Costeo Basado en Actividades, ABC. Aplicación práctica en una empresa

Luego de una segunda visita a la empresa y una entrevista con los socios, notamos que Mercurio SRL no lleva sistema de costeo alguno.

La empresa nos manifiesta que de acuerdo a la experiencia adquirida a través de los años, les es conveniente comercializar productos de gran rotación, pero no encuentran un método de costeo que les sirva de base para determinar el precio de venta de cada producto y que a la vez, les indique que parte de la Empresa  consume mayores costos.

Es por eso que realizamos el siguiente Trabajo Practico que se resume en cuatro etapas:

Etapa Nº1:    Obtención de datos y relevamiento general de la Empresa.

EtapaNº2:     Determinación de un sistema de Costeo acorde a las necesidades de la Empresa y puesta en práctica .

Etapa Nº 3     Determinación de Indices. Punto de Equilibrio, Margen de seguridad.

Etapa Nº 4     Conclusiones.

Etapa Nº1: Obtención de datos y relevamiento general de la empresa.

En esta etapa analizamos cada uno de los datos proporcionados por la sociedad y los resumimos a continuación:

• Política de precios (verificamos la legislación vigente)
• Sistema de inventario utilizado.
• Análisis de productos (Repasamos los datos obtenidos en bolillas anteriores).
• Tipo de actividad que realiza la empresa. (Comercial)
• Sistemas de costeo aplicable a este tipo de actividad.
• Posibles tipos de prorrateo, funciones, actividades, cantidad de personal, etc.
• Tipos de gastos. (Fijos y variables)

• Política de precios

Los márgenes de comercialización de cada una de las etapas se encuentran establecidos por la Resolución Nº 93 de la S.S.C.I.

• Determinación del Costo (actual)

Para la determinación de los costos de ventas, la empresa lleva un sistema de inventario permanente, utilizando el método de lo Primero Entrado Primero Salido. Este método consiste en asignar al costo de ventas, el precio de las primeras compras efectuadas de cada producto, quedándonos valuado el rubro de bienes de cambio al costo de las últimas compras.

El precio de venta se fija de la siguiente manera: (Ver PDF)

• Sistema de inventario utilizado

De  la diversidad de productos que comercializa MERCURIO S.R.L. seleccionamos al azar ACTCHELEA GEL y LAXUAVE ENTERAL. A modo de ejemplo hicimos la Planilla de Inventario mensual de ambos productos. 

• Tipos de Costos. (Fijos y variables) 

Etapa Nº2:     Determinación de un sistema de Costeo acorde a las necesidades de la Empresa y puesta en práctica del mismo.

Obtenida toda la información detallada en el párrafo anterior determinamos el sistema de costeo que a nuestro entender es el mas útil para la empresa previa justificación,  y lo desarrollamos.

Proposición de un método de costeo a Mercurio S.R.L.:

A.B.C. (Activity Based Costing): Costeo Basado en las Actividades

Concepto de este método

Son procedimientos destinados a asignar los costos derivados del uso de los recursos de una organización a las actividades en ella desarrolladas, de modo de brindar a la Dirección información que contribuya a gestionarlas eficientemente, y complementariamente, permita determinar racionalmente los costos unitarios de los restantes objetos de costeo que resulten necesarios (productos, servicios, clientes, etc.)

¿Por qué ABC?

• Es un método apto para cualquier tipo de empresas.
• Las empresas tienen un contexto condicionante: competitividad, satisfacción del cliente, calidad total, cambios tecnológicos, donde resultan aplicables nuevas técnicas de gestión-
• Estudios realizados a nivel internacional han señalado la importancia otorgada por el empresario a nivel de sus costos, donde las nuevas técnicas de gestión son estímulos para lograr el incentivo de perseguir el mejoramiento constante de las empresas. La pregunta interesante a responder es si las pequeñas empresas pueden hacer frente a este desafío: ellas también tienen problemas en la estructura de sus costos, aún cuando no la conozcan, y también están inmersas dentro del contexto descripto aún cuando éste parezca que haya sido diseñado para grandes empresas. ¿Qué reduzco? ¿Cuánto reduzco? ¿Reduzco bien? Son la mayoría de los interrogantes del empresario, para los cuales generalmente no existe una respuesta coherente.
• Al centrar la Dirección el análisis y control de las actividades, los productos y servicios elaborados se ubican en un segundo plano de interés, ya que conceptualmente son meros usuarios de las actividades. Estas son las temibles consumidoras de los recursos de las organizaciones y en consecuencia, resulta imprescindible conocer y controlar sus costos para gestionarlos eficientemente. En resumen, son las actividades las que consumen los recursos, y los productos o servicios elaborados o comercializados los que utilizan las actividades

Metodología del ABC

1. Identificación de las actividades de la organización.

Llamaremos actividad al conjunto de tareas coordinadas cuyo fin es agregar valor a un objeto. Deben identificarse aquellas de una magnitud tal que permita alcanzar un adecuado equilibrio entre el nivel de detalle de la información que se desea obtener del sistema y los esfuerzos de medición y registro necesarios para obtenerlo.

Aquí comenzará el proceso de mejora continua, pues la visualización del mapa de las actividades permitirá ponderarlas desde el valor que las mismas agregan en los términos del objetivo del ente, procurando eliminar las actividades que no agregan valor cuestionar las que lo hacen en pequeña medida y focalizar la atención en las que resulten fundamentales.

2. Asignación de los Costos de los recursos a las actividades.

Existirán determinados costos que no podrán ser asignados en forma directa a las actividades, entonces para ellos habrá que recurrir a los procedimientos de asignación propios de todo costo indirecto, bases de asignación que reflejen razonablemente la porción del costo del recurso causado por cada actividad.

3. Identificación de los inductores de costos (cost drivers) de cada una de las actividades.

Mediante la observación de las características de las actividades, los costos que consumen y las salidas que generan, identificar un elemento que refleje razonablemente la relación causal existente entre la actividad desarrollada y los costos devengados. De este modo se tendrán expuestas las causas generadoras de los costos, posibilitando el desarrollo de las políticas de reducción de costos concentradas en la gestión de tales indicadores.

4. Determinación de las Unidades de Costeo final o salidas y asignación de los costos de las actividades a aquellas.

Las unidades de costeo final son los objetos finales cuyo costo se desea conocer y conforman el resultado final de las diferentes actividades, tales como: productos, servicios, proyectos, etc. Sin perjuicio de recordar que los productos, servicios y demás salidas no constituyen el foco de mayor interés de una dirección basada en las actividades, debe admitirse que la asignación de los costos a los mismos resulta necesaria para enriquecer los procesos de planeamiento, toma de decisiones y control de la gestión.

Luego, en el marco de un objetivo de determinación de costos unitarios de productos, servicios, etc., se detectaría una serie de costos directos a dichas salidas, los que podrán asignarse con precisión a ellas sin necesidad de utilizar ninguna unidad de costeo intermedia, como lo es en el caso de Mercurio, el precio de compra de los medicamentos.

Análisis: Implementación de costo ABC

1.    Identificación de las actividades

Las distintas actividades dentro del ente son:

• Expedición
• Compras
• Depósito Recepción
• Comercialización
• Administración
• Facturación
• Tesorería

Expedición: las tareas que incluye esta actividad son: Preparación y envío de mercaderías.

Personal asignado 1 (una) persona. La base para el cálculo es unidades de productos.

Compras: aquí se efectúan las tareas tendientes al abastecimiento (solicitud de cotizaciones, adjudicación de la compra, emisión de órdenes de compra). Personal asignado 2 (dos) personas. La base para el cálculo es la orden de compra.

Depósito – Recepción: recibe la mercadería (controla lo solicitado en la orden de compra con las mercaderías recibidas que constan en el remito), almacena y realiza el control de stock y controles específicos de las condiciones de los medicamentos, ingresando las mercaderías al sistema, y dando de baja las que se despachan.  Personal asignado 2 (dos) personas. La base para el cálculo es la orden de compra.

 Comercialización: la actividad consta de tareas tendientes a efectivizar la venta, contactándose con los clientes y confeccionando las notas de pedido, y para los casos de licitaciones públicas, recibir las notificaciones de las mismas. Personal asignado 1 (una) persona. La base para el cálculo es la cantidad de facturas.

Administración: Las tareas aquí desarrolladas son las de registración contable, seguimiento a los clientes y archivo de la documentación. Personal asignado 3 (tres) personas. La base para el cálculo son los formularios procesados.

Facturación: tiene a cargo la emisión de facturas y remitos. Personal asignado 1 (una) persona. . La base para el cálculo es la cantidad de facturas.

Tesorería: es responsable de cobrar a clientes, pagar a proveedores y realizar tramites bancarios. Personal asignado 2 (dos) personas. La base para el cálculo son los formularios procesados.

2. Asignación de los Costos de los recursos a las actividades.

Para las bases de distribución de los costos se tomaron en cuenta los siguientes cuadros:

Para el cálculo de los costos asignables a los Servicios públicos; como así también  Mantenimiento de edificios, Mantenimiento Bs. De Uso, Vigilancia y Alquileres la base que se utilizó fue Distribución según metros cuadrados que utiliza cada actividad.

El gasto de comunicaciones se asignó según pulsos telefónicos consumidos por cada una de las actividades.

Para la Distribución del gasto de librería y materiales de computación se tomo como base una combinación de porcentajes entre cantidad de personas y cantidad de PC, ya que entendemos que ambos parámetros afectan este gasto.

Para la distribución de los gastos administrativos tomamos en cuenta la cantidad de personal administrativo en cada una de las áreas.

Los mismos tienen relación directa con la cantidad de personas según datos aportados por la empresa.

El gasto de fotocopias se distribuyó en relación a la cantidad de personas que utilizan dicho servicio.

Para la asignación de los Gs. de Escribanía a las distintas actividades se utilizó en base a la cantidad de certificaciones realizadas por actividad.

Para la asignación de los Gs. de Imprenta a las distintas actividades se utilizó como base la cantidad de formularios utilizados (Impresos) que utiliza cada una de las actividades.

Esta distribución se utilizó para asignar a cada actividad el gasto de mantenimiento del Sistema Tango en base a las cantidad de PC.

Para el cálculo de los costos asignables a los Seguridad e Higiene, Ingresos Brutos, Otros Impuestos y Donaciones-Contribuciones  se utilizó una  Distribución proporcional a todas las actividades.

Para el cálculo de los costos asignables a Amortizaciones de Rodados, Combustibles, Seguros y Peaje y Estacionamiento se utilizó una  Distribución según el kilometraje consumido en cada actividad.

Para el cálculo de los costos asignables a Sueldos y Jornales y Cargas Sociales de los empleados en relación de dependencia se utilizó una  Distribución según la cantidad de empleados que realizan en las distintas tareas que conforman cada actividad y el sueldo de cada uno.

Para el prorrateo de los seguros pagados en el ejercicio y teniendo en cuenta que se encuentran en dicho concepto, las pólizas de los rodados y los seguros obligatorios al personal, combinamos la cantidad de empleados y la utilización de rodados promediando los porcentajes obtenidos en  el cuadro 10 y la cantidad de personal en cada actividad.

El resto de los gastos del cuadro se asignaron en forma directa a la actividad con la cual se relacionan.

A continuación mostramos el cuadro general de costos y actividades que nos muestra como quedaron distribuidos los costos a cada una de las actividades.

3. Identificación de los inductores de costos (cost drivers) de cada una de las actividades.

Luego de observar cada uno de las actividades, los costos consumidos y la manera en que estos interactúan, determinamos los inductores o Cost Drivers más representativos para cada una de las actividades.

4. Determinación de las Unidades de Costeo final o salidas y asignación de los costos de las actividades a aquellas.

En este punto del trabajo tomamos como objeto final el precio unitario de dos productos  uno de ellos con un reducido volumen comercializado y el segundo con alto volumen de comercialización.

Productos:

• Acthelea gel fco. 40 u. (4 unidades comercializadas mensualmente)
• Laxuave Enteral (700 unidades comercializadas mensualmente)

Recordamos que los productos, servicios y demás salidas no constituyen el foco de mayor interés de una dirección basada en las actividades. Pero la asignación de los costos a los mismos resulta necesaria para enriquecer los procesos de planeamiento, toma de decisiones y control de la gestión.

En este caso Mercurio SRL tiene un profundo interés en determinar como varían los costos de los productos según el volumen comercializado mensualmente.

TOTAL COSTOS ASIGNADOS A TODAS LAS ACTIVIDADES    $ 326.92

COSTO UNITARIO= COSTO TOTAL/ CANT. DE UNID                 $ 0.47

($326.92/ 700 unid)

PRECIO UNITARIO (según sist. de inventario)                                   $ 7.90

TOTAL COSTO UNITARIO                                                                  $ 8.37

PRECIO DE VENTA   (ACTUAL)                                                      $ 9.50    

TOTAL COSTOS ASIGNADOS A TODAS LAS ACTIVIDADES:                     $ 215.45

COSTO UNITARIO= COSTO TOTAL/ CANT. DE U. Mens.(230,25/38)           $    5.67

PRECIO UNITARIO (según Sist. de inventario PEPS)                                          $    9.13

TOTAL COSTO UNITARIO                                                                                   $  14.80

PRECIO DE VENTA (Actual)                                                                              $   13.00

Observaciones obtenidas en la aplicación del método ABC

Aplicado el método ABC Activity Based Costing, obtuvimos respuestas al planteo de la empresa:   “Es conveniente comercializar productos de gran rotación”.

Según los resultados obtenidos en ambos casos (Laxuave Enteral y Acthelea), podemos afirmar que la empresa debe ofrecer a sus clientes la mayor cantidad posible de productos de gran rotación como es el caso de Laxuave Enteral dejando en segundo término a los de baja rotación.

Etapa Nº 3     Determinación de Indices. Punto de Equilibrio, Margen de seguridad

Punto de equilibrio económico:

MARGEN DE SEGURIDAD:

Determina hasta que punto la empresa puede disminuir sus ventas sin convertirse en deficitaria.

PUNTO DE EQUILIBRIO FINANCIERO

Marca el volumen de ventas mínimas que debe alcanzar la empresa para poder continuar la actividad sin afrontar déficit financiero.

Etapa Nº4      Conclusiones.

Se ha obtenido el Punto de equilibrio monetario, dado que la empresa comercializa una amplia variedad de productos (miles) en los cuales el único elemento común que se adiciona al costo es el porcentaje de utilidad.

La empresa debería vender  $ 2.899.474  para poder soportar su estructura fija y cubrir sus costos variables.  En este nivel de ventas la empresa no arroja pérdidas ni ganancias. A partir de este punto comienza a generar ganancias.

El margen de seguridad nos indica hasta que punto pueden disminuir las ventas sin ingresar en zona de pérdidas. La distancia entre el punto de equilibrio y dicho margen es adecuado ya que ante una caída de las ventas de hasta $727,.934 la empresa no corre riesgo en cuanto a la cobertura de sus costos, tanto fijos como variables

Existe además un punto de cierre o financiero en donde se tiene en cuenta los costos fijos erogables. Se observó que el punto de equilibrio financiero esta situado por debajo del punto de equilibrio económico.

En Mercurio SRL no hay mucha diferencia entre ambos puntos de equilibrio, ya que posee escasos costos no erogables, con lo cual debería tener cuidado de no caer en déficit financiero.

El análisis realizado a partir de  la gráfica del punto de equilibrio donde aparecen reflejadas las  situaciones de la empresa ante distintos volúmenes de producción y ventas, es un instrumento óptimo para la formulación de presupuestos.

• Se analizo la implementación de un sistema de costos basado en actividades (ABC) y luego de dicho análisis obtuvimos la siguiente conclusión:

Observamos que con el costeo efectuado para dos artículos escogidos al azar Acthelea gel fco. 40 u. y Laxuave, para el primero el costo unitario es de $14,80 y el precio de venta $13, con lo cual se evidencia una importante carencia de información. Con respecto al segundo producto Laxuave el costo determinado fue de $8.37 y el precio de venta $ 9,50 el cual mantiene una relación favorable con el margen de utilidad esperado.

Esto nos indica que la empresa reduce sus costos unitarios al vender y al comprar una cantidad mayor de unidades de un mismo producto, dado que el costo que insume cada producto en las actividades es menor si la cantidad por pedido aumenta. Por ej. Vender 700 unidades de Laxuave implica un menor costo unitario que la vender 70 unidades de otro producto. La empresa debería concentrar sus esfuerzos en generar operaciones de grandes ventas, pero debido a que hay productos que necesita comercializar para entrar o mantenerse en el mercado, las ventas de estos deberían ser mínimos.  Estamos en condiciones de decir que  empresa evidencia la necesidad de un sistema de costos.