ABC. COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES.

Autor: Dr. Mauricio Lefcovich

COSTOS

08-2006

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Aporte a las nuevas empresas competitivas

1. Introducción
 
La contabilidad de costos tradicional responde claramente a paradigmas no válidos ya para el actual estado de la tecnología y las necesidades de adoptar decisiones en base a una mejor información, dado el alto nivel de competitividad.

Bajo la tecnología tradicional de distribución de costos indirectos, se realizan los prorrateos de costos de los centros de servicios a los centros productivos; sin embargo, los costos acumulados en los centros productivos son asignados a los productos o procesos normalmente con base en las horas máquina, horas hombre o unidades producidas; pero estas bases no reflejan con precisión los recursos consumidos por los diferentes productos o procesos.
 
La metodología de Costeo Basado en Actividades (Activity Based Costing) se basa en el hecho de que una empresa para producir productos o servicios necesita llevar a cabo actividades, las cuales consumen recursos, por lo que primero se costean las actividades y luego el costo de las actividades es asignado a los diferentes objetos de costo (producto, servicios, grupos de clientes y regiones, procesos, etc.) que demandan dichas actividades; de tal forma lograse una mucho mayor precisión en la determinación de los costos y de la correlativa rentabilidad.
 
Los contables basados en bibliografía propia de la era tayloriana, y desconocedores de los procesos fabriles, continúan por tradición y facilismo con un sistema de costeo que da lugar a tomas de decisiones y análisis incorrectos. Estas incorrecciones generan errores en materia de fijación de precios, cálculos de rentabilidades, detección de desperdicios, costeo de productos y/o servicios, y determinación de planes y presupuestos.
 
Es hora de desmontar esas viajas ideas y paradigmas, para reemplazarlos por nuevas concepciones adecuadas tanto a las nuevas tecnologías de producción e información, como así también a las nuevas situaciones de alta competitividad.
 
El análisis de los costos es fundamental a la hora de prevenir, detectar, reducir y eliminar desperdicios.
 
Para dar solución a estos inconvenientes y basados en el desarrollo de la nueva tecnología informática, tenemos el aporte dado por el sistema de Costeo Basado en Actividades, comúnmente denominado ABC (Activity Based Costing).
 
El ABC interviene en el costeo de los costos indirectos, distribuyéndolas entre las actividades que consumen dichos recursos. El ABC es por tanto una tentativa de transformar los costos indirectos en costos directos en la forma de incidir en cada actividad, lo cual indudablemente exige una mayor precisión que en las prácticas tradicionales de costeo.
 
Nuevas reglas para el cálculo de los costos
 
En una economía sometida a la globalización el correcto cálculo de los costos a los efectos de su control y posterior reducción resulta fundamental a los efectos de poder competir eficazmente con los oferentes de otros lugares del planeta. Ello además es también fundamental a la hora generar estrategias válidas para el mercado interior.
 
Ahora bien, cuales son éstas reglas:
 
· Primero: superar las barreras organizacionales en cuanto a áreas o sectores, para dar preponderancia a los procesos.
 
· Segundo: debe ayudar a detectar aquellas actividades y procesos no generadores de valor agregado para el cliente o la empresa, y por lo tanto ayuda a su eliminación.
 
· Tercero: concentra su atención más en la eliminación de las actividades innecesarias, que en la reducción de los costos de las actividades.
 
· Cuarto: permitir la fijación de precios competitivos para sus productos y/o servicios en el mercado.
 
· Quinto: evitar que actividades superavitarias financien a otras de carácter deficitarias.
 
¿Qué es el ABC?
 
El ABC fue generado como un método destinado a dar solución a un problema que tiene lugar en la mayoría de las organizaciones que utilizar el sistema tradicional de costeo, consistentes ello en:
 
1. La incapacidad de reportar los costos de productos individuales a un nivel razonable de exactitud.
 
2. La incapacidad de proporcionar retroinformación útil para la administración de la empresa a los efectos del control de las operaciones.
 
Por tales circunstancias, los directivos de las empresas que venden una variedad de productos y servicios toman decisiones cruciales para la marcha de la organización, como lo son la determinación de precios, la composición de productos y la tecnología de procesos a aplicar, basándose en una información de costos notoriamente inexacta e inadecuada.
 
Los sistemas tradicionales de costos basan el proceso de “costeo” en el producto. Los costos se remiten al producto porque se presupone que cada elemento del producto consume los recursos en proporción al volumen producido. Por lo tanto, los atributos de volumen del producto, tales como el número de horas de mano de obra directa, horas máquina, cantidad invertida en materiales, se utilizan como “direccionadores” para asignar costos indirectos. Estos direccionadores de volumen, sin embargo, no tienen en cuenta la diversidad de productos en forma de tamaño o complejidad. No existiendo tampoco una relación directa entre el volumen de producción y el consumo de costos.
 
Al contrario de lo antes expresado, el Costeo Basado en Actividades basa el proceso de costeo en las actividades; lo cual implica que los costos se rastrean de las actividades a los productos, basándose para ello en la demanda de productos para estas actividades durante el proceso de producción. Por lo tanto, los atributos de las actividades, tales como horas de tiempo de preparación, o número de veces involucrados, se utilizan como “direccionadores” para asignar los costos indirectos.
 
Como el número de la actividad mide los incrementos utilizados, el ABC permite captar mejor los factores económicos subyacentes a la operación de la empresa, lo que permite obtener costos de productos más exactos.
 
Otra distinción importante entre los sistemas de costo tradicionales y el sistema ABC es el alcance de las operaciones. Los sistemas tradicionales, que se dedican principalmente a la valoración del inventario, analizan solamente los costos incurridos dentro de las paredes de la fábrica. La teoría de ABC sostiene que, debido a que virtualmente todas las actividades de la empresa existen para apoyar la producción y la entrega de los bienes y servicios actuales, se les debe incluir integralmente como costos del producto no a los efectos de los inventarios, sino a los de la toma de decisiones. O sea que para tomar una decisión correcta no sólo debemos tener en cuenta el costo de fabricación de un producto, sino también los costos de publicidad, venta y entrega entre otros relacionados al mismo. Entre los ejemplos de estos costos de fabricación y de apoyo empresarial, que pueden dividirse y remitirse a productos individuales o a familiar de productos, cabe mencionar:
 
· Logística
· Producción
· Marketing
· Ventas
· Servicios
· Investigación y Desarrollo
· Distribución
 
La teoría económica convencional y los sistemas de contabilidad de gestión tratan los costos como una variable solamente si cambian con las fluctuaciones de producción a corto plazo. La teoría de ABC sostiene que muchas importantes categorías de costos no varían con los cambios de producción a corto plazo, sino con cambios (durante varios años) en el diseño, composición y variedad de los productos y clientes de la empresa. Estos costos de complejidad deben identificarse y asignarse a los productos.

¿Qué dio lugar al Sistema ABC?
 
Muchos gerentes entienden intuitivamente que sus sistemas contables distorsionan los costos de los productos, y hacen ajustes informales para compensar. Sin embargo pocos gerentes pueden predecir la magnitud y el impacto de los ajustes que deberían hacer.
 
El ABC se desarrolló por primera vez como solución a estos problemas por dos profesores de la Universidad de Harvard, Robin Cooper y Robert Kaplan. Ellos identificaron tres factores independientes pero simultáneos como las razones principales que justifican la necesidad y la practica del ABC:
 
El proceso de estructura de costos ha cambiado notablemente. A principios de siglo, la mano de obra directa representaba aproximadamente el 50% de los costos totales del producto, mientras que los materiales representaban un 35% y los gastos generales el 15%. Ahora, los gastos generales normalmente hacienden a cerca del 60% del costo del producto, con los materiales en el orden del 30% y la mano de obra directa en tan sólo un 10%.

 Obviamente, el empleo de las horas de mano de obra directa como base de asignación tenía sentido hace 90 años, pero no tiene validez dentro de la estructura de costos actual.

El nivel de competencia que confrontan la mayoría de las firmas ha aumentado notoriamente. El entorno competitivo mundial y rápidamente cambiante no es un cliché, es una realidad perturbadora para muchas firmas.

 Conocer los costos reales de los productos es esencial para sobrevivir en esta nueva situación competitiva.
El costo de la medición ha bajado a medida que mejora la tecnología de procesamiento de la información. Incluso hace veinte años, el costo de acumular, procesar y analizar los datos necesarios para ejecutar un sistema de ABC habría sido prohibitivo.

Hoy, sin embargo, estos sistemas de medición de actividades no sólo son financieramente accesibles, sino que una gran parte de los datos ya existen en alguna forma dentro de la organización. Por lo tanto, ABC puede resultar sumamente valioso para una organización, porque proporciona información sobre el alcance, costo y consumo de las actividades operativas.

¿Qué beneficios y usos estratégicos pueden derivarse de esta información?
 
En primer lugar tenemos costos de productos más exactos, lo cual lleva a poder tomar mejores decisiones estratégicas concernientes con:
 
a) Determinación del precio del producto.
b) Combinación de productos.
c) Determinar la conveniencia de comprar o producir.
d) Inversiones en investigación y desarrollo.
 
En segundo lugar la mayor visibilidad de las actividades realizadas permite que una empresa pueda concentrarse en la mejora de las actividades de alto coste, y por otro lado detectar y eliminar las actividades no generadoras de valor agregado.
 
Podemos resumir las ventajas y beneficios de la aplicación del ABC en los siguientes puntos:
 
1) Permite la investigación sobre las causas que originan las actividades y a su vez los costes.
 
2) No plantea dificultades de implantación en cualquier tipo de organización.
 
3) Es compatible con el método de Costes Totales, o Full Costing, ya que de hecho se fundamenta en el cálculo del coste total.
 
4) Permite su adaptación tanto a los costes históricos como a los costes standard.
 
5) Facilita la eliminación de aquellas actividades que no generan valor.
 
6) Permite el cálculo “a priori” de actividades que se deseen incorporar, así como el impacto que las mismas producirían de llevarse a término.
 
7) Facilita la toma de decisiones estratégicas ya que pone de manifiesto el nivel real de competitividad de la empresa, así como las posibilidades de éxito o fracaso frente a la competencia.
 
En relación al punto 5º cabe acotar que de múltiples empresas occidentales que auditan sus actividades, se ha llegado a determinar que entre un 50 y un 70 por ciento de dichas actividades no son valoradas por sus clientes.
 
Este dato refleja la importancia que tiene el análisis de las actividades y el valor agregado que las mismas generan.
 
Principios del método ABC
 
Las dos ideas fundamentales de las cuales parte la metodología en cuestión son:
 
1) Los productos no consumen costes sino actividades.
 
2) Las actividades son las que realmente consumen recursos. Los costes son la expresión cuantificada de los recursos consumidos por las actividades.
 
De ello se deriva en primer lugar que la gestión de los costes se deberá centrar, principalmente en las actividades que los originan, llevando a que la gestión óptima de las mismas generen la reducción de los costes que de ellas se derivan.
 
En segundo lugar debe establecerse una relación causa / efecto entre las actividades y los productos o servicios. De ello se deriva que a mayor consumo de actividades corresponde la imputación de mayores costes y viceversa.
 
Por último y en tercer lugar, tenemos que la mayor objetividad en la asignación de los costes, resultante ello de conocer los recursos consumidos en cada actividad. Por lo tanto la imputación al producto o servicio será en función de las actividades que haya producido o consumido.

La actividad y el volumen producido
 
Un criterio tan usual como negativo que se prodiga en el sistema tradicional de costes es la consideración de repartir los costes indirectos en función de un volumen determinado, que puede ser producción, ventas, etc. El resultado de ello es que cuando de un producto se producen pequeñas cantidades, se absorben por lo tanto pequeñas cantidades de costes indirectos, con independencia de lo que hayan consumido realmente.
 
No se tienen en cuenta, en ocasiones, que funciones tales como: lanzamiento de órdenes de producción, diseño, investigación, preparaciones y cambios de herramientas, y gestiones de compras entre otras, provocan actividades que no son contempladas, ni mucho menos imputadas. Este criterio puede generar un crecimiento de los costes indirectos que, o bien, deben ser soportados por el resto de los productos o servicios, u obviamente provocará una caída de la rentabilidad.
 
El ABC concede la posibilidad de analizar la información no sobre los costes que se les ha imputado en función de un determinado criterio sino para detectar aquellos trabajos innecesarios que deben ser origen de reducción e incluso de eliminación.

El ABC en acción
 
Los sistemas de administración de costos basados en actividades (ABC) ubican los costos generales a las actividades específicas que los ocasionan, con lo cual proporcionan un costo del producto más seguro. Cuatro conceptos claves diferencian los sistemas de contabilidad de costos basados en actividades de los de contabilidad de costos tradicional, lo que permite a los sistemas basados en actividades proporcionar datos de costos del producto más precisos:

I. Contabilidad de actividad. En un sistema basado en actividades, el costo del producto es la suma de todos los costos que se requieren para fabricar y entregar el producto. Las actividades que desarrollo una empresa consumen sus recursos, y la disponibilidad y uso de recursos crean costos. La contabilidad de actividades descompone a una organización en una estructura de actividades que proporciona un análisis razonado de causa y efecto de cómo los objetivos fundamentales y sus actividades asociadas crean costos y tienen como resultado productos. De acuerdo con Brimson, un sistema de contabilidad de actividades efectivo usa el siguiente método:
 
A. Determinar las actividades fundamentales que se deben llevar a cabo para satisfacer los objetivos de una empresa. Las actividades permiten la identificación de cómo una compañía despliega sus recursos para lograr sus objetivos básicos.
 
B. Determinar las relaciones causales que permiten que los productos (resultado) se atribuyan a los insumos (recursos). Un gran número de éstas relaciones se basará en mediciones no relacionadas con el volumen como el número de partes en un diseño nuevo.
 
C. Comprobar la salida de una actividad en términos de una medida del volumen de actividad a través del cual los costos de un proceso de negocios varían de forma más directa (por ejemplo, número de configuraciones de máquina que se requieren para un diseño complejo).
 
D. Relacionar las actividades con los productos (u otros objetos) y determinar cuánto de cada actividad se dedica a ellos. Una estructura de costos, conocida como lista de actividades, se usa para describir cada patrón de consumo de actividad del producto.
 
E. Determinar los factores fundamentales de éxito mediante los que las actividades de la empresa se pueden alinear con los objetivos estratégicos planteados. Este paso indica qué tan efectivamente se lleva a cabo el funcionamiento que se desea a través de las actividades que la compañía emprende.
 
F. Tomar medidas, con la filosofía de mejoramiento continuo, sobre las oportunidades de productividad que se identifican en los pasos A-E. Como el costo de actividad es la razón de los recursos consumidos por una actividad a la medida de la producción de la actividad, un medio para evaluar la efectividad y eficacia (es decir, productividad) está disponible para los administradores. Ahora se pueden evaluar, en forma realista, varias alternativas para realizar los cambios que se desean en los patrones de actividad, a través de la inversión o de medios organizacionales.
 
II. Conductores de costos. Un conductor de costos es un suceso que afecta al costo / funcionamiento de un grupo de actividades relacionadas. Los conductores de costos familiares incluyen el número de configuraciones de máquina, número de avisos de cambios de ingeniería y número de órdenes de compra. Los conductores de costos reflejan las demandas colocadas sobre las actividades en los niveles de actividad y producción. Al controlar el conductor de costos, se pueden eliminar los costos innecesarios, lo que tiene como resultado una mejora en el costo del producto.
 
III. Identificación directa. La identificación directa implica atribuir costos a aquellos productos o procesos que consumen recursos. Muchos costos generales ocultos se pueden identificar de forma efectiva a los productos, proporcionando de esta manera un costo del producto más exacto.
 
IV. Costos agregados sin ningún valor. En los procesos de producción, los clientes pueden percibir que ciertas actividades no agregan valor al producto. Mediante la identificación de los conductores de costos, una empresa puede determinar con precisión estos costos innecesarios. Los sistemas de costos basados en actividades identifican y colocan un costo sobre las actividades ejecutadas (que agregan valor y que no lo agregan) de modo que la administración puede determinar los cambios esperados en los requerimientos de recursos para cada actividad. En contraste, los sistemas de costos tradicionales acumulan costos mediante partidas de línea presupuestaria y por funciones.
 
Estos cuatro conceptos básicos se incluyen en los sistemas de contabilidad de costos basados en actividades y conducen a información de contabilidad de costos más precisa. Además, los sistemas de contabilidad de costos basados en actividades proporcionan más flexibilidad que los sistemas tradicionales porque producen una variedad de cifras de costos útiles para contabilidad de tecnología, contabilidad de costos de productos y análisis de ciclo de vida. Además, estas cifras de costos se pueden aplicar en la toma de varias decisiones especiales, que incluyen determinación de inventarios, presupuestar / pronosticar, análisis de línea de productos, decisiones tipo hacer / comprar y diseño de costos.

Conclusión
 
Para poder competir en el ambiente de negocios de hoy, las empresas requieren contar con información sobre los costos y la rentabilidad total del negocio que les permita tomar decisiones estratégicas y operativas en forma acertada. Contar con este tipo de información de manera precisa y oportuna sirve de base a la alta dirección y la gerencia de una empresa para buscar maximizar el rendimiento del negocio.
 
Si bien existe una fuerte necesidad de gestionar y asignar los gastos generales, los sistemas de contabilidad de costos tradicionales ya no son eficaces.
 
La implantación del ABC sirve a los efectos de lograr la reducción de costos, incrementar las utilidades, mejorar el desempeño y hacer factible la mejora continua.
 
Es menester tener muy presente:
 
1. No todos los costes se originan exclusivamente por un volumen de producción, en contraposición con la teoría tayloriana. En nuestros días, y dada la creciente complejidad que se da en las empresas, aparecen unos costes que obedecen al crecimiento de los servicios que reclaman los clientes, como atención al cliente, logística, infraestructura, entre otros.
 
2. No todos los costes son realmente fijos. Una parte muy importante de los mismos son, o se pueden constituir en costes variables.
 
Para analizar las posibilidades de mejora que le pueda suponer la implantación del método es preciso conocer a fondo cada organización. Para que las empresas alcancen el nivel de competitividad que el entorno actual exige sólo una implantación metódica, rigurosa y motivadora dará lugar a que este sistema pueda ser realmente útil.

Bibliografía
 
An ABC Manager’s Primer – Gary M. Cokins – Edit. John Wiley & Sons, Inc. – 1992
Modelos de ABC/ABM – Samuel Cogan – Qualitymark Editora – 1997
Custos e Preços. Formaçao e análise – Samuel Cogan – Editorial Pioneira – 1999
Activity Based Costing for Small and Mid Sized Businesses – D. Hicks – Edit. John Wiley & Sons – 1995
Contabilidad por Actividades – James A. Brimson – Editorial Marcombo - 1995
 

Dr. Mauricio Lefcovich Consultor en Administración de Operaciones y Estrategia de Negocios. Especialista en Calidad, Productividad, Mejora Continua, Reducción de Costos y Satisfacción del Consumidor. E-mail: mlefcovicharrobahotmail.com