Actualmente es muy importante saber que es la comunicación, no sólo en la sociedad sino también en las organizaciones. Como bien sabemos, en una organización existen muchas disciplinas que de alguna u otra manera se interrelacionan, por ello la comunicación organizacional se ve estudiada desde diferentes perspectivas.
En este artículo se analizarán los tipos de comunicación que se pueden dar dentro de una organización y de igual forma, la manera en cómo pueden beneficiar a que los objetivos de la misma se cumplan.
Comunicación organizacional
Este tipo de comunicación es la que se da en las instituciones y que de alguna manera forma parte de su cultura, ya que la comunicación entre los diferentes niveles jerárquicos de organización sean jefaturas, operarios e inclusive directivos debe ser fluida.
Sin embargo, ¿qué es lo que pasa cuando en las organizaciones no se tiene una correcta comunicación? Uno de los errores que ocurren con mucha frecuencia en las organizaciones es que entre los mismos departamentos no está el hábito de compartir información, ya que erróneamente se tiene la idea de que la información da cierto poder, teniendo en mente que el guardar es información los va a tener en una posición privilegiada, pero muy al contrario todo denota una gran inseguridad. (Castro, 2014)
Un fenómeno muy característico es que en las organizaciones existe un deseo muy fuerte por los empleados por conocer realmente qué es lo que pasa en la organización así que cuando ellos tienen mayor conocimiento de su organización esto les ayuda a reducir ansiedad y esto a su vez hace perder menos tiempo como consecuencia de información errónea.
Es por ello que las organizaciones hoy en día deben enfocarse en brindar espacios para que sus trabajadores sepan qué es lo que está pasando en la organización Además de que esto podría evitar consecuencias graves.
Tipos de comunicación en una organización
Cabe mencionar que es muy importante distinguir dos tipos de comunicación en las organizaciones, una es la comunicación formal y otra es la comunicación informal.
Comunicación formal
Este tipo de comunicación es aquella que ya establece la empresa desde un principio En donde ya está definida la función de la organización sus metas y por ende está sujeta a reglas. Las organizaciones pueden ocupar diferentes herramientas o medios para poder comunicarse entre los diferentes departamentos, entre los más ocupados podemos encontrar electrónico, la correspondencia escrita, memorándum, etc.
Es muy importante que en este tipo de comunicación lleve cierta direccionalidad, ya que esto indica la importancia del mensaje. Esta puede ser descendente, ascendente, horizontal o diagonal.
La comunicación descendente es aquella que se da desde los niveles más altos de la organización hasta los niveles más bajos. Normalmente tipo de información que manejan son procedimientos, reglamentos, etc.
La comunicación ascendente es aquella que se da de los niveles más bajos hacia los niveles más altos. Este tipo de comunicación muy importante para las organizaciones ya que les permite ver una perspectiva diferente en cuanto el clima laboral. Entre los medios más utilizados están los buzones de sugerencias.
La comunicación horizontal es aquella que se da entre todos los niveles de un mismo nivel jerárquico. Este tipo de comunicación es necesaria en una organización para que pueda haber una adecuada coordinación centro de los diferentes departamentos de la empresa, ya que de esta forma se evitan realizar dobles trabajos.
La comunicación diagonal es aquella que se da entre los diferentes departamentos que están relacionados entre sí y que no forzosamente están dentro del mismo nivel jerárquico. De igual forma se puede manejar otros tipos de Comunicaciones dentro de la formal como lo es la comunicación visual, gestual, oral y escrita.
Comunicación visual
Es el primer tipo de comunicación vamos que entablar, desde cómo somos físicamente, la manera en cómo caminamos, nuestra forma de vestir, nuestros movimientos, etc. Este tipo de comunicación reflejar todo tipo de información alrededor nuestro. Es por ello que es importante manejar este tipo de lenguaje para poder reflejar auditorio seguridad y una buena actitud.
Comunicación gestual
Es muy importante conocer qué es lo que indica la postura y los gestos de las personas con quienes estamos hablando a fin de poder tener una idea ver lo que pasa por su mente.
Comunicación oral
Este tipo de comunicación nos da cierta información adicional que la información escrita no nos brinda, esto se puede obtener gracias a los tonos de voz, tipo de vocabulario, velocidad al hablar, etc.
Comunicación escrita
Este tipo de comunicación permite dejar una huella de lo que realmente está pasando, además de que es necesaria para poder establecer ciertos criterios. Muy comúnmente el medio más utilizado en este tipo de comunicación es el correo electrónico, sin embargo la mensajería instantánea se ha puesto muy de moda entre los diferentes departamentos de las organizaciones, que aunque en cierta forma llegan a ser mal vistos, son necesarios ya que brindan información en tiempo real, acelerando así la comunicación.
Comunicación informal
Este tipo de comunicación se da de manera espontánea ya que aquí no importan los niveles jerárquicos, toda relación social de entre los diferentes miembros de la organización sea que haya algún tipo de relación de amistad o no. La comunicación informal puede ayudar o perjudicar a la organización, de acuerdo a la forma en cómo se maneje.
De forma positiva se puede ver reflejada en una adecuada cohesión del grupo de trabajo, además de que brinda retroalimentación con base al trabajo.
De forma negativa se puede ver reflejada por los chismes o rumores que sólo entorpecen la productividad. Este tipo de rumores se caracterizan porque no los puede controlar la administración de la empresa, sólo sirven a las personas que los difunden, y tristemente la mayoría de los empleados llegué a creer más en los rumores que en la información oficial.
Comunicación asertiva
Para cualquier tipo de comunicación es importante resaltar dos aspectos; la autoestima y la asertividad. La autoestima es aquel conjunto de sentimientos comportamientos y percepciones que cada individuo tiene. La asertividad es el reconocimiento que se le da a otra persona. Una vez Sabiendo estos dos aspectos importantes podemos llegar a la conclusión que la comunicación asertiva es aquella que se da de forma honesta, que de igual forma respeta la posición de los demás y la propia. (Hidalgo, 2005)
Comportamientos comunicativos en la empresa.
De acuerdo a Robbins (2010), las empresas presentan los siguientes comportamientos:
Comportamiento coercitivo directo
Se plantea como el de una persona considerada agresiva, un individuo que:
- Tiene opiniones e ideas muy firmes.
- No teme expresarlas, incluso si es a expensas de otros.
- Con frecuencia se comunica de manera autoritaria y sarcástica, e incluso irrespetuosa.
- Su lenguaje corporal y tono de voz son agresivos, intimidantes, alto.
- En las negociaciones busca acuerdos ganar-perder.
- Se centra en sus posiciones.
Comportamiento coercitivo indirecto
Por su parte, el individuo con este comportamiento, o sea aquella persona pasivo/agresiva:
- Evita el conflicto.
- Siempre tiene algo que decir pero lo dice de manera inoportuna.
- Rara vez habla directamente.
- Discute los problemas con quienes no están directamente relacionados.
- Guarda ira y frustración que no expresa.
Comportamiento no coercitivo indirecto
Mientras tanto, existen personas con un comportamiento no coercitivo indirecto, o sea pasivas, y sus características son:
- Rara vez se involucran.
- Rara vez se quejan, prefieren evitar el conflicto.
- A menudo muestran rasgos de comunicación no verbal de sumisión:
- Tono de voz excesivamente suave
- Titubeo al hablar
- Falta de contacto visual
- Parecen felices pero, cuando se les presiona, expresan sus emociones ocultas de maneras inesperadas.
Comportamiento no coercitivo directo
Por último, pero muy lejos de ser el menos importante, existen las personas de comportamiento no coercitivo directo, es decir, personas asertivas:
- Dan la cara.
- Parten del supuesto positivo de que los problemas se pueden resolver.
- Expresan sus necesidades y preocupaciones apropiadamente.
- Respetan los derechos y el espacio personal de los demás.
- Usan un lenguaje corporal abierto.
- Mantienen contacto visual con las otras personas.
- No temen preguntar: ¿por qué?
- Saben lo que quieren y distinguen entre lo relevante e irrelevante.
- Suelen ser sinceras y respetuosas.
- En las negociaciones buscan acuerdos ganar-ganar.
- Se centran en los intereses de ambas partes.
Aspectos importantes para una buena comunicación organizacional
Toda organización necesita tener ciertos lineamientos enfocados a que la comunicación entre los diferentes departamentos funcione. Es por ello que las personas encargadas de los recursos humanos aseguran de que cada uno de los trabajadores no importando el jerárquico en el que se encuentre, conozcan cuál es la misión, visión, objetivos y cultura de la organización. (Llacuna, 2010)
Evaluación anual del desempeño
Toda persona que forma parte de una organización que se evalúe al menos a veces al año, no importando el nivel jerárquico, todos deben realizar esta evaluación. Lo que se va a calificar en esta evaluación son el cumplimiento de las tareas de acuerdo a la descripción del puesto, cumplimiento de objetivos y metas, actitud, etc.
Reportes semanales
Cuando se trata de una organización muy grande, es muy recomendable que los encargados de cada uno de los diferentes departamentos estén al pendiente el desempeño de la organización. Para ello es necesario que semanalmente se entreguen informes que detallen las tareas realizadas a lo largo de la semana. Este tipo de reportes debe de llevar consigo la fecha de elaboración, el nombre de la persona que lo elaboró y el nombre de la persona a quién va dirigido. Es necesario que las empresas se anticipen con plantillas o software especializado referente a los reportes semanales para poder así evitar retrasos por pérdida de tiempo en su elaboración.
Reuniones mensuales con los empleados
Es importante manejar este tipo de reuniones para poder mantener al tanto a los trabajadores sobre las condiciones de la organización, mencionar objetivos alcanzados, destacar a los empleados del mes, etc.
Ventajas:
- Dan sentido de pertenencia
- Dan información verdadera a los empleados
- Motivan
- Evitan rumores
Desventajas:
- No deben ser largas
- Pueden crear rebeldía
- Tener espacios amplios
Tener equipo de trabajo presente
Siempre es importante en una organización tener un buen equipo de trabajo, ya que son ellos los que se encargan de llegar a la meta establecida. Es muy importante tener siempre reuniones ya sea semanales o quincenales en donde se vean propuestas referentes a problemas que se presentan en las organizaciones.
Reuniones uno a uno
Para cualquier trabajador siempre es motivante el hecho de poder comunicarse con su jefe. Cuando el jefe muestra ajeno a la empresa el trabajador aleja poco a poco de la misma al no haber un compromiso por parte de su figura autoritaria. Así que un buen jefe debe encontrarse el tiempo necesario para poder hablar con sus trabajadores además de cumplir con sus tareas. Ya que este tipo de comunicación permite al jefe saber primera fuente qué es lo que piensa cada uno de sus colaboradores, además de conocerlos de una forma más personal.
Conclusión
Como hemos visto es de suma importancia que las organizaciones empiecen a generar el hábito de la comunicación organizacional, ya sea en los diferentes niveles jerárquicos o la forma en cómo se realice, ya que esto les traerá muchos beneficios tanto económicos como sociales.
Sin duda alguna el éxito de una empresa se basa en una adecuada comunicación
Bibliografía
- Castro, (2014), Comunicación Organizacional, Colombia, Universidad del Norte.
- Hidalgo, R. (2005). Comunicación efectiva. Chicago: Chicago State University
- Llacuna Morera, J. & Pujol Franco, L. (2010). NTP: 685: la comunicación en las organizaciones.
- Robbins, S. P. & Judge, T. A. (2010). Comportamiento organizacional. 14 ed.
México: Pearson Educación.
