El DFC en bibliotecas

09-2005

El DFC significa el Despliegue de la Función de Calidad o por su nombre en inglés "Quality Function Deployment, QFD", también conocido como la casa de la calidad por la figura que se forma durante el proceso de desarrollo.

Es un sistema para traducir los requerimientos del Usuario a los parámetros apropiados de la Biblioteca en cada una de las etapas del ciclo de desarrollo de los nuevos servicios que se brindan o revisión de los actuales desde la adquisición, catalogación y disposición para el usuario. El DFC traduce los requerimientos del Usuario en especificaciones técnicas en cada una de las etapas del proceso de prestación del servicio.

Un método sistemático para garantizar que las características y especificaciones de un servicio, así como la selección y desarrollo de equipos, métodos y controles de proceso, estén orientados a las demandas del Usuario.

¿Qué no es?

No es una herramienta de calidad, es una herramienta poderosa de planificación.

Permite introducir nuevos servicios a la mitad del costo y al doble de productividad y calidad.

Beneficios:

El DFC permite centrarse en los detalles que conducen al éxito.

Ayuda a concentrar energías en los detalles que casi siempre pasan desapercibidos y permite que el sistema normal maneje multitud de detalles.

Los mas importante es que el DFC es una herramienta para identificar y satisfacer las necesidades de los Usuarios, para establecer servicios orientados a la calidad y al costo en una era en la que éstos son los factores que conducen a la permanencia de las instituciones.

El DFC es una de las metodologías básicas para lograr la transición de reacción a prevención, desde los conceptos básicos de control de calidad orientado a la producción, hasta el control de calidad orientado al diseño del servicio. Se fundamenta en definir "que se debe hacer" y "como se debe hacer" El DFC despliega la voz del Usuario - los requerimientos del Usuario definidos a través de consultas a fondo, discusiones detalladas, mecanismos de retroalimentación e investigación - a través de la totalidad del proceso de desarrollo del servicio.

Fases del DFC

1. Los requerimientos del Usuario se convierten en requerimientos internos de la Biblioteca a los que se llama requerimientos de diseño, estos suelen ser las características globales del servicio (casi siempre susceptibles de medirse).

2. Los requerimientos globales del servicio se traducen en características críticas de las diferentes áreas que intervienen.

3. El siguiente paso es la determinación de las operaciones del servicio apropiadas.

4. Las operaciones de servicio se transforman en requerimientos de servicio.

La mayor fortaleza del DFC es su capacidad para evitar que las cosas salgan mal a medida que un servicio se brinda a través de una serie complicada de actividades. Ayuda a mejorar la calidad y reducir los costos.

Reduce los efectos negativos de la división departamental pues el DFC se aplica horizontalmente.

Genera compromiso e involucramiento.

Concentra en la solución de un problema toda la experiencia institucional.

El propio proceso se convierte en una catalizador de esfuerzos.

Es un mecanismo de comunicación entre las diversas áreas que intervienen en el proyecto.

Menores ciclos de desarrollo de nuevos servicios, menos cambios, menos problemas de arranque, mejoras en la calidad, reducciones de costo.

No solo se centra en la atención de los requerimientos del Usuario, sino que también enfoca la Biblioteca en áreas críticas y como mejorar la percepción del usuario por medio de las ventajas competitivas.

Ayuda en la reducción de quejas y reclamos.

Beneficios tangibles:

Disminución del tiempo de desarrollo de nuevos servicios.
Eliminación de cambios de último momento.
Costos de diseño más bajos.
Mayor confiabilidad en el diseño.
Controles de prestación económicos.

Beneficios intangibles:

Mayor satisfacción del Usuario
Mejor aseguramiento de la calidad
Documentación del proceso
Base para el mejoramiento continuo

Otros:

Permite definir inicialmente objetivos claros en función del servicio brindado.
Enfoque entre resultado y proceso
Claridad en como fijar prioridades para asignar recursos
Mejor comunicación en el trabajo
Los servicios satisfacen las necesidades del Usuario
Los servicios tienen ventajas competitivas

Cumple requerimientos de ISO:

Enfoque al Usuario
Enfoque basado en procesos
Medición de satisfacción del Usuario
Transmitir los requerimientos del Usuario