11 Consideraciones al diseñar actividades de capacitación

Autor: Ps. Kurt Goldman Zuloaga

Formación y capacitación

18-02-2011

La coherencia metodológica es primordial al diseñar actividades de capacitación, lo que incluye desde realizar un análisis a la situación problema (a la que se le quiere dar solución con capacitación) hasta el diseño de los mecanismos de evaluación de los aprendizajes, los métodos de control y pautas de observación de conductas, entre otros. En la siguiente nota aparecen algunas consideraciones a tener en cuenta para que nuestras actividades sean diseñadas de manera profesional y tengan exitosos resultados.

Diseñar actividades de formación para que permitan un aprendizaje coherente y efectivo, requieren se realice de forma estructurada con cierta lógica.

Requiere contar con las siguientes etapas, las que describiremos uno a uno:

1. Análisis de la situación problema.
2. Planteamiento del problema.
3. Estándar de la situación en condiciones normales.
4. Objetivo de la actividad.
5. Aprendizajes esperados.
6. Indicadores asociados al desempeño final esperado.
7. Metodología a utilizar durante la actividad.
8. Construcción plan de actividades
9. Método de verificación de aprendizaje.
10. Método de control y seguimiento de los indicadores.
11. Pautas de observación de las conductas esperadas.

1. Análisis de la situación problema

En el diario vivir laboral nos enfrentamos a situaciones como la desmotivación, la disminución del rendimiento, problemas en la relación de funcionarios y funcionarias, mal trabajo en equipo, entre otros. Para enfrentar estos dilemas, tendemos a pensar que la solución más efectiva es la capacitación, lo que no necesariamente es así.

Si analizamos el caso puntual de una disminución de la autoestima de funcionarios/as de una unidad dentro de la organización, debemos, antes de pensar en “capacitar” a dichas personas, investigar cuales son las causas que estarían afectando la autoestima y el rendimiento. La incertidumbre ante un cambio, una jefatura agresiva, el incumplimiento de promesas, entre otros son suficientes argumentos para dejar de lado la capacitación y buscar nuevas estrategias de intervención.

Uno debe plantearse las siguientes preguntas metodológicas:

• ¿La situación depende de las personas que realizan dichas funciones?
• ¿La situación se resuelve si la persona “conoce” otros temas o desarrolla habilidades nuevas?
• ¿Qué “competencias laborales” se debe reforzar?

Si las respuestas indican claramente que la situación depende de las personas y de su formación y desarrollo, entonces podemos pasar a las etapas siguientes, si no, entonces al capacitar no estaremos agregando valor, sino simplemente gastos.

Esta situación es lo que también llamamos DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN DNC.

2. Planteamiento del problema

“Un problema bien planteado es un problema medio resuelto”. Tener claridad acerca del problema a abordar permite claridad en la propuesta de intervención.

Un problema MAL planteado es el siguiente:

• “la gente no sabe usar la planilla Excel”

Un problema BIEN planteado es el siguiente:

• “Existe retraso en el ingreso de datos, manejo de formulas, creación de gráficos y obtención de información relevante en archivos guardados en la planilla de cálculos Excel, propios de un nivel básico, en el personal de la unidad xxxxxxx”

Con esta aclaración queda claro cuáles son los contenidos a tratar, metodología y conductas esperadas en las personas, ya que se precisan contenidos y se esboza la metodología a utilizar durante el proceso.

3. Estándar de la situación en condiciones normales

No podemos dar por superada una BRECHA de capacitación identificada (la diferencia entre el nivel esperado de comportamiento y el comportamiento efectivamente realizado) si no tenemos claridad acerca de cuál es el estándar de desempeño esperado.

Un ESTANDAR DE DESEMPEÑO ESPERADO es un comportamiento que se ha determinado previamente en relación al trabajo y que supone un desempeño exitoso en la tarea. Es el parámetro sobre el cual tomamos decisiones respecto del desempeño propio y de los demás.

Ejemplo:

Cada vez que Ana atiende a un usuario lo saluda con un abrazo, escucha el requerimiento y trata de resolver el asunto. Por otra parte, Sebastián cuando atiende a un usuario se presenta, pregunta lo que necesita saber para dar solución y luego registra lo acordado… ¿Quién atendió correctamente al usuario/a?

Determinar un estándar de comportamiento nos permite determinar la brecha de competencia, de forma individual y grupal al medir previamente las capacidades de las personas que deben asistir a una actividad de formación.

4. Objetivo de la actividad

Es lo que se espera obtener al final de la actividad de formación en relación a las conductas de los/as participantes.

Un objetivo MAL planteado es el siguiente:

• “Desarrollar un curso dinámico y participativo de primeros auxilios, a través de la práctica y análisis de situaciones”

Un objetivo BIEN planteado es el siguiente:

• “Contar con participantes capaces de aplicar correctamente técnicas básicas de primeros auxilios, minimizando eventuales riesgos a la espera de atención especializada si se requiere”

En el primer caso se hace referencia a las características de la actividad, en el segundo caso se hace referencia a lo esperado al finalizar el curso.

Una vez que se tiene el objetivo general de la actividad, o sea, aquello que se espera alcanzar una vez finalizada la capacitación, se deben estructurar los objetivos específicos de la misma. Para ello se utiliza una metodología llamada MAPA DE OBJETIVOS.

El mapa de objetivos no es más que un diagrama donde se redactan los objetivos de izquierda a derecha, a partir de un objetivo mayor desglosando en objetivos específicos y actividades.

5. Aprendizajes esperados (criterios de desempeño)

Es una lista de las CONDUCTAS esperadas al finalizar la actividad, y que debieran mantenerse en el tiempo (Nivel 3, Evaluación de transferencia al puesto de trabajo).

Un Aprendizaje Esperado MAL planteado es el siguiente:

• Analizar las situaciones conflictivas en el trabajo.

• Reflexionar acerca del conflicto.

Un Aprendizaje Esperado BIEN planteado es el siguiente:

• Aplicar técnicas de mediación durante un conflicto.

• Recopilar antecedentes significativos durante una mediación.

Si se fijan bien, se podrán dar cuenta que los Aprendizajes Esperados son la base de las listas de chequeo, de observación conductual, también conocidos como CRITERIOS DE DESEMPEÑO en competencias laborales (o estándar de la situación en condición normal).

6. Indicadores asociados al desempeño final esperado

Un indicador es un dato que comparado contra un estándar nos permite saber cuan ajustado o alejado se encuentra un evento (de dicho estándar) en un momento determinado. ¿Es normal que una persona tenga una temperatura de 43ºC? nuestra respuesta está condicionada al estándar establecida para el evento (temperatura corporal en humanos).

En capacitación debemos generar indicadores que deriven o se asocien al objetivo o a los Aprendizajes Esperados.

Un indicador MAL planteado es el siguiente:

• Satisfacción final del usuario/a respecto de nuestro servicio.

Un indicador BIEN planteado es el siguiente:

• Porcentaje de evaluaciones positivas en encuesta de satisfacción a usuarios/as durante el mes de abril de 2009.

• Monto (en pesos) de pérdidas post capacitación.

7. Metodología a utilizar durante la actividad

Si bien la metodología no determina “linealmente” o “causalmente” la efectividad de las actividades de formación, es determinante para asegurar el desarrollo de las competencias requeridas. Si bien la metodología de clase puede variar o mezclar distintos tipos, sugiero considerar lo siguiente:

Para el desarrollo de contenidos del tipo COGNITIVO (conocimiento, “saber”) se sugieren actividades como, entre otras:

• Seminarios
• Lecturas auto dirigidas.
• E-learning.
• Análisis de casos.

Para el desarrollo de contenidos del tipo DESTREZA (habilidad, “hacer”) se sugieren actividades como, entre otras:

• Juego de roles.
• Entrenamiento en el puesto de trabajo.
• Guías de trabajo.
• Dinámicas grupales.

Para el desarrollo de contenidos del tipo ACTITUDINAL (actitudes; “querer hacer”) se sugieren actividades como, entre otras:

• Análisis de situaciones valóricas.
• Cooperación grupal.
• Reflexiones espirituales o de sentido afectivo.

8. Construcción plan de actividades

Un plan de actividades es un FORMULARIO que da cuenta de la secuencia ordenada de acciones, temas y tareas a realizar durante una capacitación. Pasa a ser un REGISTRO (cuando contiene datos) sobre el cual se realiza auditoría de capacitación, ya que debe existir coherencia entre las actividades planificadas y las efectivamente realizadas.

El plan de actividades es una ayuda al facilitador, ya que le permite controlar el avance de las actividades durante la jornada.

Se compone de al menos los siguientes tópicos:

• Tema: que se abordará a través de las actividades a realizar.
• Actividades: lo que se realizará.
• Responsable: quién responde por la actividad.
• Materiales: a utilizar durante esa actividad en específico.
• Duración: tiempo que demora la actividad a realizar.
• Horario: en el que se realizará la actividad.

9. Método de verificación de aprendizaje

Este título hace referencia a la forma en que evaluaremos el aprendizaje (Nivel 2). Requiere determinar, a partir de la o las metodología/s escogida/s, cuáles serán las formas más convenientes para determinar aprendizaje.

Se sugiere utilizar las siguientes según la metodología:

Metodología COGNITIVA:

• Prueba verdadero o falso, alternativas, respuesta de desarrollo.

• Análisis de casos.

Metodología DESTREZA:

• Trabajo grupal con pauta de observación.

• Demostraciones “In-Situ” de la destreza.

• Test de destreza motora.

Metodología ACTITUDINAL:

• Análisis de casos con dilema moral/ético.

• Observación de conductas en el tiempo.

En este punto, adquiere relevancia contar con evaluaciones de “entrada” y “salida”, o sea DIAGNÓSTICA Y SUMATIVA DE CONOCIMIENTOS para determinar efectividad por nota.

10. Método de control y seguimiento de los indicadores

Habiendo planteado los indicadores asociados a los buenos desempeños (que también se pueden encontrar en los perfiles de cargo a través de las funciones específicas y metas asociadas) el método de control y seguimiento debe responder a lo siguiente:

• Debe ser pertinente.
• Debe ser objetivo.
• Debe ser real.
• Debe mantenerse en el tiempo.

Si todo lo anterior está bien planteado, entonces uno debiera observar que los indicadores muestren variación entre el antes y el después de una acción de formación, LÓGICAMENTE en la dirección de mejora planteada en el objetivo.

Si los indicadores no muestran esta variación, las causas pueden ser las siguientes:

• Indicador mal planteado.
• Mal registro u observación del evento.
• Observador no entrenado en el seguimiento del indicador.
• Poca constancia en la medición del indicador.
• Evento externo.

11. Pautas de observación de las conductas esperadas

Si bien son parte de los métodos de verificación de aprendizaje, permiten determinar a mediano plazo si el aprendizaje se ha fijado en el comportamiento habitual del participante. Instrumentos de este tipo se consideran dentro de las metodologías para garantizar aprendizaje, que también incluyen reentrenamientos, cursos avanzados, otros.

Ps. Kurt Goldman Zuloaga - kurt.goldmanarrobagmail.com

MBA©. Psicólogo Organizacional, Master en Dirección de Recursos Humanos. Consultor en Desarrollo Organizacional, Recursos Humanos y Prevención de Accidentes.  http://kurtgoldman.blogspot.com

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