se pidió es lo que se recibe;
esto ocurre debido a la confianza que la empresa tiene a sus
proveedores, según pudimos constatar la mercadería primero se
descarga y luego se verifica; el control en dicha situación es muy débil e
ineficiente ya que lo estándar sería revisar primero la documentación y
rápidamente proceder al descargue.
Conjuntamente con el descargue se debe revisar la mercancía, la
cantidad y los precios acordados, como resultado de esta actividad se
debe emitir un formulario detallando el estado de las misma, esto será el
sustento para deterioros ocurridos en la bodega y no por parte del
proveedor.
Recomendación:
El jefe de bodega debe tener como política revisar toda la mercadería recibida
cuando el proveedor aun está en las instalaciones para comunicarle cualquier
novedad; realizado llenar un formulario en donde conste el estado de la
mercadería recibida dicho formulario consta en el ANEXO X y fue desarrollado