Logística como herramienta para la competitividad

En sus inicios, la Logística era tener el producto apto, en el sitio correcto, en el tiempo oportuno, con el menor costo posible. En la actualidad este conjunto de actividades han sido redefinidas y hoy en día es todo un PROCESO, tratado con tanta importancia, que dispone en las organizaciones de un área específica para su tratamiento.

La Logística es el proceso en el que se proyecta, implementa y controla un flujo de materia prima, inventario en proceso, productos terminados e información relacionada, desde el lugar/país de origen hasta el lugar/país de destino de una forma eficiente y lo más económicamente posible con el propósito de lograr la satisfacción del cliente final, garantizando que en cada momento el gasto de recursos de algún tipo, se traduzca en la adición de valor al producto/servicio, evitando despilfarros o desperdicios y aprovechando al máximo la capacidad productiva.

Como todo Proceso de la Organización enfocado a la optimización, la correcta gestión del proceso logístico puede generar ventajas competitivas, que garantizarán alcanzar niveles de rentabilidad sostenidos.

En este trabajo pretendemos mostrar los elementos que definen a la gestión de aprovisionamiento e inventario como la función logística que más directamente aporta rentabilidad al proceso logístico.

Palabras clave: Logística, Logístico, Inventario, Proceso, JIT, JAT, Gestión, Rentabilidad, ventaja, competitiva.

DESARROLLO

Funciones básicas del Proceso Logístico.

La gestión del Proceso Logístico en una de las principales herramientas de gestión para que una organización alcance un alto nivel de competitividad en el mercado. Para la correcta gestión, dicho proceso se entiende conformado por funciones que a su vez son gestionadas.

En todo proceso logístico existen funciones básicas relacionadas al buen desempeño de un plan logístico. En casi todas las operaciones logísticas están involucradas al menos dos de estas funciones básicas:

• La gestión de aprovisionamiento e inventario: conlleva la responsabilidad de la cantidad y surtido de materiales de que se ha de disponer para cubrir las necesidades de producción (materias primas y producción en proceso) y demanda de los clientes (productos terminados).
• La gestión del transporte: se ocupa del movimiento físico de los materiales.
• La gestión del almacenamiento y manipulación de materiales: se ocupa de la utilización eficaz de las facilidades destinadas a almacenamiento y control de inventario, así como los medios manuales, mecánicos y/o automatizados para la manipulación física de los materiales.
• La gestión de las comunicaciones y de la información conlleva la acumulación, análisis, almacenamiento y difusión de datos relevantes de las necesidades de toma de decisiones logísticas con eficiencia y eficacia. Las comunicaciones y la información integran las áreas operacionales logísticas y las actividades de apoyo en un sistema y permiten que éste sea eficaz.

Flexibilidad del Proceso Logístico.

Una de las ventajas competitivas a desarrollar, teniendo como base el proceso logístico, es la flexibilidad del Proceso Logístico, de manera que esté dotado de una alta capacidad de la Organización, para reinventar o hacer ingeniería de forma dinámica (reingeniería) ante los cambios del entorno. Esto tiene como base el hecho de encontrarnos en un entorno dinámico, donde las cosas seguirán cambiando en un futuro cercano, por lo que evitar la gestión rígida, es un reto con exigencias crecientes. Paralelamente los medios tecnológicos para lograr dicha flexibilidad también se han desarrollado, e igualmente se perfecciona el conocimiento en las ciencias de la gestión, basados en el manejo de la información.

Todo cambio en el entorno tiene repercusiones en la logística de las organizaciones, así como toda organización desarrolla procesos logísticos y necesita optimizar los recursos. La interrelación natural de los factores empresariales, internos y externos, en los mercados nacionales e internacionales, provocan que el proceso de reingeniería atesore cada vez más importancia, teniendo los avances tecnológicos una gran influencia en ello.

Sistema Logístico.

Registrar y calcular el ciclo logístico constituye un elemento indispensable para la dirección de las Organizaciones, facilitando la evaluación de la gestión logística y sustentando la toma de decisiones. Estas acciones se garantizan con un eficiente sistema logístico.

El resultado de la implementación de un eficiente sistema logístico es poner a disposición del cliente mayor valor con el costo total mínimo posible. La aplicación práctica del concepto de costo total estimula la introducción de cambios en una actividad del sistema para mejorar los resultados de dos formas:

• Una mejora puede provocar un aumento del costo por la realización de una o más actividades logísticas, siempre que el costo que supone la realización de alguna de las del resto de las actividades logísticas se reduzca en una cantidad igual o superior, de manera que el costo total siga siendo el mismo o disminuya.
• Como alternativa, puede permitirse que aumente el costo total del sistema, con la condición de que aumente el valor entregado al cliente, aumentando su satisfacción y fidelización, de manera que pueda utilizarse como un arma estratégica de competencia para lograr una mayor rentabilidad global.

Algunas de las actividades que podemos encontrar derivadas de la Gestión Logística en una empresa son las siguientes:

• Perfeccionamiento productivo:
• La eficiencia en producción: alcanzar niveles altos.
• La cadena de distribución: debe mantener cada vez menos inventarios sin ocasionar roturas de stocks.
• Transportación: cumplir el programa acordado.
• Desarrollo de sistemas de información.
• Perfeccionamiento organizativo
• Optimización de la gestión logística, con métodos y herramientas conocidas.
• Coordinación óptima de todos los factores que influyen en la decisión de compra del cliente: calidad, confiabilidad, precio, empaque, distribución, protección, servicio, etc.
• Ampliación de la visión gerencial para convertir a la logística en un modelo, un marco, un mecanismo de planificación de las actividades internas y externas de la empresa, convirtiendo en cultura las prácticas correctas de esta visión general.

Estas mejoras, en la medida en que se logren armonizar, traerán entre otros, el beneficio del incremento de la eficiencia y mejora de la rentabilidad, ante el reto de la globalización y la necesidad de obtener ventajas competitivas.

A continuación analizamos una de las técnicas de gestión de una de las funciones logísticas más interesantes, la optimización del inventario, a través de la disyuntiva:

¿Cero inventarios o equilibrio adecuado?

La evolución de los negocios y la necesidad de competir obliga a las empresas a innovar, a diferenciarse y a encontrar nuevas formas más eficientes de producir y de ofrecer sus productos al mercado.

La globalización permite la rápida difusión de las innovaciones, de las nuevas tecnologías y de los nuevos métodos y procesos productivos, incrementando la competencia y obligando a generar nuevas ideas diferenciadoras.

Como parte de su estrategia, las empresas que llegan a ser líderes en sus respectivos mercados, ponen énfasis en reducir los inventarios pero al mismo tiempo se plantean mejorar el servicio a los clientes, reducir el nivel de faltantes y reducir los niveles de mermas y desperdicios.

Estos objetivos que aparentemente son contradictorios, constituyen en muchos casos las claves del éxito de estas empresas.

Tipos de Inventario

La expresión stock, existencias o inventario se refiere a los artículos que almacena la empresa, tanto a los necesarios para la fabricación como a los que se van a vender. Bajo este mismo concepto se encuentran productos muy diversos:

• Materias primas: Productos que sirven para la fabricación y que se encuentran en el almacén a la espera de ser empleados en el proceso de producción.
• Productos parcialmente terminados o producción en proceso: Identifica a los productos en curso, es decir, los que se encuentran a la espera de ser reintegrados en la siguiente fase de un proceso de fabricación, o los fabricados por la empresa que no se destinan a la venta mientras no se completa su fabricación.
• Productos terminados: Se encuentran en los almacenes a la espera de ser vendidos.
• Bienes de equipo y recambios. Es la maquinaria y los equipos empleados por la empresa para desarrollar su actividad, así como las piezas dedicadas a la sustitución de las que se van deteriorando en las máquinas del proceso productivo.
• Materiales e insumos diversos. Sirven para mantener las máquinas a punto o soportar la actividad general administrativa.
• Productos defectuosos u obsoletos. Son los que han salido con algún defecto de fabricación o se han quedado desfasados por permanecer mucho tiempo sin venderse.
• Envases y embalajes. Los envases son aquellos recipientes destinados a la venta, esto es, que servirán para comercializar el producto que contienen. Los embalajes sirven para proteger el producto envasado durante la manipulación, el almacenamiento y el transporte.
• En el proceso productivo se generan desechos o restos sobrantes a los que o bien no se puede sacar ningún provecho, o bien se pueden aprovechar de alguna manera (Ej. chatarra).

Riesgos del Inventario

Independientemente de la causa, cuando los inventarios tienden a crecer, esto trae como consecuencia varios posibles riesgos:

• Crece el capital de trabajo invertido en Inventario.
• Quedan en inventario sobrantes de productos e insumos que ya no pueden venderse y no se necesitan, debido a su difícil control.
• Se incrementan los costos de almacenaje, obsolescencia, roturas, etc.

Para mantener la competitividad de la empresa en este contexto es necesario encontrar formas y técnicas de gestión que permitan lograr mayores niveles de eficiencia, y para lograrlo es necesario apoyarse en diversas herramientas que permitan simplificar la gestión, reducir los inventarios y aumentar la velocidad de re-planificación.

Factores para acumular inventario.

Para determinar cómo mantener el equilibrio ideal en la empresa, relativo a si mantener CERO INVENTARIO o no, es necesario identificar también, algunos factores que motivan la acumulación de inventario y permiten comprender mejor la importancia de su gestión:

• En primer lugar, debemos considerar el inventario como un recurso para evitar la escasez o rotura de stock. Esta acumulación sirve para protegernos ante la posibilidad de que las provisiones lleguen tarde (retraso en el suministro de los pedidos) o la demanda sea mayor de lo previsto (incertidumbre de la demanda), preservando a la Organización de los posibles daños tangibles e intangibles que trae la escasez o rotura de stock.
• Economía de escala. En el caso de las empresas industriales, es necesario tener en cuenta que el coste de producir cada artículo (el coste unitario) disminuye a medida que aumenta el número de éstos, tanto por el efecto de la economía de escala, como por el efecto de la curva de experiencia (aprendizaje). Se aprovecha la disminución de los costes a medida que aumenta el volumen de compras o de fabricación. De esta forma, la fabricación de grandes cantidades de producto puede servir para abaratar los costes de producción y, finalmente, el precio de venta del producto. A lo que se le suman beneficios por determinados descuentos por volumen de compra. No obstante, esto puede suponer un inconveniente si el coste de almacenaje aumenta tanto que deja de compensar el ahorro obtenido.
• Razones comerciales. La acumulación de inventario es una garantía de que podremos cubrir la demanda de un producto. Tener el producto siempre disponible cuando lo demande el cliente, es un motivo para que la selección de compra del cliente sea a favor de la Organización. Siempre asegurando que un inventario excesivo puede conllevar a unos mayores costes de almacén, que repercutirán en el precio de venta y, en consecuencia, en la demanda.
• El hecho de que haya un inventario insuficiente puede traer consigo inconvenientes:
• Ej. Pérdida de ventas y tiempos muertos productivos.
• Intangibles: Pérdida de imagen y fortaleza de la empresa que ocasiona disminución del nivel de satisfacción del cliente, pérdida de su confianza e incluso la pérdida del mismo.

Factores para CERO INVENTARIO.

Por otra parte, se hace necesario resaltar las ventajas de utilizar o acercarse a mecanismos de CERO INVENTARIO:

• Supone una reducción de coste explícito del inventario (coste de adquisición) y coste implícito (almacenamiento, manipulación, obsolescencia, roturas y mermas), liberando activos para otros propósitos, con una tasa de rentabilidad mayor, de forma que no haya pérdida por el costo de oportunidad de tener inmovilizados recursos financieros.
• Control y auditoría del inventario más viable y eficiente
• Evita que se enmascaren los problemas en la gestión del inventario, lo cual hace más fácil detectar cuellos de botella, procesos que no generan valor y recursos limitantes.
• Disminuye la utilización del fondo de tiempo del capital humano disponible.
• Permiten evaluar más certeramente a los proveedores, de manera que se perfeccione el método de selección y responsabilizarlos mucho más con la cadena de suministro y entrega de valor al cliente.

JIT (del inglés «Just In Time», Justo A Tiempo, JAT).

Quizás el sistema más conocido que responde a la tendencia de CERO INVENTARIO, lo es el JIT (del inglés «Just In Time», Justo A Tiempo, JAT). Dicho sistema está integrado a varias de las funciones logísticas. El mismo ha tenido un auge sin precedentes durante las últimas décadas. Así, después del éxito de su creación por parte de compañías japonesas, durante los años que siguieron a la crisis de los setenta, investigadores y empresas de todo el mundo centraron su atención en una forma de producción que, hasta ese momento, se había considerado vinculada con las tradiciones y valores socioculturales de Japón y, por tanto, muy difícil de implantar en industrias no japonesas.

Sin embargo, más tarde quedó demostrado que si bien la puesta en práctica de los principios y técnicas que sostenían los sistemas de producción JIT requerían un profundo cambio en la mentalidad de producción occidental, no tenían como requisito imprescindible una forma de sociedad o requerimientos socioculturales específicos.

El paradigma fundamental de JIT es lograr una situación ideal donde los proveedores suministran en menores cantidades y con mayor frecuencia, con lo que se consigue reducir sustancialmente o eliminar los inventarios de materia prima, y la producción se ajusta exactamente a la demanda, de manera que se traduce en un sistema que tiende a producir justo lo que se requiere, cuando se necesita, con excelente calidad y sin desperdiciar recursos del sistema.

El JIT es una metodología de organización de la producción que tiene implicaciones en todo el sistema productivo. Además de proporcionar métodos para la planificación y el control de la producción, incide en muchos otros aspectos de los sistemas de fabricación, como son, entre otros, el diseño de producto, los recursos humanos, el sistema de mantenimiento o la calidad. En el JIT cuando aparecen problemas se deben enfrentar y resolverlos. El nivel de las existencias puede reducirse entonces gradualmente hasta descubrir otro problema; este problema también se resolvería, y así sucesivamente.

El JIT es mucho más que un programa destinado a la reducción de inventarios o CERO INVENTARIO. El JIT es un sistema para hacer que las empresas productoras operen eficientemente y con un mínimo de recursos, humanos, materiales, financieros y de todo tipo. El «Just in time» también persigue el objetivo de mejorar la calidad, y proporcionar herramientas de detección y solución de problemas en el Proceso Logístico, maximizando las condiciones que posibiliten la solución de los problemas tan pronto como éstos surgen. El JIT es también sinónimo de simplicidad, eficiencia y un mínimo de desperdicios y para su desarrollo actual ha sido primordial el desarrollo de la informática y las comunicaciones.

Sin embargo, en el JIT también existen una serie de riesgos asociados a su implementación. Estos están principalmente relacionados con la alta dependencia de la relación con los proveedores y distribuidores, cuyo efecto inmediato es un incremento de la vulnerabilidad frente a los acontecimientos que afecten a los mismos.

Independientemente de que se utilice el sistema JIT, en la era moderna es necesario considerar a los proveedores y distribuidores como “aliados estratégicos”, y al estrechar la relación de confianza y colaboración recíproca, se les otorga participación activa en la cadena de suministro y por tanto, ambas partes obtienen beneficios mutuos, a partir de la premisa Ganar/Ganar.

Estos beneficios, están relacionados, entre otros factores a la creación de mayor valor, con reducción de los costos de la cadena de suministro, también identificando y eliminando los costos que no agregan valor al proceso. De esta manera, se fomenta la asociación y cooperación con el objetivo de obtener un producto con mayor valor añadido, a un menor costo, lo que indiscutiblemente genera ventajas competitivas.

CONCLUSIONES

La aceleración y la globalización de los mercados han llevado a los procesos logísticos a desarrollar estrategias encargadas de gestionar los flujos de productos, sobre la base de la integración de toda la cadena logística. Es por ello que el Proceso logístico está llamado a tener un papel central en el seno de la empresa y apunta sin lugar a dudas, a la búsqueda de ventajas competitivas para las empresas en la actualidad.

Es por ello, que resulta esencial en estos tiempos, que el enfoque a la logística tenga un papel preponderante en el desempeño eficiente y eficaz de la gestión empresarial, con vistas a lograr altos niveles de competitividad, logrando mayor creación de valor con disminución de los costos asociados a las funciones logísticas, a través del análisis de las mismas de forma cuantificable, expresándose la Gestión de inventario como la forma más directa de maximizar la rentabilidad en la utilización de los recursos disponibles en el Proceso Logístico.

Igualmente, es ideal ajustarse a la tendencia de los sistemas actuales de producción y los sistemas modernos de compras, de reducir significativamente o incluso suprimir, las existencias de materias primas o componentes de fabricación, pasando a tener un aprovisionamiento en pequeñas cantidades y frecuente en el tiempo.

Manejar CERO INVENTARIO permite optimizar los recursos empresariales utilizados en la Gestión de inventario, pero debe ser sobre un enfoque bien estructurado pues es así mismo, un riesgo para cualquier empresa, pudiendo representar perdida de producción, de ventas y al final de clientes.

Como hemos visto, el nivel de inventario debe estar equilibrado entre los dos extremos. Esto supone que la gestión de inventario está directamente relacionado con ser competitivos. O sea, es importante garantizar la presencia de un Inventario suficiente para satisfacer la demanda externa e interna, pero siempre de forma que su almacenamiento y gestión resulte rentable. Se trata entonces, de mantener un nivel de Inventario adecuado, que permita por una parte, tener suficiente para evitar las roturas de Inventario y, por otra evitar que haya un exceso inútil del mismo, afectando los resultados de la empresa.

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Comentarios generales del trabajo, autor y profesora consultante.

Este trabajo está basado en trabajos investigativos, presentados por el autor, para la consecución del Módulo Dirección de Operaciones. Gestión de la Cadena de Suministros, impartido por el profesor MsC. José Luis Montes Giménez, en el Máster Executive de Administración y Dirección de Empresa (2013-2014). EOI, Madrid, España, 2014. El profesor, es Ingeniero Industrial por la ETSII, Universidad Politécnica de Madrid. Master en Tecnología Nuclear, ICAI. Master en Formación Directiva, Euroforum-Insead.

El autor de este trabajo, MsC. Wilson Llauger Hung, es Ingeniero en Automática. Máster Executive en Administración y Dirección de Empresas, en la Escuela de Organización Industrial (EOI, Madrid, España, 2014). Aspirante a título de Máster en Administración de Negocios, en la Facultad de Economía, Universidad de La Habana, Cuba.

La tutoría de este trabajo estuvo a cargo de la MsC. Ana Luisa Espinosa Bernal. Licenciada en Economía. Máster en Marketing y Gestión Empresarial. Máster en  Marketing y Comunicación. Profesora Auxiliar del Departamento de Ciencias Empresariales, Facultad de Economía, Universidad de La Habana, Cuba. (email: [email protected]) (teléfono: +53 7 832 94 58)