A continuación se expone por qué y cómo llevar adelante un correcto y eficiente proceso de ventas dentro de la organización desde las perspectivas técnica y administrativa.
Introducción
Con la actual globalización y la introducción de nuevos negocios en el mercado, la competencia de las empresas ha ido evolucionando y en conjunto la metodología del análisis y desarrollo de estrategias con el objetivo de mantenerse y desarrollar continuamente mejora y crecimiento competitivo y profesional. De tal manera que el éxito de una empresa dentro del mercado objetivo actualmente se puede definir por el desarrollo y la forma en la que utiliza la información que puede obtener de sus operaciones internas y del entorno en el que se desarrollan sus negocios, por el liderazgo de la organización por parte del personal administrativo y operativo y por la inclusión que la empresa implementa a lo largo de todos sus procesos.
Dentro de una organización, o empresa, existen diversos departamentos que conforman su organismo, de tal manera que al funcionar correctamente se convierten en una serie de elementos importantes que logran mover el negocio hasta el cumplimiento de sus objetivos. Por esta razón, y en sentido de comparación, podemos asimilar una empresa como un organismo vivo, el cual se compone de órganos que en conjunto logran la vida, y que en caso de que alguno falle, el desarrollo del futuro del ser vivo correrá el riesgo de desaparecer o de frenar su evolución y crecimiento, de igual forma, en una empresa el funcionamiento correcto de cada uno de sus departamentos y su comunicación integral logran que el negocio se mantenga competitivo en el mercado en el que se desarrolla, y la falla en alguno de sus procesos podrá poner en riesgo la existencia de la empresa o la disminución en sus operaciones en el mercado objetivo.
Sin embargo, la directriz que guía a la empresa al cumplimiento de su principal objetivo, el cual es siempre generar utilidad derivado del capital invertido será el proceso de ventas, siendo este el que se encuentra en contacto continuo con el cliente, la organización y el entorno, por tal motivo podemos estudiar el proceso desde dos puntos de vista, la etapa técnica de ventas y la etapa administrativa.
Proceso técnico de ventas
El proceso técnico de ventas es la etapa con mayor impacto debido a que es la ejecución de las estrategias, el primer punto de contacto con el cliente y el entorno de los negocios de la organización, lo cual, definitivamente resalta la competencia, de tal forma que de este proceso dependerá la confianza que el consumidor pueda tener y la perspectiva hacia el negocio, por lo tanto el ingreso que la organización presenta por ventas se verá directamente afectado por este proceso, en consecuencia las utilidades se afectarán del mismo modo retrocediendo o aumentando para el cumplimiento del objetivo planteado por la compañía.
Durante esta etapa del proceso se recopilarán datos importantes que al desarrollar un correcto análisis ayudarán a los demás departamentos en su pronóstico, generación de estrategias y planeación de los recursos con el fin de facilitar el logro de los objetivos, principalmente, el análisis de los datos obtenidos ayudará a la administración de ventas, quien utilizará esta información para realizar el pronóstico de ventas a un tiempo determinado, tema que se enfocará más adelante en este artículo.
Los datos recuperados de los clientes por medio de este departamento se deberán de analizar para lograr utilizar la información de manera correcta, de esta forma generar estrategias que impulsen el cumplimiento de los objetivos de la organización, recolectando los datos suficientes para comprender el comportamiento de los clientes actuales y potenciales de la empresa y las barreras y ventajas que el entorno puede presentar evolutivamente, de esta manera generar soluciones a las problemáticas que se presentan y evolucionar con el mercado para lograr generar crecimiento, estabilidad y sustentabilidad del negocio.
Conociendo el comportamiento de los clientes actuales y potenciales se pueden generar estrategias de mercadotecnia que impulsen a la ampliación de la cartera de clientes y conseguir la fidelización de los consumidores actuales, sin embargo, en base a la tendencia del comportamiento y la evolución del mercado se pueden generar mejoras y cambios en los productos, lo cual generará cambios en la producción y en los procesos internos de la empresa.
Por otra parte, de los datos obtenidos también se pueden obtener los pronósticos de ventas aplicables a un tiempo determinado y, con base en este pronóstico, tener los recursos humanos, los equipos, los insumos y el tiempo suficiente para lograr la producción prevista, de lo contrario la competencia directa en el mercado objetivo puede tomar ventaja sobre la falta de atención a los clientes en general. De esta manera, se convierte en una cadena de información que al fluir dentro de la empresa se logra el cumplimiento de las metas planteadas y objetivos.
Proceso de venta típico (Fuente: Antúnez Gordillo, Luis. La gestión profesional de ventas. IT Campus Academy, p. 107)
Proceso administrativo de ventas
Esta etapa del proceso de ventas es sin duda de igual importancia pero de menor impacto para la organización puesto que será la etapa de gestión de las actividades que la etapa técnica deberá de realizar, entre otras actividades de importancia para lograr cerrar el ciclo completo del proceso, el cual se compone de: preventa, venta y postventa.
Dentro de las actividades que la administración de ventas debe cumplir se encuentra el análisis de los datos obtenidos por la etapa técnica del proceso, estos datos se deberán de separar según sea el uso que el departamento pretenda darle, así mismo la información se deberá direccionar de manera correcta al área de la organización para realizar los ajustes necesarios para la planeación correcta de acuerdo con el mercado. Debido a que los datos proporcionados por el área técnica de ventas corresponden directamente al mercado objetivo y a las necesidades de los clientes para la evolución de los productos ofertados.
En función de los datos proporcionados por el área técnica de ventas se desarrolla el pronóstico de ventas para los periodos deseados por el administrador del negocio, existen diferentes métodos para realizar la planeación de ventas, los cuales se verán en el desarrollo de otro artículo enfocado. Este dato de predicción de ventas tendrá un impacto importante ante los demás departamentos de la organización, puesto que en base a este dato se realizará la planeación de la producción necesaria para cubrir las necesidades del cliente y de los clientes potenciales. Por consiguiente, se definirá la compra de todo lo necesario para cubrir la producción planeada, así mismo la mano de obra requerida y el tiempo necesario para cumplir los objetivos.
Otra de las funciones de la administración del departamento de ventas de la organización es la planeación de la estrategia correcta para lograr los objetivos propuestos por el pronóstico de ventas, estrategias que ayudarán a que la meta se alcance de manera efectiva y fácil para el departamento técnico de ventas, de esta manera cumplir adecuadamente el ciclo y cubrir los objetivos de la organización, que como se menciona al inicio del documento, es generar riqueza para la organización.
Es responsabilidad de la administración del proceso de ventas la capacitación del personal en cuanto a lo que se espera de los empleados y los productos, así como definir las características del nuevo personal y desarrollar el liderazgo necesario para el crecimiento del departamento y, por consiguiente, de la empresa.
Conclusión
Para concluir el tema de la importancia del proceso de ventas para el desarrollo organizacional podemos resaltar la importancia del conocimiento que se debe de desarrollar en el personal requerido para la etapa técnica de ventas, así como la importancia de un correcto análisis de dicha información, puesto que el desarrollo correcto logrará mejoras dentro de los diferentes procesos que conforman la organización, por el contrario, la mala interpretación de la información o no conseguir información confiable e indispensable podrá generar propuestas que solo lograrán una caída en los indicadores del negocio, lo que generará pérdidas iniciando por confianza en clientes que por consiguiente se traducen en pérdidas económicas.
Para lograrlo será necesario integrar temas de importancia, incluyendo para la etapa administrativa: liderazgo, obtendrá información necesaria para lograr de manera efectiva y eficaz el desarrollo del departamento y la toma de decisiones; pronóstico de ventas, tema que ayudará a realizar predicciones correctas de las ventas futuras; comportamiento del consumidor, tema que ayudará a la comprensión del cliente y sus necesidades. Para la etapa técnica de ventas se pueden abordar temas como: comunicación eficaz y eficiente, tema que ayudará a comprender correctamente a los clientes y el entorno; proceso de ventas, ayudará a entender el proceso completo para lograr cerrar una venta.
Recomiendo ampliamente aumentar el compromiso y dedicación para estudiar los temas propuestos y mucho más.
