Control Interno en la Administración Pública. Una introducción

Control Interno en la Administración Pública
Una introducción
Contenido
1. BREVE INTRODUCCION AL CONTROL INTERNO 2
2. LA EVALUACION Y SU IMPORTANCIA EN LA ADMINISTRACION PÚBLICA 4
2.1 ACTIVIDADES SUSCEPTIBLES DE SER EVALUADAS 4
2.1.1 OPERACIONES BÁSICAS DE COMPRAS 5
2.1.2 OPERACIONES BÁSICAS DE ALMACÉN 5
2.1.3 OPERACIONES BÁSICAS EN TESORERÍA, PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD 5
2.1.4 OPERACIONES BÁSICAS EN RECURSOS HUMANOS 6
2.1.5 OPERACIONES GENERALES 6
2.2 PUNTOS CLAVE A EVALUAR CON EL CONTROL INTERNO 6
2.3 ALERTAS DE CONTROL INTERNO 6
2.3.1 ALERTAS DE CONTROL DESDE EL ALMACÉN 6
2.3.2 ALERTAS DESDE TESORERÍA, CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 7
2.3.3 ALERTAS DESDE PERSONAL 7
2.3.4 ALERTAS DESDE COMPRAS 7
2.4 DEPENDENCIAS A EVALUAR 7
2.5 CUANDO EVALUAR 8
2.6 COMO EVALUAR 9
BIBLIOGRAFIA 13
1. BREVE INTRODUCCION AL CONTROL INTERNO
El Control Interno es un proceso que lleva a cabo la Alta Dirección de una organización y
que debe estar diseñado para dar una seguridad razonable, en relación con el logro de los
objetivos previamente establecidos en los siguientes aspectos básicos: Efectividad y
eficiencia de las operaciones; confiabilidad de los reportes financieros y cumplimiento de
leyes, normas y regulaciones, que enmarcan la actuación administrativa. Ver Figura 1.
Figura 1. Papel del
Control Interno
El objeto del Control
Interno, es el de ayudar
a la Administración a
alcanzar las metas y
objetivos previstos
dentro de un enfoque
de excelencia en la
prestación de sus
servicios
Una definición extraída del documento conocido como Standars (Standars para la
Practica Profesional de la Auditoría Interna, 1997), dice:
El Control Interno se define como cualquier acción tomada por la Gerencia para
aumentar la probabilidad de que los objetivos establecidos y las metas se han cumplido.
La Gerencia establece el Control Interno a través de la planeación, organización, dirección
y ejecución de tareas y acciones que den seguridad razonable de que los objetivos y
metas serán logrados”.
Standars establece también, que los objetivos primarios del Control Interno deben lograr:
Confiabilidad e integridad de la información.
Eficiencia
Eficacia
Economía
Equidad
De las operaciones:
Contables
Financieras
Administrativas
de la entidad
y los demás controles:
Financiero
Administrativo
Gestn
Disciplinarios
y de otra naturaleza
El Control Interno es el encargado de evaluar independientemente:
ALS
Cumplimiento de políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones.
Salvaguardia de los bienes.
Uso eficiente y económico de los recursos.
Cumplimiento de objetivos establecidos y de metas de operaciones y programas.
Como se ve el Control Interno es un concepto universal que se aplica indistintamente en
todas las empresas y en especial en países con un alto desarrollo gerencial.
Si esta es la situación del Control Interno comparado, en Colombia todos los Directivos de
organizaciones públicas requieren de un mejor y proactivo aseguramiento del desarrollo
del control y en especial, de la detección de problemas potenciales. El Control Interno
implica la difusión de la responsabilidad a todos los individuos de una organización para la
prevención de riesgos y para evitar el azar en la actuación administrativa. Esto requiere
de una alta y clara comunicación entre los miembros y el aseguramiento de una adecuada
coordinación y lo más importante, la responsabilidad y el compromiso de todos.
Es de capital importancia destacar, que el Control Interno, no importa que tan bien haya
sido diseñado y operado, solamente puede dar una seguridad razonable a la Alta
Dirección sobre el logro de sus objetivos. La probabilidad de logro y eficacia del Sistema,
se ve afectada en muchas ocasiones, por limitaciones inherentes al Sistema de Control
Interno.
Estas limitaciones pueden incluir fallas en decisiones tomadas con respecto a la política
de la entidad, fallas en el diseño de costos vs beneficios, extralimitaciones de la Dirección,
fracasos en el control por causa de las personas que se unen para burlar los controles o
simplemente errores de los diferentes miembros de la organización.
Esta metodología que se presenta sobre el Sistema de Control Interno, no pretende
dogmatizar sino enriquecer las bases conceptuales que de una u otra forma se han
cultivado al interior del Municipio de Palmira.
2. LA EVALUACION Y SU IMPORTANCIA EN LA ADMINISTRACION PÚBLICA
Según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, “evaluar es dar valor a
una cosa”. Desde el punto de vista de los procesos sociales: evaluar es comparar, en el
momento dado, lo que se ha alcanzado mediante una acción, con aquello que se debería
haber alcanzado de acuerdo a una programación previa.
La evaluación y el control en la administración pública tienen el papel fundamental,
de ayudar a las personas y a las organizaciones a crecer en todas sus dimensiones.
De acuerdo con lo anterior, evaluar exige el conocimiento previo de una situación, de tal
manera que facilite medir el mejoramiento de la misma. Si los dos momentos del
conocimiento son distintos, el objetivo de la evaluación, es medir los efectos de un
programa o de un proyecto, mediante un proceso analítico y técnico entre lo planeado y lo
ejecutado que determina el grado (índices) de éxitos y fracasos según los resultados.
La evaluación permanente facilita el mejoramiento continuo, por ello es pertinente
responder a las siguientes preguntas:
Qué evaluar?
Dónde evaluar?
Cuando evaluar?
Como evaluar?
Con qué recursos evaluar?
2.1 Actividades susceptibles de ser evaluadas
Se deben garantizar adecuadamente los siguientes aspectos en cada operación y en
cada proceso que se ejecuta en la organización.
Figura 2. Aspectos para reconocer mediante la evaluación
2.1.1 OPERACIONES BÁSICAS DE COMPRAS
Planeación de compras
Fichas técnicas
Estudio de Mercados
Control de precios
Seguimiento post-compra
Calificación de proveedores
Calidad y oportunidad
Solicitud de cotizaciones
2.1.2 OPERACIONES BÁSICAS DE ALMACÉN
Recepción de bienes
Almacenamiento apropiado
Registro y kardex
Informes diarios, mensuales y anuales
Controles internos
Despacho de mercancía
2.1.3 OPERACIONES BÁSICAS EN TESORERÍA, PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
Informes Diarios
Comprobante de ingresos
Comprobante de egresos
Conciliaciones
Control previo
Disponibilidades
Estados financieros
Manejo de Circulante (Cajas Mayores y Menores; Bancos, Inversiones a corto plazo)
2.1.4 OPERACIONES BÁSICAS EN RECURSOS HUMANOS
Registro y reporte de nómina
Capacitación
Inducción
Revisión de horas extras
Evaluación de desempeño
Selección de personal
2.1.5 OPERACIONES GENERALES
Cumplimiento del Manual de Funciones
Aplicación de Procesos y procedimientos
Toma de decisiones de calidad
Sistemas de información
2.2 PUNTOS CLAVE a evaluar con el control interno
Los puntos clave del Control Interno se describen en la siguiente tabla.
Tabla 1. Puntos Clave del Control Interno
SOLICITUDES
DOCUMENTOS DE RECIBO
Actas de recibo
Existencias físicas
Condiciones de conservación
Seguridad
Orden y aseo
Equipos
Informes
Sistematización
Planes operativos
Informes de almacén
Notas de compras
Metas de presupuesto
Proveedores
Modalidad de compra
Ordenación de compra
Precios
Documentos de pedido
Factura y soporte
Disponibilidad de presupuesto
2.3 ALERTAS DE CONTROL INTERNO
2.3.1 ALERTAS DE CONTROL DESDE EL ALMACÉN
Disponibilidad de bienes
Mantenimiento de activos
Calidad de bienes
Precios
Estado de inventarios
Consumos
Procesos relacionados
2.3.2 ALERTAS DESDE TESORERÍA, CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
Disponibilidades
Reservas
Apropiaciones
Contratos
Actas y constancias
Soportes
Legalidad
Control financiero
Registros
Faltantes
Sobrantes
2.3.3 ALERTAS DESDE PERSONAL
Horarios de entrada y salida
Horas extras
Comisiones
Vacaciones
Licencias
Permisos
Descuentos (Parafiscales, embargos, etc.)
2.3.4 ALERTAS DESDE COMPRAS
Tecnología
Presupuesto
Especificaciones
Precios
Proveedores
Cotizaciones
Licitaciones
2.3.5 Alertas desde operaciones generales
Quejas de los usuarios
Evidencia de faltas disciplinarias
Elevación de los índices de fallas y errores
Lentitud en el servicio
2.4 DEPENDENCIAS A EVALUAR
Todas las dependencias de la Administración son susceptibles de evaluar, mediante los
criterios enunciados anteriormente.
2.5 CUANDO EVALUAR
La evaluación debe obedecer a criterios de previsión previamente definidos, esto significa
que se debe contar con todo un proceso de Planeación que debe contener:
Planes Anuales de Auditoría
Planes Mensuales de Auditoría
La metodología más empleada es la de proyectos esto significa que se debe establecer
con anticipación:
Nombre del proyecto de auditoría
Sector de la administración que se va a auditar
Fecha de Inicio
Fecha de Finalización
A Continuación se muestra un ejemplo de cronograma:
Figura 3. Ejemplo de Cronograma
Qtr 1 Qtr 2 Qtr 3 Qtr 4
Project Steps:
Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec
PROCESO A
PROCESO B
PROCESO C
.
.
.
.
CRONOGRAMA DE AUDITORIAS DE CONTROL INTERNO (200x)
MUNICIPIO DE PALMIRA
El cronograma permite conocer a los funcionarios de la Oficina Asesora de Control
Interno, como se va a trabajar durante el año y las fechas de las auditorias, situación que
influye positivamente en la preparación y coordinación de las mismas.
De manera análoga se desarrollan las auditorias específicas, detallando aspectos
fundamentales de la evaluación de cada proceso. El plan contendría los siguientes
puntos:
Nombre del proyecto de auditoria (Proceso a evaluar)
Objetivo General Propuesto
Objetivos Específicos
Actividades a desarrollar
Fecha de Inicio
Fecha de Finalización
Fecha de Entrega del informe
Auditor Responsable
Recursos a utilizar
2.6 COMO EVALUAR
La auditoría requiere del desarrollo de un proceso que se puede
explicar en el siguiente diagrama de proceso expresado en la
Figura 4.
Figura 4. Proceso de auditoría
PLAN
ANTECEDENTES
A NA LISIS DE TIEM PO
CONOC . DE LA
ES T RUC T UR A
PA PELES DE T RA BA JO
EVALUACION DEL RIES GO
DESAR ROLLO DEL PLAN DE
VISIT A
INFORME FINAL
MEJOR AMIENT O DEL
SIST EM A
Figura 5. Plan de la auditoría
Figura 6. Definición de los antecedentes de la auditoría
1PLAN
Definición de
objetivos
General
Específicos
Determinación del
área a visitar
Determinación de
Recursos
Humanos
Logisticos
Financieros
En el área a
auditar charla
previa con
Escogencia del
personal más
idóneo y
conocedor de la
dependencia
El Jefe
Algunos
funcionarios
2ANTECEDENTES
Características de la
dependencia
Repaso de
auditorías
anteriores
Revision de
Manuales
Procesos y
Procedimientos
Funciones
Comunicaciones
Revisión
actualizada de:
Leyes, Decretos,
Resoluciones,
Circulares, etc.
Misn y
Visión
Plan
Operativo
Figura 7. Analsis de tiempo, papeles de trabajo y conocimiento de la estructura
3ANALISIS
DE
TIEMPO
Naturaleza
Tiempo de
trabajo
(horas)
Alcance
4PAPELES
DE
TRABAJO
5CONOCIMIENTO DE
LA ESTRUCTURA
DE CONTROL
Auditabilidad
Diseño de
pruebas
Errores
potenciales
Figura 8. Informe de la auditoría
8INFORME
FINAL
Parte
Preliminar
Marco
Conceptual
Marco
Teórico
Caratula
Introducción
Tabla de
Contenido
Antecedentes
Planteamiento del
problema
Alcance y
límites del
problema
Metodología
Hipotesis y
Objetivos
Variables
Los sujetos
Instrumentos
Diso y
procedimientos de la
visita
Legal
Administrativo
Resultados
Estadisticas
Resultados
frentente a las
hitesis y los
objetivos
Otros
resultados
colaterales
Resumen
Descripción
btreve
Conclusiones
Recomendaciones
Anexos o
soportes
Figura 9. Seguimiento del Sistema
BIBLIOGRAFIA
CHARRY Rodríguez, Alirio. El control interno y los principios de evaluación de gestión en
las entidades del Estado 1ª. Edición
Por: Arvey Lozano
9MEJORAMIENTO
DEL SISTEMA
Evaluación con
el funcionario
Evaluación con
la dirección
Establecimiento de
objetivos y metas

Compártelo con tu mundo

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Lozano Arvey. (2002, septiembre 27). Control Interno en la Administración Pública. Una introducción. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/control-interno-en-la-administracion-publica-una-introduccion/
Lozano, Arvey. "Control Interno en la Administración Pública. Una introducción". GestioPolis. 27 septiembre 2002. Web. <http://www.gestiopolis.com/control-interno-en-la-administracion-publica-una-introduccion/>.
Lozano, Arvey. "Control Interno en la Administración Pública. Una introducción". GestioPolis. septiembre 27, 2002. Consultado el 7 de Julio de 2015. http://www.gestiopolis.com/control-interno-en-la-administracion-publica-una-introduccion/.
Lozano, Arvey. Control Interno en la Administración Pública. Una introducción [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/control-interno-en-la-administracion-publica-una-introduccion/> [Citado el 7 de Julio de 2015].
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