Análisis y diseño de puesto para el servicio de tesorería en la ONAT Matanzas Cuba

Autor: Lic. Amarilis Hernández López

Análisis, descripción y diseño de puestos

08-04-2010

INTRODUCCIÓN

Desde inicios de los años 90, nuestro país se ha visto enfrascado en un proceso de transformaciones económicas, tanto estructural como institucional, impuesto por una sucesión de acontecimientos principalmente de índole externo, en especial el impacto de la desaparición del campo socialista.

Para poner orden a las finanzas públicas, se aprueba en abril de 1999 el Decreto-Ley No.192, De la Administración Financiera del Estado, cuyo objetivo principal es imprimir un mayor grado de transparencia, ordenamiento y de organicidad a todo el proceso de planificación, ejecución y control de los recursos financieros públicos, en función de las metas y políticas trazadas por el Estado.

En el se define a la Administración Financiera del Estado como el conjunto de principios, normas, sistemas, instituciones y procedimientos administrativos que hacen posible la obtención de los recursos públicos y su aplicación a los objetivos estatales, procurando la satisfacción de las necesidades colectivas de la sociedad.

Está integrado por los siguientes Sistemas:

• Presupuestario
• Tributario
• De Tesorería
• De Crédito Público
• De Contabilidad Gubernamental

Vale Aclara que el Sistema Tributario no está expresamente regulado por el Decreto-Ley 192, sino en legislaciones especiales, siendo la rectora la Ley Nº 73 del Sistema Tributario, de fecha 4 de agosto de 1994, que es el régimen general tributario.

La institución encargada de los arreglos administrativos del Sistema Tributario es la Oficina Nacional de Administración Tributaría (ONAT) hasta 2006 que se autoriza con carácter definitivo que asuma determinadas funciones del Sistema de Tesorería entre las que se hallan:

1. Elaborar, actualizar y controlar la ejecución del Programa Anual de Caja en los tres niveles presupuestarios.

2. Administrar y controlar los flujos de fondos y la situación de la Caja de acuerdo con las obligaciones de pago y otros compromisos presupuestarios y las disponibilidades de recursos financieros existentes.

3. Administrar las cuentas bancarias correspondientes al Sistema de Tesorería.

4. Realizar el registro y la información de las operaciones realizadas en las áreas de Tesorería, la conciliación bancaria de las cuentas de Tesorería y las operaciones asociadas al control interno y la contabilidad.

La asimilación por la ONAT de las funciones de Tesorería descritas anteriormente da lugar a que la Administración Tributaria se transforme en una Administración Fiscal, cambie su objeto social y que su misión sea modificada quedando como sigue: ‘’Garantizamos el cumplimiento de las responsabilidades tributarias y de tesorería, con un servicio de calidad en beneficio de la sociedad”.

Igualmente se hace necesario lograr la identificación plena con el nuevo proceso de Tesorería. De aquí surgen nuevas necesidades dadas por la implementación acelerada del Sistema de Tesorería, siendo una de ellas que en la actualidad se cuente con información dispersa contenida en los procedimientos que regulan algunos de los subprocesos de este proceso, siendo el de Servicio de Tesorería el que carece totalmente de información reguladora del proceso de trabajo, constituyendo la situación que da lugar al problema científico que impulsa a realizar esta investigación.

PROBLEMA: El subproceso de Servicio de Tesorería de la ONAT de Matanzas no cuenta con un diseño de puesto de trabajo que garantice un Sistema de Tesorería eficaz.

La solución a este problema se acomete con la investigación titulada:

‘’Análisis y Diseño de puesto de trabajo para el subproceso Servicio de Tesorería en la ONAT Matanzas’’.

HIPÓTESIS: Sí la ONAT Matanzas realizara el análisis y diseño de puesto de trabajo para el subproceso de Servicio de Tesorería, se lograra un Sistema de Tesorería eficaz.

VARIABLES:

• Independiente: Diseño de puesto de trabajo para el subproceso Servicio de Tesorería.

• Dependiente: Proceso de Tesorería eficaz.

OBJETIVO GENERAL:

Lograr un Sistema de Tesorería eficaz sobre bases del análisis y diseño de puesto de trabajo para el subproceso de Servicio de Tesorería.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

1. Realizar un estudio del Estado de Arte y la técnica respecto al objeto de estudio.

2. Analizar y diseñar el puesto de trabajo para el subproceso Servicio de Tesorería y conocer su impacto en el cliente externo.

TÉCNICAS:

• Análisis-Síntesis
• Inducción – Deducción
• Enfoque en Sistema
• Enfoque de Proceso
• Diagrama de flujo
• Observación
• Método Kendall
• Encuesta

El marco de la población en que se realiza la investigación es el proceso de tesorería de la ONAT municipio Matanzas del que se escoge como muestra para desarrollar el trabajo el subproceso Servicio de Tesorería.

Esta investigación aporta como elemento nuevo un diseño de puesto de trabajo para el subproceso Servicio de Tesorería que contiene elementos tales como: medidas de prevención de riesgo, reglas de seguridad y salud del trabajo, requisitos de seguridad y cultura organizacional que aportan elementos a la mejora continua y el perfeccionamiento institucional, sobre la experiencia de una oficina grande como es el municipio Matanzas.

Este trabajo resume de forma concreta las prácticas realizadas desde hace un año en el área de Tesorería de la ONAT municipio Matanzas, lo que avala la aplicación práctica del mismo y su actualidad, convirtiendo la investigación de tipo descriptivas ya que trabaja sobre hechos y sus características fundamentales, presentando una representación correcta de la realidad del fenómeno estudiado.

DESARROLLO

ANÁLISIS Y DISEÑO DE PUESTO DE TRABAJO

El análisis y diseño del puesto de trabajo es una de las actividades de la Gestión de Recursos Humanos que precede a la selección del personal, vista desde la perspectiva del profesional y no del empleado. Esta estrechamente vinculada con los sistemas y procesos de trabajo, las capacidades y limitaciones del ser humano.

El análisis, descripción y diseño de puestos o cargos de trabajo es una actividad clave de la GRH, que tiene su expresión en documentos conocidos como calificadores o descriptores de puestos o cargos de trabajo, o también denominados perfiles de cargo o profesiogramas. (Cuesta, 2005).

2.1 Análisis de Puesto

Realizar el análisis del puesto resulta indispensable para que la alta gerencia pueda actuar de manera proactiva, por la información necesaria sobre los recursos humanos y sus necesidades en la organización que este brinda.

Las principales actividades gerenciales vinculadas con la información sobre el análisis de puestos son:

1. Compensación equitativa y justa.

2. Ubicación de los empleados en los puestos adecuados.

3. Determinación de niveles realistas de desempeño.

4. Creación de canales de capacitación y desarrollo.

5. Identificación de candidatos adecuados a las vacantes.

6. Planeación de las necesidades de capacitación de recursos humanos.

7. Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral.

8. Evaluar la manera en que los cambios en el entorno afectan el desempeño de los empleados.

9. Eliminar requisitos y demandas no indispensables.

10. Conocer las necesidades reales de recursos humanos de una empresa.

El diseño o rediseño de procesos de trabajo, concebido como espiral dialéctica de perfeccionamiento empresarial o mejoramiento continuo en aras de la calidad requerida, es determinante en la eficacia de la GRH. (Cuesta, 2005).

2.1.1 Obtención de Información

Considerando lo expuesto en los fundamentos conceptuales el análisis de puesto se realiza siguiendo los mismos, como se detalla en los epígrafes siguientes.

2.1.1.1 Estudio de la Organización

La ONAT existe desde su aprobación expresa en el Acuerdo No. 2819 del Consejo de Ministros de la República de Cuba; para que se encargara de la recaudación, control y fiscalización de los tributos (excepto aranceles) e ingresos no tributarios del Estado.

Contando con una fuerte infraestructura donde predomina el uso de una sólida tecnología que se concreta en el Sistema Integral Cubano de Administración Tributaria (SICAT).

El SICAT cuenta con oficinas organizadas por procesos y sub procesos ya sean estratégicos, de realización o apoyo como se nuestra seguidamente.

Procesos Estratégicos:

Procesos de Realización:

Procesos de Apoyo:

·   Gestión de la Dirección

·   Gestión de la Calidad

 

·   Gestión y Servicio Tributario

·   Asesoría

·   Fiscalización

 

·   Gestión de los RRHH

·   Gestión de la Información

·   Gestión Financiera

·   Gestión Logística

Los procesos de realización se ejecutan en los tres nivel de la organización, los estratégicos y de apoyo en los niveles provinciales y central.

Cuenta además con procedimientos de trabajo o prácticas de trabajo bien estructurados que forman parte de las regulaciones que rigen el actuar de la oficina y estos se denominan Manuales de Normas y Procedimiento Técnicos que abarcan todos los procesos y áreas de la oficina.

Los aspectos anteriores constituyen una de las fortalezas de la organización.

En el 2005 con carácter provisional la ONAT comienza a ejecutar funciones del Sistema de Tesorería en la Oficina de Matanzas y Ciego de Ávila. En el siguiente año son aprobadas con carácter definitivo para toda la organización, dando lugar a cambios en el Mapa de Proceso y la Misión quedando como sigue:

Mapa de Procesos:

Manual del sistema de gestión de calidad.

Fuente: Manual Sistema Gestión de Calidad. Versión 3. 2008

Misión: “Garantizamos el cumplimiento de las responsabilidades Tributaria y de Tesorería, con un servicio de calidad en beneficio de la sociedad”.

Para 2008 se han definido entre sus áreas claves las de:

• Recursos Humanos
• Tesorería

Y entre sus objetivos estratégicos:

• Fortalecer la Gestión de los Recursos Humanos
• Consolidar el Sistema de Tesorería

El fenómeno de asimilación de funciones del Sistema de Tesorería se ha caracterizado por:

• Funciones vistas como un todo (proceso de Tesorería) y no en sus partes e interacciones diluyendo el enfoque de sistema.

• Funciones que cuenta con Procedimientos Normativos creados por la Dirección General de Tesorería estructurados de manera diferente a la establecida en la ONAT para las Normas y Procedimientos Técnicos, además surgen por la inmediatez de resolver un hecho consumado.

• La ejecución del proceso en su mayoría se realiza por el personal que lo desarrollaba en las Direcciones de Finanzas y Precios en sus tres niveles, premiado por hábitos de trabajo diferentes.

• La Base de Datos se soporta en un software enfocado a la contabilidad fruto de adecuaciones realizadas al sistema informático Versat Sarasola.

En la ONAT del municipio Matanzas las funciones de Tesorería son ejecutadas en condiciones particulares ya que su ubicación geográfica no es la misma del resto de los procesos de realización, o sea, se realizan en una edificación que dista de la primera entre 450mt. y 500mt.

El hecho de que la organización posea la fortaleza definida anteriormente posibilita tener una visión precisa de las necesidades que surgen a partir de este fenómeno. Siendo una de ellas el estudio del proceso; derivando en su resultado sub procesos, áreas, actividades y funciones como se muestra en el esquema que aparece en la introducción de la investigación.

Siendo el sub procesos Servicio de Tesorería (ST) donde tiene lugar el primer momento de la verdad del proceso en su universo, como se muestra gráficamente en el diagrama As-Is del proceso de tesorería que se anexa (Anexo No.1).

De él se especifican las actividades a desarrollar sin llegar a las tareas que conforman el puesto, las que quedarán definidas al finalizar la investigación.

2.1.1.2 Identificación y naturaleza del puesto

La información se ha obtenido mediante una investigación directa con los empleados y del estudio precedente, mencionado en la introducción de la investigación, siendo identificando el puesto como Servicio de Tesorera, se localiza en el proceso de Tesorería de una oficina municipal y corresponde al sub proceso-áreas del mismo nombre, el tipo de trabajo que se realiza es de nivel técnico, corresponde al grupo escala VIII y en la actualidad se denomina Oficial ``E`` en Gestión y Servicio Tributario según el calificador de cargos de la organización (Descriptor del Contenido de Trabajo) que se caracteriza por su amplitud, con un rango tal que contiene todas las tareas a realizan en el proceso de Gestión y Servicio Tributario de la organización en este nivel, a pesar de lo cual no abarca las tareas propias del puesto que se analiza, o sea, que no hay estudios anteriores con las precisiones requeridas. Por lo que el Nivel Central de la organización mediante la OVJD del 15 de marzo de 2008 hace un llamado a trabajar en esta dirección estratégica por cuanto la integración de los procesos tributarios y de tesorería constituye un objetivo de trabajo priorizado para el presente año de esta. El puesto esta subordinado directamente al subdirector municipal que atiende el proceso.

2.1.1.3 Desarrollo de cuestionarios

Haciendo uso de la fortaleza que posee la organización de contar con procedimientos de trabajo bien estructurados, se ha seleccionado el Procedimiento de Trabajo PT-RH-02 Elaboración y Actualización de los Perfiles de Puesto de Trabajo del 28/9/2004, ya que en el existe el Anexo 1
‘’ Ejemplo de Cuestionario y Entrevista ‘’, (Anexo No.2 del presente informe) cuyo contenido es empleado para la obtención de información sobre el puesto objeto de análisis, considerando que posee una entrevista a la que se adiciona la técnica de encuesta, logrando una combinación que recoge los aspectos esenciales para satisfacer la Descripción de Puesto.

Una vez definidos los cuestionarios a emplear se procede a su aplicación y compilación de la información recogida en ellos.

2.1.2 Aplicación de la Información Obtenida

La información obtenida con la aplicación de los cuestionarios como se detalla en el punto anterior se emplea en:

2.1.2.1 Descripción del puesto

Datos Básicos:

• Nombre del Puesto: Oficial ``E`` en Gestión y Servicio Tributario, como ha sido explicado en el punto 2.1.2 no se ajusta a las tareas realmente ejecutadas en él. Proponiendo que se nombre Oficial ``E`` en Servicio de Tesorería.

• Lugar: ONAT municipal Matanzas, Proceso de Tesorería, Sub proceso de Servicio de Tesorería.

• Cantidad de personas: Tres (3)

• Régimen de trabajo: A tiempo

• Grupo Escala: VIII

• Jerarquía: Técnico (Funcionario)

• Fecha: Marzo 2008

• Elaborado por: Amarilis Hernández López (Confección de Trabajo de Diploma, Carrera de Contabilidad y Finanzas, UMCC, Tutor: MsC María M. Vega Mena)

Resumen de Puesto

v Actividades (Qué Hace)

Evacuar las inquietudes de carácter general a las entidades que se encuentran integradas a Cuenta Única u otras y a personas naturales en lo que respecta al proceso de tesorería. Gestionar la solución de inquietudes específicas con otras áreas de la oficina. Elaborar para su posterior aprobación por la autoridad facultada citaciones y requerimientos por incumplimiento de deberes formales. Aplicar y compilar encuestas de satisfacción al cliente. Controlar y distribuir documentos generales. Ejercer la organización, control y supervisión del Archivo del área. Emitir informaciones sobre la atención al Cliente según las regulaciones establecidas. Recepcionar los modelos TP-82. Entregar documentos (documentos justificantes, modelos TH-71 rechazados, instrumentos de pago (cheques) y estados de disponibilidad) a los solicitantes y recoger acuso de recibo.

v Condiciones de trabajo (Cómo lo Hace)

El trabajo se ejecuta en interiores, es variado, constante, se realiza en equipo, cerca de otros, sentado y en ocasiones debe caminar, procesa y analizar información, confeccionar informes y decide a su nivel. Cuenta para el desarrollo del mismo con los Flujogramas No.4 Devoluciones de Solicitudes Rechazadas, No. 5 Entrega de cheques de la DGT y Sistema de Gestión de Calidad.

Los riesgos que generan las actuales condiciones de trabajo en el puesto:

• Ergonómico.

• Iluminación inadecuada (insuficiente-Inadecuada).

• Microclima inadecuado (Calor ambiental, cambios bruscos de temperatura, escasa ventilación).

Los riesgos potenciales del puesto:

• Tropezón en superficie lisa.

• Caída a diferentes nivel.

• Caída a igual nivel.

• Incendios.

• Colisión vial.

v Objetivos (Por qué lo hace)

• Evacuar la mayor cantidad de inquietudes que manifiesten los clientes externos.

• Facilitar el flujo de trabajo durante la ejecución del proceso.

• Controlar y facilitar la entrega de documentación a los clientes externos.

• Gestionar los procesos de comunicación de la oficina.

• Controlar y responder a los planteamiento y quejas formuladas por los clientes externos.

2.1.2.2 Especificaciones del puesto

• Capacidad intelectual: Pensar, calcular, dominio de la computación y del manejo de archivos.

• Habilidades físicas: Destreza de los dedos, coordinación mano vista, sentido estético y memoria para detalles.

• Habilidades gerenciales: Tona de decisiones, trabajo en grupo, empleo de tiempo, relaciones interpersonales, aptitud para el cambio, formación técnica, capacidad para escuchar y capacidad para comunicarse.

• Cualidades personales: Creativo, emocionalmente estable, sociable, seguro, disciplinado, organizado, honesto, cumplidor, inteligente, preocupado, decidido, precavido e independiente.

• Instrucción: Nivel medio superior.

• Responsabilidades: Métodos, documentos, registros, información confidencial, atención al publico, materiales de trabajo y activos fijos.

2.1.2.3 Nivel de desempeño

Los resultados del desempeño son medidos mediante un sistema de indicadores con una estructura genérica donde se agrupan estos en dos grupos teniendo en cuenta sus características para lograr una puntuación más equitativa como se muestra seguidamente;

A. Cumplimiento de los objetivos, tareas y normas

1. Sobre cumple en el plazo establecido los objetivos o tareas de su plan de trabajo que adicionalmente se le asignan. Se realiza el trabajo con el máximo de calidad.

2. Cumple en el plazo establecido los objetivos o tareas de su plan de trabajo. La calidad del trabajo realizado es la requerida.

3. Cumple entre un 75 y 94% los objetivos o tareas de su plan de trabajo. La calidad del trabajo realizado es aceptable.

4. Cumple en menos del 75% los objetivos o tareas de su plan de trabajo. La calidad de su trabajo no es aceptable.

B. Disciplina laboral

1. No ha presentado problema de disciplina laboral.

2. Ha tenido señalamientos por problemas de disciplina, que no han conllevado a la aplicación de ningún tipo de medida disciplinaria.

3. Ha presentado problemas leves de disciplina, que han conllevado a la aplicación de un tipo de medidas disciplinarias.

4. Ha presentado problemas graves de disciplina, que han conllevado a la aplicación de medidas disciplinarias.

De esta manera se logra conocer el nivel de desempeño en el cumplimiento de las tareas asignadas al puesto de forma lineal sin establecer jerarquía entre las tareas del proceso de trabajo, dándole la misma importancia a todas, así como del elemento disciplina laboral; aplicándose un método relacionado con indicadores tangibles que tiene como objetivo el Sistema de Retribución de la organización.

2.1.3 Organización de la información

A partir de poseer información elemental sobre el puesto de trabajo obtenida de una forma científicamente organizada, surge la necesidad de crear una base de datos con ella, en la que la unidad básica sea el puesto que puede agruparse por puestos tipos aspecto que se tomara como recomendación en el informe de investigación.

2.2 Diseño de puesto

Considerando que los puestos constituyen el vínculo entre los individuos y la organización, estos deben abarcar la mayor información referida a los mismos como se muestra en el presente trabajo.

2.2.1 Elementos Organizativos

En presencia de una organización dedicada al servicio como la ONAT se selecciona para el diseño una óptica enfocada al flujo de trabajo y las practicas laborales; teniendo en cuenta la reflexión anterior se ha indagado sobre los procedimientos existentes para el desempeño del trabajo, tanto conocidos en el área como en otras áreas similares los que se agrupan en el Cuadro 2.1 donde se relacionan las regulaciones definidas por los niveles superiores y que se corresponden con las tareas a realizar en el puesto de trabajo que se diseña, lo que facilita la integración de funciones cuando sea conveniente.

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Lic. Amarilis Hernández López - amarilis.hernandezarrobaumcc.cu

Dpto. Control Inventario, Universidad de Matanzas.

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