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OriginalLa auditoria constituye una herramienta de control y supervisión que contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la organización, y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organización, a la vez que se aplica dentro de un periodo determinado para conocer sus restricciones, problemas y deficiencias, como parte de la evaluación. Tomando en consideración lo anteriormente planteado, así como los resultados que se obtienen con la aplicación de una auditoria, constituye la razón por la cual se concibe este trabajo.
INTRODUCCIÓN
Nuestro país se encuentra inmerso en la lucha por alcanzar el desarrollo
de la economía y para lograrlo, los esfuerzos propios son la pieza
angular en todo el diseño y la ejecución de la política económica; y
esta no se puede materializar sin el fortalecimiento del control
económico y administrativo en las entidades, además se debe lograr la
máxima transformación y calidad de la información económica–contable,
tal como se plantea en la Resolución Económica del V Congreso del
Partido Comunista de Cuba: “el control oportuno y eficaz de la actividad
económica es esencial para la dirección a cualquier nivel “.
Pudiendo afirmar que en el proceso de reinserción de nuestra economía en
la economía mundial y tras la necesidad imperiosa de que las entidades
alcancen el nivel de competitividad internacional, es en la
contabilidad, aquella que refleja de manera fiel y precisa los hechos
económicos y el control interno, los dos pilares fundamentales en que se
deben basar para alcanzar dicho objetivo. En este contexto el sistema de
control interno asume un rol relevante; máxime cuando el país esta
trabajando para crear las condiciones necesarias para la implantación
definitiva de la Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y
Precios, donde se plasman las definiciones del Control Interno, el
contenido de sus Componentes y sus Normas.
La fundamentación teórica del presente trabajo es precisamente darle
cumplimiento a la Orden de Trabajo No. 05/12/07, emitida por la
Delegación Territorial de Auditoria y Control en Las Tunas, que prevé
ejecutar una auditoria Especial a la Unidad Presupuestada: “Z”, para lo
cual se aplicó el programa de auditoria concebido por el MAC para
evaluar el sistema de control interno.
Problema: El insuficiente control interno de los recursos monetarios
está incidiendo de forma negativa en los resultados de la unidad.
Objetivos:
• Verificar el grado de cumplimiento de las legislaciones vigentes
para el control y uso de los recursos asignados analizando el tema de
Tesorería y Efectivo.
• Comprobar el control interno del Efectivo y Recursos Monetarios en
Bancos.
• Verificar de forma general el cumplimiento de los procedimientos
establecidos en las operaciones objeto de comprobación.
Hipótesis: Si se realizara un estudio del control interno y este a su
vez sirviera como base para la preparación del Plan de Prevención esto
ayudaría a obtener los resultados deseados.
DESARROLLO
Según el Decreto Ley No. 159 del Ministerio de Auditoria y Control, esta
se define como: “un proceso sistemático, que consiste en obtener y
evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los
actos o eventos de carácter económicos – administrativos, con el fin de
determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los
criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las
personas interesadas. Se practica por profesionales calificados e
independientes, de conformidad con normas y procedimientos técnicos”.
Los objetivos fundamentales de la auditoria son:
• Evaluar el control de la activad administrativa y sus resultados.
• Examinar las operaciones contables y financieras y la aplicación de
las correspondientes disposiciones legales, dictaminando sobre la
racionabilidad de los resultados expuestos en los estados financieros,
así como evaluar cualquier otro elemento que, de conjunto, permiten
elevar la eficiencia, economía y eficacia en la utilización de los
recursos.
• Prevenir el uso indebido de recursos de todo tipo y propender a su
correcta protección.
• Fortalecer la disciplina administrativa y económica – financiera de
las entidades, mediante la evaluación de los resultados a quien
corresponda.
• Coadyuvar al mantenimiento de la honestidad en la gestión
administrativa y a la preservación de la integridad moral de los
trabajadores.
Tomando en consideración lo planteado con anterioridad se decidió
ejecutar una auditoria Especial, la selección del tipo de auditoria se
hizo teniendo como base lo establecido en el resuelvo primero de la
Resolución 100 del 11 de noviembre del 2004 del Ministerio de Auditoria
y Control, en su Anexo 1 Capitulo I y IV.
Se siguieron los procedimientos lógicos, llevando a cabo un orden
riguroso para realizar el trabajo de la forma más completa y viable
posible, con la debida calidad y con la mayor economía, eficiencia y
eficacia; garantizando el cumplimiento de los objetivos propuestos, y
logrando una adecuada interrelación de las diferentes etapas, las cuales
fueron:
• Preparación metodológica.
• Exploración.
• Planeamiento.
• Supervisión y revisión.
• Disposiciones legales y demás regulaciones.
• Controles de la administración.
• Evidencias.
• Confecciones y presentación del informe de auditoria.
Después de recibir la Orden de trabajo No 05/12/07 y conociendo que se
debe realizar una auditoria especial así como los objetivos de trabajo
propuestos para la misma, el supervisor, de conjunto con el jefe de
grupo y los auditores actuantes, se prepararon metodológicamente,
tomando en consideración el tipo de auditoria a desarrollar y la entidad
a auditar, analizando las auditorias realizadas a la misma y además el
banco de datos que se posee.
Se hace acto de presencia en la entidad, personándose ante el director
de la misma, mostrándole los documentos que acreditan que al menos el
supervisor y el jefe de grupo están inscriptos en el Registro de
Auditores de la Republica de Cuba, dejándole el original de la carta de
presentación.
Seguido de lo cual se realizó un recorrido por las oficinas y el resto
de sus instalaciones, luego se procedió a revisar los documentos de las
diferentes inspecciones y auditorias archivadas en el Expediente Único
de Auditorias en lo referente a la regulación 276 del 2003 del MAC, de
lo cual se dejo evidencia en los papeles de trabajo, haciendo las
anotaciones de las principales deficiencias en ellas detectadas.
Un paso importante lo constituye la realización de un buen estudio
preliminar de la entidad, como base para confeccionar el plan para
ejecutar la auditoria donde se seleccionan las áreas específicas a
controlar y la obtención de la información que se utilizará para
realizar el planeamiento.
Concluida la exploración se procedió a confeccionar el planeamiento de
la auditoria, esta etapa es esencial para el proceso, pues representa la
concepción estratégica formal de la actividad de control que se
desarrollará. En esta etapa se deben dejar definidos los objetivos, el
alcance y la metodología a utilizar. Además, en la misma se tuvieron en
cuenta los siguientes aspectos:
• Importancia y necesidad de los usuarios.
• Comprensión de las funciones o actividades.
• Leyes y regulaciones.
• Pronósticos y metas.
• Recursos.
• Operaciones.
Para los auditores constituye una decisión importante la determinación
de la cantidad y el tipo de evidencia que deben reunir, un aspecto
importante de esta decisión es la respuesta a la pregunta: ¿Que tan
grande debe ser la muestra seleccionada?
Entre los factores que debe tomar en cuenta el auditor al planear los
tamaños de las muestras se incluyen los siguientes:
• Control Interno
• Importancia del riesgo de auditoria
La determinación de las operaciones que serán verificadas y el alcance
de tal verificación es fundamentalmente, responsabilidad del jefe de
grupo, colegiada con el criterio del supervisor y oído el parecer de los
auditores actuantes.
El auditor selecciona las operaciones que serán examinadas, tomando en
consideración sus conocimientos acerca del control interno, la
importancia relativa de las operaciones, las áreas de riesgo y los tipos
de errores localizados en la presente y en anteriores auditorias;
precisando los costos, riesgos y beneficios que representa el tipo de
muestreo que se va a utilizar en cada caso.
Las técnicas de selección para el muestreo que se aplicaron en nuestro
trabajo fueron la aplicación de los procedimientos de cumplimiento y
sustantivo, y la técnica de selección de muestras utilizada fue al azar,
asegurando que todas las operaciones dentro del universo tengan la misma
posibilidad de ser seleccionadas, aplicándose las técnicas de auditoria
que posibiliten obtener las informaciones y comprobaciones necesarias
que permitan emitir la opinión profesional en la ejecución del trabajo.
La utilización de los procedimientos de muestreo es una de las razones
básicas de por qué el informe del auditor se ve como expresión de una
opinión y no como certificación absoluta del tema que se analiza.
Para llegar a la presentación del informe fue importante tener en cuenta
que:
- Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de
planeamiento, ejecución y el informe que se elabora, por tanto debe
cumplimentarse para su confección los siguientes requisitos:
• Deben expresar los objetivos, el alcance, la metodología y los
resultados de la auditoria interna.
• Incluir aquellos programas que se requieran confeccionar
específicamente para la ejecución de la auditoria interna.
• Ser completa y exacta, de forma que permita sustentar debidamente los
hallazgos, conclusiones y recomendaciones, así como demostrar la
naturaleza, el alcance y el trabajo realizado.
• Suficientemente claros, comprensibles y detallados, para que un
tercero, que no haya mantenido una relación directa con la auditoria,
este en capacidad de fundamentar las condiciones y recomendaciones
mediante su revisión y no debe requerir de explicaciones orales.
• Ser legibles y ordenados, o de lo contrario podrían perder su valor
como evidencia. Deben contener índices y referencias adecuadas.
• Contener la identificación del significado de marcas de revisión
utilizados por los auditores internos en los casos en que estas no estén
establecidas centralmente.
• Contener información relevante, esto es limitarse a los asuntos que
sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo
encomendado.
El trabajo desarrollado quedó sustentado en los papeles de trabajo y
fueron plasmadas en el informe las deficiencias detectadas que
cumplieran con la condición de relevantes, suficientes y competentes; el
cual se elaboró de acuerdo a las Normas para la presentación de informes
establecidas en la Resolución 100 del 11/noviembre del 2004 en su
Resuelvo primero, Capitulo IV “Normas de Información “del MAC.
Ministerio de Auditoria y Control
Monserrate No.213 Habana Vieja, Ciudad de La Habana.
Las Tunas, 16 de Diciembre del 2007
“Año 49 de la Revolución”
Orden de trabajo No. 05/12/07
Entidad auditada: “Z”
Dirección: Calle X, Número X Las Tunas.
Subordinada a: Ministerio X
Tipo de auditoria: Especial.
Fecha de inicio: 11 de Noviembre del 2007.
Fecha de terminación: 16 de Diciembre del 2007.
Auditoria ejecutada por: Delegación Provincial del MAC en Las Tunas.
Jefe de grupo: Beysi Batista Lorenzo.
INFORME DE AUDITORIA
INTRODUCCION
La Unidad Presupuestada “Z” tiene como actividad fundamental realizar
la formación del personal en licenciaturas en XXXX, controlar la calidad
de la formación integral de estos, realizar trabajos de investigación de
la disciplina pedagógica y de especialidades, a fin de realizar
actividades de extensión universitaria, brindar servicios de
transportación, comedor y cafetería a sus trabajadores en moneda
nacional, y comercializar de forma minorista a sus trabajadores
productos agrícolas excedentes del autoconsumo en moneda nacional, todo
ello aprobado en su objeto social según la Resolución 053 del Ministro
de XXXX, fechada el 25 de mayo del 2004.
La contabilidad se encuentra centralizada de forma automatizada en las
actividades de inventarios, activos fijos tangibles y consolidados de
Estados Financieros con el programa RODAS. El resto del trabajo se
efectúa de forma manual. La unidad tiene un centro contable y un almacén
ubicados en el municipio de Las Tunas, además de un comedor obrero y uno
de estudiantes.
Se comprobó la existencia del Expediente Único de Auditorias que
comprende los informes de las Auditorias y comprobaciones realizadas a
la entidad durante los últimos años.
La auditoria realizada tuvo los siguientes objetivos:
- Evaluar mediante pruebas de cumplimiento y sustantivas, la efectividad
de los sistemas de Control Interno en la entidad seleccionada, de
acuerdo con las normas y procedimiento establecido en la Resolución No.
297 del Ministerio de Finanzas y Precios del 23 de septiembre del 2003,
en el tema siguiente:
- Tesorería y Efectivo
- Evaluar el cumplimiento de la legislación vigente para el aspecto
señalado.
Los objetivos fueron alcanzados según lo previsto, se aplicaron las
indicaciones elaboradas por el Ministerio de Auditoria y Control en la
Guía emitida para el Control Nacional.
Se tomaron para la comprobación, por muestras, las operaciones
realizadas durante el II semestre del año 2007. La revisión se realizó
de forma detallada, incluyendo los cálculos y anotaciones realizadas en
los documentos, registros y submayores que fueron objeto de
verificación.
En las verificaciones efectuadas se aplicaron las Normas para Auditores
Gubernamentales, no existiendo limitantes para alcanzar el cumplimiento
de los objetivos propuestos.
CONCLUSIONES
Por los resultados obtenidos en las verificaciones realizadas se evalúa
de MALO el grado de cumplimiento de los Procedimientos de Control
Interno Contable y Administrativo que ejerce la entidad sobre los
recursos que fueron objeto de verificación, criterio sustentado en:
- Designar como cajera a la Técnico en Gestión Económica que entre sus
funciones es contrapartida de las operaciones que ocurren en la caja.
- Presentan incumplimiento de los procedimientos mínimos del Control
Interno y Contable con relación a los recursos monetarios.
- No se tiene implementado en su totalidad el control de las tarjetas
magnéticas.
- La implementación de la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de
Finanzas y Precios en el área de la Subdirección de Economía y Servicios
no esta diseñado y en el resto de las áreas evaluadas es insuficiente su
aplicación al presentar violaciones de los componentes y normas.
- Los Planes de Prevención en las áreas visitadas no son efectivos ya
que de todas las deficiencias detectadas ninguna constituye una posible
manifestación ni está determinado como punto vulnerable.
RESULTADOS
Tesorería y Efectivo
1- La cajera en funciones es la técnico en gestión económica que revisa,
contabiliza y custodia los reembolsos del fondo fijo, no existiendo
contrapartida en algunas de las transacciones que realiza (P/T No. 2-14,
Pág. 2).
2- No existe plan de arqueos (P/T No. 3-14, Pág. 3).
3- Al efectivo por depositar al banco en el periodo 1ro. de junio al 30
de Noviembre del 2007 no existe evidencia documental de que se le
efectuaran arqueos, y en los fondos para cambio desde el 1ro de Julio al
30 de Noviembre del 2007. (P/T 3-14, Pág. 3).
4- En el Estado Financiero de agosto del 2007 la cuenta 105 Efectivo por
depositar al banco no refleja saldo, existiendo recibos de efectivo en
caja emitidos los días 30 y 31 de agosto del 2007 por un importe total
de 5,697.62 pesos y depositados en el mes de septiembre, afectando la
veracidad de las informaciones que brinda la entidad y no existe
evidencia documental de haberse arqueado (P/T7-14, Pag7).
5- En el deposito al banco No. 5 por un importe 1,878.95 pesos se excede
el termino aprobado por la entidad para depositarlo al banco que es de
10 días, considerando que este término crea causas y condiciones para
que este presente la comisión de hechos delictivos .(P/T No 6-14, Pág.
6).
6- El vale para pagos menores No. 169 del 5/09/07 ampara un anticipo
para dietas en la filial de Puerto Padre sin tener esta dependencia las
medidas de seguridad mínimas para la custodia de recursos monetarios
según manifiesta Justina Cancela Pérez, Jefa del Departamento de
Contabilidad, siendo evidente que el efectivo que allí se manipula para
el pago de salarios y estipendios mensualmente no posee la seguridad y
custodia requerida, lo que crea las condiciones para que esté presente
la comisión de hechos delictivos. (P/T No. 2-14, Pág. 2).
7- No se cumplimentan los procedimientos para el control de las Tarjetas
Magnéticas en los aspectos contables No. 11, 12 y 13 recogidas en la
Circular 02 del 24 de febrero del 2005 del Ministerio XXXX. (P/T No.
8-14, Pág. 8).
8- La cuenta 101 Fondo para Pagos Menores, presenta diferencias entre el
efectivo arqueado al final del mes y el saldo del submayor al cierre de
los meses de agosto, septiembre y octubre del 2007 provocados por
errores de procedimientos al no disminuirle los anticipos liquidados y
no reembolsados al final de cada periodo contable afectando la
razonabilidad de esta cuenta en los meses antes señalados (P/T No. 9-14,
Pág. 9).
9- Interrelación de las deficiencias con las normas por componentes (P/T
No. 1-14, Pág. 1)
- Componente Ambiente de Control, Norma de Integridad y Valores Éticos,
al no mantener íntegramente los recursos monetarios.
- Norma de asignación de Autoridad y Responsabilidad, al asignar la
responsabilidad de la custodia de la caja a la persona que ejerce la
contrapartida de las operaciones de caja en el área contable.
- Componente Actividad de Control, Norma de Coordinación entre Áreas, al
no efectuar chequeos periódicos al efectivo por depositar al banco.
- Norma de Registros oportunos y adecuados de transacciones y hechos, al
no registrar las operaciones en el momento que ocurren.
10- Interrelación con el Plan Prevención
Causas y condiciones: Falta de integridad y valores éticos en la
custodia del efectivo, incumplimiento de los procedimientos establecidos
para supervisar el efectivo en caja.
Plan de prevención: Esta definido como punto vulnerable la caja, pero
estas deficiencias no se encuentran incluidas como posibles
manifestaciones.
Opinión del auditor: Independientemente que esta confeccionado el Plan
de Prevención no se encuentra identificada esta posible manifestación,
por lo que no es efectivo.
11- Documentos ocupados
De existir alguna discrepancia con el contenido del informe, la entidad
auditada debe comunicar sus descargos a la Delegación Provincial del
Ministerio de Auditoria y Control dentro de los 5 días hábiles
siguientes a su recepción de acuerdo a lo establecido en la Resolución
No. 419 del 2006 de dicho Ministerio.
De acuerdo a lo establecido en el Decreto Ley No. 159 de la auditoria,
capitulo V, articulo 14, se debe discutir en el Consejo de Dirección de
la entidad el resultado de la auditoria, siendo el máximo dirigente de
la misma el responsable de adoptar las medidas necesarias para erradicar
las deficiencias consignadas.
Deseamos patentizar nuestros agradecimientos a los dirigentes y
trabajadores de la entidad por la colaboración prestada durante la
realización de la auditoria.
Fraternalmente,
Beysi Batista Lorenzo.
Auditor Jefe de Grupo:
No. Registro de Auditores 555.
ANEXO No. 9
Orden de Trabajo: 05/12/07.
ACTA DE DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA.
Con la puesta en vigor de la Resolución 100 del 2004 del MAC
recomendamos:
• Estudiar y aplicar este cuerpo legal por parte de los directivos y
auditores de las entidades del país permitiéndole mayor efectividad en
la ejecución de las auditorias y controles internos.
• En la supervisión a las auditorias se debe aplicar esta legislación
con el rigor que se necesita.
BIBLIOGRAFIA
• Decreto Ley 159 del Ministerio de Auditoria y Control.
• Resolución 100 del 11 de noviembre del 2004 del Ministerio de
Auditoria y Control
• Manual del Auditor del Ministerio de Auditoria y Control.
• Resolución 26 del 2006 del Ministerio de Auditoria y Control.
• Resolución 13.
