Organización de las funciones administrativas del personal

Autor: Adrián Vázquez

Análisis, descripción y diseño de puestos

16-07-2013

El objetivo de este ensayo es lograr valorar y comprender los alcances y la forma de organizarse sobre las funciones de administración de personal. Entenderemos la importancia de llevar a cabo estas funciones correctamente, apoyándonos en interpretaciones de distintos autores y comentaremos de manera directa puntos específicos y cuestiones importantes sobre la misma materia.

Como ya sabrán y es primordial mencionar, el personal en una empresa es el motor o la maquinaria que hace mover todas las extremidades de una organización.

En una organización tenemos que contemplar funciones administrativas de personal, ya que a través de ellas, logramos que se ejecuten todas las acciones y parámetros representados en los manuales organizacionales, bajo esquemas trazados estratégicamente y bien estructurados, con el fin de obtener un resultado eficiente en nuestra organización.

De acuerdo con Idalberto Chiavenato, “la Administración de Recursos Humanos, consiste en planear, organizar, desarrollar, coordinar y controlar técnicas capaces de promover el desempeño eficiente del personal, al mismo tiempo que la organización representa el medio que permite a las personas que colaboran en ella, alcanzar los objetivos individuales directa o indirectamente con el trabajo”, (Libro Administración de Recursos Humanos).

Para Chiavenato la Administración de Recursos Humanos significa:

“Conquistar y mantener personas en la organización, que trabajen y den el máximo de sí mismas, con una actitud positiva y favorable”.

“Administrar Recursos Humanos es distinto de administrar cualquier otro recurso de la organización, porque implica algunas dificultades como: que su función es relacionada con medios y no con fines, otro es que manejan personas que cambian con el paso del tiempo y no pertenecen sólo al área de recursos humanos, por lo tanto existen jefes que son responsables directos de subordinados”.

Conforme se han presentado avances en el desarrollo de la sociedad, la globalización y diversos factores se han vuelto más complejos, las organizaciones en general, han presentado un nivel de respuesta ante ello, para de esta manera permanecer vigentes y responder de forma óptima ante la evolución y la necesidad de adaptación. Esta respuesta les lleva a enfocarse en el desarrollo y organización de la administración de Recursos Humanos para mejorar su eficacia y lograr las metas establecidas. Continuamente los ejecutivos de esta área son sujetos a restructuraciones de funciones y responsabilidades para enfrentar de manera eficaz los nuevos tiempos.

Es necesario realizar análisis constantes sobre la forma de llevar a cabo la administración de recursos humanos en las empresas y establecer de qué manera se lleva a cabo el impacto en la capacitación y selección, para detectar áreas de oportunidad y presentar oportunamente acciones correctivas y preventivas, obteniendo con esto un buen record en la evaluación del desempeño.

En un organización es vital no solo tener bien claro cada una de la funciones que desarrolla el personal, es una realidad que en las organizaciones existen deficiencias en ser claros con las funciones específicas que debe de tener su personal, mucha de nuestra merma en tiempo y calidad de trabajo se basan en este punto, ya que el personal muchas veces carece de una capacitación adecuada en tiempo y forma y por lo tanto, la tendencia en sus resultados no será totalmente eficiente y esto desencadena que el personal no este motivado y pueda explotar todas su capacidades tanto a nivel de la organización y personal. Para nosotros este punto es más que importante, ya que podemos tener una estructura respecto a la logística, pero en la operación hay ocasiones en las que no llega la información clara y concisa por lo cual resulta difícil comprender las funciones a desarrollar, por lo tanto no se cumplen los objetivos, metas y propósitos en el plazo estipulado.

Determinación de necesidades:

¿Requiere nuestra organización un departamento de personal?

Una de las preguntas que nos hacemos los emprendedores, que vislumbramos la apertura o la consagración de nuestro sueño al poner un negocio con miras a tener un crecimiento a un largo plazo y que nos lleven al éxito es:

La respuesta indudablemente “SI”, el motivo es simple: En tiempos actuales por la misma evolución en los sistemas de reclutamiento, hemos necesitado fortalecer y perfeccionar los procesos a los niveles de administración de recursos humanos.

De acuerdo con la idea de Pigors y Myers, quienes consideran que “no hay empresa demasiado pequeña, donde no deba existir alguien especializado en la función de personal”.

“Se ha afirmado que no hay empresa por pequeña que sea, en la que no se requiera de alguna persona que, al menos como parte de su trabajo, se haga cargo de la función técnica de personal”, Agustín Reyes Ponce (Libro Administración de personal).

Los requisitos para desarrollar adecuadamente la Administración de Recursos Humanos, de acuerdo a Munch, García, son:

“Proveer los elementos necesarios, para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto”.

Y “Dar la importancia a la introducción adecuada”.

Consideramos que uno de los pilares principales en una organización es la función de administración de recursos humanos, ya que en la actualidad este departamento cuenta con las herramientas, visión, misión y objetivos más que claros y bien definidos, por lo tanto tienen que estar más que preparados para poder programar una capacitación adecuada y reconocer un perfil adecuado en cada puesto que se requiera.

Tal como lo menciona Munch, García unas de sus reglas: “El hombre adecuado para el puesto adecuado”, (Libro “Fundamentos de la administración”).

Y como menciona Idalberto Chiavenato en la pág. 167 en su libro “Administración de Recursos Humanos”: “Nuestro objetivo en la organización es crear y desarrollar un conjunto de personal con habilidades, motivación y satisfacción suficientes para conseguir los objetivos de la organización”.

En resumen, si una organización no tiene bien definidas cada una de las funciones administrativas, a seguir, no tendremos una verdadera organización y por consecuencia veremos quebrarse nuestra columna vertebral.

Los esfuerzos por mejorar la calidad laboral construyen acciones sistemáticas que llevan a realizar las organizaciones, para asegurar que el personal tenga una oportunidad de mejorar sus puestos de trabajo y sus resultados en la empresa, creando un ambiente de mayor respeto y confianza.

Para esto es necesario de acuerdo a Munch, García en su libro “Fundamentos de la Administración”, llevar a cabo un control de Recursos Humanos, el cual consiste en:

“Evaluar la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; llevándose a cabo a través de la auditoria de Recursos Humanos”.

Ahora, mencionando los beneficios que tiene la Administración de Recursos Humanos para los empresarios, encontramos que:

Este departamento es cómplice en mejoramiento de calidad en el ámbito laboral, nos ayuda y apoya a conocer las necesidades de nuestros colaboradores y compañeros en nuestra organización, además ponen en marcha programas, en donde nos arrojan resultados de funcionamiento positivo o áreas de oportunidad en los procesos internos y externos de cada área de nuestra organización. Sin contar la organización de eventos, cursos, conferencias, referente a estándares en proceso de capacitación, eventos internos como juntas motivacionales, presentación de productos, juntas de resultados, etc.

De acuerdo a Chiavenato los principales objetivos de la Administración de Recursos Humanos son:

“Crear, mantener y desarrollar a un conjunto de personas, con habilidades de motivación y satisfacción”.

“Crear y mantener condiciones organizacionales que permitan la aplicación plena de las personas en el logro de sus objetivos”.

“Alcanzar la eficiencia y eficacia con los recursos humanos disponibles”.

Organización de un departamento o unidad específica

Una organización debe contar siempre con una estructura de relaciones, entre puestos de trabajo y grupos de trabajo.

El objetivo de contemplar una estructura es influir en el comportamiento de las personas y encaminar los esfuerzos, de tal forma que realicen las actividades que le corresponde a cada puesto, para que el rendimiento de la organización sea el óptimo.

Por lo tanto la estructura se definirá de acuerdo a los objetivos que persigue la empresa y se caracteriza por su regularidad.

Este grupo de actividades se define como procesos organizacionales.

De acuerdo a autores como Gibson, Ivancevich y Donnely, son cuatro las decisiones clave de la dirección de una organización que definen su estructura. Estas se relacionan con la división de la mano de obra, la delegación de autoridad, la departamentalización de los puestos de trabajo y la determinación del número de personal, ubicado en cada puesto.

Según Agustín Reyes Ponce, “la composición y disposición de un departamento en una empresa, va de acuerdo a su magnitud. Y se divide en empresa pequeña, empresa mediana y empresa grande”.

Y “Para determinar el tamaño de la empresa, debe atenderse no sólo al número de trabajadores, si no al número de niveles jerárquicos y complejidad del trabajo”, libro Administración de personal.

Según Agustín Reyes Ponce, “el departamento de Administración de personal, debe estar colocado en el primer nivel jerárquico, es decir, dependiendo directamente de la Gerencia general, Dirección o Presidencia”.

Y “La razón por las que suele colocarse en algunas empresas al jefe de personal, en un nivel inferior, es porque su actividad se ha reducido a cosas rutinarias, tales como el control de asistencias y el pago de nómina. Pero si la función de personal se lleva a un nivel superior, investigando, estableciendo, coordinando políticas, la colocación jerárquica debe ser la que hemos señalado anteriormente”.

Conclusión

Para concluir, podemos mencionar de acuerdo a Idalberto Chiavenato, en su libro “Administración de Recursos Humanos”, lo siguiente:

“Para funcionar, las empresas necesitan recursos materiales, financieros, humanos, mercadológicos y administrativos, cada uno de los cuales se halla dirigido por una especialidad de la administración”.

“No obstante la Administración de los Recursos Humanos depende de algunos factores complejos, entre los cuales se destaca el estilo de administración que la organización pretenda adoptar”.

“Además la Administración de Recursos Humanos es una responsabilidad en línea de cada jefatura y una función de staff. La ARH puede verse como un sistema en cuyo proceso intervienen subsistemas: Planear, organizar, desarrollar, coordinar y controlar”.

“No obstante la ARH enfrenta presiones fuertes, debido a sus objetivos y su dispersión en las diferentes áreas de la organización”.

Agradecimiento especial a:

Karina Ortiz Moreno, Olivia Couoh Pool y Roberto Robledo Villanueva. Alumnos de Administración de empresas, de la Universidad del Sur. Por la colaboración en la elaboración del presente.

Bibliografía

  • Idalberto Chiavenato, Libro Administración de recursos humanos.
  • Agustín Reyes Ponce, Libro Administración de personal.
  • Munch, García, Libro Fundamentos de la Administración.
  • Gibson, Ivancevich y Donnely.
  • Pigors y Myers.

Adrián Vázquez - avtelecomunicaciones@hotmail.com

Estudiante de Administración de empresas de la Universidad del Sur. Dirige una PyME de telecomunicaciones y seguridad.

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