Manual de procedimientos para la implementación de estudios en Organización del Trabajo

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CAPÍTULO I: GENERALIDADES

1.1- OBJETO

La organización contará con un procedimiento documentado que se establece para   la realización de estudios de Organización del Trabajo y su contribución a la mejora continua de la productividad, como eje principal en las actividades principales y de los cargos de dichos procesos. Lo cual es básico en la certificación competente en la entidad, como base esencial para la implementación del Sistema de Gestión Integrada de Capital Humano en el Ministerio de Turismo (MINTUR).

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1.2- ALCANCE

El nivel de funcionamiento de dicho procedimiento   abarca desde la  Oficina Central del Ministerio de Turismo, las Organizaciones Superiores de Dirección Empresarial, las Entidades de Aseguramiento y  Apoyo del Organismo  de Regulación y Control, hasta las estructuras de base subordinadas.

1.3- NIVEL DE ACCESO.

Se otorga acceso de SOLO LECTURA a todo el personal del Organismo que lo requiera para su consulta. Tendrá ACCESO TOTAL, las direcciones de las organizaciones superiores de Dirección Empresarial, las entidades de Aseguramiento y  Apoyo del Organismo, hasta las organizaciones  de base  vinculadas con el MINTUR.

1.4- REFERENCIAS.

  • Cuba, Cuesta Santos A, La Habana 2010, Editorial Academia, Tecnología de Gestión de los Recursos Humanos
  • NC: ISO 10018:2016. Gestión de la Calidad – Directrices para la Participación Activa y la Competencia de las Personas.
  • Decreto-Ley No.252 y su “Reglamento” (Decreto No. 281) relativo la “Continuidad y el Fortalecimiento del Sistema de Perfeccionamiento Empresarial Cubano”.
  • Matéu Pereira Carlos. (2007). Conferencia sobre Productividad. Editada para las Orientaciones de los Activos de Productividad y Organización del Trabajo. La Habana, 2007
  • MINTUR: “Perfeccionamiento Empresarial: Enfoque por Proceso”, Febrero, 2001.
  • MTSS. 2006. Tabloides especiales  para activos de Productividad.
  • Soltura Laseria A. Tecnología de Integración estratégica del Sistema de Competencias de la Organización. Tesis presentada en opción al grado científico de Doctor en Ciencias Técnicas. La Habana, 2009.

1.5 RESPONSABILIDADES

  • Los expertos: Se seleccionarán con el objetivo de actuar como asesores en los diferentes niveles de etapas y actividades vinculadas a los estudios de OT en la organización; tributando con ello a  la elevación de la calidad del desarrollo personal de los cuadros en la toma de decisiones y del capital humano en general por la calidad del servicio. Este grupo estaría formado por directivos, especialistas y trabajadores destacados de la entidad.
  • Alta Dirección: Es el máximo responsable de la designación del Presidente del Comité de Expertos y la constitución del mismo en la organización, controlando el cumplimiento sistemático de lo establecido en este procedimiento.
  • El Comité de Expertos: Tendrá la responsabilidad de llevar a cabo el proceso para lograr identificar, validar y proponer  a la alta dirección las condiciones claves o distintivas de la organización, de los procesos de las actividades principales  y de los cargos de dichos procesos,  a través de documentos legales establecidos.

Hoy en día la empresa cubana debe desarrollar las capacidades requeridas para competir en un mercado más y más sofisticado, con segmentos en los cuales los ratios de productividad son altos, así como  la presión sobre los costos y la innovación incremental es brutal. La única forma de conservar la ventaja competitiva de nuestro sector turístico, es asegurarse de que la organización aprenda con mayor rapidez que la competencia. Esta necesidad de transformación solo se puede cumplir si antes se ha evaluado el estado en que se encuentran los elementos claves que se denominan factores de diseño organizativo. Elevar la productividad es el principal reto que tienen ante sí los colectivos laborales de nuestro sector para continuar aportando al crecimiento de la economía experimentado en los últimos años

En resumen, los jefes y especialistas de reconocido prestigio por su calificación de los procesos y  las áreas, que son miembros del Comité de Competencias, son los responsables de la planificación, implementación  y control de  lo  establecido en este procedimiento.

CAPÍTULO II: TÉRMINOS ESENCIALES 

2.1 Capital humano

Conjunto de conocimientos, experiencias, habilidades, sentimientos, actitudes, motivaciones, valores y capacidad para hacer, portados por los trabajadores para crear más riquezas con eficiencia. Es además, conciencia, ética, solidaridad, espíritu de sacrificio y heroísmo.

NOTA Definición basada en el discurso de Fidel Castro Ruz, Presidente de los Consejos de Estado y de Ministros de la República de Cuba, pronunciado en la primera graduación de la Escuela Latinoamericana de Medicina, el 20 de agosto de 2005.

2.2 Colectivo laboral

Conjunto de personas vinculadas por una determinada actividad laboral, que tienen necesidades e intereses comunes y mantienen relaciones sociolaborales de colaboración, ayuda y responsabilidad mutua, formadas en el proceso de trabajo.

2.3 Eficiencia

Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

NOTA Así aparece en el apartado 3.2.15 de la NC ISO 9000:2005.

2.4 Entidad laboral

Organización con personalidad jurídica, constituida conforme a las leyes cubanas, con fines económicos, administrativos, sociales, culturales, u otros definidos en su objeto social y dotada de capacidad legal para establecer relaciones laborales. Comprende a las empleadoras que suministran trabajadores para que presten servicios en otras organizaciones.

2.5 Estudio del trabajo

Registro y examen crítico sistemático de los métodos existentes para llevar a cabo un trabajo con el fin de mejorar la utilización eficiente de los recursos y establecer normas fundamentadas y actualizadas con respecto a las actividades que se están realizando.

2.6 Jornada laboral

Tiempo durante el cual el trabajador cumple sus obligaciones laborales de producción o prestación de servicios, cuya duración normal es de ocho horas diarias y cuarenta y cuatro horas semanales promedio.

2.7 Organización

Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones.

NOTA 1 Así aparece en el apartado 3.3.1 de la NC ISO 9000:2005.

NOTA 2 Dicha disposición es generalmente ordenada.

NOTA 3 A lo largo del texto de las normas cubanas del Sistema de Gestión Integrada de Capital Humano, cuando se utilice el término “organización” se está refiriendo a las entidades laborales. La definición de  entidad laboral aparece en la presente Norma Cubana.

2.8 Organización del trabajo

Proceso que integra en las organizaciones al capital humano con la tecnología, los medios de trabajo y materiales en el proceso de trabajo (productivo, de servicios, información o conocimientos), mediante la aplicación de métodos y procedimientos que posibiliten trabajar de forma racional, armónica e ininterrumpida, con niveles requeridos de seguridad y salud, exigencias ergonómicas y ambientales, para lograr la máxima productividad, eficiencia, eficacia y satisfacer las necesidades de la sociedad y sus trabajadores.

2.9 Proceso

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

NOTA 1 Así aparece en el apartado 3.4.1 de la NC ISO 9000:2005.

NOTA 2 Los elementos de entrada para un proceso son generalmente resultados de otros procesos.

2.10 Productividad del trabajo

Grado de eficiencia del trabajo vivo concretada a través de diferentes indicadores. Expresa la relación entre los volúmenes de producción o los resultados alcanzados y los gastos de trabajo en que se incurre para lograrlo, tomando en consideración la calidad requerida y el nivel medio de habilidad e intensidad que existen en la sociedad.

2.11 Puesto de trabajo

Zona o lugar en que se ejecuta la actividad laboral por un trabajador o grupo de trabajadores equipados con instrumentos y medios de trabajo necesarios para su realización

2.12 Ambiente de trabajo

Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.

NOTA Así aparece en el apartado 3.3.4 de la NC ISO 9000: 2005

2.13 Atención al hombre

Conjunto de acciones, relacionadas como sistema, que tienden a valorizar al trabajador como ser humano, creando mejores condiciones de vida y de trabajo, mediante la capacitación y desarrollo, la estimulación moral y material, y la seguridad y salud en el trabajo, entre otras. Se caracteriza esta actividad por su compromiso con el trabajador y la búsqueda de alternativas en su atención.

2.14 Cargo

Los que aparecen recogidos en los calificadores comunes, de rama o actividad y propios de organismos, pertenecientes a las diferentes categorías ocupacionales, así como en resoluciones.

En ellos se definen la denominación, contenido de trabajo y los requisitos para ocuparlos y expresan el empleo u oficio que desempeñan, los trabajadores en la organización.

2.15 Categoría ocupacional

Clasificación de los diferentes cargos, de acuerdo con las funciones y tareas que desarrollan los trabajadores, tomando en cuenta sus características disímiles, la complejidad y su vinculación con la producción y la prestación de servicios. Se agrupan en las categorías de operarios, trabajadores de servicios, trabajadores administrativos, técnicos y dirigentes.

2.16 Clima Laboral

Cualidad surgida por la interacción de las condiciones de trabajo, la organización del trabajo, la participación de los trabajadores, la comunicación institucional y las relaciones que se establecen en el proceso de producción y servicios, que influye en la motivación, la satisfacción, el rendimiento laboral y el comportamiento disciplinado y productivo de los trabajadores, y en los resultados de la organización.

CAPÍTULO III: DESARROLLO 

III.1 Base metodológica que sustenta el estudio e implementación de la Organización del   Trabajo   en la Organización.

Objetivo: Fundamentar el procedimiento metodológico que garantizará el estudio de la optimización en la organización del trabajo y la mejora continua de la productividad del capital humano en la organización.

Sobre la base de las tendencias e investigaciones internacionales y nacionales, se realiza la integración de variados métodos y técnicas adaptadas a nuestra realidad, que facilita la participación de los factores en la implementación del procedimiento metodológico y su posterior aplicación. Se caracteriza por su carácter viable y abarcador; logrando involucrar a expertos regionales, ejecutivos y trabajadores con desempeño exitoso en el sector del turismo.

La metodología precisa  por parte de los implicados, de la valoración  y actualización de la estrategia empresarial y del estudio de procesos, que de forma  analítica y generalizadora, permita no solo percibir las condiciones internas y externas que afectan  la eficiencia y productividad del capital humano en las organizaciones del sector del turismo, sino además  accionar sobre ello; lo cual requiere de medios de (investigación – acción) que tributen  con el examen crítico de  las situaciones  que han impedido o permitido su máxima realización en las condiciones histórico – sociales, al logro de las metas del negocio.

En el anexo 1 se presenta el Programa Académico, con las clases que lo conforman y a continuación se expresan en el anexo 2   las técnicas y acciones que pueden emplearse en cada una de ellas, para lograr su implementación.

Primera Etapa: Diagnóstico Inicial de los Estudios de Organización del Trabajo.

Finalidad: Socializar la información sobre el tema y lograr la participación de los factores, dirección y trabajadores de óptimo desempeño, en la ejecución de cada etapa del proyecto de investigación.

Para alcanzar esta finalidad es esencial consultar y dar a conocer en reunión del Órgano de Dirección sobre los objetivos fundamentales de la Organización del Trabajo, apoyados en los objetivos estratégicos elaborados por la entidad para dar cumplimiento a la Misión de la Organización y las principales acciones que se acometerán para ello. Deben tener participación las organizaciones políticas y de masas (PCC, UJC, CTC).

Las actividades que se realizarán en la misma son las siguientes:

  • 1 Presentación de asesores o consultores a dirección
  • 2 Caracterización de la Entidad objeto de estudio
  • 3 Diagnóstico de las premisas y procesos internos (Gecyt)

1.4 Diagnóstico del nivel de experticidad del grupo   de expertos.

1.5 Preparación técnico-metodológica del personal seleccionado

1.6 Reunión con los directivos y trabajadores implicados

I.1. -Es importante comunicarlo en reunión con todos los trabajadores implicados en el estudio; donde se da a conocer los objetivos que se persiguen en cada etapa, explicando la necesidad y formas de lograr la participación activa de los trabajadores, comprometiéndolos con la actividad.

-La selección y conformación  de este comité, grupo encargado de  seleccionar y aplicar  los instrumentos de investigación, así como identificar y proponer, a la alta dirección, las principales debilidades y fortalezas que presenta en  materia organización del trabajo, eficiencia y productividad;  que deberá además proponer las competencias claves o distintivas de la organización, de los procesos de las actividades principales y de los cargos de esas actividades, se realizará a partir de los siguientes presupuestos:

  • Se deben formar los grupos de apoyo y/o comité técnico interno de estudio del trabajo y sus competencias, con compañeros que posean las condiciones mínimas imprescindibles:
  1. a) que tengan experiencia práctica y conozcan la actividad que se realiza en el área.
  2. b) que poseen desempeño exitoso en el puesto o cargo. Avalado por sus superiores, colegas y evaluaciones del desempeño.
  3. c) al menos uno del grupo debe tener conocimiento de las técnicas de registro y de análisis aplicable a la Organización del Trabajo, graduado de Ingeniería Industrial y/o técnico en Economía del Trabajo.
  • Deben prepararse los integrantes del grupo en las técnicas que se van a aplicar, de forma tal que dominen su contenido para desarrollar y aplicar el estudio en la entidad.
  • Para lograr la planeación, implementación y control de los estudios del trabajo, se deberá asegurar la participación de la alta dirección, (al menos un miembro designado oficialmente para presidir el Comité técnico de Competencias), así como de la organización sindical, para la búsqueda de soluciones a los problemas y en la toma de decisiones.
  • La organización y este comité debe tener presente el resguardo del procedimiento documentado – capital estructural – donde se precisa cómo realizar todo el proceso de identificación de las principales deficiencias, y la estrategia de intervención, para el logro de los objetivos trazados.
  • El grupo debe determinar los objetivos fundamentales y políticos de estos estudios para la optimización de la Organización del Trabajo, apoyados en los objetivos estratégicos elaborado por la entidad para dar cumplimiento a la Misión de la entidad.

I.1.2 -Los compañeros del Comité de expertos de la organización,   que apliquen el procedimiento, deberán participar en todas las fases o etapas, hasta lograr implementar y evaluar su puesta en práctica para cada período establecido, en las áreas que se tomen de base, controlando además su efectividad a partir del estudio en la materia y de definir indicadores que permitan la mejora continua de las intervenciones realizadas.

I.1.3 -Se debe realizar   una caracterización de la Instalación tomando en cuenta:

  • Emplazamiento del Hotel (playa o ciudad)
  • Instalaciones
  • Categoría del hotel
  • Capacidad (Número de habitaciones)
  • Oferta (Servicios que brinda el Hotel)
  • Demanda (Promedio de turistas, especificando época de alza y época de baja)
  • Tipo de cliente
  • Cantidad de trabajadores
  • Indicadores de trabajo y salario

Una vez que se tenga conformado el Comité de Competencias y se haya realizado el programa de entrenamiento inicial se continuará interactivamente con la segunda etapa.

Segunda Etapa: Análisis de elementos esenciales de la entidad y su alineación con el Sistema de OT.

Finalidad: diagnosticar el clima laboral y sus niveles de alineación con la productividad en la Organización.

  • Determinar las técnicas principales  para los estudios de OT en la Organización, lo cual tribute a la obtención de las principales debilidades y fortalezas que afectan los niveles de productividad y el desempeño eficaz en la entidad.

Las actividades que se realizarán en la segunda etapa   son las siguientes:

2.1 Definición y documentación de la política de OT en la Organización t

2.2 Alineación con los objetivos estratégicos

2.3 Diagnóstico del Clima Laboral y la motivación en proceso clave

2.4 Determinación de técnicas para los estudios de OT en la Organización l Trabajo

2.5 Diseño y  elaboración  de Estrategia para los Estudio del Trabajo

2.6 Diagnóstico  y Programa de Ejecución de los  estudios de OT en la Organización

II.1 -Para ello se parte del criterio, de que el éxito de la estrategia organizacional dependerá en gran medida, de la contribución a la creación de valor de cada miembro de la organización y cómo para que ésta mantenga su característica de sostenibilidad se han de cumplir  las siguientes  condiciones:

  • La determinación de lo que la organización necesita en materia de estrategia alineada a la gestión integrada de Capital Humano.
  • Una válida y fiable evaluación de la amplitud y profundidad de que cada miembro domina y se implica en la política de OT en la Organización que garanticen el éxito de la estrategia.
  • Un diagnóstico del Clima Laboral y la motivación en proceso clave, que garanticen su desarrollo continuo.
  • Una inversión en tiempo y esfuerzos por parte de directivos y mandos en el dominio de técnicas para los estudios de OT en la Organización, lo cual tribute al  perfeccionamiento de los procesos claves y de sus colaboradores, para la evaluación y el desarrollo continuo de los niveles de productividad.

Ante esta demanda hay que dedicar espacio a esta etapa, a través de la realización de técnicas que posibiliten la ejecución integradora de las siguientes acciones:

II.2 -Revisión y análisis de la estrategia organizacional 

La revisión y análisis de la estrategia organizacional permite diseñar un modelo que integre las necesidades de la entidad, en materia de organización del trabajo y competencias laborales, evitando desarrollar acciones aisladas de las diferentes áreas.

El comité técnico de competencias, trabajará en la revisión y análisis de la estrategia organizacional, estudiando a profundidad y orientándose esencialmente hacia:

  • El objeto central de la entidad, la misión y los objetivos estratégicos de la organización y  del  área donde se desarrolle el estudio y su alineación con los niveles de  productividad del  SGICH que se pretende alcanzar
  • La revisión y/o realización de la matriz DAFO, para lograr precisar las fortalezas y debilidades de la Organización, para el desarrollo continuo de los niveles de productividad,  que podrían afectar al rendimiento de la empresa

Todo lo cual permite diseñar un modelo que integre las necesidades de la entidad, en materia de organización del trabajo, evitando desarrollar acciones aisladas de las diferentes áreas. Las Etapas  como procedimiento general para la  realización de estudios de Organización del Trabajo (OT)  se encuentran fundamentadas en anexo 2.1)

II.3 -Detección de fortalezas y debilidades, vinculadas al SGICH. 

La detección de fortalezas y debilidades de la Organización, vinculadas al SGICH, es necesario para que el comité determine lo que la organización necesita en materia de Gestión Integrada del Capital Humano (SGICH), para el logro de la estrategia.

Puntualizando además en el análisis de los siguientes indicadores más importantes:

  • Nivel de utilidades.
  • Productividad del Trabajo.
  • Salario Medio.
  • Valor Agregado Bruto (VAB).
  • Promedio de trabajadores.
  • Ingresos monetarios.
  • Fondo de salario.
  • Tasa de fluctuación.
  • Utilización del fondo de tiempo.
  • Pérdidas económicas por ausentismo, ausencias

Para el cumplimiento de estas acciones se puede emplear técnicas como:

Revisión documental y encuestas, análisis de indicadores de trabajo y salario, diagrama de causa y efecto, técnica Brainstorming y/o la técnica de grupo nominal, Matriz DAFO entre otras. Muchas de ellas se encuentran agrupadas en los anexos 3 y 4.

Tercera Etapa: Estudios de Proceso en las áreas seleccionadas.

Finalidad: determinar las competencias de los procesos claves en vínculo con  el cumplimiento de acciones en materia de OT que tributan a su desarrollo.

En este paso se realizarán   acciones por consenso del Comité y mediante otras técnicas,   teniendo presente cinco conceptos esenciales: identificación de los procesos, interrelación de las acciones, resultados planificados, mejora continua y gestión de procesos.

III.1- Primeramente se  deberá identificar las actividades principales o grupos de actividades que se realizan, con lo que se confeccionará el Mapa de Procesos, valorando esencialmente:

  • ¿Dado el objeto social, este proceso aporta valor a la satisfacción de   las necesidades del cliente en esta organización?
  • ¿La ejecución de este proceso contribuirá al  logro de  sus objetivos estratégicos?
  • ¿Su ejecución es realizable a corto plazo?

Las actividades que se realizarán en tercera etapa son las siguientes:

3.1 Aplicación de la  metodología de proceso  en estudios de las áreas seleccionadas

3.2  Diagnóstico  de los procesos y/o áreas  seleccionadas  de la Entidad

3.3 Delimitación de técnicas  para los estudios que tributan al  proceso

3.4 Valoración y análisis  de  los estudios  de Proceso

3.5.  Diseño de Matriz de Integración de las Competencias de Proceso

.8. Se      3.6 Seguimiento y control de estructura que favorece a los procesos

III.2 – Para la identificación y validación  de las competencias de procesos   se deberá  precisar:

  • Cómo está organizado el  sistema de las actividades necesarias para la consecución de los resultados propuestos y su mejora continua en la organización.
  • Los criterios e indicadores para medir y dar seguimiento a la eficacia,  eficiencia  y mejora continua del proceso.
  • La identificación de las capacidades específicas del proceso, que le permiten a éste el cumplimiento de su misión y asumir las responsabilidades en tributo al desarrollo de las competencias organizacionales.
  • Cuáles son los recursos, soporte tecnológico y controles necesarios para la ejecución prevista de las actividades del proceso. Cómo se comunican entre sí los que intervienen en el proceso y este con otros procesos de la entidad y con el entorno y que impactan significativamente en el cumplimiento de la misión del proceso y de la organización.
  • Cómo se gestiona el aseguramiento, el desempeño, la satisfacción y la seguridad de los soportes y del capital humano que interviene en el proceso.
  • Cuáles son las brechas que se presentan en las entradas (E), en  la transformación del proceso (T) y por tanto en las salidas (S) del mismo,  que deberán controlarse para  tributar  a la mejora de la calidad del servicio;  con fines  de reducir los costos,  diferenciarse de la competencia y con ello  tributar  al logro de la misión organizacional.

III.3 -En esencia las acciones metodológicas que se proponen en el estudio de procesos son las siguientes:

  1. A) Retomar la identificación y listado de los procesos estratégicos, de realización y de apoyo que garantizan la consecución del servicio o producto (mapa de proceso).
  2. B) Precisar los procesos claves relacionados con la estrategia organizacional. Es decir, las actividades principales, que garantizan o aseguran la consecución de los objetivos, en aras de la satisfacción del cliente en el área objeto de estudio. (Puede realizarse una matriz de objetivos estratégicos – repercusión en clientes y procesos)
  3. C) Estudiar los subprocesos seleccionados. Dando prioridad en el análisis y la investigación a las condiciones internas y externas que tributan a estos procesos. Para lo cual se deberá:
  • Confeccionar fichas de procesos y diagramas; especialmente delimitando los subprocesos, entradas y salidas e identificando los problemas o incidentes que obstaculizan su realización.
  • Identificar los patrocinadores o proveedores de los procesos, insumos necesarios, productos o servicios resultados y distribuidor, que garantizan el cumplimiento de los procedimientos o subprocesos.
  • Identificar y valorar los recursos necesarios que aseguran los resultados (Humanos, Financieros, Materiales).
  • Precisar los indicadores que permitirán su evaluación y control de mejora continua para alcanzar mejores niveles de eficiencia y productividad. Ejemplos: satisfacción del cliente, observación del cumplimiento con la ficha técnica descrita, desempeño del trabajador, etc.
  1. D) Propuesta de mejora de los subprocesos.

III.4Por lo cual  el  estudio de Procesos  tiene como acciones esenciales las siguientes:

  • Listado de los procesos de la empresa.
  • Selección de procesos claves
  • Confección de ficha del proceso
  • Determinación de competencias del proceso
  • Implantación, seguimiento y control
  • Cimentación integradora en las competencias del proceso

Algunas de las técnicas para este estudio se encuentran compiladas en los anexos 5 y 6

Cuarta Etapa: Estudios de normación del trabajo en las áreas seleccionadas

Finalidad: concebir un análisis de los gastos de tiempo y descubrir las reservas para el aumento de la productividad del trabajo, logrando condiciones para los gastos de tiempo necesarios en el cumplimiento de un trabajo dado.

IV.1 -Para ello se deberán realizar los estudios de  Normación del trabajo, teniendo en cuenta que en este concepto se expresa que la norma es el gasto de trabajo vivo necesario para la ejecución de una actividad laboral y ese gasto de trabajo se expresa como norma de tiempo, como norma de producción o norma de servicio, dependiendo la forma en que un trabajador (o grupo de trabajadores) que poseen  la calificación requerida y ejecutan su trabajo con habilidad e intensidad media entiende mejor su deber social y de cómo es más fácil su control, en determinadas condiciones técnico-organizativas.

En el estudio sistemático de la jornada laboral  la administración está obligada a realizar para adoptar las medidas que reduzcan y eliminen la pérdida de tiempo, las interrupciones, los errores de procedimientos de trabajo, y lograr su máximo aprovechamiento se emplearán, entre otras, las siguientes técnicas:

􀂾 Fotografía detallada individual

􀂾 Fotografía detallada colectiva

􀂾 Muestreo por observaciones instantáneas

Las actividades que se realizarán en la  cuarta etapa son las siguientes:

4.1 Registro y examen  de los métodos existentes  para  estudios  de  normación.

4.2 Ejecución de los estudios de Normación en las áreas seleccionadas.

4.3 Selección de las actividades y operaciones  a normar en las áreas .

4.4 Aplicación de técnicas efectivas  que garantice

4.5 Procesamiento y análisis de  la información  obtenida

4.6 Determinación de condiciones de seguridad y salud  que demanda el cargo

4.7 Estudio de las competencias que se demandan para el puesto

4.8. Determinación de las medidas técnico – organizativas

IV.1.1-Para su elaboración se hace imprescindible poder analizar los diferentes gastos de tiempo que se producen durante la jornada de trabajo,  de forma tal que  cualquier tiempo transcurrido durante el cual tenga lugar un hecho determinado, pueda ser registrado diferenciándolo cualitativamente del resto de los gastos de tiempo y a su vez determinando si es necesario o no.

Al realizar un análisis de los gastos de tiempo y descubrir las reservas para el aumento de la productividad del trabajo, estaremos en condiciones de fijar los gastos de tiempo necesarios para el cumplimiento de un trabajo dado, o sea, establecer la norma de trabajo, para ello se tiene en cuenta la estructura de la jornada laboral, además de las características específicas de las acciones que realizan los trabajadores en este tipo de actividad. (Ver anexos 7, 8, 9, 10 y 11).

IV.2 -En la realización del estudio de normación, se seguirán un conjunto de acciones, las cuales son:

  • Selección de las actividades y operaciones a normar.
  • Preparación de la observación.
  • Realización de la observación.
  • Procesamiento y análisis de la información
  • Determinación de las medidas técnico – organizativas a implantar y cálculo de las normas.

IV.2.1- Selección de las actividades y operaciones a normar.

La selección de las actividades y operaciones a normar se realiza en dependencia de la importancia que tengan en el proceso productivo las diferentes actividades y operaciones que se realicen.

Así por ejemplo, se deben elegir con prioridad aquellas actividades y operaciones que resulten limitantes en el proceso de producción o servicio, las que agrupan una gran cantidad de trabajadores y aquellas en las cuales las normas de trabajo vigentes se incumplan o sobre cumplan en una magnitud muy por encima de los parámetros establecidos como normales.

Preparación de la observación.

La preparación de la observación debe comenzar con el estudio de las condiciones de trabajo del taller y de los puestos de trabajo donde se va a realizar la observación. Un elemento importante en la preparación de la observación es la elección y disposición del trabajador que realiza la actividad u operación que será objeto de observación.

La selección de los trabajadores a observar se efectúa en dependencia del objetivo del estudio: si el estudio está encaminado a determinar normas de trabajo, se debe observar a trabajadores que posean la calificación requerida y ejecuten el trabajo con habilidad e intensidad media. Si queremos estudiar los métodos de trabajo se seleccionarán aquellos que posean la más alta productividad a consecuencia de los métodos de trabajo empleados. Si querremos estudiar las causas que motivan el incumplimiento de las normas se estudiarán trabajadores que no cumplan las mismas.

Se recomienda realizar la observación a aquellos trabajadores que cumplan la norma actualmente vigente, en la cantidad más próxima al cumplimiento medio de la misma; o también seleccionar un obrero “largo”, uno “medio” y uno “corto”, sobre la base de las estadísticas que se poseen sobre el nivel de cumplimiento de las normas.

En el cuerpo del modelo se consignará el número de orden de las distintas actividades que tienen lugar durante la observación, su descripción y su símbolo (de acuerdo con la estructura de la jornada adoptada), la hora de terminación de la actividad y su duración, así como cualquier observación de interés a fin de esclarecer las anotaciones.

Al comenzar la observación se anotará, en la casilla correspondiente que aparece al final del modelo, la hora de comienzo de la observación, y en el cuerpo del modelo, el número de orden la primera actividad que realiza el obrero, su descripción y su símbolo. Al concluir la actividad anotará, la hora de terminación y seguidamente el número de orden, la descripción y el símbolo de la siguiente actividad, y así sucesivamente hasta concluir la observación. (Ver registros)

IV.3  – Para la puesta en práctica de los estudios de las competencias laborales   es necesario  la búsqueda de evidencias  que muestren comportamientos de desempeño laboral superior; con la unión armónica de los saberes fundamentales: el Saber: el conocimiento teórico, los elementos cognitivos que son necesarios como base para la preparación de otras formaciones psicológicas y el logro de aplicaciones de  la enseñanza en el trabajo; el Saber – hacer: el sistema de  habilidades teórico-prácticas que permiten su desarrollo, causalmente relacionados con una actuación laboral exitosa  y creativa; el Saber estar y saber ser  expresadas en actitudes   y valores  favorecedoras  para el   entorno organizacional y/o social que garantizan la estabilidad y coherencia de la contribución de la personalidad y que sean  ejemplo en la vida laboral y personal; el  Querer hacer: conjunto de aspectos afectivos – motivacionales, volitivos que determinan las expectativas,  persistencia y satisfacción demostrada en el desempeño; y  el Poder hacer: conjunto de factores relacionados con  lo individual  y lo situacional, manifestadas en las aptitudes y  las condiciones materiales y logísticas que posibilitan el desarrollo  en  las actividades principales.

Es preciso señalar que al redactar las competencias con sus dimensiones se identificarán también los indicadores de cada dimensión.  Dichos indicadores nos permitirán medir como normalización cada una de las competencias, mediante comportamientos observables de los trabajadores en su evaluación del desempeño, como  parte del perfil del cargo.

– Puede  emplearse la técnica  Delphi por rondas y/o el análisis funcional del puesto demostrándose como entre el propósito principal  o la misión de la empresa y la obtención del satisfactor, bien o servicio, existen varias funciones intermedias que lo hacen posible. (Ver Anexos 10 y 11).

-Para  lograr  registrar las  particularidades de cada una de  las competencias, se deberá consensuar con los criterios del comité, que posibilite  enriquecer y operacionalizar  las dimensiones  de cada competencia tratada, contando con el  vocabulario de los trabajadores implicados, los símbolos y las prioridades de tratamiento en la organización, como vías que facilita su influencia  a través de una  cultura organizacional competente. (Ver registros donde se muestra la base del modelo  para  dicho perfil y las bases para validar estas competencias)

En estos momentos  cabe preguntarse: ¿cómo lograr constatar que  el  desarrollo de las etapas desarrolladas, puedan contribuir con el desempeño exitoso del trabajo en la Organización?. Por ello se impone la siguiente etapa.

Quinta Etapa: Validación, Seguimiento y Control del Sistema de OT.        

Finalidades: Determinar las principales debilidades y fortalezas que afectan los niveles de eficiencia, productividad y   con ello el desempeño efectivo de la OT.

  • Modelar un programa de intervención que posibilite la elevación de la productividad, eficacia y eficiencia en la entidad o empresa.

V.1 -Debe destacarse que esta etapa  es de una importancia decisiva en el logro de los objetivos propuestos;  por lo cual  el comité técnico de competencias, en estrecha consulta con los trabajadores y factores (Activos de productividad),  deberá realizar un análisis de los resultados que arrojaron las técnicas aplicadas en  las anteriores acciones; para lograr precisar  las debilidades y fortalezas que afectan los niveles de  eficiencia, productividad y  el desempeño efectivo  del  trabajo en la organización.

Las actividades que se realizarán en  esta etapa son las siguientes:

5.1 Mejora   de condiciones  que tributan  al desarrollo del proceso.

5.2 Aplicaciones  de competencias  laborales  en el área  seleccionada

5.3 Deliberación sobre el Plan de Medidas que  tributan a la eficacia y eficiencia en la Organización.

5.4 Implantación experimental  para   comprobar  su efectividad en la Organización

5.5 Diseño de Manual de Procedimientos en materia de OT

5.6 Preparación para la implantación masiva en la Organización

5.7. Seguimiento y Control de los estudios de OT en la Organización

V.1.1 -En estrecha relación con los resultados obtenidos y los activos en la organización, se podrá elaborar el programa  de intervención que posibilite  la elevación de la productividad, eficacia y eficiencia en la entidad o empresa; fundamentando las acciones esenciales  que permitirán minimizar las debilidades o potenciar las fortalezas  precisando el tiempo, responsable, medios necesarios (financiero, materiales, humano, etc.),  así como las formas de control  y mecanismos de  flexibilidad, etc. que garanticen el éxito del programa de intervención.

En esta evaluación debe tomarse como guía la Visión y Objetivos proyectados a alcanzar por la organización. Para lo cual puede emplearse técnicas e instrumentos tales como:

  • la  técnica Brainstorming
  • el diagrama de causa y efecto,
  • la técnica de grupo nominal.

Las entidades subordinadas del MINTUR analizarán el método actual y sus resultados y el método propuesto en las áreas seleccionadas. Se realizarán normas de servicios, para esto es necesario seguir las indicaciones de las resoluciones vigentes.

V.2 -Cada organización puede llevar el registro de  una forma peculiar, siempre que exista evidencia de su cumplimiento y la Evaluación del Plan de Medidas.

Factibilidad de aplicación: Por lo general se debió haber buscado más de una solución a cada problema y ellas deben evaluarse para argumentar su factibilidad desde el punto de vista de la eficiencia y la eficacia. En esta evaluación debe tomarse como guía la Visión y Objetivos proyectados a alcanzar por la organización. La elaboración de esta proyección se realizará en tiempo, responsable, medios necesarios (financiero, materiales, humano, etc), formas de control, flexibilidad, etc.

En resumen, las medidas que se proyecten deben estar en correspondencia con el objeto social, Misión y Visión de la entidad.

– Implantación experimental.

Concluido el estudio completo del trabajo y obtenido un método mejor, suele ser necesario ir a su implantación experimental para comprobar, en pequeña escala, los resultados esperados y hacer los ajustes correspondientes antes de proceder a su aplicación masiva.

En esta etapa es de suma importancia la formación y readaptación de los operarios que tomarán parte en ella y la creación de las condiciones necesarias para llevarlas a cabo.

El diseñador deberá seguir muy de cerca toda esta etapa anotando todos los resultados y analizarlos con espíritu crítico. Es éste el momento de hacer los ajustes finales.

– La preparación para la implantación masiva.

Con antelación a la generalización del nuevo método de trabajo es necesario preparar su implantación, realizándose los ajustes surgidos como consecuencia de la implantación experimental. El nuevo método, listo ya para ser aplicado, requerirá de un arduo trabajo preparatorio, que deberá recogerse en un plan que contemple entre otros los puntos siguientes:

Preparación de las personas que entrenarán a los ejecutores utilizando el medio más idóneo para su capacitación. Resulta conveniente que al seleccionar estos compañeros se escojan trabajadores experimentados de entre los que emplean métodos y procedimientos avanzados.

Participación en el proyecto tipo para profesiones masivas en lo que concierne a los métodos de trabajo. Los datos a suministrar serán los que aparecen en Normalización una vez que se han hecho los ajustes.

Definición y preparación de los medios técnicos que se van a utilizar en la preparación de los que entrenarán a los ejecutores. En caso de profesiones masivas, se justifica el uso de películas y equipos de grabación de vídeo. Si se trata de procedimientos de racionalización a nivel de fábrica, en profesiones que no son tan masivas, o de partes específicas de un proceso de trabajo, es más conveniente el empleo de otros medios técnicos más económicos, tales como: diagramas, fotografías detalladas, etc.

Debe destacarse que esta etapa, que pudiera parecer rutinaria, es de una importancia decisiva en el logro de los objetivos propuestos; los métodos de trabajo diseñados pueden ser muy eficientes, pero si no se prepara debidamente y con todo rigor su implantación, los resultados prácticos serán limitados, con el consiguiente perjuicio en la productividad del trabajo.

-Seguimiento y control de los estudios.

Esta etapa reviste una importancia vital ya que con ella se logra la sistematicidad y desarrollo de todo el estudio realizado.

Deben proyectarse los mecanismos de Control y Evaluación y realizar los ajustes necesarios en cada caso. Todo el proceso está en constante cambio y por tanto, las medidas tienen que ir en correspondencia con esos cambios. En general las entidades realizarán un trabajo final de Estudio del Trabajo en el cual analizarán las áreas seleccionadas por el MINTUR.

En la Organización se llevará un seguimiento y control de los Estudios del Trabajo, mediante el proyecto de medidas de control que se constituyó en la estrategia y el Plan Anual de Estudios del Trabajo para el período dado. A su vez se confeccionarán un Comité Técnico Interno de Estudios del Trabajo para consolidar mas el trabajo en equipo de los especialista, logrando así la elaboración y entrega del Plan Anual (Diagnóstico y el programa de ejecución de los estudios a realizar en las áreas seleccionadas) y los Modelos de Control confeccionados por el organismo, permitiendo que se realice un seguimiento trimestral del mismo.

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Acosta Corzo Estrella Felipa. (2018, noviembre 4). Manual de procedimientos para la implementación de estudios en Organización del Trabajo. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/manual-de-procedimientos-para-la-implementacion-de-estudios-en-organizacion-del-trabajo/
Acosta Corzo, Estrella Felipa. "Manual de procedimientos para la implementación de estudios en Organización del Trabajo". GestioPolis. 4 noviembre 2018. Web. <https://www.gestiopolis.com/manual-de-procedimientos-para-la-implementacion-de-estudios-en-organizacion-del-trabajo/>.
Acosta Corzo, Estrella Felipa. "Manual de procedimientos para la implementación de estudios en Organización del Trabajo". GestioPolis. noviembre 4, 2018. Consultado el 17 de Noviembre de 2018. https://www.gestiopolis.com/manual-de-procedimientos-para-la-implementacion-de-estudios-en-organizacion-del-trabajo/.
Acosta Corzo, Estrella Felipa. Manual de procedimientos para la implementación de estudios en Organización del Trabajo [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/manual-de-procedimientos-para-la-implementacion-de-estudios-en-organizacion-del-trabajo/> [Citado el 17 de Noviembre de 2018].
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