Presupuesto de Capital

Al inicio de algún proyecto, además de estar comprometido con la idea, es importante identificar de forma realista los objetivos y las acciones necesarias para lograrlo. Los presupuestos son  expresiones cuantitativas de estos planes, es decir, un método para operacionalizar las metas y estrategias del proyecto de la empresa.

Si bien, la realización de un presupuesto de capital debe ser una prioridad para todos los que comienzan un proyecto, pocas veces se vuelve algo prioritario, lo cual suele ser un error pues éste es un plan financiero que permite mejorar la toma de decisiones respecto a los recursos disponibles, así como ser un indicador de qué hacer para lograr el objetivo deseado. Igualmente, ayudan a crear engagement en cada empleado con relación a la organización pues éstos se ven involucrados de forma directa en el logro de metas e incluso en la construcción de nuevos para mejorar.

Al existir distintos objetivos, también existen diferentes tipos de presupuesto, cada uno de ellos encaminado a una función en específico. Por ejemplo: el presupuesto maestro es un plan financiero amplio para un año (fiscal) a partir de varios presupuestos individuales, por departamento y actividades, divididos también en trimestres. El presupuesto continuo o rodante es uno que siempre abarca 12 meses, cuando termina un mes en el presupuesto se agrega otro, así, se busca asegurar que los administradores planeen de forma regular.

Para poder construir un presupuesto de capital es necesario contar con datos y estimaciones que nos permitan calcular las ganancias e incluso poder determinar si un proyecto o producto es rentable, en qué medida y en qué tiempo se verá el retorno de la inversión. Se realiza un pronóstico indivual de ventas por parte del personal de ventas, para unirlo y presentar uno conjunto, se pueden considerar el ambiente económico general, competencia, publicidad, políticas de fijación de precios, etc. Además es importante considerar costos y actividades relacionadas con el efectivo. En cuestión de costos son de gran ayuda los datos históricos y las cifras relevantes de inflación. El presupuesto de efectivo es importante por la planeación de pago de cuentas por cobrar. A continuación se exponen los pasos sugeridos para poder realizar un presupuesto de capital completo:

DATOS

1. Considerar los activos que se van a adquirir y el total de la inversión que se necesita tener para poder arrancar. Es importante conocer costo unitario, valor de salvamento, valor a depreciar y vida útil de cada uno en años.
2. Presupuesto de ventas. Realizar una estimación de ingresos, lo recomendado es en un margen de 5 años, considerando unidades a vender y el precio unitario.
3. Estimar los costos variables, tomando en cuenta la inflación. En éste se integran costos de mano de obra, materia prima y costos indirectos, así como el costo total unitario y la cantidad de unidades a producir.
4. Determinar costos y gastos de operación, englobaldo salarios anuales y gastos administrativos.
5. En el caso de solicitar financianciamiento se necesita la inversión total requerida, el financiamiento a solicitar expresado en moneda nacional y en porcentaje, y en caso de ser préstamo con banco se hacen también los cálculos con la tasa fija del crédtio y la duración del mismo.
6. Calcular la tasa de descuento, mediante el cálculo de la TREMA (Tasa de Rendimiento Mínima Aceptable) y la Tasa de descuento o TREMA ponderada para poder definir cuál es el porcentaje de ganancia mínima que se le va a pedir al proyecto.

EVALUACIÓN FINANCIERA

Calcular las utilidades, los flujos de efectivo nominales y descontados de los 5 años estimados.

1. Ingresos + costo variable = utilidad marginal
2. Utilidad marginal – depreciación (máquinas y planta) – gastos fijos (sueldos y gastos adm.) = utilidad antes de intereses e impuestos
3. Utilidad antes de intereses e impuestos – intereses = utilidad antes de impuestos
4. Utilidad antes de impuestos – impuesto 30% = utilidad neta
5. Utilidad neta + depreciación = Flujo de efectivo de operación. Éste muestra todos los orígenes y aplicaciones de efectivo esperados para así saber si el flujo es el idóneo para lograr las metas previamente designadas.
   1. Flujo de efectivo neto * valor de descuento = Flujo de efectivo descontado. El flujo de efectivo descontado nos permite comparar el efectivo como si ese efectivo existiera en un periodo actual.

Determinar el punto de equilibrio. Es uno de los datos estratégicos para cualquier proyecto porque nos apoyamos en los costos y gastos fijos previamente considerados.

1. Costos Fijos / porcentaje de utilidad marginal (para pagar lo fijo) = punto de equilibrio en ventas expresado en moneda nacional.

Evaluación financiera del proyecto. 4 reglas: VPN, TIR, IR y PDR

1. Determinar el valor presente neto al sumar los flujos descontados previamente calculados.
2. Aceptar el pryecto si el valor presente neto de los flujos de $ es mayor a 0
3. Sumar el flujo de efectivo nominales y el flujo descontado por año para saber si en ese año se da la recuperación de la inversión.
4. Calcular la TIR (Tasa Interna de Rentabilidad) con los flujos nominales
5. Precisar si la TIR es mayor a la Tasa de Descuento, o el rendimiento mínimo exigido para el proyecto.
6. Aceptar el proyecto si la TIR es mayor que el costo de oportunidad.
7. Obtener el IR (Índice de Rentabilidad) al dividir la suma de flujo de efectivo descontados (año 1 a 5) entre la inversión incial y si es mayor de 1 se acepta el proyecto.

BALANCE PROFORMA

Corroborar que exista un equilibrio entre activo y pasivo en cada año estimado.

Es importante tener en cuenta que los presupuestos son una herramienta muy poderosa para el control y el logro de objetivos dentro de la empresa, así como para los inversionistas, en caso de existir, que además nos permite conocer a dónde se dirige la empresa incluso antes de iniciar con las operaciones, sin embargo, se debe considerar que estos puedan compararse con resultados reales, esto es, que llegue a ser flexible ya que en ocasiones el nivel de actividad anticipado no es igual al nivel de actividad real.

El presupuesto flexible proporciona los costos esperados para un rango de actividad o los costos presupuestados para el nivel de actividad real y así preparar un reporte de desempeño que compare los costos esperados con los reales.

Los presupuestos se pueden utilizar para examinar la eficiencia y la efectividad de una empresa. La eficiencia se logra cuando el proceso de un negocio se ejecuta de la mejor manera posible, utilizando los recursos disponibles, la efectividad significa que un administrador alcanza o excede las metas descritas por el presupuesto estático.

Sin embargo, se debe considerar que siempre se necesita hacer cambios en los presupuestos, ajustes para obtener un acercamiento de actividad y operación cercano a lo real, por ejemplo, en una empresa comercial, el presupuesto de producción se reemplaza con uno de compras de mercancías, en éste se identifica la cantidad de cada artículo para reventa, costo unitario y costo total, además desaparece el presupuesto de materiales directos y mano de obra directa. En una empresa de servicios con fines de lucro, el presupuesto de ventas es también el presupuesto de producción, desparece el de inventarios pues los servicios producidos serán los vendidos.

Un sistema de presupuestos ideal es aquel que logra una total congruencia con las metas y que simultáneamente crea un impulso en los administradores para que logren las metas de la organización de manera ética.

• Incentivos monetarios y no monetarios – medios que se usan para motivar a los administradores para que trabajen hacia el logro de las metas organizacionales.
• Presupuesto participativo – énfasis sobre objetivos amplios y no rubros individuales del presupuesto.

Hay holgura presupuestaria cuando se subestima deliberadamente ingresos y sobreestima costos.

• Estándares realistas – énfasis sobre objetivos amplios y no rubros individuales del presupuesto.
• Posibilidad de control de los costos – responsabilidad de los costos.
• Medidas de desempeño múltiples . evitar comportamiento miope (de criterio estrecho), esto es, tomar acciones que mejoran el desempeño presupuestal a corto plazo pero que ocasionan un daño a largo plazo para la empresa.

Es decir, el poder anticipadamente definir los objetivos permite tener una sincronía hasta con los empleados, hacerlos parte de la meta en común, trabajar en la misma sintonía y lograr un ganar-ganar que beneficie a todas las partes involucradas.

Gitman, L. & Zutter, C. (2012). Principios de Administración financiera (12a. Ed.). México: PEARSON EDUCACIÓN.