Manual de gestión del almacén y los inventarios en la actividad turística

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Gestión de almacén e inventarios en la actividad
turística
Contenido
INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................................1
DESARROLLO............................................................................................................................................2
1.- EL ALMACÉN........................................................................................................................................2
1.1 Objetivos del Almacenamiento.............................................................................................................2
1.2 Funciones Básicas del Almacén............................................................................................................2
1.3 Clasificación de los Almacenes............................................................................................................3
1.4 Principales Áreas del Almacén y su Organización...............................................................................4
1.5 Requisitos Normativos para el Almacenamiento..................................................................................5
1.6 Elementos de control del almacén........................................................................................................6
1.7 Características de almacenaje de algunos productos fundamentales....................................................9
1.8 Medidas de seguridad.........................................................................................................................12
1.9 Condiciones de higiene en el almacén................................................................................................14
2. PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS INHERENTES AL SUBSISTEMA DE INVENTARIOS,
ASPECTOS DEL CONTROL INTERNO Y ESTÁNDARES DE CALIDAD.....................................15
Resumen de Normas fundamentales seleccionadas relacionadas con la manipulación y el
almacenamiento de las cargas...................................................................................................................19
3. NIVELES TECNOLÓGICOS PARA EVALUAR LOS ALMACENES...........................................20
CONCLUSIONES......................................................................................................................................24
BIBLIOGRAFÍA........................................................................................................................................24
ANEXOS.....................................................................................................................................................24
Introducción
Los Almacenes constituyen un eslabón fundamental en los flujos físicos de mercancías
desde un origen a un destino, y junto a la gestión de pedidos y compra, la producción, la
gestión de inventarios, el transporte, la distribución e incluso el reciclaje, integra un
sistema logístico que es vital para el funcionamiento de la Economía. A su vez, el
contexto globalizado en que se desenvuelve esta última, impone al almacenamiento
como parte del sistema logístico, un cambio hacia la competitividad para enfrentar una
demanda poco fiable, cambiante y con tendencia al estancamiento. Sólo a través de un
culto a la rapidez, la calidad, la flexibilidad y la máxima racionalidad en el uso del
capital invertido, podrá una empresa maximizar su liquidez y asegurar la rentabilidad a
largo plazo, disminuyendo los costos.
Resulta evidente a partir de los aspectos antes planteados que la gestión, diagnóstico o
proyección de almacenes constituye una tarea que requiere personal capacitado para su
realización, siendo conveniente que el personal relacionado con este proceso posea los
conocimientos necesarios para proponer, evaluar y decidir las diferentes alternativas con
las que se enfrenta en su tarea.
Como una contribución a este propósito se ha elaborado el presente material, el cual
tiene como objetivo realizar una presentación de los principales aspectos y parámetros a
considerar con relación al Almacén en la actividad turística, de manera que permita a
todos los cursistas de la enseñanza tanto postgraduada como de servicio contar con una
información que satisfaga sus intereses y que, a la vez, sea asequible, compactada y
vinculada a la práctica.
El material incluye el concepto de almacén, así como sus objetivos, funciones y
clasificación. También define las principales áreas, su aprovechamiento, los requisitos
que norman el almacenamiento, los elementos de control del almacén junto con la
documentación requerida y la normativa para almacenar determinados productos.
Además se tratan las medidas de seguridad contra delitos, intrusos, accidentes e
incendios, las medidas de protección al trabajador del área y las condiciones de higiene,
así como las medidas de control interno y las normativas establecidas junto a los niveles
tecnológicos para evaluar los almacenes.
Desarrollo
1.- El Almacén.
El almacén concebido como un sistema es de naturaleza compleja. En este sistema que
integra elementos tecnológicos, organizativos, de seguridad y de control se desarrollan
tres etapas con características diferentes: la Recepción, el Almacenamiento y el
Despacho.
En el mismo se combinan recursos humanos y materiales con el objetivo de garantizar
las condiciones de conservación de los artículos desde que se reciben del suministrador
(eslabón inmediato anterior del flujo material), hasta que se entregan al cliente (eslabón
inmediato posterior del flujo material).
1.1 Objetivos del Almacenamiento.
Constituye un objetivo de los almacenes sistema brindar un nivel de servicio adecuado a
los clientes que atiende. Este nivel de servicio puede materializarse a través de la
entrega de los materiales con la calidad requerida, en el momento y lugar oportunos.
Estos últimos aspectos deben ser logrados de manera racional, por lo que otro objetivo a
considerar es desarrollar los procesos específicos que integran el proceso general del
almacén, incurriendo en los mínimos costos posibles.
1.2 Funciones Básicas del Almacén.
Desarrollar un conjunto de actividades con las mercancías que hay que mover y
conservar destinadas al cumplimiento de los fines productivos, de servicio o
comerciales.
Mantener las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
Mantener en constante información al departamento de compras, sobre las
existencias reales de materia prima.
Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y
salidas).
Vigilar que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).
1.3 Clasificación de los Almacenes.
Los almacenes se pueden clasificar teniendo en cuenta diferentes criterios, estos son:
Según su diseño constructivo, la forma que circulan los productos, capacidad, su
volumen, la nomenclatura de productos que almacena, los materiales que se utilicen
para construcción de paredes, columnas, techos, etc.
Los almacenes del sistema constituyen almacenes mixtos que constan de diferentes
áreas:
Área de víveres.
Área de insumos.
Área de bebidas.
Área de mantenimiento.
Área de blancos o lencería.
Almacén de productos del agro.
Área refrigerada.
Área de partes, piezas y agregados automotor.
Área de víveres
En este sitio se depositan aquellos alimentos que requieren de condiciones de
temperatura especificas hasta el momento en que se consumen, como los granos secos,
productos en conservas, etc.
Área de insumos
En este lugar como su nombre lo indica se almacenan todos los utensilios y medios que
se usan para la gastronomía, limpieza, papelería, oficina, etc.
Área de bebidas
El almacén para el resguardo de estos productos, debe tener una temperatura de entre
12°C y 200C (climatizado) con condiciones de humedad del 50 al 25 por ciento con un
tipo de luz baja y opaca.
Área de mantenimiento
En este sitio se pueden encontrar los útiles y materiales para hacer las reparaciones de
mantenimiento en general.
Área de lencería
Este almacén requiere de menos especificaciones en su manejo, pero no por ello, es
menos importante: en él se guardan las toallas, colchas, fundas, cortinas y mantelería.
Área de productos del agro
Como su nombre lo indica este sirve para guardar todos los productos del agro,
cuidando siempre de mantener una óptima limpieza tanto en los productos como en el
almacén. Así como, tener en las mismas estructuras colgantes para los productos que lo
requieran, como el ajo, la cebolla, entre otros.
Áreas refrigeradas
Se les llama de esta forma a las cámaras de conservación, refrigeración y congelación.
En las cámaras de conservación se almacenan lácteos, mariscos, aderezos, frutas,
verduras, huevos, etc., a una temperatura que oscila entre 2.0 a 5.0°C.
En las cámaras de refrigeración se almacenan productos tales como, tocino, vísceras,
manzanas, uvas, terneras, carneros, embutidos, etc. la temperatura recomendada es de
30 C a 00 C.
En las cámaras de congelación la temperatura recomendada es de -18° a -12°C, en ellas
se almacenan vacunos, carneros, cerdos pescados, mariscos y algunos alimentos
precocidos.
Además de la temperatura especifica, estos lugares deben contar con una iluminación y
ventilación especial, las cámaras deberán sellar herméticamente y los anaqueles serán de
acero inoxidable para inhibir la reproducción de bacterias.
Área automotor o de transporte
Sitio donde se almacena todo el aseguramiento para uso en el taller, donde existiera el
mismo. Las piezas almacenadas deberán contar con un plan de conservación de las
mismas.
1.4 Principales Áreas del Almacén y su Organización.
Área de recepción
Es el área destinada a la ejecución de las funciones relacionadas con la recepción de los
recursos materiales y su preparación para el almacenamiento. Debe cumplimentar las
siguientes actividades:
__ Verificación cuidadosa y sistemática de la cantidad y la calidad de los productos
recibidos.
__ Confección o adición en la tarjeta de estiba de los productos recibidos. Almacenar
con prontitud los productos recepcionados.
__ Esta área debe estar debidamente delimitada, señaladas con rayas amarillas. Estas
áreas deben tener un tamaño adecuado a la actividad que desarrollen, las mismas deben
estar provistas de medios para la colocación de las mercancías y para realizar las
operaciones de conteo y pesaje.
__ El área debe estar dotadas de las herramientas necesarias para su trabajo, además
deben existir los instrumentos de medición necesarios para el tipo de trabajo que se
desarrolle (pesas, termómetros, etc.).
Área para despacho o entrega
Es el área destinada a las funciones relativas a la entrega desde el almacén a los distintos
puntos de ventas o centros de costo de la instalación.
Deberán seguir el mismo criterio que el de las áreas de recepción. Usualmente se
coinciden estas áreas, por lo que debe realizarse una adecuada planificación y
organización de las actividades de recepción y de despacho.
Área útil
Es el área del almacén que es ocupada directamente con productos y medios de
almacenamiento (estanterías y medios unitarizadores), estibas directas sin medios
unitarizadores, etc.
Análisis de Aprovechamiento de Capacidades de Almacenamiento.
Los siguientes indicadores constituyen una expresión cuantitativa directa adimensional
o no que permite medir o estimar parámetros útiles para evaluar la utilización de la
capacidad de almacenamiento:
1. Aprovechamiento del Área:
Au * 100
At
Donde:
Au: Área Útil. Área del Almacén susceptible de ser ocupada con productos en medios
de almacenamiento. Excluye los pasillos áreas de recepción y despacho etc.
At: Área Total. (Largo * Ancho) Área que incluye Recepción Despacho Pasillos de
Trabajo y el Área Útil propiamente. No se incluyen las áreas de Andenes Rampas
Oficinas Locales Sociales Huecos de Escaleras Ascensores Zona de Parqueo de
Montacargas etc.
2. Aprovechamiento del Volumen:
Vu * 100
Vt
Donde:
Vu: Volumen Útil. Espacio con posibilidades de ocuparse con productos de acuerdo con
la tecnología de almacenamiento establecida.
Vu = Au x h
Donde:
h: Altura Promedio de Estiba
Vt: Volumen Total del Almacén: At x H
Donde H: Altura del Puntal Libre (parte inferior de la cercha)
3. Aprovechamiento de la Altura. Cociente entre la altura de estiba (h) y la altura del
puntal libre (H):
Aprovechamiento de la Altura = h * 100
H
1.5 Requisitos Normativos para el Almacenamiento.
__ Los productos en el almacén deben colocarse atendiendo a un orden de clasificación,
el mismo debe garantizar un lógico y rápido sistema de selección de productos, así
como la rotación interna, cumpliendo siempre el principio inviolable de: PRIMERO
QUE ENTRA, PRIMERO QUE SALE(FIFO First In First Out).
__ El almacenamiento se realizará en locales secos, bajo techo, limpios, ventilados y
libres de vectores.
__ Se garantizará la circulación del aire de manera que se mantengan uniformes la
temperatura y humedad de almacenamiento.
__ Para la iluminación artificial se utilizarán lámparas fluorescentes colocadas
preferentemente en los pasillos de trabajo.
__ Tener cuidadosa observancia en las fechas de caducidad de los productos. Cada
producto tiene un determinado plazo en dependencia de sus características, envases y
embalajes.
__ Se deberán observar determinadas reglas para la vecindad de los productos, al
realizar la ubicación dentro del almacén. Unos productos absorben fácilmente los olores
extraños, otros por el contrario difunden su propio olor específico.
__ No debe colocarse ningún tipo de carga directamente en el piso.
__ Los pasillos de trabajo deben estar bien delimitados y sin cargas en ellos.
__ Los productos en estiba directa deben estar separados 60 cm de la pared.
__ Las áreas de recepción y despacho deben estar bien delimitadas.
__ No pueden bloquearse productos por ningún concepto, ni en la horizontal (delante
de), ni en la vertical (encima de), ni en los pasillos de trabajo.
__ Las estanterías deben ser colocadas longitudinalmente a la dimensión más larga del
almacén.
__ La altura máxima de estiba es de 1 metro por debajo del saliente inferior del
almacén.
__ Los productos más pesados deben colocarse en las estanterías en los niveles más
bajos de éstas, lo que menos pesa arriba.
1.6 ELEMENTOS DE CONTROL DEL ALMACÉN.
Control cuantitativo
El objetivo de este punto es plantear los documentos fundamentales que deben ser
considerados en el almacén de acuerdo a las regulaciones establecidas por los
Organismos rectores para el control cuantitativo de los medios de rotación. Estos
documentos son los siguientes:
En las entradas:
Facturas o Conduces.
Informes de Recepción.
Informes de Reclamación por faltantes.
Devoluciones al almacén de materiales despachados anteriormente.
Entradas por Transferencias entre almacenes.
Durante el almacenamiento:
Tarjetas de Estibas.
Durante las salidas:
Solicitud de Materiales.
Vale de Entrega de Materiales.
Actas de Mermas, Roturas, Deterioros o Pérdidas.
Salida por Transferencia entre almacenes.
Control cualitativo
El objetivo de este punto es definir los aspectos que deben considerarse para controlar la
calidad con que se reciben y se entregan los diferentes materiales que son sometidos al
proceso de almacenamiento.
Una vía para controlar es a través del control de aceptación del producto, que tiene
como objetivo, comprobar que el producto sometido a control cumpla con los requisitos
establecidos. En el control de aceptación deben ser considerados los lotes en los que
recibe o envía cada articulo o grupo de artículos definiendo si la inspección a realizar
será por muestreo o al 100%.
Esta decisión depende de varios factores entre los que se encuentran:
Confiabilidad en el suministrador y en el transportista de la mercancía.
Costo que requiere la inspección, considerando la necesidad de destrucción de
envases y embalajes del propio artículo.
Costo por identificar un artículo en malas condiciones en el momento de la
recepción o el despacho.
Generalmente en los almacenes se utiliza el control por muestreo.
Los planes de inspección por muestreo se basan en: tomar una muestra (n) de artículos
de los (N) artículos recibidos o a despachar y decidir la calidad del lote sobre la base del
comportamiento que ha tenido la muestra durante la inspección.
Las características de calidad de los artículos que deben ser controladas durante el
almacenamiento, en general, son expresadas cualitativamente y las unidades se
clasifican en “buenas” o “malas” partiendo de la presencia de algún defecto en él
artículo. A este tipo de inspección se le denomina “por atributos”, presentando las
ventajas siguientes:
Es una inspección rápida y poco costosa.
No requiere de personal de alta calificación para aplicar el plan de muestreo y
obtener los resultados del mismo.
Evalúa varias características de un mismo plan de muestreo.
Control de ubicación y localización
Este proceso contribuye a identificar y controlar la posición en que se ubica y localiza
cada lote de un mismo artículo durante el almacenamiento. De forma tal que pueda ser
cumplido el principio “Primero que entra primero que sale”.
Resulta necesario para el desarrollo de este proceso zonificar al almacén, es decir,
establecer una dirección para cada espacio en el que pueda ser ubicado un artículo. Esta
dirección debe establecerse de forma tal que cada espacio tenga una única dirección y
cada dirección corresponda a un único espacio.
La forma más común de identificar dicha dirección es utilizando códigos que designen a
las zonas del almacén, pasillos de trabajo, estibas, estantes, medios unitarizadores o
alojamientos de estanterías en dependencia de la tecnología que se haya decidido y la
conformación espacial de las estibas y estantes.
En este proceso deben definirse el método a seguir para ubicar y localizar los artículos y
el método para controlar la ubicación y la localización.
Métodos para ubicar y localizar los artículos
Existen dos métodos para ubicar los artículos: Fijo y Libre.
Método fijo: Consiste en mantener un lugar fijo para cada artículo y a su vez cada
artículo ubicado en ese mismo lugar.
En general el método de ubicación fijo se adapta mejor a las características siguientes:
Poca variabilidad en el tipo y cantidad de artículos que integran la nomenclatura.
Limitada preparación del personal del almacén.
Baja frecuencia en las operaciones de recepción y despacho.
No es relevante el incremento de la capacidad de almacenamiento.
Método libre: Cualquier artículo puede ocupar cualquier lugar.
Se asocia generalmente el método de ubicación libre a las características siguientes:
Alta variabilidad en el tipo y cantidad de la nomenclatura.
Adecuado nivel de preparación del personal.
Relativamente alta la frecuencia de recepciones y despachos.
Poca complejidad de la nomenclatura.
Es relevante el aprovechamiento de la capacidad de almacenamiento.
Estos dos métodos básicos dan origen a formas intermedias que combinan a ambos. Por
ejemplo, la forma intermedia es decidir un área fija para cada grupo de artículos
pertenecientes a un mismo genérico y dentro de esta área, los distintos surtidos que
integran ese genérico, ubicados según el método libre.
Métodos para controlar la ubicación
En dependencia del nivel técnico y organizativo del almacén se distinguen dos métodos
para controlar la ubicación.
1. Basados en la memoria de los trabajadores.
2. Basados en registros confeccionados manualmente.
Este segundo método, asociado al método de ubicación Fija puede ser empleado en
almacenes de poca complejidad, lo cual esta en dependencia de las dimensiones del
almacén, la cantidad de trabajadores que labora en el mismo y la experiencia de los
trabajadores en la gestión del almacén.
Cuando el método de ubicación es Libre, el registro de la ubicación del artículo esta
basado en un modelo que se habilita para cada articulo, tal como ocurre con la Tarjeta
de Estiba. Este soporte informativo se diseña de forma tal que en el pueda ser registrada
la dirección que le corresponda a cada lote de artículo, en dependencia de los elementos
que hayan sido tomados en cuenta al zonificar el almacén (zonas, pasillos, estibas,
estantes, medios unitarizadores, alojamientos, etc.), que se identifique el orden en el que
se recepcionan los lotes para que en ese orden se despachen.
El todo de ubicación Libre, también requiere de la creación de un registro de
disponibilidad de espacio. Este registro cumple con la función de mantener un control
centralizado de los espacios del almacén que han sido vaciados y que están por lo tanto
disponibles para ser llenados nuevamente. El diseño de este registro también responde a
la zonificación del almacén.
Documentos del almacén
Son varios los documentos que requieren ser registrados en el almacén, entre ellos
tenemos los siguientes, los cuales se anexan:
Modelo SNC 2-18 Tarjeta de Estiba
Modelo SNC 2-04 Informe de Recepción
Modelo SNC 2-06 Informe de Reclamación - Reparos Bancarios.
Modelo SNC 2-08 Solicitud de Entrega
Modelo SNC 2-09 Vale de Entrega o Devolución
Modelo SNC 2-10 Transferencia entre Almacenes.
Modelo SNC 2-22 Ajuste de Inventario
Modelo SNC 2-17 Sub-Mayor de Inventario
Modelo SNC 2-21 Hoja de Inventario Físico
1.7 Características de almacenaje de algunos productos fundamentales.
A continuación se exponen las características o requisitos que deben cumplirse en el
almacenaje de algunos de los productos fundamentales.
Arroz: Admite un almacenamiento prolongado a temperatura ambiente; se requiere
ventilación y lugares secos. Las estibas deben de hacerse sobre burros o paletas y la
altura de la estiba dependerá del local o almacén y de los medios que se dispongan.
Azúcar: De fácil combustión. Admite un almacenaje prolongado de acuerdo al grado de
polarización de su proceso, a temperatura ambiente; aunque es sensible al calor, por lo
que se requiere de lugares ventilados y secos. La altura de las estibas guardará los
mismos requisitos del arroz.
Granos: Deben estibarse en áreas frescas, preservadas de la humedad y alejados de las
estibas de los productos que despiden olores fuertes. Todos los granos son muy
sensibles al calor y la humedad. El garbanzo específicamente debe resguardarse de la
luz y las corrientes de aire, además del calor y la humedad.
Con los granos en general debe mantenerse una vigilancia constante, periódicamente
deben tomarse muestras y observar no solo el aspecto exterior, sino partirlos, para ver si
contienen gérmenes vivos de trazas o gorgojos y en caso afirmativo debe procederse de
inmediato a la fumigación por hermetización que es un sistema óptimo. Se debe tener en
cuenta que siempre la fumigación debe ser realizada por personal especializado.
Harina de trigo: Se almacenará en locales ventilados, limpios, protegidos de insectos y
roedores, facilitando la entrada de sol para evitar el exceso de humedad, alejado de
sustancia de aromas indeseables o penetrantes. La temperatura ideal es de 210 C y entre
60 y 65 % de humedad relativa.
Sal: Debe almacenarse en lugares secos, frescos y lejos de toda humedad, sobre burros
o paletas.
Pastas alimenticias y fideos: Heredan las características propias de la harina de trigo y
por lo tanto son vulnerables a los efectos del calor, la humedad y el tiempo, con todas
sus consecuencias. Se recomienda evitar un almacenamiento prolongado de estos
productos.
Café: Debe colocarse sobre bases limpias y secas, preferentemente de madera, nunca
directamente sobre el piso, en locales limpios, secos, libres de olores y vectores, bien
aireados, a una distancia de las paredes no menos de 25 cm. y protegidas de la humedad,
los efectos del calor y el sol. No se permite almacenar el mismo junto a otros productos
químicos y que despidan olores fuertes.
Aceite vegetal: De fácil combustión, se admite el almacenamiento prolongado a
temperatura ambiente, evitándose el calor excesivo. Si se almacena en tanques o
tanquetas, estos deben estar debidamente aforados, (entiéndase, que pueda ser medida y
cuantificada la cantidad almacenada en los mismos). Siempre deben almacenarse
separados del piso.
Bebidas, licores y refrescos: Se almacenarán en lugares limpios, secos, protegidos de
la luz solar y ventilados, sobre paletas o burros (cuando su embalaje sea en cajas de
cartón o a granel en tanques plásticos, acero, etc.), separados del piso y paredes y con
una separación entre las estibas de 10 cm. como mínimo.
Vinos: Se colocarán en lugares climatizados, secos, limpios y protegidos de la luz solar,
cuando la tapa sea de corcho es aconsejable acostar el envase para que el corcho no se
reseque. Los almacenes o locales destinados a la conservación de los vinos deberán
cumplir los siguientes requerimientos:
Ausencia de ruidos y vibraciones.
Estos almacenes o locales no deben estar ubicados cercanos a cuartos de
motores, compresores u otros lugares que provoquen altos niveles de ruido ya
que ello afecta la calidad de los mismos.
Temperatura adecuada de conservación.
No deben estar cercanos a fuentes de calor o fuentes de luz solar, la temperatura
óptima es entre 10 y 200 C. Se recomienda que estos locales estén climatizados
para lograr que el vino mantenga sus cualidades y no se deteriore.
Iluminación y ventilación.
Los locales o almacenes deberán ser iluminados artificialmente, preferiblemente
con luz incandescente. El local deberá estar lo más ventilado posible evitando la
concentración de olores.
Las botellas deberán estar almacenadas en estantes, preferiblemente de madera o
plásticos; los estantes metálicos transmiten los cambios de temperatura con gran
facilidad.
Todas las botellas de vino deben colocarse de forma horizontal. Se exceptúan los
vinos fortificados, generosos o encabezados como por ejemplo el Jerez, Oporto,
Madeira, Marsala, etc.
Los vinos blancos y rosados se colocarán lo más cerca posible al piso de manera
que reciban las mejores temperaturas, a continuación se colocaran los vinos
espumosos (Cavas, Champanes, etc.).
Al colocar las botellas estas deberán siempre presentar las etiquetas hacia arriba
para evitar que se deterioren.
En caso de no poseerse estantes para el almacenamiento de los vinos; estos se
deben mantener en sus cajas y se colocarán boca abajo.
Es necesario fechar las entradas para poder mantener la rotación en los stocks.
La limpieza y el orden absoluto son de obligatorio cumplimiento para los
almacenes o locales donde se almacenan estos productos.
Especias y condimentos: Se almacenarán en lugares limpios, secos, libres de insectos y
roedores, sobre paletas, entre las estibas y el techo se dejará un espacio que permita la
ventilación. El almacén estará provisto de ventilación adecuada de modo que la
temperatura no exceda de los 300 C con la menor humedad posible. El comino, anís,
nuez moscada y pimentón se almacenarán en cámaras refrigeradas a una temperatura de
12 a 150 C, para lo cual se empleará frío seco, con la menor humedad posible.
Galletas: Se almacenarán en lugares limpios, secos y libres de insectos y roedores,
sobre paletas o burros. La temperatura no debe exceder de 25 a 270 C con una humedad
relativa de 70 %. Debe evitarse la contaminación con olores y sabores extraños. Los
locales deben de desinfectarse tantas veces como se requiera con el asesoramiento de
personal calificado.
Leche en polvo: Se almacenará en lugares frescos, limpios y secos, protegida
convenientemente de la luz solar, a temperatura ambiente.
Conservas de pescado, frutas y vegetales: Estas se almacenarán en lugares limpios,
secos y ventilados, colocados sobre paletas o burros, no se ubicarán delante de puertas o
ventanas y estarán a la distancia requerida de pisos y paredes (10 cm de las paredes y
30 cm del piso). Las estibas se harán cruzadas para evitar derrumbes. La temperatura no
excederá de 300 C con la menor humedad posible.
Vegetales y Hortalizas: En lugares destinados para los mismos (cámaras de
mantenimiento) separados del resto de los productos. Deben ser clasificados y
envasados por el almacén. La temperatura de almacenamiento oscilará entre 1 y 30 C y
la humedad relativa no debe exceder del 95%.
Papas: Por ser un producto de fácil descomposición, debe ser revisada
sistemáticamente. Se conserva a temperatura ambiente durante el verano no más de 15
días y en invierno 30 días como máximo. En refrigeración no más de 180 días a
temperatura de 30 C. Es muy sensible a temperaturas superiores. Las estibas no deben
ser superiores a 14 sacos de altura.
Ajos y Cebollas: Estos productos se almacenarán en áreas frescas con buena
circulación de aire, pero evitando las fuertes corrientes, el ajo debe de colgarse en
tendales. En caso de tempestad debe de cubrirse el mismo. La cebolla cuando se
almacene en cámaras frías la temperatura mínima será de 30 C.
Frutas: Se almacenarán a temperaturas de 3 a 100 C, las cítricas y tropicales a
temperatura que no exceda los 130 C, con una humedad relativa entre 80 hasta el 85%.
El tiempo de almacenamiento no excederá los 20 días para las frutas nacionales
principalmente.
Huevos: Se conservan a temperaturas de 2 a 100 C en cámaras refrigeradas. Sobre
paletas o burros, la humedad relativa no excederá del 85%.
Carnes: Se almacenarán en cámaras de congelación, colgadas en tendales, con una
separación de 4 cm. entre ellas, a una temperatura de -100 C a -180 C. Si se recibieran en
bolsas estas deben de ser de polietileno y se colocarán en estantes o burros (siempre que
sean de A/I). Debe tenerse una vigilancia constante de estas temperaturas y las mismas
deben de rotarse sistemáticamente. Su transportación se hará en vehículos refrigerados a
no menos de 80 C, cuando sea en vehículos no refrigerados su transportación se
efectuará en horarios nocturnos y el recorrido no excederá las 4 horas de duración.
Embutidos y Ahumados: Estos deben almacenarse en cámaras refrigeradas, colgados y
separados 4 cm. unos de otros a una temperatura que oscile entre -30 a 00 C y una
humedad relativa de 75 a 85%. En el caso de los ahumados, salchichas, etc. pueden
almacenarse a una temperatura de 4 a 90 C.
Quesos: Se admite su almacenamiento prolongado en cámaras frías a una temperatura
de 1 a 60 C, la humedad relativa oscilará entre el 75 y el 85%, Deben ser almacenados en
estanterías debiéndose voltear y limpiar sistemáticamente. Su transportación se hará en
vehículos refrigerados a no menos de 80 C, cuando se haga en otro tipo de vehículo su
transportación se efectuará en horarios nocturnos, con menos de 4 horas de duración.
Mantequilla: Se almacenará sobre paletas o estantes en las cámaras frías, las estibas se
harán de 10 cajas como máximo. La temperatura de almacenamiento será de 2 A 50 C,
no podrá almacenarse productos con olores fuertes u otros que puedan alterar la calidad
de la misma. La envasada en latas laqueadas podrá almacenarse en locales frescos y
ventilados. Cuando sea necesario transportar la misma con medios propios esta se
efectuará en vehículos refrigerados,
Yogurt y Leche fluida: Se almacenarán en neveras de conservación, con buenas
condiciones higiénicas a una temperatura no mayor de 100 C, su estiba se hará en
dependencia del envase utilizado.
Helados: Se almacenarán sobre paletas o estantes en neveras limpias e higiénicas a una
temperatura no menor de –200 C y una distancia de 10 cm. de la pared. En el caso que se
usen equipos especializados, en los mismos no podrán almacenarse ningún otro
producto ya que esto puede afectar la calidad del mismo.
Vinagre y Vino Seco: Se almacenarán protegidos de la luz solar directa, en locales
limpios, secos y ventilados a temperatura ambiente, sobre burros o tarimas
convenientemente asegurados, si se almacena en tanques o tanquetas; que estos estén
debidamente aforados (entiéndase que pueda ser medida y cuantificada la cantidad
almacenada en los mismos).
Jabones, detergentes, etc.: Se almacenarán en lugares secos, cerrados y ventilados,
separados del resto de los productos, colocados sobre tarimas o burros a una altura de 30
cm. del piso y paredes. La temperatura de almacenamiento no será mayor de 410 C.
1.8 Medidas de seguridad
Medidas de seguridad contra delitos, intrusos y accidentes:
1. Se deberá enrejar las puertas, ventanas y techos, cuando su conformación sea ligera
(tejas, madera, etc.). Así como también se instalará sistema de alarmas donde se
requiera.
2. De existir productos fuera del local (a la intemperie), deberán estar debidamente
protegidos por cercas y muros.
3. Se deberá cumplir estrictamente con lo establecido en el permiso de acceso al
almacén. Aquellas personas que no tengan acceso al mismo solo podrán hacerlo
conjuntamente con el Encargado del almacén o el dependiente responsable del área.
4. Mantener delimitado el acceso de personal no autorizado a los cuartos o áreas de
motores de las cámaras frías y los mismos deben estar debidamente protegidos.
5. Los ventanales, puertas, grietas, aberturas, entradas de cables, etc., estarán
debidamente protegidos con tela metálica o similar para impedir la entrada de agentes
productores de plagas, insectos, roedores, etc.
6. No se dará entrada al almacén a productos que presenten un estado de contaminación
tal que lo haga no apto para el consumo humano.
7. Para utilizar cualquier tipo de plaguicida se tendrán en cuenta las indicaciones y
prohibiciones que al respecto figuran en las leyes y disposiciones sanitarias vigentes.
8. No se debe almacenar en las neveras productos que por sus características despiden
olores extraños penetrantes que puedan dañar a otros productos alimenticios. Por lo que
se orienta que los mismos sean almacenados independientemente.
Medidas de Seguridad Contra Incendios:
1. No coloque nunca productos delante de los medios de protección.
2. Los extintores deben estar actualizados y en buen estado de mantenimiento.
3. Todo el personal del almacén debe conocer que hacer en caso de incendio.
4. No obstruya las puertas y escaleras de evacuación.
5. Quedará terminantemente prohibido la entrada al almacén de equipos automotores; en
aquellos que no estén preparados para esto.
6. Se tomarán todas las medidas en los circuitos eléctricos para evitar el
sobrecalentamiento en los conductores.
7. Se evitará mantener circuitos eléctricos que no estén protegidos y señalizados.
8. Se prohíbe fumar en los almacenes. Estos contarán de letreros visibles de No Fumar.
9. Todos los equipos eléctricos deberán estar conectados a tierra.
10. El almacenamiento de materiales se dividirá en secciones o grupos formados cada
uno por materiales que presenten un grado de combustibilidad similar.
11. Los bombillos o mparas deberán estar protegidos contra daños mecánicos por
medio de pantallas de cristal, malla metálica. Preferiblemente el alambrado deberá
situarse en forma tal que no queden directamente sobre pilas, tongas, estantes, etc.
12. Los equipos contra incendios deberán estar adecuadamente identificados de acuerdo
con las normas establecidas por el DGPEI del Ministerio del Interior.
13. Los almacenes deberán estar protegidos por sistemas contra rayos, donde sea
factible.
14. Al finalizar las labores, deben recogerse todos los materiales que sean factibles de
combustión espontánea.
15. Deberán ser revisados periódicamente los equipos eléctricos, así como las
instalaciones.
16. Se deberán reparar o sustituir aquellas líneas eléctricas que presenten defectos.
17. Los almacenes deberán poseer detectores de humo y calor.
18. Mantener organizada y activa la Brigada Contra Incendios del almacén.
19. Se prohíbe colocar mercancías inflamables debajo o pegadas al alambrado eléctrico.
20. Tener debidamente señalizados e identificados los interruptores de las cámaras frías,
para una rápida desconexión en caso de sobrecalentamientos o cortos circuitos.
Medidas de Protección Física al Obrero del Área de Almacén
Con el objetivo de actualizar y proteger al personal encargado de realizar las actividades
del almacén se enuncian una serie de medidas de protección de obligatorio
cumplimiento:
1. Las escaleras que tienen menos de 1 metro de ancho deben llevar barandas a ambos
lados.
2. Las escaleras móviles deben contar con un sistema de frenos para evitar
deslizamientos.
3. Nunca debe escalarse por las estanterías o estibas.
4. Todo operario que manipule sustancias corrosivas, ácidos, etc. deberá utilizar los
medios de protección que correspondan a las características de cada producto.
5. Todo empleado del almacén que trabaje en las cámaras frías debe contar con los
medios de protección indicados para esta actividad (abrigo, gorro, etc.).
6. Cuando la carga y descarga se realice manualmente se deberá contar con los cintos
de fuerza (fajas).
7. El vestuario deberá estar acorde a las funciones que se realizan en el almacén,
incluyendo el calzado.
8. El uso de los colores en paredes, techo y piso deben ser preferiblemente blancos o
claros, con un nivel de intensidad medio.
9. Las puertas de las cámaras frías deberán contar con botadores u otros medios que
garanticen la vida de los trabajadores.
10. Establecer el uso de medios, equipos y tecnologías que permitan una mayor
eficiencia en el uso de la fuerza de trabajo.
11. Que a los trabajadores del almacén se les instruya en las Normas de uso de los
Medios de Protección individual con que laboran en el almacén (guantes, máscaras,
espejuelos, cinturones de fuerza, abrigos, gorros, botas etc.).
12. Que los trabajadores del almacén conozcan y exijan las normas para la manipulación
de productos químicos, gases líquidos o sólidos; así como sus recipientes y
embalajes (llenos o vacíos) remitirse al reglamento único de PHT propios de cada
instalación.
13. Que se conozca el régimen de trabajo y descanso del centro o instalación en
específico para el área de almacén.
1.9 Condiciones de higiene en el almacén.
Las normas de higiene generales en el almacén son necesarias para lograr las mejores
condiciones de trabajo y seguridad por lo cual debemos mantener ciertas reglas básicas,
las cuales deberán cumplirse estrictamente.
1. Inspeccionar con regularidad las áreas de almacenamiento. La infección y la
descomposición pueden presentarse aún bajo condiciones ideales de almacenamiento.
2. Verificar todos los alimentos con regularidad en busca de señales de deterioro y retire
de inmediato cualquier alimento contaminado o echado a perder.
3. Barrer los pisos todos los días y cada vez que sea necesario.
4. Lavar con regularidad las paredes y el equipamiento.
5. Deshelar los congeladores cuando la cantidad de alimentos almacenados sea poca y
lave los mismos al menos una vez a la semana.
6. Lavar los anaqueles, ganchos para carnes y todo el equipo similar todas las semanas.
7. Deberán mantenerse los pisos libres de basuras, manchas, polvo, grasa, etc.
8. Deberá hacerse la limpieza de piso de forma tal que se evite levantar polvo y otras
suciedades.
9. Mantener los equipos de medición (pesas) en buenos estados técnicos, certificados y
libres de toda suciedad.
10. Deberá mantenerse siempre una temperatura uniforme y agradable.
11. Garantizar que exista un programa de desinfección, desinsectación y desratización
periódica.
Guía para la evaluación sanitaria de instalaciones turísticas (Instrucciones del
Instituto de Higiene y Epidemiología)
1. Todo Responsable de Almacén debidamente entrenado deberá chequear las
especificaciones y calidad de los alimentos que recibe, así como la higiene y calidad de
los envases, debiendo rechazar los que no cumplan las especificaciones de calidad y
temperatura, Cada establecimiento deberá poseer la ficha técnica de cada alimento que
adquiera y por ella hacer la evaluación correspondiente.
2. Como parte del control de los alimentos no se deberán recibir alimentos refrigerados
por encima de 7 0C ni congelados por encima de –18 0C, medidos en el centro del
producto. Para ello el almacenero deberá poseer termómetro adecuado, tener un registro
donde anote: fecha de recibo, alimento evaluado, número del registro sanitario, si
cumple las especificaciones, temperatura si procede, nombre del que chequea y firma.
3. Los productos químicos y combustibles deberán estar almacenados separados de los
alimentos e identificados claramente y bajo llave.
4. El jefe de almacén deberá tener establecido un mecanismo que permita la rotación de
los productos. No deberá haber presencia de productos vencidos en el almacén.
5. No deberán existir bajo ningún concepto alimentos en mal estado o con signos de
deterioro, sucios (incluyendo viandas y vegetales).
6. Toda cámara deberá tener un termógrafo, cuyo registro se archivará. En su defecto
deberá tener un termómetro (que será verificado periódicamente) y se llevara un
registro, por cámara, con las temperaturas leídas a las 7:00, 12:00 y 17:00 horas.
7. No se permitirá estantes o tablas de madera en las cámaras. Las paredes estarán
pintadas, no se admitirá la presencia de hongos en la superficie y se debe hacer la
limpieza y desinfección cada vez que sea necesario, pero como mínimo una vez a la
semana. Los productos deberán estar bien almacenados y la cámara tendrá una buena
iluminación.
8. Los alimentos elaborados nunca se almacenarán en cámaras con alimentos crudos. Si
ello se produjera se exigirá la mayor separación entre unos y otros, la colocación de los
elaborados a un nivel superior y mantener ambos protegidos mediante material de PVC
o aluminio.
9. Todo producto alimenticio como carnes y productos cárnicos, pescados, etc., deberá
recibirse en bolsas de polietileno para evitar su deterioro y contaminación del medio.
Deberán estar en envases específicos estrictamente limpios.
10. La descongelación de las carnes (de cualquier genero) se realizará por el método de
descongelación lenta en antecámaras a una temperatura no mayor de 100 C. Se tomarán
todas las medidas que se requieran para garantizar la planificación adecuada para poner
a descongelar la cantidad requerida en el tiempo preciso.
11. La descongelación de los pescados (enteros) y los mariscos podrá realizarse por el
método de descongelación rápida en inmersión en agua, para lo cual se recomienda:
Emplear una proporción de agua que no exceda a 4 veces la cantidad del
producto.
Agregar alrededor del 1% de sal común al agua que se emplea para la
descongelación.
12. Los equipos y utensilios de trabajo del almacén serán lavados inmediatamente
después de su utilización.
2. Principios y procedimientos inherentes al subsistema de inventarios,
aspectos del control interno y estándares de calidad
Los procedimientos de control de estos medios tienen como objetivo garantizar
suficiente seguridad contra las perdidas por deterioros, mermas, consumo en exceso de
las normas, perdidas de todo tipo, etc., permitiendo una razonable confiabilidad en
cuanto a la información, tanto de las existencias, como del movimiento de ellas.
1. Que los Contratos de Suministros contengan la firma del funcionario autorizado, a los
efectos de su validez y que existan muestras de estas firmas en poder del área
económica para posibilitar su comparación con las firmas del mencionado documento.
2. Que no coincida en los mismos funcionarios la facultad de firmar Contratos de
Suministros, con la de firmar Informes de Recepción, Vales de Salidas u Orden de
Despacho.
3. Que el Informe de Recepción se elabore en cada área de almacenaje, sobre la base de
las calidades y cantidades físicamente recibidas, independientemente de los datos que
aparezcan en la Factura o Conduce. Para facilitar lo anterior, debe utilizarse el método
de informe de recepción “Ciego”, que consiste en que la persona del almacén que
cuente, mida y pese todos los productos recibidos, no tenga acceso al documento del
suministrador.
4. Los documentos primarios requieren contener la información de las existencias en
unidades físicas, después de efectuada cada anotación en las tarjetas de estibas.
5. Que en caso de existir diferencias entre los productos recibidos y los amparados por
los documentos del vendedor, se elabore de inmediato la reclamación por el almacén o
por el área Económica, debiendo coordinarse entre ambas áreas la elaboración del
mencionado documento.
6. De existir más de un almacén o área de responsabilidad de almacenamiento, resulta
necesario que la enumeración consecutiva de los documentos sea individual por área,
identificando con siglas o códigos que antecedan a la numeración, el área o almacén a
que corresponden.
7. Que los productos solo sean despachados mediante los documentos de salida
oficialmente establecidos por el Sistema Nacional de Contabilidad (SNC).
8. Que el área donde se almacenan los productos cuente con una relación de los
Nombres, Apellidos, Cargos y Muestras de las firmas de las personas facultadas para
solicitar determinados tipos de productos, así como las facultades para aprobar las
entregas y transferencias entre almacenes.
9. Que los productos en existencia se controlen en el almacén a través de la Tarjeta de
Estiba, las que se ubicarán junto a cada producto o en lugar cercano al mismo, donde
sea más factible su cuidado y manipulación.
10. Que las anotaciones en las Tarjetas de Estiba se realicen inmediatamente después de
haberse efectuado el movimiento físico de los productos.
11. Que los Submayores de inventarios (en unidades físicas y valor) sean operados en el
área Económica. Estos submayores pueden ser ubicados en el área del almacén cuando
esto se considere más racional. El personal que los opere en el área de almacén, debe
estar subordinado al área Económica. En este caso debe estar ubicado en un local que lo
separe físicamente del personal responsabilizado con la custodia de los inventarios, ya
que uno de los objetivos principales de estos submayores es servir de control de las
existencias físicas. Por lo que queda prohibido que el personal que labora en los
almacenes tengan acceso a los registros contables y a los submayores de inventario.
12. La conciliación y cuadre de las existencias en unidades físicas y valores entre las
Tarjetas de Estiba y los Submayores de Inventarios, debe ser diaria.
13. Que esté perfectamente delimitada la responsabilidad por la custodia de las
existencias (preferentemente que esta sea colectiva) de forma tal que permita aplicar el
Decreto # 249. El acta de responsabilidad material deberá estar debidamente archivada
en las áreas de almacenamiento.
14. Que no se permita el acceso a las áreas de almacenaje de otras personas, salvo las
expresamente autorizadas y solo bajo la directa supervisión de los responsables de la
custodia de las existencias.
15. El documento de acceso a los almacenes se deberá colocar en lugar visible y deberá
contar con los Nombres, Apellidos y Cargos de los mencionados compañeros.
16. Que las diferencias resultantes de los conteos físicos sean investigadas por personal
que no tenga acceso a las existencias o la función de efectuar anotaciones en los
registros, para evitar que puedan alterar los resultados.
17. Que los ajustes de inventarios resultantes de los conteos físicos, sean amparados
mediante el correspondiente expediente, después de haber sido aprobados por los
niveles establecidos. Se dejará evidencia en el almacén de las actas que las Comisiones
de Mermas, Roturas y Deterioros o de Destino Final, confeccionen y aprueben.
18. Que las llaves del almacén deben estar en poder solamente del personal facultado
por cada entidad, de acuerdo con sus condiciones específicas, deberá permanecer un
juego sellado y lacrado en lugar que cumpla con los parámetros de seguridad
estipulados para estos casos. Se mantendrá un control efectivo de la tenencia de las
mismas.
19. Que los conteos físicos del 100% que se realicen; los efectúe el Encargado de
Almacén de conjunto con un especialista; utilizando el Modelo de Inventario entregado
por el área Económica donde solo se reflejen los códigos y descripciones de los
productos, dejando evidencia del mismo en el almacén.
20. Que de efectuarse sustituciones del Responsable de Almacén se confeccione el
Acta de Entrega donde se deje evidencia del inventario físico realizado así como el
Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Compras.
21. Que los productos se roten de acuerdo al tiempo de almacenamiento de los mismos,
recordando siempre el principio Primero que entra primero que sale.
22. Que no existan documentos originados y destinados al área de almacén, con errores,
tachaduras y enmiendas.
23. Garantizar si se efectúan conteos físicos del 10% sorpresivo, por parte del área
Económica y si se deja evidencia de los mismos en las Tarjetas de Estiba.
24. Que esté oficialmente implantado el Horario de Despacho de los almacenes,
colocado en lugar visible y que el mismo se cumpla de forma estricta.
25. Garantizar que todos los equipos por instalar destinados al proceso inversionista, así
como los productos recibidos o remitidos en consignación y en depósito, estén
controlados por el área de almacén.
26. Que nunca se reciban productos para consumo directo cuyos documentos no pasen
antes por el almacén.
27. Los documentos que se originen en las áreas de almacenamiento deberán contener
todos los datos estipulados en los mismos.
28. Que se contabilicen por separado las entregas de productos cárnicos (en kilo y
pieza), cuando sea factible su conteo.
29. Que en las Tarjetas de Estiba estén reflejados los siguientes datos:
Stock Máximo (según ciclo de rotación estipulado, aplicando el mod. DC-2).
Nombre del Producto
Unidad de Medida
Código del Producto
Precio Unitario
Factor de Conversión
Localización del producto (Sección, Estante y Casilla).
Cantidad de piezas de los productos cárnicos.
Cuando el producto sea adquirido en MLC la tarjeta deberá estar señalizada
preferentemente con una raya diagonal (un solo color siempre).
30. Que los Jefes de Abastecimiento participen como miembros de las Comisiones de
Mermas, Roturas y Deterioros y/o Destino Final creadas en cada instalación.
31. Garantizar la correcta utilización de las Unidades de Medidas o su correspondiente
aclaración en la descripción del producto (se debe de reflejar la unidad de medida en la
que el almacén efectúa sus operaciones). Se debe recordar que pomos, paquetes, bolsas,
fardos, latas, rollos, etc., no son unidades de medidas son unidades de envases.
32. Que las unidades de medidas reflejadas en las Tarjetas de Estiba sean las mismas
que se reflejen en el despacho de estas.
33. Que los medios de pesaje del área de almacenamiento se supervisen por el
organismo competente, (cada cuatro meses como mínimo) y se deje evidencia de la
inspección de los medios, mediante el sello oficialmente establecido.
34. Que exista un control eficaz de los Útiles y Herramientas en Uso y Activos Fijos
Tangibles (AFT) y que estos se verifiquen sistemáticamente.
35. Se garantizará que los documentos primarios del almacén se entreguen pre-foliados
donde corresponda (Informe de Recepción, Vale de Entrega, etc.).
36. Que los documentos tales como: Acta de Responsabilidad de los AFT y el listado
“actualizado” estén debidamente archivados en el área de almacén.
37. Garantizar que se realicen los conteos físicos a los AFT según la programación
establecida por la entidad, dejando evidencia de su ejecución en el almacén.
38. Garantizar que se realicen conteos físicos de los AFT y los Útiles y Herramientas en
Uso en el área, cuando se sustituya a los responsables de las mismas y exigir que se deje
constancia escrita en el almacén de esta operación.
39 Que no existan productos almacenados en lugares que no sean los almacenes
oficialmente establecidos por la instalación o entidad.
40. Garantizar que el encargado de efectuar las compras de mercancías verifique
sistemáticamente, si los precios en las facturas recibidas se corresponden a los
estipulados y estas no presentan errores.
41. Que exista un registro actualizado con los resultados de la recepción de mercancías
sus fechas de vencimientos y las incidencias que puedan ocurrir en el almacén.
42. Garantizar que existan medios de medición de temperatura en los almacenes
refrigerados (termómetros).
43. Que en el almacén no existan bajo ningún concepto artículos, productos, etc. que no
estén debidamente controlado por el mismo.
44. Toda venta o traslado que efectúe la instalación a través del almacén a otros,
(segundos o terceros) deberá estar avalada por una orden de despacho firmada por la
persona autorizada a efectuar esta operación (nunca a través de un Vale de Solicitud).
Resumen de Normas fundamentales seleccionadas relacionadas con la
manipulación y el almacenamiento de las cargas.
NORMAS CUBANAS (NC). REGULACIONES Y REQUISITOS GENERALES
1. NC 01-04-01: 87. Marcación de las cargas. Marcas de manipulación. Vigente desde
mayo de 1988.
Esta norma establece las marcas de manipulación para indicar los métodos de
transportación, manipulación y almacenamiento de la carga. Además, los requisitos para
la utilización de los símbolos, así como los utilizados para las marcas de manipulación
con su significado y función.
2. NC 19-03-03:88. Sistema de Normas de Protección e Higiene del Trabajo (SNPHT).
Trabajos de cargas y descarga. Requisitos generales de seguridad. Vigente desde
diciembre de 1988. Carácter Obligatorio por la Resolución No 30-2000 de la Oficina
Nacional de Normalización (ONN).
Esta norma establece los requisitos generales de seguridad para los trabajos de carga y
descargas en todas las ramas de la economía nacional. Esta norma no abarca los
requisitos de seguridad para los trabajos de carga y descarga en el mar.
3. NC 19-03-05:82. SNPHT. Envase y embalaje. Requisitos generales de seguridad.
Vigente desde diciembre de 1983. Carácter Obligatorio por la Resolución No 30-2000
de la Oficina Nacional de Normalización.
Esta norma establece los requisitos generales de seguridad de los envases y embalajes
que deberán observarse en su construcción, manipulación, almacenamiento y
transportación; así como los aspectos generales sobre el control de estos requisitos.
4. NC 19-04-11:79. SNPHT. Colores y señales de seguridad. Vigente desde julio de
1980. Carácter Obligatorio por la Resolución No 30-2000 de la Oficina Nacional de
Normalización.
Esta norma establece las señales de seguridad, su forma, dimensiones, designación,
forma de empleo, color, así como las características físicas de los colores de seguridad,
empleadas para contribuir a garantizar la seguridad del trabajo en todas las ramas de la
economía nacional.
5. NC 53-37:88. Proyecto de Construcción. Almacenes techados cerrados.
Especificaciones generales de proyectos. Vigente desde octubre de 1988.
Esta norma establece los parámetros y características constructivas generales que han de
cumplir los proyectos para la construcción y mecanización de almacenes techados
pertenecientes a las empresas circuladoras de productos.
6. NC 96-02-19:87. Protección contra Incendio (PCI). Construcción de edificios para
almacenamiento de sólidos combustibles. Requisitos generales. Vigente desde marzo de
1988. Carácter Obligatorio por la Resolución No 30-2000 de la Oficina Nacional de
Normalización.
Esta norma establece los requisitos generales de protección contra incendios que se
cumplirán en la proyección y construcción de edificios para el almacenamiento de
sólidos combustibles.
7. NC 96-29:82. PCI. Almacenamiento a la intemperie de sólidos combustibles.
Requisitos generales. Vigente desde octubre de 1984. Carácter Obligatorio por la
Resolución No 30-2000 de la Oficina Nacional de Normalización.
Esta norma establece los requisitos generales de protección contra incendios aplicables
a los proyectos de nuevas obras, ampliaciones o adaptaciones de almacenes a la
intemperie para sólidos combustibles.
3. Niveles tecnológicos para evaluar los almacenes.
La resolución 153 /07 de Ministerio de Comercio Interior aprobó y ha puesto en vigor el
Procedimiento para la implementación del Expediente Logístico de Almacenes y el de
la Categorización de los Almacenes que operan en la economía nacional.
El mismo establece el Expediente Logístico de Almacenes, (EXPELOG) en todos los
almacenes de productos alimenticios y no alimenticios de la economía nacional, como
medio de facilitar y proporcionar a las entidades de cada sistema las herramientas de
trabajo para crear las condiciones necesarias en función del control de la actividad
logística en cada instalación dedicada al almacenamiento y conservación de estos bienes
de consumo en la economía nacional.
El EXPELOG es el conjunto de aspectos relacionados con la logística de almacenes,
constitutivos en una carpeta o expediente (que se adjunta como Anexo I), compuesto por
los documentos siguientes:
1. Expediente técnico del almacén.
2. Método de control de ubicación de los productos.
3. Documentos normativos vigentes.
4. Sistema de protección y seguridad del almacén.
5. Trazabilidad del producto.
6. Programa de control de plagas.
7. Rotación de los productos.
8. Registro de control de fechas de vencimiento de los productos.
El Expediente Técnico del Almacén se compone de los elementos técnicos más
importantes del mismo, los que se mantienen estáticos en un período de tiempo largo
como son:
Distribución en Planta con el esquema tecnológico de almacenamiento
potencial, en un plano no menor de 8´ x 11´, que deberá estar visible en un mural
habilitado a tales efectos, con las especificaciones del almacén: medidas en m -
largo, ancho y alto, puntal libre y altura promedio de estiba potencial; en m2 -
área total y útil; en m3 volumen total y volumen útil; delimitación de las áreas
del almacén: área de recepción, de estiba directa, y despacho. Se reflejará
además la ubicación geográfica del almacén, así como la identificación de este
con el nombre y entidad a la que pertenece visible al público y el horario de
apertura y cierre de la instalación.
Control de inventarios de equipos de manipulación e izaje, con el inventario
actualizado de la existencia, así como el estado técnico de estos equipos.
Control de inventarios de medios de almacenamiento, existencia y estado
técnico de: paletas de intercambio, portuarias y otras, cajas paletas y estanterías.
Control de inventarios de medios de medición, existencia y estado técnico,
todos con su certificación de apto para el uso y vencimiento de esta condición
de: básculas de plataformas para camiones, básculas mecánicas y
semiautomáticas y pesas para picos.
Sistema de ventilación utilizado: forzada o natural. Existencia y necesidad de
extractores y monitores, así como el estado técnico de los mismos.
Sistema de iluminación utilizado: natural o artificial. Cantidad de luminarias
en existencia y necesidad, así como el estado técnico de las mismas.
Estado constructivo del almacén. Se describirá la evaluación de este
estado en: bueno, regular y malo de los siguientes elementos: piso, paredes,
techos, puertas y ventanas.
Método de control de ubicación de los productos: Cada almacén debe contar con un
método de control y ubicación de los productos que se almacenan, mediante
procedimiento escrito que facilite la localización de los productos, el cual pueda ser
verificado para comprobar su uso y utilidad.
Se deben tener los documentos normativos fundamentales relacionados con la
actividad logística que realiza, atendiendo a la tecnología empleada y al producto
almacenado:
__ Manual de Procedimientos
__ Resolución 59 de fecha 30 de marzo de 2004, dictada por el Ministerio del Comercio
Interior que pone en vigor el Reglamento para la Logística de Almacenes.
__ Otros documentos afines a la actividad.
Se debe establecer el Sistema de Seguridad y Protección que corresponda, donde se
especifica el Plan de Emergencia contra Incendios e Intrusos, velándose porque la
instalación tenga los puntos contra incendios activados y en buen estado de
funcionamiento y que la edificación ofrezca seguridad contra escalamientos,
penetración por techos, monitores, entre otros.
El expediente logístico recoge los elementos primarios de la Trazabilidad en la
recepción de cada producto, que es el rastreo desde el origen del producto, para conocer
el tratamiento aplicado al mismo, tales como acciones fitosanitarias u otras para poder
trazar las nuevas acciones de conservación. Los elementos a tener en cuenta entre otros
serán: fecha de producción o cosecha, número del lote, fecha de vencimiento del
producto, cantidad y fecha(s) de fumigación, tratamiento químico y tipo de producto
utilizado; estos elementos de la trazabilidad se reflejarán en una tarjeta habilitada en
cada estiba del producto.
El proceso de almacenamiento y conservación de los productos incluye el Programa
de Control de Plagas”, que es el procedimiento general que necesitan todos los
productos y en particular aquellos que requieran de tratamiento específico.
Se debe reflejar además en el EXPELOG el procedimiento mediante el cual se controle
la Rotación de los Productos, que garantice que salga del almacén en el caso de los
perecederos el que primero venza y en los no perecederos el que primero entró.
Este expediente debe contener el Registro de Control de las fechas de vencimiento de
cada producto según corresponda.
Los niveles de categorización a obtener por un almacén de acuerdo a los requisitos
establecidos son los siguientes:
Primer nivel: Cuando los Productos se almacenan en condiciones que
garanticen los requerimientos imprescindibles para un adecuado control y
conservación de los mismos.
Segundo Nivel: Cuando se realiza el almacenamiento con una adecuada
correspondencia entre los productos y la tecnología y se comienza a trabajar en
el enfoque hacia el cliente.
Tercer nivel: Considera el almacenamiento de los productos con enfoque al
cliente y sea adecua su rigurosidad y funcionamiento a la necesidad del mismo
(incluye entre otros, agilidad, eficiencia, horario e imagen).
Sin Categorización: Cuando se tenga algún requisito invalidante en el proceso
de evaluación para la categorización del Primer Nivel.
Aspectos a evaluar Primer Nivel Tecnológico en Economía de Almacenes
1. Aprovechamiento de las capacidades
1.1 Altura de los alojamientos
1.2 Ancho de la estantería
1.3 Ancho de los pasillos de trabajo
1.4 Altura de estiba
1.5 Disposición de las estanterías o de los bloques.
2. Organización del almacén
2.1 Limpieza del almacén y las estanterías
2.2 Tener un método para el control de ubicación
2.3 No tener productos bloqueados
2.3.1 En la vertical: (arriba de...)
2.3.2 En el horizontal: (delante de...)
2.3.3 En los pasillos
2.4 Tener los productos separados del piso
2.5 Productos sin peligro de derrumbe
3. No tener productos a la intemperie
4. Condiciones constructivas aceptables
Aspectos a evaluar Segundo Nivel Tecnológico en Economía de Almacenes
A) Almacenes Bajo Techo
1. Desarrollar, introducir o utilizar soluciones tecnológicas para el almacenamiento
y manipulación de los productos que humanicen el trabajo, aumenten la productividad y
aseguren un mejor control de los recursos y su preservación.
2. Ubicar los productos de mayor movimiento, lo más cercano posible al área de
despacho, y lo más cerca de la mano del hombre (lo que más pesa abajo), donde sea
necesario.
3. Ventilación e iluminación.
4. El subsistema de medios de rotación normados debe estan implantado (la parte
correspondiente a ese almacén). Se realizará un chequeo de tarjeta contra físico.
5. Conservación.
6. Determinar el almacenamiento y el control a nivel de surtido (talla) del calzado y la
ropa.
7. Analizar la ubicación y el tamaño de las áreas de recepción y entrega y señalizarlas.
8. Conocer las normas de almacenamiento vigentes, empezando por saber dónde están
localizadas dichas normas. Cumplir con la norma cubana de Marcas Gráficas (NC-
01-04-01:87).
9. Conversión de una parte de las unidades de medida en que se recibe el producto a la
unidad de medida en que se despacha, excepto la soga. Recomendamos controlar y
almacenar la tuerca, tornillo y arandela por separado.
10. Paquetización
Paquetizar los productos que así lo requieran, teniendo en cuenta siempre para
cada surtido la misma cantidad y siempre de la misma forma (esquemas de
carga).
Nota final: Deben incluirse otros aspectos no relacionados, pero específicos de
cada almacén y que sean necesarios y factibles de solucionar.
Aspectos a evaluar Tercer Nivel Tecnológico en Economía de Almacenes
1. Elaborar las normas de inventario
(máximos y mínimos) de un grupo de surtidos fundamentales
2. Conocer los productos sin
movimiento y los de lento movimiento. Tener elaborado el plan de medidas para su
reducción por productos
3. La correcta utilización de las
unidades de medidas o su correspondiente aclaración en la descripción del producto
4. Tener el pañol de los medios auxiliares para la manipulación y el almacenamiento.
5. Mantener actualizado el punto contra incendios.
Conclusiones
Los almacenes se han identificado con justicia como un “mal necesario”; sin embargo,
por esas mismas razones es imperativo que sea constantemente mejorado todo el
proceso de recepción, ubicación, ordenamiento, control, conservación y preparación
para el despacho y consumo de los valores materiales almacenados. Lo anterior, junto a
una eficaz gestión de inventarios, constituyen sin dudas, bases para una estrategia hacia
la competitividad y la excelencia en el servicio al cliente.
Por tanto el éxito de cualquier empeño humano debe tener como principio y fin al
hombre como sujeto y objeto de los cambios, por lo que es imprescindible avanzar al
perfeccionamiento a través de la capacitación.
Bibliografía
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Prida Romero, Bernardo y Gutiérrez Casas, Gil. Logística de
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Reux, Michel. Manual de Logística para la Gestión de Almacenes. España.
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Santos Norton, Maria Lilia. Gestión de abastecimiento. 1996.
ANEXOS
Modelo SNC 2-18 Tarjeta de Estiba
Objetivo: Controlar las existencias en unidades solamente de productos en almacén,
mediante el registro del movimiento de entradas y salidas de los mismos.
Distribución:
Original: Almacén
Instrucciones:
Se utiliza por el almacén, constituyendo el total de las tarjetas, el control de unidades
físicas del mismo.
Se ubica en el lugar donde se encuentra almacenado el producto, o en un lugar cercano
al mismo, donde sea más factible su cuidado y manipulación.
Cuando la tarjeta corresponda a un producto almacenado a la intemperie, se guarda en
un lugar protegido cercano a los productos.
Las tarjetas en Cero o Totalmente Cumplimentadas, deben mantenerse guardadas en el
Almacén para posteriores comprobaciones.
El Informe de Recepción se elaborará en cada área de almacenaje en base a las
calidades y cantidades físicamente recibidas, independientemente de los datos que
aparezcan en el Conduce o Factura.
Para facilitar lo anterior debe utilizarse el Método de Informe de Recepción "Ciego",
que consiste en que por personal diferente al que recepciona se prepara el documento
con los códigos y descripciones de los productos para que el dependiente de almacén
sea quien consigne las cantidades físicamente por él recibidas.
TARJETA DE ESTIBA
PRODUCTO GENERICO CODIGO
MAXIMO MINIMO
SECCION ESTANTE CASILLA CUENTA
UNIDAD DE MEDIDA PRECIO M/N PRECIO MLC
20 DOCUMENTO ENTRAD
ASALIDA SALDO FIRMA
D M Clave No.
PRODUCTO GENERICO CODIGO
FACTOR CONVERSION
UNIDAD DE MEDIDA
CICLO ROTACION
Modelo SNC 2-04 Informe de Recepción
Objetivo: Formalizar la recepción de los productos en los almacenes que procedan de
otras entidades.
Distribución:
Original: Contabilidad. Para su contabilización y archivo posterior, como
justificante contable y para servir de base a las anotaciones en los modelos de
Control de Inventario.
Duplicado: Contabilidad. Se archiva formando parte del expediente de pago.
Triplicado: Abastecimiento. Para controlar el plan.
Cuadruplicado: Almacén receptor. Para efectuar las anotaciones en los modelos de
Control de Inventario activándose posteriormente por número consecutivo de
emisión.
Instrucciones:
Este modelo se llena a máquina de escribir, tinta o lápiz tinta y se emite por el almacén
receptor en cuadruplicado, una vez verificado e inspeccionados los productos recibidos,
utilizándose un modelo para cada Factura o documento similar.
Cuando se detectara faltantes, sobrantes, averías o cambios en las especificaciones de
los productos, se establece la Reclamación correspondiente, mediante los modelos
legalmente establecidos o el SNC-2-06, Informe de Reclamación, Reparos Bancarios,
acompañándolos al original del Informe de Recepción.
Contabilidad comprueba la coincidencia del saldo en unidades físicas en existencia en el
Submayor de Inventario (SNC-2-17) de cada producto, después de anotada la entrada
correspondiente al Informe de Recepción, con las unidades físicas en existencia
anotadas por el almacén en este documento.
En caso de existir diferencias entre los productos recibidos y los amparados por los
documentos del vendedor, se elabora de inmediato la reclamación por el almacén para
hacer su entrega a la Empresa suministradora.
R E G I S T R O
ORGANISMO INFORME DE RECEPCION
EMPRESA
UNIDAD CODIGO
ALMACEN Cantidad del Concepto
del Ajuste
MANIFIEST
O
PARTIDA C.
EMBARQUE
O.
EXPEDICI
ON
COND
UCE
B U L T O S CONTRATO
CANT.
TIPO
FACTURA VIA CHAPA
CASILLA
PORTEADO
R
LIC.
CONDU
ORDEN
COMPRA
CODIGO D E S C R I P C I O N EXISTEN
CIA
U/
MCANTI
DAD
PREC
IO IMPORTE
T O T A L
Los materiales recibidos
si______ no______
Corresponden a la calidad,
Especificaciones. Estado de
conservación y cantidades
Que muestran los documentos
del suministrador
JEFE DE ALMACEN
RECLAMAC
ION No.
FIRMA
RECEPC
IONAD
O POR
ANOTA
DOS
MAYO
R
INVEN
T POR
CONTABIL
IZADO
POR
D
M
A
No.
Modelo SNC 2-06 Informe de Reclamación - Reparos Bancarios.
Objetivo: Notificar al suministrador las reclamaciones correspondientes a las
diferencias, sobrantes, faltantes, averías y otras que puedan ser tramitadas como
Reparos Bancarios.
Distribución:
Original: Suministrador. Se envía a la entidad a la que se efectúe la reclamación para
que esta determine si acepta o no la misma.
Duplicado: Suministrador. Se envía a la entidad compradora como aceptación una
vez firmada la misma.
Triplicado: Comprador - Almacén Receptor. Se retiene por el almacén receptor del
comprador cuando el mismo es el emisor, archivándose en un orden numérico
consecutivo.
Cuadruplicado: Comprador Contabilidad. Se envía a Contabilidad o se retiene por
esta cuando es la emisora, sirviendo de base a las anotaciones contables.
Instrucciones
Este modelo se llena a máquina de escribir, tinta o lápiz - tinta y es de uso obligatorio
por las entidades. Se emite por el área de almacén o por Contabilidad por cuadruplicado.
Se utiliza en todos los casos de irregularidades, estén o no reflejadas en el documento
del transportador, en casos de deficiencias en el embalaje, deficiencias al recepcionarse
los productos (faltantes, sobrantes o averías) y diferencias en cálculos, sumas y precios.
Este modelo se emite dentro del término posterior a la fecha de expedición de la Factura
o del Conduce, según el caso que permita cumplir con el término de presentación al
Banco del Reparo Bancario establecido en las normas del Sistema Nacional de Cobros y
Pagos.
Otros documentos de salida de almacén son los pedidos de Materias primas y
Materiales de las áreas de producción o servicios se formalizan a través del
Modelo SNC-2-08
Solicitud de Entrega de Materiales debiendo estar firmado por la persona que en el área
está autorizada para hacer la solicitud.
Modelo SNC 2-08 Solicitud de Entrega
Objetivo: Formalizar el pedido de productos con destino al consumo de la Unidad
Solicitante.
Distribución:
Original: Almacén distribuidor. Se archiva por orden cronológico en el almacén
suministrador, una vez cumplimentada la solicitud.
Duplicado: Área solicitante. Se retiene por el área solicitante como constancia de la
solicitud efectuada, una vez cumplimentada, se archiva unido al vale de Entrega o
Devolución correspondiente.
Instrucciones:
Este modelo debe llenarse a tinta o lápiz tinta y se emite en duplicado por la unidad
solicitante, utilizándose un modelo por cada centro de costo para los insumos directos a
utilizar en otros destinos.
Este documento se entrega en la oficina del Almacén, donde se comprueba en la Tarjeta
de Control por Productos, la existencia.
Se confecciona el Modelo SNC 2-09 Vale de Entrega o Devolución. Se entrega a la
oficina del Almacén para reflejar en las Tarjetas de Control los productos entregados,
cumplimentando entonces la columna Existencia Final.
ENPIG – 2640 – 109 – 20008 – 1’000,000 – HS 12 – 86SNC – 1 - 12
ORGANISMO
SOLICITUD DE MATERIALES
EMPRESA
UNIDAD CODIGO
ALMACEN AL QUE SE SOLICITAN
DESTINO
ORDEN No.
CENTRO DE COSTO
CODIGO
LOTE No. PRODUCTO OTROS
CODIGO D E S C R I P C I O N
UNI
DAD
MED
IDA
CANTI
DAD
S O L I C I T A D A P O R R E C I B I D A P O R VALE
DE
ENTREG
A
No.
SOLICI
TUD
No.
NOMBRE Y APELLIDO NOMBRE Y APELLIDO
FIRMA
D
M
A
FIRMA
D
M
A
Modelo SNC 2-09 Vale de Entrega o Devolución
Objetivo: Amparar los despachos de productos por el almacén, con destino al consumo,
o formalizar la devolución de producto al almacén distribuidos.
Distribución:
Original: Contabilidad. Se remite a Contabilidad por el almacén distribuidor o
receptor de las devoluciones, para realizar las anotaciones en los registros contables y
en los modelos de Control de Inventario y su posterior archivo.
Duplicado: Se retiene por el almacén distribuidor de los productos o receptor de las
devoluciones, archivándose con orden numérico de entregas o devoluciones según el
caso, una vez efectuadas las anotaciones en los modelos de Control de Inventario.
Triplicado: Se remite al área destinataria o se retiene por esta, para que una vez
recibidos los productos despachados, o efectuada la devolución, se archiven los
mismos en orden numérico consecutivo de entrega o devolución.
Instrucciones:
Este modelo se debe llenar a tinta o lápiz tinta, se emite por triplicado por el almacén
que entrega los productos o por el área que efectúa la devolución.
Sirve de base a las anotaciones, por Contabilidad y por el almacén distribuidor o
receptor de la devolución, en los modelos de Control de Inventario.
Contabilidad comprueba que las unidades físicas en existencia reportadas en el modelo
por el almacén distribuidor o receptor de las devoluciones, coincidan con las existencias
en unidades físicas del Sub-Mayor de Inventario de cada producto, una vez anotada la
salida correspondiente a la entrega o la entrada correspondiente a la devolución.
Los traslados de productos entre almacenes de la propia empresa se efectúan a través del
Modelo SNC 2-10 Transferencia entre Almacenes, el cual debe confeccionarse en la
oficina del Almacén que lleva a cabo el traslado, cumplimentando todos sus datos,
excepto la columna Existencia Final, entregando este documento al Jefe de Almacén
para que cumplimente el mismo. Una vez entregados los productos objeto de
transferencias se devuelve el Original y Duplicado a la oficina del Almacén para que
haga las anotaciones correspondientes en la Tarjeta de Control por Productos, anotando
en el Original de la transferencia la Existencia Final.
ENTIDAD CODIGO
VALE DE ENTREGA O
DEVOLUCION D M A
UNIDAD CODIGO
ENTREGA
DEVOLUCION
ALMACEN QUE ENTREGA O RECIBE
CODIGO
Destino o
Procedencia
ORDEN DE PRODUCCION No. LOTE No. CENTRO DE COSTO CODIGO
ORDEN DE TRABAJO No. PRODUCTO CODIGO OTRO
CODIGO
Cuenta
Subcuenta
Análisis
D E S C R I P C I O N
Unida
d
de
Medi
Cantid
ad
PRECI
O
UNITA
RIO
IMPOR
TE
Saldo en
existenci
a
TOTAL DE LA ENTREGA O DEVOLUCION s VALE
DE
ENTRE
GA No.
DESPACHO O DEVUELTO RECIBIDO
NOMBRE
FIRMA
NOMBRE
FIRMA
ANOTADO CONTROL
INVENTARIO
CONTABILIZADO SOLICITUD DE
ENTREGA No.
D
M
A
Modelo SNC 2-10 Transferencia entre Almacenes.
Objetivo: Amparar las transferencias entre almacenes de una misma entidad,
pudiéndose utilizar también entre centros de costo de una misma Empresa de base a las
anotaciones de las entregas y recepciones de productos entre Almacenes y Centros de
Costos.
Distribución:
Original: Se remite a Contabilidad por el Almacén o Centro de Costo que entrega,
para el registro contable de los productos entregados.
Duplicado: Se remite a Contabilidad por el Almacén o Centro de Costo receptor para
el registro contable de los productos recibidos.
Triplicado: Se remite por el Almacén o Centro de Costo que entrega para efectuar las
anotaciones en los Modelos de Control de Inventario, archivándose posteriormente
por un orden numérico consecutivo.
Cuadruplicado: Se envía al almacén o centro de costo receptor, con los productos
para comprobar estos y para su anotación en los modelos de Control de Inventario,
archivándose posteriormente por un orden numérico consecutivo.
Quintuplicado: Se entrega al transportista, junto con el conduce para respaldar los
productos transportados.
Instrucciones:
Este modelo se llena a máquina de escribir, tinta o lápiz tinta y se emite en
quintuplicado por el Almacén o Centro de Costo que entrega los productos.
La columna Saldo en Existencia se llena con el original del modelo por el Almacén o
Centro de Costo que entrega los productos, consignando en cada renglón las unidades
físicas en existencia, después de anotada la salida correspondiente a este modelo y
Contabilidad comprueba que en el Sub-Mayor de Inventario (SNC 2-17) de cada
producto, de dicho Almacén o Centro de Costo, las unidades en existencia, coinciden
con los reportados.
El Almacén o Centro de Costo receptor lleva la columna Saldo en Existencia en el
duplicado del modelo, consignando en cada producto las unidades físicas en existencia,
después de anotar la entrada correspondiente a la transferencia recibida y Contabilidad
se encarga de Comprobar dicho saldo con el del Sub-Mayor de Inventario de cada
producto, del Almacén o Centro de Costo receptor.
Al ocurrir cualquier rotura o deterioro, así como al detectar una merma en los productos
almacenados debe hacerse por el Jefe de Almacén un Modelo SNC 2-22 Ajuste de
Inventario remitiendo el mismo a la oficina donde se dará salida a las cantidades
reportadas como pérdidas en la Tarjeta de Control individual de cada producto, ya sea
en el Tarjetero de Inventario Continuo o en el Submayor de Inventario.
Una vez hechas las anotaciones en las Tarjetas de Control por Productos, el duplicado
del Modelo Ajuste de Inventario se archiva en la oficina del Almacén, enviando el
Original y Triplicado al Departamento de Contabilidad para su contabilización de
acuerdo a los procedimientos establecidos.
Modelo SNC 2-22 Ajuste de Inventario
Objetivo: Servir de base a los ajustes de inventario que surjan como consecuencia de los
conteos físicos o por cualesquiera de las causas cuyos conceptos se detallan en el
modelo.
Distribución:
Original: Se remite a Contabilidad para su contabilización y archivo posterior.
Duplicado: Se remite por el Almacén emisor o se remite a este por Contabilidad
(Cuando se origina en esta área). Para servir de base a las anotaciones en los modelos
de Control de Inventario, archivándose posteriormente por orden numérico
consecutivo de emisión.
Triplicado: Se utiliza solo en aquellos casos en que la autorización del ajuste se
sometan a niveles establecidos. Se archiva en el Expediente de Ajuste,
manteniéndose estos agrupados en dos archivos: Expediente de Ajuste - Pendientes
de Autorización y Expediente de Ajuste - Autorizados
Instrucciones:
Este modelo se emite en el Almacén o en Contabilidad a máquina de escribir, tinta o
lápiz tinta, cuando por conteos físicos, verificaciones, comprobaciones sistemáticas, etc,
se detecten diferencias por los conceptos siguientes: roturas, mermas, o cualquier otra
causa, entre las existencias físicas y los Sub-Mayores de Inventario. No debe de
reflejarse más de un concepto de ajuste en cada modelo.
El área de contabilidad comprueba que las unidades físicas en existencia en el Sub-
Mayor de Inventario, después de anotado el modelo Ajuste de Inventario, coincidan con
las reportadas en el modelo por el Almacén.
El Submayor de Inventario sirve para realizar el control de las existencias en unidades
físicas y valor. Deben ser operados en el área de Contabilidad y subordinados a esta
área.
Los Jefes de Almacén, Abastecimiento o Comercial no pueden tener acceso a los
Submayores de Medios de Rotación Normados (MNR) o Materiales, así como tampoco
instruir a quienes los mantienen a que efectúen anotaciones de ningún tipo; la
información que estos requieran deben solicitarlo a los compañeros encargados de esta
tarea.
Las anotaciones en los Submayores se efectúan solamente en base a los Documentos
Primarios vigentes. Los Documentos Primarios requieren contener la información de las
existencias en unidades físicas, después de efectuada cada anotación en la Tarjeta de
Estiba.
La conciliación y cuadre de las existencias en unidades físicas entre las Tarjetas de
Estiba y los Submayores de Inventario, debe ser una tarea sistemática y permanente, lo
que se logra a través de los documentos de Entrada y Salida de productos, que contienen
la información de existencias en unidades físicas, lo que permite que los errores u
omisiones que se detecten en la conciliación sean rectificados de inmediato
ORGANISMO
AJUSTE DE INVENTARIO
EMPRESA
UNIDAD CODIGO
ALMACEN Cantidad del Concepto del Ajuste
CODI
GO D E S C R I P C I O N U.M
.Cantidad Precio Importe Saldo en
Tarjeta
TOTAL
CONCEPTO DEL AJUSTE DE
INVENTARIO
OBSERVACIONES
(1) Mermas
(2) Roturas de
Almacén
(3) Mal Estado
(4)
Vencimiento
(5) Faltante en
Reenvase
(6) Sobrante en
Reenvase
(7) Faltante en
Conteo Físico
(8) Sobrante en
Conteo Físico
(9)
(10)
(11)
(12)
HECHO REVISADO AUTORIZADO
Anotado
Sub-Mayor
Inventario
Contabili
zado por:
F E C H A
No.
Día
Me
Modelo SNC 2-17 Sub-Mayor de Inventario
Objetivo: Controlar las existencias de los productos adquiridos o producidos, en el
Almacén, en unidades físicas y valor, mediante el Registro del Movimiento de Entrada y
Salida de las mismas.
Distribución:
Original: Contabilidad o Almacén, según donde se opere este modelo.
Instrucciones:
Se utiliza por Contabilidad y constituye el Sub-Mayor de los saldos de las distintas
cuentas, sub-cuentas y análisis contables de medios de rotación y materiales.
Su uso puede ser manual o mecanizado, debiendo guardarse en un gavetero, tarjetero o
medio manuable de archivo y operarse con el mismo rigor y meticulosidad de los demás
submayores contables.
Cuando su operatoria sea manual se llenará a tinta o lápiz tinta.
Debe existir una correspondencia en unidades físicas, entre este Sub-Mayor y el
tarjetero del modelo SNC 2-18 Tarjeta de Estiba del Almacén.
Para la ejecución del Control de Inventario se utiliza además la Hoja de Inventario
Físico, que garantiza se tomen en consideración la totalidad de los renglones objeto de
conteo.
Modelo SNC 2-21 Hoja de Inventario Físico
Objetivo: Reflejar la cantidad y el importe por cada producto inventariado físicamente
en los almacenes y servir de base para la comparación con los datos del Sub-Mayor de
Inventario, con el fin de determinar las diferencias que resulten del conteo.
Posteriormente al conteo, constituye el documento por el cual se realizan los asientos
contables en los registros y las anotaciones en los modelos de control de inventario
correspondiente.
Distribución:
Original: Comisión de Inventario - Contabilidad
Instrucciones:
Al producirse el conteo físico, las hojas de inventario físico se retienen por la comisión
de inventarización para anotar los mismos resultados de los conteos por productos.
Una vez concluido el conteo, las hojas de inventario físico se entregan a Contabilidad
para determinar las diferencias, faltantes o sobrantes y procede a contabilizar los
resultados del Inventario.
MATERIAL DE APOYO A LA
DOCENCIA
EL ALMACÉN: ELEMENTOS
FUNDAMENTALES
Autor: Lic. Dalicel Soulary Daley (dalicel@ehtca.co.cu)
MSc. Gladys Gutiérrez Pérez (gladys@ehtca.co.cu)
Departamento De Gestión
Escuela de Hotelería y Turismo de Ciego de Ávila
Morón, Julio del 2011

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Daley Dalicel Soulary. (2011, octubre 6). Manual de gestión del almacén y los inventarios en la actividad turística. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/manual-de-gestion-del-almacen-y-los-inventarios-en-la-actividad-turistica/
Daley, Dalicel Soulary. "Manual de gestión del almacén y los inventarios en la actividad turística". GestioPolis. 6 octubre 2011. Web. <https://www.gestiopolis.com/manual-de-gestion-del-almacen-y-los-inventarios-en-la-actividad-turistica/>.
Daley, Dalicel Soulary. "Manual de gestión del almacén y los inventarios en la actividad turística". GestioPolis. octubre 6, 2011. Consultado el 12 de Julio de 2018. https://www.gestiopolis.com/manual-de-gestion-del-almacen-y-los-inventarios-en-la-actividad-turistica/.
Daley, Dalicel Soulary. Manual de gestión del almacén y los inventarios en la actividad turística [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/manual-de-gestion-del-almacen-y-los-inventarios-en-la-actividad-turistica/> [Citado el 12 de Julio de 2018].
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