Auditoría al Segmento de Propiedad en una Empresa.
SEGMENTO: Trozo o parte cortada o separada de una cosa.
El segmento de la propiedad representa todas las adquisiciones propiedad de la entidad, que mantiene para llevar a cabo sus operaciones, dar servicio a sus clientes y/o desarrollar para su explotación en varios periodos contables.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
La normatividad aplicable al segmento de la propiedad se encuentra en las siguientes disposiciones de las Normas de Información Financiera (NIF):
Cuenta————————- NIF aplicable
Activos fijos——————-C-6. Propiedades, planta y equipo
Activos intangibles———-C-8. Activos intangibles
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (ACTIVO FIJO)
El activo fijo representa aquellos bienes duraderos cuyo propósito es ser utilizados por la entidad en el curso de sus operaciones, ya sea para elaborar sus productos, prestar sus servicios o poner a disposición de sus clientes para uso.
La NIF C-6 (2015) define las propiedades, planta y equipo como “Los activos tangibles que:
a. Posee una entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos, sin un propósito inmediato de venderlos.
b. Se espera emplearlos generalmente durante más de un año o de un ciclo normal de operaciones.
c. Su costo se recuperará precisamente mediante la obtención de beneficios económicos futuros.
d. Salvo algunas excepciones, están sujetos a depreciación.
Los principales rubros que podemos considerar en esta partida son (NIF C-6):
Terrenos
La partida denominada terrenos representa el importe de los predios que una entidad posee.
De acuerdo con la NIF C-6 (CINIF, 2015), el costo de adquisición de esta partida debe incluir:
•Precio de adquisición.
•Gastos notariales, incluidos honorarios.
•Indemnizaciones o privilegios pagados sobre la propiedad a terceros. •Comisiones a agentes.
•Impuestos relacionados con la traslación de dominio.
•Costos de demoliciones, limpia y urbanización para su uso.
DEPRECIACIÓN :
La NIF C-6 define la depreciación como “La distribución sistemática y razonable en resultados del monto depreciable de un componente a lo largo de su vida útil”.
Tal como lo establece la normatividad, la depreciación debe reconocerse en los resultados de la entidad en el renglón de costos o gastos, dependiendo del tipo de bien depreciado. Es importante reconocer que la depreciación es un proceso de distribución del costo de los activos fijos durante su vida útil.
La depreciación se calcula aplicando métodos y bases de manera consistente considerando el momento en que estén disponibles para su uso.
ACTIVOS INTANGIBLES
Conforme a lo señalado en la NIF C-8, los activos intangibles “son activos no monetarios identificables, sin sustancia física, que generarán beneficios económicos futuros controlados por la entidad”. En otras palabras, podemos decir que los activos intangibles de la organización son aquellos que no poseen sustancia física pero que son adquiridos o desarrollados por la entidad para el uso o explotación en sus operaciones normales.
AMORTIZACIÓN
La amortización es el proceso de distribución sistemática del costo de un activo intangible de vida definida, entre los años de su vida útil estimada (NIF C-8). Este proceso permite reconocer en los resultados el gasto proporcional aplicable a cada periodo contable.
Entre los activos de este tipo que las entidades manejan con frecuencia están:
• Gastos de organización.
• Gastos de instalación.
• Crédito mercantil.
En el segmento de la propiedad, se reconocen partidas que se consideran se clasificaban como activo fijo pero también abarcan los activos intangibles, así como la depreciación y amortización correspondiente.
SISTEMAS DE OPERACIÓN Y CONTROL TÍPICOS
Las organizaciones dejan constancia de los movimientos en sus activos fijos e intangibles por medio de:
DOCUMENTOS:
* Órdenes de compra
* Planes de inversiones
* Facturas
* Solicitudes de transferencias
Documentos que acrediten la propiedad industrial (marcas, patentes):
–Títulos de concesión
–Títulos de propiedad
–Control de depreciaciones y amortizaciones –Formatos de alta y baja de activos
–Registro de inventarios de activos.
USO DE BASES DE DATOS:
* Registros de activos RRRegistros contables.
El segmento de la propiedad debe apegarse al cumplimiento de los objetivos del control interno relacionados
con la autorización, el procesamiento y la clasificación de transacciones, su verificación y evaluación, así como la salvaguarda física de los activos.
DE AUTORIZACIÓN
•Autorización por parte de la dirección del método y las políticas de valuación de activos, capitalización, actualización, depreciación y amortización.
•Aprobación de la administración de la entidad para adquisición, venta, retiro, destrucción y gravamen de activos, por medio de políticas establecidas.
DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES
•Debe existir la documentación que soporte la propiedad de los activos y ésta debe conservarse facilitando su localización y control.
•Se deben establecer reglas claras de capitalización para distinguir la adquisición de activos de aquellas erogaciones que sólo son para su mantenimiento o reparación.
•Establecer procedimientos para el registro y el control de los anticipos a proveedores o constructores.
•Información al área de contabilidad de las bajas de activos.
•El registro de los activos deberá hacerse agrupando de manera homogénea los bienes que por su naturaleza son similares, ya sea por sus características, depreciación o amortización.
•Identificación y localización de los bienes por medio de la existencia de registros que permitan conocer sus características físicas y cuantitativas.
•Conciliación entre los saldos contables y los registros individuales.
•Aplicación de sistemas de información que permitan reconocer los efectos de inflación en los bienes.
•Existencia de registros que identifiquen las erogaciones que originaron los activos, así como las bases ocupadas para su depreciación y amortización.
DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN
•Deben existir procedimientos que comprueben la recepción y el registro adecuado de los bienes adquiridos.
•Comprobación de la existencia de los bienes y sus condiciones físicas.
•Revisión periódica del avance en construcciones e instalaciones no concluidas para registrar oportunamente su avance.
•Debe revisarse constantemente la vigencia de los beneficios futuros que puede proporcionar un activo, ya que por situaciones ajenas éste puede modificarse.
DE SALVAGUARDA FÍSICA
•Debe existir una división de las funciones de adquisición, custodia y registro de activos, con la finalidad de tener una vigilancia constante entre los involucrados en dichas funciones.
•Aseguramiento de los bienes para su protección.
•Salvaguarda de la documentación comprobatoria de la propiedad de los activos.
•Los bienes fácilmente transportables deben estar bajo resguardo de un número limitado de personas y asignárseles lugares específicos para su almacenamiento.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
APLICACIÓN PRÁCTICA DEL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO AL SEGMENTO DE LA PROPIEDAD
Considerando lo anterior, el auditor debe establecer las pruebas sustantivas que requiera de acuerdo con
las características que ha encontrado en la entidad, revisando algunas de las siguientes opciones:
RELACIONADAS CON LA REVISIÓN DE LA PROPIEDAD:
•Examen de la documentación que ampare las adquisiciones, así como su respectiva autorización.
•Si se trata de importaciones, examinar la documentación que respalde la introducción al país de los bienes.
•Para el caso de los inmuebles, se solicita al Registro Público de la Propiedad la certificación que permita constatar la inscripción del bien y el acreditamiento de la titularidad así como los gravámenes que existen sobre los bienes de la entidad.
•Verificar la existencia de cotizaciones, autorización de pedidos, documento de recepción del bien, avance de obra, entrega de obra; corroborando la división de funciones al momento de la autorización.
•Existencia de formatos de control, registros y sus respectivos archivos.
PARA LA VERIFICACIÓN DE LA EXISTENCIA E INTEGRIDAD:
REVISIÓN ANALÍTICA
El Boletín 6150 (CONAA, 2015) recomienda realizar la revisión analítica del rubro de inmuebles, maquinaria y equipo poniendo atención en la identificación de los cambios, variaciones o transacciones que no se consideran como usuales; por lo que el auditor puede aplicar los siguientes procedimientos:
a) Comparación de cifras históricas y actualizadas del periodo actual con las de ejercicios anteriores, para juzgar si las variaciones originadas y tendencias presentes son lógicas.
b) Análisis de razones financieras que permitan identificar las variaciones y tendencias, así como juzgar su razonabilidad en relación con el comportamiento del negocio y su entorno.
c) Comparación de cifras que la entidad posee con la información disponible de otras entidades del mismo ramo.
d) Obtener información relacionada con las variaciones y de cualquier relación no usual e inesperada, tanto del periodo auditado como el anterior, y los presupuestos.
REGLAS DE PRESENTACIÓN Y VALUACIÓN
Conforme a la normatividad vigente, los activos considerados como fijos o intangibles deben valuarse a su costo de adquisición.
Así que el auditor examinará la aplicación de las reglas de valuación ocupando alguna de las técnicas propuestas en los Boletines 6150 y 6160 de las Guías de Auditoría, por ejemplo:
* Verificar que los cargos por mantenimiento y reparación no se incluyan como parte del activo.
* Comprobar que los bienes se encuentren asegurados y protegidos.
* Realizar una investigación sobre compromisos, restricciones y gravámenes que tengan los bienes de la entidad.
* En el caso de intangibles, su capitalización se realiza cuando hayan sido comprados, desarrollados internamente o adquiridos de otra manera.
* Verificar la existencia de políticas de capitalización y periodos de amortización para los diferentes intangibles y que se apeguen a la normatividad.
* Examen de la aplicación consistente de los métodos de registro en cuanto a capitalización, depreciación y amortización, los cuales deben apegarse a normas de información financiera.
* Revisión de los conceptos que muestran las órdenes de trabajo para juzgar si su aplicación es adecuada.
* Verificar la correcta actualización del costo histórico del bien, así como de su depreciación, amortización y efecto en los resultados del ejercicio.
* Comprobar que el resultado por ventas o retiros de activos se encuentre registrado y la depreciación o amortización acumulada se haya cancelado correctamente.
* Verificar que los bienes dados de baja no están dentro de la entidad.
* Corroborar que el tratamiento contable de las herramientas y moldes, adaptaciones y mejoras, se haya efectuado conforme a las políticas establecidas y revisar el cálculo de depreciación y amortización, así como su registro.
En cuanto a la revisión de la presentación y la revelación de las propiedades, planta, equipo e intangibles, el auditor puede aplicar los siguientes procedimientos:
EL SEGMENTO DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES EN LAS UTILIDADES (ISR Y PTU)
Como ya se comentó, en términos de normatividad contable (NIF D-4), el impuesto debe reconocerse como un gasto que disminuye los resultados del ejercicio y como parte de las obligaciones a corto plazo de la entidad (pasivo a corto plazo).
En la estructura del sistema contable, deben identificarse cada uno de los impuestos a los que está sujeta la entidad, por lo que en este caso se debe separar cuenta por cuenta tanto el ISR como la PTU.
El artículo 16 de la LISR señala que las personas morales, residentes en el país, acumularán la totalidad de los siguientes ingreso.
