Grupos formales, informales y equipos de trabajo

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Introducción

El hombre es un ser social por naturaleza, por ende necesita relacionarse con otros de su misma especie para desarrollarse tanto personal como laboralmente. En una organización es muy importante que los colaboradores se sientan parte de un grupo, sentir que pertenecen y son importantes para la empresa para de esta manera desarrollar sentido de pertinencia y motivación para trabajar por los objetivos de la misma.

Los colaboradores dentro de las organizaciones necesitan mantener contacto social con el resto de sus compañeros ya sea por la afinidad que tengan con ellos o por la necesidad de solucionar problemas que surjan en las actividades del día a día. Esto va a generar relaciones interpersonales que van a depender en gran medida del nivel jerárquico en que se encuentren dentro de la empresa. Dichas relaciones interpersonales conllevarán a la formación de grupos y equipos de trabajo que redundan en el desempeño de cada persona dentro de la organización.

Anteriormente en las empresa se consideraba que estas estaban constituidas por individuos aislados. Las relaciones interpersonales que se establecían entre ellos no eran tenidas en cuenta. Actualmente en prácticamente todas las empresas se contemplan dos grandes grupos de personas: Grupos formales y grupos informales los cuales se diferencian por el objetivo que persiguen:

Grupos formales: Son creados por el gerente y representan un grado de subordinación en la empresa. Se relacionan entre sí por el nivel de mando que posea cada uno dependiendo de su posición. Son creados para desempeñar una terea específica en la organización y por ende tienen unas obligaciones y actividades que deben cumplir con el fin de generar el producto o servicio que fabrica la empresa. Los grupos formales pueden ser permanentes o temporales. Los permanentes son aquellas que están definidos en la estructura piramidal de la empresa y se encuentran repartidos eb áreas, departamentos y procesos. Los temporales son aquellos que se crean para resolver un problema específica y se deshacen una vez se haya encontrado la solución, estos últimos reciben el nombre de Equipos de trabajo.

Grupos informales: Se crean por la necesidad del ser humano de interactuar con otros. Se forman en las organizaciones con miembros de un mismo grupo formal o con personas que tienen intereses afines. Surgen de manera espontánea y permiten un mayor desarrollo de las tareas que deben cumplirse en los grupos formales.

El pertenecer a algún tipo de grupo formal o informal contribuye a la formación de sentido de pertinencia en la empresa.

En el presente escrito miraremos detalladamente la definición y características de los grupos formales, informales y equipos de trabajo. 

Grupos formales, informales y equipos de trabajo

La formación de grupos es propia de la naturaleza del ser humano debido a la necesidad de unirse con otros para poder sobrevivir.

Definición de grupo

Se define grupo como el conjunto de dos o más personas que pueden interactuar entre sí, son interdependientes  y conscientes psicológicamente de la existencia del otro a la vez que son reconocidos como miembros de un equipo.

Un grupo no es existe exclusivamente por la suma de los individuos que lo conforman; es  necesario la formación de lazos afectivos, sociales o empresariales que dan lugar a nuevas habilidades y potencia los resultados que, definitivamente, van a ser superiores a los que se podrían obtener si cada uno de sus miembros trabajara por separado.

Un grupo generalmente está integrado por máximo diez personas y el número de los individuos que lo integran está determinado por la tarea a realizar.

Se puede contemplar a las organizaciones como una serie de grupos acoplados, de forma que el rendimiento de la organización va a depender del rendimiento individual de cada uno de los grupos que la conforman.  (Hunt, 2010)

Características de los grupos

  • Están integrados por personas que perciben a los demás de forma individual y en donde existe una relación recíproca.
  • Las actividades del grupo responden a los intereses y valores de cada una de las personas por ende es permanente y dinámico.
  • Da lugar a la formación de subgrupos por la afinidad que tienen los miembros del grupo y la intensidad de las relaciones.
  • Hay solidaridad e interdependencia entre las personas dentro y fuera del grupo.
  • Los roles de los individuos que lo conforman están bien definidos y diferenciados.
  • El grupo posee su propio código y lenguaje así como sus propias normas y creencias.

¿Cómo es el proceso de formación de un grupo?

El proceso de formación de un grupo ya sea formal o informal consta de cuatro etapas: formación, conflicto, normativa y funcionamiento.

Formación

En esta etapa los individuos  van definiendo los objetivos y el procedimiento a seguir para realizar la tarea. Van tanteando el terreno, viendo como es la posición de los otros, conociendo entre sí. Se empiezan a tantear las fronteras pero no establecen. Hay una confusión sobre lo que esperan de los demás y sobre lo que se espera de ellos.

Conflicto

En esta etapa surge el conflicto de cómo debe funcionar el grupo, cuál será la responsabilidad de cada quién, quién ejercerá el liderazgo, empieza la lucha por sobresalir e imponer las ideas sobre los demás. En esta etapa se pueden presentar retiros del grupo de algunos individuos por inconformidad en la forma en que se desarrollan las cosas, también puede haber despidos, hay muchas tensiones por el desequilibrio y las luchas de poder. Es importante que se traten de solucionar o sobrellevar los conflictos para que esto no afecte más adelante al grupo en la resolución de las actividades.

Normativa

En esta etapa se establecen las normas y códigos de comportamiento en cuanto a cómo deben realizarse las tareas, quiénes son los responsables, cuáles son los comportamientos aceptables y cuáles así como las sanciones que se imponen  a aquellos individuos que incumplan las normas.

Funcionamiento

En esta etapa los individuos miembros del grupo, aceptan el rol que les ha sido asignado sin generar conflicto así como la guía de la persona que ha asumido el rol de líder. Se caracteriza porque existe confianza mutua entre los miembros del grupo, existen discusiones y conflictos mínimos. El grupo está enfocado a la solución de problemas porque ya se ha generado un equilibrio. (Hunt, 2010)

Estas etapas no necesariamente se siguen al pie de la letra durante la creación de un grupo, pero sirve de base para entender la dinámica de formación de los grupos.

En las organizaciones se forman dos tipos de grupos: formales e informales.

Grupos formales

Los grupos formales son creados oficialmente dentro de la organización y están respaldados por la gerencia, sus funciones están especificadas con claridad, a menudo por escrito.  Son ejemplo de grupos formales los equipos de trabajo, los comités,  los consejos y las reuniones de grupos departamentales. ¿Por qué son importantes los grupos formales dentro de las organizaciones?

¿Por qué son importantes los grupos formales dentro de las organizaciones?

Mediante los grupos formales se define la estructura de la organización, ya que a través de ellos se dan ciertas asignaciones de trabajo en las que se establecen actividades. De acuerdo a las necesidades y los procesos organizativos de las empresas siempre hay tendencia que se formen dos tipos de grupos formales: los de mando y los de tarea. Los grupos de mando son aquellos en donde los integrantes reportan resultados a un supervisor, es decir están formados por varios subordinados y un jefe. Un ejemplo de este tipo de grupo  formal es el conformado por los trabajadores de una empresa y el gerente de la misma, el coordinador de compras y sus subordinados, etc. El grupo de mando está establecido por el organigrama de la empresa. Por otra parte los grupos formales de tarea son aquellos que se crean para cumplir con una tarea específica o un proyecto. Los grupos de mando son permanente mientras que los de tarea pueden crearse de acuerdo a las necesidades que se presenten por ende son temporales.

En las organizaciones el tipo de grupo formal que más prevalece es el de mando, ya que como se ha indicado, están establecidos formalmente y determinan la estructura organizacional de la empresa.  (Gibson, 1998)

Grupos informales

Están basados en la amistad, en la compartición de las creencias y de la forma de ver la vida. Son más relajados y divertidos que los grupos formales. Al no ser oficiales, se prestan para cada individuo se exprese con libertad lo que puede generar ideas valiosas para la resolución de conflictos, es por ello que es de gran importancia que dentro de las organizaciones se promueva su formación porque de ellos depende el éxito de las mismas.

¿Por qué son importantes los grupos informales?

Los grupos informales se forman dentro de las organizaciones por diversas razones que incluyen tanto las necesidades de los miembros de la misma por relacionarse con los demás como las características de la propia organización.

Entre las causas principales de la formación de grupos informales son:

  • La cercanía física entre las personas debido a la necesidad de realizar una misma actividad, tarea u obligación.
  • Intereses comunes como gustos, hobbies y demás entre las personas que forman el grupo.
  • Las personas que forman el grupo pueden tener experiencias y relaciones en común fuera de las vividas en la organización.
  • Afinidad en la forma de pensar de los integrantes del grupo.

Los grupos informales son importantes dentro de la organización porque cumplen las siguientes funciones:

  • Ayudan a perpetuar los valores sociales y culturales comunes.
  • Contribuyen a la satisfacción social, seguridad y status de las personas que forman parte de la organización.
  • Son de gran ayuda para que los integrantes de sus miembros se comuniquen.
  • Permiten solucionar problemas.  (Gastélum, 2007)

Equipos de trabajo

Un equipo de trabajo es una unidad integrada por un número de personas indeterminado que se unen para la realización de una tarea específica y que están relacionadas entre sí para alcanzar los una meta. Como el equipo se crea para alcanzar objetivos, cada individuo pondrá en juego sus conocimientos, habilidades destrezas y competencias; esta combinación se conoce con el nombre de sinergia, Como consecuencia de la relación entre los miembros se generan sinergias positivas a través del esfuerzo coordinado. El resultado de los esfuerzos individuales es mayor que la suma de las contribuciones individuales.  (Vértice, 2008)

Diferencias entre grupos de trabajo y equipos de trabajo

 Un grupo de trabajo cuenta con un líder fuerte sobre el que recaer toda la responsabilidad mientras que en un equipo de trabajo hay roles de liderazgo compartido

  • En un grupo de trabajo hay responsabilidad individual mientras que en un equipo de trabajo hay responsabilidad individual y grupal
  • El objetivo del grupo de trabajo es el mismo de la organización mientras que el el equipo de trabajo tiene propósitos específicos que lleva a cabo el mismo
  • Las reuniones de los grupos de trabajo tienen como objetivo la medición de la eficacia mientras que los equipos de trabajo se reúnen para crear discusiones abiertas que generan soluciones.

Características de los equipos de trabajo

  • Están conformados por un grupo de personas que trabajan de manera coordinada en la ejecución de un proyecto.
  • Todo el equipo de trabajo es quien responde por el resultado final del proyecto y no cada uno de los miembros del mismo de manera independiente.
  • Cada miembro del equipo está especializado en un área determinada importante para la ejecución del proyecto.
  • Cada miembro integrante del equipo es responsable de una labor y sólo si todos  cumplen su función será posible sacar el proyecto adelante.
  • El trabajo en equipo no es simplemente la suma de aportes individuales.
  • “Un grupo de personas trabajando juntas en la misma materia, pero sin ninguna coordinación entre ellos, en la que cada uno realiza su trabajo de forma individual y sin que le afecte el trabajo del resto de compañeros, no forma un equipo”. (Vértice, 2008)

 ¿Por qué son importantes los equipos de trabajo?

 Trabajar en equipo contribuye a unir las habilidades destacadas de cada integrante del mismo para enfrentar y realizar las tareas en conjunto, aumentar la calidad de los trabajos, superar obstáculos, solucionar problemas eficazmente, generar innovaciones, gestionar de forma eficiente los recursos, crear oportunidades y  atraer nuevos recursos. La suma de las  habilidades personales de cada integrante del equipo crea grandes resultados, por ello es muy importante que todas las organizaciones promuevan su creación, especialmente las pequeñas y medianas empresas, pues podrán encarar mejor la competencia global y atender a clientes más grandes y en mayor cantidad. El trabajar es la forma más eficaz y eficiente de  desarrollar un proyecto y de generar recursos con resultados acordes con las inversiones iniciales que se hagan.

El trabajar en equipo exige tener una visión y una finalidad compartidas, en la que el objetivo debe  estar claro para cada miembro del mismo. Actualmente el mercado laboral exige un trabajo interdisciplinario, en el cual no es suficiente dominar una sola actividad, sino que se debe trabajar  y coordinar con otras disciplinas que sean complementarias.

“La importancia del trabajo en equipo se basa en que los proyectos empresariales de la actualidad son cada vez más interdisciplinarios, y las personas en su individualidad no son capaces de cubrir las áreas necesarias para llevar a cabo un proyecto. Es por ello que con el trabajo en equipo se logra obtener lo mejor de sus componentes. Es necesario aprender a trabajar correctamente en equipo, ya que algunos vicios o tendencias pueden malograr el esfuerzo colectivo.” (Vértice, 2008)

Conclusión

Las organizaciones están integrados por seres humanos que por su naturaleza están en constante necesidad de interactuar, compartir experiencias, gustos y deseos así como de sentirse parte de algo. Son varios los motivos por los cuales las personas se unen para formar grupo, entre las que se encuentran la naturaleza humana, la cercanía con otros durante la ejecución de sus actividades diaria y los intereses en común que tengan con otros individuos. Dentro de una organización se forman dos tipos de grupos: formales e informales. Los formales son los que se establecen desde la gerencia y determinan la estructura organizaciones de la empresa y los informales se forman de manera espontánea. A su vez dentro de los grupos formales de las empresas se encuentran los equipos de trabajo, que se crean para alcanzar  un objetivo común en el cuál cada miembro aporta sus habilidades, destrezas y conocimiento generando grandes resultados  para la empresa. Hoy en día es de gran importancia que dentro de las empresas se promueva la creación de equipos de trabajo eficientes que conlleven a la resolución efectiva de problemas y a la generación de innovaciones que posicionen a la organización por encima de la competencia.

Dentro de la empresa tanto los grupos formales, informales y equipos de trabajo son muy importantes, porque cada uno aporta beneficios que pueden ser usadas para alcanzar los objetivos y metas propuestos. Los gerentes deben saber cómo gestionar eficientemente cada grupo.

Bibliografía

  • Gastélum, R. G. (2007). Comunicación y cultura organizaciones en empresas chinas y japonesas.
  • Gibson, J. L. (1998). Las organizaciones : comportamiento, estructura, proceso 10 edicion. Santiago: McGraw-Hill Interamerica.
  • Hunt, J. W. (2010). La dirección de personal en la empresa: guía sobre el comportamiento de las organizaciones. Madrid: McGraw-Hill Interamericana.
  • Vértice, E. (2008). Coordinación de equipos de trabajo. Madrid: Publicaciones Vértice.

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Polo Ahumada Ana María. (2016, febrero 16). Grupos formales, informales y equipos de trabajo. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/grupos-formales-informales-equipos-trabajo/
Polo Ahumada, Ana María. "Grupos formales, informales y equipos de trabajo". GestioPolis. 16 febrero 2016. Web. <https://www.gestiopolis.com/grupos-formales-informales-equipos-trabajo/>.
Polo Ahumada, Ana María. "Grupos formales, informales y equipos de trabajo". GestioPolis. febrero 16, 2016. Consultado el 20 de Julio de 2018. https://www.gestiopolis.com/grupos-formales-informales-equipos-trabajo/.
Polo Ahumada, Ana María. Grupos formales, informales y equipos de trabajo [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/grupos-formales-informales-equipos-trabajo/> [Citado el 20 de Julio de 2018].
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