Planeación y control de sistemas en la empresa

Introducción

En la actualidad la administración ha tomado un papel fundamental dentro de las organizaciones pues es de suma importancia para el desarrollo de la misma.

Los empresarios y gerentes de las diversas empresas, cualquiera que sea su giro, han ido adoptando diversos procesos y herramientas para el logro de los objetivos y metas de las organizaciones, tanto en sus áreas funcionales como para el cumplimiento del objetivo general de la misma.

Pero de qué forma se podrá lograr el cumplimiento de los objetivos y la optimización de los recursos, es aquí en donde entra la administración, ya que por medio de ella y aplicando en forma correcta el proceso administrativo.

En el presente capitulo se presentan dos de las etapas más importantes de este proceso, en donde se establecerán los objetivos, metas, visión, misión a cumplir, además de fijar el curso de acción para poder cumplirlos.

Una vez establecido el curso a seguir, se debe tener un control de todas las actividades, por medio de diversas herramientas, procedimientos y principios podremos asegurarnos que todas las acciones realizadas, estén encaminadas al cumplimiento de los objetivos establecidos.

Concepto de administración

Existen diversos conceptos propuestos por muchos autores, hasta el momento no hay un concepto universal de lo que es administración, sin embargo, existen diversos elementos que la caracterizan, como el que debe estar dirigida a una meta especifica, que debe cumplir con los objetivos establecidos, optimizar recursos, etc., de este modo uno de los conceptos que engloba estos elementos es el siguiente:

“Administración: Es un proceso que nos permite diseñar, mantener y alcanzar, mediante una coordinación eficiente y eficaz, todos los recursos que interactúan y se relacionan en una organización para lograr objetivos establecidos.” (Grajales Lara & Castillo Arriaga, 2003).

Características de la administración

La administración, tiene ciertas características en general pero estas pueden analizarse desde dos puntos de vista diferentes, desde el entorno interno, el cual depende de cada organización y los que son de carácter general y que se pueden presentar en todas las empresas, sea cual sea el giro de ellas.

En el siguiente esquema se presentan las características de la administración, las cuales se describen más adelante.

Características de la Administración
Características de la Administración

Figura 1. Características de la Administración.

  • “Universalidad: Existe en cualquier grupo social.
  • Valor Instrumental: Es un medio para lograr un fin.
  • Unidad Temporal: Es un proceso dinámico en el cual todas sus partes existen sincronizadamente.
  • Amplitud del Ejercicio: Se da en todos los niveles de la organización.
  • Especificidad: Posee características propias que le proporcionan su carácter especifico. Lo que la distingue de otras disciplinas.
  • Interdisciplinariedad: Tiene afinidad con todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.
  • Flexibilidad: Se adapta a las necesidades de la organización donde se aplique.” (Munch Galindo & García Martínez, 1989)

Proceso administrativo

A partir del año 1900, se empezó a estudiar la administración de una forma científica, se definieron sus principios y formalmente se tuvo documentación escrita sobre su estudio como disciplina, muchos de los dedicados a su estudio lo definieron o dividieron en cuatro funciones, planeación, organización, dirección y control.

El proceso  administrativo, es un conjunto de fases interrelacionadas por las cuales se lleva  a cabo la administración, y que forman un proceso integral. Consta de diversas etapas, generalmente cuatro.

Etapas del proceso administrativo.
Etapas del proceso administrativo.

Figura 2. Etapas del proceso administrativo.

“Cuando se consideran aisladamente los elementos de Planificación, Organización, Dirección y  Control, son solo funciones administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo.” (Thompson B. & Antezana I., 2006)

Dentro de estas etapas del proceso administrativo existen dos primordiales, la planeación y el control, que a grandes rasgos comprenden las siguientes puntos:

  1. “El desarrollo y aplicación de objetivos generales y de largo alcance para la empresa.
  2. La especificación de las metas de la empresa.
  3. Un plan de utilidades de largo alcance desarrollado en términos generales.
  4. Un plan de utilidades de corto plazo detallado por responsabilidades asignadas.
  5. Un sistema de informes periódicos de desempeño detallados por responsabilidades asignadas.
  6. Procedimientos de seguimiento.” (Welch, 1990).

Planeación

Concepto

Es la primera fase del proceso administrativo, lo que implica que es la primera función a realizar dentro de una organización. Dentro de esta debemos de fijar el curso de acción y definir los objetivos a seguir.

Recordemos que planear es proyectar una acción futura, es una toma de decisiones anticipada, sobre las cuales la empresa debe de actuar para cumplir con su objetivo primordial. De este modo tenemos que “la planeación consiste, en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números necesarios para su realización.” (UNAL).

La planeación es de suma importancia ya que a partir de esta se dan las demás etapas del proceso, nos ayuda a definir las metas y los objetivos a alcanzar, a optimizar los recursos existentes, estudiar el entorno, tanto interno como externo para predisponerse a los cambios que pudieran existir.

Principios de la planeación

Todas las etapas del proceso administrativo cuentan con unos principios que deben aplicarse para llevar una administración adecuada, en este caso los principios de administración son:

  • Factibilidad: Esto implica que lo que se planee debe ser realizable, debe ser realista y objetivo, es decir que se deben tomar en cuenta las condiciones del entorno interno y externo para hacer planes totalmente realizables.
  • Precisión: Consiste en que se utilicen datos objetivos, para evitar riesgos o en reducirlos, para esto es necesario utilizar, datos numéricos, estudios de mercado, etc. al planear.
  • Flexibilidad: Se menciono antes como una característica de la administración, en este caso es un principio de esta etapa de planeación, se deben establecer ciertos márgenes que permitan ajustarse a cualquier situación imprevista que pueda presentarse.
  • Unidad: Se establecen planes específicos, sin embargo, todos y cada uno de ellos deben unirse a un plan general, la finalidad debe ser cumplir el objetivo general de la organización.
  • Cambio de estrategias: Al planear se debe establecer fechas para el cumplimiento de cada uno de los planes establecidos, en dado caso de que alguno de ellos no cumpla con el tiempo, es decir, que se extienda más allá del tiempo previsto, debe replantearse.

Etapas de la planeación

Para llevar a cabo la planeación dentro de una empresa, sea cual sea el giro de esta, se debe de llevar a cabo ciertas etapas para poder eficientar la elaboración de planes y hacerlo de forma correcta.

  1. Definir la misión y la visión de la empresa. La misión es el motivo por el que la empresa fue creada, lo que actualmente realiza, los alcances que tiene, es decir, la razón de ser de la empresa. La visión, por su parte, es como se visualiza la empresa en un futuro, en determinado número de años.
  2. Propósitos. “Son aspiraciones cualitativas básicas en el orden moral que mueve a emprender acciones de tipo socioeconómico y que se establecen en forma permanente o semipermanente en un grupo social.” (Instituto Politécnico Nacional).
  3. Premisas. En esta etapa de la planeación se realizan suposiciones sobre diversos factores tanto internos, que surgen dentro de la empresa, como externos, que son ajenos a la empresa, que puedan cambiar o afectar el curso del plan.
  4. Objetivos. Estos se realizan en base a los resultados que se desean obtener en determinado periodo de tiempo. Se les puede dividir en generales, específicos y por departamento, los dos últimos son a corto y mediano plazo, mientras que los primeros son a largo plazo.
  5. Estrategias. Es la presentación de alternativas, para el cumplimiento de los objetivos de una forma que se pueda obtener ventaja y optimizar los recursos, tiempo, dinero, esfuerzo, etc.
  6. Políticas. Son de carácter general, se establecen para su cumplimiento sobre todo en problemas que son repetitivos dentro de una organización, se caracterizan por ser flexibles, ayudan a promover la disciplina, pueden ser genéricas, por departamento. Otra característica de estas es que son únicas, es decir, cada empresa establece sus propias políticas.
  7. Reglas. Son mandatos estrictos y rígidos, que se deben aplicar y cumplir dentro de la empresa, determinan la actitud y la disposición del personal de una empresa en el desarrollo de sus actividades.
  8. Programas. Se pueden realizar por medio de graficas o esquemas, su finalidad es llevar la secuencia de las actividades a desarrollarse dentro de una organización para el cumplimiento de los objetivos en un tiempo determinado, estos pueden ser generales y por departamento.
  9. Presupuestos. Es la elaboración de un plan en términos monetarios, pueden ser fijos con metas de operación establecidas, flexibles realizados en varios niveles, o por programas.
  10. Procedimientos. Al realizarlos se debe establecer un orden cronológico y secuencial de la realización de un trabajo.

Tipos de planes

“Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. Además, los planes son la guía para que (1) la organización obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos; (2) los miembros de la organización desempeñen actividades congruentes con los objetivos y procedimientos elegidos; y (3) el avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando no sea satisfactorio, se puedan tomar medidas correctivas.” (Finch Stoner, Freeman, & Gilbert, 1996).

De esta forma al definir los planes se tienen que tomar en cuenta los objetivos y meta de la empresa, así como todas las etapas de la planeación para en base a esos elementos formular el curso de acción.

Existen diversos tipos de planes, estos varían de acuerdo a tres factores importantes:

  1. El nivel en el que se realizan, es decir la jerarquía que tienen. Están los planes estratégicos los cuales se dan a nivel gerencial, los planes tácticos o funcionales, se diseñan en las diversas áreas de la empresa y su finalidad es lograr que los estratégicos se cumplan, y los operacionales que sirven para la asignación de actividades especificas.
  2. De acuerdo a su aplicación se tienen los planes de uso único, que solo son por un tiempo limitado o solo para cumplir un solo objetivo por lo regular a corto plazo, y los planes de uso constante también denominados permanentes.
  3. Por el tiempo de aplicación pueden ser a corto, mediano y largo plazo.

Control de sistemas

Para saber que se está realizando de forma correcta la labor administrativa esta requiere ser medida, para esto es necesario valorar los planes establecidos durante la planeación contra los resultados obtenidos. Una vez obtenidos los resultados se puede saber en donde se está fallando cual es el área de oportunidad en donde se deben rehacer los planes, o en el caso aplicar medidas correctivas para la solución de los problemas que se detecten.

Definimos al control como “la actividad de seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan darse al respecto de los objetivos. El control se ejerce con referencia a los planes, mediante la comparación regular y sistemática de las previsiones habidas respecto de los objetivos.” (Contacto PyME).

Principios de control

La importancia de los principios del control deriva de que su objetivo es prevenir errores y fallas, y corregir los existentes para no volverlos a repetir.

  • Equilibrio: Al grado de autoridad corresponde el mismo grado de responsabilidad.
  • Objetivos: El control es un medio para alcanzar los objetivos.
  • Oportunidad: Este debe aplicarse antes de que cometer los errores, es decir, debe ser oportuno.
  • Desviaciones: Se debe conocer que las origino y evitar que se repitan.
  • Excepción: Se trata de reducir costos utilizando todos los medios que se tengan, métodos estadísticos, etc. para deducir que funciones requerirán control.
  • Función controlada: Este principio nos indica que la persona que realiza el control de ninguna forma debe estar involucrada en la actividad que se va a controlar.

Etapas del control

Al igual que en la planeación en la función del control, se llevan a cabo diversas etapas las cuales se interrelacionan.

Etapas del control.
Etapas del control.

Figura 3. Etapas del control.

  1. Establecimiento de estándares. Es el diseño de herramientas para la medición de resultados, control de calidad, evaluación de errores.
  2. Medición de Resultados. Se comparan los resultados contra lo que se planeó.
  3. Corrección. Se corrigen los errores detectados si es que existieran.
  4. Retroalimentación. Una vez que se concluye la revisión y se adoptan las medidas correctivas estas deben ser divulgadas al área correspondiente para su aplicación y de este modo prevenir futuros errores, la supervisión de las actividades debe ser constante, y se debe revisar que los resultados que se obtengan se acerquen cada vez más a lo que se planeo.

Tipos de control

  • Preliminar, este se realiza antes de que se ponga en marcha la operación, es decir, no se espera a que se obtengan los resultados sino que prevé la acción controladora.
  • Concurrente, este se lleva a cabo en la operación de la empresa.
  • Retroalimentación, utiliza datos anteriores y evalúa los resultados con la finalidad de no volver a cometer los mismos errores.

Técnicas para el control

Existen diversas técnicas para llevar a cabo el control dentro de una empresa, entre las que destacan las siguientes:

a) Sistemas de Información

  • Informes, estos son emitidos por cada una de las áreas de la organización, a través de estos los encargados de dichas áreas pueden evaluar el cumplimiento de los objetivos y reportarlo a sus superiores.
  • Auditorias, pueden ser internas con personal de la empresa o externas, contratando a empresas dedicadas a estas labores, por medio de estas se detectan las áreas en donde hay inconsistencias y se sugieren medidas correctivas e incluso preventivas, los resultados de estas son informados a los directivos de las organizaciones para la toma de decisiones.
  • Contabilidad, dentro de esta área se lleva a cabo el control financiero de la empresa, a través de los estados financieros se lleva a cabo la toma de decisiones.
  • Hay otro tipo de herramientas para el control dentro de los sistemas de información, no menos importantes, como lo son el control presupuestal, reportes, formas, archivos y la observación personal y por recorrido.
  • Tecnologías de información, actualmente, las organizaciones han evolucionado, estableciendo ciertos software y herramientas informáticas que facilitan el control de datos y manejo de indicadores dentro de la misma, en un principio puede llegar a pensarse que es un gran gasto para la empresa, sin embargo, los empresarios han entendido que es una gran inversión, pues facilita la toma de decisiones, además de mostrar los puntos en donde se está fallando y las áreas de oportunidad, en donde se puede prevenir futuras fallas.

b) Gráficas

Para llevar a cabo el control dentro de las organizaciones, se pueden utilizar algunas graficas para poder medir el cumplimiento de los objetivos y medir lo que realizado contra lo planeado, algunas de las más utilizadas son las PERT (Program Evaluation and Review Technique), gráficas de Gantt, por mencionar las más importantes.

c) Estudio de Métodos

Este tipo de control se lleva a cabo a través del establecimiento de ciertos estudios como el de Tiempos y movimientos y el establecimiento de estándares.

d) Métodos Cuantitativos

Se pueden utilizar algunos métodos cuantitativos, los cuales pueden tener cierto grado de complejidad, sin embargo, son perfectos para la toma de decisiones pues proporcionan datos exactos. Algunos de los métodos más utilizados son los siguientes:

  • Modelos matemáticos
  • Investigación de operaciones
  • Probabilidad y estadística
  • Programación dinámica

e) Control Interno

Este es establecido por cada organización, dependiendo del giro y los objetivos que pretendan cumplir.

Conclusión

Las etapas de planeación y control de la empresa están sumamente ligadas y su aplicación dentro de las organizaciones es de suma importancia ya que de ellas depende el éxito o fracaso de estas, si son aplicadas de forma correcta, utilizando las técnicas de forma eficiente, los objetivos de la organización se cumplirán.

Se deben aplicar a todas las áreas funcionales de las empresas, así como también a nivel gerencial, como se menciono anteriormente, todos los planes deben estar orientados a un plan integral a una meta en común que rija a la organización en su totalidad.

Establecidas estas metas y las acciones que se realizaran para cumplirlas, se debe controlar que se esté haciendo de forma correcta y que realmente se cumplan conforme a lo planeado, y si no se está realizando, se deben prever y aplicar las medidas correctivas en donde sea necesario.

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Bravo Reyes Karina Lizbeth. (2013, diciembre 9). Planeación y control de sistemas en la empresa. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/planeacion-y-control-de-sistemas-en-la-empresa/
Bravo Reyes, Karina Lizbeth. "Planeación y control de sistemas en la empresa". GestioPolis. 9 diciembre 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/planeacion-y-control-de-sistemas-en-la-empresa/>.
Bravo Reyes, Karina Lizbeth. "Planeación y control de sistemas en la empresa". GestioPolis. diciembre 9, 2013. Consultado el 7 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/planeacion-y-control-de-sistemas-en-la-empresa/.
Bravo Reyes, Karina Lizbeth. Planeación y control de sistemas en la empresa [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/planeacion-y-control-de-sistemas-en-la-empresa/> [Citado el 7 de Diciembre de 2016].
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