Gestión de inventarios en la empresa

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

Por medio del siguiente trabajo de investigación se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa, métodos, sistema .etc

Inventario

Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

• Inventario (inicial)
• Compras
• Devoluciones en compra
• Gastos de compras
• Ventas
• Devoluciones en ventas
• Mercancías en tránsito
• Mercancías en consignación
• Inventario (final)

El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Perdidas directamente.

En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Perdidas o Costo de Ventas.

Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras.

Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.

Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con este fin. Por otro lado también tenemos Devoluciones en Venta, la cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.

En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancías en Tránsito.

Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en Consignación, que no es más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en «consignación», sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.

El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el periodo contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.

Tipos de inventario

Inventario periódico: Este inventario es generalmente utilizado por empresas pequeñas y medianas y tiene dos característica:

1. para conocer en una fecha determinada cual es el inventario, es indispensable hacer un conteo físico del mismo y luego darle valores.
2. Para controlar el costo de las transacciones que afectan el inventario se utilizan diferentes cuentas de acuerdo con la naturaleza de la operación que se esté realizando.

El registro de las transacciones a sí hecho, junto con la toma de inventario físico y su correspondiente valuación, permitirán la elaboración del importantísimo estado financiero denominado estado de ganancia y pérdida.

El costo de los artículos vendidos y el saldo del inventario solo se calculan al final del periodo contable, cuando se toma un inventario físico.

Inventario Inicial + Compras- Inventario Final = costo de Art. Vendidos

Método de inventario periódico:  la mercancía que entra se registra en la cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste para acumular el costo de venta en una cuenta separada.

Existe básicamente dos métodos para determinar el inventario que pueden, en un momento dado, sustituir el método de conteo físico:

• Método de la utilidad bruta: Este método está sustentado a la experiencia que la empresa ha tenido en periodo anterior, en relación con el margen de utilidad.

De todo es conocido que el precio de venta de una de un artículo esta compuesto por una parte que representa al costo de compra o de fabricación de ese artículo, y otra parte representa la utilidad bruta que el empresario desea ganar es decir:

precio de ventas = costo de venta + utilidad

De la relación se desprende que :

costo de venta = precio de venta – utilidad

Si en adición  a ellos, los registros  de contabilidad nos permite determinar el costo de la mercancía disponible, podremos determinar el costo del inventario de mercancías que existe para esa fecha, así:

Inventario de mercancía = mercancía disponible – costo de venta.

Se puede observar que para obtener el monto de inventario   por este método, la acción se circunscribe en determinar la mercancía disponible y el costo de venta.

El método de utilidad bruta puede ser utilizado no-solo para determinar el inventario final, si no también para calcular el saldo de cualquier cuenta relacionada con las ventas y el costo de ventas.

• Método de ventas al detalle: Este otro método que permite estimar el inventario en cualquier fecha y es utilizado, básicamente, en aquellas empresas donde se vende mercancía al detalle o menudeo, tales como tiendas por departamentos. Esta empresa requieren, por lo general elaborar estados financieros en fechas intermedias al cierre para lo cual, sabemos, es indispensable disponer del monto de los inventarios para esas fechas. Es obvio que tomar inventario físico mensualmente en este tipo de negocios es una labor tan ardua que justifica utilizar métodos estimativos, ya que si el proceso de calculo se lleva a cabo con cuidado y en forma sistemática, el costo del inventario así determinado se acercara, razonablemente, al resultado que se obtendría haciendo el inventario físico.

Para aplicar este método estimativos de inventarios se requiere que se den una serie de condiciones. Para lograr una mayor claridad en la explicación, nos basaremos en el caso desarrollado en la ilustración.

Precio de venta                      precio de venta

Inventario inicial                          30.600,00                                              43.100,00

Compras netas                  98.200,00                                                                            140.900,00

Mercancía disponible    128.800,00                                                                                                  140.900,00

Menos: ventas ( a precio de venta)                                                                                                     139.000,00

Inventario actual ( a precio de venta)                                                                                                       45.000,00

Relación de costo – precio de venta: 128.800,00 x 100 = 70%

184.00,00

Inventario actual  a precio de costo: 45.000,00   x 70 = 31.500,00

100

Inventario continuo o Perpetuo:

La mercancía que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. En este método de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artículos en existencia, es decir, los cargos o créditos, o mas bien, las compras y las ventas de inventarios se registran según vayan ocurriendo las transacciones o movimientos.

Se lleva un registro continuo, corriente y diario del inventario y de los costos de artículos vendidos.

Asientos:

1. a) Compras

Inventario XX

Cuentas por Pagar XX

1. b) Venta

Cuentas por cobrar XX

Ingresos por Ventas XX

Costo de Art.Vendidos XX

Inventario XX

De entre ello mencionaremos solo los mas utilizados:

• Métodos de  primeras entradas, primeras salidas(PEPS):

Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la compañía debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancías vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras más recientes. Este inventario también llamado  por las iniciales que lo identifican en ingles (first in first out) fifo.

Métodos de últimas entradas, primeras salidas(UEPS):

El método últimas entradas, primeras salidas dependen también de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este método, los últimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancías vendidas. Este método deja los costos más antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final. La filosofía de este método consiste en dar salida primero a los costo a los que se hicieron  las últimas compras. Esto trae como consecuencia que los inventarios que van quedando, estarán valorados a los costos de las primeras compras.

La diferencia que existe entre el método de PEPS con el UEPS consiste en la forma de calcular el costo de la mercancía que sale del almacén.

Método de Costo de promedio ponderado: 

Aunque poco usado, es este otro método de valuación de los inventarios.

Para determinar el costo promedio aritmético ponderado  se procede como sigue:

• Se suman las unidades de que se ha dispuesto en el periodo es decir, el saldo inicial mas las  compradas, después de deducir  las devoluciones.
• Se suman  los respectivos  costos.
• Se divide el costo total entre el total de unidades si nos basamos en el caso que hemos venido desarrollando, seria como sigue:

Fecha                                        unidades                    costo

Abril 01    saldo                  100                             2000,00

Abril 02     compra              300                           7.500,00

Abril  06     compra              200                          6000,00

Abril 10      compra              100                          3.300,00

Abril  15   flete- seguro                                          600,00

• 400,00

costo promedio ponderado : 19.400,00 ¸ 700 = 27,7142.

Después de ello, se procede a valorar el inventario final en base a este costo, a la vez que se determina el costo de ventas:

Costo de la mercancía disponible                             19.400,00

Menos:

Inventario final: 240 unidades a Bs. 27,7142 c/u        8.651,40

Costo de ventas                                                                                     10.748,60

Método de promedio simple:  Este método de costear el inventario  es también poco usado, sin embargo, hagamos  un bosquejo de cómo funciona.

Consiste en la determinación de un costo unitario promedio calculado como sigue:

• Se suman  los costos unitarios  tanto del inventario inicial como de  las diferentes compras hechas en un periodo.
• El total así obtenido, se divide  entre el número de partidas sumadas.

Fecha                            costo unitario

Abril 01                                    20,00

Abril 02                                    27,00  (1)

Abril 06                                    30,00

Abril 10                                    33,00

110,00

• incluye el costo de flete de Bs. 2,00 por unidad registrado el 15 de abril.

Costo promedio simple: 11,00¸4 = 27,50

Después se procede a determinar el costo del inventario  final y el correspondiente costo de ventas del periodo.

Costo de la mercancía disponible:                         19.400,00

Menos:

Inventario final: 240 unidades a Bs. 27,50 c/u          6.000,00

Costo de ventas                                   12.800,00

Los métodos  de promedio ponderado y promedio simple, solo han sido comentados a manera de ilustración, por que su no utilización en la práctica, hace que no le dediquen en los libros mayores comentarios.

Método de promedio móvil:  Este método de  control de inventarios tiene como características fundamentales las siguientes:

• cada vez que entra en el almacén un lote de mercancía, el costo unitario del saldo resultante, debe ser recalculado.
• La existencia física es presentada en un solo total, en vez de estar segregado en lotes según el orden de entrada.
• El costeo de las unidades que van saliendo, se hace en base al costo promedio calculado en saldo inmediato anterior.

Base legal :

Artículos del código de comercio y de la ley de impuestos sobre la renta relacionados con la contabilidad mercantil.

Artículo 32. – Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el Libro Diario, el Libro Mayor y el de Inventarios.

Artículo 33. – El Libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de la mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el Juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina.

Artículo 34. – En el Libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién es el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar todas las operaciones, día por día.

Artículo 35. – Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.

El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos, así como cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con la anotación de la respectiva contrapartida.

Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento del comercio que se hallen presentes en su formación.

Artículo 38. – Los libros llevados con arreglo a los artículos anteriores podrán hacer prueba entre comerciantes por hechos de comercio. Respecto a otra persona que no fuere comerciante, los asientos de los libros sólo harán fe contra su dueño; pero la otra parte no podrán aceptar lo favorable sin admitir también lo adverso que ellos contengan.

Conclusión

La Contabilidad, se puede concluir que, el hombre desde tiempos memorables se ha empecinado en llevar un control exhaustivo de todos los movimientos financieros que se ejecutan en sus pequeñas, medianas o grandes empresas. Por consiguiente, se ha apoyado en diversas formas para lograr su fin. En un principio, lo realizó en procesos muy simples a partir de los planteamientos presentados por el monje Fray Luca Paciolo, sin embargo con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias empresariales los procesos y técnicas contables han evolucionado.

Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera más simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial.

Bibliografía

• BRITO, JOSE A. Contabilidad básica e intermedia (Contabilidad I  y II )  Ediciones centro de contadores  5ta edición septiembre 1999.
• Código de Comercio de Venezuela.
• Hangre, harrison y robinson, contabilidad, editorial hispanoamericana”www.monografias.com”
• Silva, J. (1990) Fundamentos de la Contabilidad I Ediciones CO-BO.

ANEXOS

Ejemplo inventario perpetuo o continuo:

Una compañía que comercia con Televisores, los que compra al mayor en Bs. 70.000 cada uno y los vende al detal a Bs. 80.000 su asiento sería:

Inventario inicial – 4 unidades…………………………………..Bs. 280.000

Compra en el período – 10 unidades ………………………. Bs. 700.000

Vende en el período – 9 unidades:

Precio de venta ……………………………………….. Bs. 720.000

Costo de las unidades vendidas …………….. …………. Bs. 630.000

Inventario Final – 5 unidades ……. ……………………… Bs. 350.000

Inventario Inicial: 280.000

En la mayoría de los casos en que se usa el método de inventario perpetuo se mantiene un registro continuo, en cantidades, para cada uno de los distintos tipos de artículos que se tienen para la venta. Un modelo simplificado puede tener la siguiente presentación:

TARJETA DE INVENTARIO

Proceso de transformación de los materiales para que se forme el inventario.

Ejemplo:

1. abril 01: saldo a la fecha, 100 unidades a Bs. 20,00 c/u.
2. abril 02: se compraron 300 unidades a Bs. 25,00 c/u nota de recepción n° 35 se aceptó factura a 60 días.
3. abril 03: se vendieron 60 unidas a  Bs. 50,00 c/u factura 425 a 30 días.
4. abril 06: se compraron 200 unidades a Bs. 30,00 c/u nota de recepción 42 fue aceptada factura a 30 días
5. abril 07: se vendieron  70 unidades a Bs. 50,00 c/u  factura 460 a 90 días.
6. abril 10: se compraron 100 unidades a Bs. 30,00 c/u, según factura a 60 días. Además se pago con un cheque Bs. 200,00 por concepto de flete y Bs.100 por seguro. Nota de recepción n° 61.
7. abril 15: se recibió una nota de débito de un proveedor donde esta cobrando.600,00 por concepto flete de la mercancía que se le compro el día 2 de abril, lo cual había sido convenio al hacerle el pedido.
8. abril 19: fueron devueltas 10 unidades de las compradas el 6 de abril. El monto correspondiente fue cargado en la cuenta del proveedor. Nota de debito 63.
9. abril 20: fueron devueltas al proveedor 40 unidades de las  compradas el día 10 de abril. Se le cargo en cuenta el valor  correspondiente.

10. abril 23: un cliente devolvió 20 unidades de las vendidas el 7 de abril.
11. abril 28: se vendieron 300 unidades a Bs. 70,00 c/u factura 510 a 60 días.

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