Manual de organización de una empresa petroquímica

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE UNA EMPRESA PETROQUÍMICA
1. Antecedentes de la administración.
2. Proceso de la administración.
3. Manual de organización de una empresa petroquímica .
4. Ejercicio práctico
CAPITULO I ANTECEDENTES DE LA ADMINISTRACION
REVOLUCION INDUSTRIAL
INTRODUCCIÓN
La revolución industrial es el proceso que conduce a una sociedad desde una
economía agrícola tradicional hasta otra caracterizada por procesos de producción
mecanizados para fabricar bienes a gran escala. Este proceso se produce en
distintas épocas dependiendo de cada país. Para los historiadores, el termino
Revolución Industrial es utilizado exclusivamente para comentar los cambios
producidos en Inglaterra desde finales del siglo XVIII; para referirse a su
expansión hacia otros países a la industrialización o desarrollo industrial de los
mismos.
EXPERIENCIA BRITÁNICA
La primera Revolución Industrial tuvo lugar en Reino Unido a finales del siglo
XVIII; supuso una profunda transformación en la economía y sociedad británica.
Los cambios más inmediatos se produjeron en los procesos de producción: que,
como y donde se producían. El trabajo se traslado de la fabricación de productos
primarios a la de bienes manufacturados y servicios. El número de productos
manufacturados creció de forma espectacular gracias al aumento de eficiencia
técnica. En parte, el crecimiento de la productividad se produjo por la aplicación
sistemática de nuevos conocimientos tecnológicos y gracias a una mayor
experiencia productiva, que también favoreció la creación de grandes empresas
en unas áreas geográficas reducidas. Así, la Revolución Industrial tuvo como
consecuencia una mayor urbanización y, por tanto, procesos migratorios desde las
zonas rurales a las zonas urbanas.
Se puede afirmar que los cambios más importantes afectaron a la organización del
proceso productivo. Las fábricas aumentaron en tamaño y modificaron su
estructura organizativa. En general, la producción empezó a realizarse en grandes
empresas o fabricas en vez de pequeños talleres domésticos y artesanales, y
aumento la especialización laboral. Su desarrollo dependía de una utilización
intensiva del capital y de las fábricas y maquinarias destinadas a aumentar la
eficiencia productiva. La aparición de nuevas maquinas y herramientas de trabajo
especializadas permitió que los trabajadores produjeran más bienes que antes y
que la experiencia adquirida utilizando una maquina o herramienta aumentara la
productividad y la tendencia hacia una mayor especialización en un proceso
acumulativo.
La mayor especialización y la aplicación de bienes de capital a la producción
industrial creo nuevas clases sociales en función de quien contratara y tuviera la
propiedad sobre los medios de producción. Los individuos propietarios de los
medios de producción en los que invertían capital propio se denominaron
empresarios. Cuando invierten capital en una empresa sin participar directamente
en ella se denominan capitalistas.
Como la Revolución Industrial se produjo por primara vez en Gran Bretaña, este
país se convirtió durante mucho tiempo en el primer productor de bienes
industriales del mundo. Durante gran parte del siglo XVIII Londres fue el centro de
una compleja red comercial que constituía la base de un creciente comercio
exportador fomentado por la industrialización. Los mercados de exportación
proporcionaban una salida para los productos textiles y de otras industrias (como
la siderurgia), cuya producción aumentaba rápidamente gracias a la aplicación de
nuevas tecnologías. Los datos sugieren que la tasa de crecimiento de las
exportaciones británicas se incrementó de forma considerable a partir de la
década de 1780. La orientación exportadora y el aumento de la actividad
comercial favorecieron aun más el desarrollo de la economía: los ingresos
derivados de las exportaciones permitían a los productores británicos importar
materias primas para crear productos industriales, los comerciantes que
exportaban bienes adquirieron una importante experiencia que favoreció el
crecimiento del comercio interior.
LA EXPANSION DEL PROCESO INDUSTRIALIZADOR
Gran Bretaña no fue el único país que experimento una Revolución Industrial, los
estudiosos parecen estar de acuerdo en que Francia, Bélgica, Alemania y Estados
Unidos experimentaron procesos parecidos a mediados del siglo XIX; en Suecia y
Japón se produjo a finales del siglo; en Rusia y en Canadá a principios del siglo
XX; en algunos países de Latinoamérica, Oriente próximo, Asia central y parte de
África a mediados del siglo XX.
Por definición, la industrialización aumenta la renta per cápita nacional. También
implica cambios en la distribución de la misma, en las condiciones laborales y en
los valores sociales, la Revolución Industrial supuso, al principio, una reducción
del poder adquisitivo de los trabajadores y una perdida de la calidad de su nivel de
vida. Más tarde, se tradujo en un aumento de la calidad de vida de toda la
población del país industrializado. Estos aspectos siguen siendo objeto de estudio
de importantes de trabajos de investigación.
ESCUELAS DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO
INTRODUCCIÓN
Debido a las diferentes ideas de los pioneros de la administración el estado del
pensamiento administrativo, al terminar la Segunda Guerra Mundial, era algo
caótico. Muchos de los estudios de la administración, durante la década posterior
a la guerra, trataron a través de su obra, de poner algo de orden a la demás
teorías que habían surgido. Desde entonces otros artículos escritos han tratado de
añadir o aclarar nuevas perspectivas. En la actualidad, el caso no está aun
terminado, pero si se analizan las obras estudiadas hasta ahora, podemos
distinguir cuatro teorías o escuelas del pensamiento claramente discernibles.
a) Escuela tradicional. Se desarrollo de la observación sistemática de los
hechos de la producción –investigación y análisis de la operación del taller-
.Aunque interesado en técnicas especificas tales como estudios de tiempo y
movimientos, planeación y control de la producción, distribución del equipo en la
planta, incentivos de salarios, administración de personal e ingeniería humana,
dicho enfoque esta fielmente basado en la teoría. Siendo la primera estructura de
conceptos administrativos, ha servido bien a los administradores y ha provisto una
base sobre la cual los estudiosos pueden construir y mejorar. Los que
desarrollaron esta escuela son:
Frederick W. Taylor: veía la administración como el proceso de
obtener cosas hechas por personas operando independientemente o en grupos, y
su enfoque al problema administrativo era directo y sencillo, definir el problema,
analizar la situación de trabajo en todos sus aspectos, aplicar técnicas
cuantitativas a todos aquellos aspectos capaces de ser medidos, experimentar
manteniendo todos los demás factores del trabajo constantes, excepto el que
debía ser cambiado, desarrollar una guía derivada de las observaciones y
finalmente probar la validez de dicha guía a través de aplicaciones subsecuentes.
Los Gilbreth: se les conoce por el desarrollo de sus reglas de la
economía de movimiento, particularmente los movimientos básicos de las manos
que ellos llamaron therbligs.
Otros aportadores: economistas clásicos como Adam Smith, W. S.
Jevons y James Mill.
b) Escuela del comportamiento. Su razonamiento era que dado que el
administrador logra que se hagan las cosas a través de personas, el estudio de la
administración debería concentrarse en los trabajadores y sus relaciones
interpersonales. Los estudiosos del comportamiento se concentran en las
motivaciones, dinámicas de grupo, relaciones e grupo, etc. Los que desarrollaron
esta escuela son:
Hugo Munnsterberg: creo el campo de la psicología industrial
aplicando sus técnicas de laboratorio para medir diferencias psicológicas entre
individuos y empleados en situaciones de trabajo, y a través de esto, abrió una
nueva faceta de la administración científica el estudio y la explicación científica
de diferencias individuales-.
Henry L. Gantt: demostró un interés casi emotivo por el trabajador
como individuo y abogo por un enfoque humanitario.
Elton Mayo: agrego una nueva dimensión a los entonces existentes
grupos administrativos que para ser eficiente, el administrador debe reconocer y
comprender al trabajador individual como persona con deseos, motivos, instintos,
y objetivos personales que necesitan ser satisfechos-.
Mary Prker Follet: enfatizaba que un hombre en su trabajo era
motivado por las mismas fuerzas que influían sobre sus tareas y diversiones fuera
del trabajo y que el deber del administrador era armonizar y coordinar los
esfuerzos del grupo – no forzar y manejar - .
Oliver Sheldon: predico el énfasis subsecuente en el comportamiento
humano a través de su concepto “el hombre es primero”.
Chester I. Barnard: su participación está en su análisis lógico de la
estructura organizacional y de la aplicación de conceptos sociológico a la
administración.
Aportadores contemporáneos: a esta creciente escuela del
comportamiento, se pueden añadir a autores contemporáneos como Simon,
Argyris, Selekaman y Leavitt.
c) Escuela del proceso administrativo. Construye una teoría de la
administración alrededor del proceso involucrado en administrar; el
establecimiento de una estructura conceptual y la identificación de los principios
en los cuales se basa, esta escuela efectúa el análisis de dicho proceso
analizando las funciones del administrador: planear, organizar, integrar, dirigir y
controlar. Sus principales seguidores son:
Henri Fayol: fue el padre de esta corriente. Su original y perceptiva
enumeración de las funciones administrativas todavía se lee como un tratado
actual sobre la administración, y su clásico análisis de las funciones
administrativas ha pasado la prueba del tiempo.
James D. Mooney: concibió la idea de que la organización empleada
por todos los grandes administradores era la misma, y procedió a probarlo. Lo que
obtuvo fue un concepto de organización basado en procesos escalafonados,
definiciones funcionales de puestos y coordinación fundamental.
d) Escuela cuantitativa. Tiene una creciente importancia desde la Segunda
Guerra Mundial, es una de los más fuertes desarrollos recientes en el continuum
del pensamiento administrativo.
CAPITULO II PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN
PLANEACION
La planeación consiste en fijar el curso concreto de accn que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones
para realizarlo y las determinaciones de tiempos y números necesarias para su
realización..
Planear es importante como hacer, porque:
a) La eficiencia, obra de orden, no puede venir del acaso, de la improvisación.
b) Así como en la parte dinámica la central es dirigir, en la mecánica el centro
es planear: si administrar es “hacer a través de otros”, se necesita primero hacer
planes sobre la forma como esa acción habrá de coordinarse.
c) El objetivo sería infecundo si los planes no lo detallaran, para que pueda
ser realizado integra y eficazmente.
d) Todo plan tiende a ser económico.
e) Todo control es imposible si no se compara con el plan previo.
ORGANIZACIÓN
Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre
las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planos y
objetivos señalados.
La organización toma en cuenta la creación de una estructura en la que se
distingue claramente una jerarquía en diferentes niveles, exponiéndose con
claridad las funciones de cada uno de los elementos que la forma. Ha de realizar
como están interrelacionados entre sí.
En la organización quedan plasmados de manera final los detalles que se
consideran en la planeación respecto a cómo debe ser la empresa. Otro aspecto
de la importancia de la organización es construir el punto de enlace entre los
aspectos teóricos llamada mecánica administrativa, y los aspectos prácticos
llamados dinámica, entre lo que debe ser y lo que es.
Dada la diversidad de sociedades, es así como encontramos de manera
semejante igual número de organizaciones, dentro de una sociedad se dan dos
tipos de organización:
a) Organización formal. Es una estructura planeada que intenta de manera
deliberada establecer un patrón de relaciones entres sus componentes, el que
conducirá al logro eficaz del objetivo.
b) Organización informal. Comprende aquellos aspectos del sistema que no
han sido formalmente planeados pero que surgen de forma espontanea en las
actividades e interacciones de los participantes.
Es importante conocer los elementos que componen a la organización como
elementos del proceso administrativo: a) jerarquías, b) funciones, c) obligaciones.
a) “La jerarquía designa en general la escala de las relaciones de
subordinación que una superiores e inferiores en todo organismo”.
Las líneas de autoridad y responsabilidad de la empresa se producen a lo largo de
los ejes, uno vertical y el otro horizontal como consecuencia lógica de la división
del trabajo.
El desarrollo vertical de la empresa da origen a la cadena de mando y a las
diferentes jerarquías con la correspondiente delegación de autoridad y
responsabilidad en los diferentes niveles de mando.
La expansión horizontal de la estructura de la empresa se produce a traves de la
división de la firma en área de especialización, tales como el de venta, producción,
etc. Cuando se produce esta división de la empresa, se observa que aquellas
actividades que son homogéneas tienden ser agrupados dentro de departamentos
individuales.
Es de fundamental importancia en el proceso organizativo, el análisis detallado de
cada posición dentro de la empresa, así también una descripción detallada de los
requisitos del puesto. Esta descripción será de gran ayuda más tarde cuando
llegue el momento de seleccionar a la persona idónea para dicha posición. Entre
los puntos a estudiar en una descripción adecuada están las siguientes:
-La definición de autoridad y responsabilidad en una forma clara y
precisa.
-El dejar claro a quién debe reportar y obedecer la persona que ocupe el
puesto.
-El tipo de educación requerida para el puesto.
INTEGRACION
Es el primer elemento dentro de la administración que se considera como la fase
dinámica, es decir pasamos de lo constructivo a lo operativo.
"Integrar es obtener los elementos materiales y humanos que la organización y la
planeación señalen como necesarios para el adecuado funcionamiento de un
organismo social."
Aquello que ha sido establecido por la previsión, la planeación y la organización,
deberá llevarse a cabo, de manera que la empresa deberá en esta fase allegarse
a los recursos humanos y materiales que reúnan las características que fueron
especificadas previamente. De esta forma habrá que hacer mención de la
integración de las personas y de la integración de las cosas.
"Los hambres que han de desempeñar cualquier función dentro de un organismo
social deben buscarse siempre bajo el criterio de que reúnan los requisitos
mínimos para desempeñarse adecuadamente."
Este es el principio básico de la integración, en el cual se ha de poner mucho
énfasis al contratar a una persona. Por sencillo que parezco, el hecho de no
llevarlo a la práctica, puede llevar al fracaso a una empresa, es sumamente
importante conseguir "el hombre adecuado para el puesto adecuado" con esta
aclaración cabe decir que la persona en cuestión no debe estar por debajo de los
requerimientos, pero también es importante que no se encuentre por arriba de los
mismos, los dos casos son indeseables, porque a la larga esto seguramente se
revertirá contra la empresa.
A continuación se realiza un resumen del proceso mediante el cual las empresas
se allegan de recursos humanos.
Inicialmente se efectúa el reclutamiento que tiene por objeto hacer de personas
totalmente extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto en ella, tanto
haciéndolos conocidos a la misma, como despertando en ellos el interés
necesarios. Así la empresa se ve se ve en la necesidad de recurrir a diversas
fuentes de abastecimiento se recursos humanos, entre las más frecuentes
encontramos:
a) El sindicato, con excepción del caso de personal de confianza.
b) Las escuelas, estas pueden ser de diversos giros, según la necesidad.
c) Las agencias de colocaciones, para todos los casos.
d) Personal recomendado por los actuales trabajadores, para todos los casos.
e) La puerta de la calle, esto obedece al prestigio de la empresa, la gente acude
libremente a solicitar empleo.
Una vez que los aspirantes entran en contacto con la empresa, se hace necesario
llevar a cabo el siguiente paso, esto es realizar el proceso de selección, el cual
tiene por objeto escoger, entre los distintos candidatos, aquellos que para cada
puesto concreto sean los más aptos, de acuerdo con el principio enunciado
anteriormente.
En el desarrollo de este proceso se llevan una serie de actividades, que tienen por
objeto adquirir la mayor información de los candidatos, con el fin de contar de
contar con la mayor información posible respecto a ellos, iniciando con el llenado
de la hoja de solicitud, en la cual se comprende desde sus datos generales, su
preparación académica, hasta sus experiencias en otras empresas, como son
puestos ocupados.
A partir de ésta información se lleva a cobo una entrevista personal, a manera de
tener un acercamiento con el candidato para observar su comportamiento,
reacciones, presencia, y sobre todo la motivación y aptitudes y conocimientos
hacia el puesto. Posteriormente se somete a los candidatos a exámenes escritos,
tanto psicométricos, como el de conocimientos teóricos y conocimientos prácticos,
de aspectos que el puesto requiere. Estos tres exámenes resultan
verdaderamente reveladores en cuanto a su personalidad y acervo teórico -
practico que caracterizan el candidato, es importante sopesar un equilibrio entre
estos tres aspectos, respecto a lo que el puesto requiere.
Por último se debe practicar al candidato un examen medico para constatar su
estado de salud, algo que no se puede dejar pasar, ya que de este depende
mucho su desempeño en el trabajo.
La persona que resulte seleccionada,. Deberá ser sometida a un proceso de
acercamiento a la empresa conocido como introducción, que tiene por objeto
articular y armonizar al nuevo elemento al grupo social del que formara parte, en la
forma más rápida y adecuada. De hecho, este proceso es un antecedente a que el
nuevo empleado inicie formalmente sus labores, para esto se lleva a cabo una
introducción general a la empresa, iniciando con el trámite de sus documentos
incluido su contrato, prestaciones de parte de la empresa, recibe la bienvenida,
además le son dadas a conocer de manera resumida las políticas y los
reglamentos, a continuación se lleva a cabo un recorrido por las instalaciones y se
le presenta finalmente con su nuevo jefe y se le deja ahí. Ya ubicado en su
departamento, el jefe lleva a cabo una introducción del nuevo empleado a su
departamento o sección, presentándolo con sus compañeros de trabajo, y de
manera particular a continuación se entra ya de lleno en los detalles propios del
trabajo que ha de desarrollar.
Dentro de este elemento de integración la última fase se conoce como desarrollo;
este se lleva a cabo una vez que el empleado ha sido contratado de manera
definitiva, el desarrollo busca desenvolver las cualidades innatas que cada
persona tiene, para establecer su máxima realización posible.
DIRECCIÓN
La dirección es aquel elemento de la administración en la que se logra la
realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del
administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente o
delegando dicha autoridad, y se vigila de manera simultánea que se cumpla en la
forma adecuada todas las ordenes emitidas.
En esta parte se realiza el logro de los objetivos, mediante la dirección como tal,
esto implica materializar todo aquello que en un momento dado se inicio como una
idea, la cual se plasmo en documentos y ahora corresponde llevar a cabo en
acciones que hagan posible el cumplimiento de esto. La direccione s la parte
esencial de la administración, en la cual se deben subordinar y ordenar todos los
demás elementos. Para lograr una buena dirección es necesario considerar las
siguientes cuatro fases fundamentales:
a) Que se delegue autoridad
b) Que se ejerza esa autoridad, para lo cual deben precisarse sus tipos,
elementos, etc.
c) Que se establezcan canales de comunicación a través de los cuales se
ejerza y se controlen sus resultados.
d) Que se supervise el ejercicio de autoridad en forma simultánea a la
ejecución de las órdenes.
e)
CONTROL
Control es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los
esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular
nuevos planes.
Es así como se lleva un control entre lo planeado y lo logrado, de no existir una
diferencia entre estos, nos encontramos en la posición de afirmar que los objetivos
planteados en el proceso respectivo se han alcanzado. En caso contrario, a partir
de las diferencias llevamos a cabo un proceso para indagar las causas que nos
condujeron a estas y una vez identificadas poner en práctica acciones correctivas,
incluidas las modificaciones respectivas a los planes.
RECOMENDACIONES PARA LA ORGANIZACIÓN
1.- Esta empresa deberá apegarse a los lineamientos establecidos en los boletines
y circulantes emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos y la
Comisión Nacional de Valores.
2.- Cuando esta empresa se vea en la necesidad de diferir de las políticas
contables, lo podrá llevar a cabo previa autorización escrita de la dirección de
contraloría.
3.- La aplicación de las políticas contables deberán ser uniforme en la información
mensual, trimestral y anual y estará sujeta a verificación por auditoría interna.
4.- La empresa deberá dictaminar al cierre del ejercicio anual en diciembre, sus
estados financieros a través del auditor externo.
5.- Durante el desarrollo de la auditoria externa, cualquier salvedad que resultase
en la empresa, deberá ser autorizada por la dirección de contraloría, previamente
a la emisión del dictamen correspondiente.
6.- La selección de los despachos de auditoría externa la llevara a cabo la
dirección de contraloría, tomando en cuenta el punto de vista de la empresa.
7.- La empresa será responsable por el establecimiento de sus propios sistemas
contables y del control interno.
8.- Cuando se entregue información para usos internos, deberá ser completa,
incluirá todos los estados financieros con la totalidad de los anexos.
9.- La aceptación de la información deberá realizarse a través de sistemas
computarizados.
10.- Las correcciones en la información relativa a meses anteriores deberán
presentarse como ajustes del mes en el que se registran y no modifican
directamente los acumulados del mes anterior, presentando una nota explicativa a
los estados financieros.
FASES PRINCIPALES
Para una organización contable de la empresa, es necesario hacer mención del
proceso administrativo que comprende cuatro fases: planeación, organización,
dirección y control, considerando que planear es decir por anticipado lo que va
hacerse mediante el establecimiento de objetivos y la determinación de
actividades para alcanzarlos.
La organización es la enumeración y determinación de las actividades necesarias
para alcanzar los objetivos de la empresa y se logra mediante la definición de
relaciones jerárquicas entre ejecutivos de las unidades administrativas y el
establecimiento de comunicaciones en sentido horizontal y vertical dentro de la
empresa.
La fase dinámica está representada por la dirección, en la que se relacionan las
expediciones de órdenes a efectuar, encaminadas a lograr la máxima eficiencia
dentro de la estructura y formación de la empresa.
El control ejerce la vigilancia sobre los efectos realizados en las tres fases
anteriores, investiga las anormalidades con rapidez para ejercer el control
necesario de acuerdo a lo planeado, tanto en los problemas técnicos como en los
humanos.
La organización contable, está ubicada dentro del control, ya que este nos dice
como están siendo ejecutadas las acciones; cuando y como, de acuerdo a los
planes donde tenemos como resultado los informes, comparaciones, costos y
presupuestos.
ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO
Para una mejor compresión de los factores que intervienen en control interno de
las empresas, a continuación se presentan los elementos que forman parte del
mismo.
A) Organización
“Los elementos del control interno en que interviene la organización son:
1.- Dirección, que asume la responsabilidad de la política general de la empresa y
de las decisiones tomadas en su desarrollo.
2.- Coordinación, que adapte las obligaciones y necesidades de las partes
integrantes de la empresa a un todo homogéneo armónico; que prevea los
conflictos propios de invasión de funciones o interpretaciones contrarias a las
asignaciones de autoridad.
3.- División de labores, que defina claramente la independencia de las funciones
de la operación, custodia y registro. El principio básico del control interno es, en
este aspecto, que ningún departamento debe tener acceso a los registros
contables en que se controla su propia operación. Bajo el mismo principio, el
departamento de contabilidad no debe de tener funciones de operación o de
custodia, sino concretarse al registro correcto de datos, verificando sus
respectivas autorizaciones y evidencias de controles aplicables, así como la
presentación de los informes y análisis que requiera la dirección para controlar
adecuadamente las operaciones de la empresa.
El principio de división de funciones impide que aquellos de quienes depende la
realización de determinada operación, puedan influir en la forma que ha de
adoptar su registro o en la posesión de los bienes involucrados en la operación.
Bajo este principio, una misma transacción debe pasar por diversas manos,
independientes entre sí.
4.- Asignación de responsabilidades, que establezca con claridad los
nombramientos dentro de la empresa, su jerarquía y delegue facultades de
autorización congruentes con las responsabilidades asignadas. El principio
fundamental en este aspecto consiste en que no se realice transacción alguna sin
la aprobación de alguien específicamente autorizado para ello. Debe, en todo
caso, existir constancia de esta aprobación, con la posible excepción de
actividades rutinarias de menor importancia en que la aprobación claramente
pueda entenderse como tacita.
B) Procedimientos
C)
La existencia de control interno no se demuestra solo con una adecuada
organización, pues es necesario que sus principios se apliquen en las prácticas
mediante procedimientos que garanticen la solidez de la organización.
1.- Planeación y Sistematización. Es deseable encontrar en uso un instructivo
general o una serie de instructivos sobre funciones de dirección y coordinación, la
división de labores, el sistema de autorizaciones y fijación de responsabilidades.
Estos instructivos usualmente asumen la forma de manuales de procedimiento y
tienen por objetivo asegurar el cumplimiento, por parte del personal, con las
prácticas que dan efecto a las políticas de la empresa, uniformar los
procedimientos, reducir errores y abreviar el periodo de entrenamiento del
personal y eliminar o reducir el número de órdenes verbales y de decisiones
apresuradas.
Por ejemplo: en el aspecto concreto de la contabilidad, la planeación y
sistematización exigen al menos un catalogo de cuentas con su respectivo
instructivo, sino una grafica del tramite contables a las formas, registros e informes
contables.
2.- Registros y Formas. Un buen sistema de control interno debe procurar
procedimientos adecuados para el registro completo y correcto de activos,
pasivos, productos y gastos.
3.- Informes. Desde el punto de vista de la vigilancia sobre las actividades de la
empresa y sobre el personal encargado de realizarlas, el elemento más importante
de control es la información interna. En este sentido, desde luego, no basta la
preparación periodística de informes internos, sino un sentido cuidadoso por
personas por capacidad para juzgarlos y autoridad suficiente para tomar
decisiones y corregir deficiencias.
Los informes contables constituyen este aspecto un elemento muy importante del
control interno desde la preparación de balances mensuales, hasta las hojas de
distribución de adeudos de clientes por antigüedad o dos obligaciones por
vencimientos.
D) Personal.
Por solida que sea la organización de la empresa y adecuados los procedimientos
implantados, el sistema de control interno no puede cumplir su objetivo si las
actividades diarias de la empresa no están continuamente en menos de personal
idóneo.
Los elementos de esta área que intervienen en el control interno son:
1.- Entrenamiento. Mientras mejores programas de entrenamiento se encuentra en
vigor, más apto será el personal encargado de los diversos aspectos del negocio.
El mayor grado de control interno logrado permitirá la identificación clara de las
funciones y responsabilidades de cada empleado, así como la reducción de
ineficiencia u desperdicio.
2.- Eficiencia. Después del entrenamiento, la eficiencia dependerá del juicio
personal aplicado a cada actividad. El interés del negocio por medir y alentar la
eficiencia constituye un coadyuvante de control interno.
3.- Moralidad. Es obvio que la moralidad del personal es una de las columnas
sobre las que descansa la estructura del control interno. Los requisitos de
admisión y el constante interés de los directivos por el comportamiento del
personal son, en efecto, ayudas importantes al control. Las vacaciones periódicas
y un sistema de rotación de personal deben de ser obligatorios hasta donde lo
permitan las necesidades del negocio.
4.- Retribución. Es indudable que un personal retribuido adecuadamente se preste
a realizar los propósitos de la empresa con entusiasmo y concentra mayor
atención a cumplir con eficiencia que en hacer planes para desfalcar el negocio.
Los sistemas de retribución al personal, planes de incentivos y permisos,
pensiones por vejez y oportunidad que se le brinda para plantear sus sugestiones
y problemas personales constituyen elementos importantes de control interno.
E) Supervisión.
Como ha quedado dicho, no es únicamente necesario el diseño de una buena
organización, sino también la vigilancia constante para que el personal desarrolle
los procedimientos a su cargo de acuerdo con los planes de la organización. La
supervisión se ejerce en diferentes niveles, por diferentes funcionarios y
empleados y en formas directa e indirecta.
Una buena planeación y sistematización de procedimientos y un buen diseño de
registros, formas e informes, permite la supervisión casi automática de los
diversos aspectos del control interno”.
OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN CONTABLE
Los objetivos de la organización contable están representados por la fluidez que
debe existir en la información hacia el centro del registro, lo cual se logra por
medio de la captación de las operaciones, su clasificación homogénea y el registro
de la misma en forma cuantitativa y concentrada.
La organización se logra planeando antes de actuar, haciendo lo que se planeo y
verificando que lo hecho fue correcto y con resultados satisfactorios para alcanzar
el fin planeado.
Para organizar hay que lograr la coordinación e interpretación de las actividades
para que mediante una Adecuada ejecución y supervisión obtengamos el objetivo
deseado que nos permita ejercer el control.
El logro de una buena organización contable no es fundado en los sistemas y
métodos de registro, sino en el flujo de la información que debe existir; por eso, el
organizador antes de iniciar sus proyectos para la organización contable de una
empresa, debe ocuparse de la información necesaria para su registro contable.
Debe existir un adecuado control de las operaciones que realiza una empresa a
traves de sus departamentos, dejándose establecida la base de que todas las
operaciones deben informarse al departamento de contabilidad para fines de
registro.
La importancia de la información desde el punto de vista contable, radica en recibir
la información necesaria mediante el establecimiento de métodos a seguir para el
registro de la información recibida.
Los hechos económicos se registran estableciéndose las relaciones de causa
efecto por medio de la contabilización de las operaciones, que consta en
determinar cuantitativamente cuales cuantas resultaron afectadas.
A través de documentos Inter. Y externa son captadas las operaciones que realiza
una empresa, sirviendo de base para su registro en libros, lo cual nos sirve para
comprobar, justificar e informar sobre el movimiento de valores realizado.
Según el sistema de registro contable que se tenga implantado será la
documentación comprobatoria que se emplee, procurando usar la externa de ser
posible y la documentación comprobatoria o de soporte para controlar y registrar
las operaciones.
CAPITULO III MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE UNA EMPRESA
PETROQUÍMICA
a) ASPECTOS ESPECIFICOS DE LA EMPRESA
CARACTERISTICAS DE LA QUÍMICA
La química es una rama de las ciencias físicas, estrechamente relacionadas con la
física y que se extiende a varias disciplinas, desde la Astronomía hasta la
Zoología. Debido a ello, ha sido estudiada durante siglos, aunque la era de la
química moderna data probablemente desde 1800, cuando empezaron a
descubrirse sus principios.
Toda nuestra civilización descansa sobre bases químicas por una parte, la
investigación química ha producido gases altamente tóxicos, explosivos potentes,
bombas atómicas o nucleares y otros agentes mortales de destrucción, de los que
el mundo civilizado ha conocido sus terribles efectos. Pero por otra parte la
química ayuda poderosamente a nuestro sustento, como es al fabricar abonos
artificiales y productos químicos que incrementan la cantidad y calidad de los
alimentos así como su conservación y su utilización; hacen mas fácil y agradable
la vida al proporcionar materiales y productos de construcción, comunicación y
transporte, y en la fabricación de numerosos utensilios de uso común.
Corrientemente se distinguen en la Química las siguientes subdivisiones:
a) Química general. Puede definirse en términos generales como el estudio
de la composición, propiedades y cambios de la materia.
b) Química inorgánica. Es aquella rama de la química que estudia todas las
substancias que no contiene carbono, mas algunas terrosas o semejantes a rocas
que contienen este elemento.
c) Química orgánica. Que estudia principalmente la composición,
propiedades y cambios de las substancias que contienen el elemento carbono.
d) Química analítica. Se dedica básicamente ala determinación de la
composición química de las substancias.
e) Química física. Que estudia la relación entre la materia y la energía.
f) Química técnica. Describe los procedimientos industriales de obtención de
las substancias, tanto en lo que corresponde a las operaciones generales de los
mismos procesos unitarios (Ingeniería Química) como en lo que respecta a cada
industria en particular (Química Industrial).
g) Química biológica o bioquímica. Es la ciencia que está relacionada con la
composición y estructura de las substancias que se encuentran en los sistemas
vivos y las reacciones químicas que tienen lugar en los sistemas
Dentro de las clasificaciones anteriores nuestra empresa se encuentra en la de
Química Orgánica, la cual e muy útil en sus diferentes procesos de fabricación, ya
que a través de estos se derivan una gran variedad de productos químicos útiles
para el desarrollo económico del país.
EL PETROLEO
Definición
El petróleo es un compuesto de hidrocarburos, es decir una combinación de
carbonos e hidrógenos exclusivamente.
Elementos químicos del petróleo crudo
Al analizar petróleos de diversas procedencias, puede decir que lo forman los
siguientes elementos:
Carbono........................................76 a 86 %
Hidrógeno.....................................10 a 14 %
Características
1.- Se encuentra en el subsuelo.
2.- Asume los tres estados físicos de la materia.
3.- Su color varía entre el ámbar y el negro.
4.- Su densidad es menor que la del agua.
5.- En su estado gaseoso es inodoro, incoloro e insípido, puede hallarse solo o
mezclado con el petróleo líquido.
6.- En el subsuelo se encuentra encima de una capa de agua, hallándose en la
parte superior de una capa de gas.
7.- Las rocas en que se encuentra el petróleo son diversas edades geológicas.
Generalidades
El petróleo ha sido empleado desde hace muchos siglos; en la biblia aparece con
el nombre de betún mineral combustible; los babilonios y los asirios lo empleaban
para alumbrado y como cemento para sus construcciones. Los árabes y hebreos
para usos medicinales, los egipcios para embalsamientos en pinturas en muros de
tumbas, los chinos fueron los primeros en utilizar el gas natural para alumbrado y
como elemento de guerra. Marco Polo habla de su uso en Georgia, en Rusia en el
siglo XIII.
En Bakú Rusia, en el mar Caspio, los manantiales de petróleo y gases servían
para mantener fuego que consideraban sagrado, ardhasta 1880 año en que fue
apegado.
Los indios de América lo empleaban para impermeabilizar canoas, en México los
totonacas lo recogían para utilizarlo como medicina o incienso; algunas tribus de la
costa del golfo lo masticaban para limpiar y blanquear sus dentaduras.
Amado Argand, invento una lámpara en 1784; Antonio Quiquet hizo modificaciones
a la lámpara y le puso su nombre, con esta lámpara se introdujo un nuevo uso al
petróleo.
En Estados Unidos, se estudio la forma de obtener el petróleo en liquido para
hacer arder sus lámparas; Samuel M. Kier, vendía petróleo embotellado que
curaba los padecimientos tanto de seres humanos como de animales; en Filadelfia
consulto a un químico y regreso a destilar petróleo, convirtiéndose así, en el
precursor de la refinación en América.
En 1855 Benjamín Sillima Jr., químico estadounidense, concluyo su estudio sobre
la refinacn del petróleo, basándose en la destilación fraccionada, método
empleado en nuestros días.
“Actualmente los principales países productores del petróleo a nivel mundial son
los siguientes:
-Arabia Saudita.
-Canadá.
-Egipto.
-Emiratos Árabes Unidos.
-Estados Unidos.
-Indonesia.
-Irán.
-Irak.
-Kuwait.
-Libia.
-México.
-Nigeria.
-Noruega.
-Reino Unido.
-República Popular China.
-U.R.S.S.
-Venezuela.
Ocupando México el cuarto lugar entre todos estos países.”
En 1987, el mercado petrolero internacional mostro una relativa estabilidad a
pesar de la incertidumbre creada por la guerra Irán- Irak y el desplome del dólar en
los círculos financieros internacionales a fines de año.
Se formo el petróleo según una teoría ampliamente apoyada, los restos de
incontables animales y vegetales marinos pequeños, cayeron al fondo oceánico,
donde los cubrió el lodo.
Con el tiempo se acumularon muchas capas de lodo y restos vegetales y
animales.
Estos sedimentos se vieron sometidos a una gran presión y calor, y con frecuencia
eran estrujados y reformados a medida que se desplazaban la corteza terrestre.
Gradualmente, fueron convertidos en estratos de roca sedimentaria.
Los restos vegetales y animales que contenían se transformaron en petróleo y gas
natural.
En los años de 1950, con el proceso de obtención de aromáticos (benceno,
tolueno, xilenos), mediante la formación de hidrocarburos naftenicos y parafinados
con catalizadores de platino y de los métodos de purificación por extracción con
solventes, tal proceso con el de desintegración de hidrocarburos saturados para
producir olefinas (etileno, propileno y butanos), dio lugar a lo que se conoce como
Industria de Refinación Petroquímica o Refinería Química.
El desarrollo de la Industria Petroquímica en los últimos años ha sido
sorprendente, de tal manera que nuestra sociedad actual satisface sus
necesidades básicas y secundarias a partir de productos de consumo derivados
del petróleo.
Puede predecirse que en el futuro, el hombre estará mas ligado a la petroquímica
y al uso de sus productos, que deberán de satisfacer muchas de sus necesidades
como son: habitación, vestido, salud diversión, educación y alimentación.
LA PETROQUÍMICA
La industria petroquímica es una actividad fundamental para la economía de los
países desarrollados y para los países como México en as de desarrollo. Los
volúmenes masivos de producción químicos a un precio considerablemente más
bajo, que el que se obtiene utilizando en su elaboración otras materias primas
naturales menos abundantes.
Su importancia es también asociada a la gran aplicación que tienen todos sus
productos, ya que prácticamente se usan en todas las actividades del hombre
como son: Agricultura, habitación, alimentos, medicinas, vestidos, etc.
Antecedentes históricos
La petroquímica, prácticamente se inicia con la producción de alcohol isopropílico,
a partir del propileno obtenido del gas residual de refinerías en 1923.
En la década de 1930, la petroquímica se limitaba a producir alcoholes y cetonas
que fueron usados como solvente durante la segunda Guerra Mundial, se inicio la
época de los polímeros sintéticos y la sustitución de productos naturales por
sintéticos tales como: lana, algodón, fibras, aceites para pinturas, etc.
Un desarrollo importante fue en 1940 el de reformación de gas natural con vapor
de agua que produce hidrógeno en cantidades industriales, lo hizo posible el
desarrollo de los fertilizantes nitrogenados.
PROCESO DE FABRICACIÓN
Dentro de esta Industria Petroquímica, analizaremos en forma genérica lo que
constituye su proceso de fabricación, que en primer término diremos que es
industria dedicada a la producción de materias primas industriales, derivadas del
oxido de etileno, oxido de propileno y estireno.
Su producción principal es la fabricación de glicoles y polioles, por lo que respecta
a los glicoles diremos que son aquellos compuestos que en su molécula poseen
dos veces la función de alcohol, excepcionales entre los productos naturales son
en casi su totalidad sintéticos.
Su nombre oficial: CH3 - CHOH – CH2OH = 1.2 Propanodiol
El nombre de glicol fue compuesto por Wurtz, quien fue el primero en preparar el
termino más sencillo, el etanodiol o etilenguicol (e incluso sencillamente glicol), y
el glicerol “trialcohol”.
Dentro de su producción se lleva a cabo a través del proceso continuo que nos
dice, que es aquel en donde se alimentan reactivos a un sistema, sufren cambios
dando productos en forma simultanea y sin interrupción de la secuencia de
operación.
Por lo que respecta a lo polioles, diremos que son compuestos que contienen
varias funciones, no obstante, los polioles propiamente dichos empiezan a partir
de los tetraoles, ya que a los dioles se les llama glicoles y a los tricoles gliceroles.
Entre ellos se encuentran numerosos productos naturales, la mayoría de los
cuales responden a la formula:
CH2OH – (CHOH)N2 – CH2OH (ITOLES)
En esta producción de polioles se utiliza el proceso descontinuó, el cual es de
carácter intermitente y en el que ni entran ni salen del sistema ninguna corriente
continua de materia prima durante su proceso.
Esta empresa lleva a cabo una trayectoria de expansión y7 crecimiento constante
instalando nuevas y modernas plantas, dándonos la posibilidad de ofrecer mayor
variedad de productos, de incrementar nuestros volúmenes de oferta para
satisfacer plenamente los requerimientos del mercado Nacional y establecer una
corriente permanente de exportaciones.
“Actualmente esta empresa cuenta con una capacidad instalada de 135,000
toneladas por año, lo cual le permite producir más de 200 productos destinados a
300 clientes, tanto a nivel Nacional, como Internacional”.
b) ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Y FUNCIONES DEPARTAMENTALES
DE LA EMPRESA.
Dentro de este apartado trataremos lo referente a la organización de nuestra
empresa.
Siendo la organización como la estructura técnica de las relaciones que deben de
existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y
humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro
de los planes y objetivos señalados.
Los organigramas consisten en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un
jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de este puesto,
representándose, por la unión de cuadros mediante líneas, los canales de
autoridad y responsabilidad.
Los organismos pueden ser verticales, horizontales, circulares y escalares.
Nuestra empresa se ubica dentro de los organismos verticales, donde cada puesto
subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel
por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad.
Las ventajas que tiene son:
A). Son los más usados y, por lo mismo, fácilmente comprensibles.
B). Indican en forma objetiva las jerarquías del personal.
A continuación se muestra el organigrama para una empresa Petroquímica.
Asamblea de
Auditoría externa ComisarioConsejo de
admón.
Dirección general
Dirección de
operaciones
Dir. Admva.
Y financiera
Dir. Ventas
y mercado
Dir. de Rec.
Humanos
Gerente de
finanzas
Gerente
contraloría
Gerente
técnico
Gcia de
operaciones
Gcia. Ventas
y mcadotec
Gcia de rec.
humanos
J. credito
y cobran
J. de
tesoreros
J.
.fiscal
J de
costos
J. de
servicios
s. de
mantt
Suptte. de
dist/alms.
J. de
vantas
J.efe de
personal
Inverss. y
valores
CajaJ. de cont y
prog. prod.
J. de
logistica
Jefe de alm.
de insumos
J. producto
terminado
DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES DEPARTAMENTALES
En cuanto a este punto mostramos los niveles de organización para una empresa
Petroquímica, ya que el grado de autoridad y responsabilidad que se da dentro de
cada línea, determina los niveles jerárquicos.
Por lo que respecta a la descripción de las funciones departamentales, diremos
que es el último paso dentro de la organización. Una vez establecidos los diversos
departamentos y niveles jerárquicos, es la definición precisa de lo que debe
hacerse en cada unidad de trabajo, lo que comúnmente se le conoce con el
nombre de puesto.
Dentro de la descripción de funciones para esta empresa está integrada por lo
siguiente:
A). Encabezado o identificación.
B). Descripción genérica y la descripción especifica, donde se detalla cada paso
de la operación.
C). A quien se reporta la información, y
D). Localización del puesto.
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
La asamblea general de accionistas es el órgano supremo de la sociedad y como
tal, representa el capital de toda sociedad anónima; puede acordar y ratificar todos
los actos y operaciones de la sociedad y sus relaciones serán cumplidas por el
Consejo de Administración; su ubicación se localiza en Monterrey, Nuevo León.
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Depende directamente de la Asamblea General de accionistas, la administración
de la sociedad estará a cargo de uno o varios mandatarios temporales y
revocables, quienes puedan ser socios o personas extrañas a la sociedad; su
ubicación se localiza en Monterrey, Nuevo León.
DIRECCIÓN GENERAL
El director general tiene como responsabilidad dirigir, así como recabar la
información que muestre el trabajo desarrollado por las direcciones de la empresa,
a fin de formarse un juicio exacto de los acontecimientos y condiciones de los
resultados, de las operaciones realizadas por la misma y de esta forma formular
sus conclusiones y recomendaciones, y reportar directamente al Consejo de
Administración.
Delega a la Dirección de Recursos Humanos, Dirección de Ventas y
Mercadotecnia, Dirección de Operaciones y Dirección Administrativa Finanzas; su
ubicación se localiza en Oficinas Generales.
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Lleva acabo funciones de coordinación, selección y evaluación administrativa del
personal, su principal función es de proveer los recursos humanos de la empresa,
así como el control administrativo de este y le reporta al director general
delegando a sus gerentes de oficinas y planta, sus funciones de selección,
evaluación y control administrativo del personal; su ubicación se localiza en
Oficinas Generales.
DIRECCIÓN DE MERCADOTECNIA Y VENTAS
Es la que se encarga de proporcionar los medios esenciales por los cuales la
empresa va a estar girando a traves de investigaciones para dar a conocer sus
productos y obtener una mayor rentabilidad de los mismos, se reporta al director
general y delega hacia su Gerencia de Mercadotecnia y gerentes de ventas por
línea de producto; su ubicación se localiza en Oficinas Generales.
DIRECCIÓN DE OPERACIONES
Se encarga de recaudar los informes que le son otorgados por su gerente, para
tomar decisiones correctivas para un buen funcionamiento de la empresa, lo cual
reporta al director general y delega hacia abajo, al gerente de operación y
Gerencia Técnica; su ubicación se localiza en Planta.
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y DE FINANZAS
Es función de esta Dirección, el control administrativo, teniendo como base la
planeación, dirección y organización, ya que estos elementos llevándose a cabo
proporcionan una mayor eficiencia dentro de la empresa, esta Dirección reporta al
director general y delega responsabilidad hacia gerentes de sistema, contralor
general, gerente de compras y gerente de crédito y cobranzas; su ubicación se
localiza en Oficinas Generales.
GERENCIA DE OPERACIONES
Es responsabilidad del aprovechamiento del equipo con que cuenta la empresa
para desarrollar en forma eficiente los procesos de fabricación de sus productos,
le reporta directamente al director de operaciones y delega responsabilidades en
sus superintendentes de producción, mantenimiento, distribución y almacenes; su
ubicación se localiza en Planta.
GERENCIA TÉCNICA
Tiene bajo su responsabilidad el control de calidad, seguridad industrial e
investigación y desarrollo de procesos con el fin de obtener mayor eficiencia
dentro de la productividad de la empresa, reporta directamente al director de
operaciones y a su vez delega a sus jefaturas de Control de Calidad, Seguridad
Industrial e Investigación y Desarrollo; su ubicación se localiza en Planta.
SUPERINTENDENCIA DE DISTRIBUCIÓN Y ALMACENES
Tiene como responsabilidad la recepción de materiales, materia prima y producto
terminado de producción, además la distribución de productos al cliente, así como
del abastecimiento de materiales y materia prima al área productiva y
mantenimiento. Reporta directamente al gerente de operaciones y delega a sus
jefaturas de Almacén de Insumos, de Almacén de Producto Terminado, Logística y
de Control y Programación de la Producción; su ubicación esta en Planta.
SUPERINTENDENCIA DE MANTENIMIENTO
En su responsabilidad mantener un buen funcionamiento para su uso, los equipos
e instalación de la empresa, para un buen aprovechamiento de los recursos de
producción de la misma, el cual reporta directamente al gerente de operaciones y
delega hacia sus jefaturas de Mantenimiento Eléctrico, Mantenimiento Mecánico,
Instrumentación y Servicios Generales; su ubicación se localiza en Planta.
SUPERINTENDENCIA DE PRODUCCION
Tiene como responsabilidad la fabricación de los diferentes productos que se
elaboran en las diferentes secciones, así como vigilar sus procesos, custodia del
equipo, reporta directamente al gerente de operaciones, delega a sus jefaturas de
secciones continuas y discontinuas; su ubicación es localiza en Planta.
JEFE DE ALMACEN DE INSUMOS
Es el responsable de la adquisición de materia prima que se consume en planta,
para la elaboración de los productos que se elaboran con una orden de
producción, además abastece refacciones y equipo que se solicita, para lograr
una mayor eficiencia de las plantas. Reporta directamente a la superintendencia
de Distribución y Almacenes. Delega responsabilidad a sus supervisores en turno;
su ubicación se localiza en Planta.
JEFE DE ALMACEN DE PRODUCTO TERMINADO
Tiene como responsabilidad el almacén de producto terminado, donde es receptor
de los diferentes productos de planta, a su vez surte productos como materia
prima para producción.
Tiene bajo su custodia el manejo de los tanques de almacenamiento, y es
encargado de elaborar inventarios mensuales, para el buen manejo de los
productos de control de inventarios. Reporta directamente a la Superintendencia
de Distribución y Almacenes. Delega responsabilidad hacia sus supervisores en
turno; su ubicación se localiza en Planta.
JEFE DE LOGÍSTICA
Coordina los pedidos que recibe del Departamento de vetas, para su distribución
de producto terminado hacia los clientes.
Contrata el transporte adecuado para el envío de los productos a su destino.
Reporta directamente a la Superintendencia de Distribución y Almacenes. Delega
responsabilidades hacia su asistente y supervisores en turno; su ubicación se
localiza en Planta.
JEFE DE CONTROL Y PROGRAMACIÓN DE LA PRODUCCION
Tiene como responsabilidad elaborar un programa de producción, en base al
pronóstico de ventas, para elaborar los productos en planta.
Solicita las cantidades requeridas de materia prima, también programa los
productos de refabricación, es lazo de unión entre el área de ventas.
Controla la producción de la planta como son: rendimientos, tiempos, etc., control
de administración de estadísticas y se reporta directamente a la Superintendencia
de Distribución y Almacenes. Delega responsabilidades hacia su supervisor o
analista de programación; su ubicación se localiza en Planta.
c) APLICACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE REGISTRO
CONTABLE
En primer término daremos a conocer en forma clara y precisa de los elementos
que una empresa debe tener siempre presentes para el inicio de sus operaciones.
1.- CATALOGO DE CUENTAS
Consiste en una lista ordenada y pormenorizada de las cuentas que se han utilizar
en el registro de las operaciones de una empresa.
El diseño del catalogo de cuentas debe efectuarse con todo cuidado, debiendo
contener las cuentas necesarias para controlar todos los valores y operaciones
requeridas.
2.- INSTRUCTIVO AL “CATALOGO DE CUENTAS”
Es un documento en el que se detallan los movimientos y saldos de cada una de
las cuentas contenidas e3n el catalogo.
Se puede elaborar de diversas formas, siendo las más comunes la descripción
continua y a traves de cuentas “T”.
3.- GUIA CONTABILIZADORA
Es el documento mediante el cual se consigna al procedimiento de registro de las
operaciones más importantes realizadas por una empresa.
Su propósito fundamental consiste en facilitar lo más que sea posible el registro de
operaciones, evitando al máximo las consultas constantes con el contador.
4.- ESTABLECIMIENTO EN FORMAS O REGISTROS
La documentación de una empresa puede ser de carácter interno, externo y mixto,
Por tanto, al diseñar las formas de control, registro e información, deberá de
tenerse en cuenta la clase de información a procesar.
La documentación es de suma importancia dentro de la empresa, ya que a través
de ella se coordinan los hechos y operaciones que se dan dentro de la misma o
por otros entes económicos.
Sus fines principales son los siguientes:
a). Captación y control de las operaciones.
b). Comprobación de las operaciones.
c). Justificación de las operaciones, y
d). Contabilización y registro de las operaciones una vez visto lo anterior
d) EJERCICIO PRÁCTICO
Toda empresa industrial tiene como actividad esencial la producción de bienes,
cuyas operaciones deberán estar controladas por un sistema de costos, siendo
este un medio para la obtención de valores unitarios de fabricación.
En el presente apartado veremos de una manera simple y sencilla el desarrollo de
un ejercicio práctico, donde se podrá apreciar el sistema de registro contable
adoptado por la empresa.
En primer término diremos que la técnica para valuar las operaciones productivas
en nuestro caso práctico, se emplea la técnica de Costos Históricos o Reales, que
son aquellos que se obtienen después de que el producto ha sido
manufacturado..
Se maneja también la técnica de Costos Predeterminados, los cuales se calculan
antes de hacerse o de terminarse el producto; y según sean las bases que utilicen
para su cálculo, se dividen en costos estimados y costos estándar.
Debe tomarse en cuenta que los procedimientos básicos para el control de las
operaciones productivas son ordenes de producción y procesos productivos, los
que incluso pueden adaptarse y emplearse combinados de acuerdo con sus
necesidades y formas de producción d la entidad económica en particular.
La valuación en cuanto las salidas de almacén, se maneja a través de la técnica
de Ultima entradas, Primeras salidas (UEPS), que consiste en valuar las salidas
de almacén utilizando los precios de las últimas entradas, hasta agotar las
existencias cuya entrada es mas reciente. Solo se refiere al registro, no al
movimiento físico.
La compañía Industrial Petroquímica, S.A de C.V., inicia sus operaciones en el
mes de enero de 1990, con los siguientes valores:
DEBE
HABER
Caja $ 5000000
Bancos 200000000
Almacén de productos terminados 31828000
Maquinaria y equipo 50000000
Equipo de computo 50000000
Equipo de transporte 80000000
Proveedores $
50000000
Docs. Por pagar
40000000
Acreedores diversos
30000000
Capital social
265000000
En el almacén de productos terminados, se tiene una existencia al 311289 de
73,000 kgs., siendo su distribución la siguiente:
15000 kgs Pluracol P-2010
22000 kgs Pluronic L-61
20000 kgs Pluracol GP-3030
16000 kgss Pluracol GP-443
Para la solución de este ejercicio no ubicaremos en los siguientes datos, con los
que la empresa podrá determinar el costo unitario del producto.
1. Estructura del producto:
-Su capacidad instalada será de 5000000 kgs anuales.
-Para la producción de los diferentes productos, se requiere de las
siguientes materias primas:
* glicerina 0.05 kgs
* potasa caustica 0.10 kgs
* oxido de propileno 0.40 kgs
* oxido de etileno 0.40 kgs
* mano de obra 0.10 por kg
* materiales indirectos 20% de mat. Directos.
2. Se elaboro un estudio de mercado. Para la compra de materias
primas, obteniéndose las cotizaciones más favorables que a continuación se
mencionan:
Glicerina $ 600.00 kg
Potasa caustica 550.00
Oxido de propileno 300.00
Oxido de etileno 250.00
Mano de obra 700.00 por hora
3. Los costos estructurales o fijos que se consideran necesarios para la
determinación del costo unitario son:
Gastos de administración y ventas $ 156122268.00
anuales
4. El precio de venta para los productos es de 60% de utilidad sobre el
costo unitario.
5. Las operaciones del mes fueron las siguientes:
a) Compra de materia prima el día 3 de enero de 1990.
No. Concepto Proveedor Remisión Importe
unitario
1 3000kg de glicerina Mariano Salgado 405 $650.00
2 200kg de potasa Mariano Salgado 127 $600.00
3 20000kg de oxido PEMEX 3030 $350.00
De propileno
4 40000 kg de oxido PEMEX 3031 $300.00
De etileno
b) El día 10 de enero de 1990nuestras salidas del almacén de materia
prima hacia el departamento de producción son las siguientes:
No. Concepto Vale de salida No.
1 2000kg de glicerina 1
2 100kg de potasa 2
3 10000kg de oxido de propileno 3
4 20000kg de oxido de etileno 4
c) Expedimos los siguientes cheques para el pago a nuestros proveedores:
Fecha Cheque No. A favor Concepto Importe
15/01/90 1500 Mariano Salgado Fact.1230 $22425000
20/01/90 1550 Mariano salgado Fact. 1300 138000
25/01/90 725 PEMEX Fact. 2010 805000
31/01/90 730 PEMEX Fact. 2030 13800000
d) Efectuamos ventas a nuestros clientes a crédito.
No. Fecha Concepto Factura Cliente Importe (c/IVA)
1 20/01/90 10000kg de pluracol 120 Pfizer S.A de C.V $13432000
2 22/01/90 19000kg de pluronic 125 Resistol S.A de C.V 25520800
3 24/01/90 16000kg de pluracol 127 Dupont S.A de C.V 21491200
4 26/01/90 14000kg de pluracol 130 Celanese mexicana 18804800
f) Se expiden los siguientes cheques para el pago de la nomina y honorarios
del mes de enero.
Fecha Cheque No. Concepto A favor Importe
31/01/90 1600 Sueldos Internac. SNC $2500000
31/01/90 1600 Salarios Internac. SNC $2777143
31/01/90 740 Honorarios C.P José Díaz 650000
g) Se efectúan gastos en el departamento de administración:
Fecha Cheque No. A favor Concepto Importe
10/01/90 760 Telmex S.A de C.V Teléfono $50000 + IVA
12/01/90 765 Telmex S.A de C.V Teles 50000 + IVA
15/01/90 770 Papelería pliego Art. de esc . 450000 + IVA
20/01/90 780 Decoraciones tollocan Mant. Ofic.. 550000 + IVA
h) Se efectúan gastos en el departamento de ventas:
Fecha Cheque No. A favor Concepto Importe
13/01/90 1650 Transportes Estrada Fletes y acarreos $1000000 + IVA
18/01/90 1660 Telmex S.A de C.V Teléfono 100000 + IVA
i) Se efectúan pagos por nuestro clientes en forma parcial y total:
Fecha Concepto Nombre del cliente Importe
21/01/90 Pago parcial Fact.120 Pfizer S.A de C.V $9402400
23/01/90 Pago parcial Fact.125 Resistol S.A de C.V 20416640
25/01/90 Pago total Fact.127 Dupont S.A de C.V 21491200
27/01/90 Pago total Fact. 130 Celanese Mex. S.A de C.V 18804800
j) Se tienen los siguientes valores de activos fijos para el cálculo de la
depreciación correspondiente al mes de enero de 1990.
Nombre del activo fijo Valor del activo
Maquinaria y equipo $ 50000000.00
Equipo de cómputo $ 50000000.00
Equipo de transporte $ 80000000.00
NOTA: La orden de producción del mes fue por 59000kgs la cual se termino
totalmente de la siguiente manera:
10000 kgs de Pluracol P-2010
19000 kgs de Pluronic L-61
10600 kgs de pluracol GP-3030
14000 kgs de pluracol GP-443
k) Se elaboran estados financieros y ajustes necesarios para la solución del
ejercicio, de una forma adecuada y correcta.
Hoja de costos unitarios
Materiales directos:
Glicerina 0.05 kgs a $600.00 c/u $30.00
Potasa caustica 0.10 kgs a $550.00 c/u $55.00
Oxido de propileno 0.40 kgs a $300.00 c/u $120.00
Oxido de etileno 0.40 kgs a $250.00 c/u $100.00
T = $305.00
Mano de obra 0.10 hrs a $700.00 T = $70.00
Cargos indirectos
20$ sobre M.D T = $61.00
Costo de Producción $436.00
Costo de distribución
Administración y ventas $156122268.00/5000000kgs $31.2º
Costo total unitario $ 467.20
Presentamos a continuación el procedimiento para el cálculo del precio de venta
de los productos, el cual se determina agregándole o restándole al costo total el
porciento de utilidad o pérdida probable.
Se tiene que el costo total unitario para los productos es de $467.20.
En el precio de venta para los productos se tendrá un 60% de utilidad;
resumiéndose en lo siguiente:
Ventas 100%
Costo 40%
Utilidad 60%
Por medio de una regla de tres se obtiene la utilidad que se deriva de las ventas
menos el costo.
67.20 40%
X 60%
X = (467.20) (0.60) = 280.32 = 700.80
1.40 0.40
Utilidad = $ 700.80
Por lo anterior se tiene lo siguiente:
Ventas = $ 1168.00
Costo = 467.20
Utilidad = 700.80
Por lo tanto el precio de venta para los productos será de $ 1168.00
Emilia Luna
Rep. Dominicana....

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Luna Emilia. (2003, Noviembre 30). Manual de organización de una empresa petroquímica. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/manual-de-organizacion-de-una-empresa-petroquimica/
Luna, Emilia. "Manual de organización de una empresa petroquímica". GestioPolis. 30 Noviembre 2003. Web. <https://www.gestiopolis.com/manual-de-organizacion-de-una-empresa-petroquimica/>.
Luna, Emilia. "Manual de organización de una empresa petroquímica". GestioPolis. Noviembre 30, 2003. Consultado el 26 de Julio de 2017. https://www.gestiopolis.com/manual-de-organizacion-de-una-empresa-petroquimica/.
Luna, Emilia. Manual de organización de una empresa petroquímica [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/manual-de-organizacion-de-una-empresa-petroquimica/> [Citado el 26 de Julio de 2017].
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