Hacer gestión en capacitación también incluye el tomar decisiones para la mejora continua. Tener una serie de indicadores de capacitación es como contar con un GPS que te indica si vas por el camino correcto y permite identificar con mayor precisión los desajustes a los estándares establecidos, con beneficios en cuanto a la satisfacción de las personas, el nivel de aprendizaje y al manejo de costos e inversión.
Si bien son simples y algunos de ellos conocidos por personas que se han especializado en este tema, considero necesario hacer una recopilación de algunos de los muchos indicadores de capacitación que se pueden utilizar (y se utilizan) para hacer una gestión profesional de la capacitación. Con ellos podemos tomar decisiones y realizar maniobras que permitan fomentar, modificar y controlar el curso y la dirección de un departamento o unidad de capacitación. Hay que tener presente eso si, que lo importante no es el indicador o el dato que se obtiene, sino hacer una lectura correcta de los indicadores de capacitación respecto del entorno organizacional y realizar las acciones de mejora continua de manera proactiva y tenaz.
Indicador de cobertura
Cobertura = %Cob = (NPO/TPUO)*100
Donde:
• NPO: Número de personas “objetivo” quienes presentan la brecha de competencia.
• TPUO: total de personas en la unidad organizacional.
Estándar sugerido:
No aplica.
Comentarios:
Este simple indicador de capacitación permite comparar y priorizar la cobertura de las posibles actividades requeridas, diferenciados por competencias (con brechas). Debe considerarse la unidad organizacional (total o parcial) para el cálculo, ya que comparativamente los porcentajes varían si se utilizan unidades distintas. Por ejemplo, competencia 1 cobertura del 45% (5 profesionales de un total de 11) versus la competencia 2, cuya cobertura es del 25% (32 personas de un total de 128).
Indicador de asistencia
Asistencia = %As = (NPC/NPA)*100
Donde:
• NPC: Número de personas convocadas.
• NPA: Número de personas efectivamente asistieron al curso.
Estándar sugerido:
Sobre un 90% de asistencia efectiva.
Comentarios:
Este indicador de capacitación permite replantearse las estrategias de difusión de la capacitación, el interés general de las personas, posibilidades reales de asistencia (dejando sus labores habituales para ir a los cursos) entre otros. Además, mientras más alta es la inasistencia, más dinero se pierde por concepto de cupos vacíos, sobretodo porque generalmente las instituciones y empresas pagan valores a suma alzada por una estimación de alumnos, donde el costo “per cápita” aumenta al haber mayor inasistencia.
Indicador de total de perdidas por actividad de capacitación
Total Pérdidas por actividad = TPA = ($Curso/NPC)*NPI
Porcentaje de pérdidas por actividad = %per = (TPA/$curso)*100
Donde:
• $Curso: costo de compra del curso (a proveedores externos), cuando es interno y no hay costo de actividad, se calcula HH invertida.
• NPC: Número de personas convocadas.
Estándar sugerido:
Menor al 5%, aún cuando si es inferior al 10% del costo total del curso se considera permisible.
Comentarios:
Este indicador permite llevar un control de la eficiencia en inversión de capacitación. Muchas veces las organizaciones no son conscientes de la cantidad de dinero que se pierde al no asegurar la asistencia de los convocados. Por ejemplo, si un plan anual de capacitación contempla 25millones de pesos, la inasistencia de un 4% de los convocados durante el año a los distintos cursos significa una pérdida de dinero de 1millón de pesos, y que a veces no se pueden ocupar en otros temas, ya que las actividades de capacitación tienen costos fijos independientes del Nº de asistentes (honorarios del docente por hora, arriendo de equipos, sala de clases, otros).
Indicador de porcentaje de aprobación de la capacitación
Porcentaje de aprobación = %Ap = (Ap/NPA)*100
Donde:
• Ap: número de personas aprobadas.
• NPA: Número de personas efectivamente asistieron al curso.
Estándar sugerido:
Superior al 90%.
Comentarios:
La aprobación es una (entre otras) de las vías por las cuales la persona demuestra haber adquirido algunas competencias. La aprobación se entenderá como el resultado exitoso y coherente entre la metodología de enseñanza/aprendizaje y el logro de aprendizajes esperados, que supone un mejoramiento en el desempeño de la persona en sus funciones diarias.
Indicador de efectividad de aprendizaje en evaluación cuantitativa (nota)
Efectividad de aprendizaje en nota = %EAN= ((NF-NI)/NI)*100
Donde:
• NF: Nota final o sumativa.
• NI: Nota inicial o diagnóstica.
Estándar sugerido:
Superior al 70%.
Comentarios:
Esta formula indica en que porcentaje se logro el aprendizaje efectivo respecto de sus conocimientos de entrada a un curso. Si solo nos quedamos con las notas finales, es probable que no veamos la realidad, por ejemplo, si todas las personas aprueban con nota 7 (en estala de 1 a 7), podríamos pensar que el aprendizaje real fue excepcional… sin embargo ¿y si la nota diagnóstica de ese grupo, en promedio, fue de un 6,5… cuanto aprendieron realmente?. Conocer la nota de entrada de los alumnos permite identificar el nivel real de aprendizaje efectivo. Por ejemplo, si una persona entra (diagnóstico) con un 2.5 y sale con un 5,5 (final) aprendió más que una persona que entra con un 3,5 y sale con un 6,5, ya que aplicando la formula los aprendizajes son de un 120% y 86% respectivamente. Esto se explica de manera muy simple, a menor nivel de inicio, mayor es la incorporación de conocimientos. Dado lo anterior, entonces es imprescindible aplicar evaluaciones diagnosticas y priorizar a aquellas personas con notas más bajas, ya que ellos aprovecharán de mejor forma los programas que otras personas que ya saben y solo asisten, sin desmerecer, para “actualizar conocimientos”.
Indicador de porcentaje de conductas aprendidas
Porcentaje de conductas aprendidas = %CA= (NCD/NTCE)*100
Donde:
• NCD: número de conductas demostradas por la persona.
• NTCE: Número total del conductas esperadas, o también llamados aprendizajes esperados.
Estándar sugerido:
Superior al 90%.
Comentarios:
Este indicador permite evaluar el nivel de cambio conductual de la persona luego de haber asistido a una actividad de capacitación, así como también el nivel de transferencia al puesto de trabajo. Se debe contar con una lista de aprendizajes esperados, expresados como conductas. Se observa a la persona y se registran las conductas que se ajustan a los aprendizajes esperados, y luego se realiza el cálculo, determinando el porcentaje de ajuste al estándar. Si se aplica una evaluación previa de las conductas, entonces puede utilizarse la misma formula anterior (notas) para determinar el porcentaje de aprendizaje efectivos por conductas.
Indicador de porcentaje de efectividad en reacción o encuesta de satisfacción
Porcentaje de efectividad en reacción = %EFR = ((PR-E)/PR)*100
Donde:
• PR: promedio notas o porcentaje (según corresponda) de la encuesta de reacción o satisfacción.
• E: Estándar.
Estándar sugerido:
Para la nota es de: 4,0 (en escala 1,0 a 5,0); 6,0 (en escala 1,0 a 7,0); 80% (en escala porcentual).
Para el %EFR: Valor positivo (si esta en negativo, tenemos una nota bajo estándar).
Comentarios:
El promedio de la evaluación de reacción (nivel 1) lo podemos comparar con los estándares para determinar si cumple o no cumple con el parámetro. Al aplicar el %EFR podemos determinar cuanto más o menos se encuentra del estándar esta actividad y así poder compararlo con otras actividades dentro del plan anual de capacitación.
Indicador de porcentaje de efectividad de costos
Porcentaje de efectividad de costos = %EFCo = ((CE-CR)/CE)*100
Donde:
• CE: Costo estimado total de la actividad de capacitación.
• CR: costo real de la actividad de capacitación.
Estándar sugerido:
Inferior a -5%, que corresponde a un exceso del 5% del costo presupuestado.
Comentarios:
Este indicador permite determinar el porcentaje de desajuste en los costos de una actividad de capacitación respecto de los costos previamente estimados. Generalmente las alzas de este indicador son causadas por desconocimiento de los valores de mercado, costos no identificados, variaciones de último momento, entre otros.
Indicador de rentabilidad o retorno sobre la inversión
Retorno sobre la inversión = ROI = ((BO-Inv)/Inv)*100
Donde:
• BO: beneficio obtenido post actividad de capacitación.
• Inv: Inversión realizada, o también valor de la actividad de capacitación.
Estándar sugerido:
Se esperan valores positivos y porcentaje dependiente de otras variables.
Comentarios:
Este indicador es uno de los más conocidos, pero ojo, no todas las organizaciones están preparadas para aplicarlo de forma inmediata, porque requiere de un proceso adicional, que es realizar un estudio de los costos asociados a la brecha de capacitación, ya que estos debieran disminuir al aumentar la competencia. Para determinar los costos de la brecha es necesario discriminar aquellas variables que no tienen relación directa con las pérdidas, así como definir muy bien las fuentes de pérdidas, sobretodo en las brechas de competencia más genéricas, como liderazgo y comunicación, entre otros. La clave está en determinar que acciones no se realizan de acuerdo a estándar, lo que genera pérdidas o ineficiencias y luego aplicar las acciones correctivas que en este caso deben responder a una necesidad de capacitación.
Indicador de plazo de recuperación de la inversión
Plazo de recuperación de inversión = PRI = Inv/(PPrev-PPost)
Donde:
• Inv: Inversión realizada, o también valor de la actividad de capacitación.
• PPrev: pérdidas previas a la capacitación en el área de trabajo.
• PPost: Pérdidas posteriores a la capacitación en el área de trabajo.
Estándar sugerido:
Se esperan valores positivos y porcentaje dependiente de otras variables.
Comentarios:
En primer lugar se debe determinar las pérdidas en las áreas de trabajo a causa de brecha de competencia (subsanable con capacitación) por un periodo de tiempo generalmente de 1 mes. Si las pérdidas fluctúan en los distintos meses entonces se puede estimar un promedio para efectos del análisis y aplicar análisis detallado en los meses más distantes del promedio.
Finalizada la actividad de capacitación se vuelven a medir las pérdidas y la diferencia resultante (positiva) divide el costo de la actividad, lo que arroja el numero de periodos (meses como ya se estableció) en que la organización recupera la inversión del curso. Desde el mes siguiente al obtenido en la fórmula, la organización empieza a “ganar” ese dinero que antes “perdía” a causa de la ineficiencia.
