Planificación estratégica en la Cruz Roja venezolana seccional Mérida

El Programa de Atención Psicosocial en Desastres para la Republica Bolivariana de Venezuela nace a raíz de la tragedia ocurrida en el Estado Vargas en Diciembre de 1999, donde el Movimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja lo implementaron a través de la Federación Internacional de la Cruz Roja, la American Red Cross y la Cruz Roja Venezolana.

El programa tiene como finalidad proporcionar a los damnificados herramientas de ayuda psicosocial que les facilite el proceso de recuperación posterior a la catástrofe natural. Además de capacitar al personal que trabaja directamente con estas personas, para que estos estén en condiciones de reconocer las reacciones esperadas tanto en damnificados, rescatistas, voluntarios, como en si mismos, proporcionando un abordaje adecuado, rápido, eficiente y humano, que minimice los efectos traumáticos tras el desastre y que permita una recuperación satisfactoria.

El Alcance de este informe es aportar los primeros lineamientos y estrategias para acometer la planificación estratégica en la Fase de desarrollo en la que el plan se encuentra actualmente. Debemos puntualizar en este contexto que una estrategia es una pauta integradora de decisiones que proporciona un mapa de los caminos para la consecución de las metas de una organización. Creando ó revisando, las directrices organizacionales, la Misión, la Visión, los Objetivos, el Organigrama (ver Figura N° 1), y el Área Funcional, junto con el Análisis Ambiental se genera un primer Diagnostico y las primeras Estrategias, que se deben implantar y controlar, para poner en marcha el Modelo de Planificación que se propone en este informe y que aparece reflejado en la Figura N° 2, para así  llevar a cabo los objetivos planteados.

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Este informe surge como respuesta a la inquietud de la Dra. Clara Arellano Martínez, Coordinadora para la Seccional Mérida del Programa; con respecto a la implantación y continuidad del Plan de Apoyo Psicosocial,  debido a esto se ha visto en la necesidad de solicitar la elaboración de la Planificación Estratégica que desarrolla este informe. Fue muy valiosa su colaboración para la recopilación y suministro de la información necesaria para la elaboración del análisis Ambiental.

2. Directrices organizacionales.

Para establecer y mantener la dirección de una organización se deben fijar la Visión, Misión y Objetivos de la misma, los cuales son dispositivos claves para obtener avances en el P.A.P.D. La Visión y la Misión del programa nos van a marcar la Dirección General del Plan, ofreciéndonos un panorama completo de los valores, filosofías y aspiraciones que deben orientar la labor organizativa.

Esperamos que las declaraciones de Misión y Visión que se hacen en este informe sirvan para motivar e inspirar a los miembros actuales y futuros del programa.

Los Objetivos Organizativos nos centran en la definición de las metas más especificas, es el blanco hacia el que se orientan los esfuerzos que se van a llevar a cabo en la Organización, donde se aportan fundamentos sólidos y apropiados para la Formulación de las estrategias, la ejecución de las mismas y el planeamiento de la acción.

Vision

Prestar ayuda psicosocial en forma rápida, eficiente y humana  a los damnificados por los desastres naturales.

Misión

El movimiento internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja siguiendo sus principios fundamentales de humanidad, imparcialidad, neutralidad, independencia, carácter voluntario, unidad y universalidad han implementado a través de la Federación Internacional de la Cruz Roja, la American Red Cross y la Cruz Roja Venezolana, el programa de atención psicosocial en desastres para la Republica Bolivariana de Venezuela, el cual tiene como finalidad proporcionar a los damnificados herramientas de ayuda psicosocial que les facilite el proceso de recuperación posterior a la catástrofe natural, atendidos por un personal altamente calificado. Además, persigue capacitar al personal que trabaja directamente con estas personas, para que estén en condiciones de reconocer las reacciones esperadas tanto en damnificados, rescatistas, voluntarios, como en si mismos, y de esta manera proporcionar un abordaje adecuado, rápido, eficiente y humano, que minimice los efectos traumáticos tras el desastre y que permita una recuperación satisfactoria. El plan de apoyo psicosocial en desastres, basará  su gestión en un manejo transparente, eficaz y eficiente de los recursos asignados.

  1. Declaración de aspiración.

Todos los miembros de la Cruz Roja queremos un Plan de Apoyo Psicosocial en Desastres donde el personal que trabaja en él se sienta orgulloso y esté comprometido con la oportunidad de contribuir, de aprender, de crecer en función de nuestros meritos y no por políticas o por antecedentes. Queremos ser un personal respetado, que sea tratado con justicia, que sea escuchado, y que esté involucrado. Por encima de todo queremos sentir satisfacción por nuestros logros y por todos aquellos a quienes ayudamos, por las amistades, para tener un equilibrio entre nuestra vida personal y profesional y ser felices por nuestros esfuerzos. Queremos edificar futuro para lograr la continuidad del Plan de Apoyo Psicosocial en Desastres, cerrando las brechas que puedan existir entre los principios y las prácticas, para siempre actualizar nuestros valores y que sean un reflejo de un servicio adecuado, rápido, eficiente y humano para llevar adelante la imagen  y los valores humanitarios de la Cruz Roja Venezolana.

Liderazgo para lograr esta aspiración.

Se necesita un liderazgo basado en  la franqueza, para  influir y lograr el compromiso de la sociedad con el plan, voluntad de reconocer y manejar la responsabilidad personal, el trabajo en equipo, y fomentar la confianza de los voluntarios y de los atendidos. Modelar buenas conductas y adiestrar a otras personas para que las adopten. Un liderazgo que sepa aprovechar plenamente las capacidades de todo el personal y lo coloque en la mejor posición para que su influencia llegue más al damnificado. Un liderazgo que sea un compendio de las normas éticas que se han establecido, que tenga muy claro la visión, la misión y los objetivos del Plan y que procure el mayor reconocimiento a los individuos y equipos que contribuyen a nuestro éxito. Un liderazgo que se fortalece con el proceso de retroalimentación continuo.

Objetivo organizacional.

Prestar ayuda psicosocial en forma rápida, eficiente y humana  a los damnificados por los desastres, para que estos encuentren salidas inmediatas a la tragedia,  logrando  así  recuperar su autonomía, transformando la crisis que han vivido en una oportunidad de crecimiento personal y comunitario.

Objetivos a largo plazo.

  • Lograr la permanecía en el tiempo del plan de ayuda psicosocial a los damnificados por los desastre naturales en la Zona Andina.
  • Establecer un convenio de apoyo Institucional entre el Plan de Apoyo Psicosocial y el Instituto Tecnológico de Ejido (IUTE).
  • Establecer un convenio de apoyo institucional entre el plan de apoyo psicosocial y la Fundación de manejo de desastre naturales del estado Mérida. (FUNDEM)

Objetivos especificos.

  • Situar al P.A.P.D. en una Fase dos de planeamiento basado en la predicción, donde se da inicio a una etapa de crecimiento.
  • Lograr una asignación estática y continua de recursos, bajo la concepción de un presupuesto anual para el año 2001.
  • Diseñar planes de servicio del P.A.P.D. con sentido plurianual.
  • Contar con información precisa acerca del voluntario capacitado y del damnificado atendido.
  • Aumentar el nivel de captación de voluntarios en un 50%.
  • Aumentar el nivel de damnificados atendidos en un 25%.
  • Extensión del programa a comunidades de alto riesgo.
  1. Análisis Ambiental

El análisis ambiental es el proceso donde se hace un seguimiento a los ambientes organizativos de una organización, mediante el cual se clasifica y encausa la información para identificar las  potencialidades y debilidades de su ambiente interno y las oportunidades y amenazas que brinda el ambiente externo; las cuales influyen en la capacidad de la misma para lograr sus objetivos.

Para lograr la supervivencia del P.A.P.D.,se deben analizar toda la serie de insumos, influencias y fuerzas que se reciben del exterior, evaluando eficazmente el entorno que la circunda. También se deben explorar las condiciones futuras del entorno de la organización para incorporar lo aprendido a sus procesos de toma de decisiones.

Aquí debemos analizar información que provenga en primer lugar del ambiente general que esta en el ambiente externo, donde los componentes tienen consecuencias a largo alcance para los directivos y sus estrategias. Siguiendo con el ambiente externo encontramos la información del ambiente operativo ó competitivo, donde sus componentes tienen influencia directa en la dirección del plan. Por último revisamos la información que procede del ambiente interno que comprende todas las fuerzas que actúan dentro de la organización, originándose en ella misma y que tienen implicaciones especificas en su dirección y desempeño.

  1. Análisis externo.

Comprende la identificación y evaluación de tendencias y hechos competitivos, sociales, políticos, económicos y tecnológicos claves, para revelar las oportunidades y amenazas del entorno. Las tendencias y los hechos externos son factores que una Organización no puede controlar ella sola. Es el propósito de identificar las variables claves para prometer respuestas procesables.

Teniendo presente lo anterior, procederemos ahora a analizar los factores externos que la afectan y posteriormente identificaremos las Amenazas y Oportunidades que se le presentan.

Oportunidades.

  1. La existencia de organismos tanto públicos como privados que están en condiciones de recibir la capacitación para el fortalecimiento del P.A.P.D. en busca de una red de atención inmediata, en caso de desastres.
  2. El Instituto Tecnológico de Ejido, forma Técnicos Superiores en el área de Manejo de Emergencia y Acción contra Desastres, siendo esta línea de estudio un posible punto de apoyo para el desarrollo del P.A.P.D.
  3. La existencia de un organismo gubernamental dedicado a la atención de emergencias y desastres FUNDEM, el cual podría prestar ayuda en cuanto a  la logística.
  4. La posibilidad de establecer nexos con la Guarnición Militar.
  5. La ciudad de Mérida cuenta con un Cuerpo de Bomberos, al cual se le puede brindar capacitación como voluntarios, además de percibir de ellos ayuda logística.
  6. El apoyo que ofrece el Hospital San Juan de Dios con su equipo médico especialista en el área de psiquiatría.
  7. No existe otro organismo que brinde esta asistencia de Apoyo Psicosocial en Desastres.

Amenazas.

  1. Poco interés de las comunidades que pudieran resultar afectadas con respecto al P.A.P.D lo que origina la perdida de continuidad del mismo.
  2. Un escaso nivel de información de las comunidades en relación a la existencia de desastres de menor grado.
  3. El efecto emocional que sufre el voluntario capacitado luego de un trato prolongado con personas damnificadas.
  4. Falta de compromiso por parte del voluntariado capacitado que no es personal de la Cruz Roja con el P.A.P.D.
  5. El riesgo que corre la Cruz Roja Venezolana de perder la oportunidad que brindan los planes de cooperación al desarrollo y auspiciados por organismos internacionales, al no lograr la continuidad del programa.

Como parte del análisis ambiental externo se puede realizar la matriz de evaluación de los Factores Externos (EFE), la cual permite resumir y evaluar toda la información relacionada con el ámbito económico, social, cultural, político, gubernamental y tecnológico. Dicha información se recopila en la Tabla N° 1 de la cual se puede concluir que el plan de Apoyo Psicosocial en Desastres esta comenzando a aprovechar las oportunidades que se le presentan para vencer las amenazas, ya que su promedio es superior a la  media (2,65>2,50).

Tabla N° 1. Matriz de Evaluación de los Factores Externos. (EFE)

  1. Análisis interno.

Consiste en identificar y evaluar las Fortalezas y Debilidades Organizativas en sus Directrices Organizacionales desde las áreas Funcionales del P.A.P.D, y su interrelación con la Visión, Misión, Objetivos y Organigramas planteados. Así mismo permite analizar las consecuencias o efectos estratégicos de importancia en las áreas funcionales de la Organización. Representa un elemento fundamental en el que debe basarse la formulación estratégica, identificándose los factores claves sobre los que recae el diagnóstico, para cambiar las debilidades que tiene el plan en su implantación en fuerzas que se conviertan en competencias distintivas.

Fortalezas

  1. El P.A.P.D. cuenta con una estructura organizativa bien definida.
  2. Definición clara de su proceso funcional, tanto en la capacitación del voluntario, como en la atención del damnificado.
  3. El P.A.P.D. cuenta con un personal directivo altamente calificado.
  4. El P.A.P.D. cuenta con programas de capacitación actualizados.
  5. Realiza reuniones periódicas para mantener actualizados a los coordinadores regionales.
  6. El P.A.P.D. cuenta con un registro manual de los datos de sus voluntarios capacitados.
  7. Se da una relación armoniosa entre el voluntariado capacitado.

Debilidades.

  1. No cuenta con un presupuesto de funcionamiento anual, basado en una planificación para el año siguiente.
  2. Cuentan solo con el apoyo financiero y tecnológico de la American Red Cross.
  3. Lentitud del manejo de los recursos financieros del programa en las seccionales.
  4. Falta de sistema de administración estratégica.
  5. Falta de indicadores de control que permitan medir el nivel de rendimiento de los voluntarios capacitados.
  6. No cuentan con canales de comunicación apropiados para brindar el P.A.P.D.
  7. Falta de espacio físico adecuado e independiente para desarrollar el P.A.P.D.
  8. El A.P.D. no cuenta con vehículo propio para prestar el servicio.
  9. Falta de apoyo por parte de la dirección de salud y bienestar social de la institución tanto a nivel nacional como regional.

El paso final del análisis ambiental interno consiste en construir una matriz de Evaluación del factor Interno. Esta herramienta analítica de Formulación de estrategias resume y evalúa las debilidades y fortalezas importantes de gerencia, finanzas, motivación, servicio y capacitación. Así como también permite analizar las áreas funcionales dentro del desarrollo del P.A.P.D. En la Tabla N° 2 se pueden observar todos estos factores y analizar su peso y calificación dados, de esto podemos decir que el plan de apoyo psicosocial en desastres se encuentra por debajo del punto medio (2,14<2,50) lo que indica que es un plan con muchas debilidades internas.

Tabla N° 2. Matriz de evaluación de los Factores Internos.

Diagnostico

Para desarrollar una planificación estratégica para el P.A.P.D., se ha diagnosticado que esta se encuentra para su inicio en el año 2000 en la Fase 1 denominada Planeamiento Financiero Básico, ya que solo se han tomado un control operativo de las actividades para el logro del apoyo que presta el plan,  dependiendo de un presupuesto inicial dado por la American Red Cross, y de un Enfoque funcional basado en los primeros lineamientos enviados y en las habilidades de los coordinadores, donde se persigue cumplir con el presupuesto.

FUERZAS – F

1.    Estructura organizativa bien definida.2.    Definición clara de su proceso funcional.3.    Personal directivo altamente calificado.4.    Programas de capacitación actualizados.5.    Realiza reuniones periódicas con coordinadores regionales.6.    Registro manual de los datos de sus voluntarios capacitados.7.    Relación armoniosa entre los voluntariados.

DEBILIDADES – D

1.    Presupuesto de funcionamiento anual. 2.    Solo Apoyo financiero y tecnológico de la American Red Cross.3.    Lentitud del manejo de los recursos financieros4.    Falta de sistema de administración estratégica.5.    Falta de indicadores de control.6.    Canales de comunicación inapropiados 7.    Espacio físico inadecuado y dependiente. 8.    Vehículo propio.9.    Apoyo de la dirección de salud y bienestar social de la institución.

OPORTUNIDADES – O

1.             Organismos aptos para recibir capacitación P.A.P.D.2.             lUTE punto de apoyo para desarrollo del P.A.P.D.3.             FUNDEM presta ayuda logística al P.A.P.D.4.             Posibles nexos con la Guarnición Militar.5.             Cuerpo de Bomberos para capacitarlos como voluntarios y recibir ayuda logística. 6.             Equipo médico especialista en el área de psiquiatría. 7.             No existe otro organismo que brinde esta asistencia de Apoyo Psicosocial en Desastres.

ESTRATEGIAS – FO

(F3,F4;O1,O3, O4, O5) : Realizar talleres de capacitación en apoyo psicosocial a entes gubernamentales relacionados con el sector salud, IUTE, FUNDEM, rescate, desastres naturales, la guarnición militar, bomberos, así como también los no gubernamentales que se muestren interesados en el plan.(F1,F2;O2) : Establecer un convenio con el IUTE, en el cual se especifique la necesidad de que los estudiantes de la carrera Técnicos de Manejo de Emergencias y Acción contra Desastres sean capacitados, participen como  voluntarios al plan, considerándose esta actividad parte del programa de pasantías.(F1,…,F7;O6) : Elaborar un Plan Operativo entre el Hospital San Juan de Dios y el plan de Apoyo Psicosocial para obtener mayor efectividad en el uso del  recurso especialista para el tratamiento de los damnificados.

ESTRATEGIAS – DO

(D1,..,D3;O7) : Elaborar un presupuesto por programas del plan para el año 2001 dirigido a la American Red Cross, donde se especifiquen sus requerimientos de acuerdo a los objetivos planteados en el presente informe.
(D8;O1,..,O5) : Establecer un plan Operativo que integre a organismos tales como FUNDEM, Bomberos, Universidad de Los Andes, Guarnición Militar, Gobernación del Estado, para que faciliten los procesos de intercambio en las redes sociales e institucionales y así motorizar sus actuaciones coordinadas durante las fases de impacto y post-impacto en situaciones de desastre puntualizando las actividades especificas.

 

FUERZAS – FDEBILIDADES – D
AMENAZAS – A

1.             Poco interés de las comunidades al P.A.P.D

2.             Poca información en  comunidades acerca de desastres de menor grado.

3.             El efecto emocional del voluntario capacitado.

4.             Falta de compromiso del voluntariado capacitado con el P.A.P.D.

5.             Riesgo de Cruz Roja Venezolana de perder la continuidad del P.A.P.D.

ESTRATEGIAS – FA

(F5,F7;A3,A4) : Realizar reuniones periódicas entre voluntarios, y dinámicas de grupos, para aprender de las experiencias de todos, donde se les brinde la oportunidad de manifestar sus emociones e inquietudes con el fin de encauzarlas, y extraer de ellas lecciones y aprendizajes en cuanto al abordaje y requerimientos de preparación ante situaciones de desastre, aumentando así su nivel de compromiso, afiliación y motivación al logro en el plan.

(F1,F2;A1,A2) : Utilizar los medios de comunicación social como herramienta permanente para motivar  e informar a las comunidades con relación al plan de apoyo psicosocial en función de captar una mayor participación.

(F3,F4;A1,A2): Formar lideres de las comunidades para que sirvan como interventores en el plan,  a través de programas de capacitación y desarrollo, dictados por personal altamente especializado a objeto de  involucrarlos globalmente en el programa de apoyo psicosocial.

(F6; A5): Diseñar una base de datos que permita llevar un mejor control de los voluntarios capacitados y los damnificados atendidos.

 

ESTRATEGIAS – DA

(D4,D5,D9;A5): Establecer un compromiso de apoyo por parte de la Dirección de Salud y Bienestar Social de la Institución, a través de información precisa y detallada que brinden los administradores del proceso a la Dirección, indicando los avances del plan con el fin de lograr la continuidad del mismo.

(D6;A5): Crear una página web del P.A.P.D. a nivel nacional, donde cada seccional tenga la oportunidad de presentar sus avances, además de efectuar charlas informativas a las personas y entidades involucradas en el plan,  en función de  lograr una mejor comunicación.

(D4,D5;A5): Desarrollar un plan operativo que Involucre a este dentro de un sistema de administración estratégica, como un proceso continuo, reiterativo y transfuncional, dirigido a mantenerlo acoplado de manera apropiada con el ambiente en que se desenvuelve.

(D7;A5): Establecer Normas y Políticas claras que le otorguen independencia y autonomía al programa, en las instalaciones de la Cruz Roja, con el propósito de atender los damnificados, así como también en sus canales de comunicación propios (teléfono, fax, internet), y en un manejo rápido y eficiente de los recursos financieros.

(D3;A5): Diseñar un Manual de Normas y Procedimientos para el manejo de los recursos económicos con eficiencia, efectividad y eficacia en función de garantizar el éxito del programa.

Se presentan en este informe las bases para pasar a la Fase 2 que denominaremos Planeamiento Basado en la Predicción,  donde a través del desarrollo de un Análisis Ambiental, de unas Directrices Organizacionales y de un Diagnostico, se presentaran las primeras estrategias basadas en un planeamiento más eficaz para el crecimiento, buscando planes plurianuales para una asignación estática de recursos que se pueda planificar al futuro y  poner en marcha el proceso de administración estratégica siguiendo el modelo que aquí se propone.

Se buscaran objetivos a corto y largo plazo, para que en años futuros, este proceso pase a una Fase 3 y una Fase 4. En la Fase 3 denominada Planeamiento con Orientación Externa donde se debe sopesar la respuesta social, ética, competitiva, global, profesional y política del programa, analizando cuidadosamente su situación y dándole una valoración competitiva, evaluando las alternativas estratégicas y logrando como meta fija una asignación dinámica de recursos. Durante esta fase el programa debe lograr indexarse y complementarse con programas ó planes de desarrollo en esta área que tengan otras instituciones, tanto públicas como privadas, aquí  estaremos pensando en términos abstractos.

En la Fase 4 denominada de la Administración Estratégica, seria la meta del programa, donde se instrumentaran todos los recursos para crear ventajas competitivas sostenibles, creando un marco de planeamiento escogido estratégicamente, que sea creativo y flexible donde exista un clima de valor, de respaldo  y donde el programa estará creando futuro.

Es importante revisar los resultados obtenidos por el P.A.P.D. durante su tiempo de gestión, dichos datos se reflejan en la tabla 3, donde se observa que el total de damnificados en la zona es de 4420 personas, de los cuales se han atendido a la fecha 2397, lo que representa un 54.23% del total. También se puede observar  que se han capacitado 78 voluntarios distribuidos así: 32 en Táchira, 32 en Barinas, 14 en Mérida y ninguno en Trujillo. El estado más eficaz en el proceso de captación y capacitación de voluntarios es el estado Barinas ya que ha pesar de que tiene el mismo número de capacitados que Táchira ha logrado una mejor distribución entre voluntarios y especialistas, logrando un porcentaje de atención psicosocial de un 75,06% en un total de 2947 damnificados, siendo el estado que más damnificados tiene. Táchira  cuenta con 32 voluntarios capacitados y a la fecha no refleja ninguna intervención. El estado Mérida, cuenta con 11 voluntarios y 3 especialistas capacitados, quienes han logrado un porcentaje de 14,86% de damnificados atendidos de un total de 1245.  Con respecto al estado Trujillo no se ha capacitado a ningún voluntario ni se ha atendido ningún damnificado, esto como consecuencia de que no se cuenta con el recurso humano necesario.

Tabla N° 3. Voluntarios Capacitados y Damnificados Atendidos.

También se ha utilizado la Matriz FODA para generar toda una serie de  estrategias alternativas basadas en la información obtenida del análisis externo e Interno, esta información esta reflejada en las tablas 4 y 5. En la Tabla 4 aparecen una serie de estrategias donde se usan las fortalezas internas del plan para aprovechar las oportunidades que brinda el ambiente externo, así como también se plantean estrategias para vencer las debilidades aprovechando las oportunidades. En la Tabla 5 se pueden observar una lista de estrategias que son generadas para usar las fortalezas y así evitar las amenazas,  además de las estrategias defensivas que resultan de reducir a un mínimo las debilidades y evitar las amenazas.

Seleccion De Estrategias Alternativas

  • Como resultado del análisis FODA se obtienen las siguientes estrategias:
  • ESTRATEGIA N° 1: Realizar talleres de capacitación en apoyo psicosocial a entes gubernamentales relacionados con el sector salud, IUTE, FUNDEM, rescate, desastres naturales, la guarnición militar, bomberos, así como también los no gubernamentales que se muestren interesados en el plan.
  • ESTRATEGIA N° 2: Establecer un convenio con el IUTE, en el cual se especifique la necesidad de que los estudiantes de la carrera Técnicos de Manejo de Emergencias y Acción contra Desastres sean capacitados, participen como voluntarios al plan, considerándose esta actividad parte del programa de pasantías.
  • ESTRATEGIA N° 3: Elaborar un presupuesto por programas del plan para el año 2001 dirigido a la American Red Cross, donde se especifiquen sus requerimientos de acuerdo a los objetivos planteados en el presente informe.
  • ESTRATEGIA N° 4: Elaborar un Plan Operativo entre el Hospital San Juan de Dios y el plan de Apoyo Psicosocial para obtener mayor efectividad en el uso del recurso especialista para el tratamiento de los damnificados
  • ESTRATEGIA N° 5: Establecer un plan Operativo que integre a organismos tales como FUNDEM, Bomberos, Universidad de Los Andes, Guarnición Militar, Gobernación del Estado, para que faciliten los procesos de intercambio en las redes sociales e institucionales y así motorizar sus actuaciones coordinadas durante las fases de impacto y post-impacto en situaciones de desastre puntualizando las actividades especificas.
  • ESTRATEGIA N° 6: Realizar reuniones periódicas entre voluntarios, y dinámicas de grupos, para aprender de las experiencias de todos, donde se les brinde la oportunidad de manifestar sus emociones e inquietudes con el fin de encauzarlas, y extraer de ellas lecciones y aprendizajes en cuanto al abordaje y requerimientos de preparación ante situaciones de desastre, aumentando así su nivel de compromiso, afiliación y motivación al logro en el plan.
  • ESTRATEGIA N° 7: Utilizar los medios de comunicación social como herramienta permanente para motivar e informar a las comunidades con relación al plan de apoyo psicosocial en función de captar una mayor participación.
  • ESTRATEGIA N° 8: Formar lideres de las comunidades para que sirvan como interventores en el plan, a través de programas de capacitación y desarrollo, dictados por personal altamente especializado a objeto de  involucrarlos globalmente en el programa de apoyo psicosocial.
  • ESTRATEGIA N° 9: Diseñar una base de datos que permita llevar un mejor control de los voluntarios capacitados y los damnificados atendidos.
  • ESTRATEGIA N° 10: Establecer un compromiso de apoyo por parte de la Dirección de Salud y Bienestar Social de la Institución, a través de información precisa y detallada que brinden los administradores del proceso a la Dirección, indicando los avances del plan con el fin de lograr la continuidad del mismo.
  • ESTRATEGIA N° 11: Crear una página web del P.A.P.D. a nivel nacional, donde cada seccional tenga la oportunidad de presentar sus avances, además de efectuar charlas informativas a las personas y entidades involucradas en el plan, en función de  lograr una mejor comunicación.
  • ESTRATEGIA N° 12: Desarrollar un plan operativo que Involucre a este dentro de un sistema de administración estratégica, como un proceso continuo, reiterativo y transfuncional, dirigido a mantenerlo acoplado de manera apropiada con el ambiente en que se desenvuelve.
  • ESTRATEGIA N° 13: Establecer Normas y Políticas claras que le otorguen independencia y autonomía al programa, en las instalaciones de la Cruz Roja, con el propósito de atender los damnificados, así como también en sus canales de comunicación propios (teléfono, fax, internet), y en un manejo rápido y eficiente de los recursos financieros.
  • ESTRATEGIA N° 14: Diseñar un Manual de Normas y Procedimientos para el manejo de los recursos económicos con eficiencia, efectividad y eficacia en función de garantizar el éxito del programa.
  1. Indicadores de control.

Una etapa importante dentro del proceso de Administración Estratégica es el control; la esencia de este control radica en asegurar que las estrategias se desplieguen tal y como se habían planteado y en emprender las acciones correctivas si se  produjeran desvíos.

Tabla N° 6.  Estrategias e Indicadores de Control.

EstrategiaRendimientoAcción Correctiva
E-1: Realizar talleres de capacitación en apoyo psicosocial a entes gubernamentales  relacionados con el sector salud, IUTE, FUNDEM, rescate, desastres naturales, la guarnición militar, bomberos, así como también los no gubernamentales que se muestren interesados en el plan.Número de voluntarios capacitados por trimestre

Evaluaciones de desempeño.

Aumentar el número de talleres a dictar, buscando una mayor captación de voluntarios

 

EstrategiaRendimientoAcción Correctiva
E-2: Establecer un convenio con el IUTE, en el cual se especifique la necesidad de que los estudiantes de la carrera Técnicos de Manejo de Emergencias y Acción contra Desastres sean capacitados, participen como  voluntarios al plan, considerándose esta actividad parte del programa de pasantías.¿Se logró el convenio con el IUTE?

Número de participantes

Evaluación del desempeño de los participantes.

Informe de Pasantías

Revisar los términos del convenio para que sean satisfactorios para ambas partes.

Pedir mayor participación de ambas partes.

E-3: Elaborar un presupuesto por programas del plan para el año 2001 dirigido a la American Red Cross, donde se especifiquen sus requerimientos de acuerdo a los objetivos planteados en el presente informe.¿Se elaboro el presupuesto antes del 15 de diciembre del 2000?

Índice = Gastos realizados / gastos asignados.

Terminarlo inmediatamente.

Contempla el presupuesto todas las partidas de asignación.

 

E-4: Elaborar un Plan Operativo entre el Hospital San Juan de Dios y el plan de Apoyo Psicosocial para obtener mayor efectividad en el uso de los  recursos especialistas para el tratamiento de los damnificadosTiempo de elaboración del plan.Revisar el cumplimiento en dos meses y llevarlo adelante.
E-5: Establecer un plan Operativo que integre a organismos tales como FUNDEM, Bomberos, Universidad de Los Andes, Guarnición Militar, Gobernación del Estado, para que faciliten los procesos de intercambio en las redes sociales e institucionales y así motorizar sus actuaciones coordinadas durante las fases de impacto y post-impacto en situaciones de desastre puntualizando las actividades especificas.Tiempo de elaboración del plan. ¿Se logró la integración?Crear conciencia acerca del nivel de importancia que tiene el plan para las comunidades
E-6: Realizar reuniones periódicas entre voluntarios, y dinámicas de grupos, para aprender de las experiencias de los todos, donde se les brinda la oportunidad de manifestar sus emociones e inquietudes con el fin de encauzarlas, y extraer de ellas lecciones y aprendizajes en cuanto al abordaje y requerimientos de preparación ante situaciones de desastre, aumentando así su nivel de compromiso, afiliación y motivación al logro en el plan¿Número de reuniones realizadas mensual?

Revisión de las minutas de las reuniones.

Cantidad de propuestas generadas por reunión y/o dinámicas de grupo.

 

Aumentar los niveles de motivación del voluntario.

Clasificar las propuestas generadas y trasmitirlas al resto del grupo que trabaja en el plan, para que genere efectos sinérgicos.

 

EstrategiaRendimientoAcción Correctiva
E-7: Utilizar los medios de comunicación social como herramienta permanente para motivar  e informar a las comunidades con relación al plan de apoyo psicosocial en función de captar una mayor participación.¿Han servido como voceros  los medios de comunicación en relación a la labor que está desarrollando el plan?Crear conciencia del valor que tiene la participación activa de los medios  de comunicación para el éxito del programa
E-8: Formar lideres de las comunidades para que sirvan como interventores en el plan,  a través de programas de capacitación y desarrollo, dictados por personal altamente especializado a objetos de  involucrarlos globalmente en el programa de apoyo psicosocial.¿Ha aumentado el nivel de participación de la comunidad dentro del plan?

Índice = Damnificados atendidos / total de damnificados

Aumentar el nivel de motivación.

 

E-9: Diseñar una base de datos que permita llevar un mejor control de los voluntarios capacitados y los damnificados atendidos.¿Se diseño la base de datos a nivel nacional en el primer trimestre del año?Revisar si se cuenta con el soporte tecnológico  para implementarla  inmediatamente.
E-10: Establecer un compromiso de apoyo por parte de la dirección de salud y bienestar social de la institución, a través de información precisa y detallada que brinden los administradores del proceso al la Dirección, indicando los avances del plan con el fin de lograr la continuidad del mismo.¿ Se han presentado informes detallados ó reuniones donde se actualice a la Dirección de Salud y Bienestar Social de los Avances del plan?Realizarlos inmediatamente.
E-11: Crear una página web del P.A.P.D. a nivel nacional, donde cada seccional tenga la oportunidad de presentar sus avances, además de efectuar charlas informativas a las personas y entidades involucradas en el plan,  en función de  lograr una mejor comunicación.¿Se diseño la página web en el primer trimestre del 2001?

Numero de Consultas realizadas.

Enlaces con  paginas Web externas con programas similares

Revisar si se cuenta con el soporte tecnológico  para implementarla  inmediatamente.
E-12: Desarrollar un plan operativo que Involucre a este dentro de un sistema de administración estratégica, como un proceso continuo, reiterativo y transfuncional, dirigido a mantenerlo acoplado de manera apropiada con el ambiente en que se desenvuelve.¿Se pusieron en marcha las estrategias descritas en este Informe?Dar inicio en forma inmediata al cumplimiento de la misma.
E-13: Establecer normas y políticas claras que le otorguen independencia y autonomía en el programa, en las instalaciones de la Cruz Roja con el propósito de atender los damnificados, así como también en sus canales de comunicación propios (teléfono, fax, internet), y en un manejo rápido y eficiente de los recursos financieros¿Se están cumpliendo estas normas?Reunirse y estudiar su incidencia para calibrar la normativa especificada.

 

EstrategiaRendimientoAcción Correctiva
E-14: Diseñar un Manual de Normas y Procedimientos para el manejo de los recursos económicos con eficiencia, efectividad y eficacia en función de garantizar el éxito del programa.Cumplimiento de normas y procedimientos.Estudiar las causas de su no cumplimiento, en función de modificarlas acorde con los objetivos del programa.

El análisis y la intuición han forjado las bases para la Formulación de las estrategias corporativas alternativas, las cuales son viables, ahora queda la oportunidad de calificar las estrategias según su orden de importancia, esto se logra utilizando la Matriz Cuantitativa de la Planificación Estrategica (MCPE), la cual usa la información obtenida en el análisis ambiental  cruzandola con las estrategias alternativas, para decidir en forma objetiva cuales son las mas apremiantes de ejecutar. Las MCPE se encuentran en el Anexo 2.  Este estudio nos dio el siguiente orden de importancia para la ejecución de las Estrategias Corporativas:

1ESTRATEGIA N° 10 (6.14)
2ESTRATEGIA N°  7 (5.02)
3ESTRATEGIA N°  8 (4.86)
4ESTRATEGIA N°  1 (4.59)
5ESTRATEGIA N°  3 (4.36)
6ESTRATEGIA N° 11 (4.33)
7ESTRATEGIA N°  5 (4.20)
8ESTRATEGIA N°  6 (3.94)
9ESTRATEGIA N° 12 (3.30)
10ESTRATEGIA N°  2 (3.15)
11ESTRATEGIA N° 13 (2.87)
12ESTRATEGIA N°  9 (2.71)
13ESTRATEGIA N° 14 (2.46)
14ESTRATEGIA N°  4 (2.27)
  1. Conclusiones y recomendaciones.

Se concluye que el P.A.P.D., se encuentra para el año 2000 en la Fase 1 denominada Planeamiento Financiero Básico, con un control operativo de las actividades, con un presupuesto inicial dado por la American Red Cross, y  un enfoque funcional basado en los primeros lineamientos enviados y apoyados en las habilidades de los coordinadores seccionales.

Así mismo este informe tiene por finalidad presentar las bases para pasar a la Fase 2, denominada Planeamiento Basado en la Predicción,  donde se ha desarrollado un Análisis Ambiental, unas Directrices Organizacionales y un Diagnostico,  y se presentan las primeras estrategias basadas en un planeamiento más eficaz para el crecimiento

Por otro lado, el total de damnificados en la zona es de 4420 personas, de los cuales se han atendido 2397 personas al 30/09/2000, lo que representa un 54.23% del total. También se han capacitado 78 voluntarios, de los cuales 32 son de  Táchira, 32 de Barinas, 14 de Mérida y ninguno de Trujillo.

También el plan de Apoyo Psicosocial en Desastres se encuentra con muchas debilidades internas, este está empezando a aprovechar las oportunidades que se le presentan para vencer las amenazas del Ambiente Externo.

Recomendamos la implementación del Programa de Administración Estratégica aquí desarrollado para lograr tener una vía de continuidad y crecimiento del Plan de Apoyo Psicosocial en Desastres, sin olvidar que este proceso para tener éxito debe ser continuo, reiterativo y transfuncional.  Es importante destacar, que cada estrategia aquí formulada es de carácter corporativo, es decir que es necesario diseñar planes operativos que involucren estrategias funcionales,  políticas y procedimientos orientados en el alcance de altos niveles de eficiencia, efectividad y eficacia del programa en referencia.

Es de vital importancia para los Venezolanos, que iniciativas como la que engloba el Programa de Atención Psicosocial en Desastres se constituyan en paradigmas para la respuesta tanto de la Cruz Roja como de la Comunidad a estos eventos. Es de especial relevancia, crear matrices de opinión que den sinergia al proceso y quienes tiene la fortuna de llevarlo adelante se constituyan en pilares de soporte que cuenten con la ayuda y el esfuerzo de todos.

Estando seguros de haber cumplido con este informe correspondiente a la Planificación Estratégica del Plan de Apoyo Psicosocial en Desastres, en la Zona de Mérida, Táchira, Trujillo y Barinas, donde recomendamos ampliamente seguir las estrategias señaladas para poder cumplir con los objetivos del mismo. Estamos a sus gratas ordenes para explicar cualquier duda que presente este informe o para hacer cualquier trabajo de nuestra especialidad.

Atentamente.

Sileni Quintero Peña                                       William Lobo Dugarte

Ingeniero de Sistemas                                           Ingeniero Civil

CIV.   113774                                                     CIV. 42568

Especialista en Gerencia Empresarial           Especialista en Gerencia Empresarial

Anexo (Ver PDF)

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Lobo Dugarte William. (2003, octubre 28). Planificación estratégica en la Cruz Roja venezolana seccional Mérida. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/planificacion-estrategica-en-la-cruz-roja-venezolana-seccional-merida/
Lobo Dugarte, William. "Planificación estratégica en la Cruz Roja venezolana seccional Mérida". GestioPolis. 28 octubre 2003. Web. <https://www.gestiopolis.com/planificacion-estrategica-en-la-cruz-roja-venezolana-seccional-merida/>.
Lobo Dugarte, William. "Planificación estratégica en la Cruz Roja venezolana seccional Mérida". GestioPolis. octubre 28, 2003. Consultado el 22 de Marzo de 2019. https://www.gestiopolis.com/planificacion-estrategica-en-la-cruz-roja-venezolana-seccional-merida/.
Lobo Dugarte, William. Planificación estratégica en la Cruz Roja venezolana seccional Mérida [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/planificacion-estrategica-en-la-cruz-roja-venezolana-seccional-merida/> [Citado el 22 de Marzo de 2019].
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