Control Presupuestal: Consiste en la comparación de las cifras presupuestarias con las reales. Las comparaciones en el presupuesto se realizan con:
- El presupuesto original anual
- El presupuesto ajustado realizado en períodos pre determinados
- El presupuesto ajustado realizado en períodos no pre establecidos
Las comparaciones permiten establecer si los desvíos o variaciones están o no bajo control o están sujetos a decisiones propias de la gestión.
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PRINCIPIOS DE CONTROL
Son:
1)Reconocimiento
2)Excepción
3)Normas
3)Conciencia de Costos.
Es la Vigilancia de las diferentes funciones de la empresa, a través de la comparación sistemática del conjunto de previsiones establecidas por cada uno de los presupuestos funcionales y los datos correspondientes registrados por el sistema contable para un mismo periodo.
El control como el elemento principal ha dado el nombre a este sistema: Control presupuestario.
Las técnicas de confrontación son:
Por simple comparación directa Por métodos de porcentaje
El estudio de las diferencias deberá distinguir dos tipos de errores:
Errores cometidos al realizar la previsión
Errores cometidos al ejecutar el presupuesto.
Las condiciones que debe reunir el control son: Eficacia, rapidez y selectividad.
El control debe de ser rápido para evitar que las diferencias se agraven o se distorcionen.
La frecuencia del control es necesaria para preveer una mala administración del presupuesto.
El control debe de ser selectivo, puesto que se representa tiempo y dinero por lo cual es recomendable que se haga por muestreo incidiendo en los rubros mas importantes.
El controlador y el comité del presupuesto deben de mantenerse informados. Los informes serán, unos semanales y otros mensuales; pero siempre debe haber un reporte anual. Cuando las cantidades reales difieren mucho de las presupuestadas se deben buscarse las causas.
Informes de Control
Comparación de Ventas y Utilidades
Se muestran las ganancias o pérdidas con respecto a los standards y presupuestos de ventas, los márgenes de beneficio, eficiencia de fabricación, costos fijos, gastos operativos y capital invertido.
Comparación de Ventas e ingresos Indica cifras de los mismos periodos del ejercicio anterior. Se indica progreso o declinación que se ha producido en las ventas y en los beneficios en el curso del tiempo
Análisis de Ventas por principales Grupos de Productos
Las Ventas netas son clasificadas por grupos principales de productos y el control se realiza a fin de permitir ver con facilidad cual de los productos o de las lineas de productos son más rentables para la empresa.
Costo Estándar
Los costos históricos son utilizados para determinar el importe real de los recursos necesarios para la adquisición de materiales, mano de obra y algunos elementos de los gastos indirectos. Sin embargo, estos costos reales no proporcionan información acerca de los costos en que debió incurrirse para producir estos productos.
Este aspecto desfavorable de los costos históricos ha alentado el desarrollo de una determinación de costos más satisfactorios, llamados costos predeterminados.
En el sistema del costo estándar se utilizan valores predeterminados para registrar tanto los costos de los materiales y mano de obra directa como los de los gastos indirectos de fabricación. Se establecen comparaciones de las diferencias entre los costos estándar asignados para determinado nivel de producción y los costos reales, con el fin de verificar si lo incorporado a la producción ha sido utilizado eficientemente.
Este proceso de comparación se conoce como Análisis de variaciones.
El estudio de las variaciones en costos tiene implicaciones importantes para la planeación, el control y la evaluación de los procesos de producción.
Ventajas de los sistemas de costos estándar:
Análisis efectivo de la información de costos. Se pueden determinar las razones por las que los costos no son lo que debieran ser ya que el estándar sirve como elemento de medición que centra la atención en las variaciones de los costos.
Reducción de los costos de la contabilidad. Por lo general, un sistema completo de costo estándar va acompañado por la estandarización de las operaciones de producción, en cuanto a que la orden estándar de producción señala la cantidad que se requiere para la producción del producto.
Los estándares pueden participar de en la determinación del precio que se necesita para obtener un nivel de utilidad predeterminado. El empleo de los costos estándar hace resaltar la importancia del control presupuestal debido a la estrecha relación entre los presupuestos y los estándares. El empleo de los mismos necesita que haya cooperación estrecha entre los departamentos de Ingeniería y de Costos para desarrollar y mejorar la estandarización del diseño, la calidad y los métodos de fabricación del producto.
Clasificación de los costos Estandar
Estándares ideales:
Estos presentan el nivel de funcionamiento que se alcanzaría con la mejor combinación posible de factores, es decir la máxima producción al mínimo costo.
Una vez fijados es raro que se cambien, a menos que se produzcan modificaciones en el producto o en los procesos de fabricación.
Estándares normales:
Son los costos basados sobre las condiciones normales de operación de la compañía durante el período de un ciclo completo de negocios. A pesar de que es más fácil que estos puedan alcanzarse, su cálculo resulta difícil debido a los probables errores al predecir el alcance y la duración de los efectos cíclicos. También son difíciles en cuanto a que los efectos económicos pueden causar grandes variaciones de los estándares en ciertos períodos del ciclo.
Los estándares normales se basan en una meta alcanzable y sirven para identificar los efectos de los ciclos del negocio sobre los costos registrados.
Fijación de los estándares:
Para que puedan utilizarse con éxito los costos estándar, debe conferirse la autoridad y responsabilidad bien definidas a alguna persona o grupos de personas. Con frecuencia esto se logra mediante un comité de estándares o la organización de una división de estándares. El departamento de ingeniería de Productos debe estar representado en el comité o la división de estándares porque este departamento es el que diseña el producto y determina los materiales que se emplearán.
El departamento de Compras también estará representado debido a que el agente de compras debe estar en posibilidad de señalar el costo estándar de los materiales que se utilizarán durante el período.
Es necesaria la representación del gerente de personal debido a que tiene bajo su responsabilidad la determinación de los salarios, los procedimientos de contratación y de las condiciones de trabajo, así como la negociación de los contratos con los sindicatos.
Por último el personal de la contabilidad de costos y el contralor porque tienen la responsabilidad de informar los estándares y las desviaciones a los integrantes del equipo de la dirección.
Métodos para determinar los estándares
En muchos casos se utilizan como estándares los promedios de la experiencia anterior pero este método no es conveniente ya que puede dar como resultado el efecto de perpetuar las ineficiencias. Lo que ocurrió en el pasado no indica lo que debió haber ocurrido.
Es mejor emplear el enfoque de lo fundamental en el que los estándares se fijan sobre la base de cada aspecto del proceso de producción. El proceso para determinar los estándares es uno de los aspectos más importantes de la contabilidad de costos estándar porque los beneficios que se obtendrán variarán en proporción directa con el cuidado con que se hayan establecido los estándares.
Estándares de cantidad de material directo:
Deben ser tomados en cuenta los siguientes factores:
La cantidad del material que se utilizará.
El precio o costo de este material.
Determinar la cantidad de material es bastante sencillo, para este estándar se pueden utilizar registros de experiencias anteriores.
Un factor importante que debe ser tomado en cuenta en algunas industrias es la provisión estándar para las mermas, el encogimiento y los desperdicios.
Al determinar los estándares de la cantidad de materiales es necesario analizar los registros de los años anteriores y se puede seleccionar como estándar la cantidad promedio utilizada.
El promedio puede ser calculado de varias formas:
- Empleando el promedio de todas las órdenes de trabajo similares durante un período determinado.
- Utilizando el promedio del mejor y el peor resultado en el período anterior a la fijación de los estándares.
- Usando el mejor resultado previo en cuanto a las cantidades de material empleado.
Estándares de costos de materiales:
Se utilizan dos tipos de estándares para los precios o costos de los materiales:
Los estándares de precios actuales o esperados son los más convenientes y efectivos. Cuando se emplean estos, el departamento de Compras debe determinar por anticipado cuáles serán los costos reales esperados para el período contable siguiente: esto lo hace adquiriendo compromisos a largo plazo, mediante pronósticos estadísticos, cálculo del promedio ponderado correspondiente a lasa compras más recientes, el promedio pagado o mediante el uso de estimados arbitrarios basados en el conocimiento y la experiencia de este tipo de negocios. La exactitud de estos estándares de precios constituye una medida de eficiencia del departamento de Compras.
Los estándares normales de precios están más bien sobre la línea de estándares estadísticos o de promedio de precios de materiales. Por lo general, no se registran en los libros porque los precios abarcan un período de años, tomando en cuenta variaciones motivadas por las temporadas y las tendencias a largo plazo. En estas condiciones, los inventarios de materiales, el trabajo en proceso y los productos terminados deben estar basados en los costos reales de los precios de los materiales y no en los costos estándar.
Estándares de la eficiencia de la mano de obra:
El estándar de eficiencia de mano de obra, o de la cantidad estándar de tiempo, es una fase importante de cualquier sistema de contabilidad de costos. Mediante la cuidadosa elaboración de estándares de tiempos la administración se encuentra en posibilidad de medir y controlar la productividad de la mano de obra.
Los requisitos específicos para los estándares de tiempo de mano de obra son: Disposición eficiente de la planta, para obtener la máxima producción a mínimo costo.
Creación de un grupo administrativo encargado de las distintas funciones de mano de obra q brinden un flujo ininterrumpido de producción.
Provisión para la compra de materiales que entren en la producción en el momento oportuno.
Estandarización de las operaciones y métodos de la mano de obra con las instrucciones adecuadas y adiestramiento de los trabajadores.
Procedimientos para desarrollar los estándares:
Promediar registros de experiencias anteriores
Realizar pruebas experimentales de las operaciones de fabricación en condiciones normales.
Preparar estudios de tiempos y movimientos de las diversas operaciones.
Preparar un calculo razonable basado en la experiencia y el conocimiento de las operaciones de fabricación y del producto.
Medición del trabajo y movimientos que evalúen el tiempo que debe ser necesario para los diversos movimientos corporales.
Una vez que se han determinado los tiempos estimados para cada operación se puede preparar una hoja de costos estándar en la que se presenten los costos de mano de obra que se esperan para una orden de trabajo en particular.
Estándares del costo de la mano de obra:
Las cuotas estándar de estos costos pueden ser determinadas sobre la base de las cuotas actuales, ajustadas de acuerdo a los cambios futuros de los siguientes factores:
Convenios con los sindicatos
La experiencia promedio de la fuerza de trabajo
Cambios en las condiciones de operación
Cambios en la mezcla de mano de obra calificada, semicalificada y sin calificar.
El tipo de sistemas de salarios en uso también influye sobre las cuotas de los costos estándar. Los tipos básicos son: sistemas de salarios por días o por horas, cuota por destajo y cuotas por piezas o sistemas de primas.
El presupuesto de caja
Suministra cifras que indican el saldo final en caja, este puede determinar si en el futuro la empresa enfrentará un déficit o un excedente de efectivo.
También permite que la empresa programe sus necesidades de corto plazo, para obtener flujos positivos de efectivo.
El departamento financiero de la empresa planea permanentemente los posibles excedentes de caja como sus déficits, al contar con esta información, el administrador toma las decisiones adecuadas en cuanto a situaciones de sobrantes para inversión o por el contrario si hay faltante debe buscar los medios para obtener financiamiento en el corto plazo.
Programa de entradas de efectivo proyectado de la Compañía ABC
(Ver PDF)
Ahora se relacionan todas las erogaciones hechas y proyectadas por la compañía ABC durante los mismos meses. Las compras de la empresa representan el 70% de las ventas, el 10% de las compras se paga al contado, el 70% se paga en el mes siguiente al de compra y el 20% restante se paga dos meses después del mes de compra. En el mes de octubre se pagan $20.000 de dividendos. Se paga arrendamiento de $500 mensuales. Los sueldos y salarios de la empresa pueden calcularse agregando 10% de sus ventas mensuales a la cifra del costo fijo de $8.000. En diciembre se pagan impuestos por $25.000. Se compra una máquina nueva a un costo de $130.000 en el mes de noviembre. Se pagan intereses de $10.000 en diciembre. También en diciembre se abona a un fondo de amortización $20.000. No se espera una readquisición o retiro de acciones durante este periodo. El programa de desembolsos de efectivos es el que se presenta a continuación:
Reducción de la incertidumbre en el Presupuesto de caja
Aparte del cuidado necesario en la preparación del pronostico de ventas y todos los componentes del presupuesto de caja, hay dos maneras de reducir la incertidumbre ( Entendida como «la variabilidad de los resultados que realmente puede presentarse») del presupuesto de caja en seguida se muestran estas opciones:
El primero consiste en preparar varios presupuestos de caja, uno inicial que se base en pronósticos optimistas, otro en pronósticos probables y otro en pronósticos pesimistas, para así ver el impacto que tendría en la empresa cada uno de los escenarios y hacer las correcciones y los planteamientos más adecuados al presentarse una situación adversa.
El segundo es un poco más complicado, es por medio de la simulación por computador, esta se basa en establecer una distribución de probabilidades acerca de los flujos de caja finales en un período de tiempo teniendo así una mayor confiabilidad de las posibles desviaciones y un análisis de riesgo más cercano a la realidad.
La preparación de un presupuesto de caja debe hacerse de forma muy cuidadosa ya que por estar tan íntimamente ligado con los datos de pronóstico, son estos los que permitirán tomar las decisiones adecuadas por los administradores financieros.
El presupuesto financiero se refiere a los recursos económicos y financieros necesarios para desarrollar o llevar a cabo las actividades o procesos y/o para obtener los medios esenciales que deben calcularse, como el costo de la realización, el costo del tiempo y el costo de adquirir nuevos recursos. Comúnmente la factibilidad es la parte más importante, ya que con ella se resuelven otras insuficiencias de otros recursos. Lo anterior, es lo más duro de alcanzar y se necesitan de acciones adicionales cuando no se tienen.
Comprende el análisis de la inversión, la proyección de los ingresos y gastos y la forma de financiamiento. En este trabajo las personas que deseen empezar un negocio debe tener en cuenta que esta será, su mayor fuente de información.
