Gestión financiera por proyectos en una Universidad de Venezuela

Autor: Shiu Karelis Fernández Guillen

Gestión financiera

12-04-2012

A tal efecto, los procedimientos contables, constituyen una serie de acciones precisas que se realizan en forma repetitiva de acuerdo a las necesidades administrativas, contables y operativas que tengan los organismos o las instituciones, tanto públicas como privadas, en la realización de sus actividades, en las cuales se toma como punto de partida, los propósitos y objetivos de la empresa, a fin de diseñar un sistema en perfecta correlación entre los objetivos, los recursos financieros disponibles, informes periódicos y el proceso de control, para la buena marcha de la misma.

Cabe destacar, que todos estos procedimientos son tomados en consideración en la ejecución de la función administrativa en las empresas u organizaciones comerciales, pero también en el ámbito educativo, y específicamente en las universidades, ya que las mismas deben y tienen que manejar dentro de su área administrativa procesos o procedimientos que les permitan cumplir con los lineamientos o las políticas establecidas por sus autoridades internas.

Por tanto, la necesidad de adaptarse a los nuevos cambios y la nueva forma de concebir a las universidades hace del presupuesto por proyecto un factor determinante para lograr la excelencia en la gestión financiera de estas organizaciones. En este punto, la función de dirección conlleva una serie de responsabilidades que de no ser tomadas en consideración de forma correcta, puede acarrear grandes problemas en el proceso administrativo interno de las universidades y errar los objetivos de la gestión administrativa.

A tal efecto, es pertinente indicar que una gestión administrativa con calidad es aquella que a criterio de la maestrante, permita el mejoramiento continuo y la optimización en el uso de recursos financieros para que las universidades funcionen bajo una perspectiva profesional permitiendo su crecimiento y desarrollo.

Al respecto, Olmos, C. (2009) señala que “…la gestión financiera de las empresas, y las funciones que dentro de ellas se enmarcan, es uno de los aspectos más críticos en la gestión empresarial”. De ahí que es importante analizar en el contexto de este estudio dos procesos básicos, la planificación y control presupuestario; los cuales dentro de la Universidad Bolivariana de Venezuela (UBV) - sede valles del Tuy, presentan fallas que traen consigo atrasos administrativos y no permiten brindar soluciones a todas las necesidades que tiene esta casa de estudios.

En virtud de esta apreciación, resulta oportuno indicar que el proceso de planificación presupuestaria es crítico en la UBV – sede valles del Tuy, pues es la herramienta que permite a la misma el cumplimiento de su misión, a corto plazo, ya que este proceso prepara o establece planes detallados usualmente a un año, para las funciones, actividades, y departamentos de la institución, sin embargo, la maestrante señala que en su carácter de universidad con sus principios fundamentales de equidad, igualdad, transparencia y justicia social, la UBV, crece con rapidez en relación a los años posteriores a su creación en 2004, 2005, 2006, y en la actualidad continua su desarrollo organizativo estableciendo estructuras y departamentos que operacionalizan funciones administrativas fundamentales en toda institución pública, las cuales demandan un mayor presupuesto.

Indica además, que dentro de la dirección de administración de la UBV- sede valles del Tuy, convergen otras dependencias que hacen vida financiera y que a pesar de que se hacen esfuerzos para mantener una buena gestión, los mismos no reciben de la sede principal partidas presupuestarias independientes, lo que aunado al continuo aceleramiento de esta casa de estudios, hace que se omitan procesos que son primordiales en el área de administración financiera.

Partiendo de esta afirmación, el presente estudio se orienta a la búsqueda de estrategias que mejoren la gestión financiera presupuestaria que existen en la Universidad Bolivariana de Venezuela – sede valles del Tuy. De tal manera, que por las razones antes señaladas, el problema a resolver se concreta de la siguiente forma: ¿Cómo mejorar la gestión financiera presupuestaria por proyecto en la UBV- sede valles del Tuy, para cubrir los gastos de funcionamiento de la institución?

Todo antes indicado conlleva a diseñar el presente sistema de objetivos:

Objetivo general

Implementar estrategias administrativas que optimicen la gestión financiera presupuestaria por proyectos en la Universidad Bolivariana de Venezuela – Sede Valles del Tuy con el fin de mejorar sus procesos financieros a través de una toma de decisión efectiva a nivel gerencial.

Objetivos Específicos

1. Identificar en el marco teórico referencial los elementos que permitan conformar estrategias administrativas financieras que optimice la gestión presupuestaria por proyectos en la Universidad Bolivariana de Venezuela – Sede Valles del Tuy.

2. Identificar los procesos administrativos financieros que se realizan en la Universidad Bolivariana de Venezuela – Sede Valles del Tuy para cumplir con la gestión presupuestaria por proyecto.

3. Diseñar estrategias administrativas financieras que optimice la gestión financiera

presupuestaria por proyectos en la Universidad Bolivariana de Venezuela – Sede Valles del Tuy con el fin de mejorar sus procesos financieros a través de una toma de decisión efectiva a nivel gerencial.

De esta forma se plantea como hipótesis de investigación la siguiente: Si se diseñan estrategias administrativas para maximizar los recursos financieros que cubran las necesidades básicas de la UBV-eje Valles del Tuy, en el municipio Tomás Lander, es posible contribuir a la mejora de su gestión financiera por proyecto.

En cuanto al grupo de herramientas utilizadas en la investigación para la recolección de datos, se mencionan: la encuesta, el cuestionario, la entrevista y la revisión documental. Finalmente, la investigación culminó con el diseño y propuesta de estrategias administrativas, orientadas a mejorar la gestión financiera presupuestaria por proyecto que existe en la Universidad Bolivariana de Venezuela – sede valles del Tuy.

A fin de lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos, se desarrolló el análisis de toda la información recopilada, lo se realizó siguiendo el esquema diseñad en el hilo conductor, que se muestra en la figura 1.

Hilo Conductor

Figura 1. Hilo Conductor. Fuente: Fernández, S. (2012)

Es importante indicar, que toda la información recopilada y analizada durante la investigación, permitió llegar a la conclusión que la nueva forma de presupuestar en las universidades venezolanas, es un avance dentro del mundo financiero, pero indudablemente todo cambio requiere de un estudio profundo del mismo y de la capacitación de las personas involucradas con el fin de garantizar su ejecución y el logro de los objetivos de las metas trazadas. Además que los mecanismos institucionalizados son indispensables para que las universidades adopten las mejores vías a fin de satisfacer la exigencia de presentar el presupuesto bajo los parámetros de una nueva técnica, y así disminuir los errores administrativos que hay en estas instituciones y logren desarrollar un comportamiento que les permita responder con éxito a los entes reguladores, pero evidentemente, la adopción de los presupuestos por proyectos y acciones centralizadas deben y tienen que ser conocidas por todos los involucrados en el área administrativa de las universidades, ya que el conocimiento de esta nueva forma de gestión financiera, amerita de su manejo y de los procesos adecuados a fin de evitar atrasos administrativos que al final, permitirán brindar soluciones a todas las necesidades que tienen los recintos universitarios.

Sin embargo, el estudio reflejo la inexistencia de una estrategia administrativa que favorezca la gestión presupuestaria financiera y coadyuve a desarrollar los procesos financieros de una manera eficaz, eficiente, consonó con los principios de la administración pública, así como también la falta de la falta de un manual de normas y procedimientos que permita desarrollar los procesos administrativos presupuestarios por proyectos; la ausencia de información acerca de cómo se deben llevar a cabo dichos procesos y las actividades referentes a los procedimientos presupuestario, así como también la necesidad de capacitación de los coordinadores y jefes de unidades sobre el tema y como punta de lanza la poca comunicación que hay por parte de los jefes de proyectos (Caracas) hacia los jefes de proyectos valles del Tuy. Todas estas carencias inciden de forma negativa en el proceso administrativo de acuerdo a los resultados de los instrumentos y a la opinión directa de los entrevistados.

Una vez analizada toda la información resultante de la aplicación de los instrumentos, la investigadora pudo determinar, que las necesidades administrativas más notables proyectadas por los mismos son:

1. Establecer dentro de la UBV - valles del Tuy, un conjunto de políticas y estrategias orientadas a favorecer la ejecución financiera- presupuestaria por proyectos que permita a los Coordinadores y jefes de unidades fortalecer y apropiarse de la información y de los recursos financieros necesarios para lograr las metas planteadas en Plan Operativo Anual Institucional.

2. Promover la ejecución-financiera por proyectos mediante la capacitación o adiestramiento para todo el personal directivo (coordinador (a), o jefes de unidades, con la cual los mismos puedan ser capaces de discutir, planificar, organizar, ejecutar y a su vez solicitar recursos ante sus jefes de proyectos (Caracas) para que favorezcan a la UBV ejes valles del Tuy, para cubrir sus necesidades mínimas administrativas.

3. Mantener una comunicación efectiva dentro de la UBV – eje valles del Tuy, para que todos los involucrados en el proceso trabajen en conjunto hacia la búsqueda, definición, análisis y solución de problemas, así como en la toma de decisiones tácticas y estratégicas, en la medida en que atiendan y desarrollen el presupuesto-financiero del cual disponen.

4. Mejorar y lograr la aplicación consecuente de los lineamientos emanados del gobierno central en especial, La ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público (2003) para ejecutar y aplicar el presupuesto-financiero por proyectos y para que se produzca la sinergia pertinente entre los jefes de proyectos de Caracas y Valles del Tuy, a fin de eliminar las deficiencias y así dar paso a una transformación constante en la búsqueda colectiva de soluciones administrativas a los problemas y a una conjunta proyección de las principales decisiones estratégicas que necesita la UBV valles del Tuy, en cuanto al plan Operativo anual, el presupuesto y las finanzas para cumplir con sus objetivos y metas trazadas.

Resumiendo esta parte de la investigación realizada se indica que los cambios y transformaciones que van sufriendo las finanzas en Venezuela, con respecto a la ejecución presupuestaria por proyectos, requieren de la anulación de los anteriores paradigmas de la ejecución presupuestaria por programas, que no formaba coordinadores ni jefes de unidades responsabilizados o apropiado de los conocimientos necesarios para ejecutar el presupuesto, sobre todo con capacidad de pertinencia y sin perder la calidad de la gestión a través de la formación requerida para los niveles de dirección que son necesarios en la administración de recursos financieros, para llevar a cabo los planes del gobierno venezolano enmarcados en el socialismo del siglo XXI.

Partiendo de lo anterior, la propuesta pretende brindar a la UBV – sede valles del Tuy, estrategias administrativas que le ayuden optimizar su gestión financiera presupuestaria, por lo tanto se consideraron los siguientes objetivos para el diseño de las mismas:

- Organizar a los jefes de proyectos y de grupo objetos de estudio, a los fines de que los mismos se identifiquen con esta nueva técnica y garanticen el logro del presupuesto por proyectos, no sólo para cumplir con sus deberes, sino para que lo hagan cumplir y hacerlo más allá de las metas esperadas.

- Beneficiar a los coordinadores y jefes de unidades con el sistema y el proceso del presupuesto por proyecto, y rechazar la desinformación administrativa que rompe con lo establecido en la LOAFSP y respaldar el desarrollo de la UBV - eje valles del Tuy, en cuanto a los métodos de trabajo innovadores que apoyen la toma de decisiones del nivel directivo e incrementar el compromiso administrativo.

- Impulsar el proceso de adiestramiento del personal, a fin de formar una directiva y una organización capacitada que apoye el presupuesto por proyectos y fomente el talento organizacional y profesionalismo de quienes hacen vida en la UBV eje-valles del Tuy, todo ello orientado al logro de los objetivos trazados.

- Proponer oportunas soluciones, eficaces y eficientes que tiendan a derribar obstáculos, romper paradigmas y brindar un mejor desempeño frente a la toma de decisiones para la resolución de los conflictos originados de la nueva técnica del presupuesto por proyectos.

- Incentivar la retroalimentación ya que los coordinadores y jefes de unidades deban aprender a desarrollar y circular la información presupuestaria para que sea del conocimiento público y así garantizar la transparencia financiera administrativa para el logro del plan operativo anual institucional.

En vista de lo indicado anteriormente, para diseñar las estrategias administrativas necesarias para la realización o ejecución del presupuesto financiero por proyectos, la autora consideró oportuno en primer término, la elaboración del diagnóstico de la organización para así tener conocimiento de las debilidades que existen en la sede UBV Eje- valles del Tuy, el cual ejecutó como se indicó en el capítulo anterior mediante la matriz DAFO, método complementario de la Gerencia Estratégica, que ayuda a determinar como lo señala Serna (2008), si la organización está capacitada para desempeñarse en su medio, de allí que con este método o análisis relacionado con el tema, la maestrante podrá así desarrollar estrategias que permitan atenuar o eliminar las problemas encontradas.

En virtud de lo antes indicado la estrategia N°1, surge de la oportunidad de Información disponible a nivel de Estado sobre la técnica de presupuesto por proyecto, no manejada en la sede por los Directores y Jefes de Unidades aunque los mismos están comprometidos para asumir las responsabilidades de la Ejecución Presupuestaria por proyectos y los principios de la administración pública, lo cual obliga a la aplicación de la táctica indica en la tabla 1.

Estrategia 1: Estrategia maxi-maxi: F1 O3

Mejorar el sistema administrativo para la ejecución del presupuesto por proyectos en la UBV Eje-Valles del Tuy que deben seguir los coordinadores y jefes de unidades, para favorecer la toma de decisiones con respecto al mismo siguiendo los principios administrativos.

Tabla 1. Plan de actividades estrategia 1.

Plan de actividades estrategia 1

Fuente: Fernández, S. (2012).

En este mismo orden de ideas la estrategia N° 2, parte de la falta de capacitación que influye en forma negativa en el proceso financiero presupuestario por proyecto, actividades que cuenta con el respaldo del Ejecutivo Nacional a través de los ingresos ordinarios aprobados en el presupuesto UBV y extraordinarios por vía de créditos adicionales, en el que se encuentran inmersos los recursos para la capacitación y adiestramiento de personal, partida establecida para tal fin.

A tal efecto se diseña la mencionada estrategia, tal y como se observa en el la tabla N° 2.

Estrategia 2: Estrategia Mini-Maxi: D3 O1:

Incrementar los procesos de capacitación y adiestramiento de los coordinadores y jefes de unidades en las áreas de planificación-presupuesto-administración y finanzas para el fortalecimiento de la dirección y gerencia de la UBV- valles del Tuy.

Tabla 2. Plan de actividades estrategia 2.

Plan de actividades estrategia 2

Fuente: Fernández, S. (2012).

En relación con la última estrategia, se evidenció a través del análisis FODA, la Falta de Información sobre cómo se deben llevar a cabo los procesos administrativos y las actividades referentes a los procedimientos presupuestario por proyecto los aunado a la Falta de sinergia en los procesos administrativos entre la Sede Caracas y Valles del Tuy, conlleva a la siguiente Estrategia N° 3 (Ver tabla 3):

Estrategia 3: Estrategia Mini-Mini: D2 A4

Propuesta para la elaboración de un manual de normas y procedimientos para la ejecución del presupuesto-financiero por proyectos que sea direccionado a los coordinadores y jefes de unidades para mejorar el sistema de información interno en la UBV Valles del Tuy y sirva de conexión con la UBV sede caracas para el mejor funcionamiento de los procesos administrativos.

Tabla 3. Plan de actividades estrategia 3.

Plan de actividades estrategia 3

Fuente: Fernández, S. (2012).

Conclusiones generales

1. El gerente, director o coordinador administrativo financiero tiene varias áreas de trabajo a su cargo, en primer lugar se ocupa de la optimización del proceso administrativo, el manejo de la empresa o institución y el inventario, y todo el proceso de administración financiera de la organización. Además dentro de sus funciones aplica el análisis de los aspectos financieros de todas las decisiones; en la cantidad de inversión necesaria para alcanzar las metas esperadas. Por otra parte debe proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las operaciones de la organización y maximizar el valor de la misma. Asimismo, debe de cumplir el con el proceso administrativo de organizar, dirigir, coordinar y controlar todas las actividades administrativas relativas a su área.

2. En función de las necesidades de administrativas financieras de la sede UBV – valles del Tuy, fundamentadas en los principios de la administración financiera y los señalados en la Constitución y demás leyes especiales que regulan la materia, se hace necesario:

- Implementar estrategias administrativas que permitan optimizar la financiera presupuestaria por proyectos para lograr un proceso eficiente, eficaz, transparente, responsable, incluyente, que se adecue a las necesidades del colectivo y que brinde una rendición de cuentas, honesta, clara, y cónsona con los lineamientos que exige el proceso revolucionario.

3. Lograr el aprovechamiento adecuado de los recursos humanos del área administrativa, mediante la capacitación, adiestramiento y una adecuada gestión del conocimiento, que engrandezca los talentos humanos intangibles que existen en la sede.

4. Al análisis de los resultados de la matriz DAFO y la elaboración de las estrategias permitió concluir la necesidad de desarrollo e implementación de un manual de normas y procedimientos administrativos que facilite la gestión directiva.

5. Finalmente mediante la encuesta y la entrevista aplicadas en la investigación se pudo detectar que en la sede UBV – Valles del Tuy, la mayoría de los coordinadores o jefes de unidades son docentes salvo ciertas excepciones, pero no son administradores propiamente dicho, por lo que se amerita una capacitación enfocada al área administrativa, que les brinde las herramientas necesarias para desempeñar sus funciones administrativas con las habilidades y destrezas que requiere esta profesionalización para el mejor logro de la gestión administrativa.

Shiu Karelis Fernández Guillen - shiu_fernandez@hotmail.com.ar

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