Es tarea fundamental del Estado el fortalecimiento del control económico y administrativo en las entidades, así como lograr la máxima transparencia y calidad en su información económica contable. Es por ello que la realización de auditorías contribuye al logro de objetivos, al determinar, mediante las comprobaciones que se realizan, las debilidades y deficiencias de cada entidad.

En la Resolución Económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba se consigna: "...En las nuevas condiciones en que opera la economía, con un mayor grado de descentralización y más vinculados a las exigencias de la competencia internacional, el control oportuno y eficaz de la actividad económica es esencial para la dirección a cualquier nivel..." y más adelante se precisa "...Condición indispensable en todo este proceso de transformaciones del sistema empresarial será la implantación de fuertes restricciones financieras que hagan que el control del uso eficiente de los recursos sea interno al mecanismo de gestión y no dependa únicamente de comprobaciones externas..."

Tomando en consideración lo planteado, así como los resultados que se obtienen con la aplicación de una auditoria, constituye la razón por la cual se concibe este trabajo, cuya fundamentación teórica es precisamente darle cumplimiento a la Orden de Trabajo No. 25/08, emitida por la Unidad Central de Auditoría del CAP, que prevé ejecutar una auditoria Especial a la Entidad X, para lo cual se aplicó el programa de auditoria concebido por el MAC para evaluar el sistema de control interno.

El problema: necesidad de comprobar la exactitud en el control de los recursos destinado a la inversión.

Objetivos:

• Verificar el grado de cumplimiento de las legislaciones vigentes para el control y uso de los recursos asignados.
• Comprobar el control interno de las Inversiones.
• Verificar de forma general el cumplimiento de los procedimientos establecidos en las operaciones objeto de comprobación.

Por tanto nos planteamos la siguiente hipótesis: Si se evalúa la objetividad del sistema de Control Interno entonces se comprueba la exactitud de estos y permite tomar decisiones oportunas en la entidad.

DESARROLLO

La auditoría es aquel instrumento de gestión que ha de incluir una evaluación sistemática, documentada y objetiva de la eficacia del sistema de prevención para lo cual deberá ser realizada de acuerdo con las normas técnicas establecidas o que puedan establecerse y teniendo en cuenta la información recibida de los trabajadores. Los objetivos de la misma tal y como marca el reglamento serán las siguientes:

• La comprobación de la forma en que se han llevado a cabo las evaluaciones de riesgos (la inicial y las periódicas). Se analizarán sus resultados verificándolos en caso de ser necesario.
• Se deberá comprobar la bondad de la planificación de la acción preventiva. El Plan de prevención partirá de las conclusiones de la evaluación de riesgos, teniendo en cuenta tanto la normativa general, como la referente a riesgos específicos.
• El análisis de los recursos humanos y materiales puestos en juego por el empresario para la ejecución de las actividades preventivas. También se examinará la adecuación de los procesos y procedimientos a la realidad de la empresa.

La asociación de contadores americanos define la auditoría como:

Un proceso sistemático, para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados. El fin del proceso consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo, con las evidencias que le dieron origen, así como determinar si dichos informes se han elaborado observando principios establecidos en el caso.

Este es el concepto en el cual nos basaremos por ser el utilizado nuestro país y se define según el decreto ley 159 /1995 de la auditoria como:

Un proceso sistemático, que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de carácter económico-administrativo, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. Se practica por profesionales calificados e independientes, de conformidad con normas y procedimientos técnicos.

Los objetivos fundamentales de la auditoría son, entre otros, los siguientes:

• Evaluar el control de la actividad administrativa y sus resultados.
• Examinar las operaciones contables y financieras y la aplicación de las correspondientes disposiciones legales, dictaminando sobre la racionabilidad de los resultados expuestos en los estados financieros, así como evaluar cualesquiera otros elementos que, de conjunto, permitan elevar la eficiencia, economía y eficacia en la utilización de los recursos.
• Prevenir el uso indebido de recursos de todo tipo y propender a su correcta protección.
• Fortalecer la disciplina administrativa y económico-financiera de las entidades mediante la evaluación e información de los resultados a quien corresponda.
• Coadyuvar al mantenimiento de la honestidad en la gestión administrativa y a la preservación de la integridad de los trabajadores.

Tomando en consideración lo planteado con anterioridad se decidió ejecutar una auditoria Especial, la selección del tipo de auditoria se hizo teniendo como base lo establecido en el resuelvo primero de la Resolución 100 del 11 de noviembre del 2004 del Ministerio de Auditoria y Control, en su Anexo 1 Capitulo I y IV.

Se siguieron los procedimientos lógicos, llevando a cabo un orden riguroso para realizar el trabajo de la forma más completa y viable posible, con la debida calidad y con la mayor economía, eficiencia y eficacia; garantizando el cumplimiento de los objetivos propuestos, y logrando una adecuada interrelación de las diferentes etapas, las cuales fueron:

• Preparación metodológica.
• Exploración.
• Planeamiento.
• Supervisión y revisión.
• Disposiciones legales y demás regulaciones.
• Controles de la administración.
• Evidencias.
• Confecciones y presentación del informe de auditoria.

Después de recibir la Orden de trabajo No 05/12/07 y conociendo que se debe realizar una auditoria especial así como los objetivos de trabajo propuestos para la misma, el supervisor, de conjunto con el jefe de grupo y los auditores actuantes, se prepararon metodológicamente, tomando en consideración el tipo de auditoria a desarrollar y la entidad a auditar, analizando las auditorias realizadas a la misma y además el banco de datos que se posee.

Se hace acto de presencia en la entidad, personándose ante el director de la misma, mostrándole los documentos que acreditan que al menos el supervisor y el jefe de grupo están inscriptos en el Registro de Auditores de la Republica de Cuba, dejándole el original de la carta de presentación.

Seguido de lo cual se realizó un recorrido por las oficinas y el resto de sus instalaciones, luego se procedió a revisar los documentos de las diferentes inspecciones y auditorias archivadas en el Expediente Único de Auditorias en lo referente a la regulación 276 del 2003 del MAC, de lo cual se dejo evidencia en los papeles de trabajo, haciendo las anotaciones de las principales deficiencias en ellas detectadas.

Un paso importante lo constituye la realización de un buen estudio preliminar de la entidad, como base para confeccionar el plan para ejecutar la auditoria donde se seleccionan las áreas específicas a controlar y la obtención de la información que se utilizará para realizar el planeamiento.

Concluida la exploración se procedió a confeccionar el planeamiento de la auditoria, esta etapa es esencial para el proceso, pues representa la concepción estratégica formal de la actividad de control que se desarrollará. En esta etapa se deben dejar definidos los objetivos, el alcance y la metodología a utilizar. Además, en la misma se tuvieron en cuenta los siguientes aspectos:

• Importancia y necesidad de los usuarios.
• Comprensión de las funciones o actividades.
• Leyes y regulaciones.
• Pronósticos y metas.
• Recursos.
• Operaciones.

Para los auditores constituye una decisión importante la determinación de la cantidad y el tipo de evidencia que deben reunir, un aspecto importante de esta decisión es la respuesta a la pregunta: ¿Que tan grande debe ser la muestra seleccionada?

Entre los factores que debe tomar en cuenta el auditor al planear los tamaños de las muestras se incluyen los siguientes:

• Control Interno
• Importancia del riesgo de auditoria

La determinación de las operaciones que serán verificadas y el alcance de tal verificación es fundamentalmente, responsabilidad del jefe de grupo, colegiada con el criterio del supervisor y oído el parecer de los auditores actuantes.

El auditor selecciona las operaciones que serán examinadas, tomando en consideración sus conocimientos acerca del control interno, la importancia relativa de las operaciones, las áreas de riesgo y los tipos de errores localizados en la presente y en anteriores auditorias; precisando los costos, riesgos y beneficios que representa el tipo de muestreo que se va a utilizar en cada caso.

Las técnicas de selección para el muestreo que se aplicaron en nuestro trabajo fueron la aplicación de los procedimientos de cumplimiento y sustantivo, y la técnica de selección de muestras utilizada fue al azar, asegurando que todas las operaciones dentro del universo tengan la misma posibilidad de ser seleccionadas, aplicándose las técnicas de auditoria que posibiliten obtener las informaciones y comprobaciones necesarias que permitan emitir la opinión profesional en la ejecución del trabajo.

La utilización de los procedimientos de muestreo es una de las razones básicas de por qué el informe del auditor se ve como expresión de una opinión y no como certificación absoluta del tema que se analiza.

Para llegar a la presentación del informe fue importante tener en cuenta que:

- Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento, ejecución y el informe que se elabora, por tanto debe cumplimentarse para su confección los siguientes requisitos:
• Deben expresar los objetivos, el alcance, la metodología y los resultados de la auditoria interna.
• Incluir aquellos programas que se requieran confeccionar específicamente para la ejecución de la auditoria interna.
• Ser completa y exacta, de forma que permita sustentar debidamente los hallazgos, conclusiones y recomendaciones, así como demostrar la naturaleza, el alcance y el trabajo realizado.
• Suficientemente claros, comprensibles y detallados, para que un tercero, que no haya mantenido una relación directa con la auditoria, este en capacidad de fundamentar las condiciones y recomendaciones mediante su revisión y no debe requerir de explicaciones orales.
• Ser legibles y ordenados, o de lo contrario podrían perder su valor como evidencia. Deben contener índices y referencias adecuadas.
• Contener la identificación del significado de marcas de revisión utilizados por los auditores internos en los casos en que estas no estén establecidas centralmente.
• Contener información relevante, esto es limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.

El trabajo desarrollado quedó sustentado en los papeles de trabajo y fueron plasmadas en el informe las deficiencias detectadas que cumplieran con la condición de relevantes, suficientes y competentes; el cual se elaboró de acuerdo a las Normas para la presentación de informes establecidas en la Resolución 100 del 11/noviembre del 2004 en su Resuelvo primero, Capitulo IV “Normas de Información “del MAC.

Consejo de la Administración Provincial
Unidad Central de Auditoría del CAP
24 de febrero, entre Vicente García y Lucas Ortíz

Las Tunas, 16 de Mayo del 2008
“Año 50 de la Revolución”

Orden de trabajo No. 25/08
Entidad auditada: X
Dirección: Calle X, Número X Las Tunas.
Subordinada a: Ministerio X
Tipo de auditoria: Especial.
Fecha de inicio: 5 de Marzo del 2008.
Fecha de terminación: 31 de Marzo del 2008.
Auditoria ejecutada por: Delegación Provincial del MAC en Las Tunas.
Jefe de grupo: Tamara Bermúdez Sánchez.

INFORME DE AUDITORIA

INTRODUCCIÓN

El objeto social de esta entidad es el de brindar servicio de reproducción de películas a la población en moneda nacional, efectuar la exhibición de películas en los 3 soportes, desarrollar acciones de apreciación cinematográfico, brindar servicios de alquiler de películas a la población, y de los locales de cine y salas de videos eventuales disponibles en moneda nacional a entidades, cobrar la entrada a las salas de cines y videos en moneda nacional.

Esta entidad para desarrollar sus actividades cuenta con una plantilla cubierta de 14 trabajadores de ellos 1 dirigente, 2 técnicos, 7 servicios y 4 obreros.

La auditoria tiene como objetivo comprobar el uso y destino final de los recursos adquiridos para la ejecución de las inversiones, específicamente la inversión por reparación capital del Cine y acciones del Plan Especial del año 2007.

Se aplicó el programa elaborado por el Ministerio de Auditoría y Control según la Resolución 026/06 en el ciclo de Administración y custodia de los recursos materiales y Activos Fijos Tangibles.

Se tomaron para la comprobación las operaciones comprendidas del 23 de agosto del 2007 hasta el 15 de febrero del 2008 periodo donde se realizó la inversión.

Para la obtención de evidencias se aplicaron técnicas de selección de muestreo de cumplimiento y sustantivas y las técnicas de auditoria fueron observación, inspección, investigación, comprobaciones a los materiales utilizados apoyándonos en técnicos especializados para emitir dictamen, además de la revisión de documentos y evaluación de los mismos.

Para el desarrollo del trabajo se aplicaron los Programas de Auditoría, los cuales cumplen con las Normas Cubanas de Contabilidad y las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas establecidas por el Decreto Ley 159 de la Auditoría.

CONCLUSIONES

Por los resultados obtenidos en las verificaciones realizadas se evalúa de Aceptable el grado de cumplimiento que ejerce la entidad sobre los procedimientos de control, debido a:

• Mantienen en la instalación activos fijos tangibles sin los modelos movimientos, y sin el número de control, lo que no ha permitido que los mismos se encuentren identificados.

• Se comprobó que en la entidad recibieron materiales sin la documentación requerida como son 15m² de revestimiento cerámico, 800 metros de cable y 4 trampas para lavamanos, existiendo el documento en el expediente provincial.

• En confirmación realizada a los activos fijos se comprobó un sobrante de un juego de living compuesto por 4 butacas y 1 mesita, al no existir respaldo documental, tanto en la entidad, como en el expediente provincial.

Es conveniente destacar que presentan en su expediente de obra toda la documentación establecida, las acciones a realizar, las terminadas y las que le faltan por terminación, sus controles de materiales recibidos con su destino final, y exceptuando lo narrado una reclamación a FUSA al existir una diferencia en la alfombra colocada, todos los recursos llegaron a su destino final.

RESULTADOS

Administración y Custodia de los Recursos Materiales.

1.1.-Se comprobó que en la entidad recibieron materiales sin la documentación requerida como son 15m² de revestimiento cerámico, 800 metros de cable y 4 trampas para lavamanos, existiendo el documento No xx de fecha xx/xx/07 por importe 1535.00 en el expediente provincial, pudiendo propiciar el desvío de los recursos, por lo que se violan las normas de asignación de autoridad y responsabilidad del Componente de Ambiente de Control y de documentación del Componente de Actividades de Control, a tenor de lo establecido en la resolución 297/03 del Ministerio de Finanzas y Precios.

Activos Fijos Tangibles.

1.2.-Mantienen en la institución activos fijos tangibles sin los modelos movimientos, ni del control lo que no ha permitido que los mismos se encuentren identificados por un importe 1755.00, pudiendo propiciar el desvío de los recursos por lo que se violan las normas de asignación de autoridad y responsabilidad del Componente de Ambiente de Control y de documentación y coordinación entre áreas del Componente de Actividades de Control según lo establecido en la resolución 297/03 del Ministerio de Finanzas y Precios, los activos en cuestión son los relacionados en Anexo No 2.

1.3.- Se comprobó la existencia de un sobrante de activos fijos al detectarse medios físicamente que no estaban en el expediente de obra inicial, estos medios ascienden a 326.45 pesos, es conveniente destacar que en expediente de obra están consignados con los siguientes importes de valor inicial.

RECOMENDACIONES

q Adoptar de inmediato las medidas organizativas, de control y funcionales que le permitan erradicar las violaciones detectadas en un breve plazo.
q Cumplir estrictamente lo establecido en el Subsistema de activos Fijos Tangibles.

ANEXOS

Anexo No. 1: Acta de Declaración de Responsabilidad Administrativa.
Anexo No. 2: Activos Fijos Tangibles recibidos sin identificación y sin la documentación.

De existir alguna discrepancia con el contenido del informe, la entidad auditada debe comunicar los descargos a esta Unidad de Auditoría dentro de los 20 días hábiles siguientes de su recepción, de acuerdo a lo establecido en la Resolución 453 del 2006 del Ministerio de Auditoría y Control.

De acuerdo con la Resolución 103/04 del Ministerio de Auditoría y Control, la entidad deberá informar a esta Unidad de Auditoría en un término no mayor de 30 días naturales a partir de la fecha de recibido este informe, el plan de medidas para erradicar las deficiencias, así como informar el detalle de las medidas aplicadas.

De acuerdo a la Resolución No. 024/06 del Ministerio de Auditoría y Control deben informar a esta Unidad de un término no mayor de 7 días naturales las medidas disciplinarias que se proponen.

De acuerdo a lo establecido en el Decreto Ley 159 de la Auditoría capítulo IV, artículo 7, inciso (k) la entidad deberá informar a esta Unidad en un término no mayor de 180 días contados a partir de la fecha de terminación de la auditoría, la situación que presentan las deficiencias detectadas.

De acuerdo a lo establecido en el precitado Decreto Ley, capítulo 5, artículo 14, se debe discutir en el Consejo de Dirección de la entidad el resultado de la auditoría, siendo el máximo dirigente de la misma el máximo responsable de adoptar las medidas necesarias para erradicar las deficiencias consignadas.

Debemos patentizar el agradecimiento a los dirigentes y trabajadores que hicieron posible el desarrollo del trabajo.

Fraternalmente,

Tamara Bermúdez Sánchez
Auditor – Jefe de Grupo.
Reg xxxx

ANEXO No. 1

ACTA DE DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA

Nombre y Apellidos	Cargo	Hecho imputable
Rafael López Jiménez	Director Provincial	No garantizar que se cumplan las normativas de control interno en los Temas de Activos Fijos Tangibles y Administración y Custodia de los recursos al enviarse recursos sin la debida documentación.
José Rodríguez García	Director del Cine	No exigir oportunamente la documentación de los recursos recibidos, y conciliar las entregas de recursos según consta en expediente de obra

ANEXO No. 2

Activos Fijos Tangibles recibidos sin identificación y sin la documentación.

Descripción	Cantidad	Precio	Importe	Área
Video proyector	1	600.00	600.00	Proyección
Amplificador integsk	1	250.00	250.00	Proyección
Reproductor DVD	1	150.00	150.00	Proyección
Consola de 8 clt mano	1	95.00	95.00	Proyección
Horquilla colectora	1	40.00	40.00	Proyección
Banqueta p/horquilla	1	30.00	30.00	Proyección
Comodín de 2 gavetas	2	10.00	20.00	Proyección
Altavoz 2 vías 350	2	20.00	40.00	Salón
Altavoz ampliado	2	25.00	50.00	Salón
Micrófono dinámico	12	15.00	180.00	Salón
Pie de micrófono	12	5.00	60.00	Salón
Lector de CD	1	60.00	60.00	Proyección
Split LG loc	5	20.00	100.00	Salón
Split LG 5092	3	20.00	60.00	Salón
Split LG 5362	1	20.00	20.00	Salón
Total			1755.00

CONCLUSIONES

Durante la realización de este trabajo se comprobó que la auditoría es un proceso sistemático donde se obtienen y evalúan objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos, específicamente en el caso que nos ocupa, lo relativo a inversiones y activos fijos, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. Por otra parte nos ha permitido verificar el grado de cumplimiento de las legislaciones vigentes para el control y uso de los recursos asignados, comprobar el control interno de las Inversiones, así como verificar de forma general el cumplimiento de los procedimientos establecidos en las operaciones objeto de comprobación.

RECOMENDACIONES

Con la puesta en vigor de la Resolución 100 del 2004 del MAC recomendamos:

• Aplicar la auditoría realizada como un instrumento del control administrativo con la finalidad de salvaguardar los recursos materiales y financieros de la entidad.

BIBLIOGRAFÍA

1. Decreto Ley No. 159 De la Auditoría [en línea] Disponible en: www.cubaindustria.cu/ContadorOnline/Legislacion/Auditoría/DL_159.htm [Consulta: 26 agosto 2008].
2. OFICINA NACIONAL DE AUDITORIA [en línea] Disponible en: www.minauditoria.cu/documentos/legales/R-100-04.pdf [Consulta: 26 agosto 2008].
3. Manual del Auditor [en línea] Disponible en: mac.jovenclub.cu/documentos/ManualA/index.html [Consulta: 26 agosto 2008].
4. MINISTERIO DE AUDITORIA Y CONTROL RESOLUCIÓN No. 026 /06 [en línea] Disponible en: www.minauditoria.cu/documentos/legales/R-026-06.pdf [Consulta: 26 agosto 2008].

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