Fundamentos de la comunicación organizacional

INVESTIGACIÓN EN COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
Entender la comunicación como oportunidad de encuentro con el otro, plantea una
amplia gama de posibilidades de interacción en el ámbito social, porque es allí
donde tiene su razón de ser, ya que es a través de ella como las personas logran
el entendimiento, la coordinación y la cooperación que posibilitan el crecimiento y
desarrollo de las organizaciones.
Las relaciones que se dan entre los miembros de una organización se establecen
gracias a la comunicación; en esos procesos de intercambio se asignan y se
delegan funciones, se establecen compromisos, y se le encuentra sentido a ser
parte de aquella. ¿De qué otra manera se predicen e interpretan
comportamientos, se evalúan y planifican estrategias que movilicen el cambio, se
proponen metas individuales y grupales en un esfuerzo conjunto, de beneficio
común, si no es a través de una comunicación motivada, consentida y eficaz?
Por estas razones, toda institución que se respete, debe priorizar dentro de su
estructura organizacional un sistema de comunicaciones e información que
dinamice los procesos que a nivel interno vivifican la entidad y la proyectan hacia
su área de influencia.
Las comunicaciones institucionales internas promueven la participación, la
integración y la convivencia en el marco de la cultura organizacional, en donde
cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades
individuales y grupales.
La carencia de estrategias comunicativas al interior de la institución, la falta de
canales o la subutilización de los mismos, genera lentitud en los procesos y en las
acciones, retardo en las respuestas y desinformación acerca de las políticas, todo
lo cual imposibilita la verdadera interacción a nivel interno. Por otra parte, son
indispensables para que no se pierda la coherencia entre las acciones que se
realizan dentro de la institución con la realidad del entorno.
El ideal de una institución educativa es lograr la excelencia entre el nivel
administrativo y el académico, lo cual se consigue si la información fluye sin
impedimentos en los dos ámbitos y en los niveles.
JUSTIFICACION
JUSTIFICACION
Las comunicaciones internas son una construcción diaria como dice Daniel Prieto
Castillo: en las reuniones, en el intercambio diario, permanente, en los espacios de
discusión y de reflexión ( seminarios, reuniones, clases), en la difusión de
mensajes (notas, memorandos, teléfono, carteleras, afiches), en los encuentros
casuales, en el reconocimiento y respeto por las expresiones del otro.
El diagnóstico, pretende las fallas que se están presentando en los flujos de
información, que puede tener la causa en la carencia de medios, en el mal manejo
de los mismos o en la falta de respuesta de las personas que forman parte de la
identidad.
El informe esta organizado de la siguiente forma: Una primera parte destinada a
presentar la justificación.
Se puede pensar que el hecho de manejar el mismo código garantiza una
comunicación exitosa; esto no es suficiente, ya que hay muchos ingredientes que
de una o otra manera contribuyen a acercar las personas y a estrechar vínculos:
vivir experiencias comunes, compartir significados, participar de la vida
institucional, ser uno pero a la vez equipo.
Desconocer esta realidad, lleva a unas relaciones interpersonales que se
desarrollan sobre rumores y suposiciones que desvirtúan y /o bloquean todo
intento de comunicación; de esta manera el colectivo se desintegra y se cae en un
sempiterno monólogo, improductivo o en un activismo inútil.
El problema se presenta debido a la ausencia de un ambiente comunicativo que
propicia un clima laboral agradable, que permita generar y poner en marcha los
cambios que se requieren para responder con eficacia a las exigencias del mundo
actual y futuro. Indicativos como “bajo nivel de los egresados”, expresados en:
No se forman”, “no manejan conceptos pero saben hacer el oficio”, y entender el
sentido de la comunicación en el mundo actual, en donde el horizonte
comunicativo cubre todos los ámbitos de la acción humana: epistemológico, social
y emocional, nos lleva a mirar cómo en una facultad de comunicación, a veces se
descalifica o se enfatiza en los medios o se trabaja en torno a lo virtual y se
desconocen otras formas de intercomunicación.
Otros apuntan a las respuestas condicionadas a los requerimientos de una
autoridad superior en un organigrama de jerarquías, en donde unos solamente
tienen la palabra, quizás no hay interlocución porque no se escucha al otro; cada
uno atiende a su propio monólogo, cuando no se establecen monólogos de dos,
diez o más personas.
Gestionar los procesos comunicativos, implica considerar los ámbitos y niveles de
procesos que se dan dentro del sistema organizacional. Si los integrantes del
grupo tienen definidas responsabilidades y roles, esto les permite establecer un
esquema de trabajo flexible, en donde se dan espacios de encuentro para que
haya un eficiente flujo de comunicación que jalone y retroalimente los diferentes
programas académicos y se proyecten y dinamicen proyectos y personas.
No se puede perder de vista que la organización como tal, tiene una misión y unos
objetivos profesionales prefijados que responden a la visión, misión que en
últimas, es la brújula que orienta, canaliza y promueve todas las acciones.
La creación de un ambiente comunicativo que dinamice y anime las acciones
individuales y colectivas, que integre esfuerzos, que comprometa voluntades para
que se fortalezca la Facultad, tiene que ser compromiso y responsabilidad de
todos los integrantes.
Por eso, el acercamiento del equipo se dio en un primer momento con la
elaboración de un diagnóstico, que tiene como fin evaluar las necesidades de
comunicación, las aptitudes y las habilidades de los individuos que se afectan por
las circunstancias adversas que surgen al interior de la misma.
Toda persona comprometida con la organización, interactúa cooperativamente,
desea ser aceptada y espera que sus opiniones se tengan en cuenta aunque sea
por algunas personas de la empresa; pero cuando ésta es una institución
educativa, se necesita del consenso total para lograr los objetivos propuestos.
Pero la falta de escucha, el no querer o no saber leer al otro, va deteriorando
lentamente la comunicación y el grupo pierde fuerza y es presa fácil de agentes
desestabilizadores que lo llevan al desmoronamiento, pues el hombre como ser
social, necesita del grupo para su subsistencia, para la defensa y para
desarrollarse.
Por fortuna, las organizaciones humanas han empezado a darse cuenta del valor
de la comunicación y de la información como recurso estratégico para
desarrollarse y sobrevivir en un mundo altamente competitivo, abierto, en donde
las estructuras mentales cerradas, aisladas, impiden la toma de decisiones, la
confrontación, el diálogo franco, la valoración de acciones individuales y colectivas
y las relaciones armónicas.
Del estado en que se encuentren los objetivos de la organización, los personales y
las motivaciones, depende la supervivencia del grupo.
De ahí la importancia de un proceso comunicativo que sea el eje motivador que
facilite la interacción y mejore las condiciones y conductas del grupo. El mismo
autor asegura que cuando los grupos logran encuentros personales directos,
empatía, comunicación positiva, comprensión de fortalezas y debilidades, escucha
responsable, la respetan y asumen posiciones tolerantes en la confrontación
constructiva, se crean relaciones fuertes y estrechas que se revierten en mayor y
mejor calidad de las acciones productivas.
Se trata de valorar, cómo se articulan la información y la comunicación, cómo
fluyen en los diferentes ámbitos y niveles; si a través de ellas se dinamizan y
proyectan políticas pertinentes a la dirección, a la estructura y a la cultura
organizacional; si la información y la comunicación informales se procesan y se
canalizan institucionalmente, para que trasciendan el nivel del rumor, de la opinión,
del comentario inadvertido y se vuelvan comunicación estratégica que interprete,
canalice, capitalice e incorpore el valor significativo de la información generada en
la cotidianidad y se tome de ella lo realmente importante para la acción productiva
de la organización. Si se ofrecen elementos de juicio para la toma de decisiones
por la prontitud de la gestión, si se optimizan recursos para la planeación y
contribuyen a la organización interna y disminuye la dispersión, de esfuerzos, de
recursos humanos, de técnicas y tecnologías.
Con la mejor intención, el equipo abordó la tarea de buscar los datos que le
permitieran hacer la lectura del estado actual de las comunicaciones internas.
FUNDAMENTOS TEORICOS DE LA COMUNICACIÓN INTERNA
FUNDAMENTOS TEORICOS DE LA COMUNICACIÓN INTERNA
(Después de revisar varios autores en el área de las comunicaciones internas,
decidimos trabajar con: Annie Bartoli, Abraham Nosnik, María Isabel León, Alberto
Martínez de Velazco, María Luisa Muriel, Teresa del Pilar Niño, Salvador Sánchez
y especialmente con Carlos Fernández Collado).
La existencia diaria del hombre transcurre en un sinfín de organizaciones tales
como: instituciones religiosas, familiares, políticas, culturales, educativas,
recreativas, entre otras; en las cuales el individuo se compenetra con otros para
interactuar y así expresar toda clase de conocimientos.
“La organización se concibe como una unidad funcional y estructural que existe
en el nivel microsocial, la cual enfatiza una acción deliberada y racional de los
individuos como todos los sistemas sociales; las organizaciones se originan a
partir de condiciones que crean demandas o necesidades a nivel individual, grupal
o institucional”. 1
La pertenencia a la organización, tal como ocurre en los grupos puede ser de
naturaleza voluntaria e involuntaria. Podemos caracterizar la organización por la
existencia de una relación particular entre los individuos, regida por normas
compartidas y con roles definidos que permiten controlar y realizar las distintas
actividades.
Las organizaciones se clasifican según el tipo de función: empresarial, comercial,
educativa, pedagógica, gubernamental, administrativa, militar, publicitaria, cultural
y de salud entre otras; donde las personas conviven e interactuan con otros
individuos de acuerdo con los espacios y normas de la institución. En las
organizaciones es necesario controlar rigurosamente a las personas si se desea
lograr el o los objetivos.
La organización es vista como un sistema que contiene una jerarquía de
subsistemas en interacción; dentro de ella existen fuerzas sociales que le dan
coherencia y permanencia como sistema.
Después de consultar varios autores sobre comunicación, decidimos trabajar con
la definición que se encuentra consignada en el plan de estudios, porque como
1 BARTOLI, Annie, Comunicación y Organización, Barcelona, Ediciones Paidos, 1992, Pág. 159
comunicadores consideramos que la comunicación no se define bajo un solo
horizonte, puesto que la comunicación es una actividad propia del ser humano.
Por esta razón el grupo de investigación está de acuerdo con la siguiente
definición: “Es una actividad inherente a la naturaleza humana que implica la
interacción y la puesta en común de mensajes significativos, a través de diversos
canales y medios para influir, de alguna manera, en el comportamiento de los
demás y en la organización y desarrollo de los sistemas sociales. Se considera a
la comunicación como un proceso humano de interacción de lenguajes que se
encuentras allá del traspaso de la información. Es más un hecho sociocultural
que un proceso mecánico”.
La comunicación es uno de los factores fundamentales en el funcionamiento de
las organizaciones sociales, es una herramienta, un elemento clave en la
organización y juega papel primordial en el mantenimiento de la institución. Su
actividad es posible gracias al intercambio de información entre los distintos
niveles y posiciones del medio; entre los miembros se establecen patrones típicos
de comportamiento comunicacional en función de variables sociales; ello supone
que cada persona realiza un rol comunicativo específico.
La comunicación cumple una serie de funciones dentro de la institución como:
proporcionar información de procesos internos, posibilitar funciones de mando,
toma de decisiones, soluciones de problemas, diagnóstico de la realidad. El
término función alude a la contribución de una actividad respectiva, a fin de
mantener la estabilidad o el equilibrio. En este caso, el término función se refiere
a lo que una organización realiza o logra mediante la comunicación.
Dentro de una organización la comunicación se estudia y se analiza en tres
funciones: Producción, Innovación y Mantenimiento.
En la función de producción, la comunicación entraña todas las actividades e
información que se relacionan directamente con las formas de capacitación
personal, orientación pertinente a la realización del trabajo, apertura de espacios
para formulación y concertación de objetivos, la solución de conflictos y la
sugerencia de ideas para mejorar la calidad del servicio y del producto.
En la función innovadora se presentan dos tipos de innovaciones de la
organización y en la organización. Las innovaciones de la organización cambian
la empresa pero no afectan al personal que labora en ella. En la innovación la
organización requiere cambios en el comportamiento de los individuos, hecho que
afecta a todo el conjunto ya que exige una actitud positiva y de mucha prospectiva
en todos y cada uno de los estamentos: directivos, administrativos y empleados.
“La función innovadora de la comunicación incluye actividades de comunicación
tales como los sistemas de sugerencias a nivel general, el trabajo de investigación
y desarrollo, la investigación y el análisis de mercados, las sesiones de
manifestación de inquietudes y los comités de desarrollo de ideas”. 2
La función de mantenimiento está relacionada con los espacios de socialización
de la gente que permite un contacto con el ambiente físico y el humano a través
de la información oportuna, amplia y puntual; lo cual genera mejores relaciones
interpersonales e identificación con la organización. La comunicación de
mantenimiento busca compensar y motivar al personal para que se comprometa
con los objetivos y las metas institucionales, reconoce al individuo competente y
valioso, resalta el trabajo en equipo y la creación individual.
Según Abraham Nosnik, para que la función sea efectiva dentro y fuera de la
organización esta debe ser:
ABIERTA: Tiene como objetivo el comunicarse con el exterior; ésta hace
referencia al medio s usado por la organización para enviar mensajes tanto al
público interno como externo.
2 FERNANDEZ, Collado Carlos, La Comunicación en las Organizaciones, México, Editorial Trillas, Octubre de
1997, Pág. 27
EVOLUTIVA: Hace énfasis a la comunicación imprevista que se genera dentro
de una organización.
FLEXIBLE: Permite una comunicación oportuna entre lo formal e informal.
MULTIDIRECCIONAL: Esta maneja la comunicación de arriba hacia abajo, de
abajo hacia arriba, transversal, interna, externa entre otras.
INSTRUMENTADA: Utiliza herramientas, soportes, dispositivos; porque hoy en
día muchas organizaciones están funcionando mal, debido a que las
informaciones que circulan dentro de ella no llegan en el momento adecuado ni
utilizan las estructuras apropiadas para que la comunicación sea efectiva.
“La comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes, que se
intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su medio”.
3Es decir dichos mensajes se intercambian entre los miembros de la organización
y su medio; estos mensajes se pueden transmitir en diferentes niveles y de
diversas maneras, por ejemplo:
1. COMUNICACIÓN ESCRITA: Es clara, precisa, completa y correcta; se califica
como información de primera mano y se deja constancia. Por medio de ella las
personas tienen la oportunidad de poder regresar a segmentos anteriores al
mensaje, lo que permite una mejor comprensión en la información. Esta puede
darse a través de:
Carta: Es el medio más usado dentro de la organización para las personas
ausentes, en la cual se comunica alguna cosa de interés personal o grupal.
Memorando: Es el medio más usado, que lleva como objetivo el recordar
mensajes o información con referencia a instrucciones internas que los empleados
deben realizar dentro de la organización.
Carteleras: Son calificadas como un factor clave en la organización, al se
suele manejar información a través de otros medios sobre actividades de
motivación o mensajes de interés general para los empleados y directivos, algo
3 IBID, Pág. 30
muy importante para que éstas funcionen se debe tener en cuenta su ubicación;
es decir la empresa establece sitios estratégicos por donde hay mayor flujo de
personal
Revista: Es una forma de comunicación tradicional más común y con mayor
aceptación dentro de la empresa, en la cual se propicia la participación activa de
todas las actividades, en aras de contribuir al fomento de la investigación y de
acontecimientos afines a la comunicación; en las revistas se consigna la realidad
de la organización.
Periódico: Envuelve un área de conocimientos especializados, en muchos
casos el periódico es utilizado para ganar tiempo en el ámbito de la información.
Boletín: Es un medio de comunicación donde se maneja información
especializada para los públicos internos y externos de la organización.
2. COMUNICACIÓN MASIVA: Es la comunicación permanente que genera
mensajes y noticias de manera específica, coherente, directa y sincera, para los
públicos internos y externos de la organización. Esta se da por medio de:
Entrevista: Es uno de los medios mas utilizados dentro de la organización
para la selección del personal; en otros casos la entrevista es empleada como un
instrumento preliminar parra estructurar la comunicación interna; ahí se puede
aplicar una conversación especifica para determinar los elementos que pueden
intervenir en los problemas que aquejan a la organización en ese ámbito.
Reuniones: Se puede definir como una comunicación directa, donde
intervienen más de dos personas; las reuniones son dirigidas por alguno de los
integrantes de la organización, donde retroalimentan, se transfiere información
de interés general y lo más importante se toman decisiones que tiene por objeto
llegar a un acuerdo común para el beneficio de la organización.
Circuito cerrado de televisión y radio: Medios de comunicación que tiene
como fin lograr una buena influencia y ofrecer grandes posibilidades de
retroalimentación; allí los directivos, administrativos y empleados pueden tener
una visión más precisa sobre actitudes y sentimientos generados en la interacción
y percibir con mayor facilidad cual va a ser el comportamiento del otro; ese tipo de
información suele desarrollares en la comunicación no verbal.
La comunicación organizacional se entiende también como: “Un conjunto de
técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que
se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio; o
bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y
externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y
más rápido los objetivos”.4
Desde el anterior enfoque la comunicación organizacional se mira en cinco
perspectivas:
1. COMUNICACIÓN INTERNA: Son actividades que se realizan dentro de una
organización para mantener las buenas relaciones entre los miembros de la
empresa por medio de la circulación de mensajes que se originan a través de los
diversos medios de comunicación empleados por ella, con el objetivo de proveer
comunicación, unión y motivación para así alcanzar las metas establecidas por la
organización.
2. COMUNICACIÓN EXTERNA: Todas aquellas comunicaciones que están
dirigidas a sus públicos externos, con el fin de mantener o perfeccionar las
relaciones públicas y así proyectar mejor la imagen corporativa de la organización.
3. RELACIONES PÚBLICAS: Son las diferentes actividades y programas de
comunicación que se crean para sostener las buenas relaciones con los diferentes
públicos que forman la organización.
4. PUBLICIDAD: Son los diferentes mensajes emitidos a través de los distintos
medios masivos de comunicación que tienen como objetivo incrementar la venta
de los productos o servicios de la organización.
4 IBID Pág. 31
5. PUBLICIDAD INSTITUCIONAL: Se considera como una herramienta de las
relaciones públicas; ya que evoca en el público una imagen favorable de la
organización.
Las organizaciones de éxito son aquellas que le dan la verdadera importancia a
las comunicaciones y la información, ya que ellas han comprendido que éstas
contribuyen en gran parte a mejorar el ambiente comunicativo y el clima laboral; es
decir “dinamizador y animador de las acciones individuales y colectivas en procura
de integración de esfuerzos y el fortalecimiento de la institución”5; por esto los
miembros garantizan su conocimiento e identificación con la organización, debido
a que ellos se sienten tenidos en cuenta para el desarrollo de las metas de la
organización.
A través de la información las organizaciones cumplen una serie de metas tales
como: estructurar, planear y distinguir patrones de comportamientos para los
públicos internos y externos; es ahí donde la información se convierte en un
instrumento de retroalimentación para la evolución y el control de la organización.
Un factor clave en la información es que sea confiable para que actúe como
puente de unión entre el ambiente y la organización, es decir que a mayor
información confiable menor es la inseguridad laboral.
Según Warren Weaver se puede demostrar que la cantidad de información de un
mensaje no está relacionada con lo que se dice sino con lo que se podría decir,
esta relación se da según la comprensión que se obtenga del contenido del
mensaje de la información, porque a medida que se conoce la información ésta va
perdiendo el contenido informativo.
Lo anterior nos lleva afirmar que la comunicación se convierte en información,
porque permite disminuir la inseguridad sobre el futuro de la organización y
fomentar estrategias para mejorar el comportamiento social del individuo.
5 LEON Carreño María Isabel, Gestión Universitaria – sistema de Información y Comunicación Factores
Endógenos y Exógenos, Julio 5 de 1998 Pág. 6
Dentro de las comunicaciones se tiene como soporte el modelo de gestión
comunicativa en la organización propuesto por Abraham Nosnik que tiene como
propósito ayudar a que todo tipo de organizaciones puedan desarrollar ambientes
ricos en información. Con base en lo anterior se puede afirmar que la organización
bien informada se caracteriza porque:
“Se ha estudiado las necesidades de cada uno de sus públicos en cuanto a
información se refiere.
Ha planeado una serie de estrategias (entre las cuales están la producción de
medios y la apertura y mantenimiento de canales de información) para poder
direccionar la información a sus públicos de manera eficaz (informar lo que tiene
que informarse) y eficiente (con el menor desperdicio de recursos disponibles).
Ha planeado buscar activamente la retroalimentación de sus públicos.
Está convencida que puede generar mejor comunicación trabajando en
conjunto con sus respectivos públicos”.6
Es entonces cuando se hace necesario establecer una diferencia radical entre la
información y la comunicación al interior y exterior de las organizaciones. Según
Dimitri Weiss la información consiste simplemente en que un emisor emite
conocimientos estructurados a un receptor. La dirección de los datos, en el caso
de la información, produce en un solo sentido. El receptor por este motivo, se
considera siempre como un sujeto pasivo frente a la información.
La comunicación entre tanto, consiste en intercambios de información con el
objetivo de cambiar el comportamiento de las organizaciones. La comunicación se
produce en una multiplicidad de sentidos dado que cada receptor del mensaje se
transforma a su vez en productos de nuevos y variados mensajes.
6 NOSNIK Abraham, Comunicación y Gestión Organizacional, Universidad Autónoma de Bucaramanga,
Facultad de Comunicación Social, Octubre 28-29 de 1996.
La comunicación interna recoge todo el conjunto de acciones que se generan y se
ejecutan dentro de la organización, para la creación y mantenimiento de las
optimas relaciones con y entre los miembros de la misma; para la cual debe
emplear diferentes medios de comunicación que los mantenga informados,
motivados e integrados y de esta forma; el trabajo, en un clima laboral armónico
contribuya al logro de las metas y objetivos que se propone la empresa. La
empresa debe ser un espacio abierto, un lugar donde los individuos obtengan el
reconocimiento, la realización personal y profesional que buscan y ganan si se les
dan las condiciones y las aprovechan.
El sistema de comunicaciones a nivel interno comprende las comunicaciones de
tipo formal e informal. Las formales se constituyen por el conjunto de vías o
canales establecidos por donde circula el flujo de información, relativo al trabajo
entre las diversas poblaciones de la empresa; tiene como objetivo lograr la
coordinación eficiente de todas las actividades distribuidas en la estructura de la
organización; éstas se regulan en las cartas y manuales de la organización.
Las comunicaciones informales constituyen un conjunto de interrelaciones
espontáneas, basadas en preferencias y aversiones de los empleados,
independientemente del cargo. En este tipo de comunicación la información que
se tramite puede tener relación con las actividades de la institución o a la vez
puede no tenerla. El flujo de la información circula por los canales abiertos de la
empresa; el compartir la información con todos lo miembros de la organización
tiene como fin que todos estén informados de lo que deben y desean hacer, es
una manera de fomentar la participación, la identidad y el sentido de pertenencia;
de esta manera el ambiente laboral es más favorable para el bienestar de la
organización.
La comunicación formal e informal son complemento una de la otra y están
relacionadas entre para el mejoramiento continuo de la organización en el
ámbito de las comunicaciones; es decir que dentro de ella no existe ninguna
frontera. Por último se puede decir que la comunicación formal e informal, tiene
como fin el enviar una serie de mensajes en la que se asegure una difusión
adecuada por los procedimientos estipulados en la organización, estos mensajes
suelen llevar implícitos los objetivos y políticas que se manejan dentro de la
organización.
Dentro de la comunicación formal e informal se habla de comunicación
multidireccional: descendente, ascendente, horizontal, transversal, interna y
externa.
COMUNICACIÓN DESCENDENTE: Esta clase de comunicación es utilizada
para emitir mensajes desde la parte directiva hasta los empleados, tiene como
objetivo el indicar instrucciones claras y específicas del trabajo que se debe
realizar; en dicha comunicación se pierde el valor comunicativo que lleva el
mensaje.
COMUNICACIÓN ASCENDENTE: Es cuando los trabajadores de una
organización se comunican con los directivos o superiores, dándoles a conocer el
panorama general que sucede al interior de la organización, especialmente lo que
acontece en los sitios de trabajo; ésta información suele ser detallada y específica.
COMUNICACIÓN HORIZONTAL: “Se desarrolla entre personas del mismo
nivel jerárquico. La mayoría de estos mensajes tienen como objetivo la
integración y la coordinación del personal de un mismo nivel. Por otro lado,
cuando la comunicación dentro de la organización no sigue los caminos
establecidos por la estructura, se dice que es comunicación informal y comprende
toda la información no oficial que fluye entre los grupos que conforman la
organización. La comunicación informal incluye el rumor”7.
Las organizaciones deben elaborar programas de inducción que intervengan en la
cultura de la organización, con el fin de propiciar actitudes colectivas para
comprender de forma madura la postura y comportamientos que se generan al
7 MARTINEZ DE VELAZCO Alberto, Comunicación Organizacional Práctica, México, Editorial Trillas,
Septiembre de 1995, Pág. 55
interior de las empresas. Se trata de construir canales confiables, sostenidos,
flexibles de comunicación entre todos los miembros; esto no sólo se refiere a
publicar, hacer eventos deportivos o reuniones frecuentes, es decir desarrollar una
visión compartida de los objetivos de la empresa, de los medios para ejecutar el
plan de trabajo y la importancia de constancia de construir una coherente y
consiente actitud por trabajar juntos, para competir y ser cada vez mejores. Para
llevar a cabo este tipo de propuestas es importante la creación de estrategias
comunicativas que permitan actuar de manera productiva tanto para la
organización como para sus públicos.
“Orientar los flujos de comunicación interna en un sentido tal que colaboren al
logro de los objetivos tanto de la institución como para los públicos internos y
afectan las actitudes y opiniones de estos públicos internos buscando reforzar las
que favorecen el logro de dichos objetivos y modificar las que de alguna manera
las obstaculizan”8.
Una organización que planea u orienta la comunicación con sus públicos internos
y externos no entiende que el compartir información de calidad y oportunamente a
sus públicos es hoy por hoy un requisito básico de sobrevivencia para tener un
buen clima laboral; es por esta razón que las organizaciones dependen de la
comunicación para coordinar las actividades de sus miembros.
Dentro de las organizaciones se escuchan comentarios acerca de los problemas
de comunicación que son prueba de la preponderancia en la vida laboral de la
institución, es muy común recorrer los pasillos de una institución y escuchar
diferentes idiomas caracterizado, en lo no verbal por los gestos, miradas,
vestimenta y hasta la manifestación de emociones fuertes, diferentes a la
normalmente expresadas, ésta realidad ha tenido importantes impactos culturales
que suelen ser denominados como problemas de comunicación, afirmación que es
tratada superficialmente sin analizar que detrás de ella hay importantes barreras
8 MURIEL María Luisa, Rota Gilda, Comunicación Institucional, Enfoque Social de Relaciones Humanas.
Editorial Andina, Quito 1983.
culturales que de no ser gerenciadas estratégicamente se convertirán en nuevas
amenazas para la organización.
La comunicación juega papel importante en las relaciones interpersonales de la
organización, porque a medida que los trabajadores conocen su empresa y son
consientes de sus capacidades intercambian experiencias que contribuyen al logro
de los objetivos trazados por la organización. En la mayoría de empresas se
presentaron situaciones de conflictos, debido a la deficiente comunicación de los
individuos y la interferencia de las actitudes personales en la relación laboral.
“Si concebimos el papel de la comunicación en la empresa como determinante en
el mantenimiento de las buenas relaciones interpersonales, debemos asumir una
posición en contra de las prácticas administrativas que fomenten la existencia de
una única forma de comunicación. Es así como el valor y la importancia de las
buenas comunicaciones en la organización se pueden apreciar en situaciones
críticas o de conflictos”9.
El objetivo primordial de las relaciones interpersonales es el de darle un verdadero
beneficio al empleado, lo que genera una relación de amistad, compañerismo,
poder, compañía, entre otras; esto tiene como fin que el miembro de la
organización no esté estresado y que realmente sienta que tanto empleados como
jefes exista respeto y comprensión. Sólo así se canalizará el recurso humano en
pro de una verdadera lealtad y compromiso frente a la comunicación.
Las principales características de comunicación interpersonal en el mundo de la
organización según la conceptualización de: Salvador R. Sánchez Gutiérrez, es la
siguiente:
“Como condición inicial requiere un contacto previo de dos o más personas,
físicamente próximas. El resultado de dicho contacto es la entrada de cada uno
de los involucrados en el marco conceptual de los otros.
9 NIÑO Teresa del Pilar, La Comunicación Organizacional, Simposio Latinoamericano, Cali, Noviembre de
1993
No hay un número preestablecido de participantes, más allá del cual la
interacción deje de ser interpersonal, pero se requiere por lo menos de dos
personas.
El contacto previo permite entrar en sintonía, es decir iniciar el intercambio de
mensajes en torno a un punto focal de atención compartida. Un tema en común.
Todas las personas que intervienen en la comunicación interpersonal son, de
una u otra manera, participantes activos. Se trata, entonces, de una relación en la
que los interlocutores asumen diferentes roles.
La interacción se lleva a cabo mediante un intercambio de mensajes, en el cual
cada participante ofrece a los demás un conjunto de señales para ser
interpretadas.
Al tratarse de una interacción cara a cara los participantes pueden recurrir a
todos sus sentidos, por tanto, es necesario que estén lo suficientemente cerca
para conversar; la modalidad, el estilo y las matices personales de cada uno serán
percibidos por los demás.
Aparentemente, el contexto interpersonal está poco estructurado, por lo cual se
suele pensar que la frecuencia, la forma o el contenido de los mensajes se rigen
por pocas reglas pero no siempre es así”10.
La comunicación verbal directa entre los superiores y empleados será un
encuentro personal en el que se genere una interrelación, a veces sobre una tarea
en particular, a veces solicitando información o ayuda con distintos grados de
intimidad y compenetración según las circunstancias del momento, según la
cultura o la formación de los implicados, según sus intenciones, su temperamento
y sus expectativas. Una buena comunicación interpersonal deberá entonces
propiciar en los colaboradores la tendencia a la asociación que consiste en realizar
y comprender al otro, generando una conducta integradora como forma de dar
satisfacción a la necesidad de estima y la conservación del individuo en la
sociedad a la que pertenezca.
10 SANCHEZ GUTIERREZ salvador, La Comunicación Interpersonal en las Comunicaciones en: La
Comunicación en las Organizaciones (compilación) Biblioteca Básica de Comunicación Organizacional
La comunicación verbal también incluye la palabra hablada, la escrita; que utiliza
toda serie de códigos paralinguísticos que puede referirse a lugares, ambientes,
gestos, ademanes, posiciones del cuerpo, movimientos, posturas, tono.
La comunicación no verbal es el intercambio de información basado en los
movimientos del cuerpo, de la cara, de las manos, el lugar que los interlocutores
ocupan en el espacio, los elementos que conforman la apariencia personal, la
entonación de la voz, el ritmo y las flexiones del discurso. Esta clase de
comunicación interpersonal ayuda a edificar la esencia del acto comunicativo, ya
que por medio de esta tanto el directivo como el empleado puede expresar los
sentimientos y actitudes espontáneas de estado emocional por la que atraviesa el
individuo, tales como: mover las manos, los ojos, fruncir el ceño, movimiento de
los labios, reír, etc.
Con respecto al trabajo grupal la mayoría de las personas optan por interactuar
cooperativamente. Psicológicamente el grupo de referencia para la mayoría de la
gente es el trabajo, incluyendo a los compañeros y por su puesto al jefe o
superiores. Para que un grupo logre optimizar su efectividad es necesario que
todos sus integrantes se ayuden entre con una dirección de efectividad y
compañerismo, puesto que la cabeza visible no puede cumplir con todas las
funciones a cabalidad.
Título: Investigación en Comunicación Organizacional
Autor: LEONARDO SAYAGO

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Cita esta página
- Licenciatura en RR.HH. Universidad de Champagnat. (2002, julio 13). Fundamentos de la comunicación organizacional. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/fundamentos-de-la-comunicacion-organizacional/
- Licenciatura en RR.HH., Universidad de Champagnat. "Fundamentos de la comunicación organizacional". GestioPolis. 13 julio 2002. Web. <http://www.gestiopolis.com/fundamentos-de-la-comunicacion-organizacional/>.
- Licenciatura en RR.HH., Universidad de Champagnat. "Fundamentos de la comunicación organizacional". GestioPolis. julio 13, 2002. Consultado el 1 de Septiembre de 2015. http://www.gestiopolis.com/fundamentos-de-la-comunicacion-organizacional/.
- Licenciatura en RR.HH., Universidad de Champagnat. Fundamentos de la comunicación organizacional [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/fundamentos-de-la-comunicacion-organizacional/> [Citado el 1 de Septiembre de 2015].
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